Bilag II Formidling og udnyttelse af resultater

Transkript

1 Bilag II Formidling og udnyttelse af resultater En praktisk vejledning til støttemodtagere Indledning Aktiviteter vedrørende formidling og udnyttelse af resultater sigter mod at fremvise det arbejde, der er blevet udført som en del af projekter med tilskud fra Erasmus+. Ved at dele resultater, erfaringer, output og konklusioner med andre end de deltagende organisationer får en bredere kreds gavn af det arbejde, der har modtaget tilskud fra Unionen, og samtidig skabes der opmærksomhed om organisationens bestræbelser på at indfri målsætningerne for Erasmus+, som lægger stor vægt på forbindelsen mellem programmet og politikkerne. Derfor er hvert eneste projekt, der modtager tilskud gennem programmet, et skridt i retning af indfrielsen af programmets overordnede målsætninger om at forbedre og modernisere uddannelsessystemerne og programmer for unge. Formidlingsaktiviteterne varierer fra projekt til projekt, og det er vigtigt at overveje, hvilke formidlingsaktiviteter der passer til de enkelte deltagende organisationer. Partnere i mindre projekter skal tilpasse deres formidlings- og udnyttelsesaktiviteter til deres aktivitetsniveau. Formidlingsaktiviteter i et mobilitetsprojekt gennemføres under andre betingelser end formidlingsaktiviteterne i et partnerskabsprojekt. Omfanget af formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne stiger i takt med projektets størrelse og strategiske betydning. Ansøgerne skal i ansøgningen gøre rede for deres intentioner/planer, hvad angår formidlings- og udnyttelsesaktiviteter, idet de er forpligtet til at gennemføre disse, hvis deres ansøgning godkendes. I afsnit 1 defineres visse centrale termer, og der gøres rede for, hvad man kan opnå gennem formidling og udnyttelse af resultater, og hvordan disse aktiviteter bidrager til projektets overordnede mål. I afsnit 2 beskrives kravene til modtagere af tilskud under Erasmus+ i forhold til formidling og udnyttelse af resultater. Formidling og udnyttelse af projektresultater: hvad, hvorfor, hvem, hvornår, hvor og hvordan Hvad betyder formidling og udnyttelse? Formidling er en planlagt proces med det formål at oplyse om programmets resultater og initiativer til nøglepersoner. Det gøres i takt med at programmets resultater og initiativer bliver tilgængelige. I forhold til Erasmus+ indebærer det at udbrede kendskabet til vellykkede projekter og deres resultater til så mange som muligt. Ved at gøre andre opmærksomme på projektet påvirker man andre organisationer i fremtiden og bidrager til at styrke profilen for den organisation, der har gennemført projektet. For at sikre en effektiv formidling af resultaterne er der behov for at tilrettelægge en hensigtsmæssig proces ved projektets opstart. Processen skal give svar på, hvorfor, 1

2 Erasmus+ Programme Guide hvad, hvordan, hvornår, til hvem og hvor formidlingen af resultaterne skal finde sted, både under og efter tilskudsperioden. Udnyttelse er a) en planlagt proces, der har til formål at overføre vellykkede resultater af programmer og initiativer til relevante beslutningstagere på lokalt, regionalt, nationalt og europæisk niveau, på den ene side og b) en planlagt proces, der har til det formål at overtale individuelle slutbrugere til at tilpasse og/eller anvende resultaterne af programmer og initiativer, på den anden side. For Erasmus+ indebærer det at maksimere de finansierede aktiviteters potentiale, således at der gøres brug af resultaterne også efter projektets afslutning. Det bør bemærkes, at projektet gennemføres som en del af et internationalt program, der har fokus på livslang læring og støtte til europæiske politikker inden for uddannelse, ungdomsområdet og idræt. Resultaterne skal udformes på en måde, så de kan tilpasses andres behov, overføres til nye områder, fortsat være anvendelige efter tilskudsperiodens ophør eller anvendes til at påvirke fremtidig politik og praksis. Formidling og udnyttelse er derfor separate, men nært beslægtede begreber. Hvad menes der med "resultaterne af aktiviteten"? Resultater er output fra det projekt, der har modtaget tilskud fra EU. Resultatets type varierer alt efter projekttypen. Et resultat er et produkt eller output, som produceres af et givet projekt, og som kan kvantificeres. Der henvises til listen i afsnittet "Hvad kan man formidle og udnytte?" for at finde en projektresultatkategori. Nogle projektresultater er svære at kvantificere. Øget bevidsthed er et eksempel på et sådant resultat. Denne type resultater skal måles ved hjælp af meningsmålinger og tilfredshedsundersøgelser. Hvad betyder effekt og bæredygtighed? Effekt er den indvirkning, den gennemførte aktivitet og resultaterne heraf har på mennesker, praksisser, organisationer og systemer. Planer for formidling og udnyttelse af resultater kan bidrage til at maksimere effekten af de aktiviteter, der er under udformning, således at de har en effekt på de umiddelbare deltagere og partnere i mange år. Man bør også overveje fordelene for andre interessenter med henblik på at gøre en større forskel og få mest muligt ud af projektet. Bæredygtighed er projektets evne til at fortsætte og dets resultaters anvendelighed efter afslutningen på tilskudsperioden. Projektets resultater kan dermed anvendes og udnyttes på lang sigt, eventuelt via markedsføring, akkreditering eller integrering. Ikke alle elementer af projektet eller resultaterne kan være bæredygtige, og det er vigtigt at se formidling og udnyttelse som et forløb, der strækker sig ud over projektets varighed og ud i fremtiden. Hvad er målsætningerne for formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne? Den første målsætning for formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne er at udbrede projektets resultater. Den anden målsætning er at bidrage til gennemførelsen og udformningen af nationale og europæiske politikker og systemer. Modtagerne skal finde deres egen metode til at nå dette mål. Det er vigtigt for alle projekter under Erasmus+ at udvikle idéer til formidling og udnyttelse. Dog skal formidlings- og udnyttelsesaktiviteternes type og omfang stå i forhold til og skræddersys efter det pågældende projekts særlige behov og type. Det skal således defineres, hvorvidt projektet er procesorienteret eller sigter mod at levere håndgribelige projektleverancer, hvorvidt det skal stå 2

3 alene eller er en del af et større initiativ, om det er udviklet af store eller mindre deltagende organisationer osv. De deltagende organisationer skal drøfte målsætningerne for aktiviteterne/planen, udvælge de bedste aktiviteter og strategier og fordele opgaverne mellem partnerne under hensyntagen til projektets særlige karakter. Erasmus+ Hvad angår strukturerede samarbejdsprojekter som f.eks. strategiske partnerskaber, Knowledge Alliances, idræt, samarbejdende partnerskaber og kapacitetsopbygningsprojekter, skal formidlingsog udnyttelsesplanen være af høj kvalitet og indeholde målbare og realistiske målsætninger, følge en tidsplan og omfatte ressourceplanlægning for de aktiviteter, der skal gennemføres. Ved at inddrage målgrupperne i aktiviteterne bidrager man også til at øge anvendelsen af projektets resultater. Det er vigtigt at fastlægge den rette strategi, da den er afgørende for, at man når ud til målgrupperne. Dette krav gælder ikke for mobilitetsprojekter. Dog opfordres projektlederne til at formidle de læringsresultater, deltagerne har opnået, gennem sådanne aktiviteter. De skal også tilskynde deltagerne til at fortælle andre om det, de har fået ud af at deltage i mobilitetsaktiviteten. Endelig har programmets formidlingsdel også til formål at øge programmets kvalitet ved at fremme innovative projekter og udveksle god praksis. Kommunikation er et vidt begreb. Det omfatter oplysnings- og PR-aktiviteter, der sammen med formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne skal øge synligheden af og kendskabet til projektets resultater. Det er imidlertid ofte svært at skelne mellem disse aktiviteter. Derfor kan det være hensigtsmæssigt at udforme en overordnet strategisk ramme, der dækker begge områder, for at få mest muligt ud af de ressourcer, der er til rådighed. Formidling og udnyttelse af resultater skal udgøre en central del af alle de kommunikationsaktiviteter, der finder sted i løbet af projektets levetid. Hvorfor er det vigtigt at videreformidle projektets resultater? Hvilke overordnede fordele er der? Det er til gavn for både tilskudsmodtageren og dennes partnere, at de tager sig tid til at udarbejde en omfattende plan for formidling og udnyttelse. Formidlings- og udnyttelsesaktiviteter både styrker organisationens profil og kan ofte skabe nye muligheder for at udvide projektet og dets resultater eller etablere nye partnerskaber i fremtiden. Vellykket formidling og udnyttelse kan desuden føre til ekstern anerkendelse af det udførte arbejde, hvilket øger dets legitimitet. Ved at videreformidle resultaterne giver man andre mulighed for at drage fordel af aktiviteter og erfaringer opnået med tilskud fra Erasmus+. Projektets resultater kan bruges som eksempler og inspirere andre ved at vise, hvad man kan opnå under programmet. Formidling og udnyttelse af projektets resultater kan give input til fremtidig politik og praksis. Ved at formidle og udnytte resultaterne af tilskudsmodtagernes aktiviteter støtter man også det overordnede mål om at forbedre EU's systemer. Effekten af Erasmus+ måles ikke blot på kvaliteten af projektresultaterne, men også på, i hvor høj grad disse resultater bliver kendt og anvendt uden for projektets partnerskab. Ved at nå ud til så mange potentielle brugere som muligt via en effektiv formidlingsindsats bidrager man til at få udbytte af investeringen. Formidlingen og udnyttelsen af projektresultaterne øger desuden kendskabet til de muligheder, programmet tilbyder, og understreger den europæiske merværdi af de aktiviteter, der modtager tilskud under Erasmus+. Dette kan bidrage til en positiv opfattelse i befolkningen og fremme en mere omfattende deltagelse i dette nye EU-program. Det er afgørende, at man gennemtænker målsætningerne for formidlings- og udnyttelsesplanen. De skal være afstemt med projektets målsætninger for at sikre, at de anvendte metoder og strategier er egnede til projektet under Erasmus+ og dets resultater og til de identificerede målgrupper. Målsætningerne for formidling og 3

4 udnyttelse kan være at: Erasmus+ Programme Guide skabe opmærksomhed udvide effekten engagere interessenter og målgrupper videreformidle en løsning og knowhow påvirke politik og praksis udvikle nye partnerskaber. Hvad kan man formidle og udnytte? Det næste skridt er at beslutte, hvad der skal formidles og udnyttes. Resultaterne af projektet kan have mange afskygninger og bestå af konkrete (håndgribelige) resultater samt færdigheder og personlige erfaringer, som både projektledere og deltagere i aktiviteterne har opnået (intellektuelle resultater). Håndgribelige resultater kan f.eks. være: en strategi eller en model til at løse et problem praktiske redskaber eller produkter som f.eks. håndbøger, læseplaner og e-læringsredskaber forskningsrapporter eller undersøgelser vejledninger om god praksis eller casestudier evalueringsrapporter anerkendelsescertifikater nyhedsbreve eller informationsfoldere. For at kunne udbrede kendskabet til projektets erfaringer, strategier, processer osv. anbefales det at dokumentere dem. Intellektuelle resultater kan f.eks. være: viden og erfaring opnået af deltagere, studerende eller personale forbedrede færdigheder eller præstationer øget kulturel bevidsthed bedre sprogkundskaber. Det er ofte sværere at måle intellektuelle resultater. Interview, spørgeskemaer, prøver, observationer eller selvevaluering kan bidrage til at dokumentere disse resultater. Hvem er målgrupperne? Det er altafgørende, at målgrupperne identificeres, både på forskellige geografiske niveauer (dvs. på lokalt, regionalt, nationalt og europæisk plan) og inden for modtagerens eget område (kolleger, fagfæller, lokale myndigheder, andre organisationer, der gennemfører lignende aktiviteter, netværk osv.). Aktiviteterne og budskaberne skal målrettes, så der tages hensyn til målgrupper som f.eks.: slutbrugerne af projektaktiviteter og projektleverancer interessenter, eksperter eller praktikere på området og andre interesserede parter beslutningstagere på lokalt, regionalt, nationalt og europæisk niveau medierne offentligheden. Projektplanerne skal være tilstrækkeligt fleksible til at inddrage målgrupper og andre interessenter i 4

5 projektets forskellige faser. På den måde kan projektet tage fortsat hensyn til deres behov. Deres deltagelse understreger desuden projektets potentielle værdi og bidrager til at gøre andre interesserede parter i hele Europa opmærksomme på projektet. Hvordan formidler og udnytter man resultater? Erasmus+ For at nå så mange som muligt anbefales det at oversætte så meget kommunikationsmateriale og projektoutput som muligt til så mange sprog som muligt. Det anbefales, at man dækker alle sprog inden for partnerskabet samt engelsk. Udgifterne til oversættelse kan om nødvendigt omfattes af tilskudsansøgningen. Der er mange måder at formidle og udnytte resultater på. Der sættes pris på kreativitet og nye idéer, som kan hjælpe projektet under Erasmus+ til at skille sig ud. Modtagerne kan benytte: Projektresultatplatformen for Erasmus+ (se nedenfor) projekt- eller organisationsspecifikke websteder møder og besøg hos centrale interessenter særlige lejligheder til debat som f.eks. informationsmøder, workshops, (online)seminarer, uddannelseskurser, udstillinger, fremvisninger eller peerevalueringer målrettet skriftligt materiale som f.eks. rapporter, artikler i fagtidsskrifter, nyhedsbreve, pressemeddelelser, foldere eller brochurer audiovisuelle medier produkter som f.eks. radio, tv, YouTube, Flickr, videoklip, podcasts eller apps sociale medier offentlige arrangementer branding af projektet og logoer eksisterende kontakter og netværk. I forhold til udnyttelse er det vigtigt at overveje, hvordan resultaterne kan gøre en forskel for projektet, slutbrugere, fagfæller eller beslutningstagere. Udnyttelsesaktiviteterne kan f.eks. resultere i: en positiv effekt for de deltagende organisationers omdømme øget opmærksomhed om et emne, en målgruppe eller arbejdsområde øget finansielt tilskud fra andre donorer øget påvirkning af politikker og praksisser. Hvornår skal man gennemføre formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne? Formidling og udnyttelse af resultater er en integreret del af projektet i Erasmus+ gennem hele projektets levetid, dvs. fra tilskudsmodtagerens oprindelige idé og under projektets gennemførelse, men også efter at EU-finansieringen er ophørt. Det er nødvendigt at opstille en tidsplan for aktiviteterne sammen med de involverede partnere, udarbejde et budget og afsætte de nødvendige ressourcer. Planen skal: indeholde aftaler med partnerne om realistiske mål og tidsfrister med henblik på at overvåge processen afstemme formidlings- og udnyttelsesaktiviteterne med projektets nøglefaser være tilstrækkelig fleksibel til at tage højde for målgruppens behov samt den overordnede udvikling i politikker og praksisser. 5

6 Erasmus+ Programme Guide Eksempler på aktiviteter i forskellige faser af projektets cyklus: INDEN projektet begynder udarbejdelse af planen for formidling og udnyttelse fastlæggelse af den forventede effekt og de forventede leverancer overvejelser om, hvordan projektets resultater skal formidles og til hvem UNDER projektet kontakt til relevante medier, f.eks. på lokalt og regionalt niveau gennemførelse af regelmæssige aktiviteter som f.eks. informationsmøder, kurser, fremvisninger og peerevalueringer vurdering af effekten på målgrupperne inddragelse af andre interessenter med henblik på at overføre resultaterne til slutbrugere/nye områder/politikker PÅ AFRAPPORTERINGSTIDSPUNKTET Upload projektresultaterne, og opdater projektbeskrivelsen på projektresultatplatformen for Erasmus+ EFTER projektet fortsættelse af formidlingsaktiviteterne (som beskrevet ovenfor) udvikling af idéer til det fremtidige samarbejde evaluering af resultater og effekt kontakt til relevante medier kontakt til politiske beslutningstagere, hvis dette er relevant samarbejde med Kommissionen ved at levere nyttige input til dens formidlings- og udnyttelsesprojekter. Hvordan måler man succes? Vurdering af effekten er en vigtig del af processen. Derigennem evalueres resultaterne, og der udarbejdes anbefalinger til, hvad der kan forbedres fremover. Man kan anvende indikatorer til at måle fremskridtene hen imod målene. Indikatorer er tegn, der hjælper med at måle resultater. Indikatorer kan være både kvantitative i form af tal og procentsatser og kvalitative med fokus på kvaliteten af deltagelsen og erfaringerne. Man kan desuden gøre brug af spørgeskemaer, interview, observationer og evalueringer til at måle effekten. Ved projektets opstart skal der fastlægges indikatorer for de forskellige projektaktiviteter, som skal være en del af den overordnede plan for formidling. Nogle eksempler: fakta og tal vedrørende projektledernes websted (opdateringer, besøg, opslag, krydsreferencer) antal møder med centrale interessenter antal deltagere, der tager del i debatter og informationsmøder (workshops, seminarer og peerevalueringer), opfølgningstiltag fremstilling og udbredelse af produkter mediedækning (artikler i fagtidsskrifter, nyhedsbreve, pressemeddelelser, interview osv.) 6

7 Erasmus+ synlighed på de sociale medier og websteds tiltrækningskraft deltagelse i offentlige arrangementer forbindelser til eksisterende netværk og tværnationale partnere, overdragelse af information og knowhow effekt på politiske foranstaltninger regionalt, nationalt og på EU-niveau feedback fra slutbrugere, andre interessenter, fagfæller og beslutningstagere. Krav vedrørende formidling og udnyttelse af resultater Generelle kvalitetskrav Afhængigt af aktionen skal ansøgere om tilskud under Erasmus+ tage højde for formidlings- og udnyttelsesaktiviteter i ansøgningsfasen, under projektets gennemførelse og efter projektets afslutning. Dette afsnit giver et overblik over de grundlæggende krav, der er fastlagt i det officielle materiale om Erasmus+. Formidling og udnyttelse er et af de udvælgelseskriterier, ansøgningen bliver bedømt ud fra. Vægtningen af dette kriterium i vurderingen af ansøgningen afhænger af projektets type. Ved mobilitetsprojekter skal planlagte formidlingsaktiviteter og mulige målgrupper anføres på ansøgningsblanketten. Ved samarbejdsprojekter skal der vedlægges en detaljeret og omfattende plan indeholdende mål, redskaber og resultater, som vil blive vurderet. Selv om én partner typisk har ansvaret for koordinering af formidling og udnyttelse for hele projektet, er alle partnerne fælles om ansvaret for gennemførelsen. Alle partnerne deltager i disse aktiviteter, alt efter deres roller og projektets behov. For alle projekttyper er der i den afsluttende fase krav om rapportering af de aktiviteter, man har gennemført for at videreformidle resultaterne til de deltagende og til andre organisationer. Synlighed af Unionen og af Erasmus+ Modtagerne skal bruge EU-logoet (EU-flag), og Den Europæiske Unions navn skal skrives helt ud i alt kommunikations- og promoveringsmateriale. Den foretrukne måde at gøre det på er at skrive "Medfinansieret af Den Europæiske Union" ved siden af EU-logoet på det kommunikationsmateriale, hvor EU-logoet anvendes. Eksempler på anerkendelse af EU-tilskud og oversættelse af tekster er tilgængeligt på Navnet Erasmus+ må ikke oversættes. Vejledning til tilskudsmodtagere i brugen af anvendelse af EU-logoet i sammenhæng med EUprogrammer findes på: Brug af projektresultatplatformen for Erasmus+ Der er oprettet en projektresultatplatform for Erasmus+, som giver et omfattende overblik over projekter, som modtager tilskud under programmet, og fremhæver eksempler på god praksis og succeshistorier. Platformen indeholder også produkter, leverancer og akademiske output, som stammer fra projekter, der har modtaget tilskud. 7

8 Erasmus+ Programme Guide Eksempler på god praksis udvælges hvert år af de nationale agenturer og af forvaltningsorganet. Succeshistorier udvælges blandt eksemplerne på god praksis af GD EAC. Projektresultatplatformen for Erasmus+ tjener flere formål: gennemsigtighed, idet den giver et omfattende overblik over alle projekter, som modtager tilskud under programmet (herunder projektresuméer, tilskudsbeløb, webadresser osv.) ansvarlighed, idet den giver slutbrugere og fagfolk adgang til projektresultater inspiration, idet den viser god praksis og succeshistorier blandt modtagere af tilskud under Erasmus+, som hvert år udvælges på nationalt og europæisk plan. Det gælder for de fleste projekter med tilskud fra Erasmus+, at tilskudsmodtagerne skal indsende et resumé på engelsk i ansøgningsfasen, hvor de beskriver deres projekt på engelsk. Projektresuméet er særlig vigtigt, da det giver offentligheden en beskrivelse af projektet. Det bør derfor udfærdiges i et almindeligt og klart sprog, så det er nemt, også for udenforstående, at forstå projektets indhold. Følgende elementer skal indgå i resuméet: kontekst/baggrund for projektet, projektets mål, deltagerantal og -profiler, Følgende elementer skal indgå i resuméet: metode til gennemførelse af projektet, en kort beskrivelse af de forventede resultater og effekter samt mulige længerevarende fordele. Projektresultatplatformen for Erasmus+ findes på: 8

9 Erasmus+ 9