R E F E R A T. DAGSORDEN Forbundsbestyrelsesmøde nr. 5 / 12. August Nyheder og orienteringssupplement

Transkript

1 Hermed indkaldes til Forbundsbestyrelsesmøde 5 / Mandag den 12. august kl Mødelokale Morten Olsen, Idrættens Hus R E F E R A T Deltagere: Flemming Knudsen FKN Jytte Storm JST Mads Sejerøe MSE Anders Jacobsen AJA Hanne Jensen HAJE Anne-Mette Lund AML Marianne Knudsgård MAK Lotte Mathiesen LMA Lars Rasmussen LRA Ulla Christensen UCH Mette Mønster MEM Mette Find-Andersen MFA Afb. Jan Donde JDO FKN bød velkommen til første møde efter sommerferien og gratulerede UCH med et flot EM setup og flotte medaljer. Endvidere tillykke til MAK med fornem bronze i Trampolin Synkron og flot 5, plads i Tumbling ved World Games. JDO orienterede om sin beslutning om at fratræde sin stilling Godkendelse af dagsorden Med dagsordenen er udsendt nyt info setup som følge af beslutningen på seneste FBST møde. Dagsordenen godkendt. 2. Opfølgning på referat FBST 4 Beslutningen om ny elitær struktur følges op af ledelse og eliteudvalg i form af snitflade beskrivelser henover efteråret. 3. Gennemgang af terminsliste Perioden frem til næste FBST møde udgør stort set kun kursusaktivitet. Ingen mesterskaber m.m. 1

2 4. Formandens orientering om aktuelle emner FKN har d.d. udsendt oversigt over mødeaktivitet den kommende periode, samt punkter fra ledelsesbeslutninger. Ledelsen har arbejdet videre med Årets DGF gymnast, årets DGF talent og årets DGF træner, samt respektive udnævnelser indenfor de enkelte miljøer. MSE påpeger at Team Danmark næppe vil indgå i en dommerkomite, således som anbefalet af ledelsen. Det kan også være en udfordring med aktivrepræsentanter i alle miljøer. Ikke konsensus i FBST om omfanget af udnævnelser. FBST besluttede at udsætte beslutningen, idet FKN bringer input fra drøftelserne d.d., med retur til ledelsen. Efter fornyet behandling i ledelsen fremsendes indstilling til FBST godkendelse på FBST møde den 17. september. Beslutningspunkter: 5. Opfølgning budgetseminar - Rammer Social lørdagsaktivitet er at foretrække, hvis tidsplanen gør det muligt. Sted og mødefaciliteter var OK. - Indhold På grund af den beskårede tidsramme, var der stort set kun fokus på budget og ikke mulighed for at inddrage øvrige emner. - Deltagergruppe Ingen bemærkninger. - Budget 2014 forhandlinger Ændrede satser for kørsel i egen bil godkendt. LMA advarer mod en stigning til 750 kroner for opvisningshold. Umiddelbart ikke bekymring for den sats i forhold til konkurrencehold. Der er behov for en, princip beslutning om hvorvidt arrangementsgebyrer opkræves for 1 eller 2 dage. Beslutningen skal gælde alle konkurrence miljøer. Herefter kan der tages stilling til satserne. Ledelsen arbejder videre med udkast til satsstigninger med den øvelse, at der skal genereres mellem og kroner. Nyt udkast fremsendes til FBST, inden endelig beslutning på FBST møde den 17. september. De administrative og økonomiske retningslinjer færdiggøres, når de nye satser er vedtaget. 2

3 Flere områder i de økonomiske retningslinjer, bør udgå eller genovervejes i forbindelse med eventuel ny budgetproces og deraf eventuelle nye råderum i enhederne. - Budgetprocessen fra 2015? FKN: De meget vanskelige forhandlinger 2014 gør, at processen bør revurderes for så vidt angår Det bør overvejes om processen skal vendes om således administrationen kommer med forslag til rammebudget til drøftelse/beslutning i FBST. AML påpeger at et budgetudkast, født administrativt, kan skabe en større politisk magt til administrationen/ledelsen. Processen består af to dele. Dels teknikken, dels forhandlingsformen. AJA enig i, der bør findes en anden model. Oplevelsen i år, har ikke været optimal. Der bør endvidere være et incitament til at skabe vækst i det enkelte miljø, således en nærmere bestemt andel af den forbedrede økonomi, forbliver i miljøet. FBST enig i, der skal tænkes nyt. FKN foreslår nedsættelse af en arbejdsgruppe, der skal kigge på en ny og mere fleksibel budgetproces. Eventuelt med eksterne repræsentanter. Ledelsen udarbejder forslag til kommissorium for ny arbejdsgruppe, der udover repræsentanter fra ledelsen, består af HAJE, AML og AJA. Tidshorisont for oplæg fra arbejdsgruppen er ultimo. 6. Dansk Gymnaestrada delegation 2015 FKN redegjorde for de igangværende drøftelser med DGI Gymnastik. FBST tilsluttede sig ledelsens oplæg til DGI Gymnastik og gjorde samtidig opmærksom på vigtigheden, af DGF fylde i profilering/markedsføring. 7. Revision af Fælles konkurrencebestemmelser Oplæg fra arbejdsgruppen. Emnet udsat til førstkommende FBST møde. LRA erstatter AJA i arbejdsgruppen. MAK er tovholder på arbejdsproces. 8. Repræsentantskabsmøde og årsmøder - Valgsituationen Alle overvejer og giver tilbagemelding til Ændringsforslag P.t. ingen, udover formuleringen vedrørende valg af regionsrepræsentanter. - Fredagstema? FBST besluttede, der heller ikke i år, gennemføres tema fredag aften. Orienteringspunkter: 9. Økonomiorientering Intet siden sidst, udover der er udsendt halvårs rapport til alle enheder. 3

4 10. Projekt IT , status Møder med to potentielle leverandører den 19. og 20. august. FKN deltager på FBST vegne. 11. DIF s ekstranet Eventuelle spørgsmål kan rettes til AJE i administrationen. JDO anbefaler at FBST følger mulighederne tæt og overvejer at benytte rummet aktivt. 12. Eventuelt AJA italesætter et eventuelt behov for prøvemedlemsskab. Lovgivningen åbner ikke op for muligheden med de nuværende vedtægter. JST afbud til FBST møde FKN, JST, AML og AJA udgør arbejdsgruppe i forbindelse med rekruttering af ny direktør. Supplerende oplysninger til dagsordenpunkter Ad pkt. 5: Budget 2014 FKN, JST og JDO har siden budgetseminaret arbejdet videre med udfordringerne omkring budget Resultatet af dette arbejde drøftes på ledelsesmøde den 8. august, hvorefter indstilling/forslag til forbundsbestyrelsen fremsendes med henblik på videre behandling den 12. august. I skrivende stund kan oplyses at den oprindelige udfordring på ca. 2,6 millioner kroner, er barberet ned til ca kroner. En så omfattende øvelse kan naturligvis ikke ske uden væsentlige indgreb og justering på prissatser. Forbundsbestyrelsen kommer således til at tage stilling til forslag om prisstigninger på såvel startgebyr og arrangementsgebyr samt ekstraordinært arrangementsgebyr på de konkurrencer, der har licensdispensationer. På indgrebssiden indføres stop for lønforhandling i administrationen i Endvidere omlægges takster i forbindelse med kørselstilskud for såvel folkevalgte som administrative medarbejdere. Takster for telefontilskud m.m. præciseres. De økonomiske og administrative retningslinjer Dokumentet vedrørende økonomiske og administrative retningslinjer er blevet gennemskrevet og opdateret. Forslag til nye takster er implementeret i dokumentet og fremsendes til forbundsbestyrelsen efter ledelsens behandling den 8. august. Ad pkt. 6: Dansk Gymnaestrada delegation 2015 Ledelsen har de seneste måneder været i tæt dialog med DGI Gymnastik med henblik på at afdække muligheden for DGI gymnasters deltage i den danske delegation. Emnet er på ingen måde nyt, idet vi senest i forbindelse med Gymnaestrada 2011 i Lausanne, modtog tilsvarende henvendelse. 4

5 Det idrætspolitiske billede ser anderledes ud i dag og vi har endvidere en interesse i at skabe en delegation med stor volumen. Vi ønsker imidlertid ikke at gå mere omfattende på kompromis end, vi fortsat har kontrollen og at Gymnaestrada er og bliver et DGF flagskib. De nærmere elementer i en eventuel aftale med DGI, vil blive gennemgået på forbundsbestyrelsesmødet. Ad pkt. 7: Fælles konkurrencebestemmelser Det forlyder fra stærkt pålidelig kilde at arbejdsgruppen, på grund af ferieperioden, ikke har haft lejlighed til at arbejde med opgaven. Punktet udsættes derfor til FBST 6 / Det anbefales dog at vi på mødet udpeger tovholder i arbejdsgruppen, der består af MAK, AJA, HAJE. Ad pkt. 8: Repræsentantskabsmøde Vi skal forholde os til valgsituationen, ændringsforslag og tage stilling til eventuelt fredagstema. På valg i er: Jytte Storm, Næstformand Mads Sejerøe, Eliteudvalgsformand Anders Jacobsen, UTG formand Marianne Knudsgård, UTT formand Ulla Christensen, RSU formand Erik Juhl Mogensen, Suppleant Mette Find Andersen, FBST (Regionsrepræsentant) Viggo Brøndegaard, Region Hovedstaden Lise Ravnkilde, Region Sjælland (ekstraordinært på valg) Mette Find Andersen, Region Fyn Bent Busk, Region Midtjylland Jens Stensgaard, Ordensudvalget Peter Lund, Ordensudvalget Kristine Wagner, Ordensudvalget Ændringsforslag: Repræsentantskabet pålagde bestyrelsen at implementere ændringer i valgbarheden, samt sikre at de to regionsrepræsentanter, geografisk skal have afsæt i hhv. øst og vest. Formelt skal disse ændringer derfor fremlægges og godkendes på repræsentantskabsmødet. 11 stk. 10: For at opnå valg eller afgive stemme til positionerne nævnt i 9d til 9j inklusive, skal kandidaten og stemmeafgiver være tilknyttet en forening, der har tilvalgt den pågældende aktivitet. For at opnå valg eller afgive stemme til positionerne nævnt i 10a til 10f inklusive, skal kandidaten og stemmeafgiver have bopæl og være tilknyttet en forening i den pågældende region. Regionsrepræsentant (vælges for 2 år i lige år blandt regionsformænd i region 4 til 6) 5

6 Regionsrepræsentant (vælges for 2 år i ulige år blandt regionsformænd i region 1 til 3). Ad pkt. 9: Økonomiorientering Forinden Karin Barretts ophør udsendtes kvartalsrapporter til alle enheder. Deadline for kvalitetssikring er sat til den 15. august. Første opgave for ny regnskabsmedarbejder bliver generering af kvartalsrapport for DGF s samlede regnskabsområde. Rapporten udsendes herefter til Forbundsbestyrelsen. Hovedtallene er imidlertid ikke ændret væsentligt siden gennemgang af udsving på FBST møde /. Ad pkt. 10: IT projekt Udbudsrunden indeholdende DGF s samlede kravspecifikation og budgetestimat på projektet, har affødt konkret tilbud fra to potentielle leverandører. De to leverandører er indbudt til møde med henblik på præsentation af deres forslag, detailøkonomi og tidsplan, hhv. den 19. og 20. august. Efter præsentationerne behandler ledelsen materialet og indstiller valg af leverandør til endelig beslutning i Forbundsbestyrelsen. Ad pkt. 11: DIF s ekstranet Forbundsbestyrelsen har tidligere modtaget information om DIF s nye ekstranet. På Forbundsbestyrelsesmødet gennemgår vi mulighederne set med DGF øjne. SUPPLERENDE NYHEDER Administrationens organisering: Carsten Nyborg Andersen er ansat som ny sportskoordinator og tiltræder 15. august. Carsten skal servicere UIG, URG og SAU. Casper Cramer starter som praktikant i konsulentafdelingen den 19. august. Hvis praktikperioden på godt og vel en måned, forløber efter planen, indsættes Carsten som barselsvikar for Pil Lindekron der, efter planen, går fra primo oktober. Hanne Hede tiltræder den 2. september som ny regnskabsmedarbejder. Bogholderiet er herefter back to normal! Events DGF har i samarbejde med Rope Skipping Udvalget, GUG og Aalborg Kommune, gennemført et ualmindelig flot EM i Aalborg. Såvel setup som danske resultater tjener Danmark stor ære. Den lokale indsats var eksemplarisk og arbejdet med markedsføring af billetsalget bar frugt. Mediedækningen af selve eventen og resultaterne har været meget fornem og har kastet et flot lys over aktiviteten. Vi afventer det endelige regnskab fra Aalborg Kommune (Aalborg Event), der har varetaget budgetopfølgning. World Games Peter Jensen og Cristian Andersen besatte en fremragende 3. plads ved Trampolin synkron konkurrencen i World Games i Colombia. Anders Wesch blev en flot nummer 5 i tumbling konkurrencen. 6

7 NM i TeamGym, november Der arbejdes på højtryk med eventen. Aftale med hjælperforening, streaming m.v. er lavet. Invitationer er udsendt. World Cup i Trampolin og Tumbling De provisoriske tilmeldinger til World Cup den oktober, ser ganske lovende ud. Arbejdsgrupperne er godt med. Der er med andre ord styr på eventen. Fælles DM i Odense 2014 Der har været afholdt konstruktivt møde med hjælperforeninger, arbejdsgruppe og styregruppe. JDO/