Referat fra bestyrelsesmøde nr. 155, mandag den 13. januar 2014 kl

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde nr. 155, mandag den 13. januar 2014 kl Bestyrelsen: Mail-adresse: Claus-Peter Aanum. (CPA) Formand Berit Skanderup (BS) Næstformand Hanne Laursen (HL) Best. medlem Søren Egdal (SE) Best. medlem Anett Lunde (AL) Best. medlem Inger Tingberg (IT) Best. medlem Henning Rømer Radoor (HR) Best. medlem Administrationen: Indhold: Erik Lykke (EL) Projektchef Erik Boyschau (afbud) (EB) Driftchef Lene B. Knudsen (ref.) (LBK) Regnskabschef Peter Sandager (PS) Direktør Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af referat nr. 154 af 11. december Revisionsprotokollat side 630. (Revisor fremlægger i 30 min.). Årsregnskab 2012/2013. Budget 2014/2015 og evt. gebyrændringer. 3. Indkomne punkter. Debatpunkter: 4. Indkomne punkter Orienteringspunkter: 5. Byggesager. 6. Udlejningssituationen. 7. Økonomi. 8. Drift. 9. Indkomne punkter (delvist lukket punkt) 10. Udvalg. 11. Afdelinger. 12. Personale. 13. Bydelsprojekt 3 i FF & FU samarbejde. 15. Evt. 16. Planlagte mødedatoer. side 1

2 Beslutningspunkter: Ad 1 Godkendelse af referat nr. 154 af 11. december 2013 Beslutning: Godkendt. Ad 2 Revisionsprotokollat side 630. (Revisor fremlægger). Statsaut. Revisor Anders Rasmussen gennemgik protokollen for 2012/2013. Revisor oplyste, at revisionen er trygge ved administrationens rutiner, bogføring og forretningsgange samt regnskaber og risikoen for besvigelser er drøftet med ledelsen. Beslutning: Protokollen blev godkendt og underskrevet. Årsregnskab 2012/2013 & budget for foreningen for 2014/15. Årsregnskabet blev udleveret. Regnskabet behandles og underskrives af organisationsbestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde. Budget for foreningen for 2014/2015 Beslutning: Budgettet blev godkendt. Orientering til budgettet: Overskud er budgetteret til kr Administrationsbidrag udgør pr. lme kr ,-, stigning kr. 175,- (6,2%). Stigningen skyldes bl.a. stigende udgifter i forbindelse med udvidelse af kontoret, færre indtægter fra byggesager, sletning af oprykningsgebyr (se pkt. 7,gebyrer) og stigende udgifter til personaleudgifter (overenskomststigning 1. april 2014 og 2015). Administrationsbidrag pr. afdeling kr er uændret. Tilskud til afdelinger udgør i alt kr Nævnte tilskud kan ændres i forbindelse med afdelingsbudgetter udarbejdes i løbet af januar måned. Hvis der er ændringer, forelægges nyt budget for org. bestyrelsen ved næste bestyrelsesmøde i februar måned Forrentning af afdelingsmidler er budgetteret til kr. 0,75% p.a. Bemærk: Erhvervslokaler som i dag er udlejet til fysioterapi, vil fra efteråret 2014 blive inddraget, og anvendt til administrationslokaler for s administration (mødelokaler). Ad 3 Indkomne punkter Afkastrapport for perioden 1/ til 9/1 2014: Omregnet til p.a. satser, Alm. Brand 3,76%, Nordea 1,23%. Beslutning: 10 mill. kr. fra driftskontoen investeres hos Alm. Brand. Kr. 20 mill. Kr. overføres fra Nordea til Alm. Brand. Flytning af eks. kontorfaciliteter Flytning fra Nygårdsvej til kontorfællesskab i nybyggeri på Stengårdsvej i Beslutningen er bl.a. afhængig af en godkendt helhedsplan og en ændring af lokalplan. Der vil komme en endelig beslutningstagen, når økonomi og tidsplan er fastlagt. Beslutning: Der må arbejdes videre med flytning af administrationen fra Nygårdsvej til Stengårdsvej (bydelshus). PS informerer alle ansatte tirsdag d. 14/ side 2

3 Debatpunkter: Ad 4 Forslag/drøftelse af emner på: Formandsmøde den 16. januar 2014: 1. Anvendelse af sociale medier. 2. Orientering om hjertestartere. 3. Afdelingsbestyrelsens beføjelser (kopier medbringes). 4. Evt. underholdning til rep. mødet. 5. Arrangementer i fritidsudvalget bliver ikke udsendt, men kun meddelt i Trappenyt. 24 formænd er p.t. tilmeldt. Repræsentantskabsmøde den 27. februar 2014: 1. Godkende salg af Fyrparken Afd. 27 og afd. 58 s beslutning om separation (godkendt af hovedbestyrelsen) 3. Ny hjemmeside. 4. Punkter fra målsætningsprogram. 5. Formandens beretning. Valg til organisationsbestyrelsen: Claus Peter, Hanne Laursen Anett Lunde samt Henning Radoor genopstiller. HR og IT undersøger om suppleanter vil genopstille. Afdelingsmøder i marts måned 2014: 1. Orientering om hjertestartere. Almene boligdage den 5 og 6 september i København TEMA: Hvor skal vi bo i fremtiden? Deltagere: Alle medlemmer af organisationsbestyrelsen ønskede at deltage, bortset fra IT og HL som melder tilbage senere. side 3

4 Orienteringspunkter: Ad 5 Byggesager Erik L. orienterede: Gennemgik byggesager ud fra ny skematik. Oplyste, at der afholdes rejsegilde på Toværksbyggeriet i uge 9 eller 10. Antal lærlinge og praktikanter på vore byggesager blev ikke oplyst. Ad 6 Udlejningssituationen Peter S. orienterede: Tomgang: I alt lejetab første kvartal af regnskabsåret 2013/14 kr ,50, heraf erhverv kr Udleje af Kvaglundparken 4.: Intet nyt. Salg af Fyrparken 10: Der arbejdes med sagen købsaftale er sendt til køber. Esbjerg Kommune har forlænget lejeaftalen af Højskolen til sommer Status på fondsansøgninger. Møde i dag vedr. udarbejdelse af fondsansøgning til Realdania. Alle der er med i ansøgningsprocessen er fortsat meget engageret. Ad 7 Økonomi Lene orienterede: Gebyrkatalog blev gennemgået. Kataloget gav ikke anledning til ændringer, bortset fra gebyr kr. 125,- for at komme på oprykningsventeliste (kun beboere) slettes. Ad 8 Drift I forbindelse med Erik B. s fravær orienterede EL: Forsøg med Techem (afd. 6-7 og 37) vedr. varmeregnskab. EL oplyste at prisen er billigere men kvaliteten af arbejdet er ikke p.t. evalueret. På de ordinære afdelingsmøder på Stengårdsvej, vil der blive orienteret om helhedsplanen og forventet tidspunkt for afholdelse af ekstraordinære afdelingsmøder (afstemning). Ad 9 Indkomne punkter (delvist lukket punkt) Der er planlagt et koordineringsmøde mellem og Esbjerg Kommunes bosætningskoordinator den 15. januar er i BL regi tilmeldt Almennet kr p.a. Se mere på Der afholdes kredsvalgmøde onsdag den 9. april på hotel Scandic i Kolding. CPA og BS udfylder kandidatopstillingsskema på BL.dk. PS orienterede om valgregler og procedurer. Referat fra møde med Esbjerg Kommune vedr. styringsdialog er lagt på ipad. side 4

5 Ad 10 Udvalg Nyt fra Redaktionsudvalget. Intet. Nyt fra Fritidsudvalget. Alle arrangementer skal fremadrettet i Trappenyt. Nyt fra Kunstudvalget. Intet. Nyt fra Målsætningsudvalget. Intet. Nyt fra Byggeudvalget. Intet. Ad 11 Afdelinger Ingen emner. Ad 12 Personale Ingen emner. Ad 13 Bydelsprojekt 3 i 1 Orientering fra Susanne Rønne omkring Flyttes til næste bestyrelsesmøde i februar. Ad 14 FF og FU samarbejde har formandsskabet. Ad 15 Evt. Ingen emner. Ad 16 Planlagte mødedatoer i Hovedbestyrelse: Onsdag den 5. februar. Marts. Intet møde pga. afd. møder. Mandag d. 7. april (ændret) (Godkende forretningsorden) Onsdag den 7. maj. Tirsdag den 3. juni. Fælles arrangementer: Formandsmøde den 16. januar kl på Platanvej 15. Rep. fest 1. februar 2014 på Røde Okse. Torsdag den 27. februar 2014 afholdes repræsentantskabsmødet på UC Syd. Afdelingsmøder i marts. Skema ligger på I Pad. Kredsvalgmøde i Kolding den 9. april Almene Boligdage 5-6. september 2014 i Bellacentret. (Ingen forvaltningskonf. i 2014) side 5

6 FU lokal og udv. (CPA, BS og PS): Borgmestermøde den 6. februar PS og CPA deltager. Udvidet FU 4. februar 2014 kl Lokal FU 6. maj 2014 kl Udvidet FU 7. oktober 2014 kl Lokal FU 2. december 2014 kl i 1 (CPA, BS og PS): Bestyrelsesmøde torsdag den 10.april. Bestyrelsesmøde torsdag den 11. september. Målsætningsudvalg (CPA, BS, LBK,PS) Næste møde ikke aftalt. side 6