Det fremgår af nedenstående tabel, hvor mange biler, der var i 2012 fordelt på relevante afdelinger

Transkript

1 BEREDSKABET Februar hjj Indførelse af flådestyring i Frederikshavn Kommune 1. Økonomi Der er overført en besparelse på 1,5 mio. kr. på kommunens samlede kørselsbudget til Beredskabet i Beredskabet mangler således at få overført det samlede kørselsbudget til: - Driftsudgifter(udgifter til benzin, vægtafgift og reparation/service af bilen) - Kørselsgodtgørelse - Leasingudgifter - Anskaffelse af biler - Administrative ressourcer til administration af bilerne og kørselsgodtgørelsen Beredskabet får herefter det samlede ansvar for driften af alle biler. D.v.s udgifter til leasing, anskaffelse, benzin, reparation, vedligeholdelse, rengøring samt administration. Det kan i øvrigt oplyses, at flådestyring i Kolding Kommune får kr. pr. bil for driften (ekskl. udgifter til mekaniker ). Beredskabet får endelig ansvaret for udbetaling af kørselsgodtgørelsen Det er regnskabstallene for 2013, der overføres til Beredskabet. Der tages hensyn til øvrige relevante forhold omkring økonomien på kørselsområdet. Der er eksempelvis på det sociale område i 2014 afsat budget til en leasingaftale omkring leasing af 70 biler for en 3-årig periode med mulighed for forlængelse af leasingaftalen. Det vil således blive dette budget, at der overføres Med hensyn til anskaffelse af biler, forudsættes det at bilerne har en levetid på max. 8 år fra anskaffelsestidspunktet og det er, det udregnede beløb til den årlige afskrivning, der overføres. Levetiden vurderes dog ud fra hver enkelt bils anvendelse og kørselsforbrug. Der er kommunale biler, som eksempelvis kun har en levetid på 5 år. Det fremgår af nedenstående tabel, hvor mange biler, der var i 2012 fordelt på relevante afdelinger Lastbiler mv. Varevogne Busser Personbiler Total Beredskab Materialegården Sociale bosteder mv Teknisk Service Ældre området Øvrige områder I alt Det fremgår heraf, at det er ældre området og materialegården, der har de fleste biler. 1

2 Der er specielle køretøjer som f.eks. traktorer og lastbiler samt andre køretøjer, der anvendes til specifikke formål, hvor der skal være en forhandling, om det vil være hensigtsmæssigt, at lade disse køretøjer overgå til Beredskabet. Der overføres endelig de nuværende administrative ressourcer til administration af bilerne. Når dette skal gøres op må det ske ud fra et skøn, idet den nuværende administration er fordelt på mange personer. Det foreslås, at der sker en direkte overførsel af de nuværende planlægnings ressourcer (Hans Jakob Jensen overflyttes og ansættes som chefkonsulent i flådestyringskontoret) og der overføres herudover et mindre beløb som skønsmæssigt er udregnet (jf. erfaringer fra Kolding Kommune) til kr. pr bil til administration (herunder bookingsystemet), rengøring mv. 2. Besparelsespotentialet og transportpolitik Det blev i 2012 anvendt 46,8 mio. kr.(eksklusiv administration) til kørselsudgifter i Disse er fordelt med 28,6 mio. kr. til drift af køretøjerne, 12,8 mio. kr. til kørselsgodtgørelse og 5,4 mio. kr. til leasingudgifter. Det nye flådestyringskontor og bookingsystem vil på sigt give mulighed for, at det vil være muligt at booke en kommunal bil til hovedparten af tjenestekørselen. Der er politisk truffet beslutning om, at der skal være en årlig nettobeparelse på 1,5 mio. kr. på kommunens samlede kørselsbudget. Besparelsen opnås ved: at kørsel overføres fra egne biler til kommunens biler og det vil herved være muligt at reducere kørselsgodtgørelsen på 12,7 mio. kr. at der sker en bedre udnyttelse af kommunens eksisterende bilpark og at kommunens eksisterende bilpark udnyttes på tværs af afdelingerne/centrene Alle de brugere der fremover bliver tilknyttet bookingsystemet og dermed har mulighed for at få stillet en kommunal bil til rådighed til tjenestekørsel, har derfor ikke behov for kørsel i egen bil. Hvis der skal opnås et rationale omkring kørselsgodtgørelse, er det nødvendigt, at personale, der anvender egne biler, får adgang til at anvende kommunens biler. Det betyder, at personale der ikke tidligere har anvendt kommunens biler, skal skifte fra anvende egne biler til at anvende kommunens biler. Det forudsættes således, at kommunen kan stille den nødvendige bilkapacitet til rådighed for personalet. Det vil der også blive mulighed for, når der bliver en højere udnyttelsesgrad af bilerne. Der er endelig nødvendigt, at der bliver udarbejdet en ny transportpolitik, der tager højde for indførelse af flådestyring, som medfører, at personalet fremover kan få stillet en kommunal bil til rådighed til tjenestekørsel. 3. Bookingsystemet Bookingsystemet skal bistå brugerne med at finde ledige køretøjer og reservere disse til brugerne. Endvidere skal bookingsystemet også automatisk holde øje med, om bilen bliver afhentet og afleveret til tiden. På sigt vil der desuden være mulighed for at videreudvikle bookingsystemet. 2

3 Det forventes, at der vil blive anvendt et bookingsystem fra Hertz. Der skal foretages en forhandling sammen med de to øvrige kommuner (Kolding og Fredericia) omkring prisen for bookingsystemet. Prisen er pt kr. om året pr. bil og det er et krav, at prisen skal væsentligt reduceres, idet basissystemet er udviklet og der skal udelukkende anvendes ressourcer på at videreudvikle systemet. Hertil kommer, at Beredskabet evt. selv kan foretage de tekniske installationer. Det skal i den forbindelse afklares, hvem der har det tekniske ansvar for at systemet fungere Der opstilles en tidsplan for implementeringen af bookingsystemet. Der påbegyndes med at installere en testversion og der sker en oplæring i systemet. Systemet er foreløbig udelukkende et bookingsystem. Det forudsættes: - at der anvendes et kort til at låse bilen op, - at nøglen til bilen er i bilen, når den bliver låst op og - at nøglen bliver i bilen, når den afleveres Der vil endvidere være en kørselsbog i hver bil, hvor der er oplysninger om de enkelte ture (der undersøges mulighederne for at få en elektronisk løsning) Frederikshavn Kommune kan sikkert anvende indgangskortet til bilkort. Det er et stort arbejde at sætte systemet op og implementere det. Det kan forventes, at især i begyndelsen vil der være mange bagatelagtige henvendelser fra brugerne, idet de skal lære at bruge systemet. 4. Flådestyring indføres etapevis Det foreslås, at flådestyring indføres i 3 etaper. Årsagen til, at det skal ske etapevis er, at det er vigtigt at give det nye flådestyringskontor en reel styremulighed af området. Der gennemføres således store ændringer af området, som medfører, at der skal ske en reel koordinering af kørslen på tværs af centrene og der skal ske en overførsel af kørsel i egen bil til kørsel i en kommunal bil. Der skal derfor være tid til forberedelse og afprøvning af bookingsystemet i kommunalt regi. Systemet anvendes ved dele-bilen til privat udlejning og det er under afprøvning i Kolding Kommune, hvor det har været i drift fra 1. september 2013 og der har i Kolding Kommune ikke været nogle driftsforstyrelser eller nedbrud af systemet. Fredericia Kommune er ligesom Frederikshavn Kommune på vej til at installere systemet. Etape 1 påbegyndes fra 1. marts 2014 og det er hensigten, at der påbegyndes med op til 20 biler i bookingsystemet og ca. 500 brugere, som vil få mulighed for at booke bilerne på tværs af centrene. Der etableres desuden et flådestyringskontor fra 1. marts 2014 med de opgaver, der er beskrevet under punkt 6. Bilerne kan således bookes på tværs af centrene den der booker en bil får den, der er ledig. Hvis der er behov for prioritering er der første prioritet til den person, der kører længst eller til flest personer i samme bil. Det er hensigten at alle kommunens biler på sigt skal bookes via 3

4 bookingsystemet. På sigt vil bilerne blive spredt i hele kommunen og placeret på de mest hensigtsmæssige steder i forhold til brugerne eksempelvis ved rådhusene og ældrecentrene. Ved de områder/afdelinger der kommer med i etape 1 får flådestyringskontoret ansvaret for kommunens tjenestekørsel og budget til kørselsområdet omfattende driftsudgifter, kørselsgodtgørelse, leasingudgifter, anskaffelse af biler samt administrative ressourcer til administration af bilerne og kørselsgodtgørelsen. Der skal endvidere overføres budgetbeløb fra de relevante områder/afdelinger til flådestyringskontoret, når dette budgetbeløb er udregnet, vil der blive en overførselssag til byrådets stillingtagen. I 2014 vil flådestyringskontoret desuden få oprettet et centralt register til registrering af alle kommunens biler. De oplysninger der vil blive registreret fremgår af afsnit 7. Der vil desuden blive udarbejdet en ny transportpolitik, der tager højde for indførelse af flådestyring, som medfører, at personalet fremover kan få stillet en kommunal bil til rådighed til tjenestekørsel. Etape 2 påbegyndes 1. januar Det forventes, at på dette tidspunkt har flådestyringskontoret gjort de første erfaringer med bookingsystemet og med de øvrige opgaver. Det vil derfor være på dette tidspunkt, at flådestyringskontoret får overført hovedparten af kommunens samlede budgetbeløb til tjenestekørsel fra de øvrige centre. Det vil desuden være således, at fra 1. januar 2015 vil indkøb af nye biler samt indgåelse af nye lasingaftaler udelukkende ske i regi af flådestyringskontoret. Etape 3 påbegyndes 1. januar 2016 og på dette tidspunkt vil flådestyringskontoret få hele det økonomiske og driftsmæssige ansvar for bilerne og kørselsudgifterne i kommunen. Det kan i den forbindelse henvises til punkt 7, hvor det konkret fremgår, hvornår målsætningen med indførelse af flådestyring er opnået 5. Antallet af brugere i bookingsystemet Kolding Kommune har 600 brugere i systemet. Det skønnes, at der mindst skal oprettes et tilsvarende antal i Frederikshavn Kommune. Der vil selvfølgelig være en sammenhæng mellem de biler, der udvælges og de brugere, der skal oprettes. Hvis der er behov for det, kan der etableres en lukket gruppe eks. for hjemmeplejen i bookingsystemet. Der skal tages stilling til hvilke afdelinger, der kontaktes mht oprettelse af brugere. De brugere der oprettes, vil fortrinsvis være brugere, der anvender kommunens egne biler i forvejen samt brugere, der får udbetalt høje beløb i kørselsgodtgørelse. Det fremgår af nedenstående oversigt, hvor mange ansatte, der får mere end kr. udbetalt i kørselsgodtgørelse, fordelt på afdelinger/centre: 4

5 Famiieafdelingen 4 Længs muligt i eget liv 6 Plan/vintervedlighold 6 Bo-hjemme støtte 2 UU-Frederikshavn 2 Ledelse, ældre 1 Centerchefens område SOU 4 Administration, myndighed 1 Dagplejen/pladsanvisning 1 I alt 27 Det skal derfor undersøges, hvorledes det eksempelvis vil være muligt, at få brugere fra specielt ovennævnte afdelinger på systemet. Hvis ovennævnte brugere skal på bookingsystemet samt evt yderlige 50 brugere fra ovennævnte afdelinger medfører det, at der er mindst 50 nye brugere af kommunens egen bilpark. Det er derfor vigtigt at sikre, at der er tilstrækkelig med kommunale biler til at dække behovet, når mindst 50 nye brugere skal anvende de kommunale biler. Det kan være interessant, at få analyseret de nye brugeres potentielle kørselsbehov, er det et dagligt behov eller et behov 2 3 dage om ugen, et ugentligt behov eller et behov nogen gange om måneden til længere kørsel. Der er desuden nedenstående udfordringer: At få brugerne overbevidst om at systemet skal anvendes At der er en bil tilstede, når brugerne skal booke en bil At få analyseret evt. årsager til at brugerne ikke anvender bookingsystemet 6. Flådestyringskontoret Der bliver indrettet et flådestyringskontor på Beredskabet. Det er beredskabschefen, der får ansvaret for flådestyringskontoret. Der vil på flådestyringskontoret blive ansat en chefkonsulent samt evt. en administrativ medarbejder. Flådestyringstyringskontoret placeres ved beredskabets alarmcentral, der er således i princippet døgnåbnet for henvendelse fra brugerne i forbindelse med evt. henvendelse omkring bookingsystemet og evt. driftsstop ved bilerne. Flådestyringskontoret får følgende opgaver. Ansvarlig for budgettet til flådestyring på ca. 50 mio. kr. Ansvarlig for bookingsystemet Administration og systematisering af eksisterende leasingkontrakter Sørge for at bilerne kommer til service Sørge for at bilerne kommet til syn Ansvaret for rengøring og vedligeholdelse af bilerne Servicering og kommunikation med brugerne 5

6 Ansvarlig for indkøb af nye biler Ansvarlig for leasingkontrakterne Ansvarlig for kørselsgodtgørelsen Ansvarlig for en hensigtsmæssig udnyttelse af bilerne, der kan ske omrokering f.eks. i forhold til leasing kontrakterne Ansvarlig for at der sker en driftsoptimering af kørslen Drift og oprettelse af et beskæftigelsesprojekt omkring rengøring af bilerne m.v. Det er endvidere hensigten, at klargøring og vedligeholdelse af bilerne sker i beredskabscenterets regi, bortset fra den vedligeholdelse der skal ske på private værksteder. Det er hensigten, at dele af projektet kan etableres som et beskæftigelsesprojekt. Ved at placere flådestyringskontoret ved beredskabet opnås følgende fordele: Mulighed for at anvende alarmcentralens administrative ressourcer Der er i princippet døgnåbnet for henvendelse omkring bookingsystemet og drift af bilerne Der er den nødvendige IT-viden til at drifte bookingsystemet, herunder installation i bilerne Beredskabet har den faglige viden til vurdering af bilernes sundhedstilstand Beredskabet har erfaring med elektronisk styring af bilerne Beredskabet har erfaring med at drifte tilsvarende opgaver som f.eks udbringning af mad og hjælpemidler, budtjeneste, alarmer i kommunen samt drift af beredskabet Beredskabet har erfaring med professionel vedligeholdelse af deres egen bilpark på ca. 35 biler 7. System til registrering af kommunens biler Der skal tages stilling til hvilket system, der skal etableres til registrering af kommunens bilpark. Systemet skal registrere følgende omkring bilerne: fabrikat, type, årgang og andre tekniske oplysninger aftale omkring kørte kilometer (leasingkontrakt) antal kørte kilometer registreres, hvert halve år oplysninger om service tidspunkter oplysninger om syn vedligeholdelses stand, særlige forhold bilens anvendelse registrering af skader + forsikringsforhold brændstofforbrug Det er hensigten, at alle biler bliver rengjort/klargjort to gange om året og der bliver i den forbindelse evt. skiftet dæk til sommer/vinter. Bilens kartotekskort bliver samtidig ajourført. 8. Placeringen af bilerne 6

7 Det er vigtigt, at bilerne bliver placeret i nærheden af brugerne. Det betyder, at udgangspunktet vil blive, at der bliver placeret biler flere steder i kommunen. Eksempelvis ved Frederikshavn Råhus, de gamle rådhuse i Sæby og Skagen samt ved nogle af ældrecentrerne i kommunen. 9. Anskaffelse af nye biler Anskaffelse af nye biler vil fremover ske ud fra en samlet vurdering af kommunens bilpark og ikke en vurdering ud fra behovet i det enkelte center eller afdeling. Der kan gennemføres samlet udbud med brugerafprøvning, miljøvurdering af biler og der træffes herefter beslutning om hvilke biltyper, der er økonomisk mest fordelagtige for kommunen. Biler kan f.eks. opdeles og godkendes i 4 kategorier (lille personbil, mindre 2 personers bil med varerum, mellemklasse personbil og varevogn) Der kan endvidere i højere grad blive mulighed for at anskaffe biler udelukkende til kørsel i byerne eksempelvis el-biler og herved reducere CO 2- udledningen. Det vil endvidere være således, fra 1. januar 2015 vil indkøb af nye biler samt indgåelse af nye leasingaftaler udelukkende ske i flådestyringskontorets regi. 10. Kommunikation Det er vigtigt, at der bliver informeret om etablering flådestyring i Frederikshavn Kommune. Kommunikationen sker i første omgang via nyhedsbreve på intranettet samt ved direkte kommunikation til de relevante samarbejdspartnere. 12. Afrundende bemærkninger Nedenstående skema viser, hvilke fordele Frederikshavn Kommune får ved at etablere flådestyring: Reduktion af udgifter til kørsel Bedre udnyttelse af biler Færre skader Mindre CO 2 Øget tryghed Service-forbedringer Aktivitet Ruteoptimering x x x x Booking i systemet x x x Boking og opfølgning på brug x x x Automatisk kørselsbog x Målig af miljø og klimaeffekt x x Dokumentation af hjemmebesøg x Driftsopfølgning (vedligehold af bil) x x x x x Overblik over bilforbrug x x x x Sporing af skader x x Analyse af brugsmønster x x x x 7

8 Flådestyring er en succes når Der er en god balance mellem vognparkens størrelse på den ene side og kommunens kørselsbehov på den anden side Administrationen er enkel og centralt styret Vognparken er tidssvarende og anvendes på tværs i kommunen Vognparken bliver vedligeholdt professionelt Der er indkøbt el-biler til den bynære kørsel CO 2- udledningen reduceres med 10 procent inden udgangen af 2016 set i forhold til Kørselsgodtgørelsen på 12,7 mio. kr. fra regnskab 2012 skal reduceres til under 4 mio. kr. ved at kørslen overføres fra egne biler til kommunens biler (der vil forsat være personale, der får udbetalt kørselsgodtgørelse til lav sats) Personalet anvender mindre tid på transport Der er oprettet et beskæftigelsesprojekt omkring rengøring og mindre vedligeholdelsesarbejde af bilerne Der er ved fuld implementering opnået en nettobesparelse på 1,5 mio. kr. årlig på kørselsudgifter. 8