Omstilling & Effektivisering

Transkript

1 Omstilling & Effektivisering Nummer 6 Projektnavn Effektive køb af varer og tjenesteydelser Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Administrativ enhed Stab Økonomi og Løn Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Tværgående Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Nærværende forslag omfatter en årlig besparelse på 5 mio. kr. fra og med 2018 til køb af varer og tjenesteydelser. Hertil kommer en yderligere reduktion på 5 mio. kr. årligt via en reduktion af de indirekte omkostninger. Denne del af besparelsen træder i kraft pr Den samlede besparelse udgør herefter 7,5 mio. kr. i 2018 og 10 mio. kr. i efterfølgende år. Besparelsen til køb af varer og tjenesteydelser opnås ved en øget brug af de indgåede indkøbsaftaler samt køb på rigtige varenumre (øget compliance). Der skal samtidig arbejdes målrettet på at opnå bedre indkøb af tjenesteydelser, herunder håndværkerydelser, konsulentrådgivning, kørsel og vikardækning. For at understøtte denne del af forslaget foreslås indkøbsfunktionen opnormeret med en ny udbudskonsulent. Arbejdet med at reducere de indirekte omkostninger (procesomkostninger) til indkøb i form af en årlig reduktion af lønudgifterne på 5 mio. kr. årligt skal ske ved en mere effektiv organisering af indkøbsområdet samt ved øget brug af e- handel. For uddybende beskrivelse henvises til afsnittet "Forudsætninger for økonomisk overslag". Indsatserne i form af en øget compliance, bedre indkøb af tjenesteydelser, bedre digital understøttelse af indkøbsopgaven og en mere effektiv organisering af indkøbsopgavener i god overensstemmelse med anbefalingerne i den nye fælleskommunale indkøbsstrategi for Se eventuelt kort beskrivelse i vedlagte strategipapir fra KL. Der vil blive fulgt op på implementeringen af forslaget via nøgletal for compliance, e-handel samt antal fakturaer. Herved kan det sandsynliggøres, om den foreslåede besparelse til henholdsvis indkøb af varer og tjenesteydelser samt til procesomkostninger udmøntes som planlagt. Opfølgningen vil blive gennemført ultimo 2018 og i forbindelse med de tilbagevendende kvartalsrapporter fra Fællesindkøb Fyn. Hvis den enkelte budgetansvarlige ikke er i stand til at realisere det indlagte effektiviseringsrationale i forbindelse med indkøb af varer og tjenesteydelser, skal den resterende del hentes i form af generelle effektiviseringer. I den forbindelse kan det oplyses, at det forudsatte rationale på i alt 10 mio. kr. årligt svarer til ca. 0,3 pct. af det samlede nettodriftsbudget inkl. lønninger. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ja Ren servicetilpasning Side 1

2 Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Forudsætninger for økonomisk overslag Udgifter til varer og tjenesteydelser omfattet af de lokale og nationale indkøbsaftaler udgør 143 mio. kr. Heraf blev der i 4. kvartal 2016 købt ind ved de rigtige leverandører i 65 pct. af tilfældene. Det er imidlertid utilstrækkeligt at købe ind ved de rigtige leverandører. Der skal også købes ind på de rigtige varenumre. Dette skete kun i 50 pct. af tilfældene. Der er derfor et væsentligt uudnyttet effektiviseringspotentiale ved at udnytte de indgåede indkøbsaftaler bedre. Hertil kommer et yderligere rationale i forbindelse med genudbud og gennemførelse af nye udbud. Ikke mindst på området for tjenesteydelser, som udgør ca. 3/4 af det samlede indkøbsvolumen. Der kan endelig arbejdes på at reducere udgifterne til varer og tjenesteydelser gennem indhentning af flere tilbud ved mindre opgaver. Ud over de direkte udgifter til indkøb af varer og tjenesteydelser er der en række indirekte procesomkostninger. KL har således opgjort de samlede procesomkostninger ved en elektronisk faktura hos ordregiver og leverandør til ca. 300 kr., mens de tilsvarende procesomkostninger ved e-handel alene udgør 100 kr. Faaborg-Midtfyn Kommune har i 2016 haft ca bestillinger svarende til et estimeret tidsforbrug på 54 årsværk. Årsagen til det store tidsforbrug skal bl.a. findes i, at indkøb via kommunens indkøbssystem (som er mindst tidskrævende) kun sker i godt halvdelen af de tilfælde, hvor det er muligt at e-handle. I de øvrige tilfælde sker indkøb enten i en fysisk butik eller via telefon, via mails eller via leverandørenes hjemmesider. Ved en ændret organisering vil dette tidsforbrug kunne reduceres betragteligt. Samtidig vil en øget professionalisering af indkøbsområdet kunne føre til en mere effektiv udnyttelse af de indgåede indkøbsaftaler, herunder øget køb på rigtige varenumre. Nærværende forslag omfatter en årlig besparelse på 5 mio. kr. fra og med 2018 til køb af varer og tjenesteydelser. Besparelsen opnås dels ved nye udbud og ved genudbud af eksisterende indkøbsaftaler, dels ved en øget brug af de indgåede indkøbsaftaler/køb på rigtige varenumre. Dvs. gennem en øget compliance. Besparelsen vil blive understøttet af et nyt og mere brugervenligt indkøbssystem, som peger indkøberne hen til de "rigtige" varer og som er fuldt integrerbart med kommunens eksisterende økonomisystem. Baseret på andre kommuners erfaringer vil det nye indkøbssystem sikre en øget e-handel og dermed en øget brug af eksisterende indkøbsaftaler og køb på rigtige varenumre. Forslaget omfatter endvidere, at der nedsættes en tværfaglig projektgruppe i 2. halvår af 2017, der skal afdække og analysere den nuværende organisering af indkøbsområdet inden for de enkelte dele af organisationen. Formålet er at professionalisere indkøbsfunktionen bredt i kommunen og dermed reducere de indirekte procesomkostninger og øge brugen af de indgåede indkøbsaftaler yderligere. Dels ved at samle indkøbene på færre hænder, dels ved at købe større ind gennem øget e-handel. Det forventes, at dette tiltag vil kunne give en yderligere effektivisering på 5 mio. kr. pr. år fra og med , svarende til en reduktion af det nuværende personaleforbrug med ca. 20 pct. (11 årsværk). Det skal afslutningsvis bemærkes, at udgifter til et nyt indkøbssystem afholdes inden for den eksisterende budgetramme til IT-systemer. Behandles i Hovedudvalg Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Det forventes, at der ved en ændret organisering af indkøbsområdet inkl. en øget anvendelse af e-indkøb kan ske en reduktion af det samtale antal årsværk til indkøb med 20 pct. fra og med , svarende til 11 årsværk. Det forudsættes, at størstedelen af personalereduktionen vil ske i forbindelse med en ændret organisering af indkøbsområdet og ved naturlig afgang. Der skal herudover ansættes 1 udbudskonsulent. Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Side 2

3 Forslaget har været behandlet på et møde i Hovedudvalget. Udmøntning af den foreslåede personalereduktion fra og med vil desuden blive behandlet i 1. halvdel af 2018 i de berørte MED-udvalg. Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Hovedudvalget bemærker, at... Øvrige bemærkninger Det bemærkes, at stabe, fagcentre og decentrale institutioner tidligere har fået reduceret deres budgetter ud fra de indgåede indkøbsaftaler. Eftersom de ikke har anvendt aftalerne i fuldt omfang, vil der fortsat være basis for en yderligere reduktion. Den samlede effektivisering vil blive fordelt som et rammebeløb forlods på de enkelte institutioner med et delegeret budgetansvar. Udmøntningen sker på baggrund af de enkelte institutioners andel af det samlede budget 2017 (eksklusov overførselsudgifter). Der er således tale om en overordnet fordelingsnøgle. Dette ud fra en erkendelse af, at der ikke findes en forkromet fordelingsnøgle, der tager højde for de enkelte delområders hidtidige indkøbspraksis, forskelligheder rammevilkår mv. Via FællesindkøbFyns kvartalsrapporter følges udnyttelsesgraden af de indgåede indkøbsaftaler samt køb på rigtige varenumre (compliance). Supplerende opgøres rationalet i forbindelse med genudbud og nye udbud. Hermed vil der være den fornødne dokumentation for de opnåede effektiviseringer vedrørende varer og tjenesteydelser. Tilsvarende indhentes statistik over antallet af indkøb fordelt på de forskellige indkøbskanaler med henblik på at dokumentere en reduktion af de samlede løn- og procesomkostninger. Opmærksomheden skal dog henledes på, at de reducerede procesomkostninger kan være svære at udmønte, efter som mange medarbejdere i dag køber lidt ind. Det kan derfor kræve nogle større organisatoriske tilpasninger mm. for at hente denne del af besparelsen. Der vil blive udarbejdet et bilag, der viser fordelingen af den samlede effektivisering fordelt på bevillings-/budgetområder. Side 3

4 Omstilling & Effektivisering Nummer 7 Projektnavn Bedre udnyttelse af kommunale m2 Fagudvalg Økonomiudvalget Funktion Administrativ enhed Center for By Land og Kultur Indsatsområde Tværgående effektivisering Område Hele kommunen Sektorområde Kommunale grunde og bygninger Beskrivelse af forslag til Omstilling & Effektivisering Der er igangsat en omfattende analyse af udnyttelsesgraden af kommunale bygninger m.h.p optimering af anvendelsen af kommunale bygninger. Analysen vedrører både ansattes udnyttelse af bygningerne og andre brugergruppers brug af bygninger. Der forventes identificeret en række rokadespor og andre tiltag, som vil føre til mere effektiv brug og evt. mere mulitifunktionel brug af arealer, således at det samlede kommunale antal m2 kan reduceres. Nogle omlægninger forventes at kunne gennemføres relativt hurtigt. Andre rokader m.v. vil være komplicerede og forudsætte et større forberedelsesarbejde og vil formentlig også være forbundet med en del anlægsudgifter, som dog vil tjenes hjem på den lange bane. Analysen vil også gøre status på, hvor langt vi er med hensyn til at opbygge en effektiv samlet facility management organisation til drift af bygningsmassen og give bud på om der er yderligere tiltag, som med fordel kan gennemføres. Analysen forventes færdig juni 2018 og Kommunalbestyrelsen vil blive præsenteret for resultaterne som optakt til Budget 2018 drøftelserne. Det anslåes, at der allerede i 2018 vil kunne gennemføres besparelser på bygningsdriften for 2,5 mio. kr. årligt. Dette beløb forventes på baggrund af erfaringer fra andre kommuner at kunne øges de kommende år, men kan ikke på nuværende tidspunkt budgetlægges. Det er endvidere for tidligt at angive det tilhørende anlægsbehov både i 2018 og i overslagsårene anlægsbehovet forventes dog at kunne komme med i budgetforhandlingerne til august. Erfaringer fra andre kommuner og fra de sidste par års øgede opgaver med lokalerokader viser, at rokadespor er meget ressourcekrævende at gennemføre og at det kræver ressorucer ud over de daglige ressourcer til bygningsdrift og vedligeholdelse, Bl.a. fordi rokader typisk involverer mange ansatte og andre brugere af bygningerne, herunder også påvirker borgere. Flere alternativer skal typisk belyses i omfattende dialoger. Skal rokadespor gennemføres med succes fordrer det ressourcer med de rette kompetencer dedikeret til opgaven. Det anbefales, at der i en årrække på minimum 5 år ansættes en erfaren facility manager, som får som særlig opgave at arbejde med rokadespor. Vedkommende tilknyttes kommunens ejendomsafdeling i By-, Land og Kultur, hvor hovedparten af opgaver vedr. drift, vedligeholdelse og anlæg omkring vedr. de kommunale bygninge allerede samlet. Økonomi Beløb i hele kr. Prisniveau Forventet udgiftsreduktion Mindreudgifter Merindtægter I alt Opstarts-/implementeringsudgifter Drift Anlæg I alt Ren effektivisering Ren servicetilpasning Begge dele Behandling i Med- / Hovedudvalg Ja Behandles i Hovedudvalg Side 4

5 Forudsætninger for økonomisk overslag Konsulentrapport med analyse af mulige rokadespor mv. foreligger forud for budget Se i øvrigt under projektbeskrivelsen overfor. Evt. tilknyttet anlægsbehov i 2018 og overslagsårene forventes afdækket når mulige rokadespor er afdækket og deres tidsmæssige prioritering er vedtaget. Betydning for områdets udviklingsmål / politikker Betydning for Faaborg-Midtfyn Kommunes udviklingsstrategi Eventuel indvirkning på andre områder af den kommunale virksomhed Personalemæssige konsekvenser Fremgangsmåde ved inddragelse af MED-system / medarbejderrepræsentanter Bemærkninger fra MED-system / medarbejderrepræsentanter Øvrige bemærkninger Side 5