THE ACUBIZ WAY BEST PRACTICE

Transkript

2 // Dagens program The Acubiz Way Kl : The Acubiz Way Best Practice del 1 Sådan får du mest mobilitet og fleksibilitet for dine brugere Kl : Pause Kl : The Acubiz Way Best Practice del 2 Sådan optimerer du din tid med overblik og indsigt i finans Kl : Kl : Kl : Frokost og networking The Acubiz Way Best Practice del 2 (fortsat) Sådan optimerer du din tid med overblik og indsigt i finans Tak for i dag 2 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

5 // Hvorfor Acubiz? Opgaven Acubiz understøtter processer, der gør afregning og kontrol af firmarelaterede udgifter så enkel, overskuelig og effektiv som muligt! Metoden Acubiz tilbyder digitale værktøjer, der understøtter opgaven og giver fleksibilitet og mobilitet - og møder brugerne på deres vilkår! Tag brugerbrillerne på 5 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

7 // The Acubiz Way Acubiz One // The Acubiz Way for bruger Arbejde med udgiften én gang, dér hvor man er - med det samme! Overblik lige ved hånden Afregning med det samme - i samme app! Historik 7 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

10 // The Acubiz Way - Acubiz One // The Acubiz Way for bruger Godkende væsentlige udgifter, kontrolleret og fleksibelt - uafhængigt af tid og sted! Godkendelse af udgifter med det samme 10 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

14 // The Acubiz Way Omkostningstyper // The Acubiz Way At give nemt og håndterbart overblik over omkostningstyper og mindske tvivl - på farten! Sigt mod at have forståelige omkostningstyper på brugerens vilkår skabe støtte og tryghed, ikke hindringer minimer antallet af omkostningstyper, så vidt det er muligt Undgå tvetydighed, der kan skabe tvivl Finanstermer (eks. moms) og fokus på kontonumre Tag brugerbrillerne på 14 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

15 // The Acubiz Way Dimensioner // The Acubiz Way Få udgiften gjort detaljeret med valg af det væsentlige - på brugerens vilkår! Sigt mod ensartethed for alle - i alle situationer at gøre valget relevant for brugeren Undgå at lade undtagelserne styre processen for alle uvæsentlige valg (nice to have) Tag brugerbrillerne på 15 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

16 // The Acubiz Way Notifikationer // The Acubiz Way Give støttende information om uafsluttede og ikke godkendte udgifter i en relevant frekvens! Acubiz One notifikationer Widget og 3D touch-informationer Badge-optællinger (2019) Statusmail Notificeres kun, når det er relevant Maks én notifikation pr. dag 16 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

22 // The Acubiz Way - workshop Kom godt i gang Vi skal alle bruge Acubiz One - real time // Har du ikke installeret Acubiz One allerede? Installere Acubiz One på din egen mobil Log ind med detaljer angivet i opgavebeskrivelsen // Har du allerede installeret Acubiz One på din mobil? Log af din egen profil Log ind med detaljer angivet i opgavebeskrivelsen HUSK: logge ud og ind som dig selv, når vi er færdige Kreditkort Udlæg Kørsel Diæter Tid og fravær Godkendelse 22 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

23 // The Acubiz Way - workshop Optimal billedtagning Få taget de mest optimale billeder af dine kvitteringer // Det bedste resultat opnås ved at sørge for rigeligt lys hele kvitteringen er med på billedet kvitteringen er læsbar (i fokus) baggrunden er i kontrast til selve kvitteringen der ikke er andre forstyrrende elementer i fokus 23 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

28 // The Acubiz Way Company Policy Manager // The Acubiz Way Understøttelse af firmaets politik med (for brugeren) rigide krav gjort intuitive uden at stoppe flow Sigt mod at have fokus på det væsentlige og lad det uvæsentlige forblive uvæsentligt sætte krav, der giver mening for brugeren foretage detaljeret kontrol på bagkant via rapportering Undgå usmidige og tunge arbejdsgange Tag brugerbrillerne på 28 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

30 // Company Policy Manager Fast Track Company Policy Manager Eksempler Hotel: Finans til evt. split Forplejning: > 500 kr. pr. deltager Leje af bil: > 450 kr. pr. dag Spottjek: 0 100% 30 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

35 // Company Policy Manager Scenarie 4: finansgodkendelse baseret på samlet beløb Kontrol også i Finans >2.500 kr. Til bogføring i økonomisystem Tvungen kommentar Medarbejder Godkender Finans Leje af bil: > 450 kr. pr. dag 35 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

36 // Company Policy Manager Scenarie 5: altid til finansgodkendelse Altid til kontrol for evt. split > 0 kr. Til bogføring i økonomisystem Tvungen kommentar Medarbejder Godkender Finans Hotel (indland): > 800 kr. pr. deltager 36 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

41 // Company Policy Manager CPM indeholder to områder, der kan benyttes separat eller kombineret 1 Firmapolitik Overholdelse og tydeliggørelse af firmaets politik for bruger og godkender - Omkostningstyper / beløb - Brud på Company Policy 2 Finansgodkendelse Vælge kun at kontrollere væsentlige udgifter. - Omkostningstyper / beløb - Spottjek (variabel) - Brud på Company Policy - Specifikke brugere 41 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

47 // The Acubiz Way Workshop // Transaktioner der skal godkendes i Finans Ligger der transaktioner, der ikke er godkendt? Hvor meget ligger til godkendelse i Finans? Hvor meget ligger klar til eksport? 47 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

48 // The Acubiz Way Workshop // Transaktioner der kræver yderligere konteringer Skifte kontonummer Splitte / fordele på kontoniveau Splitte / fordele på dimensionsniveau Overstyre momskoder 48 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

51 // The Acubiz Way Rapportering / Controlling // The Acubiz Way Foretag kontrol af udgifterne med understøttende datagrundlag for bogføring, flow og retningslinjer Værktøjer Rapportering (udtræk) fra EMS CPM-rapport Dubletkontrol-rapport Business Intelligence Fokusér på det væsentlige 51 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

53 // The Acubiz Way - rapportering Værktøj til efterbehandling og overblik // Foretag afgrænsning på: Perioder Medarbejder Omkostningstype Beløb Land Status på transaktionen Dimensioner 53 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

54 // The Acubiz Way - rapportering Konfigurer din egen rapport // Opret dine egne visningsprofiler Hvilke data ønsker du? Del visningsfiler med andre eller hold dem privat // Gem søgninger Gem ofte benyttede søgekriterier til fremtidig brug // Arbejd med data Arbejd videre med rapportdata direkte i Excel (eller et andet værktøj) 54 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

63 // Dubletkontrol Dubletkontrol kan benyttes til at identificere bedrageri/snyd at identificere fejlindberetninger fra brugere at foretage efterfølgende justeringer/korrektioner 63 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

64 // Dubletkontrol Værktøj til Finans // Værktøj til Finans Rapporten dannes én gang om ugen - hver lørdag Kontrollerer: udlæg udlæg udlæg kreditkorttransaktioner 30 dage tilbage i tiden fra rapporten dannes pr. bruger på beløb (+/- 1%) 64 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

69 // The Acubiz Way - BI Overblik over procestid Giver overblik over, hvor lang tid transaktioner er i proces samt hvor lang tid, der er fra klarmelding til godkendelse Grundlag for eventuelle optimeringer 69 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

74 // The Acubiz Way - artikelkoder // Autokontering baseret på købssted Køb er registreret med en artikelkode på betalingsstedet Kan bruges på alle konti Undgå tvetydigheder - vær specifik // Artikelkoder Kreditkorttransaktioner Rejsekontotransaktioner Leasingtransaktioner Etc. 74 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ

76 // The Acubiz Way Automatisk dataintegration // The Acubiz Way Levere kontrollerede og præcise data til og fra Acubiz via automatik - uden manuelle processer Egenskaber Ingen fejl i overførsel af data - import (stamdata) og eksport (bogføring) Overensstemmelse mellem Acubiz og regnskabssystem Værktøjer Webservice / API og FTP dataoverførsel 76 COPYRIGHT 2017 ACUBIZ