CONTINIA EXPENSE MANAGEMENT Leveret af TRAVEL-X FACTSHEET

Transkript

1 FACTSHEET

2 FORDELE > Web/hostet løsning kræver ingen teknisk vedligeholdelse. > Automatisk import af kreditkorttransaktioner, brobizz og benzinkort. En Continia Expense Management løsning leveres i samarbejde med Travel-X fra den danske virksomhed, ZeBon, via din forhandler af Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5. Dermed opnår du et optimalt sammenspil mellem dit nye rejseafregningssystem og dit økonomisystem. > Integration med Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5. > Integration med rejsebureau. > Alle rejseomkostninger samles ét sted. > Standard løsning - nem opgradering og support. > Brugervenligt interface > Medarbejdere kan aflevere komplet rejseafregning blot ved at have adgang til internettet > Kort tilbagebetalingstid (ROI) - typisk under 10 måneder! > Kort implementeringstid - typisk 2 til 8 uger! I en tid, hvor flere og flere udgifter håndteres via kreditkortkøb over internettet og rejseaktiviteterne stiger blandt kollegerne, så bliver det ikke nemmere at holde styr på de medfølgende udgifter og få dem registreret, godkendt og til sidst bogført i dit Microsoft Dynamics økonomisystem. Continia Expense Management gør det let for både kollegaer og bogholderiet. Ved hjælp af en web browser kan medarbejdere få overblik over deres aktiviteter, vedhæfte bilag (eventuelt via et billede fra sin smartphone), sende dem til godkendelse klar til videre behandling. Integration til både Microsoft Dynamics AX, NAV og C5 sikrer at medarbejdere har mulighed for at påføre et kontonummer og dimensioner til de aktuelle udgiftsposter. Efter godkendelse af posterne, kan de overføres til bogføring direkte i dit økonomisystem. Sådan fungerer det Continia Expense Management er en hostet online løsning, som hver enkelt medarbejder tilgår via deres web browser. Herfra kan du arbejde med to begreber: Rejseafregning og rejseplanlægning:

3 Rejseafregning Udlæggene registreres. Hvis man anvender et kreditkort indlæses transaktionerne automatisk, og der laves en forhåndskontering. Kontantudlæggene registreres manuelt på en nem og enkel måde. Hvis man har udenlandske udlæg registreres valutaen og kursen hentes automatisk fra økonomisystemet eller direkte fra internettet. Bilag kan enten scannes eller man kan anvende sin mobil til at tage billeder af bilagene og sende dem via mail. Rejseafregning Rejseafregningen er normalt en tidskrævende opgave. Med Continia Expense Management er halvdelen af afregningsarbejdet allerede udført på forhånd, når rejsen slutter. Komplicerede beregninger sker på sekunder, og afregningen er nem at danne og overføre til økonomi- og lønsystemet. Samtidig giver systemet den rejsende et solidt overblik over udlæg, som ikke er afregnet. Omkostningsbilag Alle rejsens omkostninger registreres og afregnes uanset betalingsform. Samlede regninger så som hotelregninger kan opdeles på et ubegrænset antal omkostningsarter. Alle rejsens samlede omkostninger registreres uanset betalingsform. Kreditkort Med kreditkort-funktionen kan den rejsende registrere og afregne sine køb på både firmakreditkort og privathæftende firmakreditkort med en entydig specifikation. Til hvert

4 kreditkort kan der kædes et individuelt kontonummer. Der kan trækkes forskud og returneres valuta direkte på kreditkortene. Integration til kreditkort Kreditkort-funktionen har integration til kreditkortselskaberne, så transaktioner online overføres fra virksomhedens kreditkortselskab og medarbejderens firmakreditkort til rejseafregningen. Kontooversigter fra kreditkortselskaberne kan vises på medarbejderens oversigt, så den rejsende altid kan afstemme de køb og udlæg, hvor der er anvendt kreditkort. Samtidig kan virksomheden online afstemme konti på organisationens kreditkort. Præcis som man afstemmer brugen af sit kreditkort via netbank, kan den rejsende se sine kontooversigter hos kortudbyderen og afstemme køb og udlæg med enten medarbejderens firmakreditkort eller privathæftende firmakreditkort. Tilsvarende kan virksomheden - direkte fra Continia Expense Management - få vist ajourførte kontooversigter for alle de internationale kreditkortkonti, som virksomheden anvender. Hvis virksomheden anvender særlige rejsekonti hos rejsebureauer med videre, behandles transaktionerne fra disse konti på samme måde, som de andre kreditkorttransaktioner. e-bilag Den rejsende kan fotografere sine bilag og sende dem som en mail. Continia Expense Management modtager derpå billedet, og anbringer det under den rejsendes profil i systemet, hvorfra det med det samme kan tilføjes den rejsendes afregninger. Diæter Med funktionen Diæter kan du beregne og afregne diæter og procentgodtgørelser efter Statens regler for de enkelte rejselande. Diæterne kan automatisk reduceres for modtagne måltider. Kørselsgodtgørelse Med denne funktion afregner du nemt kørselsgodtgørelse for brug af privatbil i virksomheden. Funktionen registrerer antal kørte kilometer per medarbejder, og godtgørelsen beregnes automatisk efter statens takster. Der kan opsættes individuelle kørselskategorier for hver rejsende. Kørselsgodtgørelsen kan mellemkonteres for at registrere godtgørelsen specielt til skattevæsenet. Kørslen kan ligeledes registreres via Autolog, som kan integreres direkte med Continia Expense Management. Afregning af forskud Med Continia Expense Management kan du bestille og afregne alle former for forskud i alle valutaer. De anvendte forskudsvalutakurser benyttes i hele afregningen. Forskud kan indtastes af en bogholder eller controller, hvorefter det ikke kan ændres af den rejsende.

5 Projekt- og sagsstyring Med denne funktion kan du udskrive specificerede lister over rejseudgifter, der skal knyttes til et igangværende projekt- eller sagsnummer og viderefaktureres. Rejseomkostninger og -udlæg kan fra Continia Expense Management automatisk allokeres til de relevante projekter/sager og kunder. REJSEAFREGNING Afregning af alle rejseudgifter i alle valutaer med betaling kontant, kreditkort eller forudbetalte. Online interface til kreditkortselskaber. Alle de førende kreditkortselskaber såsom Eurocard, MasterCard, First Card, American Express, Diners, Visa og flere andre kan integreres. Bilag og kvitteringer kan sendes til direkte systemet med en mail Automatisk beregning og afregning af diæter efter Statens regler. Automatisk beregning og registrering af kørselsgodtgørelse. Mulighed for integration til Autolog - den automatiske kørebog. Frit antal regnskabs dimensioner. Elektronisk godkendelse. Returnering af forskud. Projektallokering af rejseudgifter. Dag/time-registrering. Formidling af udlæg. Styring af udlån af Brobizz er med mere.

6 Rejseplanlægning Continia Expense Management giver dig mulighed for at planlægge fly-, hotel- og bilreservationer, bestille rejseforskud, budgettere rejseomkostninger med mere. Samlet kan den rejsende medarbejder videregive præcise informationer til virksomhedens bookingafdeling eller rejsebureau. Hele processen med planlægning bliver effektiviseret, og de rejsende medarbejdere har sine rejsedata samlet ét sted. Rejseplanlægning Rejserute Rejseruten beskriver det samlede rejseforløb med detaljeret angivelse af hver enkelt delrejse. Der angives alle relevante oplysninger som dato, rejsemiddel, rejsemål, hotelønsker med videre. Bestilling af rejseforskud Der er mulighed for at registrere udbetalte forskud i Continia Expense Management og overføre dem til økonomisystemet. Hvis man starter med at registrere forskud i dit Microsoft Dynamics økonomisystem, kan dette I rejseplanlægningen kan brugeren definere sin rejserute og angive specifikke ønsker til sin rejse. I samme proces kan der bestilles rejseforskud. Rejseplanen kan sendes i et godkendelsesflow,såfremt der kræves en godkendelse af medarbejderens rejse inden bestilling af billetten. Rejseplanen kan sendes til en intern rejsebestiller (receptionist/travelmanager) eller til et rejsebureau som forestår billetudstedelsen.

7 REJSEPLANLÆGNING Oprettelse af rejseplan indeholdende de overordnede rejseinformationer, så som rejsedeltagere, ruteplan, forventet rejsestart / rejseslut, rejseformål. Diverse regnskabsdimensioner. Bestilling af rejseforskud med valuta, dato, beløb og så videre. Rejsebudget. Elektronisk godkendelse. Oprettelse og registrering af flyreservationer med dato, lokation, destination, rutenummer, selskab, klasse, pris, bonuskonto med mere. Oprettelse og registrering af hotelreservationer med navn, lokation, dato, pris med mere. Oprettelse og registrering af bilreservationer med navn, lokation, dato, pris med mere. Integration med rejsebureau Risikostyring - undersøg eventuelle risici ved den valgte destination påføres et rejsenummer, hvorefter denne post kan eksporteres til Continia Expense Management. Når forskuddet udbetales fra Continia Expense Management, kan dette udbetales via kassen eller via bank. Ved bank overføres forskuddet til den rejsendes kreditorkonto. Avanceret rejsebudget Der kan opstilles avancerede budgetter fordelt på rejsetyper og omkostningsarter med individuelle budgetovervågninger og eventuelt tilladte overskridelser. Grupperejser Der er mulighed for at håndtere grupperejser det vil sige hvis I er flere, der rejser sammen, kan rejseplanlægningen ske samlet som en grupperejse.

8 Generelle funktioner Continia Expense Management er en komplet løsning med en lang række avancerede funktioner, der automatiserer og effektiviserer arbejdsgange, der hidtil er foregået manuelt: Komplet overvågning af alle rejsedokumenter Medarbejderne i virksomheden får lynhurtigt en statusoversigt på alle rejseplaner, rejser og rejseafregninger. For eksempel får medarbejderen, som godkender rejseafregninger, vist alle udestående rejseforskud og de rejseafregninger, som han/hun mangler at godkende. På den måde undgår medarbejderen at ulejlige økonomiafdeling, afdelingsleder og de rejsende medarbejdere. Det frigør ressourcer. Automatisk rykkerfunktion Der kan opsættes automatiske rykkerfunktioner med 2 forskellige brugerdefinerbare tidsperioder (første rykker og anden rykker). Håndtering af valuta Continia Expense Management tilbyder at kunne opdatere valutakurser automatisk online fra en ekstern valutakursdatabase på internettet eller fra en intern database. Valutakurserne er vejledende fra New Yorks fondsbørs og opdateres en gang om ugen for samtlige registrerede valutaer. Refundérbar moms i ind og udland Med funktionen Moms kan du beregne og udskrive den fradragsberettigede momsandel af medarbejdernes køb og udlæg i ind- og udland. Continia Expense Management indeholder en momstabel for alle momsgrupper i samtlige lande. Dansk moms registreres og konteres i økonomisystemets momsregnskab. Udenlandsk refunderbar moms kan angives og konteres separat. Koncern funktionalitet Det er muligt at have regnskaber for flere virksomheder i samme løsning. For hver virksomhed, man opretter i løsningen, kan man vælge hvilke data, der skal være fælles GENERELT Digital godkendelse Automatisk rykker af rejseafregning Advisering ved nye kreditkorttransaktioner Statistikker og rapportering Indberetning til SKAT Komplet overvågning af alle rejsedokumenter Håndtering af valuta Registrering af refundérbar moms i ind- og udland Koncernregnskab Revisions spor Avanceret rollefunktion til styring af rettigheder og godkendere Integration til Microsoft Dynamics AX, NAV og C5

9 med andre. For eksempel kan man vælge at dele valutakurser med andre, da disse er ens for alle, men undlade for eksempel at dele kontoplanen da disse som regel er forskellige. Elektronisk godkendelse Den elektroniske godkendelse opsættes til den enkelte virksomheds procedurer i forbindelse med rejseplaner og -afregninger med individuelle brugerprofiler på op til fire adgangsniveauer. Rapportering til SKAT Alle indberetningspligtige godtgørelser så som kilometerpenge, diæter og så videre, kan indberettes elektronisk til SKAT. Der kan desuden udskrives oplysningssedler til hver enkelt ansat om de indberettede beløb. Revisionsspor Alle dataændringer logges direkte i Continia Expense Management, så der altid kan gøres rede for hvad der er indtastet og af hvem. Med denne funktion kan du elektronisk markere den enkelte afregning som klarmeldt, godkendt, eksporteret eller afsluttet. Funktionen kan opsættes, så den automatisk genererer s til godkendende medarbejdere. På den måde bliver hele processen automatiseret og skaber samtidig en lettilgængelig og entydig dokumentation. Aktivitets log Alle aktiviteter, så som rettelser, klarmelding, godkendelse og så videre registreres i en log-database. Statistik / rapport funktioner Statistik over rejser (antal, varighed, lande, rejseudgifter med mere) per medarbejder eller for udvalgte personer (afdelinger) eller tidsrum. Dette danner et fuldstændigt grundlag for prissætning af forsikringspræmier for rejseforsikringer. Alle data er tilgængelige for yderligere kundedefineret statistik. Alle rapporter kan ligeledes overføres til Excel regneark for viderebearbejdning.

10 Integration til Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5 Funktionen Kontoposteringer viser en komplet oversigt i rejseafregningen ved at integrere systemet med virksomhedens kontoplan fra dit Microsoft Dynamics økonomisystem. Al kontering foregår automatisk. Den rejsende skal ikke bekymre sig om et eneste kontonummer. Det er muligt at definere og tilføje et ubegrænset antal brugerdefinerede regnskabsdimensioner. Dimensionerne kan tilføjes per rejse eller per udgift. Der kan oprettes grupper af dimensioner til individuelt brug. Dimensionerne kan indgå ubegrænset i konfiguration af kontoplanen, der kan opdateres direkte fra økonomisystemet. Når alt er godkendt, er det muligt at overføre kontoposteringer automatisk til Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5. Baseret på Travel-X Continia Expense Management er baseret på Travel-X, en hostet løsning, der er udviklet af vores samarbejdspartner, ZeBon. Travel-X har været på markedet siden 1997 og er af samme årsag en meget moden og driftsikker løsning, som anvendes af over 100 virksomheder og organisationer, blandt andet Magasin, SAS Institute, Copenhagen Business School, Georg Jensen, BoConcept og Telenor. Continia Expense Management leveres via din forhandler af Microsoft Dynamics AX, NAV eller C5. Dermed sikrer du at du opnår et optimalt sammenspil mellem Travel-X og dit økonomisystem. Sådan køber du Til slutbrugere: Continia Add-on produkter sælges udelukkende gennem Microsoft Partnere. Ønsker du at købe vores produkter bedes du henvende dig til din Microsoft Dynamics Partner. Til Microsoft Partnere: Continia Software tilbyder produkter indenfor Microsoft Dynamics AX, NAV og C5 til Microsoft Partnere. Vores produkter er til rådighed og lettilgængelige for alle Microsoft Partnere. Du kommer i gang ved at registrere dig på Continia PartnerZone.