Ringkøbing-Skjern Kommune Analyse af dimensioneringen af myndighedsbehandlingen

Transkript

1 Analyse af dimensioneringen af myndighedsbehandlingen August Ringkøbing-Skjern kommune

2 Indholdsfortegnelse Sammenfatning 1. Indledning 2. Børn og Familie 3. Handicap og Psykiatri 4. Beskæftigelse 5. Sundhed og Omsorg 6. Land, By og Kultur 2 Ringkøbing-Skjern kommune

3 Sammenfatning 3 Ringkøbing-Skjern kommune

4 Sammenfatning af analysen Analysen viser en række fælles tendenser, men også forskelle på områderne. Hovedkonklusioner Dimensioneringen af sagsbehandlingen skal afspejle lovkravene og sagsmængden på de enkelte områder, men også overvejelser om investeringer og borgerinvolvering. Det kan således være en fordel at bruge ekstra ressourcer på udredningen og opfølgningen for at sikre en målrettet indsats og dermed en økonomisk gevinst for kommunen på sigt. Analysen har dermed lagt vægt på de forskellige perspektiver i overvejelser om dimensionering. Analysen viser følgende overordnede resultater på de forskellige fagområder. Børn og unge-området Overordnet er dimensioneringen sammenlignelig med andre kommuner, dog ligger Handicapteamet højt. Dette skal dog ses i lyset af, at mange kommuner reducerer sagsmængden med henblik på blandt andet at få en tættere opfølgning og mere målrettet indsats. Handicap og psykiatri Sagstallet i specialteamet ligger i den høje ende, og det vurderes, at en ressourcetilførsel kan sikre et bedre grundlag og opfølgning i sagerne. Beskæftigelse På beskæftigelsesområdet er sagstallet overordnet sammenligneligt med andre kommuner. Også her er tendensen dog, at flere kommuner opprioriterer sagsbehandlingen med henblik på at sikre en tættere opfølgning og en mere effektiv indsats. Ældre Sagstallet på ældreområdet er forholdsvis højt, og det vurderes, at en ressourcetilførsel kan bidrage til at styrke kvaliteten i sagerne. By og kultur Sagstallet på dette område er sammenligneligt med andre kommuner, og selvom der er høje lokale servicekrav, betyder retningslinjer og høj anciennitet, at der er en god kvalitet i sagerne. Anbefalinger til fremadrettet fokus Der er et særskilt fokus på dimensioneringen af myndighedssagsbehandlingen i denne analyse, men Deloitte har i processen også indsamlet en række øvrige forslag til forbedringer. Disse præsenteres kortfattet nedenfor. Der kan generelt med fordel etableres en mere ensartet løbende opfølgning på sagstal og status i sagerne som grundlag for den almindelige ledelsesopfølgning på alle niveauer og overvejelser om løbende justeringer og anvendelse af ressourcer på tværs af team. har ligesom mange andre kommuner udfordringer med at få etableret den nødvendige ledelsesinformation vedrørende myndighedsopgaverne. Ledelsesinformationen bør i vidt omgang kunne trækkes fra fagsystemer eller ESDSH, og der kan med fordel indgås dialog med it-leverandører om dette. Hvis der ikke kan etableres overblik over de relevante nøgletal på de enkelte fagområder, kan der med fordel udvikles regneark til at understøtte dette. Det kan overvejes at få en mere ensartet praksis for fleks og overarbejde, der i dag håndteres meget forskelligt på tværs af områderne. På det specialiserede område for både børn og voksne kan der med fordel gennemføres kompetenceudvikling i udarbejdelse af gode mål. På enkelte områder (børn og unge) kan der med fordel udarbejdes serviceniveauer som ramme for tildeling og forventningsafstemning med borgerne. Herudover bør det overvejes at udvikle visitationskriterier for Børn og Familie og Handicap og Psykiatri. 4

5 1. Indledning 5

6 1.1 Baggrund og fokus for analysen Analysen skal kvalificere kommunens overvejelser om justeringer i dimensioneringen af myndighedssagsbehandlere. Baggrund sparede sidste år på sagsbehandlingen og oplever i år efterspørgsel efter flere sagsbehandlere på flere serviceområder. Med henblik på at kunne vurdere, om der er behov for flere sagsbehandlere på de forskellige serviceområder og i givet fald omfanget af dette, ønsker kommunen en analyse af den aktuelle dimensionering. Analysen skal føde ind i budgetprocessen og derfor forelægges for byrådet ultimo august Hensigten er at tilvejebringe et oplyst grundlag for at vurdere, om normereingen er tilpas. Analysens fokus Analysen skal afdække, om dimensioneringen af myndighedssagsbehandlere på de enkelte serviceområder er hensigtsmæssig i forhold til at sikre effektiv sagsbehandling, god service til borgerne samt tilstrækkelig kvalitet og overholdelse af lokale og nationale krav. For at sikre et solidt grundlag foreslår Deloitte, at dette belyses ved at analysere den aktuelle myndighedssagsbehandling ud fra fem perspektiver: 1. Er der en god standard i myndighedssagsbehandlingen i forhold til borgerne borgerservicerejsen? 2. Overholdes lokale og nationale frister? 3. Er der effektive processer og snitflader? 4. Er der hensigtsmæssige redskaber og systemer? 5. Er der et tilstrækkeligt dokumentationsniveau herunder undgås overoplysning? Datagrundlag Analysen er gennemført for alle serviceområder, hvor der gennemføres myndighedssagsbehandling, herunder: Børn og Familie Handicap og Psykiatri Beskæftigelse Sundhed og Omsorg Land, By og Kultur Analysen er baseret på en række forskellige datakilder, herunder: Opgørelser over sagsbehandlere og årsværk Opgørelser over antallet af sager for forskellige sagstyper Beskrivelser af lokale retningslinjer, processer og snitflader Interview og fokusgrupper med ledere og sagsbehandlere I analysen sammenlignes dimensioneringen med sammenlignelige enheder i andre kommuner. Sammenligningerne baseres på Deloittes nationale og kommunale analyser. Der indgår op til 82 kommuner i sammenligningerne. Grundlaget afhænger naturligvis af området, og i nogle tilfælde indgår 4-8 kommuner. Der er lagt vægt på at finde det mest sammenlignelige grundlag, for eksempel konkret organisering af sagsbehandlingen, der minder om. 6

7 2. Børn og Familie 7 Ringkøbing-Skjern kommune

8 2.1. Områdets karakteristika Området er kendetegnet ved forholdsvis omfattende sager og en række nationale proceskrav. Beskrivelse af området Området generelt Børneområdet er kendetegnet ved både meget omfattende sager om foranstaltninger til udsatte børn og unge, kortere forløb med forebyggende indsatser ( 11) og sager om blandt andet merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste, der typisk bevilges til familier med børn og unge med funktionsnedsættelse. Afhængigt af sagstypen er der forskellige krav til sagsoplysningen, til omfanget af dokumentation i sagen og til opfølgning. Målgruppen Målgruppen er børn og unge mellem 0 og 18 (23) år med særlige behov (fysiske, psykiske og/eller sociale) og deres familier. Ydelserne på området Børn og Familie varetager råd, vejledning og indsatser til børn og unge mellem 0 og 18 (23) år med særlige behov og deres familier. Socialrådgivningen varetager behandlingen af sager på området, der kan startes enten på grund af en underretning eller en henvendelse/ansøgning ved bekymring om et barn/en ung. Lovgivningen på området Centrale lovgivningskrav/tidsfrister Lokale retningslinjer Lokale retningslinjer på området Der er forholdsvis mange nationale krav på området for børn og unge med særlige behov. Kommunen har herudover udarbejdet kompetenceplaner og en funktionsbeskrivelse, der samlet set udgør en form for administrationsgrundlag og beskriver proceskrav på området, men kun i begrænset omfang fastsætter yderligere tids- og dokumentationskrav. har således udarbejdet en kompetenceplan for Socialrådgivningen, der er et dynamisk arbejdsredskab og supplement til servicelovens vejledninger. Kompetenceplanen beskriver opgaver, arbejdsgange og kompetencer i forhold til sagsbehandlingen. Kompetenceplanen omfatter blandt andet krav om samtale med familien/barnet maks. tre uger efter modtagelse af underretning. Der er ligeledes udarbejdet en kompetenceplan for handicaprådgivningen, der omfatter arbejdsgangsbeskrivelse for sager vedrørende børn og unge med varig nedsat psykisk eller fysisk funktionsevne. Herudover er der udviklet en funktionsbeskrivelse for Socialrådgivningen, der omhandler kerneydelser og processer. Underretninger skal behandles indenfor et døgn. Den børnefaglige undersøgelse skal gennemføres indenfor fire måneder. Der skal afholdes børnesamtale i forbindelse med den børnefaglige undersøgelse. Der skal følges op på indsatsen første gang efter tre måneder og derefter hver sjette måned. 8

9 2.2. Organisering af området Socialrådgivningen har en række samarbejdsflader til andre afdelinger og fagområder. Organisering af området (1) Kort beskrivelse af organiseringen af området Børn og Familie er organiseret i områderne: Socialrådgivning Familiecenter Pædagogisk Psykologisk Fagenhed Sundhedsplejen Tandplejen Børn- og Ungelægen I denne analyse er fokus særskilt på dimensioneringen i socialrådgivningen. Socialrådgivningen samarbejder med de øvrige afdelinger i Børn og Familie, men har også snitflader til Dagtilbud og Undervisning, Handicap og Psykiatri og Beskæftigelse. Socialrådgivningen er organiseret i følgende enheder: Frontteamet (konsultativ indsats før der underrettes) Handicapteamet Forebyggelsesteamet (varetager udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser og handleplaner samt iværksættelse og opfølgning på forebyggende indsatser) Anbringelses- og hjemgivelsesteamet Specialteamet Organisering af området (2) Observationer fra Organiseringen af Socialrådgivningen er tilpasset over tid. Tilpasningerne skyldes nye lovkrav om eksempelvis hurtig behandling af underretninger, der var baggrunden for oprettelsen af Frontteamet. Der er dog også sket tilpasninger som følge af ønsker om specialisering med etableringen af Handicapteamet, der varetager sager om børn og unge med funktionsnedsættelser, og opdelingen i ét team, der varetager undersøgelser og forebyggelse (Forebyggelsesteamet) og et andet team, der varetager anbringelser (Anbringelses- og hjemgivelsesteamet). Det giver mulighed for faglig specialisering og dybere indsigt i målgrupper og opgaver, men kan også betyde sårbarhed, hvis der bliver få personer i hvert team. Der er således behov for en særlig opmærksomhed på tværgående samarbejde, så de forskellige teams ikke lukker sig om sig selv. Umiddelbart vurderer både ledelse og medarbejdere, at der er en hensigtsmæssig organisering på området. I forhold til samarbejdet med øvrige afdelinger og forvaltninger er det vurderingen, at der er arbejdet målrettet med at sikre effektive snitflader, og at der er et smidigt samarbejde omend der altid er plads til forbedring. Det virker samlet set som om, har en hensigtsmæssig organisering af Socialrådgivningen. Der bør dog være stadigt fokus på at undgå sårbarhed og sikre samarbejde på tværs af team. Det virker også som om, organiseringen af samarbejdet om eksempelvis unges overgang til voksenområdet eller andre snitflader til de øvrige fagområder er tilrettelagt smidigt og med en forståelse af opgaver og arbejdsvilkår på tværs. Det vurderes derfor på det foreliggende grundlag, at borgerne i vidt omfang møder en sammenhængende indsats og smidige sagsgange. 9

10 2.3. Antal sagsbehandlere og årsværk Der er stor forskel på opgaver og krav forbundet med de forskellige opgavetyper. Området i tal (1) Normering i Der er aktuelt 29 myndighedssagsbehandlere i Socialrådgivningen. Hertil kommer 3 midlertidige sagsbehandlere, der ikke vil indgå i dimensioneringen på sigt, men som dog varetager en væsentlig del af sagerne i dag. Den gennemsnitlige anciennitet blandt medarbejderne er godt 5 år, hvilket er forholdsvis højt, men dækker over et stort spænd. Flere team er præget af barsler og nye medarbejdere. I alt er der 27 årsværk på området, når man ser på de fastansatte medarbejdere. De midlertidige stillinger udgør herudover 2 hele årsværk og en stilling på 30 timer om ugen. Der er aktuelt åbne sager på området, men der er stor forskel på, hvilke opgaver og krav der er forbundet med de forskellige sagstyper. Knap halvdelen (637) af sagerne vedrører 52 (sager om en foranstaltning) og forudsætter derfor en børnefaglig undersøgelse og krav om handleplan og halvårlig opfølgning. Fakta om dimensioneringen på området i Ringkøbing-Skjern Kommune Antal sagsbehandlere (personer) Antal sagsbehandlere (årsværk) Gennemsnitlig anciennitet for sagsbehandlere midlertidige 27 (ekskl. 3 midlertidige) Ca. 5,1 år Antal borgersager (brutto) Herunder Sager vedrørende Sager vedrørende Sager vedrørende 41 og Sager, hvor der er anført Indsats mangler 19 Sager, der udelukkende er angivet som underretninger ( 153 og 154) 44 Der er knap 200 sager, der vedrører underretninger ( 153 og 154), heraf er 44 udelukkende underretningsager. Underretninger skal behandles hurtigt og fører i nogle tilfælde til en børnefaglig undersøgelse. 177 sager omhandler 11 kortere forebyggende forløb der kan iværksættes hurtigt uden omfattende dokumentation. Der er 19 sager, hvor der ikke er angivet en indsats, formentlig på grund af manglende registrering. Der er forholdsvis mange sager (246) om 41 og 42 (merudgifter og tabt arbejdsfortjeneste), men der er færre proces- og dokumentationskrav forbundet med disse, herunder er der ikke krav om en børnefaglig undersøgelse, og der er årlig opfølgning. 10

11 2.4. Antal sagsbehandlere og årsværk Antallet af sager per sagsbehandler i varierer afhængigt af sagstype. Området i tal (2) Antal sager per årsværk Som nævnt er der i alt 27 årsværk på området, når man udelukkende ser på de fastansatte medarbejdere. Disse indgår i beregningerne til højre. De midlertidige stillinger (2 hele årsværk og en stilling på 30 timer om ugen) indgår ikke i beregningerne af sager per sagsbehandler. Det betyder, at sagsbehandlerne i praksis aktuelt er mindre belastet, end det fremgår af tabellen. Samlet set har hvert årsværk i Socialrådgivningen ansvar for 54 borgersager, herunder er dog både underretninger og anbringelsessager, der indebærer meget forskellig arbejdsbelastning, så dette tal er ikke i sig selv så meningsfuldt. I stedet ser vi nærmere på de enkelte team og sammenligner dem med tilsvarende team i andre kommuner. Sagsbehandlerne i Frontteamet har i gennemsnit 50 sager. Da der sker en indledende sagsbehandling af underretninger og sager vedr. 11 i dette team, kan der varetages flere sager end i de øvrige team. Det gennemsnitlige antal sager i tilsvarende team er lidt højere 52 sager. Sagsbehandlerne i Forebyggelsesteamet og i Anbringelses- og hjemgivelsesteamet har i gennemsnit 40 sager per årsværk. Det svarer til omfanget af sager i team med sammenlignelige opgaver. På udsatteområdet har sagsbehandlerne således ikke flere sager i gennemsnit end andre kommuner, men der kan godt findes kommuner, hvor det gennemsnitlige tal er lavere blandt andet med henblik på at styrke opfølgningen. Antallet af sager per sagsbehandler i Handicapteamet er noget højere 68 sager. Det er højere end sagstallet i team med tilsvarende opgaver i andre kommuner, der i gennemsnit har 55 sager. Handicapteamet virker således umiddelbart mest belastet. Antal borgersager per sagsbehandler Antal borgersager per sagsbehandler (alle baseret på antal årsværk) Antal borgersager per sagsbehandler i Frontteamet (personer) Antal borgersager per sagsbehandler i Forebyggelsesteamet og i Anbringelses- og hjemgivelsesteamet (personer) Antal borgersager per sagsbehandler i Handicapteamet (personer) Ringkøbing- Skjern 54 Benchmark (49-65) (20-48) (45-75) Antal sager per sagsbehandler Nedenfor beskrives antallet af sager for sagsbehandlerne i de enkelte team. Fronttemaet har 5 faste og 1 midlertidig sagsbehandler. De faste sagsbehandlere har borgersager. De fuldtidsansatte sagsbehandlere har borgersager. Forebyggelsesteamet og Anbringelses- og hjemgivelsesteamet har samlet 16 faste sagsbehandlere og 1 midlertidig ansat. De faste sagsbehandlere har borgersager. Blandt de 10 fuldtidsansatte ligger sagsstammen på borgersager. Handicaptemaet har 7 faste sagsbehandlere og 1 midlertidig ansat. De fuldtidsansatte sagsbehandlere har med undtagelse af en enkelt sagsbehandler, der har 117 sager disse sager er dog udelukkende 41 og

12 2.5. Kvalitet i sagsbehandlingen Analysen peger på en række centrale elementer i forhold til de fire fokusområder. Effektive processer og snitflader Som tidligere nævnt virker det som om, der er etableret effektive snitflader til øvrige afdelinger og fagområder. Både ledelse og medarbejdere vurderer, at der er et velfungerende samarbejde. Der er udarbejdet arbejdsgange og kompetenceplaner for Socialrådgivningen. Det seneste år har været præget af implementeringen af itsystemet DUBU, der i perioder ikke har været stabilt og har krævet ekstra tid og kræfter fra sagsbehandlernes side. Det er forventningen, at systemet vil kræve færre ressourcer i det kommende år. Tilrettelæggelse og redskaber i sagsbehandlingen Der er ikke udarbejdet et egentligt serviceniveau eller visitationskriterier på området for børn og unge med særlige behov. Der anvendes ICS i sagsbehandlingen og skabeloner fra DUBU. Sagsbehandlerne har overblik over deres sagsstamme og gennemgår jævnligt sagslisten med deres koordinator. Kvalitet i sagsbehandlingen og overholdelse af frister Der afholdes børnesamtaler, og generelt er der en god involvering af barnet/den unge og forældrene i sagen, ligesom der indhentes oplysninger fra relevante parter. God anvendelse af oplysninger, så disse bruges relevant, og der undgås for mange gentagelser. Enkelte faglige vurderinger fremstår tynde. Der er handleplaner i de sager, hvor dette er et krav. I nogle handleplaner er målene dog beskrevet meget generisk, for eksempel sikre trivsel og udvikling. Der er også generelt fulgt op i sagerne indenfor de angivne frister. Dokumentation af arbejdet Sagerne bærer præg af, at der er arbejdet med at sikre god og ensartet dokumentation. De børnefaglige undersøgelser er forholdsvis korte (14-26 sider), og de er velstrukturerede og sammenhængende uden for mange gentagelser. Der er generelt ikke overoplysning i sagerne. 12

13 2.6. Konklusioner og anbefalinger Analysens konklusioner og anbefalinger til videre udvikling. Dimensioneringen på området Som vist i analysen er dimensioneringen af sagsbehandlingen på området for børn og unge med særlige behov i Ringkøbing-Skjern Kommune på mange måder sammenlignelig med andre kommuner. Sagsbehandlerne i Frontteamet har lidt færre sager end sammenlignelige team. Sagsbehandlerne i Forebyggelsesteamet og i Anbringelses- og hjemgivelsesteamet har en sagsstamme på niveau med omfanget af sager i team med sammenlignelige opgaver. Antallet af sager per årsværk i Handicapteamet er dog noget højere end i sammenlignelige team, og Handicapteamet virker på dette grundlag mest belastet. Umiddelbart er der således ikke noget, der tilsiger, at der er behov for flere sagsbehandlere i Frontteamet, i Forebyggelsesteamet eller i Anbringelses- og hjemgivelsesteamet. Dette skal dog ses i lyset af, at stadig flere kommuner vælger at opprioritere normeringen i sagsbehandlingen på dette område med henblik på at sikre blandt andet en tidlig og målrettet indsats og en grundig opfølgning, der på den lange bane kan spare kommunen penge. Nogle kommuner arbejder for eksempel med en standard på 25 eller 30 sager. På børnehandicapområdet bør det overvejes at tilføre ressourcer med henblik på at sikre en solid målgruppevurdering og opfølgning, også på eksempelvis tabt arbejdsfortjeneste, der kan være en meget indgribende indsats for familien og bekostelig for kommunen. Herudover bør det i lyset af den store variation i sagstal overvejes, om den enkelte medarbejder har et passende sagsantal og sagsmiks. Øvrige justeringer Der er et særskilt fokus på dimensioneringen af myndighedssagsbehandlingen i analysen, men Deloitte har i processen også indsamlet en række øvrige forslag til forbedringer. Disse præsenteres kortfattet nedenfor. I Handicapteamet kan børnehandicapmetoden med fordel anvendes til at understøtte målgruppevurdering og resultatmåling. Der kan med fordel etableres løbende opfølgning på sagstal og status i sagerne som grundlag for den almindelige ledelsesopfølgning og overvejelser om løbende justeringer og anvendelse af ressourcer på tværs af team. Ledelsesinformationen bør i vidt omgang kunne trækkes fra DUBU afhængigt af hvordan systemet anvendes. Hvis der ikke kan etableres overblik over status i forhold til børnefaglige undersøgelser, børnesamtaler, handleplaner og opfølgning, kan der med fordel udvikles et regneark til at understøtte dette. Det vil være relevant at gennemføre kompetenceudvikling med fokus på gode mål og resultatmåling. Det kan overvejes at udarbejde et egentligt serviceniveau, der kan sætte rammen for indsatserne og forventningsafstemning i forhold til borgerne. Det kan overvejes at udarbejde visitationskriterier, der kan understøtte en ensartet tildeling. 13

14 3. Handicap og Psykiatri 14

15 3.1. Områdets karakteristika Området er kendetegnet ved meget varierende sager og få centralt fastsatte proceskrav. Området generelt Handicap- og psykiatriområdet er kendetegnet ved meget forskelligartede sager fra velfungerende voksne med en kronisk sygdom, der modtager tilskud til merudgifter til medicin, til voksne med multihandicap, der har brug for omfattende indsatser. Indsatsen gives i nogle tilfælde i kortere tid, for eksempel til unge, men kan også være livslang. Afhængigt af borgerens situation og udsving i behov kan en sag kræve varierende sagsbehandlerressourcer. Målgruppen Voksne handicappede og sindslidende, herunder personer med fysisk handicap, udviklingshæmning, autismespektrum, ADHD, hjerneskade, sindslidelse mv. Ydelserne på området Beskrivelse af området Lovgivningen på området Centrale lovgivningskrav/tidsfrister Der er forholdsvis få nationale krav på området, herunder: Der skal udarbejdes en udredning i forbindelse med 100 skal funktionsevnemetoden eller Voksenudredningsmetoden anvendes. Der skal hvis det vurderes relevant tilbydes en handleplan. Der skal gennemføres opfølgning og personligt tilsyn for 100 skal dette ske årligt, for de øvrige paragraffer fastsætter kommunen frister. Som det fremgår, er der kun i begrænset omfang konkrete krav til metodeunderstøttelse og tidsfrister her skal kommunen fastsætte eget niveau. På næste side er de lokale krav og retningslinjer beskrevet. Ydelserne omfatter en bred vifte fra midlertidige og varige botilbud til dagtilbud, bostøtte, hjælperordning, ledsagelse, aflastning og merudgifter. 15

16 3.2. Områdets karakteristika Området er kendetegnet ved meget varierende sager og få centralt fastsatte proceskrav. I har man på handicap- og psykiatriområdet udarbejdet en række dokumenter til at sikre tydelig arbejds- og opgavefordeling. Herunder er der udarbejdet: Serviceniveaubeskrivelser Ydelsespakkebeskrivelser Lokale retningslinjer Drejebog for dialogbaseret BUM på baggrund af VUM. Ydermere har man fastsat en række lokale sagsbehandlingsfrister for områderne under området Psykiatri og Handicap. Fristerne angiver, hvornår en afgørelse senest skal være truffet. Fristerne ses i tabellen til højre. Generelt anvender kommunen Voksenudredningsmetoden til at understøtte sagsbehandlingen. Herudover anvendes delvist funktionsevnemetoden ved 100. Herudover skal opfølgning ske efter en individuel vurdering og senest hvert andet år. Sagsbehandlerne beskriver dog den interne regel som gennemførelse af opfølgning hvert andet år. Kommunespecifikke tidsfrister på området Paragraf 10 Rådgivning 12 Rådgivning 84 Aflastning 86 Genoptræning 99 Støtte- og kontaktperson 100 Merudgifter 103 Dagtilbud 104 Dagtilbud 83 Praktisk bistand og pleje 85 Socialpædagogisk bistand 107 Midlertidigt botilbud Opfølgning på handleplan 108 Botilbud 95 Kontant tilskud 96 Hjælperordning 97 Ledsagerordning 98 Kontaktperson til døvblinde Tidsfrist Straks ved telefonisk eller personlig henvendelse. To uger ved skriftlig henvendelse. Fire uger To måneder Tre måneder Individuel vurdering, senest hvert andet år 16

17 3.3. Organisering af området Handicap og Psykiatri har en række samarbejdsflader til blandt andet jobcentret, ældre- og børneområdet. Organisering af området (1) Kort beskrivelse af organiseringen af området Fagområdet Handicap og Psykiatri er organiseret i et specialteam og 5 centre. Denne analyse har fokus på myndighedssagsbehandlerne i Specialteamet. Specialteamet varetager myndighedsopgaver indenfor det specialiserede socialområde såsom råd og vejledning, bevillinger af hjælp, visitation til tilbud, opfølgning og behandling af sager om magtanvendelse. Herudover varetager Specialteamet planlægnings-, administrations- og udviklingsopgaver. Teamet er delt op i tre underteam, hvor det ene primært beskæftiger sig med forvisitation og håndtering af 100, ledsagerordninger, BPA mv. har organiseret sig i en dialogbaseret BUM-model, hvilket i praksis betyder, at der tilsigtes et tæt samarbejde mellem myndighed og udfører i forhold til at sikre kvaliteten i opgaveløsningen, både i forhold til udredning af brugers funktionsniveau, målene for indsatserne og opfølgningen. Handicap og Psykiatri har en samarbejdsaftale med Sundhed og Omsorg. Heri beskrives blandt andet, at praktisk bistand og personlig pleje efter servicelovens 83 som hovedregel varetages af Handicap og Psykiatri, men for visse målgrupper af Sundhed og Omsorg. Herudover modtager Handicap og Psykiatri unge, der har behov for indsatser, og ved det 18. (eller 23.) år overgår de til voksenområdet. Endelig er der samarbejde med jobcentret, der kan købe LABlovsydelser hos Handicap og Psykiatri for personer, der skal afklares/have mentorstøtte. Organisering af området (2) Observationer fra Organiseringen af Specialteamet har til hensigt at sikre hurtig behandling af henvendelser og samling af de forskellige sagstyper. Det giver tilsvarende på børneområdet nogle fordele, da man opnår større specialisering. Der kan dog også være en fare for faglig sårbarhed, når der er få medarbejdere i de enkelte team. Umiddelbart vurderer ledelsen, at der er en hensigtsmæssig organisering på området. I forhold til samarbejdet med øvrige afdelinger og forvaltninger peger både ledelse og medarbejdere på, at der er et smidigt samarbejde selvom de også peger på, at det altid kan udvikles yderligere. Samlet set er det vurderingen, at der er etableret forholdsvis effektive snitflader og et godt samarbejde på tværs af afdelinger. Det virker samlet set som om, har en hensigtsmæssig organisering af Specialteamet. Der bør dog være stadigt fokus på at undgå sårbarhed og sikre balance i arbejdsbelastningen på tværs af team. Det virker også som om, organiseringen af samarbejdet om eksempelvis hjemmepleje og unges overgang til voksenområdet eller andre snitflader til de øvrige fagområder er tilrettelagt smidigt og med en forståelse af opgaver og arbejdsvilkår på tværs. Det vurderes derfor på det foreliggende grundlag, at borgerne i vidt omfang møder en sammenhængende indsats og smidige sagsgange. Det kan dog præge borgeroplevelsen, at belastningen i Specialteamet er forholdsvis høj. Dette beskrives på de næste sider. 17

18 3.4. Antal sagsbehandlere og årsværk Antallet af sager per sagsbehandler i Specialteamet ligger forholdsvis højt. Området i tal Normering i Der er aktuelt 10 sagsbehandlere i Specialteamet, og de udgør 9 årsværk. Sagsbehandlerne i Specialteamet har en høj anciennitet 9,5 år, og derfor er der også samlet set lang erfaring på området. Der er aktuelt 991 åbne borgersager og knap ydelsesager. I vurderingen af dimensioneringen giver det mest mening at se på borgersager, da der som udgangspunkt gennemføres én udredning, handleplan m.m., selvom borgerne modtager flere ydelser. Ydelsessagerne kan dog give et billede af de varierende krav. Der er 138 sager vedrørende merudgifter ( 100), der kræver beregning og årlig opfølgning, men hvor udredningen er begrænset, og der ikke er krav om handleplan. Der er 592 borgere, der modtager bostøtte. Disse borgere har i et vist omfang ressourcer selv og bør som udgangspunkt have en hyppigere opfølgning. I alt 347 sager handler om borgere i botilbud, der kan være meget komplekse, men hvor der ikke altid er behov for hyppig opfølgning. Det er således vigtigt, både hvor mange og hvilke sager medarbejderne har i forhold til at sikre en god sagsfordeling. Det har ikke været muligt at få oplysninger om, hvor mange sager de enkelte medarbejdere i Specialteamet konkret har, og medarbejderne har heller ikke selv kunnet oplyse om dette. I gennemsnit har de dog 99 sager per person og 110 sager per årsværk. Det er forholdsvis mange sammenlignet med andre kommuner. Typisk har sagsbehandlere med tilsvarende opgaver i andre kommuner sager, og der er kommuner, der har færre, og få, der har flere. Hvis en sagsbehandler udelukkende har 100-sager, kan det være relevant at have helt op til 110 sager, men da der her er tale om en blandet sagsportefølje for de fleste sagsbehandlere, vurderes sagstallet at være højt. Fakta om dimensioneringen i Antal sagsbehandlere i Ringkøbing-Skjern (personer) 10 Antal sagsbehandlere i Ringkøbing-Skjern (årsværk) 9 Gennemsnitlig anciennitet for sagsbehandlere Ca. 9,5 år Antal borgersager 991 Ydelsessager i alt Herunder Sager vedrørende 1 1 Sager vedrørende Sager vedrørende 103 og Sager vedrørende 107 og Sager vedrørende Sager vedrørende Sager vedrørende 85 (i egen bolig) 592 Sager vedrørende 95 og Sager vedrørende Sager vedrørende 98 og 99 3 Antal sager per sagsbehandler Antal borgersager per sagsbehandler (alle inklusive forvisitation) Antal ydelsessager per sagsbehandler, team 1 Antal ydelsessager per sagsbehandler, team 2+3 Ringkøbing- Skjern Benchmark

19 3.5. Kvalitet i sagsbehandlingen (resultat af sagsgennemgang) Analysen peger på en række centrale elementer i forhold til de fire fokusområder. Effektive processer og snitflader Som tidligere nævnt er der udarbejdet en proces for arbejdsdelingen med snitflader til ældreområdet, og det virker generelt som om, der er et velfungerende samarbejde på tværs af afdelingerne. Det seneste år har været præget af implementeringen af EKJ til at understøtte sagsbehandlingen og anvendelsen af Voksenudredningsmetoden (VUM). Der har været opstartsvanskeligheder, og selve indførelsen af metoden og systemet kræver ekstra fokus og ressourcer. Den enkelte sagsbehandler har i dag ikke overblik over egen portefølje, eller hvor langt teamet er fra at nå de fastsatte mål. Tilrettelæggelse og redskaber i sagsbehandlingen Der er udarbejdet en række dokumenter, der beskriver arbejdsgange og retningslinjer for tildeling af indsatser i Specialteamet. Dette medvirker til at sikre ensartet sagsbehandling. Som nævnt anvendes VUM til at understøtte sagsbehandling og bidrager til at sikre et mere ensartet og højt niveau. Herudover anvendes Faglige Kvalitetsoplysninger (FKO), der er et dokumentationsredskab, der kan tilvejebringe ledelse, rådgiver og udfører viden om effekten af de indsatser, der leveres til brugerne. Kvalitet i sagsbehandlingen og overholdelse af frister Da Deloitte har gennemgået sager fra det seneste år, har det ikke været muligt at vurdere opfølgningen, men sagsbehandlerne giver selv udtryk for, at de har svært ved at nå opfølgning rettidigt. Det betyder samtidig, at borgerne forventeligt ikke har nogen kontakt med Specialteamet i længere perioder. Generelt er der de relevante dokumenter i sagerne. I nogle tilfælde kunne borgeren være beskrevet tydeligere, og målene er i nogle tilfælde mere rettet mod udfører end mod borgeren. I sagsbehandlingen af merudgifter anvendes samtale-skemaet fra funktionsevnemetoden. Disse sager fremstår mindre overskuelige og den faglige vurdering mindre tydelig. Dokumentation af arbejdet Generelt er der den nødvendige dokumentation i sagerne, og de bærer præg af, at der gennem VUM sikres en ensartet systematik og overblik Udredningerne er 3-12 sider lange og omfatter få gentagelser. Der ses generelt ikke overoplysning i sagerne. Enkelte er lidt korte, men niveauet er generelt pænt. 19

20 3.6. Konklusioner og anbefalinger Analysens konklusioner og anbefalinger til videre udvikling. Dimensioneringen på området Som vist i analysen er dimensioneringen af sagsbehandlingen på handicap- og psykiatriområdet i i underkanten sammenlignet med andre kommuner. Sagsbehandlerne i Specialteamet har således flere borgersager, end vi typisk ser i kommunerne særligt i team 2 og 3, hvor der ikke er mere administrative sagstyper. Herudover har sagsbehandlerne ikke overblik over egen sagsstamme, hvilket vurderes at kunne bidrage til en oplevelse af at være presset. Opfølgningen sker i dag formelt afhængigt at sagstype og i praksis med en intern regel om hvert andet år. Dette er ikke hensigtsmæssigt i en række sagstyper, hvor for eksempel bostøtte og midlertidige botilbud bør følges op på hyppigere. Dette vurderes dog at ville kræve ekstra ressourcer. Implementeringen af VUM i alle sager vil herudover kræve ekstra ressourcer også fremadrettet, indtil alle sager er overgået til denne metode. Dette er vigtigt, idet kommunen på den måde både kan sikre kvaliteten og få et overblik over målgrupper og resultater, der muliggøres med VUM og FKO, men skal realiseres gennem systematisk opfølgning. Der er således grund til at overveje dimensioneringen på handicapog psykiatriområdet, hvor arbejdet i Specialteamet og ikke mindst opfølgningen kunne styrkes. Herudover er der behov for løbende at overveje belastningen for de enkelte medarbejdere og skabe overblik over sagsantal og sagsmiks. Øvrige justeringer Der er et særskilt fokus på dimensioneringen af myndighedssagsbehandlingen i analysen, men Deloitte har i processen også indsamlet en række øvrige forslag til forbedringer. Disse præsenteres kortfattet nedenfor. Indførelsen af VUM og FKO vil som nævnt kræve et fagligt fokus også fremadrettet med henblik på at sikre en ensartet anvendelse og sikre udbyttet af metoderne. Det anbefales, at metoderne bliver et fast element i løbende sagsgennemgange og fortsat er i fokus i ledelsestilsyn. Der bør etableres bedre ledelsesinformation, så der altid er overblik over antallet af sager per medarbejder og team samt status i sagerne i forhold til udredning, handleplan og opfølgning/personrettet tilsyn. Det er uklart, om den nødvendige ledelsesinformation kan trækkes i EKJ på sigt, men i øjeblikket er det ikke muligt. Hvis der ikke kan etableres det relevante overblik, kan der med fordel udvikles et regneark til at understøtte dette. VUM kan med fordel anvendes i alle sager også 100-sager, hvor den sikrer et bedre overblik i sagen og en mere tydelig faglig vurdering. Det vil være relevant at gennemføre kompetenceudvikling med fokus på gode mål og resultatmåling. Det kan overvejes at udarbejde visitationskriterier koblet til VUM, der kan supplere det nuværende grundlag og understøtte en ensartet tildeling. 20

21 4. Beskæftigelse 21

22 4.1. Områdets karakteristika Området er kendetegnet ved en høj grad af statslig regulering, omskiftelighed og dokumentation. Beskrivelse af området Området generelt Beskæftigelsesområdet er kendetegnet ved en høj grad af statslig regulering og er præget af stor omskiftelighed, hyppige reformer og høje krav til dokumentation af indsatsen for sygemeldte eller ledige borgere. Indsatsen omfatter en række forskellige ydelsestyper, der understøtter en aktiv beskæftigelsesindsats. Afhængigt af målgruppen er der forskellige krav til antallet af borgersamtaler, igangsættelse af tilbud og opfølgning. Målgruppen Målgruppen er borgere, der modtager henholdsvis kontanthjælp, uddannelseshjælp, sygedagpenge eller ressourceforløbsydelse. Ydelserne på området Beskæftigelse varetager visitering, bevilling og sagsbehandling med henblik på at øge ledige og sygemeldte borgeres tilknytning til arbejdsmarkedet. Indsatsen for myndighedssagsbehandlerne omfatter blandt andet borgersamtaler, igangsættelse og koordinering af tilbud og samarbejde med interne og eksterne samarbejdspartnere. Lovgivningen på området Udvalgte centrale lovgivningskrav/tidsfrister Kontant- og uddannelseshjælp Generelt: Første samtale senest 1 uge fra henvendelsen. Kontanthjælp: Samtaler 2 gange indenfor de første 3 måneder. Dernæst mindst 4 gange indenfor 12 måneder. Tilbud senest efter 3 måneder og herefter senest hver 6. eller 12. måned. Uddannelseshjælp: Samtaler minimum hver 2, måned (aktivitetsparate). Maks. 4 uger mellem hvert tilbud. Sygedagpenge Første samtale senest ved udgangen af 8. sygefraværsuge. I sager, der er visiteret til kategori 2 og 3, skal der følges op mindst hver 4. uge med en individuel samtale. Ressourceforløb Opfølgningssamtaler minimum 6 gange om året. Lokale retningslinjer Lokale retningslinjer på området Der er forholdsvis mange nationale krav og regler på området for ledige og sygemeldte. Kommunen har herudover udarbejdet en række procedurebeskrivelser og supplerende skrivelser, der samlet set udgør et administrationsgrundlag og beskriver proceskrav på området, men kun i begrænset omfang fastsætter yderligere tids- og dokumentationskrav. har udarbejdet en procedurebeskrivelse for sagsflowet på sygedagpengeområdet. I denne står der blandt andet, at der skal være kontakt til den sygemeldte borgers virksomhed umiddelbart efter første opfølgningssamtale med borgeren og senest efter 12 uger. Ydermere har kommunen udarbejdet procedurebeskrivelser for ansøgninger om befordringsgodtgørelser i forbindelse med ressourceforløb og ret til ferie og procedurebeskrivelser for arbejdsgangene i ressourceforløbssager, for rehabiliteringsteam og for administration af fleksydelse. har derudover udarbejdet sin egen rehabiliteringsplan, der adskiller sig fra den skabelon, der er givet fra centralt hold, samt en FAQ angående ressourceforløb. 22

23 4.2. Organisering af området Beskæftigelse har en række snitflader til andre fagområder. Beskæftigelse er organiseret i følgende afdelinger: Jobcenter Ringkøbing-Skjern Ydelseskontoret Social og integration KompetenceCentret (afdelinger i Skjern og Ringkøbing) Udvikling og administration Organisering af området (1) I denne analyse er fokus særskilt på dimensioneringen på henholdsvis kontanthjælps-/uddannelseshjælpsområdet, sygedagpengeområdet og ressourceforløbsområdet. Kontanthjælps- og sygedagpengeenheden ligger organisatorisk under jobcentret, mens ressourceforløbsenheden ligger under Social og integration. Der er et formaliseret samarbejde mellem jobcentret og Handicap og Psykiatri. Jobcentret kan således købe LAB-lovsydelser hos Handicap og Psykiatri for personer, der skal afklares/have mentorstøtte. Organisering af området (2) Observationer fra Organiseringen af myndighedsopgaven på beskæftigelsesområdet i er tilpasset over tid grundet store reformer på området. Reformerne har i denne sammenhæng for eksempel medført etablering af ressourceforløbsteamet og et team kaldet Team Tværs, der består af ledere på tværs af de forskellige afdelinger med henblik på at etablere en mere tværfaglig platform for arbejdet med de ledige. Umiddelbart vurderer både ledelse og medarbejdere, at der er en hensigtsmæssig organisering på området. Sagsbehandlerne oplever, at deres medvirken i styregrupper og arbejdsgrupper er nogle af de aktiviteter, der fratager dem tid fra borgerne i deres sagsstamme. Dog mener de, at det er nødvendigt for at sikre kvalitet i sagsbehandlingen og et bedre tværfagligt samarbejde om de udsatte ledige. I forhold til samarbejdet med øvrige afdelinger og forvaltninger er det vurderingen, at der er arbejdet målrettet med at sikre effektive snitflader, men at der stadig kan ske forbedringer. Særligt peges der på potentiale for yderligere samarbejde og udvikling af snitfladerne i forhold til Handicap og Psykiatri. Det virker samlet set som om, har en hensigtsmæssig organisering af kontanthjælps-/uddannelseshjælpsområdet, sygedagpengeområdet og ressourceforløbsområdet. Der bør dog være stadigt fokus på at samarbejde på tværs af forvaltninger, da dette er særlig vigtigt for de mest sårbare ledige og sygmeldte. 23

24 4.3. Antal sagsbehandlere og årsværk Der er stor forskel på opgaver og krav forbundet med de forskellige målgrupper. Området i tal (1) Normering i Der er aktuelt 36 myndighedssagsbehandlere på tværs af kontanthjælps-/uddannelseshjælpsområdet, sygedagpengeområdet og ressourceforløbsområdet. Den gennemsnitlige anciennitet blandt medarbejderne er knap 6 år, hvilket er forholdsvis højt, men dækker over et stort spænd. Flere team er præget af vikarer og nye medarbejdere. I alt er der 31,4 årsværk på området, heraf 10,22 årsværk på kontanthjælps-/uddannelseshjælpsområdet, 4 årsværk på ressourceforløbsområdet og 17,13 årsværk på sygedagpengeområdet. Der er aktuelt åbne sager på området, men der er stor forskel på, hvilke opgaver og krav der er forbundet med de forskellige målgrupper. Knap halvdelen (831) af sagerne er sygedagpengesager, heraf er 83 overgået til at være henholdsvis revalideringssager eller FØP-sager. Blandt de 729 sygedagpengesager var der på udtrækstidspunktet 33 sager, der endnu ikke var fordelt, da visitatorerne havde vurderet, at sagsbehandlerne ikke kunne rumme flere borgere på deres sagsstammer. Sagerne fordeles typisk indenfor 14 dage. Blandt de resterende sager er 775 kontant-/uddannelseshjælpssager, mens 149 er ressourceforløbssager. Ressourceforløbssagerne kræver ofte tættere kontakt til borgeren, eftersom målgruppen i særdeleshed har komplekse og tværgående problemstillinger, hvilket kræver en gennemgående koordinerende sagsbehandler i forhold til både interne og eksterne samarbejdspartnere. Fakta om dimensioneringen på området i Ringkøbing-Skjern Kommune Antal sagsbehandlere (personer) Antal sagsbehandlere (årsværk) Gennemsnitlig anciennitet for sagsbehandlere Antal borgersager Kontanthjælp/ uddannelseshjælp Ressourceforløb Sygedagpenge , ,13 Ca. 4 år Ca. 7 år Ca. 6 år Kontanthjælp: 420 borgere (95 jobparate) Uddannelseshjælp: 355 borgere (162 uddannelsesparate)

25 4.4. Antal sagsbehandlere og årsværk Antallet af sager per sagsbehandler på beskæftigelsesområdet varierer afhængigt af sagstype. Området i tal (2) Antal sager per årsværk Som nævnt er der i alt 31,4 årsværk på området. Disse indgår i beregningerne til højre. Eftersom målgrupperne, og derved sagstyperne, på beskæftigelsesområdet er forholdsvis forskellige, giver det ikke mening at sammenligne det tværgående sagsantal. I stedet ser vi nærmere på de enkelte team og sammenligner dem med tilsvarende team i andre kommuner. Sagsbehandlere med kontant- og uddannelseshjælpssager har i gennemsnit 76 sager. Da denne målgruppe sammenlignet med de resterende målgrupper i mindre grad fordrer en tværfaglig indsats, kan sagsbehandlerne typisk varetage flere sager end sagsbehandlerne i de øvrige team. Det gennemsnitlige antal sager i tilsvarende team i andre kommuner er stort set tilsvarende 75 sager. Antal borgersager per sagsbehandler Antal borgersager per sagsbehandler på kontant- og uddannelseshjælpsområdet (baseret på antal årsværk) Antal borgersager per sagsbehandler på ressourceforløbsområdet (baseret på antal årsværk) Antal borgersager per sagsbehandler på sygedagpengeområdet (baseret på antal årsværk) Ringkøbing- Skjern Benchmark (68-90) (35-50) (40-60) Sagsbehandlere med ressourceforløbssager har i gennemsnit 30 sager per årsværk. Dette er lavere end omfanget af sager i tilsvarende team 43 sager. har i forbindelse med interviewene beskrevet, at dette har været en bevidst strategi for at sikre god opfølgning. Det beskrives dog også, at hensigten er, at saganstallet fremadrettet skal stige til 40 sager per sagsbehandler. De sagsbehandlere, der varetager sygedagpengesagerne, har i gennemsnit 49 sager per sagsbehandler. Det gennemsnitlige antal sager i tilsvarende team i andre kommuner er stort set tilsvarende 50 sager. 25

26 4.5. Kvalitet i sagsbehandlingen Analysen peger på en række centrale elementer i forhold til de fire fokusområder. Effektive processer og snitflader Overordnet set virker det som om, der er etableret effektive snitflader til de øvrige afdelinger og fagområder, og der er ikke store tidsrøvere i samarbejdet på tværs. Både medarbejdere og ledelse beskriver, at det seneste år har været præget af problemer med It-systemet Workbase, der i perioder ikke har været stabilt og har krævet ekstra tid og kræfter fra sagsbehandlernes side. Fremadrettet implementeres Planner, der er et værktøj, hvor borgerene selv kan booke møder. Sagsbehandlerne ser frem til at kunne anvende dette værktøj. Tilrettelæggelse og redskaber i sagsbehandlingen Der er udarbejdet procedurebeskrivelser på særligt sygedagpengeog ressourceforløbsområdet, men der er umiddelbart ikke tilgængelige retningslinjer på kontant- og uddannelseshjælpsområdet. har derudover, som nævnt, valgt at udarbejde sin egen rehabiliteringsplan, der adskiller sig fra den skabelon, der er givet fra centralt hold. Sagsbehandlerne har overblik over deres sagsstamme, men oplever, at de kan have svært ved at nå opfølgningerne indenfor tidsfristerne. Kvalitet i sagsbehandlingen og overholdelse af frister Grundet udfordringer med Workbase har det ikke været muligt at trække blandt andet uddannelsespålæg, jobplaner, rehabiliteringsplaner, blanketter eller bevillingsskrivelse på mentor ud af systemet. På denne baggrund er det således ikke muligt at vurdere kvaliteten af eksempelvis indsatsplan, herunder delmål og beskæftigelsesmål. I denne sammenhæng bør det nævnes, at det kan være uhensigtsmæssigt for sagsbehandlingen, at jobplaner mv. ikke kan trækkes ud, da dette betyder, at borgeren ikke kan tage sin egen plan med ud til et tilbud. Dette kan spænde ben for ejerskab hos borgeren i forhold til indsats og målsætning. Enkelte steder beskrives det i journalen, at opfølgningssamtalen ikke er afholdt rettidigt. Dokumentation af arbejdet Som nævnt har det ikke været muligt for Ringkøbing-Skjern Kommune at udtrække den relevante dokumentation, hvorfor det ikke er muligt at vurdere omfanget af og indholdet i dokumentationen. Umiddelbart viser journalerne dog, at sagerne bærer præg af ensartethed, og at der umiddelbart foreligger dokumenter, der er påkrævet. Enkelte steder bærer sagerne præg af gentagelser, for eksempel i form af at samme lægeerklæring er sat ind flere gange. Således er flere af sygedagpengesagerne over 100 sider lange. 26

27 4.6. Konklusioner og anbefalinger Analysens konklusioner og anbefalinger til videre udvikling. Dimensioneringen på området Som vist i analysen er dimensioneringen af sagsbehandlingen på beskæftigelsesområdet i på mange måder sammenlignelig med andre kommuner. Sagsbehandlere med kontant- og uddannelseshjælpssager har en sagsstamme på niveau med omfanget af sager i team med sammenlignelige opgaver. Sagsbehandlere med ressourceforløbssager har færre sager end sammenlignelige team. Sagsbehandlere med sygedagpengesager har en sagsstamme på niveau med omfanget af sager i team med sammenlignelige opgaver. Umiddelbart er der således ikke noget, der tilsiger, at der er behov for flere sagsbehandlere i kontant- og uddannelseshjælpsteamet, ressourceforløbsteamet eller sygedagpengeteamet. Dette skal dog ses i lyset af, at stadig flere kommuner vælger at opprioritere normeringen i sagsbehandlingen på dette område med henblik på at sikre en målrettet og helhedsorienteret indsats, der både på den korte og lange bane kan spare kommunen penge. Øvrige justeringer Der er et særskilt fokus på dimensioneringen af myndighedssagsbehandlingen i analysen, men Deloitte har i processen også indsamlet en række øvrige forslag til forbedringer. Disse præsenteres kortfattet nedenfor. Der kan med fordel etableres løbende opfølgning på sagstal og status i sagerne som grundlag for den almindelige ledelsesopfølgning og overvejelser om løbende justeringer og anvendelse af ressourcer på tværs af team. Det vil være relevant at sikre, at det er muligt at udtrække job- og rehabiliteringsplaner, så borgerne kan få adgang til deres egne planer og kan bære planerne med til for eksempel mentor eller sundheds- og socialtilbud. Mødestruktur og organisering kan med fordel overvejes med fokus på eventuel frigørelse af sagsbehandlernes tid. Der kan med fordel arbejdes med at sikre et ensartet niveau for dokumentation i sagerne og en målrettet anvendelse af oplysninger, så lange gentagelser undgås. 27

28 5. Sundhed og Omsorg 28

29 5.1. Områdets karakteristika Området er kendetegnet ved varierende sager og få centralt fastsatte proceskrav. Området generelt Ældreområdet er kendetegnet ved mange borgere, der modtager begrænset hjælp hjemmehjælp eller træning og en mindre borgergruppe (typisk de ældste ældre), der modtager mere massiv pleje, sygepleje eller bor i plejebolig. Herudover omfatter området også hjælpemidler, hvor der er et stort antal ansøgninger hvert år om både mindre hjælpemidler (badebænke, rollatorer, hjælpemidler til madlavning m.m.), kropsbårne hjælpemidler (bleer, stomiposer m.m.) og større hjælpemidler som biler og husændringer. Målgruppen Personer (typisk ældre), der har et psykisk eller psykisk funktionstab og derfor har behov for hjælp til praktiske opgaver i hjemmet, personlig hygiejne m.m. Ydelserne på området Beskrivelse af området Myndighedsafdelingen foretager udredning, afgørelser, opfølgning, journalnotater og bestilling af ydelser hos leverandører. Ydelserne omfatter praktisk hjælp, personlig pleje, sygepleje, træning, ældreboliger, plejeboliger og hjælpemidler. Lokale retningslinjer Der er udarbejdet en række kvalitetsstandarder, der angiver serviceniveauet og formidler værdier og prioriteringer. Der er herudover fastsat en række lokale sagsbehandlingsfrister for områderne under Sundhed og Omsorg, jf. tabellen nedenfor. Kommunespecifikke tidsfrister for afgørelser på området Paragraf 83 84, stk Tidsfrist Straks ved henvendelse per telefon eller personligt eller to uger ved skriftlig henvendelse 2 uger 1 måned måneder måneder måneder Lovgivningen på området Centrale lovgivningskrav Der er forholdsvis få nationale krav på området, herunder: Der skal foretages en konkret, individuel vurdering af behovet for hjælp til de opgaver, som modtageren ikke selv kan udføre. Der skal udarbejdes en skriftlig afgørelse. Der skal vejledes om muligheder for frit valg. Der skal gennemføres opfølgning og personrettet tilsyn. 29