Referat fra møde i FSU

Transkript

1 Referat fra møde i FSU Til stede: Jesper Lindgaard Christensen (JLC), Preben Horsholt Rasmussen (PHR), Hanne Kathrine Krogstrup (HKK) (HKK deltog ikke i punkt 11-13) Sekretariat: Otto Simonsen (OS), Vibeke Pedersbæk () Afbud: Søren Kristiansen (SGK), Lise Rytter Krogh (LRK), Lis Carlsen (LC), Carina Budum Ertman (CBE) 1. Godkendelse af dagsorden Ansvarlig for opfølgning Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger 2. Budget 2014 FSU havde forud for mødet fået fremsendt Forslag til budget 2014, som er fremsendt til bestyrelsen til godkendelse. Bestyrelsen har bedt ØA om at foretage nogle ændringer i strategiteksten, således at indholdet fra fakulteterne blev mere ens, hvorfor bilaget er under justering. Månedsopfølgning pr. i 1. december 2013 viser, at der er et forventet underskud på 12 mio. kr. Såfremt underskuddet i regnskab 2013 bliver større end 9,2 mio. kr., skal tilsvarende overskud indarbejdes i ankerbudgettet for HKK gennemgik budgettet for 2014 og bemærkede, at der skal tages forbehold for budget 2015 og 2016, da fokus primært har været på økonomiopfølgningen i 2013 og kvaliteten af budgettet for Der blev stillet spørgsmålstegn ved, hvorfor der var en nedgang i indtægterne fra Heltidsuddannelse fra 2014 til 2015, når der er et fortsat stigende optag. [Forklaringen på dette er, at stigningen på 37 STÅ fra ikke er nok til at udligne faldet i taxameterbetalingen pr. STÅ. Takst 1 er faldet fra kr. pr. STÅ i 2014 til kr. pr. STÅ i Såfremt der ikke vil have været et fald i taxameterbetalingen, ville SAMF have tjent 189 mio. kr. i 2015 i stedet for 186,1 mio. kr.] Som det fremgår af budget 2014, er der p.t. budgetteret med et overskud på 4 mio. kr. Når universitetet/fakultetet kender regnskabsresultat for 2013 i marts 2014, åbnes budgetterne igen, idet et evt. underskud vil skulle dækkes ind i Det betyder, at det fremsendte budget 2014 er foreløbigt. At budgettet åbnes igen har den fordel, at fakultetet kan regulere indtægtsbudgettet i marts måned 2014, hvor der et bedre kendskab til eksempelvis indtægterne fra ekstern virksomhed.

2 HKK forventer, at alle institutbudgetterne er klar den 21. januar 2014, og at de kan forelægges FSU i mødet i februar måned. HKK oplyste, at fakultetets økonomimedarbejdere fremlægger institutbudget 2014 for Institut for Statskundskab for instituttets institutråd og LSU den 10. januar JLC påpegede, at ændringer i nederste tabel i budgettet side 27 bør benævnes med positivt fortegn, ligesom der er behov for, at andre forbrugsomkostninger specificeres, så det er muligt at se, hvilke omkostninger der er tale om. [Det har efterfølgende vist sig, at det ikke er muligt at ændre fortegnene eller præcisere omkostningsgrupperne nærmere i det tilsendte materiale, da det er den model, som ØA anvender og det er i den form, det er fremsendt til bestyrelsen. Såfremt FSU ønsker en specifikation på SAMF niveau, kan dette forelægges på næstfølgende FSU møde.] Til strategitekstens passus om, at der i 2014 vil være fokus på en forøgelse af antallet af bibliometripoint, bemærkede JLC, at der må kunne forventes et fald i BFI produktionen, jf. forøgelsen af undervisningspligten. Samtidig er teksten omkring excellence uklar. Budgetgrundlaget for 2014, ift. BFI point, er baseret på høsten i 2012, hvorfor en negativ effekt på antal BFI point grundet øget undervisningspligt, først vil udmøntes fuldt ud i budget Status på fakultetets stillingsstop er, at der netop har været midlertidigt åbnet for ansættelser - dog alene for at få enkelte specifikke ansættelser/forlængelser på plads, hvor medarbejdere er blevet fanget i stillingsstoppet. Stillingsstoppet er nu aktiveret igen, og stillingsprioriteringen åbner først igen, når budgettet åbnes igen, og institutbudgetterne er på plads forventeligt i marts HKK bemærkede, at der i 2014 er budgetteret konservativt, og at der 2014 er en meget restriktiv stillingsproces, ligesom økonomien følges tæt for at sikre, at fakultetet kommer positivt ud af HKK påpegede, at en tæt styring af økonomien er nødvendig, men at dekanatet er opmærksomt på, at månedsopfølgning medfører en stor arbejdsbelastning for sekretærerne på institutterne. Det er dog et krav fra bestyrelsen, som indtil videre ikke kan afviges. Det er vigtigt, at der opretholdes en intensiv styring og økonomiopfølgning, men der skal findes et niveau, som ikke belaster TAP personalet unødigt. JLC bemærkede hertil, at også VIP personalet oplever en administrativ byrde ved brugen af eksempelvis timesedler. HKK oplyste endvidere, at fakultetet overvejer at opsige bygningerne på

3 Strandvejen 19, og at det nu undersøges, om de studerende kan flyttes til Aalborg Øst, hvilket naturligvis forudsætter, at brandmyndighedernes krav og andre regler til lokalemæssige forhold overholdes. Efter gennemgangen af budgettet blev der stillet en række spørgsmål til dekanen: PHR: Er det fortsat på Institut for Statskundskab, at den økonomiske situation er mest kritisk? HKK bekræftede dette. PHR: Er beskæftigelsessituationen på Institut for Statskundskab sikker i 2014? HKK svarede hertil, at beskæftigelsessituationen endnu ikke er sikker, idet der fortsat er mange ubekendte. Den 21. januar 2014 kendes institutbudgetterne, og det vil give et bedre grundlag for at vurdere det økonomiske grundlag for de enkelte institutter. Der er i fakultetsledelsen truffet beslutning om omfordeling af nogle af omkostningerne i budgettet, hvilket vil komme Institut for Statskundskab til gode, men som på den anden side vil belaste andre institutters budgetter. Institut for Statskundskab vil dog få regningen på et senere tidspunkt, og der stilles krav til instituttet om bl.a. øget færdiggørelse. JLC: Vil der ske en rullende udrulning af stillingsplanen? HKK gennemgik udrulningen af stillingsplanen: 1) Der har været nogle enkelte personer, som er fanget i stillingsstoppet, og der åbnes op for personspecifikke ansættelser, jf. ovenfor (frigivet ) 2) En række yderligere budgetterede stillinger kan frigives, når de økonomiske rammebetingelser er til stede. HKK tilføjede, at de få ansættelser betyder, at der er meget få ledige VIP ressourcer, og at der derfor er behov for, at VIP hvor det er muligt varetager undervisning, som ikke ligger inden for deres forskningsfelt, men måske inden for et beslægtet forskningsområde. JLC: Er der en fælles forståelse hos bestyrelsen og andre, at der er problemer på Institut for Statskundskab? HKK svarede hertil, at bestyrelsen er opmærksom på, at instituttet og fakultetet er klemt økonomisk. Fakultetet har dog en troværdig position i forhold til den centrale økonomiafdeling, da fakultetet råder over en meget kvalificeret økonomifunktion.

4 3. Nye personalepolitikker HSU har vedtaget 3 nye personalepolitikker, som blev fremlagt på FSU til drøftelse med henblik på lokal implementering. HR-afdelingen har bedt FSU drøfte, om der er behov for oversættelse af politikken om fleksibel arbejdstid for TAP er og seniorpolitikken. Der var enighed om, at alle 3 politikker bør oversættes til engelsk, hvilket videreformidles til HR-afdelingen. HKK bemærkede til multimediepolitikken, at vi på Samf ikke formelt etablerer hjemmearbejdspladser. Medarbejderne er dog velkomne til at arbejde hjemmefra. I forhold til seniorpolitikken var det HKK s opfattelse, at seniorordninger etableres for medarbejdere med henblik på fastholdelse. En seniorordning om fx nedsat tid og fuld pension er ikke en medarbejder-ret, men et spørgsmål om en forhandling. 4. (Aften-)tidspunkter for undervisning FSU har tidligere besluttet, at fakultetet midlertidigt kan lægge undervisning frem til klokken 18.00, jf. referat af FSU møde den 8. september FSU drøftede hvorledes evt. aften undervisning håndteres fremadrettet. JLC og PHR var af den opfattelse, at aftalen om, at undervisning alene kan foregå frem til klokken 18.00, også bør gælde fremadrettet. HKK bemærkede, at der er modstridende interesser i forhold til gennemførelsen af undervisningen. Medarbejderne ønsker at flytte fra Strandvejen, hvilket giver et pres på auditorierne i Aalborg Ø, men samtidig stiller medarbejderne krav om alene at undervise inden for et vist tidsrum. Der er igangsat et arbejde i forhold til at afklare auditoriesituationen i forbindelse med den planlagte opsigelse af Strandvejen 19 fra Der var enighed om, at aftalen fra 2011 om, at der alene undervises til klokken 18.00, gælder ind til videre. Undtaget er uddannelser som fx HD, hvor undervisningsforløbet er tilrettelagt, således kursisterne kan varetage deres arbejde i dagtimerne. Såfremt det ikke er muligt at finde auditorium i Aalborg Ø inden for tidsrummet bør medarbejderne være parate til at undervise inde i byen. OS bemærkede, at overenskomsten ikke sætter rammer for arbejdstiden, og at en aftale om, at undervisning ikke kan ske efter klokken er et gode for SAMF medarbejdere. 5. Evaluering af processen for 4. kvartalsforhandlinger Der var enighed om, at 4. kvartaltsforhandlingerne er kørt tilfredsstillende på trods af, at tidsplanen for forhandlingerne blev overskredet af forskellige årsager. JLC påpegede, at det er positivt, at der i år generelt er givet individuelle

5 begrundelser for afslag, hvor der tidligere har været brug en standard begrundelse. JLC spurgte til, hvornår der budgetteres til lønforhandlingen, og hvor meget der budgetteres med? Der afsættes midler til ny løn i budgettet. OS blev anmodet om at udarbejde et notat om principper for en vejledende pulje til lønforhandlingen. OS HKK påpegede, at det kunne være problematisk, hvis B-siden kommunikerer til medarbejderne, at den økonomiske situation ikke påvirker forhandlingerne, idet medarbejderne så ikke vil kunne forstå begrundelsen for afslag. JLC og PHR oplyste, at de alene har refereret den økonomiske situation eller helt undladt at omtale den. 6. Lokale incitamenter til tvær-institutionelt samarbejde I forbindelse med 4. kvartalsforhandlingerne drøftedes incitamenter til at arbejde tvær-fakultært. B-siden har ønsket en indledende drøftelse. JLC var af den opfattelse, at tværfagligt samarbejde bør honoreres i forbindelse med lønforhandlingerne, idet det er vigtigt at fremme den form for samarbejder. Det blev besluttet, at fakultetsledelsen drøfter kriterier for tværfagligt samarbejde, hvorefter kriterierne forelægges FSU. /DOB/OS 7. Nyt fælles årshjul for FSU og de lokale SU ér Det fremlagte forslag blev godkendt med mindre justeringer. Der var generelt enighed om, at emner tages op, når det er aktuelt. Årshjulet sendes ud til de lokale SU til inspiration. 8. Evaluering af FSU arbejdet Punktet blev udskudt til næste møde, idet TAP siden ikke var repræsenteret ved mødet. 9. Evt. tilpasning af forretningsorden Det blev besluttet, at referater sendes ud til suppleanter og sekretærerne for LSU med henblik på videre formidling til LSU medlemmer. Spørgsmålet omkring suppleanters eventuelle deltagelse i FSU møder tages op igen på et senere tidspunkt, når der er valgt ny TR repræsentant for DS.

6 10. mødeplan Mødeplanen blev godkendt med 2 rettelser: Mødet den 6. juni kl flyttes til den 13. juni 2014 kl Mødet den 14. november 2014 rykkes til december 12. december 2014 kl Meddelelser fra dekanen: a. Status på arbejde med ny innovationsstrategi OS orienterede om status på arbejde med ny innovationsstrategi. Innovationsgruppen afleverede en afrapportering i oktober måned 2013, mens forskningsgruppens strategi er færdiggjort primo januar Fakultetet forventer med udgangspunkt i de 2 strategi-input at udarbejde en samlet handlingsplan for indsatser på forsknings- og innovationsområdet. Handlingsplanen forelægges FSU på næste møde i februar måned b. Nyt fra HSU JLC orienterede fra HSU mødet. Hovedpunktet for HSU mødet den 10. december 2013 var budgettet. Der er etableret en ny struktur for IT organisationen. Der var på HSU mødet endvidere en diskussion af egenkapitalens udvikling sammenlignet med andre danske universiteter. B-siden har på HSU mødet givet udtryk for, at det er naturligt at egenkapitalen er lav, når der er tre store investeringer: frit optag, etablering af SUND, etablering og opbygning af Sydhavnen. I forhold til spørgsmålet om etablering af out-placement forløb ved afskedigelser har HR-chefen oplyst, at HR-afdelingen har kompetencer til at varetage denne opgave internt og derfor ikke vil skulle bruge ressourcer på at opbygge nye kompetencer eller tilkøbe ydelsen udefra. 12. Meddelelser fra B-siden B-siden har afholdt et stort TR-møde med 45 tillidsrepræsentanter. Der har desuden var afholdt TR møde med medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen samt et TR møde med bestyrelsesformanden. Emnerne har været økonomi og afskedigelser af personale. 13. Evt.

7 Der er ikke en formaliseret aftale om aflønning af masterstudieledere. Dette bringes på plads i foråret JLC rejste spørgsmålet om, hvorvidt det er afklaret, om Ph.d.-studerende vil blive timekompenseret for omsorgsdage, jf. ny arbejdstidsaftale. OS oplyste, at spørgsmålet endnu ikke er drøftet med dekanen, men at indstillingen fra sekretariatets side vil være, at Ph.d. studerende ikke timekompenseres. Årsagen er, at Ph.d. studerende på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet allerede har nedskrevet undervisningspligten for ph.d. stipendiater ansat under AC-overenskomsten fra 840 timer (pligtarbejde) til 600 timer, og en kompensation for omsorgsdage allerede må ligge heri, ligesom den daglige undervisningspligt for Ph.d. studerende ligger på 0,9 timer, hvilket vil betyde en meget lille timekompensation henset til den administrative byrde, registreringen vil medføre. Endelig afklaring om evt. timekompensation for Ph.d. meddeles TR hurtigst muligt i januar OS