ORDINÆRT ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE onsdag den 28. februar 2018 kl i Lejerbo, Gl. Køge Landevej 26, 2500 Valby.

Transkript

1 Til samtlige medlemmer af organisationsbestyrelsen i Lejerbo, Køge Bugt Efter aftale med formanden fremsendes hermed dagsorden for ORDINÆRT ORGANISATIONSBESTYRELSESMØDE onsdag den 28. februar 2018 kl i Lejerbo, Gl. Køge Landevej 26, 2500 Valby. Endelig dagsorden: Beslutningspunkter 1. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget 2. Vederlag og tabt arbejdsfortjeneste 3. Dækning af lejetab og tab ved fraflytning i dispositionsfonden 4. Udpegning af 3 landsrepræsentantskabsmedlemmer og 3 suppleanter 5. Tilskud til forundersøgelse af afdeling altaner. 6. Opdeling af afdeling Orienteringspunkter 7. Meddelelser fra formanden v/ Johnny Jensen Gennemgang af dagsordenen for repræsentantskabsmødet 8. Meddelelser fra administrationen v/ Esben Nielsen Udvikling i Forvaltning Storkøbenhavn Budgetopfølgning alle afdelinger Udlejningssituationen Nybyggeri/renovering Opdatering igangværende rets- og beboerklagenævnssager 9. Eventuelt Efter mødet serveres en frokost. Af indkaldelsen til organisationsbestyrelsesmødet udsendt den fremgik det, at afbud skulle være meddelt til Forvaltningsgruppe Storkøbenhavn på tlf eller pr. stkbh@lejerbo.dk senest den 21. februar Samtidig skulle man sørge for, at ens personlige suppleant blev indkaldt til mødet i stedet (jf. vedtægternes 11 stk. 6). Det samme gjaldt ved forhindring i at deltage i den efterfølgende frokost. Med venlig hilsen Jeannette M. Larsen Souschef 21. februar 2018 Lejerbo Forvaltningsgruppe Storkøbenhavn Gl. Køge Landevej Valby Tlf: stkbh@lejerbo.dk Åbningstid: man-fre kl Telefontid: man-tors kl fre kl..9-12

2 Beslutningspunkter: 1. Godkendelse af regnskab, revisionsprotokol samt budget Forud for mødet modtager bestyrelsen regnskab, årsberetning og revisionsprotokol for perioden 1/ /9 2017, forvaltningsrevision for regnskabsåret 2016 for administrationsorganisationen samt budget for boligorganisationen for perioden 1/ / Administrationen har forud for mødet forhandlet afdelingernes forhold, herunder de økonomiske, og der foreligger godkendelse af såvel regnskab som budgetforslag fra alle afdelinger. Dog skal organisationsbestyrelsen tage stilling til regnskabet afd , da afdelingsbestyrelsen ikke har godkendt regnskabet. Afdeling holder først afdelingsmøde efter afholdelsen af det ordinære organisationsbestyrelsesmøde, hvorfor organisationsbestyrelsen anmodes om at godkende regnskab og budget for afdelingen, under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse. I den udsendte årsberetning er redegjort for årets resultat og balance i hovedtal samt status og udvikling i boligorganisationens egenkapital. Egenkapitalen beskrives som organisationens disponible midler i arbejdskapital og dispositionsfond. Årsberetningen beskriver efterfølgende afdelingernes drift for det forgangne år i forhold til underskud/overskud. Endvidere beskriver årsberetningen en vurdering af afdelinger i forhold til vedligeholdelses-, udlejnings-, og boligsocial status. I henhold til reglerne skal bestyrelsen forholde sig til revisionens fremhævede forhold i revisionsprotokollat. Afdeling 134-0, Østre Sandmarksvej Revisionen gør opmærksom på, at afdelingen ifølge langtidsbudgettet for planlagt vedligeholdelse og fornyelser i 2017/2018 ikke vil have tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder m.v. Afdeling 277-0, Mølleparken Revisionen henleder opmærksomheden på konto 116 i regnskabet, hvor det fremgår, at afdelingen ikke havde tilstrækkelige henlagte midler til dækning af de i regnskabsåret afholdte udgifter til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. Driftspåvirkningen udgør kr. Afdeling 957-0, Fasanvangen Revisionen gør opmærksom på, at afdelingen ifølge langtidsbudgettet for planlagt vedligeholdelse og fornyelser i 2017/2018 ikke vil have tilstrækkelige henlæggelser til at dække de planlagte vedligeholdelsesarbejder m.v.

3 Afdelingsbudgetter Nedenstående oversigt er et uddrag af de udsendte afdelingsbudgetter, og viser lejereguleringer i de enkelte afdelinger for den kommende periode. Gældende Kommende Ændring Afd. Nr. Afd. Navn Boligtype leje leje pr m² Ændring i % Østre Sandmarksvej Familiebolig 842,84 970,68 127,84 15,17% Søparken Familiebolig 874,77 874,77 0,00 0,00% Østre Sandmarksvej Familiebolig 1091, ,56 0,00 0,00% Mølleparken Familiebolig 948,47 981,20 32,73 3,45% Nørre Boulevard Ungdomsbolig 1024, ,79 0,00 0,00% Ringen Familiebolig 934, ,58 146,08 15,63% Ringen Ungdomsbolig 916, ,65 145,43 15,87% Ølby Ungdomsbolig 1526, ,28 0,00 0,00% Smedegården Ungdomsbolig 1273, ,09 0,00 0,00% Humlekærgård Familiebolig 1177, ,40 17,63 1,50% Cirkelhuset Familiebolig 1050, ,38 19,43 1,85% Fasanparken Familiebolig 1097, ,45 19,40 1,77% Fasanvangen Familiebolig 1083, ,86 0,00 0,00% Nedenstående oversigt viser henlæggelser til planlagt vedligeholdelse i alle afdelinger målt i forhold til budgetstrategien for Lejerbo Køge Bugts målsætninger. Afdeling Målsætning konto 120 Konto 120 jf. vedtaget budget Difference 134-0* *Afdelingsmøde ej afholdt endnu.

4 Bestyrelsen bedes på baggrund af dette vurdere, om man kan godkende afdelingernes og organisationens budgetter samt indstille til repræsentantskabsmødets godkendelse af organisationens regnskab, revisionsprotokol og årsberetning. 2. Vederlag og tabt arbejdsfortjeneste Bestyrelsen bedes tage stilling til om vederlaget skal udbetales som tidligere besluttet, således at beløbet deles i 8 dele, hvoraf formanden får 2 andele og de øvrige bestyrelsesmedlemmer hver får 1 andel. I henhold til reglerne om vederlag til organisationsbestyrelser er der for indeværende regnskabsperiode 2017/18) kr (afrundet i hele tusinder) til rådighed til fordeling i bestyrelsen i Lejerbo, Køge Bugt. Desuden bedes bestyrelsen tage stilling til, om tabt arbejdsfortjeneste skal dækkes. I givet fald vil dette gå forud for udbetaling af vederlaget. 3. Dækning af lejetab og tab ved fraflytning i dispositionsfonden Ifølge lovgivningen skal boligorganisationen dække lejetab og tab ved fraflytning, som overstiger 326 kr. pr. lejemål (2017 priser). Der har ikke tidligere været ansøgt om dispensation. Organisationen skal tage stilling til, hvorvidt lejetab og tab ved fraflytning skal dækkes af dispositionsfonden, eller om der skal søges dispensation herfor hos kommunen, således at tabet skal dækkes af afdelingen selv. 4. Udpegning af 3 landsrepræsentantskabsmedlemmer og 3 suppleanter Bestyrelsen bedes udpege 3 landsrepræsentantskabsmedlemmer og suppleanter herfor. Det næste landsrepræsentantskabsmøde er den maj i Århus. Tidligere valgte/udpegede er Robert Kaufmann, Johnny Jensen og Kaj Hansen. 5. Tilskud til forundersøgelse af afdeling altaner. I afdeling Smedegården er der konstateret en række fugtproblemer ved altanerne. Det umiddelbare indtryk er, at der trænger vand ind i altandækket og derfra løber vandet ind mod bygningens facade, hvor det bliver stående. Uden destruktive undersøgelser og ekstern rådgivning vil vi ikke kunne fastslå problemets omfang og få afklaret eventuelle løsningsforslag og eventuelle muligheder for at gøre ansvar gældende overfor byggeriets rådgiver eller entreprenør i samarbejde med afdelingens forsikringsselskab. Da afdelingens økonomi er meget anstrengt og der er en begrundet mistanke om, at problemet kan henføres til afdelingens opførelse, indstiller vi at organisationen af sin dispositionsfond afholder op til kr til at foretage yderligere undersøgelser.

5 6. Opdeling af afdeling I 2017 behandlede afdelingsmødet i afdeling en mulig opdeling af afdelingen til to selvstændige afdelinger. Der forelå på daværende tidspunkt ikke en økonomisk konsekvensberegning for en opdeling. Denne er nu udarbejdet og vil blive forelagt næstkommende afdelingsmøde til godkendelse. Der er rettidigt indsendt forslag til repræsentantskabsmødet om, at afdeling skilles i to selvstændige afdelinger. Beslutningskompetencen er på repræsentantskabsmøde den 15. marts 2017 delegeret til organisationsbestyrelsen. Det vil være korrekt, at organisationen tager stilling til forslaget, men det bør ske på baggrund af et afdelingsmødes beslutning. Da afdelingsmødet endnu ikke har taget stilling til spørgsmålet, indstilles det at forslaget behandles af organisationen til godkendelse. Godkendelse skal være betinget af afdelingsmødets godkendelse af opdelingen. Orienteringspunkter: 7. Meddelelser fra formanden v/ Johnny Jensen Gennemgang af dagsordenen for repræsentantskabsmødet 8. Meddelelser fra administrationen v/ Esben Nielsen Udviklingen i Forvaltning Storkøbenhavn I december 2017 afholdtes møde mellem ledelsen i Forvaltning Storkøbenhavn og formændene for de organisationer, som betjenes herfra. På mødet skitseredes en ændring af organisationen i Forvaltning Storkøbenhavn, som skal styrke kvaliteten af den assistance, som ydes til afdelings- og organisationsbestyrelser. Organisationsændringen består i, at antallet af driftschefer reduceres fra fire til tre, men til gengæld lettes driftscheferne for en række arbejdsopgaver. Løsningen af disse opgaver vil fremover blive varetaget af en ny funktion i Forvaltning Storkøbenhavn, nemlig forvaltningskonsulenter og en styrkelse af den funktion, som varetages af driftsassistenterne. Umiddelbart medfører ændringen, at vi i første omgang styrker rådgivning til afdelings- og organisationsbestyrelser for så vidt angår rådgivning om organisatoriske og økonomiske forhold (budgetopfølgning), samt forbedringen af kvaliteten af bistanden til varmemestrene. Det betyder, at der kommer til at ske nogle ændringer i bemandingen i gruppen. Og vi regner med at have alle disse ændringer på plads i løbet af foråret, men indtil det er sket og den nødvendige oplæring har fundet sted, så vil vi have behov for Jeres forståelse. Det er aftalt med formændene, at der skal ske en opfølgning på ændringerne i løbet af sommeren Budgetopfølgning alle afdelinger oversigt omdeles på mødet.

6 Udlejningssituationen - Generelt er udlejningssituationen god. Der sendes ca. 30 tilbud ud i 1-2 omgange. Der betales generelt ikke husleje i hele opsigelsesperioden. Tomgang. Der har været 4 boliger på tomgang med i alt 60 dage, som følge af udlejningsvanskeligheder. Ventelisten til familiebolig i hele organisationen pr fordeler sig således for de ansøgere: Venteliste I bero 1 rum 2 rum 3 rum 4 rum 5 rum Ønsker i alt Ansøgninger i alt Ekstern Ekstern X Intern Intern X Ansøgernes ønsker pr. afdeling fremgår af bilag A. Fraflytningsprocenten i familieboligerne i hele organisationen: År Hele organisationen Hele Lejerbo ,15 % 10,61 % ,01 % 10,66 % ,18 % 10,92 % Fraflytningsprocenten i de enkelte afdelinger fremgår af bilag B. I 2017 har der: I afd er 1 lejer udsat pga. husorden. I afd er 1 lejer pga. husorden fraflyttet.. I afd er 1 lejer udsat pga. lejerestance. I afd er 1 lejer udsat pga. lejerestance. Ungdomsboligerne Der sendes i gennemsnit 45 boligtilbud ud i afd. 285 og hovedsageligt i en omgang for at opnå genudlejning. I afd. 687 og 686 sendes i gennemsnit 65 boligtilbud ud i 1-2 omgange for at opnå genudlejning. Der er en del fraflyttere, der betaler husleje i hele opsigelsesperioden. Tomgang. Der har i 2017 været 7,5 måneder tomgang på 8 boliger som følge af udlejningsvanskelighed. I afd er en lejer udsat pga. husorden. I afd. 687 er 3 lejere udsat pga. husorden.

7 Nybyggeri/renovering Nybyggeri: Afd Cirkelhuset: MGO vindspærresagen er anerkendt af Byggeskadefonden i Byggeskadefonden har hyret Friis Andersen Arkitekter som rådgiver til at lave udbedringsprojekt og udbud. Udbedringsprojekt forventes færdig i løbet af februar 2018 og udbud forventes gennemført i marts Hvis udbuddet går godt og man bliver enige med en entreprenør, forventes der opstart for udbedring inden sommerferien i år. Byggetid forventes at være ca. 12 måneder. Her i byg vil der blive sat projektleder på sagen. Der er ikke sat navn på projektlederen endnu. Derudover er der 5 års dato Der vil blive udført 5-års eftersyn i løbet af foråret års gennemgang skal være afholdt retmæssigt senest medio oktober. Renovering: Afd Ringen: Der er efter Landsbyggefondens opfattelse, punkter i helhedsplanen som ikke er belyst nok, så derfor har Landsbyggefonden anmodet om yderligere undersøgelser på nogle punkter. Disse undersøgelser har organisationen bevilget økonomien til og undersøgelsen udføres af KHS. Nedstående plan er aftalt med KHS. Dette notat er en opsummering af, hvilke forundersøgelser der skal udføres samt en forventet tidsplan. Bemærk, at tidsplanen er foreløbig, da det endelige forløb skal aftales med bestyrelsen på det møde, som er sat i kalenderen til d Forundersøgelser Revner i badeværelsesvægge undersøgelse af, om det er byggeskade. Tilstandsvurdering af kvist taget skal i denne forbindelse åbnes. Dræn/sokkel Det undersøges om der er indtrængende vand i ydervægskonstruktionen pga. sammenfaldet dræn eller manglende papadskillelse i konstruktionen. Skimmelsvamp Eksisterende info fra 3 tidligere undersøgelser samles i et notat. 2. Forventet tidsplan : Møde med bestyrelsen og driftspersonale for opsamling af byggetekniske udfordringer siden 2012 samt aftale det videre forløb. Marts 2018: Indsamling af eksisterende teknisk materiale. April 2018: Hultagning i klimaskærmen for kvist/tag og ydervæg/dræn samt og undersøgelser og efterfølgende notat. Pga. af risiko for vandindtrængen i konstruktionen kan dette tidligst udføres første i april. April/Maj 2018: Samling af materiale.

8 Opdatering igangværende rets- og beboerklagenævnssager oversigt omdeles på mødet. 9. Eventuelt