HR-MUS-systemer i spil

Transkript

1 HR-MUS-systemer i spil Leverandør: ITAI/Innomate System/løsning/produkt: INNOMATE HR Se: (NB: Medarbejderplan er navnet på samme løsning skræddersyet til Erhvervsskolerne!) Interviewet per telefon af CW Leverandør: Ankerhus/Xafir System/løsning/produkt: Medarbejdersamtalesystem, m.fl. Se: Interviewet pr. telefon af CW Side 1 af 8

2 En første vurdering af it-aspekterne På basis af telefoninterviews d med ovenstående leverandører (se interviewnoter i vedlagte bilag), er det min it-mæssige vurdering at INNOMATE HR står stærkest som UC Lillebælts kommende HR-system. I min vurdering er ikke medtaget hvorvidt, eller i hvilken grad, løsningerne lever op til de behov og krav der stilles til løsningen på det rent strategiske, ledelsesmæssige og funktionelle plan, herunder fx features, design, arbejdsflow, fleksibilitet og brugervenlighed. Ligesom jeg heller ikke har inddraget prismæssige vurderinger af løsningerne. Jeg har alene forholdt mig til forhold relateret til it-implementering, it-drift, it-sikkerhed og itressourcer jfr. vedlagte noter. Min vurdering er, på nærværende grundlag, at INNOMATE HR (forkorter i det følgende IHR) er at foretrække frem for Medarbejdersamtalesystem (forkortet i det følgende MSS), fordi IHR i højere grad end MSS opfylder disse kriterier: 1. En køreklar løsning som ikke kræver specialudvikling, dvs. udvikling af skræddersyde løsninger for at dække vores it-behov. IHR vil kræve færre ressourcer mhp på tilpasninger end MSS. 2. Kendt løsning til integration med SIS foreligger (brugeradministration). IHR har allerede løsningen, hvor den skal udvikles/skræddersys til MSS. 3. Anvender kendte standarder for dataudveksling, herunder prædefinerede udtræk til UC Lillebælts ressourceregnskab. IHR har allerede løsningen til ressourceregnskabet, hvor den skal udvikles/skræddersys til MSS. 4. Anvender sikre stærkt krypterede forbindelser aht. til datasikkerhed, og lever umiddelbart op til datatilsynets retningslinjer i forhold til Persondataloven. IHR lever umiddelbart op til Datatilsynets regler, og it-revision. MSS gør det sandsynligvis også qva det tekniske setup. Hér er der derfor tale om en relativt lille forskel mellem systemerne. 5. Træk på færrest ressourcer i it-afdelingen til implementering, drift og vedligeholdelse. IHR er i højere grad en out-of-the-box løsning end MSS. På ovenstående baggrund vurderer jeg desuden at time-to-market, altså tiden fra beslutning til daglig it-drift, er kortest for IHR. Side 2 af 8

3 Positive it-relaterede forhold ved begge løsninger Begge løsninger lever op til følgende: - Mulighed for ekstern hosting, hvilket potentielt reducerer omkostninger til hhv. teknisk implementering og teknisk vedligeholdelse/opgraderinger. Skal naturligvis ses i lyset af prisen for ekstern hosting! - Datasikkerheden er i orden fordi begge løsninger kører via stærkt krypterede forbindelser via internet. - Kan også tilgås udefra, dvs fra PC ere hjemmefra via internet uden yderligere tekniske vanskeligheder fx er der ikke brug for VPN-forbindelser. - Mange kunder bruger begge systemer, derfor bliver vi ikke first-mover på et udviklingsprojekt. - Vi kan få levet skræddersyede udtræk/rapporter fra begge systemer, herunder publicering af data på andre platforme. Pris er naturligvis et tema hér. Samlet vurdering På papiret anser jeg begge løsninger for at være it-mæssigt gode kandidater til UC Lillebælts kommende MUS/HR-system. Beslutningen må derfor, efter min opfattelse, primært basere sig på: - (antal) features - pris/omkostninger - tidsperspektiver, herunder evt. planer for udvikling af HR-området - andre strategiske og ledelsesmæssige forhold /cw Side 3 af 8

4 Checkliste og kriterier for valg af it-systemer/digitale løsninger NB! Denne liste anvendes til færdige out-of-the-box it-løsninger, dvs. produkter der allerede er på markedet. I modsætning hertil, anvender vi IT-Afdelingens projektvejledning til itudviklingsprojekter og specialudvikling af it-løsninger. Dog kan selve implementeringen af en ny itløsning med fordel styres under anvendelse af IT-Afdelingens projektvejledning. Foranalyse: Behov, målgrupper og løsningsbeskrivelse Rekvirent og kommende systemejer Formålet behovet. Hvilke opgaver/processer skal løsningen kunne understøtte Mål og delmål for behovsopfyldelsen, og dermed for løsningen De vigtigste features som løsningen skal leve op til dvs. den samlede primære funktionalitet bedst hvis de er prioriteret, og gerne opdelt i 2 grupper: Need to have og nice to have. Primære målgrupper (kommende brugere) og interessenter. Afledte konsekvenser for ikke-primære-målgrupper. Afledte konsekvenser for hhv. it-politik og informationssikkerhedspolitik. Overvejelser ang. opfølgning og evaluering af løsningens resultater og effekter. I hvilken grad nås de opstillede mål? Øvrige krav til løsningen Løsningen skal være brugervenlig og passe godt ind brugernes arbejdsflow sammenholdt med øvrige nuværende løsninger. Løsningen skal fremstå efter et Keep It Simple princip - både hvad angår design, formsprog, tilgængelighed, funktionalitet og indhold. Enkle og overskuelige systemer prioriteres over komplekse systemer, selv om førstnævnte måske ikke dækker 100%. Der skal anvendes fælles løsninger på så mange områder som muligt i hele koncernen. I konsekvens heraf skal løsningen kunne bruges i alle relevante dele af koncernen. Arbejdsflowet i løsningen skal sikre at data og informationer kun findes/lagres ét sted, og at disse let kan tilgængeliggøres, deles, publiceres og genbruges internt (intranet) og/eller eksternt (internet). XAFIR: Ja, krypterede forbindelser. Alt ligger i en SQL-database, hvorfra der kan udvikles udtræk. Løsningen skal kunne håndtere relevant integration/dataoverførsel med andre relevante it-systemer (fx websites, fagsystemer, databaser, vidensplatforme, ) o.lign. efter udbredte normer og standarder for programmering og dataformater. ITAI: Ja, der er mulighed for, via forskellige web-services, at trække forskellige data ud. Desuden integrationsløsning til SIS og/eller AD. XAFIR: Tilvalg: Dashboard med udtrække rapporter, udtræk til skærm og Excell. Admin-modul fleksibel filtrering, søgninger osv. Side 4 af 8

5 Hvis kritiske/følsomme/fortrolige data overføres ved brugen af løsningen (fx data der skal håndteres iht. Persondataloven, Datatilsynets it-sikkerhedsvejledning o.lign) skal løsningen kommunikere data og informationer via stærkt krypterede forbindelser og dermed sikre hjemmesider (ikke VPN!). ITAI: Ja, det er en webbaseret løsning som anvender stræk kryptering (https), og løsningen lever op til fx Persondatalovens bestemmelser.. XAFIR: Ja, det er en webbaseret løsning som anvender stræk kryptering (https). Løsningen skal (hvis det er relevant og væsentligt) kunne tilgås udefra, dvs. fx fra medarbejderes hjemme-pc ere via internet krypteret hvis det er relevant (ikke VPN!). ITAI: Ja, se ovenfor. XAFIR: Ja, se ovenfor. Løsningen, bedst en standardløsning, skal ha vist sin duelighed hos andre, dvs. at referencer er nødvendige. Vi er ikke first mover på en et helt nyt produkt. I konsekvens heraf vælger vi kun nyudviklede og/eller specialudviklede løsninger hvis ingen andre muligheder er til stede. (Hvis en standard -løsning skal udbygges med specialudviklede moduler, skal denne del håndteres som et udviklingsprojekt.) ITAI: erhvervsskoler (og mange private virksomheder) anvender INNOMATE, fx Gentofte Sygehus med ca ansatte/brugere på systemet. XAFIR: I alt brugere er på løsningen i dag. Løsningen skal kunne (op-)skaleres, og den skal benytte kendte standarder for udveksling af dokumenter og data (fx XML, SCORM). ITAI: Ja, rapporter på skærm, print og eksport til fx regneark. XAFIR: Ja, rapporter på skærm, print og eksport til fx regneark. Administration af brugere og tilhørende rettighedsstyring på platformen skal kunne integreres med vores IDM-løsning (edir/ad/sis). Felterne skal om nødvendigt opstilles. ITAI: Ja, der er en integrationsløsning baseret på SIS og/eller AD mhp SSO (single-signon). XAFIR: Ja, der laves en skræddersyet løsning for hver kunde mhp på SSO (single-signon). Krav til tilbud og leverandør Vores infrastruktur er på PC-siden baseret på Windows XP Pro (SP3), Office2007, og dermed også Outlook2007. På serversiden, hvor (næsten) alt er virtualiseret, bruger vi Novell i bunden, og VMware, edir og Zenworks 7. Vi har en del Windows 2003-servere og nogle Windows2008-servere. Infrastrukturen er (for tiden) en MPLS stjerne-løsning hvor alle lokationer er på samme netværk, hver forbundet til servermiljøet. ITAI: Inhouse eller ekstern hosting. Webbaseret løsning. XAFIR: Hostes (for langt de fleste kunder) eksternt hos Proinfo AS, Randers. Tilbuddet skal, foruden en beskrivelse af hvordan løsningen lever op til vores krav og ønsker og hvordan den passer til vores samlede it-setup (positivt og negativt), også omfatte pris for hhv. initialomkostninger og driftsomkostninger, dvs. licenser, opgraderinger, vedligeholdelse, support og rådgivning/konsulentbistand. Det skal også tydeligt fremgå hvilke hardwaremæssige og softwaremæssige forudsætninger løsningen kræver, herunder beskrivelse af nødvendige 3. partsprodukter og (ca.-)priser herfor. ITAI: Ingen 3. parts produkter nødvendige. Årligt abn. er inkl. opgraderinger på ITAI s Side 5 af 8

6 hostingcenter hos Scannet i Kolding. XAFIR: Ingen 3. parts produkter nødvendige når der hostes eksternt. Årligt abn. for opgraderinger. Leverandøren skal levere referencer på kunder der anvender samme eller en tilsvarende løsning, bedst i et it-miljø svarende til vores antal løsninger i drift, størrelse/antal brugere osv. ITAI: erhvervsskoler (og mange private virksomheder) anvender INNOMATE, fx Gentofte Sygehus med ca ansatte/brugere på systemet. XAFIR: I alt brugere er på løsningen i dag. Hvis leverandøren skal deltage i implementeringen (Teknisk implementering og evt. brugerimplementering) skal leverandøren: o Dokumentere erfaring med implementering af løsningen i et it-miljø (netværkskapacitet, servermiljø, pc-platform osv.) der svarer til vores. ITAI: Webløsning. ITAI: Teknisk implementering vil alene handle om at etablere en integrationsløsning til SIS/eDir/AD. XAFIR: Webløsning. XAFIR: Teknisk implementering vil alene handle om at etablere en integrationsløsning til SIS/eDir/AD. o Levere et projektstyrings-setup som en del af sit tilbud. Leverandørens projektstyring skal ud over en tids- og handleplan, også omfatte en plan for risikostyring og ændringsstyring, samt økonomiske vilkår for evt. afvigelser/ændringer i forhold til kontrakten. ITAI: Ja, en projektplan for integrationsløsningen. XAFIR: Ja, en projektplan for integrationsløsningen. o Levere en plan for brugerimplementering og oplæring, herunder evt. kursusmaterialer. ITAI: For administratorer på systemet: Standardkurser. ITAI: For ledergruppe: Virksomhedstilpassede (standard)kurser ITAI: For medarbejdere: UCL forestår selv denne oplæring, ITAI kan levere kursusguides til systemet og logistikken. XAFIR: Samlet implenenteringspaln. XAFIR: Lederne, intokursus, HR-faglige del, + brugeroplæring, typisk en dag. XAFIR: Medarbejderne, brugeroplæringen, står vi selv for. Lev. Lev. Hjælper. o Leverandøren skal oplyse om hvordan løsningen lever op til informationssikkerhedsmæssige forhold (backup/recovery, datasikkerhed, persondatalov, sikkerhedsstandarder o.lign.), ligesom der skal oplyses om features der understøtter standardiserede dataudtræk til statens arkiver hvis det er relevant for systemets anvendelse. Leverandøren skal desuden bistå med og deltage i mindst én backup/recovery øvelse, ligesom leverandøren skal garantere at opgraderingsprocedurer, herunder opdatering af evt. klitentsoftware, faktisk virker uden vanskeligheder i praksis. ITAI: Systemet er opbygget så det overholder persondatalove og registertilsytens krav og vejledninger, herunder it-revision. ITAI: Backup/recovery ligger hos Scannet i Kolding (også vores integrationsløsning til Fronter i øvrigt). Hvis vi selv hoster ligger ansvaret hos os, ITAI/Scannet deltager og vejleder gerne. Side 6 af 8

7 Øvrige forhold ITAI: Dataudtræk til Statens Arkiver: Véd ikke noget om det! ITAI: Opgraderinger er inkl. ved ekstern hosting, ellers ikke. ITAI hjælper dog gerne hvis vi selv hoster. XAFIR: Ja. It-revision kan laves mod betaling. XAFIR: Backup/recovery sammen med hostingcenter. Nej ikke prøvet. XAFIR: Dataudtræk til Statens Arkiver: Véd ikke noget om det! ITAI: Løsningen omfatter udtræk til UCL s ressourceregnskab, specifikt punkterne 5. og 12 i ressourceregnskabet vedrørende Lærernes kompetencer og Kompetenceudvikling for lærere, ledere og TAP ere. XAFIR: Ikke en færdig løsning til denne del. Laves når der er behov for det, mod betaling. Evt. én gang for alle, som fx PDF. Beslutning rekvirent/systemejer Sammenligning af mulige løsninger vha oplistning af prioriterede features og andre kriterier som fx initial økonomi, driftøkonomi, leverandørens styrker/svagheder, referencer o.lign. i samarbjede med IT-Afdelingen. Valg af system og leverandør. Beslutning om hvor omkostningerne skal afholdes. Forhandling af kontrakt, pris og øvrige vilkår. (Kopi af kontrakt til IT-Afdelingen.) Valg af metode til opfølgning og evaluering af løsningens resultater og effekter. Side 7 af 8

8 Implementering i samarbejde med IT-Afdelingen Systemejer udpeger projektansvarlig for implementeringen. Plan for teknisk implementering, tests, leverandøraflevering og idriftsættelse. Plan for implementeringen overfor brugerne intro, procedurer, oplæring. Plan for organisering af evt. lokale superbrugere/administratorer. Plan for inddragelse af IT-ServiceDesk ang. behov og forventninger til brugersupport. Teknisk implementering i tæt samarbejde med IT-Afdelingens DRIFT-enhed. Bruger implementering. Opfølgning og evaluering af løsningens resultater og effekter. /cw Side 8 af 8