Til Tilbudsgiverne. Udbud af fodbehandling

Transkript

1 Til Tilbudsgiverne Udbud af fodbehandling Den Kommunen har modtaget spørgsmål til ovennævnte udbud. Spørgsmålene gengives ordret nedenfor sammen med svarene herpå. Sagsnummer 14/15300 Der gøres opmærksom på at opdaterede udbudsmaterialer og tilbudsdokument der inkorporerer de ændringer som følger af nedenstående spørgsmål-svar er offentliggjort. Spørgsmål 1 Jeg vil gerne have en mere detaljeret beskrivelse af en alm. fodbehamdling, som jeg læser den, vil jeg beskrive det som en delbehandling. Det som i kalder en kompliceret behandling, er en alm behandlig hos os, det er størstedelen af vores patienter der ligger i denne gruppe. En kompliceret behandlig er bla. sårbeskæring. Hos os inddeler vi behandlinger efter bl.a tid, eks. en patient der kun skal have klippet negle, tager ikke så land tid,som en der også skal have beskåret callositet, el fjernet clavi. Svar 1 Kommunen ændrer terminologien i udbuddet. Delaftale 1, der indtil videre er blevet kaldt Negleklipning og almindelig fodbehandling, ændres hermed til Delaftale 1: Lille fodbehandling. Kommunen har en forventning om at denne type behandling typisk tager op til ca. 30 min. Og typisk indeholder de ydelser der indgår i beskrivelsen i udbudsmaterialets punkt 2.2. Delaftale 2, der indtil videre er blevet kaldt kompliceret fodbehandling, ændres hermed til Delaftale 2: Almindelig fodbehandling. Kommunen har en forventning om at denne type behandling typisk tager omkring min. Og typisk indeholder de ydelser der indgår i beskrivelsen i udbudsmaterialets punkt 2.3. Spørgsmål 2 En anden ting, så har jeg som statsaut. fodterapeut journalpligt, dvs at nye patienter skal have lavet journal iht patientfor- Egedal Kommune Rådhustorvet Stenløse Tlf: Mail: kommune@egekom.dk Åbningstider Mandag onsdag: 9-15 Torsdag: Fredag: 9-12

2 sikringen. Hvordan honoreres den? Svar 2 Andre ydelser end dem der angives priser på i tilbuddet afregnes ift. gældende listepriser (på samme måde som det er blevet gjort hidtil). Spørgsmål 3 Hvor lang tid tager det at få refunderet de penge.som patienterne har fået ydelse for hos os? Svar 3 Såfremt fodbehandlere sender korrekte elektroniske fakturaer, forventes der en betaling indenfor maks. 2 uger. Spørgsmål 4 Når i vil have et minimun på 5 millioner i ting og personskade, har i så taget hensyn til at vi har små virksomheder? Svar 4 Kommunen har fået oplyst, at eksempelvis medlemmer af Danske Fodterapeuter, gennem medlemsskabet, er forsikret med summer der er højere end de i udbuddet krævede. Kommunen finder på denne baggrund de krævede forsikringsforhold rimelige. Spørgsmål 5 Blir nød til også at vide om i er klar over at fodplejere er omfattet af kvaksalverilovgivningen, dermed er det borgernes eget ansvar at modtage behandling hos dem. Fodplejerne er ikke sundhedfaglige og derfor ikke omfattet patientforsikringen.i princippet kan alle kalde sig fodplejere, der behøver ikke at ligge en uddannelse bag dem. Svar 5 Kommunen er opmærksomme på forskelle mellem fodplejere og fodterapeuter, og det er netop det, der ligger til grund for opdelingen af udbuddet i to delaftaler. Kommunen ønsker at fodbehandling sker korrekt og at borgerne får den nødvendige behandling. På denne baggrund blev det valgt, at lave en aftale der retter sig mod både fodplejere og fodterapeuter (delaftale 1), idet denne omhandler ydelser begge faggrupper kan levere. Delaftale 2 retter sig derimod kun mod fodterapeuter, idet det er et område fodterapeuter er kvalificerede til at varetage. Eksempelvis: Bliver en borger visiteret til delaftale 1 (lille behandling), og der senere viser sig et andet behandlingsbehov forventes det at borgeren og/eller behandleren gør kommunen opmærksom på dette, således at en re-visitering kan foretages. side 2 af 10

3 Såfremt borgeren benytter en fodplejer vil en re-visitering til et behandlingsbehov indenfor delaftale 2, medføre et behov for et skifte til en fodterapeut. Dette skyldes at kun fodterapeuter er kvalificerede til at varetage behandling indenfor denne delaftale. Benytter borgeren i forvejen en fodterapeut er et skifte, således ikke nødvendigt. Kommunen er også opmærksom på, at borgere der benytter fodterapeuter til almindelig fodbehandling iht. delaftale 2, ikke i alle besøg vil have behov for dette, men nogle gange kun en lille fodbehandling som beskrevet i delaftale 1. I disse tilfælde skal der naturligvis kun udføres en lille fodbehandling. Kommunens tilskud vil i alle tilfælde være ift. den leverede ydelse (dvs. er der udført en lille fodbehandling, gives kommunens tilskud til dette, og er der udført almindelig fodbehandling gives kommunens tilskud til dette). Spørgsmål 6 Et andet punkt hvor vi fodterapeuter adskiller fra fodplejere er, at vi betaler lønsumsafgifter og dermed ikke moms,fodplejer betaler moms. Vil det ikke være et problem at 2, så forskellige faggrupper skal byde på det samme oplæg? Svar 6 Kommunen ændrer angivelsen af priser i tilbudsdokumentet til uden moms. Spørgsmål 7 I tilfælde af at én fodterapeut vinder (jeres udtryk!) begge delaftaler, hvad er proceduren så ved skift i fodbehandlingsbehov? Er I opmærksomme på at der kan ske ændringer i trofik/fodens tilstand fra den ene behandling til den næste (ligtorn, hælrevne, svækket blodomløb), så en borger er nødt til at skifte fra en almindelig behandling til en kompliceret behandling? Og hvad gør I ved skiftende behov, hvis I vælger én leverandør af delaftale 1 og én leverandør af delaftale 2? Hvem afgør,og hvor hurtigt afgøres det, om en borger skal skifte behandlingskategori og derved også behandler? Svar 7 Indledningsvist gøres der opmærksom på, at området er omfattet af borgernes frie valg. Vinderne af dette udbud vil derfor fremgå som kommunens leverandør på området, men det står borgerne frit for at vælge andre behandlere. Borgere der allerede nu får fodbehandling hos en fodbehandler de kender, behøver derfor ikke nødvendigvis skifte. I hvor høj grad borgere der i fremtiden får behov for fodbehandling, side 3 af 10

4 vælger kommunens leverandør kan ikke siges, men det vil fremgå hvem kommunen har prisaftaler med. Som anført i udbudsmaterialet vil der ske en re-visitering i løbet af 2015, og som det fremgår af spørgsmål-svar nr. 5 ønsker kommunen at fodbehandling sker korrekt og at borgerne får den nødvendige behandling. Bliver en borger visiteret til delaftale 1 (lille behandling), og der senere viser sig et større behandlingsbehov forventes det at borgeren/behandleren (uanset hvilken behandler det er) gør kommunen opmærksom på dette, således at en re-visitering kan foretages. Såfremt borgeren benytter en fodplejer vil en re-visitering til et behandlingsbehov indenfor delaftale 2, medføre et behov for et skifte til en fodterapeut. Dette skyldes at fodterapeuter er kvalificerede til at varetage behandling indenfor denne delaftale. Benytter borgeren i forvejen en fodterapeut er et skifte, således ikke nødvendigt. Visitering af borgere er en myndighedsopgave der skal varetages af kommunen. Spørgsmål 8 I skriver at målet er at sænke udgifterne på fodbehandlinger og derfor er fokus udelukkende på så lav en pris som muligt. Har I overvejet om den forventede besparelse ved kun at have de to billigste leverandører af fodterapi kan betale sig i fht. de omkostninger som selve udbudsprocessen (herunder konsulentomkostninger, besvarelse af spørgsmål samt behandling af tilbud og indhentning af uddybende info), re-visitering af samtlige nuværende borgere med udvidet helbredstillæg samt det fremadrettede tidsmæssige forbrug i form af tovholderi i fht. om leverandøren efterlever alle de krav I har stillet? For ikke at tale om det tidsforbrug der skal afses hvis leverandøren netop ikke lever op til kravene! Svar 8 Der er truffet politisk beslutning om at indgå prisaftaler på området. Det er denne beslutning udbuddet implementerer. Kommunen forventer også fremover at have mange behandlere på området pga. borgernes frie valg, og ikke kun de to leverandører som bliver valgt som følge af dette udbud. Spørgsmål 9 Synes I selv at jeres valg af tidspunkt (den 15/12-14) for udsendelsen af fodbehandling i udbud, med en deadline for indgivelse af tilbud den 15/1-15 kl , er fair? At indgå en kontrakt på det plan er ikke BARE noget man lige gør slet ikke når det er midt i julen! Vi har behov for at udbuddet gennemses af en juridisk person, før vi side 4 af 10

5 overhovedet tør give et tilbud! Allerede nu kan vi se at vi ikke kan tilslutte os de opstillede vilkår om at binde os 2 (-4) år samt at skulle betale differencen ved sygdom, hvor behandlingen foretages hos anden fodterapeut. I har en masse krav, som vi er nødt til at lade indgå i vores udregning af tilbud for ikke at stå med regningen selv! Svar 9 Kommunen flytter fristen for at aflevere tilbud til d. 29. januar 2015 kl Samtidig flyttes kontraktstart til d. 1. marts 2015, Spørgsmål 10 Har I også sendt udvidet helbredstillæg i udbud i de andre brancher, f.eks. tandlæge, optiker m.fl.? Svar 10 Ja, der er indgået prisaftaler på begge de nævnte områder. Det er bl.a. på baggrund af positive erfaringer fra disse aftaler, at det blev besluttet at lave prisaftaler på fodbehandling. Spørgsmål 11 I har delt udbuddet op i to delaftaler og givet jeres definition på en almindelig fodbehandling og en kompliceret fodbehandling. Er I klar over, ud fra jeres definitioner, at størstedelen af de behandlinger, vi foretager, dermed er komplicerede behandlinger? Dvs. når I pt. modtager fakturaer fra os med teksten almindelig fodbehandling, er der i størstedelen af tilfældene tale om en kompliceret behandling! Måske det ændrer lidt ved jeres opfattelse af den aktuelle fordeling af borgere som kan nøjes med en fodplejer eller har behov for en fodterapeut! Svar 11 Der henvises til spørgsmål-svar nr. 1. Spørgsmål 12 Kan I være mere specifikke i jeres krav om kommunikation/afregning? Forventer I en IT baseret kommunikation/afregning? I så fald hilser vi det velkommen. Vi har forgæves forsøgt at få lov til at sende fakturaer vedrørende udvidet helbredstillæg pr. mail frem for i papirsform. Vil I pålægge et gebyr på en fakturaer sendt pr. mail? Hvis ja, hvor meget koster det? Svar 12 Kommunen ser meget gerne at der faktureres elektronisk. Dette kan ske ved fremsendelse af faktura til EAN nr.: Kommunen kræver ikke betaling for fremsendelse af elektroniske fakturaer. Spørgsmål 13 side 4 - USB pind, hvad er det? (På hvilket træ kan man finde en USB-pind?) side 5 af 10

6 Svar 13 En USB-pind er et elektronisk medie, hvorpå man kan lagre filer. Denne kan f.eks. købes i elektronikforretninger. Spørgsmål 14 side 5 - Hvorfor skal tilbuddet gælde 120 dage? Dette svarer til 15/ dvs 3,5 måneder efter kontraktperioden er startet? dage er mere passende. Svar 14 Kommunen har valgt 120 dage, for at sikre at udbuddet ikke skal gå om i forbindelse med uforudsete hændelser. Spørgsmål 15 side 6 fornødne kapacitet, hvad er dette helt præcist, 10 behandlinger per dag? 100 behandlinger per dag? Dette skal specificeres mere for at kunne vurdere hvilke ressourcer der skal ansættes for at kunne overholde de kontraktlige forpligtelser. Svar 15 Området er omfattet af borgernes frie valg, og der kan derfor ikke på forhånd siges noget om omfanget. Spørgsmål 16 side 6 Da tilbudsmaterialet er uklart på en række punkter er det nødvendigt at tage de nødvendige forbehold. Som eksempel kan nævnes at svar på disse spørgsmål ikke kan forventes før 8/ , ca 10,5 måneder efter kontraktens begyndelse. (se pkt 1.7 Tidsplan, 3. linje i tabellen). Svar 16 D. 8/ var en fejl. Den rette dato er d. 8/1-2015, således at tilbudsgivere kan tage højde for kommunens svar i afgivelse af tilbud. Spørgsmål 17 side 11 pkt 3.3 Skal leverandøren tvinges til at levere ydelser til klienter som er i restance for tidligere behandlinger? Registreret i RKI som dårlige betalere? Har andre forhold som gør dem uønsket hos leverandøren? Svar 17 Kommunen har ikke kendskab til tidligere problemer med restance eller andre forhold der gør borgere der modtager fodbehandling med tilskud uønskede. Kommunen forventer at de valgte leverandører giver fodbehandling til borgerer, der vælger at benytte kommunens leverandører. Spørgsmål 18 side 12 pkt 3.5 hvorfor er der ikke ens opsigelses- side 6 af 10

7 varsel for begge parter? Svar 18 Kommunen ønsker sikkerhed for at de valgte leverandører forbliver i kontraktperioden. Spørgsmål 19 side 12 pkt 3.5 Hvad er definitionen på kontraktperioden er det de første 24 måneder eller er det potentielt de 48 måneder som kommunen har mulighed for at forlænge kontrakten til? Svar 19 Kontraktperioden omfatter indledningsvist de første 24 måneder, og efterfølgende de 2x12 måneder kontrakten eventuelt måtte blive forlænget med. Spørgsmål 20 side 12 pkt 3.6 I tilfælde af leverandør og kommune ikke kan blive enige om en prisregulering, kan leverandøren i så fald opsige kontrakten? Svar 20 Nej. Regulering af lignende prisaftaler har ikke tidligere givet anledning til tvister. Kommunen forventer at begge parter indgår i mindelig dialog omkring eventuelle uoverensstemmelser. Spørgsmål 21 side 12 pkt 3.6 hvorfor nævnes priserne er inklusiv moms da ydelserne ikke er omfattet af moms? Svar 21 Der henvises til spørgsmål-svar nr. 6. Spørgsmål 22 side 13 pkt 3.7 Krav til dokumentation, hvilke specifikke krav er der til dokumentation? Med hvilken frekvens skal denne dokumentation fremsendes til Kommunen? Hvilket forventet tidsforbrug skal der medtaget til denne dokumentation? Skal omkostningerne til opfyldelse af dokumentationskravene faktureres til kommunen separat eller medtages i behandlingsprisen? Svar 22 Kommunen benytter for nærværende KL blanket SP247 og det er brug af denne eksisterende praksis kommunen ønsker at fortsætte. Der gives ikke, ligesom nu, betaling for udfyldelse af denne blanket. Spørgsmål 23 side 13 pkt 3.7 forventer kommunen at leverandøren skal oplyse om forhold der er beskyttet af leverandørens tavshedspligt? Svar 23 Nej. side 7 af 10

8 Spørgsmål 24 side 13 pkt 3.7 spørgsmål fra kommunen, Hvilket forventet tidsforbrug skal der medtaget til disse spørgsmål? Skal omkostningerne til besvarelse af disse spørgsmål faktureres til kommunen separat eller medtages i behandlingsprisen? Gælder svartidsfristen også i perioder med ferielukning eller anden nedlukning af Leverandørens klinik? Svar 24 Kommunen ønsker en god dialog med de leverandører der indgår prisaftaler, hvor der tages hensyn til hinanden, herunder ferielukninger mv. Der gives ikke betaling for dialog med kommunen. Spørgsmål 24 side 13 pkt 3.7 planlægning og deltagelse i møder, Hvilket forventet tidsforbrug skal der medtages til dette? Skal omkostningerne til planlægning og deltagelse i møder faktureres til kommunen separat eller medtages i behandlingsprisen? Svar 24 Kommunen ønsker et godt samarbejde med de leverandører der indgår prisaftaler, hvor der tages hensyn til hinanden. De nærmere detaljer omkring samarbejdet aftales ved kontraktstart. Der gives ikke betaling for deltagelse i møder med kommunen. Spørgsmål 25 side 13 pkt 3.7 Krav til statistik, hvilke specifikke krav er der til statistik? Med hvilken frekvens skal denne statistik fremsendes til Kommunen? Hvilket forventet tidsforbrug skal der medtages til udarbejdelsen af statistik? Skal omkostningerne til udarbejdelsen af statistik faktureres til kommunen separat eller medtages i behandlingsprisen? Svar 25 Kommunen følger typisk op på indgåede prisaftaler og statistik af disse en gang årligt. Formålet er at kommunen får et overblik fra leverandøren vedr. antal behandlinger af kommunens borgere. De nærmere detaljer aftales ved kontraktstart. Som angivet ovenfor ønsker kommunen et godt samarbejde, hvor der tages hensyn ift. De krav der stilles. Der gives ikke betaling for udarbejdelse af statistik. Spørgsmål 26 side 14 pkt 3.9 Ændringer i kontrakten, i tilfælde at opgaven ændres væsentlig for leverandøren, er det så muligt at ophæve kontrakten? Hvor store ekstra omkostninger skal leverandøren forvente at skulle afholde uden at kommunen vil kompensere herfor? 1000/måned? 5000/år? 10000/år? I det tilfælde at leverandør og kommunen ikke kan komme til enighed om eventuelt kompensation for øge- side 8 af 10

9 de omkostninger for leverandøren, kan leverandøren i så fald ophæve kontrakten. Svar 26 Kommunen har ikke oplevet, at dette har været relevant i tidligere prisaftaler, og det kommer an på et skøn i den givne situation. Væsentlige ændringer i kontraktforholdet kan medføre ophævelse. Spørgsmål 27 side 14 pkt 3.10 Aktindsigt, forventes det at Leverandøren håndterer forespørgsler om aktindsigt på kommunens vegne? Hvilket forventet tidsforbrug skal der medtages til dette? Skal omkostningerne til håndtering af aktindsigt forespørgsler faktureres til kommunen separat eller medtages i behandlingsprisen? Gælder svartidsfristen også i perioder med ferielukning eller anden nedlukning af Leverandørens klinik? Svar 27 Leverandøren skal videregive anmodninger om aktindsigt til kommunen. Spørgsmål 28 side 14 pkt 3.11 Hvad er definitionen på egne registre? Svar 28 Registre udarbejdet af leverandøren selv. Spørgsmål 29 side 15 pkt 3.13 Modregning, hvorfor er der ikke ens betingelser for at kunne gøre krav om modregning gældende? 5 dage vs 880 dage(4 år)? Hvad vil der ske hvis leverandøren og kommunen ikke kan nå til enighed om eventuelle krav om modregning? Voldgift? Svar 29 De 5 dage omhandler konstaterede forhold, mens sidste afsnit i 3.13 omhandler til kommunens ret til at fremsætte krav i kontraktperioden. Det er to forskellige ting. Ift. Tvister henvises til kontraktens afsnit Spørgsmål 30 side 15 pkt 3.14 Leveringssikkerhed, hvad er definitionen på leveringssikkerhed? Hvilke specifikke krav er der til Leveringssikkerhed og kapaciteter fra Leverandøren? I tilfælde af omkostninger til 3.mand hvad er det maksimale omfang af de omkostninger Leverandøren kan blive stillet overfor? Svar 30 Der henvises til spørgsmål-svar nr. 15. Vedrørende omkostninger til 3. mand kan det ikke oplyses. Det ikke har været relevant ved tidligere indgåede prisaftaler. side 9 af 10

10 Spørgsmål 31 side 17 pkt 3.19 Misligholdelse, hvilket værdigrundlag refereres der til? Hvilke specifikke målsætninger refereres der til? Svar 31 Ved vurdering af aftaleparternes eventuelle misligholdelse vurderes dette ift. kontraktens afsnit 3.19 og fortolkning af dansk ret i almindelighed. Spørgsmål 32 side 18 pkt 3.20 Tilbageholdelsesret, gælder samme vilkår for kommunen, således at kommunen ikke må tilbageholde for at have sikkerhed for eventuelle krav mod leverandøren? Svar 32 Afsnit 2 i kontraktens pkt er ikke relevant og udgår af kontrakten Ovenstående spørgsmål og svar indgår i det endelige kontraktgrundlag mellem kommunen og den valgte leverandør. Svarene kan således lægges til grund ved eventuelle fortolkningsspørgsmål og tvister. Med venlig hilsen Niels Damgaard Udbudskonsulent side 10 af 10