Annoncering af Forpagtning af Café Langsiden i Greve Idrætscenter

Transkript

1 Annoncering af Forpagtning af Café Langsiden i Greve Idrætscenter

2 Indhold 1. Indledning Ordregiver Bortforpagter Kontakt under annonceringsperiode Kontrakt Kontraktperiode Kontraktens omfang og sortiment Tilbudsmateriale Betingelser Generelle betingelser Procedure Alternative tilbud Tilbudsforløb og procesbeskrivelse Besøgsdag Udvælgelseskriterier Tildelingskriterier Forbehold Exit klausul Vedståelsesfrist for tilbud Aflysning efterlevelse af internationale konventioner Kravspecifikation Mindstekrav Krav Kontakt i forbindelse med annonceringen Kontaktperson i forbindelse med annonceringen Aftalevilkår Forpagtningskontrakten Side 2 af 10

3 1. Indledning Greve Kommune tilbyder forpagtning af Café Langsiden på Greve Idrætscenter beliggende på følgende adresse: Greve Idrætscenter Lillevangsvej Greve Der er tale om en tidsbegrænset forpagtning, idet bortforpagter som offentlig forvaltning er forpligtet til at efterleve Forvaltningsloven, Kommunalfuldmagtsreglerne og de kommunalretlige principper om ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og særligt forsvarlig økonomisk forvaltning. Der søges en forpagter, der formår at understøtte de idrætsforeninger, deres aktiviteter og de brugere, der holder til på Greve Idrætscenter. Der ønskes en forpagter, der bidrager til et imødekommende og driftigt samarbejde mellem Café Langsiden og idrætsforeningerne og brugerrådet. Kommunen vil med en tilbudsrunde, gerne se jeres bud på menukort med dagens varme ret og hvad I som forpagter kan bibringe brugerne og borgerne på Café Langsiden. Det vil sige, hvad er jeres hverdagskoncept, temadage og hvor kan I støtte op om idrætsforeningerne og hvordan. Tilbudsindhentningen foretages med inspiration fra offentlig udbud. Nærmere forløb ses i pkt. 4.4 tilbudsforløb og procedure. 2. Ordregiver 2.1 Bortforpagter. Ordregiver er Greve Kommune, hvor den tekniske Direktør nuværende Anne-Sofie Degn underskriver som bortforpagter. Bemyndigelsen til at agere som bortforpagter er udlagt til afdelingschef for Ejendomscenter Niels Minor Borre, under Center for Teknik og Miljø. Side 3 af 10

4 Al kontakt under forpagtningsperioden sker til afdelingschefen for Ejendomscenter Niels Minor Borre, ved og cc til 2.2 Kontakt under annonceringsperiode Henvendelser omkring annonceringen rettes til jurist Renée-Josephine Sodtmann-Bølling pr. mail: 3. Kontrakt 3.1 Kontraktperiode Aftalen skal træde i kraft den 1. marts 2019 og være gældende frem til 30. juni 2023, med en option på 3 x 12 måneder. Ved option skal forstås, en aftale om forpagtning, der indebærer en forpligtelse for den valgte leverandør til fortsat at levere på uændrede vilkår, men uden at der er en forpligtelse for kommune til at tage optionen i brug. 3.2 Kontraktens omfang og sortiment Kontrakten omfatter driften af Café Langsiden på Greve Idrætscenter. 3.3 Tilbudsmateriale Det samlede tilbudsmateriale består af følgende dokumenter: - Tilbudsbetingelser samt kravspecifikation - Bilag 1, Forpagtningskontrakt - Bilag 2, Tro og love erklæring på gæld til det offentlige - Bilag 3, Omsætningstal for cafedriften de sidste 3 år - Bilag 4, Tilbudsgivers virksomhed og økonomi - Bilag 5, Tilbudsgivers CSR - Bilag 6, Tilbudsgivers beskrivelse af samarbejde - Bilag 7, Tilbudsliste menukort - Bilag 8, Tilbudsliste dagens varme ret - Bilag 9, Tilbudsliste drikkevarer - Bilag 10, Inventarliste - Bilag 11, Oversigt over cafeen Side 4 af 10

5 4. Betingelser 4.1 Generelle betingelser Tilbudsmaterialet skal udformes på dansk og afgives elektronisk via kommunens elektroniske udbudssystem EU-Supply. Tilbud, der fremsendes skriftligt i papirform, pr. mail eller lignende, vil ikke blive accepteret som konditionsmæssige. Alle forhold i tilbuddet skal være indregnet og belyse alle forhold, om tilbudsgivers løsning af den udbudte ydelse. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af materialer, til brug for tilbudsgivningen. Ejerskab af modtagne tilbud med tilhørende bilag overgår til Greve Kommune med fuld brugsret. Tilbud skal kun indeholde efterspurgte dokumenter. I det omfang tilbudsgiver vælger, at fremsende yderligere dokumenter som en del af sit tilbud, er ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumentet betydning under tilbudsevalueringen. Det er essentielt, at tilbudsgiver forholder sig til alle punkter i tilbudsmaterialet, da vurderingen vil blive foretaget på grundlag af dette. Eventuelle manglende oplysninger vil ikke blive indhentet, medmindre der er tale om teknisk afklarende oplysninger. 4.2 Procedure Tilbud skal uploades i EU-Supply som nævnt under pkt Tilbud med tilhørende bilag skal udfyldes, for at afgøre om tildeling af kontrakt kan træffes på et sammenligneligt grundlag. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Efter åbningen af tilbuddene forbeholder ordregiver sig retten til efterfølgende at rette henvendelse til en eller flere tilbudsgivere med henblik på afklarende spørgsmål. Support og systemtekniske spørgsmål i forbindelse med tilbudsafgivelse, henvises der til EU-Supply på e- mail: dksupport@eu-supply.com eller på tlf.: Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. Side 5 af 10

6 4.4 Tilbudsforløb og procesbeskrivelse Aktivitet Procesbeskrivelse Ansvarlig Startdato Slutdato Annoncering - Annoncering offentliggøres via EU- Juridisk Team Offentliggørelse af tilbudsmateriale Supply, udbud.dk og hjemmeside Spørgsmål Eventuelle spørgsmål fra Tilbudsgivere, Juridisk Team tilbudsgivere til tilbudsmaterialet, stilles via EU-supply til ordregiver. Svar Tilbudsfrist Åbning af tilbud Juridisk Team besvarer ligeledes via EU-supply, så vidt muligt løbende. Tilbudsgiver indgiver sit tilbud i EUsupply indenfor datointerval med klokkeslæt for fristens udløb. Tilbud bliver gennemgået, og kvalificeret som gyldige /- ugyldige Tilbudsgivere Kl. 12:00 Juridisk Team Evaluering af tilbud, Ordregiver evaluerer og scorer de Forvaltning/Juridisk Team smagstest og indkomne tilbud og udførte udarbejdelse af smagstest i forhold til begrundede tildelingskriterierne. afgørelser. Tildeling og Ordregiver udarbejder begrundede Forvaltning/Juridisk Team begrundede afgørelser med udgangspunkt i afgørelser udsendes tilbudsvurderingen og udsender. Opstartsmøde med tilbudsgiver Kontraktindgåelse Overtagelse af forpagtning Ordregiver inviterer til opstartsmøde leverandør. Kontrakt underskrives af begge parter Kontraktstart og driftsperiode. Forvaltning/Juridisk team Forpagter og Direktør Forpagter, forretningsudvalget og bortforpagter 4.5 Besøgsdag Det vil være muligt for tilbudsgiverne at besigtige caféområdet i forbindelse med opstartsmøde. Side 6 af 10

7 4.6 Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal dokumentere; Positiv egenkapital, dokumentation skal fremgå af tilbud 3 referencer fra sammenlignende virksomhed Tro og love erklæring om gæld til det offentlige, bilag 2 i udfyldt stand. Bilag 4, 5, 6, 7, 8, 9 skal fremsendes i udfyldt stand. På baggrund af annoncematerialet, beder vi interesserede tilbudsgivere om at fremsende bilag 2, 4, 5, 6, 7, 8 og 9 i udfyldt stand. Fremsendelse af disse bilag i udfyldt stand samt dokumentation på positiv egenkapital og 3 referencer udgør tilbudsgivers tilbud. Fremkommer der mere end 5 tilbud, vurderes alle tilbud ud fra tildelingskriterierne punkt 2-4, hvorefter de 5 bedste tilbud går videre til vurderingen med smagstest og den videre proces. Det fremsendte tilbud samt en smagstest vil udgøre materialet, der ligger til grund for evaluering og tildeling af forpagtningskontrakten. Smagstesten vil foregå d. 17. januar 2019 på Greve Idrætscenter, Lillevangsvej 88, 2670 Greve, hvor følgende skal afleveres i tidsrummet kl. 9-10: Tilbudsgivers pastasalat på menukortet af bilag 9. Tilbudsgivers sandwich på menukortet af bilag 9. Én af tilbudsgivers idé til Dagens varme ret af bilag 10. Ved smagstesten gives der point 1-5 for hver af de tre produkter. Forpagter forpligter sig til, at have de præsenterede retter på tilbudslisterne dvs. bilag 9, 10, og 11 på caféens menukort de første 6 måneder efter opstart af kontrakten. Forpagter skal dog have flere Dagens varme ret at skifte imellem på end måned end de minimum 15, der skal fremgå af bilag 10. Side 7 af 10

8 4.7 Tildelingskriterier Ved vurderingen vil følgende vægtning ligge til grund for valg af forpagter: 1. Samlet smagstest: 40% 2. Sammenhæng mellem pris og menu, dvs. indhold i bilag 9 og 10.: 25% 3. Sammenhæng mellem pris og drikkevarer, dvs. indhold i bilag 11.: 15% 4. Beskrivelse af tilbudsgivers samarbejde som forpagter, indhold i bilag 8.: 10% 5. Beskrivelse af tilbudsgivers virksomhed som forpagter, indhold i bilag 6.: 10% Punkterne 1-5 på ovenstående liste vil blive vurderet ved tildeling af point på en skala 1-5, hvor 5 bedste. 4.8 Forbehold Ordregiver tager forbehold for politiske beslutninger, der kan få indflydelse på annonceringen, udvælgelsesprocessen og forpagtningskontrakten. 4.9 Exit klausul Hvis en tildelingsbeslutning annulleres ved endelig afgørelse eller dom, jf. udbudslovens 185, stk. 2, bringes forpagtningskontrakten, som er indgået på grundlag af beslutningen, til ophør med et passende varsel, medmindre særlige forhold for fastholdelse af kontrakten kan gøres gældende. Bestemmelsen finder ikke anvendelse, hvor 16 eller 17 om uden virkning i lov om klagenævnet for udbud finder anvendelse. Ordregivers beslutning om kontraktens videreførelse vil blive offentliggjort samme sted som udbudsmaterialet senest syv kalenderdage efter offentliggørelsen af den endelige afgørelse eller dom Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende indtil d. 15. september I tilfælde af klagenævnet for udbud, forlænges vedståelsesfristen med længden af klagenævnets afgørelse vedrørende opsættende virkning maksimum 30 dage. Vedståelsesfristen gælder uagtet, at der er udsendt hensigtserklæring Aflysning Indtil annonceringen er afsluttet med indgåelse af forpagtningskontrakt, vil ordregiver kunne aflyse annonceringen, hvis aflysningen kan begrundes sagligt, herunder budgetmæssige ændringer eller politiske forhold. Side 8 af 10

9 4.12 efterlevelse af internationale konventioner Den vindende tilbudsgiver forpligter sig, som en del af kontrakts grundlaget, til at efterleve de internationale konventioner, som Danmark har tiltrådt. I kontrakten mellem ordregiver og den vindende tilbudsgiver indsættes en arbejdsklausul i henhold til ILO-konventionen nr. 94. Formålet med arbejdsklausulen er, at sikre gode arbejdsforhold for tilbudsgivers medarbejdere. Tilbudsgiver skal sikre, at ansatte hos tilbudsgiver eller tilbudsgiver underleverandører, der medvirker til at opfylde kontrakten, er sikret løn (herunder visse ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår herunder arbejdsmiljø, der ikke er mindre gunstige end dem, der gælder for arbejde af samme art i henhold til kollektiv overenskomst indgået af de, indenfor det pågældende faglige område, mest repræsentative arbejdsmarkedsparter i Danmark, og som gælder på hele det danske område, jf. ILO Konvention nr. 94, om brug af arbejdsklausuler i offentlige kontrakter. Tilbudsgiver skal sikre, at ansatte hos tilbudsgiver og tilbudsgivers underleverandører orienterer de ansatte om de pågældende arbejdsvilkår. Såfremt arbejdsklausulen ikke overholdes, fremsendes varsel på 10 dage til at berigtige forholdende. Efterfølgende er ordregiver berettiget til at pålægge kontrakthaver en bod på indtil 10% af den samlede kontraktsum. 5. Kravspecifikation 5.1 Mindstekrav Det er et mindste krav, at der i menukortet er en pastasalat, indhold i pastasalat defineres af tilbudsgiver. Det er et mindste krav, at der i menukortet er en sandwich, indhold i sandwich defineres af tilbudsgiver. Det er et mindste krav, at der i hver dag serveres dagens varme ret alle hverdage fra Det er et mindste krav, at tilbudsgiver opretter et selvstændigt CVR.nr. / virksomhed til drift af caféen og at denne ikke sammenblander regnskaber med tilbudsgivers andre aktiviteter. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver ikke har forfalden gæld til det offentlige, bilag 2. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har en positiv egenkapital og dokumentation skal fremgå af tilbud. Mindstekrav er defineret ved at disse ubetinget skal opfyldes af tilbudsgiver. Såfremt et mindstekrav ikke er opfyldt, betragtes tilbuddet i sin helhed som ukonditionsmæssigt /-ugyldigt og skal afvises. Side 9 af 10

10 5.2 Krav Det er et krav, at tilbudsgiver har åbent og beredt til betjening på nedenstående tidspunkter; Mandag - fredag kl. 16: Lørdag søndag kl Det er et krav, at de retter der påtænkes udbudt til salg i caféen er anført med pris i tilbuddet, bilag 9 0g 10. Det er et krav, at samtlige drikkevarer der påtænkes udbudt til salg i caféen er anført med pris i tilbuddet, bilag 11. Det er et krav, at tilbudsgiver kan betale depositum og fremvise dokumentation herfor på anfordring. 6. Kontakt i forbindelse med annonceringen 6.1 Kontaktperson i forbindelse med annonceringen Jurist Renée-Josephine Sodtmann-Bølling Mail: rsb@greve.dk 7. Aftalevilkår 7.1 Forpagtningskontrakten Der henvises til Forpagtningskontrakten, som er vedhæftet som bilag 1. Side 10 af 10