PLANLÆGNING AF PSYKISK APV-PROCESSEN

Transkript

1 PLANLÆGNING AF PSYKISK APV-PROCESSEN Indhold Planlægning af lokale psykiske APV-processer... 2 Formål med psykisk APV... 2 Ansvarsfordeling... 2 Aftale om procesplan og nedsættelse af APV-følgegruppe... 3 Forberedelse inden offentliggørelse af rapporterne... 3 Annoncering og motivering af spørgeskemaundersøgelsen uge 9, 10 og Opfølgning på psykisk APV Dialogmøder... 5 Udarbejdelse af handlingsplaner på minimum to niveauer... 5 Intern assistance hvem kan rekvireres og til hvad?... 5 Ekstern assistance hvem kan rekvireres og til hvad?... 6 Bilag Bilag 1: Forslag til overordnet procesplan for den psykiske APV på fakultets/enhedsadministrationsniveau og institut/vicedirektørniveau Bilag 2: Eksempel på kommissorium for APV følgegruppe på fakultets/enhedsadministrationsniveau Bilag 3: Handlingsplansskabelon 1

2 Planlægning af lokale psykiske APV-processer Nærværende dokument beskriver ledelsens planlægning af APV-arbejdet i samarbejde med arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationerne. Ud over at fungere som en vejledning beskrives, hvad der: o lovgivningsmæssigt skal indgå i en APV o er besluttet som værende fælles for AU o er inspiration til forberedelse og planlægning af opfølgningsarbejdet Formål med psykisk APV Formålet med AU s psykiske arbejdspladsvurdering (APV) er at identificere, om der er forhold i arbejdsmiljøet, hvor tværgående og lokale forbedringer er nødvendige for at understøtte AU's kerneaktiviteter. APVprocessen skal kortlægge trivslen og arbejdsmiljøet, men i særdeleshed være katalysator for at forbedre det. Der er derfor særligt fokus på opfølgning, dvs. på de dialoger og tiltag, der igangsættes lokalt, når rapporterne foreligger i maj Ansvarsfordeling På AU iværksætter og driver AU HR den fælles del af APV-processen på vegne af universitetsledelsen, hovedarbejdsmiljøudvalget (HAMU) og hovedsamarbejdsudvalget (HSU). AU HR leverer derudover inspirationsmateriale og værktøjer til opfølgningen, se evt. På AU er det overordnede ansvar for det psykiske arbejdsmiljø placeret på fakultets- /enhedsadministrationsniveau, dvs. hos dekanerne og direktøren. På samme måde har institutledere, administrationschefer og vicedirektører ansvar for arbejdsmiljøet og APV-opfølgningen på eget institut/område. Konkret betyder det, at disse to niveauer skal planlægge en proces for opfølgning og udarbejde en handlingsplan. I bilag 1 er der et forslag til en overordnet procesplan som kan benyttes hertil. Ansvaret for det psykiske arbejdsmiljø deler ledelsen med arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen på AU, jf. samarbejdsaftalen fra Nærværende dokument dækker planlægningen af APV 2016 og kan suppleres med Inspirationskataloget for APV-opfølgning, som giver forslag til de forskellige trin i opfølgningsprocessen: Læsning af rapporterne, dialogmøder, udarbejdelse af handlingsplan og igangsættelse af tiltag. I den følgende gennemgang af APV-planlægningen er det markeret, hvilke elementer, der er obligatoriske at gennemføre, og hvilke der er forslag/gode råd: - Forhold, som kræver fakultets/enhedsadministrationens opmærksomhed og handling, er markeret med en grøn kasse og en pil - Forhold som med fordel kan overvejes er markeret med en blå kasse og en prik 2

3 Aftale om procesplan og nedsættelse af APV-følgegruppe Dekanen/direktøren har ansvar for, at fakultetet/enhedsadministrationen og dets institutter/enheder/centre i perioden frem til offentliggørelsen af rapporterne i maj 2016 fastlægger en plan for den lokale opfølgningsproces og formidler den til medarbejderne. Dekanen/direktøren bør sammen med Arbejdsmiljø- og Samarbejdsudvalg (FAMU/AAMU og FSU/ASU) drøfte tilrettelæggelse af opfølgningsprocessen og sørge for kommunikation herom til medarbejderne. Bilag 1: Skabelon til en procesplan Det anbefales, at FAMU/AAMU og FSU/ASU på et fællesmøde nedsætter en psykisk APVfølgegruppe (se eksempel på kommissorium i bilag 2). Ifm. nedsættelsen af APV-følgegruppen er det vigtigt at lave klare aftaler om graden af orientering/involvering af arbejdsmiljø- og samarbejdsudvalgene, samt hvilken beslutningskompetence, dekanen/direktøren giver til følgegruppen. Det anbefales, at LAMU/LSU på lignende måde holder et fællesmøde og evt. nedsætter en APVkontaktgruppe. Det anbefales, at institut-/center-/områdelederen med udgangspunkt i nærværende vejledning aftaler ansvarsfordelingen med lederne for niveauerne herunder, fx ift. afholdelse af dialogmøder. Forberedelse inden offentliggørelse af rapporterne AU HR holder temamøder for Arbejdsmiljøorganisationen og Samarbejdsorganisationen: - Den 29. februar og 1. marts 2016 i Aarhus samt den 7. marts i Roskilde. - Formålet er at orientere om den fælles AU proces og give inspiration til den lokale opfølgning. Psykisk APV 2016 har ekstra fokus på dialog i opfølgningen. Det betyder, at det vægtes, at medarbejderne kommer til orde ifm. den efterfølgende dialog fremfor via kommentarfelter i spørgeskemaet. Ledelsen bør derfor i god tid invitere medarbejderne til et dialogmøde umiddelbart efter rapporternes offentliggørelse i maj Når resultaterne foreligger i maj 2016, bør der straks reageres, hvis rapporterne viser, at der er problemer med mobning, chikane eller udfordringer ift. ledelse. Til inspiration er der på cases herom. Annoncering og motivering af spørgeskemaundersøgelsen uge 9, 10 og 11 Der har en vigtig signalværdi i forhold til den enkelte medarbejder, at såvel ledelsen som samarbejdsog arbejdsmiljøudvalgene opfordrer medarbejderne til at svare på den psykiske APV spørgeskemaundersøgelse. Spørgeskemaundersøgelsen annonceres via diverse AU medier. Uddybende information ligger på 3

4 Dataindsamlingen sker i ugerne 9, 10 og 11. Alle medarbejdere vil i uge 9 modtage et link til spørgeskemaet. Kort før dataindsamlingen påbegyndes, vil dekaner og direktør modtage forslag til en mail, som kan anvendes til at informere hovedområdets medarbejdere om den kommende undersøgelse. I løbet af dataindsamlingsperioden opfordres institut-/centerledere, administrationschefer og vicedirektører til lignende information mhp. at øge svarprocenten. Ledere, tillidsrepræsentanter og arbejdsmiljøgrupper bør være opmærksomme på at sikre, at medarbejdere uden daglig adgang til en pc får adgang til en pc og mulighed for at besvare spørgeskemaet. Arbejdsmiljøgruppen kan fx booke computerrum/bærbare PC er, så medarbejderne kan besvare spørgeskemaet. En tillids- eller arbejdsmiljørepræsentant kan med fordel varetage denne hjælpefunktion. Rapporterne offentliggøres ultimo maj Når APV-rapporterne offentliggøres modtager alle medarbejdere et link til hjemmesiden, hvor rapporterne ligger. Umiddelbart før offentliggørelse vil universitetsledelsen, HAMU og HSU modtage rapporterne med henblik på at udpege 3-4 temaer, som hele AU skal arbejde for at forbedre eller fastholde. Lederne på 3. niveau (institut-/centerledere, vicedirektører og administrationschefer) vil blive inviteret til et møde i uge 20 vedrørende opfølgningen på psykisk APV. Opfølgning på psykisk APV 2016 Opfølgningen planlægges i overensstemmelse med instituttet/enhedens kultur, og den situation, der tegner sig i rapporterne. Dog er der på AU besluttet en fælles grundform ifm. opfølgningen, som vægter dialog og handling: 1) Rapporterne og data læses og fortolkes 2) Universitetsledelsen, HSU og HAMU mødes den 13. maj 2016 og aftaler arbejdsmiljøtemaer, som hele AU skal arbejde med. 3) Dialogmøde(r) afholdes i enhederne: Den lokale ledelse vil, i aftalt samarbejde med enhedens arbejdsmiljøgrupper, LAMU og LSU invitere medarbejderne til et møde, hvor rapporterne fra spørgeskemaundersøgelsen og den fremadrettede opfølgning drøftes. 4) Akutte tiltag sættes i værk 5) Handlingsplan med tiltag udarbejdes og iværksættes 6) Status på opfølgning afrapporteres til HAMU-HSU ultimo oktober

5 FAMU/AAMU og FSU/AAMU (eller APV-følgegruppen) bør i perioden 20. maj til 10. juni 2016 holde et fællesmøde for at drøfte APV rapporterne. Dialogmøder Lederen bør i samarbejde med LAMU og LSU indkalde enhedens medarbejdere til et dialogmøde i perioden mellem 20. maj og 10. juni Ud over at drøfte rapporterne er formålet med dialogmødet at skabe grundlag for, at der efterfølgende kan udarbejdes en handlingsplan, hvori indsatsområder uddybes, og hvor aftalte tiltag noteres med deadline, ansvarlige og evt. ressourcepersoner. Dialogmødet kan også afholdes på et underliggende niveau f.eks. afdelingsniveau, hvis det er mere meningsfuldt ift. det daglige arbejde. Det aftales leder og mellemledere imellem. Udarbejdelse af handlingsplaner på minimum to niveauer Det er lovpligtigt at udarbejde en APV-handlingsplan, der redegør for indsatsområder, løsninger, ansvarlig(e), tidsramme og en prioritering af indsatsområderne. I bilag 3 er der en AU handlingsplansskabelon, som opfylder lovkravene. På AU skal der både udarbejdes en handlingsplan for fakultetet/enhedsadministrationen og en for hvert institut/center/administrationscenter/vicedirektørområde Det er lederens ansvar i samarbejde med FAMU/AAMU/LAMU og FSU/ASU at sikre, at én fælles handlingsplan udarbejdes. Denne opgave kan uddelegeres til APV-følgegruppen. Dog er det lovpligtigt, at medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen deltager i handlingsplansarbejdet. Fakultetet/enhedsadministrationen beslutter selv en proces for, om og hvordan institutter/centre /administrationscentre/vicedirektørområder skal udforme og kommunikere deres handlingsplaner. Fakultetet/enhedsadministrationens handlingsplan skal i oktober 2016 sendes til HAMU-HSU i det besluttede format (bilag 3). Handlingsplanen skal som minimum indeholde en status på de 3-4 valgte fælles AU temaer. Handlingsplanen skal placeres fysisk og/eller elektronisk således, at medarbejderne ved, hvor de kan finde den, og altid kan tilgå den og fremvise den ved besøg fra Arbejdstilsynet. Intern assistance hvem kan rekvireres og til hvad? AU s HR-partnere kan inddrages som sparringspartner i opfølgningen på den psykiske APV. Omfanget aftales med den pågældende HR-partner og/eller HR-partnerchef. AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø kan også inddrages i opfølgningen fx med procesfacilitering, ledersparring og mindre oplæg om arbejdsmiljø og trivsel. Kontakt Gertrud L. Tefre på gt@au.dk eller tlf

6 Ekstern assistance hvem kan rekvireres og til hvad? I opfølgningen kan der være behov for/ønske om at inddrage eksterne konsulenter. Aarhus Universitet har aftaler vedrørende eksterne HR- og arbejdsmiljøydelser. Kontakt gerne HR-partnerne mhp. information om leverandører på det psykiske arbejdsmiljøområde og andre HR-rådgivnings- og konsulentydelser. AU s leverandør på Psykologisk rådgivning til enkelt medarbejdere er Dansk Krisekorps, som kan kontaktes på tlf Ordningen er beskrevet her: 6

7 BILAG 1 Inspiration til procesplan for den psykiske APV 2016 på fakultets/enhedsadministrationsniveau og institut/vicedirektørniveau Januar-marts Uge 9: 29/2, 1/3 og 7/3 Primo uge 9 Uge 9, 10 og 11 APV-følgegrupper (fakultetsniveau) og eventuelle APV-kontaktgrupper (institutniveau) nedsættes. Benyt evt. kommissorierne i bilag 2 og 2a som afsæt for beslutning om disse gruppers beslutningskompetence. Temamøder vedr. psykisk APV-opfølgning for AMO, SU og ledere Dekaner/direktør udsender en mail til områdets medarbejdere, som har til formål at motivere disse for at deltage i spørgeskemaundersøgelsen. Spørgeskemaundersøgelsen sættes i gang og er åben for besvarelse i 3 uger. Uge 9-20 Uge 19 Uge 19 Uge 20 Uge 20 Uge Uge Primo oktober Ultimo oktober December I perioden skal ledelsen i samarbejde med arbejdsmiljø- og samarbejdsorganisationerne: Drøfte og afklare på hvilket niveau dialogmøderne skal afholdes. Beskrive en proces for, hvordan de lokalt vil følge op med uddybende dialog. Invitere medarbejderne til dialogmøder. Fakultetet/enhedsadministrationen skal beslutte en proces for, om og hvordan institutter/vicedirektørområder/administrationscenter skal udforme og kommunikere deres handlingsplaner. Fakultetet/enhedsadministrationen skal dog sikre, at de kan rapportere til HAMU-HSU i det aftalte format (Bilag 3) med status på AU temaerne, som besluttes af HAMU-HSU i uge 19. Rapporterne læses af HAMU-HSU, universitetsledelsen og lederne på 3. niveau HAMU-HSU møde d. 12/5: 3-4 fælles AU temaer, som alle skal følge op på, udpeges. Ledermøde d. 18/5 for rektor, dekaner, universitetsdirektør, institutledere, centerledere, administrationschefer og vicedirektører. Formålet er, at ledelsen kender til de 3-4 fælles AU temaer samt forberedes på og inspireres til at iværksætte opfølgning lokalt i den efterfølgende uge. Offentliggørelse af APV-rapporter til medarbejderne via med link til AU psykisk APV hjemmesiden. Rapporterne vil blive offentliggjort i elektronisk form på dansk og engelsk. FAMU/AAMU og FSU/AAMU(og APV følgegruppen, hvis det er aftalt) bør holde et fælles møde for at drøfte APV rapporterne. Dialogmøder afholdes lokalt, og udarbejdelse af handlingsplaner påbegyndes. FAMU/AAMU og FSU/ASU (eller APV følgegruppen) holder et møde for at udarbejde handlingsplan mhp. fremsendelse til HAMU-HSU. Fakulteterne/enhedsadministrationen sender handlingsplanen til HAMU-HSU i det aftalte format. En eventuel forudgående proces aftales lokalt. HAMU-HSU møde, hvor de indsendte APV-handlingsplaner, herunder de fælles temaer, drøftes.

8 Eksempel pa kommissorium for psykisk APV følgegruppe pa fakultetet / i enhedsadministrationen Formål APV-følgegruppens formål er at koordinere og formidle fakultetets/enhedsadministrationens proces for opfølgningen på APV-rapporterne, således at den inddrager alle aktører (ledelsen, arbejdsmiljøorganisationen, samarbejdsorganisationen og HR) i APV-opfølgningen. APVfølgegruppen holder sig orienteret om den fælles APV proces via AU s APV side og i dialog med arbejdsmiljøkontaktpersonerne i AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø. Mål At skabe en tydelig, vedkommende, trivselsøgende og kontinuerlig APV-proces. Kommissorium Det overordnede ansvar for opfølgning på undersøgelsen af det psykiske arbejdsmiljø er placeret på fakultets/enhedsadministrationsniveau, dvs. hos dekanen/direktøren. Ledelsen deler ansvaret for det psykiske arbejdsmiljø med både arbejdsmiljøorganisationen og samarbejdsorganisationen på AU, jf. samarbejdsaftalen fra I samarbejde med dekanen/direktøren skal følgegruppen sikre: At fakultetet/enhedsadministrationen udfærdiger og informerer om sin egen proces og tidsplan for APV-opfølgningsprocessen til alle aktører, udvalg og medarbejdere. Det er vigtigt, at følgegruppen har arbejdsmiljø og samarbejdsudvalgenes opbakning. AU HR, Udvikling og Arbejdsmiljø står for at informere om den fælles del af APV-processen. At opfølgningsprocessen både tager hånd om trivselsudfordringer og fastholder de ting, som fungerer godt. At fakultetet/enhedsadministrationen, institutter/enheder udarbejder handlingsplaner. At fakultetet/enhedsadministrationen danner sig et samlet overblik og udarbejder én fælles handlingsplan ud fra de rapporter og handlingsplaner, som de modtager fra institutterne/vicedirektørområder. Den fælles fakultets/enhedsadministrations handlingsplan skal have format som AU s fælles psykiske APV handlingsplan og ud over de heri angivne indsatsområder ligeledes indeholde: 1. de lokale udfordringer som ifølge institutter/enheder kræver en løsning på fakultets-/enhedsadministrationsniveau 2. de udfordringer som findes på tværs af flere institutter/enheder, og derfor med fordel kan løses på fakultets-/enhedsadministrationsniveau 3. de udfordringer som ifølge APV-rapportresultaterne findes på fakultets- /enhedsadministrationsniveau.

9 At der udarbejdes en tidsplan for opfølgningsarbejdet herunder sætte en dato for, hvornår alle enheder/institutter skal have opdateret deres handlingsplan, så der kan udfærdiges en ny oversigt over fakultetets/enhedsadministrationens samlede udfordringer. Af oversigten bør det fremgå, hvordan der i den mellemliggende periode er blevet arbejdet med at forbedre arbejdsmiljøet. Organisering En formand (fra enten fakultetets/enhedsadministrationens samarbejds- eller arbejdsmiljøudvalg). Øvrige medlemmer med repræsentation fra ledere og medarbejdere i FSU/ASU og (evt. LSU), FAMU/AAMU (evt. LAMU). Følgegruppen skal ikke nødvendigvis have medlemmer fra forskellige faggrupper og geografiske lokaliteter, men den skal repræsentere dem. Hvis fakultetet har daglige arbejdsmiljøkoordinatorer, vil det være naturligt, at de er repræsenteret i følgegruppen. HR-partnerchefen eller en HR-partner kan bistå følgegruppen med ekspertise indenfor trivsel og samarbejde. For at sikre at gruppen arbejder fleksibelt anbefales max medlemmer. Medlemmer af arbejdsmiljøorganisationen, ideelt set i samarbejde med en fra samarbejdsorganisationen, kan med fordel udføre skrivearbejdet på handlingsplanen, da den løbende skal opdateres i det regi. Det anbefales, at APV-følgegruppen går i dialog med fakultetets/administrationens kommunikationsmedarbejder(e) for at få sparring og hjælp til at formidle den valgte proces og handlingsplanstiltag til fakultetets/administrationens medarbejdere. Tid Følgegruppen forventes at være mest aktiv efter, at resultaterne af APV spørgeskemaundersøgelsen offentliggøres i uge 20, Følgegruppen arbejder herefter for at sikre, at handlingsplaner bliver udarbejdet og iværksat. Følgegruppen bør kunne overdrage og evaluere arbejdet til udvalgene ved den årlige arbejdsmiljødrøftelse ved udgangen af Rapportering Følgegruppen sikrer, at tiltag dokumenteres i fakultetets/enhedsadministrationens APV handlingsplan og i Den årlige arbejdsmiljødrøftelse.

10 HANDLINGSPLAN FOR PSYKISK APV FOR [ENHED] Udarbejdet [dato] Opdateret [dato] INDSATSOMRÅDE: - Eks. Klar ledelsesstruktur med afklarede roller MÅL: - Eks. Nærværende ledelse PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) FRIST (Dato) STATUS INDSATSOMRÅDE: - MÅL: - PRIORITERING (1, 2, 3, etc.) TILTAG (Tilføj tiltag for hvert organisatorisk niveau) ANSVARLIG FOR TILTAG (Evt. hjælper) FRIST (Dato) STATUS Tabellen kan kopieres og indsættes efter, hvor mange indsatsområder, der besluttes.

11 Forklaringer: Tiltag: For hvert indsatsområde og mål aftales konkrete tiltag. For at opnå den største effekt og sikre en forbedring af arbejdsmiljøet er det en fordel at udfylde et tiltag for hvert af organisationens niveauer (gruppe, afdeling, institut, AU). I sikrer dermed også at få beskrevet tiltag, som det pågældende niveau reelt kan gøre noget ved, og at alle niveauer trækker i samme retning. Ansvarlig for tiltag: Personen i enheden med ansvar for at tiltaget iværksættes. Den ansvarlige person kan have en eller flere hjælpere. Dette kan være en person eller afdeling uden for enheden, hvis hjælp vurderes nødvendig for at iværksætte tiltaget. Hjælperens navn påføres først, hvis og når denne har accepteret opgaven. Frist: Den ønskede tidsfrist for iværksættelse af tiltag. Status: Status opdateres løbende i handleplanen. og tilføj derefter farve: - Tiltag identificeret (rød) - Tiltag beskrevet og påtænkt igangsat (orange) - Tiltag påbegyndt men væsentlige udeståender (gul) - Tiltag næsten gennemført (lysegrøn) - Tiltag gennemført (grøn)