Ansvar (og evt. hjælper) O: Understøttelse af institutternes mulighed for at lave langtidsplanlægning ved at Fakultetsledelsen

Transkript

1 Psykisk APV Handlingsplan for Fakultetsarbejdsmiljøudvalget (FAMU) og Fakultetssamarbejdsudvalget (FSU) på Arts Udarbejdet 1. marts, 26. juni og 20. september 2013 Godkendes og sendes til HAMU og HSU efter FSU/FAMU mødet d 20. september 2013 og elektronisk høring 24. september 2013: Indsatsområde Problemstilling Tiltag Ansvar (og evt. hjælper) Understøttelse af institutternes mulighed for at lave langtidsplanlægning ved at Arbejds-belastning og stress 1. For mange forandringer og udviklingsprojekte r på én gang 2. For mange besværlige administrative opgaver for VIP'er 3. Uklare rammer for arbejdstilrettelæggelsen opstille de økonomiske rammer for institutterne 1) Understøttelse af AU-ledelsens porteføljestyring, hvormed der prioriteres, hvilke administrative udviklingsprojekter der sættes gang i 2) Skærpelse af prioriteringerne i forbindelse med udarbejdelse af de handlingsplaner, der skal følge op på etableringen af en fakultetsstrategi Proaktiv medvirken til at videreudvikle administrationen, så ACA kan nå op på det forventede serviceniveau og dermed aflaste uddannelsesledere og VIP'er Prioritering af kompetenceudvikling af VIP mhp. at gøre IT-systemerne mere håndterlige og dermed tidsbesparende 1) Etablering af ny aftale om arbejdstidsnormer, blandt andet med henblik på at kunne udføre arbejdsopgaverne indenfor den normerede tid. 2) Understøttelse af fuld implementering af opgørelse af arbejdstid mhp. at skabe et fælles udgangspunkt for timeopgørelser 1) Proaktiv indsats mhp. formulering af politikker for arbejdstilrettelæggelse, herunder politik for afholdelse af forskningssemestre og frikøb til forskningsprojekter som skal sikre, at VIP'erne får mest mulig sammenhængende forskningstid 2) Sikring af, at MUS altid tager sigte på at inkludere drøftelse af opgaveprioritering for den enkelte medarbejder 3) Prioritering af kompetenceudvikling af VIP særligt mhp. at styrke undervisningskompetencer og arbejdstidstilrettelæggelsen (jf. learning management, LMS) Institut/- centerledere Frist Fra Budget 14 E13, herefter løbende Fra Udgang af E E13, herefter løbende 2014/løbend e 2014/løbend e Status Side 1 af 8

2 4. For mange med individuelle stresssymptomer 1) Jævnlige udbud af kurser i stresshåndtering, selvledelse mv. 2) Inkluderende modtagelse af nye medarbejdere, bl.a. via forventningsafstemning i velkomstsamtaler og udarbejdelse af personalehåndbog med udgangspunkt i AU's personalepolitik HR-Arts, Institutsekretariatsledere Do, AU HR 1) Udbredelse af kendskabet til aftalen med Prescriba HR-Arts E13 Fra E13 Fra Side 2 af 8

3 2) Sikring af, at der på institut- og centerniveau findes procedurer for god inklusion af stressramte medarbejdere efter endt sygeperiode HR-Arts, Institutsekretariatsledere Ledelse, inddragelse og organisation 1. Uhensigtsmæssig organisation af institutter 2. Usammenhængende og uklar personaleledelse 3. Forekomsten af ledere uden formelle ledelseskompetencer 4. For dårlige feedback-sløjfer til og fra dekanat Sikring af, at der skabes langtidsholdbare løsninger på institutorganiseringen på alle institutter og institutlignende enheder, idet særligt vanskelighederne forbundet med matrixorganiseringen, flaskehalsproblemer og ledelseskompetence skal betænkes 1) Styrkelse af personaleledelsen på 4. niveau 2) Samling af personaleledelsen i en enkelt streng Do 3) Sikring af, at MUS afholdes af ledere med retmæssige beføjelser Do 1) Obligatorisk lederkursus for alle ledere til og med niveau 4 mhp. at sikre professionel ledelse 2) Årlige evalueringer af, hvorvidt ledelsen fungerer fra dekanatet over institutledelse til ledelsen på fjerde ledelsesniveau 1) Mere direkte anvendelse af Akademisk Råd i forbindelse med tilblivelsen af strategi, politikker, procedurebeskrivelser mv. 2) Afklaring af, hvordan sagsnotater bedst bearbejdes i fakultetsoffentligheden, herunder hvordan papirer sendes til drøftelse og i høring 1) Afsættelse af fornøden tid til gennemarbejdningen af vigtige retningsskabende dokumenter og HR Arts FSU og LSU'erne Dekan Indgang til Fra 2014 Fra udgang E13 Fra E ) Afklaring af prodekanernes portefølje og samspil med institutniveauet Fra 3) Klargørelse af kompetencefordeling mellem dekanat og institutledelse Do Side 3 af 8

4 5. Besvær med at få samarbejds- og arbejdsmiljøorganisation til at spille sammen pga. organisatorisk adskillelse Ændring af organisering af arbejdsmiljøudvalgene med udgangspunkt i en institutlogik i stedet for en geografisk logik Dekan, institut/centerledere, FSU og FAMU 1. For dårlige forbindelses-linjer mellem ACA og institutter 1) Gennemarbejdning af alle administrative felter mhp. at gøre status udeståender mhp. udviklingen af fornuftige workflows 2) Bidrag til videreudvikling af partnerskabsmodellen og andre tiltag, der skaber bedre personlige kontaktflader i relationen mellem ACA og institutter/centre 1) Opfølgningsmøder med områdelederne i ACA mhp. justering og prioritering 2) Medvirken til at udarbejde en teamstruktur i samarbejde med ACA mhp. at sikre, at enkeltsager ikke flader ned mellem forskellige funktionsområder og Institutledere/ACA Do Dekanat/institutledere/ACA-ledere Dekanat/institutledere/ACA-ledere 3) Medvirken til at reducere antallet af indgange til ACA for enkelt-vip'er i samarbejde med ACA og synliggørelse af de nuværende kontaktpersoner Do 2014 Administrativ service og understøttelse 2. For dårligt lokalkendskab til fagmiljøerne hos ACAmedarbejdere 4) Medvirken til at forsimple arbejdsgange, så det bliver muligt at afslutte sager på ét administrativt niveau 5) Fastholdelse af ambitionen om, at mest mulig administration skal håndteres i ACA 1) Analyse af, på hvilke administrative områder der allerede er etableret lokalkendskab og tilstedeværelse i lokalmiljøerne mhp. udvikling af modeller for best practice 2) Medvirken til indgåelse af aftaler om jævnlig tilstedeværelse i de respektive fagmiljøer Do 2014 Sekretariatsledere 2014 Institutledelse/ACAledere 2014 Side 4 af 8

5 medarbejdere 3. Vanskeligheder mht. IT-systemer og interfaces Medvirken til at forfølge et nærhedsprincip, ifølge hvilket ACA-administratorer skal opøve kendskab til de fag og de VIP-kolleger de servicerer, ved at bruge tid Do 2014 ude på de respektive lokationer 1) Etablering af kontaktforaer mhp. at forbedre kontakten mellem AU-IT og institutterne E13 2) Medvirken til at styre kadencerne i indførelse af nye systemer stramt Dekan 1) Proaktiv deltagelse i etablering af en højere grad af brugerinddragelse i forbindelse med implementering og udvikling af IT-systemer Dekanat og institut/centerledere 2) Understøttelse af initiativer mhp. at forbedre systemernes interfaces Dekanat og institut/centerledere 4. For dårlig projektunderstøttelse ifm. håndtering af 1) Bidrag til at få forbindelseslinjerne mellem AU Økonomi og AU HR til at fungere optimalt, så bevillingshavere kan få et samlet overblik over bevillinger uden at skulle henvende sig mere end et sted Dekan, AU Økonomi og AU HR 2014 Side 5 af 8

6 hjemtagne eksterne midler 2) Bidrag til fokusering på service og helhed, herunder udvikling af brugervenlige blanketter og hjælp til kontering Do Mobning og chikane 1. Uacceptabel forekomst af oplevet mobning, trusler og vold 1) Etablering af fakultetsprocedure mhp. tackling af mobning, trusler og vold 2) Sikring af, at der bliver fulgt op på meldinger om mobning i alle hjørner af fakultetet 1) Klar markering af nultolerancepolitik over for mobning, trusler om vold og ACA-HR 2014 Institut/centerledere E13 Dekan, institut/centerledere 2) Udbredelse af kendskab til allerede eksisterende handleplaner for at forebygge og standse mobning, jf. AU-HR /mobning E13 Kollegialt fællesskab (socialt og fagligt) 1. Manglende anerkendelseskultur og dårlig konflikthåndtering 1) Tematisering af forholdene mindst en gang årligt op FSU-møder, evt. med bidrag fra ekstern oplægsholder 2) Etablering af sociale og faglige arrangementer (fx fejring af bogudgivelser, jubilæer mv.), der øger fællesskabsfølelsen 3) Etablering af bedre forbindelseslinjer mellem Aarhus- og Emdrupafdelingen af fakultetet 1) Bidrag til at gøre ledere til forbilleder med lyttende og anerkendende kommunikation, hvormed det angives, at ledelsen respekterer forskellige vidensidealer og faglige traditioner FSU Første gang E13 Institut/centerledere Fra ) Bidrage til at lederne aktivt anerkender medarbejdernes arbejdsindsats, herunder anerkendelse af de af medarbejderen formulerede udfordringer, og derigennem skaber en anerkendelseskultur. MUS er et særligt vigtigt værktøj til at Alle ledere på Arts anerkende medarbejdernen gennem drøftelse af medarbejderens kompetenceprofil. Efterår 2013/Løben de 3) Kurser om anerkendende ledelse og konfliktløsning efter behov 4) Sikring af, at der gribes tidligt ind i konflikter G: Side 6 af 8

7 2. For stor adskillelse mellem TAP og VIP 3. For dårlig inklusion af nye og ensomme medarbejdere 1) Understøttelse af teamdannelse og teamudvikling indenfor kerneopgaverne 1) Inddragelse af ACA-TAP'er i fakultetets almindelige liv ACA-leder 2) Understøttelse af arrangementer i lokalmiljøerne, hvor relevante VIP og TAP kan mødes Ledelsesmæssigt fokus på inddragelse af sekretærer i drøftelser om administrative forbedringer 1) Understøttelse af systematisk karrierevejledning for løstansatte, ph.d.'er og postdoc'er Institut/centerledere Ph.d.-skoleleder 2) Understøttelse af mentorordninger på institutter og centre for postdoc'er og ph.d.'er Ph.d.-skoleleder Understregning af lederansvaret mht. integrationen af nye medarbejdere Dekan Side 7 af 8

8 4. Varierende kvalitet af fysiske rammer for miljøskabende aktivitet Forklaringer: Prioritet = angiv 1, 2 og 3, hvor 1 er de områder med højest prioritet. Frist = ønsket tidsfrist for iværksættelse af tiltag på området. Status = her noteres løbende status, indtil der kan noteres "Afsluttet [dato]". 1) Analyse af behovet for medarbejderlokaler E13 2) Oprettelse af medarbejderrum, hvor dette er påkrævet Do 2014 Side 8 af 8