SkemaWeb nyhedsbrev, 2. december -11

Transkript

1 SkemaWeb nyhedsbrev, 2. december -11 Denne gang har arbejdet koncentreret sig om nye funktioner i KontrolCentret. En ret overset facilitet i SkemaWeb er brug af skemabånd denne facilitet har fået sig en kraftig opfriskning og er valgt som emnet for tips og tricks. En lille advarsel om passwords: Det er meget udbredt blandt brugere af SkemaWeb at beholde den adgangskode, som systemet tildeler når brugeren oprettes. Det er ikke en hensigtsmæssig skik, da det er særdeles let at gætte. Specielt gælder advarslen de brugere der har adgang til KontrolCentret, da en uindbudt nysgerrig bruger kan lave særdeles meget rod i skemaet!! Der har endnu ikke været tilfælde hvor nogen har gættet passwords og lavet ulykker, så det er altså en forebyggende advarsel. Husk at opdatere dit QuickLogin når du ændrer password, da den netop er konstrueret så ændring af password gør den ubrugelig. Som sædvanligt finder du sidst i nyhedsbrevet punktet tips og tricks. Skyggeskabeloner. KontrolCentret. Det er praktisk at have blokeringer (f.eks. lærer NN vil ikke undervise i lektion 1 og 2 om tirsdagen) i en selvstændig skabelon, så de ikke kommer med når du danner brikker. Hidtil har det dog kunnet forstyrre lidt i forbindelse med oprettelse af brikker, da et højreklik også viste menupunkter for disse skabeloner med baggrunds information. Det er der nu rådet bod på, da du kan vælge en skabelon (= se alle brikker i skabelonen) og markere den som skygge. Så vil den ikke optræde med Opret brikker osv. når du højreklikker. Gem åbne vinduer og deres positioner. 1 Hvis du plejer at åbne en hel stribe vinduer i KontrolCentret, og placerer dem nyttigt i forhold til hinanden, kunne det jo være rart hvis systemet kunne huske denne opstilling. Det kan du nu gøre på denne måde:

2 Nyt udskriftformat. Først åbner du, tilpasser størrelsen og placeringen af de vinduer du er interesseret i at SkemaWeb skal huske. Så trykker du på Gem positioner. Næste gang du åbner KontrolCentret kan du vælge menupunktet Hent positioner så vil de samme vinder blive åbnet, med de samme placeringer på skærmen. Funktionen gemmer ikke vinduernes indhold kun deres placering og størrelse. Udskriftfunktionen Aktuel visning til Word er blevet ændret markant, for at gøre den mere brugbar. Du skal nu angive et Word dokument, der anvendes som skabelon for udskriften. Dette betyder at du selv kan gøre meget for at tilpasse udskriften, f.eks. i form af overskrift, valg af font og evt skolelogo. Du kan hente et brugbart udgangspunkt med dette link : Du skal gemme dokumentet på din egen PC og jeg vil anbefale at du gør filen skrivebeskyttet, når du har rettet den til, så du (eller en af dine kolleger) ikke kommer til at overskrive skabelonen, med et skema. Inden du kan bruge skabelonen (og udskriften) skal du angive skabelonens placering under menupunktet Indstillinger. Der er to skabeloner. Det første navn er den normale, der anvendes når du danner et Word dokument ud fra SkemaWeb. Den nederste skabelon er den fulde sti til det dokument, som du gemte på din PC ovenfor. Når du åbner dokumentet, for at tilpasse det, finder du nogle skabelonfelter der styrer hvor SkemaWeb indsætter oplysninger (Det er samme princip som i timeregnskabet). 2

3 Husk at udskriften viser de skemaer du aktuelt har vist i KontrolCentret, så der vil normalt være vist 5 eller 7 dage. Disse 5 / 7 dage udskrives hver for sig i dokumentet, så du kan altså lave sideskift pr dag, hvilket er praktisk hvis skemaet skal hænges op på en opslagstavle. <weekday0>... <weekday5> <date0>... <date5> <day0>... <day5> Her indsættes ugedagens navn. Her indsættes dagens dato. Her indsættes dagens skema, med en kolonne for hver medarbejder / klasse. Skemabånd. Denne funktion har fået sig en opfriskning, med en forbedret betjening ved oprettelse af bånd. Du kan læse en komplet vejledning under Tips og tricks nedenfor. Skemavisning på web Blokering af profilændring. Der er enkelte skoler, der benytter fælles login for alle studerende i en klasse. D.v.s. at der er oprettet en studerende med klassens navn, og alle klassens hold er tilknyttet denne bruger. Det sparer arbejdet med oprettelse af studerende, men udelukker jo så personlige skemaer. Husk at det er muligt at importere studerende fra et regneark. Et problem har været at en studerende har ændret password eller anden oplysning i profilen, hvorved øvrige studerende i klassen ikke har kunnet logge på. Det er nu muligt at fjerne muligheden for at brugere i en gruppe kan ændre password. Jeg vil dog kraftigt anbefale at denne facillitet kun anvendes ved fælles login. Brug af skemabånd. Tips og tricks SkemaWeb er jo ikke et system der selv lægger skema primært fordi det ikke er efterspurgt, men det kunne jo være en gang i fremtiden? Der er alligevel en facilitet i SkemaWeb, der gør det muligt at lægge skemaets mange kernebrikker på en effektiv måde: Skemabånd. En gennemgang af data på serveren viser at denne facilitet stort set ikke er i brug, hvilket jo er en skam, når den kan spare din arbejdstid. 3

4 Princippet bag skemabånd er at du grupperer hold der kan undervises samtidigt, og så lægger deres skemabrikker med fælles brikker d.v.s. at du kan skemalægge fx. 5 hold (alle brikker) på en gang, da deres lektioner kan placeres i et fælles mønster = et bånd. I din planlægning finder ud af hvor mange bånd det er nødvendigt at oprette. Skemalægning af bånd sker som med almindelige brikker i en skabelon i KontrolCentret. I stedet for en klassesøjle, skal du lægge brikkerne på båndsøjlen. Som udgangspunkt er båndsøjlen skjult, så du skal sætte et flueben ved menupunktet Tilpas Vis båndsøjle. Søjlen vises altid i venstre side af skabelonen. Til brug ved denne gennemgang vil jeg tage udgangspunkt i den lille skole der er beskrevet i appendix A The Everywhere School. Dette sammenhængende eksempel viser både planlægningsteknikken, samt hvodan du gør i SkemaWeb: Først sorterer jeg de hold der skal skemalægges efter lærer, lokale og hold-id. Det giver denne tabel, hvor jeg kan se at læreren T_A har flest timer, og derfor nok er sværest at skemalægge: (Det er ikke nødvendigt at sortere holdene det er kun for overblikkets skyld) Hold id Lærer Lokale Bånd Elever fra klasserne 1A Sub1 T_A Ro1 1 1A 1B Sub1 T_A Ro2 2 1B 2A Sub1 T_A Ro3 3 2A 2A Sub4 T_A Ro3 4 2A 2B Sub1 T_A Ro4 5 2B 1A Sub2 T_B Ro1 1A 1B Sub2 T_B Ro2 1B 2B Sub4 T_B Ro4 2B 1AB SubX T_C Audi 1A + 1B 2A Sub3 T_C RoSp 2A 2B Sub3 T_C RoSp 2B 4 Med udgangspunkt i at T_A (formodentlig) kan give problemer, starter jeg med ham/hende og tildeler et båndnummer for hver række i tabellen med T_A. Derefter vil jeg gå de øvrige rækker igennem, og tildeler et båndnummer der ikke giver konflikt med det jeg allerede har brugt jeg opretter et nyt bånd, hver gang jeg ikke kan løse en konflikt: Holdet 1A Sub2. Når jeg undersøger om holdet 1A Sub2 kan placeres i bånd 1, kan jeg se at lokalet (Ro1) allerede er placeret i bånd 1, og derfor går jeg videre til at undersøge om bånd 2 kan bruges. Hverken klasse (1A), læreren (T_B) eller lokalet (Ro1) findes i bånd 2, så jeg vælger bånd 2.

5 1A Sub2 T_B Ro1 2 Ikke bånd 1 på grund af klasse og lokale Holdet 1B Sub2. Jeg undersøger nu om holdet 1B Sub2 kan placeres i bånd 1. Hverken klasse (1B), læreren (T_B) eller lokalet (Ro2) findes i bånd 1, så jeg vælger bånd 1. 1B Sub2 T_B Ro2 1 Samlæsningsholdet, hvor alle elever fra klasserne 1A og 1B er samlet, i faget SubX bringer mig til bånd nummer 3 da: Klassen 1A er i bånd 1 Klassen 1B er i bånd 2 Ingen af klasserne (1A og 1B), læreren (T_C) eller lokalet (Audi) findes i bånd 3, så jeg vælger bånd 3. 1AB SubX T_C Audi 3 Ikke bånd 1 eller 2 på grund af klasse Og så videre, hvilket til slut giver mig denne tabel: Hold id Lærer Lokale Skemabånd Derfor ikke et bånd med lavere nummer 1A T_A Ro1 Sub1 1 1B Sub1 T_A Ro2 2 2A T_A Ro3 Sub1 3 2A T_A Ro3 Sub4 4 2B Sub1 T_A Ro4 5 1A T_B Ro1 Sub2 2 1B Sub2 T_B Ro2 1 2B Sub4 T_B Ro4 2 1AB T_C Audi SubX 3 2A T_C RoSp Sub3 1 2B Sub3 T_C RoSp 4 Ikke bånd 1 da både klasse og lokale er der Ikke bånd 1 da læreren er der Ikke 1 eller 2 på grund af klasse Ikke bånd 1 da læreren er der, Ikke 2 pga klasse. Ikke 3 pga læreren 5

6 Jeg er altså nød til at oprette 5 bånd i SkemaWeb og derefter placere 5 lektioner for hver af disse ( ). Jeg navngiver båndene sådan, for at hjælpe mig selv til en fordeling hen over ugen: Og starter med at oprette 2 lektioner (båndbrikker) i hver af de tre ugedage. Det giver for mange lektioner pr hold, men dem kan jeg så slette bagefter. 6

7 Jeg tilknytter holdene til de 5 bånd, ud fra ovenstående tabel. Jeg kan lave tilknytningen før eller efter jeg opretter båndbrikkerne. Hvis du vil tilknytte dem før skal du bruge menupunktet Skemalægning Forberedelse Skemabånd Hold tilknytning (eller trykke Skift-F6). Det er et normalt vedligeholdelsesbillede I SkemaWeb, hvor du kan overskue hold og bånd via sortering og filtre. Hvis du foretrækker en mere visuel tilknytning, kan du bruge musen i oversigtsskemaet (F6) på denne måde: Åben søjlerne for de enkelte klasser og højreklik på en (vilkårlig) lektion på den enkelte klasse. Her klassen 1A for at knytte holdet 1A Sub1 til bånd nummer 1 (Det der hedder Ma On Fr ): 7

8 Så kan du straks se at holdet optræder i de 6 lektioner: 8

9 Det gentager jeg for hvert hold, et højreklik og et venstre klik for hvert hold hvert hold får 6 lektioner uden konflikter på denne måde. Så ser skemaet sådan ud: 9

10 Jeg skal nu fjerne den overflødige lektion fra hvert bånd, hvilket kræver at jeg tillader flytning (og sletning) af båndbrikker: Dette menupunkt er for at beskytte mod utilsigtede ændringer. 10

11 Husk at det er båndbrikken der skal slettes, så jeg højreklikker på brikken på båndsøjlen (det er ikke muligt at slette, ved at højreklikke på klassen), og lektionen fjernes fra alle hold: For at finpudse skemaet har jeg flere muligheder: Mulighed 1: Flyt holdet til et andet skemabånd Da jeg i min planlægning fandt bånd til de enkelte hold, valgte jeg det bånd med det mindste nummer. Det er ikke umuligt at valg af et højere nummer vil give et pænere skema. Hvis et hold rykkes til et andet bånd, kan det måske give plads til et andet hold i båndet. Et hold flyttes til et andet bånd ved først at fjerne det fra det oprindelige bånd, og derefter tilknytte det til det nye. Mulighed 2: Flyt lektioner i båndet Jeg kan trække en båndbrik til en anden lektion eller dag og alle hold der er tilknyttet brikken følger med. Mulighed 3: Fjern hold fra båndet og placer brikkerne manuelt Når et hold tilknyttes et bånd, gælder det for alle holdets lektioner. Du kan fjerne et hold fra bånd, og placere dets lektioner frit. Sådan kan du lave eksperimenter: Når du har et skema der er nærved og næsten, men du alligevel vil se om en ændring er mulig uden at skulle lave et masse arbejde om hvis du fortryder kan du gøre sådan: Højreklik på en markeret skabelon og vælg Dan kopi af skabelonen... Du får nu en komplet kopi, som du kan eksperimentere med, og så kan du bagefter vælge hvilken af de to skabeloner du vil smide væk. 11

12 Appendix A: The Everywhere School Eksemplerne I denne vejledning er baseret på en lille fiktiv skole med navnet The Everywhere School. Her er en beskrivelse af skolen. Som du kan se er det en meget lille skole, men det er kun for at sikre overskueligheden af eksemplet SkemaWeb har vist at det kan håndtere skoler med op til 4000 brugere, men det antal klasser, lokaler og lærere vil mildest talt ikke kunne bruges i en vejledning. I the Everywhere School er der disse lærere: T_A T_B T_C Elever bliver undervist I disse fag: Sub1 (Der strækker sig over flere semestre) Sub2 (Kun et enkelt semester) Sub3 or Sub4 (valgfag på andet semester) SubX (Samlæsning for alle klasser på første semester) Der er disse lokaler: Ro1 Ro2 Ro3 Ro4 Audi (Et auditorium med plads til mange tilhørere) RoSp (Et faglokale der er specielt indrettet til faget Sub3 ) Denne tabel viser den aftalte fordeling af klasser, fag, lærere og lokaler for hvert semester: Første semester Sub1 Lærer: T_A Klasse: 1A Lokale: Ro1 Sub2 Lærer: T_B 1A og 1B samlet i lokalet Audi SubX Lærer: T_C Sub1 Lærer: T_A Klasse: 1B Lokale: Ro2 Sub2 Lærer: T_B Andet semester Elever skal vælge enten Sub3 eller Sub4 Sub1 Lærer: T_A Klasse: 2A Lokale: Ro3 Sub3 Lærer: T_C Lokale: RoSp Sub4 Lærer: T_A Sub1 Lærer: T_A Klasse: 2B Lokale: Ro4 Sub3 Lærer: T_C Lokale: RoSp Sub4 Lærer: T_B 12

13 Fra ovenstående tabel får vi disse hold: Hold id Lærer Lokale 1A Sub1 T_A Ro1 1A Sub2 T_B Ro1 1B Sub1 T_A Ro2 1B Sub2 T_B Ro2 1AB SubX T_C Audi 2A Sub1 T_A Ro3 2A Sub3 T_C RoSp 2A Sub4 T_A Ro3 2B Sub1 T_A Ro4 2B Sub3 T_C RoSp 2B Sub4 T_B Ro4 Øvrige forudsætninger: Hvert fag har 5 lektioner pr uge, og lærerne har ønsket en fordeling med lektioner. Bortset fra faget SubX, hvor to klasser er samlet i lokalet Audi, kan en lærer kun undervist et hold af gangen. 13