Sted: Utzon Center, Slotspladsen 4, 9000 Aalborg, Det Obelske Auditorium

Transkript

1 Referat Møde i politisk styregruppe den 19. juni 2013 kl Sted: Utzon Center, Slotspladsen 4, 9000 Aalborg, Det Obelske Auditorium Deltagere: Anne-Dorte Krog, Aalborg Kommune Arnold Larsen, Thisted Kommune Bent F. Andersen, Læsø Kommune - afbud Bent Sørensen, Region Nordjylland - afbud Eskild Sloth Andersen, Brønderslev Kommune gik ca Gunhild Olesen Møller, Morsø Kommune Helle Bak Andreasen, Jammerbugt Kommune Jan Dyregaard Nielsen, Vesthimmerlands Kommune Jørgen Pontoppidan, Mariagerfjord Kommune - afbud Lene Schmidt Aalestrup, Rebild Kommune Mads Sølver Pedersen, Aalborg Kommune - afbud Mogens Brag, Frederikshavn Kommune Ole B. Sørensen, Region Nordjylland - afbud Sven Bertelsen, Hjørring Kommune Lis Rom Andersen, Aalborg Kommune (administrativ ledelse) Nanna Skovrup, Region Nordjylland (administrativ ledelse) gik ca Anna Møller Larsen, koordinator for Kulturaftale Nordjylland (referent) Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den og eventuelle tilføjelser til dagsordenen til mødet d.d. Godkendt Bilag 1. Referat af møde i politisk ledelse den (sendt ud med dagsordenen) 2. Introduktion til ny hjemmeside og intranet Anna Møller Larsen introducerede den nye hjemmeside Under den nye hjemmeside ligger der et intranet, hvor politikere og embedsmænd vil kunne hente opdaterede informationer om KulturKANten. Hjemmesiden er oppe at køre nu, men der mangler stadig lidt justeringer på intranetdelen, når de er på plads vil politikere og embedsmænd få tilsendt et login og et password. Hvis man oplever nogen problemer med at benytte hjemmeside eller intranet, eller hvis man har nogle ideer til justeringer, så send dem ind til sekretariatet. Politisk styregruppe ønskede ikke alle ansøgninger samlet i en Zip-fil, da den kan være problematisk at åbne på ipad. Sekretariatet lægger i stedet ansøgningerne ud på intranettet, som en samlet pdf-fil. 1

2 Opfølgning på Kulturaftale Nordjylland Status på afrapportering Kulturaftale Nordjylland skal senest 15. september 2013 aflægge revideret regnskab for Kulturaftale Nordjylland 2013 samt status til Kulturministeriet. De temaansvarlige for de 5 indsatsområder og sekretariatet har derfor hen over foråret indhentet de sidste rapporter og regnskaber fra afsluttede projekter. De temaansvarliges opgave har været at gennemgå de indkomne rapporter og regnskaber og godkende disse, inden de tilbageholdte 10 % af bevillingen er blevet udbetalt. Hovedparten af projekterne inden for de 5 indsatsområder er blevet gennemført og er nu afsluttet -og rapport og regnskab er aflagt i overensstemmelse med retningslinjerne i bevillingsbrevet og i henhold til Kulturaftale Nordjyllands revisionsinstrukser. Nogle få projekter er endnu ikke afsluttet og fortsætter ind i den nye kulturaftale, indtil midlerne er opbrugt. På kulturaftalens hjemmeside kan findes en liste med beskrivelse af projekter støttet af KAN og KUM fra Kulturarvsklynge Nordjylland Orientering Under Kulturarvsklyngen er der et enkelt projekt, som fortsætter ind i den nye kulturaftale: iguide (bevilget kr. fra KAN). Temaansvarlig for Kulturarvsklynge Nordjylland Lars Nørbach har indvilget i at fortsætte som temaansvarlig indtil iguide er afsluttet og rapport og regnskab er godkendt. KulturKANten beder projektet indsende en forventet slutdato. Under Kulturarvsklyngen er der et enkelt projekt Bymuseum Aalborg (bevilget kr. fra KAN), der ikke er blevet realiseret. Midlerne er tilbagebetalt til KulturKANten. Alle andre projekter er afsluttet og har aflagt rapport og regnskab på tilfredsstillende vis. 3.2 Talentudvikling Alle projekter under Talentudvikling er afsluttet, og der er således ingen projekter, der fortsætter ind i den nye aftale. Projekt Keep on rockin har ikke kunnet rejse egen/medfiansiering til helt at kunne balancere bevillingen fra Kulturaftale Nordjylland på kr. Projektet har ifølge regnskab egen/medfiansering på kr., kr., hvorfor bevillingen fra kulturaftalen også er reduceret til det tilsvarende beløb. Restbeløbet på kr kr. er tilbageført til KulturKANten. Projekt Jazzmusikken den kreative proces i nuet, der har fået bevilget kr. af KUM gennem kulturaftalen mangler at blive endeligt godkendt af temaansvarlig, men det forvente snarligt. Efterskrift: Projektets reviderede regnskab er nu godkendt og de sidste 10% af bevillingen udbetalt til projektet. 2

3 Drøftelse vedr. projekt Playform Politisk ledelse bevilgede på møde kr. i støtte til projekt Playform, da projektets intentioner blev vurderet som støtteværdige. Midlerne til projektet et endnu ikke udbetalt, da projektleder ikke har kvitteret for modtagelse af bevillingsbrevet. I projektets bevillingsbrev er der oplistet en række krav til projektet, blandt andet at projektet skal have aktiviteter i mindst 6 kommuner, at der på informationsmateriale og lign skal fremgå, at projektet er støttet af KAN - og at der skal indsendes regnskab, der er direkte sammenligneligt med budgettet i ansøgningen. Den temaansvarlige fra talentudvikling Steen Poulsen, som har fulgt projektet, påpeger at projektet kun er blevet realiseret i én kommune Brønderslev - og at Platform4 har forsøgt at få flere kommuner med i projektet, men at dette ikke er lykkedes. Flere kommuner bekræfter, at projektet har været meget opsøgende, men at de har takket nej til projektet. Temaansvarlig Steen Poulsen påpeger endvidere, at Region Nordjylland - og ikke Kulturaftale Nordjylland - blev nævnt som tilskudsgiver på en række plancher på udstillingen i Brønderslev. Kulturaftale Nordjylland var kun nævnt på en mindre del af udstillingsmaterialet. Kravet om synlig angivelse af Kulturaftale Nordjylland som tilskudsgiver er blevet understreget i mails mellem temaansvarlig og projektleder. Sidst påpeger temaansvarlig Steen Poulsen, at projektet har genereret et overskud på kr. svarende til 18 % af støtten fra Kulturaftale Nordjylland. Sekretariatet påpeger, at projektet på nær 6915 kr. er fuldt finansieret af Kulturaftale Nordjylland, selvom der i ansøgningen var budgetteret med 50 procent finansiering fra kulturaftalen. Sekretariatet påpeger endvidere, at projektets regnskabsopstilling er uigennemskuelig og ikke er opstillet i henhold til hverken budget i den oprindelige ansøgning eller det reviderede budget. Administrativ styregruppe indstiller - at projektets udgifter anses som støtteberettigede, og at der kun udbetales 50 % af disse til projektet, hvilket udgør kr. - at projekter fremadrettet bliver rådgivet til at afsætte de fornødne ressourcer til budgetlægning og opfølgning Referat Politisk styregruppe drøftede sagen, og der var enighed om, at projekter forventes at opfylde kriterier i beskrevet i deres bevillingsbrev. Hvis et projekt ikke kan opfylde kriterierne, skal det godkendes af den temaansvarlige, at projektet afviger fra kriterierne. Når det er et kriterium for at kunne søge en pulje, at der er 50% egen- eller medfinansiering, så kan der ikke efterfølgende ses bort fra dette krav. I Playform-projektet var udbredelsen til mindst 6 kommuner endvidere en forudsætning for støtte. Sagen undersøges nærmere. Bilag 3.2.a Playform ansøgning og revideret budget (udsendt med dagsordenen) 3

4 3.2.b Playform bevillingsbrev (udsendt med dagsordenen) 3.2.c Playform rapport, regnskab og revisionspåtegning (udsendt med dagsordenen) 3.3. Børnekultur Under Børnekultur fortsætter 4 projekter ind i den nye kulturaftale: Børnenes vej til Musikkens Hus (støttet med kr. fra KUM) Børns møde med kunsten (Støttet med kr. fra KUM) Archilab (støttet med kr. fra KAN) Artlab (støttet med fra KAN) Alle disse projekter fortsætter ind i den nye kulturaftale, indtil bevillingen er brugt op. KulturKANten beder projekterne om at indsende en forventet slutdato KulturKANten afventer revisorpåtegning fra Kunststrategi 0-16årige (støttet med fra KAN) - den forventes snarligt at komme ind. KulturKANten har modtaget et revideret regnskab fra My Voice (støttet med fra KAN), der udviser et overskud på ,82 kr. Kulturaftalen har støttet projektet med 43,48 % af de samlede udgifter. Projektet bedes om at tilbagebetale 43,48 % af overskuddet til KulturKANten (29.148,91 kr.) KulturKANten har været i dialog med tidligere projektleder fra projekt Eventyr, Fortælling og Drama for børn (støttet med fra KAN), som uheldigvis ikke var blevet bedt om revideret regnskab efter projektet blev afsluttet i Projektet er blevet afviklet i henhold til bevillingsbrevet, men det nu indkomne reviderede regnskab viser, at projektets udgifter er mindre end budgetteret. Det skyldes imidlertid hovedsageligt, at det ikke har været muligt for den tidligere projektleder, som ikke længere sidder i samme stilling i Thisted Kommune at indhente bilag fra afholdte udgifter i Morsø og Jammerbugt, fordi samarbejdspartnerne ikke længere er i kommunen. Projektet bedes ikke om at tilbagebetale differencen. Der vedlægges et notat i sagen, som redegør for dette. Tovholderkommunerne for Børnekulturområdet Rebild, Marigerfjord og Vesthimmerland følger de projekter, der fortsætter ind i den nye kulturaftale, indtil disse er afsluttet og har aflagt og fået godkendt rapport og regnskab Unge Under Ungeområdet fortsætter UAK (støttet med kr. fra KAN og kr. fra KUM) ind i den nye kulturaftale, indtil midlerne er brugt. Temaansvarlig for Ungeområdet Ulla Tjell følger projektet, indtil det er afsluttet og rapport og regnskab er afleveret og godkendt. UAK bedes indsende forventet afslutningstidspunkt Under Ungeområdet er der et enkelt projekt Hængerøvsmonologer, (bevilget kr. i 2012), der ikke er blevet realiseret. Midlerne er tilbagebetalt til KulturKANten. Projekt Chill i parken mangler revisorpåtegning, men det forventes indsendt snarligt Oplevelsesøkonomi og Kreative alliancer Under Oplevelsesøkonomi fortsætter Creabiz Vendsyssel (bevilget kr. af KAN) indtil 4

5 projektet er afsluttet. Temaansvarlig for Oplevelsesøkonomi Claus Svenstrup følger projektet indtil det er afsluttet og rapport og regnskab er afleveret og godkendt. KulturKANten beder projektet indsende forventet slutdato KulturKANten afventer revideret regnskab fra Kultur i landdistrikterne (bevilget kr. fra KAN) forventes indsendt snarligt Platform4 in a box (bevilget kr. fra KAN) har en problematik, som er meget lignende problematikken omkring Playform (manglende egenfinansiering, ikke afviklet så mange steder, som ansøgt, overskud) Sagen behandles på næste møde i politisk styregruppe. KulturKANten Status på indsatsområder Lis Rom Andersen orienterede På baggrund af blandt andet ovenstående problematik er indstillingsgrupperne for Det overraskende møde & alternative arenaer, Talentudvikling og Innovation til ¼ pris blevet enige om, at de i vejledningen af projekter lægger stor vægt på, at budgetter er opstillet, så de passer til det, der skal gennemføres. Indstillingsgrupperne har derfor bedt administrativ styregruppe være opmærksom på, at de midler, der søges i KulturKANtens puljer har det omfang, der skal til for at realisere det givne projekt i den form, der er beskrevet i ansøgningen. Indstillingsgrupperne anbefaler derfor administrativ styregruppe ikke at lave indstillinger, hvor bevillingen er reduceret i forhold til det ansøgte, men i stedet vælge enten at indstille det fulde beløb eller indstille til afslag. Indstillingsgrupperne anbefalede ligeledes administrativ styregruppe ikke at pålægge projekter at udbrede aktiviteter i flere kommuner, med mindre der samtidig laves aftaler med de pågældende kommuner om at tage imod projektet og hjælpe med at facilitere det. Administrativ styregruppe beder indstillingsgrupperne om i deres vurdering af ansøgningerne også at foretage vurdering af, om budgettet er realistisk ligesom de, når der er angivet projektpartnere i ansøgningerne, bedes undersøge, om de pågældende partnere er indstillet på at indgå som partner i projektet. Indstillingsgrupperne og administrativ styregruppe vurderer at ansøgningsproceduren, hvor der har været tid til at vejlede ansøgere fra først en idéskitse til en egentlig ansøgning har fungeret godt.. Det blev foreslået, at der skal være dialogmøder mellem styregrupperne og politisk styregruppe, hvor styregrupperne faglige kompetencer kan komme i spil og hvor politikerne kan blive inspireret. 4.a KONTRAST Puljen det overraskende møde & alternative arenaer Ved ansøgningsfristen kom 17 idéskitser 8 er givet administrative afslag mange fordi de er afviklet, inden bevillingen kan gives. Resten arbejdes der videre på. Fyrtårnet KONTRAST Indstillings-, projekt- og styregruppe holder møde sammen p.t 5

6 Det er en udfordring at indsatsområdet i kulturaftaleteksten er bundet op på at skulle afslutte med en digital international kunstfestival. Det digitale er svært. Gruppen har drøftet at bruge land art som fokuspunkt. 4.b Talentudvikling Puljen Der er indkommet 19 idéskitser til Talentudviklingspuljen der er givet 2 administrative afslag. Det har været drøftet om man kunne støtte statsstøtte uddannelsesinstitutioner, men det er blevet lagt fast at så længe et projekt lever op til kriterierne og er med til opfylde målene for et indsatsområde, så kan alle søge. 4.c Kunst og kultur som erhverv og kilde til vækst Innovation til ¼ pris Der er indkommet 5 ansøgninger til puljen. 3 får administrativt afslag og 2 arbejdes der videre med. Nu vil vi gerne gå i dialog med kunstnere og virksomheder, så de bliver bedre klædt på til at søge puljen. Derfor vil vi gerne lave forskellige workshops fire steder i regionen i efteråret. Vi vil gerne udsætte en ansøgningsrunde til hen i november, hvor vi har fået aktørerne klædt på. Kunst og kultur som drivkraft for udvikling af det offentlige rum Denne del af indsatsen er sat på stand by indtil møde i september, hvor projektgruppen kommer oplæg til, hvordan projektet skal udfoldes. Politisk styregruppe vil gerne inddrages i forhold til at få udbredt kendskabet til puljerne i deres egne netværk (f.eks. erhvervsnetværk) 4.d Ud-over-KANten Ud-over-KANten-puljen har indtil nu modtaget 30 ansøgninger. 9 har tilsammen fået bevillinger på ,00 kr., mens 2 er blevet bedt om at arbejde lidt mere med indholdet og fremsende ansøgning igen. Projektansøgninger, bevillingsbreve og afrapporteringsfilm og billeder kan findes på (Kulturkanten.dk =>Puljer=>Ud-over-KANten-puljen=>Udvoer-KANten projekter siden bliver løbende opdateret. 5. Fastlæggelse af ny ansøgningsfrist og proces i forbindelse med denne Administrativ styregruppe har på møde den 6. juni 2013 drøftet den nuværende ansøgnings- og sagsbehandlingsprocedure, hvor projekterne indsender idéskitse og får hjælp fra kontaktpersoner i indstillingsgrupperne til at udfærdige den endelige ansøgning. Administrativ styregruppe vurderer, at denne form fungerer hensigtsmæssigt i forhold til at kvalificere ansøgningsmaterialet, inden behandling i politisk styregruppe. Administrativ styregruppe indstiller - At næste ansøgningsfrist bliver 1. oktober At den nuværende ansøgnings- og sagsbehandlingsprocedure fastholdes 6

7 - At der i ansøgningsmaterialet rettes til, så det fremgår, at der ikke kan søges til projekter, der allerede er afviklet på det tidspunkt, hvor bevillingen gives. - At puljen Innovation til ¼ pris foreløbig skrives ud af materialet og i stedet kommer med et nyt koncept for puljen til drøftelse på næste møde i politisk styregruppe Referat Politisk styregruppe godkendte indstillingen Sekretariatet udarbejder langsigtet mødeplan med ansøgningsfrister de næste år frem. Mødeplan sendes ud og lægges på intranettet, når den er rettet til 6. Orientering om bevilling til KulturMødet på Mors Politisk styregruppe besluttede på møde den 15. marts 2013 at afsætte kr. til KulturMødet Politisk styregruppe bad sekretariatet finde ud af, hvor midlerne kan afsættes og hvordan KulturMødet kan bidrage til opfyldelse af vision og mål for KulturKANten. Referat Nanna Skovrup orienterede om KulturMødet og udsender nærmere information omkring bespisning på mødet. Lis Rom Andersen orienterede om, at administrativ styregruppe anbefaler, at bevillingen til KulturMødet på Mors er blevet taget fra frie midler genereret af ikke realiserede projekter og tilbagefaldne momsmidler. Politisk styregruppe godkendte indstillingen. Sekretariatet undersøger muligheden for at KulturKANten kan have en bod til KulturMødet og muligheden for at spise sammen, hvis der findes en fælles dag at besøge mødet. Medlemmerne af politiske styregruppe bedes melde ind til sekretariatet hurtigst muligt, hvilken dag deres udvalg besøger mødet. Reservering af pladser til debatterne på KulturMødet kan foretages her: Bilag 6. Program for KulturMødet på Mors (udsendt med dagsordenen og uddelt på mødet) 7. Status på en-dags-studietur Politisk styregruppe foreslog på møde 15. marts, at inspirationsturen den 10. september bruges i Nordjylland med start i Aalborg og bustur rundt i regionen for at besøge projekter, kulturaftalen har støttet. Undervejs gives introduktion til det, der besøges. Der indlægges møde undervejs, hvor ansøgningerne behandles og dagen afsluttes med fælles spisning i Aalborg Anna Møller Larsen fortalte om ideer til projekter, der kan besøges på studieturen. Politisk styregruppe ønskede, at dagen skal starte og slutte det samme sted, og at programmet for turen ligger fra 10 til ca. 17, samt at mødet, hvor ansøgninger behandles, ligger fra kl med indlagt aftensmad. Sekretariatet arbejder videre med ideen og orienterer, når aftalerne er på plads - 7

8 Efter punktet opstod spontan drøftelse af KulturKANtens rolle i forhold til biblioteksområdet efter det regionale biblioteksråd for nyligt blev nedlagt. Lis Rom Andersen orienterede om, at administrativ styregruppe skal drøfte punktet på næste møde efter at have indhentet mere information fra bibliotekscheferne. Lis Rom Andersen gjorde endvidere opmærksom på, at Region Nordjylland er kritisk over for, at biblioteksdrøftelser skal ligge i kulturaftaleregi. (Der er ingen repræsentanter fra RN til stede under dette punkt) Politisk styregruppe var enig om, at bibliotekerne er en vigtig kulturbærende institution, der ligger naturligt under kulturområdet, og at det kun vil styrke kulturområdet, at bibliotekerne er en del af kulturaftalesamarbejdet. Konklusionen blev, at bibliotekscheferne bedes udpege en repræsentant til administrativ styregruppe. Efterskrift: Kirsten Boelt er efterfølgende blevet udpeget til administrativ styregruppe 8. Temadrøftelser herunder idéer til fremtidige emner Politisk styregruppe overlader ideer til fremtidige temadrøftelser til den kommende politiske styregruppe. 9. Næste møde Næste møde er studietur og behandlingsmøde den 10. september Årsmøde den 21. november aflyses, da næsten alle samles både til Kulturmødet i august og til studieturen i september. Ny mødeplan lægges i henhold til beslutning under pkt. 4 og udsendes snarest muligt efter mødet 10. Eventuelt Der var intet til eventuelt 8