Fleet manager funktion i Aalborg Kommune

Transkript

1 Fleet manager funktion i Aalborg Kommune Borgmesterens Forvaltning indstiller efter anbefaling fra Direktørgruppen, med virkning fra budget 2019 at forslag til fleet manager funktion i Aalborg Kommune godkendes, at fleet manageren placeres organisatorisk i Koncernservice, at der tages stilling til finansiering af udvikling af IT-system til understøttelse af fleet management, at finansiering af lønudgifter til fleet manager og efterfølgende drift og videreudvikling af IT-system sker via en forholdsvis afregning fra de enkelte forvaltninger baseret på andel af biler tilknyttet fleet management, at effektiviseringer som følge af flådestyring tidligst indgår som en del af budgetdrøftelserne i Sagsbeskrivelse I 2016 underskrev Aalborg Kommune en rammeaftale med Leaseplan Danmark A/S omkring flådestyring af kommunens bilflåde. Ambitionerne for samarbejdet er desværre ikke blevet indfriet hvorfor Aalborg Kommune har valgt at opsige samarbejdet med Leaseplan pr. 30 juni Der er dog forsat et ønske og en overbevisning om, at der igennem et øget fokus og struktureret arbejde med hele kommunens bilflåde er et betydeligt potentiale for optimering og effektivisering. På den baggrund, er der udarbejdet et forslag til oprettelse af en fleet manager funktion i Aalborg Kommune. Forslaget er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af medarbejdere fra AK Indkøb, Juridisk Kontor, Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen samt Ældre- og Handicapforvaltningen. Det har været målet for arbejdsgruppe både at trække på erfaringer med flådestyring fra samarbejdet med Leaseplan, indhente erfaringer fra andre kommuner, samt undersøge behov og ønsker til en fleet manager funktion fra de medarbejdere der dagligt arbejder med biler, herunder også behov for ledelsesinformation. Arbejdsgruppen har ydermere inddraget Aalborg Kommunes IT-Center mhp. afsøgning af mulighed for udvikling af et IT-system til at understøtte fleet manager funktionen. Vedlagte forslag til flådestyring omfatter i udgangspunktet alle biler, varevogne samt busser på tværs af de syv forvaltninger i Aalborg Kommune. I udgangspunktet er alle specialkøretøjer udeladt det gælder eksempelvis køretøjer i Miljø- og Energiforvaltningen (fx Aalborg Renovation) samt By- og Landskabsforvaltningen (fx Entreprenørenheden). Arbejdsgruppen foreslår konkret at der ansættes en fleet manager, der organisatorisk placeres i Koncernservice i Borgmesterens Forvaltning. Fleet manageren skal igennem konkrete initiativer bl.a. bidrage med at: - Udarbejde bilpolitik for Aalborg Kommune - Nedbringe antallet af skader på biler og busser - Nedbringe udgifter til kørselsgodtgørelse - Udmønte besparelse på reparationer/service igennem værkstedsaftaler Det forslås endvidere, at IT-Centret inddrages mhp. at udvikle et IT-system der kan understøtte flådestyringen på tværs af forvaltningerne. Økonomi IT-centret anslår, at udviklingen af et IT-system til understøttelse af flådestyring vil koste kr. Finansieringen heraf forslås afholdt fra central hold.

2 Lønudgiften og den efterfølgende drift og videreudvikling af IT-systemet anslås at udgøre en årlig udgift på kr. Finansieringen heraf forslås afholdt af forvaltningerne i forhold til deres andel af det samlede antal biler, der er en del af flådestyringen. Aktuelt vil udgiften fordele sig således: Forvaltning Antal biler Andel biler Finansieringstilskud fleet manager Årlig udgift Leaseplan Forskel Borgmesterens Forvaltning 5 1% Ældre- og Handicapforvaltningen % Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen % Skoleforvaltningen 70 11% Sundheds- og Kulturforvaltningen 30 5% Miljø- og Energiforvaltningen 5 1% By- og Landskabsforvaltningen 25 4% I alt % En intern fleet manager funktion vil i udgangspunktet koste kr. mere end det administrationsgebyr som Aalborg Kommune ville have betalt for videre samarbejde med Leaseplan. Arbejdsgruppen mener dog, at merudgiften er fornuftig set ud fra et investeringsperspektiv, da arbejdsgruppen vurderer, at man ved at oprette en fleet manager funktionen internt i Aalborg Kommune vil kunne opnå større effektiviseringer end Leaseplans løsning. Dette bl.a. fordi en fleet manager vil kunne tage ansvar for en helhedsorienteret tilgang til bilflåden, udarbejde relevante analyser af bilflåden, have en tæt dialog med brugerne af bilerne, og på den baggrund løbende igangsætte relevante effektiviseringsinitiativer. Arbejdsgruppen lægger op til, at fleet manageren årligt fremlægger og afstemmer et forventet effektiviseringspotentiale på transportområdet med Økonomi- og Planlægningsgruppen. Effektiviseringspotentialet skal indgå som en del af de årlige budgetdrøftelser, dog tidligst i forbindelse med buddrøftelserne for Arbejdsgruppen forslår endvidere, at der udarbejdes en intern evaluering af funktionens virke efter 3 år. Bilag Forslag til fleet manager funktion i Aalborg Kommune se næste side

3 Forslag til fleet manager funktion i Aalborg Kommune Formål Formålet med etablering af en fleet management funktion i Aalborg Kommune er at optimere og effektivisere kommunens bilflåde. Mål Igennem de konkrete initiativer arbejdsgruppen forslår igangsat, er det målet, at en fleet manager funktion bl.a. skal bidrage med at: - Udarbejde bilpolitik for Aalborg Kommune - Nedbringe antallet af skader på biler og busser - Nedbringe udgifter til kørselsgodtgørelse - Udmønte besparelse på reparationer/service igennem værkstedsaftaler Fleet managerens rolle og organisatoriske indplacering Fleet manageren får ansvaret for den overordnede strategiske udvikling og drift af den kommunale bilflåde. Den daglige drift og administration af bilflåden vil fortsat være placeret decentralt i de enkelte forvaltninger. På baggrund af de erfaringer der er gjort med Leaseplan og igennem dialog med relevante medarbejdere i Aalborg Kommune, vurderer arbejdsgruppen, at fleet managerens ansvarsområdet med fordel skal omfatte: - Aalborg Kommunes bilpolitik skal udarbejdes og tilpasses løbende - Udarbejdelse af klare administrative forskrifter for håndtering af biler, herunder bl.a.: o Kontering af udgifter for biler o Procedurer ifm. køb/salg af biler - Igangsættelse af udbud/ski-aftaler inden for bilområdet i tæt samarbejde med AK Indkøb - Opsøge nyeste viden inden for transportområdet og formidle relevante nyheder til bil-ansvarlige medarbejdere i forvaltningerne - Projektansvarlig i forhold til udviklingsprojekter inden for bilområdet (fx elektroniske nøgleskabe, delebilsordning, benzin app mv.) - Projektansvarlig for div. puljer inden for bilområdet (fx Grøn omstilling af den kommunale bilflåde) - Udarbejdelse af analyser og effektiviseringsforslag og ansvarlig for udarbejdelse af sagsfremstillinger/beslutningsoplæg til relevante udvalg - Rådgivning/vejledning i forbindelse med nyanskaffelser (leasing/køb/leje/elbil/benzinbil mv.) Fleet managerens første væsentlige opgave forslås at blive udarbejdelse af bilpolitik samt igangsætte proces med at udvikle og implementere IT-system, der kan understøtte flådestyring på tværs af forvaltningerne. Relevante samarbejdspartnere inddrages i processen omkring disse opgaver. Derudover forslår arbejdsgruppen, at fleet manageren efterfølgende igangsætter nedenstående opgaver: - Analyse af kørselsmønstre/-behov mhp. optimering/trimning af bilflåden, herunder o Udfasning af køretøjer hvor udnyttelsesgraden er for lav

4 o Forslag til ændring af kørselsmønstre/-behov samt adfærdsregulerende initiativer til mere miljørigtig og driftsøkonomisk kørsel (fx fra benzin til hybrid/elbiler/elcykel) o Udnyttelse af bilflåde mhp. nedbringelse af udbetaling til kørselsgodtgørelse ved brug af eksisterende bilflåde - Undersøgelse af mulighed for implementering af delebil/-bus på tværs af forvaltningerne - Evaluering af skadeshåndtering, herunder de økonomiske forhold herfor udføres i tæt samarbejde med Juridisk Kontor - Udarbejde kampagner/systematisk indsats for at undgå fart- og parkeringsafgifter for derigennem bl.a. at nedbringe administrative opgaver i forbindelse hermed Organisatorisk indplacering Organisatorisk indplaceres fleet manageren i Koncernservice i Borgmesterens Forvaltning. Fleet manageren placeres her for dels at sikre en central placering i organisationen, dels at sikre et tæt samarbejde med AK Indkøb og IT-centret, da de bliver centrale samarbejdspartnere. Ø&P-gruppen vil fungere som styregruppe for fleet management, for derigennem at sikre, at de initiativer fleet manageren ønsker at igangsætte, eksempelvis besparelsesforslag, drøftes og godkendes i Ø&P-gruppen, mhp. at sikre legitimitet og forankring af initiativerne i alle syv forvaltninger. Koncernservice Fleet manager AK Indkøb IT-Center Løn, Personale og HR Udvikling af IT-system En af de udfordringer, der bl.a. har været med Leaseplan var, at deres IT-system ikke opfyldte de ønsker og behov til flådestyring som har vist sig gældende. Det er derfor afgørende for fleet management funktionens succes, at der stilles et IT-system til rådighed, som kan understøtte både fleet manageren ift. skabe overblik og udarbejde analyser af bilflåden og som samtidig kan understøtte medarbejdere i de enkelte forvaltningerne i forhold til den daglige drift af bilerne. Efter grundig dialog med IT-Centret omkring de forskellige aktøres ønsker og behov til systemet, vurderer IT- Centret, at det vil være muligt at udvikle et IT-system der er skræddersyet til behovet. Systemet vil dels kunne skabe et samlet overblik over bilflåden, dels kunne give afdelingerne i kommunen adgang til et simpelt overbliksbillede over deres biler, dels kunne hente de fleste informationer fra andre systemer og databaser og dels kunne leverer data og ledelsesinformation til brug for analyse af bilflåden. IT-Centret vurderer, at der skal bruges omkring 650 arbejdstimer på udviklingen og idriftsættelse af systemet, og efterfølgende op mod 100 arbejdstimer årligt i forhold til vedligehold og videreudvikling af systemet. Det svarer til en udgift på kr. til udvikling af systemet og kr. til årligt drift og videreudvikling. I udviklingsprocessen for systemet forslår arbejdsgruppen, at der sker en bred involvering af de forskellige brugere af systemet i de enkelte forvaltninger for derved at sikre en høj brugervenlighed af systemet. Det kunne eksempelvis være administrativt personale, ledere, håndværkere mv. fra de enkelte forvaltninger. Økonomi Etableringen af en fleet manager funktion vil medføre udgifter til hhv. udvikling og drift af IT-system samt udgifter til løn. Det vurderes, at for at kunne tiltrække en medarbejder med tilstrækkelige kompetencer, vil de samlede årlige lønudgifter være omkring kr. År IT-system Løn Samlet (og efterfølgende)

5 Finansiering af fleet management Arbejdsgruppen forslår, at finansieringen af en fleet manager sker af de enkelte forvaltninger baseret på deres andel af biler. Dvs. at der overføres midler fra de enkelte forvaltninger svarende til den andel af biler som den enkelte forvaltninger har i forhold til det samlede antal biler, der forventes at være en del af flådestyringen. Finansieringen følger dermed Leaseplan-modellen hvor den enkelte afdeling betalte et administrationsgebyr på 600 kr. pr. bil pr. år. Arbejdsgruppen forslår at udgifterne til udvikling af IT-systemet, svarende til kr., afholdes fra central hold. På baggrund af den nuværende fordeling af biler 1, som forventes at indgå i flådestyring fremadrettet, fordeles den årlige samlede udgift til fleet managemen på kr. således: Forvaltning Antal biler Andel biler Finansieringstilskud fleet manager Årlig udgift Leaseplan Forskel Borgmesterens Forvaltning 5 1% Ældre- og Handicapforvaltningen % Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen % Skoleforvaltningen 70 11% Sundheds- og Kulturforvaltningen 30 5% Miljø- og Energiforvaltningen 5 1% By- og Landskabsforvaltningen 25 4% I alt % Effektiviseringsgevinster Som beskrevet er det på baggrund af allerede opnåede erfaringer med flådestyring, samt erfaringer indhentet fra andre kommuner (eksempelvis Kolding Kommune) arbejdsgruppens forventning, at der er et anseeligt potentiale for optimering og effektivisering af bilflåden. Fleet manageren forventes årligt at fremlægge og afstemme et forventet effektiviseringspotentiale på transportområdet med Økonomi- og Planlægningsgruppen. Effektiviseringspotentialet skal indgå som en del af de årlige budgetdrøftelser, dog tidligst i forbindelse med buddrøftelserne for For også at skabe incitament til optimering og effektivisering hos den enkelte brugere/afdelinger af bilerne, forslår arbejdsgruppen, at besparelser deles ligeligt mellem den pågældende bruger/afdeling og fleet manageren. Det betyder, at hvis fleet manageren skaber en beviselig effektivisering hos en bruger/afdeling, så overføres halvdelen af besparelsen fra den pågældende afdeling til fleet manageren, mens brugeren/afdelingen selv beholder den anden halvdel af besparelsen. Kompetencekrav for fleet manager På baggrund af ovenstående ønsker til opgavevaretagelse for en fleet manager i Aalborg Kommune, vurderer arbejdsgruppen, at vedkommende skal opfylde nedenstående kompetencekrav: Uddannet biløkonom, merkonom eller lignende Have solid erfaring med håndtering af en større vognpark og/eller været ansat i bil- eller vognmandsbranchen eller i et leasingselskab med ansvar for flådestyring og driftsoptimering Være vant til administrative opgaver og har analytiske evner Kan arbejde selvstændigt, men er også god til at fungere i team Er god til at formidle budskaber klart og tydeligt Kan motivere andre Kan styre et projekt fra start til slut Er innovativ og tænker helhedsorienteret Har kendskab til IT på højere niveau end brugerniveau 1 Fordelingen af biler beror på et skøn ud fra oplysninger indhentet fra SKAT, Willis og Leaseplan. Besparelseseksempel Afdeling X har 4 biler, men en analyse udarbejdet af fleet manageren viser at kørselsbehov reelt set kan imødekommes med 3 biler. Det giver mulighed for at afhænde 1 af bilerne, svarende til en effektivisering på årligt. Effektiviseringen deles således at afdeling X beholder kr. mens der samtidig afleveres kr. til fleet manageren.

6 Evaluering Arbejdsgruppen forslår at der udarbejdes en intern evaluering af funktionens virke efter 3 år. Tidsplan Primo 2019 Primo 2019 Medio 2019 Ultimo 2019/ Primo 2020 Ansættelse af fleet manager, udvikling af IT-system og udarbejdelse af bilpolitik for Aalborg Kommune Test af IT-system og godkendelse af bilpolitik Idriftsættelse af IT-system og implementering af systemet i BF, ÆHF og FB Implementering af flådestyringssystem i SK, SUN, BLF og MEF