1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat FBL møde /2012, den 2. november Gennemgang af terminsliste

Transkript

1 Til Forbundsbestyrelsen 13.november 2012 Hermed indkaldes til forbundsbestyrelsesmøde nr /2013 Mødet afholdes tirsdag den 27. november 2012 kl , Idrættens Hus, Brøndby Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Opfølgning på referat FBL møde /2012, den 2. november Gennemgang af terminsliste Sager til beslutning: 4. Evaluering/opfølgning repræsentantskabsmødet Repræsentantskabsmødet - Aktivitetsårsmøderne - Rammer, mødefaciliteter og forplejning 5. Budgetopfølgning pr. 31. oktober Status på løste licenser 7. GfA årsmøde, januar Igangsætning implementering ny regional struktur 9. Snitflade DGF ledelse / DGF forbundsbestyrelse 10. Forbundsbestyrelsens opgavefordeling / prioritering 2012/ Mødetemastruktur / mødeplan 2012/ Fælles DM set-up (tilbagemelding fra udvalgene) 13. Nedsættelse af arbejdsgruppe til analysering af DGF s politiske og administrative elite og talentstruktur Sager til orientering: 14. Formandens orientering om aktuelle emner 15. GYMFIT projekt + 25 (000) 16. Projekt IT Eventuelt Med venlig hilsen Danmarks Gymnastik Forbund Flemming Knudsen Formand 1 Jan Donde Direktør

2 Deltagere: R E F E R A T Flemming Knudsen Jytte Storm Lotte Mathiesen Mads Sejerøe Mette Find Andersen Mette Mønster Anders Jacobsen Hanne Jensen Anne-Mette Lund Marianne Knudsgård Lars Rasmussen Ulla Christensen Jan Donde FKN JST LMA MSE MFA MEM AJA HAJE AML MAK LRA UCH JDO FKN indledte med en særlig velkomst til første bestyrelsesmøde med ny politisk struktur og ikke mindst til nye medlemmer af forbundets bestyrelse. Sekretær Joan Arildslund deltager i dagens møde inklusive pkt. 4. Alle medlemmer af bestyrelsen introducerede herefter sig selv. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. Vedtægtsændringer fra repræsentantskabsmødet følges op under pkt. 4. Under dagsordenens pkt. 5 orienteres ligeledes om 2013 budgetprocessen. 2. Opfølgning på referat FBL møde /2012, den 2. november 2012 Ingen aktuel opfølgning udover separate punkter, der er optaget på dagsordenen. AJA henstillede til at bestyrelsesmødestart fredag før repræsentantskabsmødet rykkes til kl i de tilfælde, hvor aftenen ikke indledes med temamøde. 3. Gennemgang af terminsliste Ingen mesterskaber i perioden frem til Sager til beslutning: 4. Evaluering/opfølgning repræsentantskabsmødet Repræsentantskabsmødet (herunder opdatering af vedtægter) Bestyrelsen godkendte det reviderede lovkompleks. Herunder ændret valgprocedure i forhold til valg af regionsrepræsentanter til bestyrelsen. 2

3 Bred tilfredshed i bestyrelsen med tonen i debatterne, styring, forberedelse og ikke mindst resultatet af afstemningerne. - Aktivitetsårsmøderne Sports Acro (SAU):Godt og konstruktivt møde med positive tilbagemeldinger efterfølgende. Kampvalg om posterne og seriøs gennemgang af nyt reglement. URG: Godt møde med konstruktiv debat. Kampvalg om posterne. UTG: Godt møde. En række forslag fra udvalget blev vedtaget. Ikke uden debat. Debat om tildeling af økonomiske midler til det elitære arbejde i UTG. Rope Skipping (RSU): Årsmøde med ganske få deltagere. Men på trods af dette blev det et godt møde med god debat. UTT: Godt møde med mange deltagere. Lidt udfordringer i.f.t budget 2013, som udvalget arbejder videre med. Udfordringer i administrationen med håndtering af medaljer m.v., gav anledning til debat og frustration på årsmødet. Der ligger fortsat en stor opgave i at få tumbling og trampolin til at svinge sammen i udvalget. UIG: Møde med ca. 30 deltagere. Ny konkurrencestruktur pr. 1. januar 2013 affødte en lang, men konstruktiv debat. Mødet afspejlede udfordringer med at nå helt ud i miljøet. Indlæg vedrørende nye gymnastikmærker blev meget positivt modtaget. Der blev indvalgt to nye medlemmer i udvalget. - Rammer, mødefaciliteter og forplejning Det bør overvejes at udvide med kaffe om formiddagen. Godt og professionelt set-up og opstilling. Overveje navneskilt til samtlige deltagere. God løsning med navne på frokostposerne søndag. Indhold dog knapt så, kvalitetsfyldt (restauratør) Plads til forbedring af logistik til frokostbuffet lørdag (restauratør) Det bør overvejes at holde fast i ikke at have temamøde fredag aften. Alternativt uformelt cafe-forum. 3

4 5. Budgetopfølgning pr. 31. oktober 2012 JDO gennemgik budgetopfølgning pr og estimerede forbedret årsresultat i forhold til budget. Det forventede resultat skal ikke mindst ses i lyset af EM TeamGym samt reducerede personaleomkostninger. Repræsentantskabsbeslutningen om ny politisk struktur har konsekvenser for budget 2013, idet der er behov for at ombryde budgettet i respekt for ny struktur og samlet ramme godkendt af repræsentantskabet. På indkaldt møde med alle økonomiansvarlige den gennemgås deadlines i relation til budgetprocessen. (Tidslinje vedhæftet). Udvalgene opfordres til at være proaktive i forhold til at søge oplysninger fra kredsene om allerede indgåede kredskonkurrencer i 2013, således disse implementeres i revideret 2013 budget og der forventningsafstemmes med eventuelle entreprenør-foreninger. 6. Status på løste licenser Fordelingen af løste licenser pr. d.d. udviser lavere antal end på samme tidspunkt i (Bilag med fordeling vedhæftet referatet). Administrationen arbejder på en administrativ håndtering som følge af repræsentantskabets beslutning om licens fremadrettet kan løses helt frem til konkurrencestart. Umiddelbart løses udfordringen med et særskilt licensmodul der linkes til, efter henvendelse til administrationen. Linket vil endvidere være tilgængeligt for udvalgene, således der også kan løses (akut) licens udenfor administrationens åbningstid. Der kan kun betales med Dankort. Proceduren beskrives på hjemmesiden. 7. GfA årsmøde, januar 2013 Årsmødet fastlagt til lørdag den 26. januar Destination overvejes med afsæt i en forening, f.eks. årets forening. Årsmødet bør indrammes af GfA event, work shop, eksterne indlæg. Udnytte eksponering af DGF s breddepalet. 8. Igangsætning implementering ny regional struktur Bestyrelsen tog ledelsens plan til efterretning. (Vedhæftes referatet). AJA opfordrede GfA til, på et passende tidspunkt, at indbyde udvalgenes regionsansvarlige til møde. Det kan eventuelt ske i forbindelse med øvrig mødeaktivitet i GfA. 9. Snitflade DGF ledelse / DGF forbundsbestyrelse Bestyrelsen godkendte dokumenterne med tydeliggørelse af pkt. 2.5, (inhabilitet) samt en redaktionel rettelse til pkt Dokumenterne lægges på hjemmesiden. (Revideret udgave af dokumenterne er vedhæftet referatet). 4

5 AJA ser gerne, der også udarbejdes forretningsorden for udvalgene. 10. Forbundsbestyrelsens opgavefordeling / prioritering 2012/2013 Bestyrelsen foretog få ændringer. (Opdateret dokument inklusive navnesignaturforklaringer vedhæftet referatet). 11. Mødetemastruktur / mødeplan 2012/2013 Bestyrelsen godkendte tematiseret mødeplan med ændring i termin møde 2 og møde 4. Med undtagelse af budgetseminar, afholdes alle bestyrelsesmøder i Brøndby. (Opdateret plan er vedhæftet referatet). 12. Fælles DM set-up (tilbagemelding fra udvalgene) URG: God ide. Bakker op. Der skal være ordentlige faciliteter. Winners Final er ikke optimal, men ikke uinteressant. Opvisning dog mere attraktiv. 5 Samarbejder gerne med alle udvalg. Ingen begrænsninger. UTG: God ide. Når lokalitet vælges skal det være i DGF land. Deltager gerne i Winners Final med 3 hold i alle rækker. Gør det frivilligt at være med i Winners Final. Nej tak til opvisning. Samarbejder med alle, men vær opmærksom på logistik/redskabsudfordringer. Rope: Meget gerne med. Deltager gerne i Winners Final og er heller ikke afvisende overfor opvisning. Samarbejder gerne, men helst alene. Sports Acro: Positiv og samarbejder gerne med alle. Winners Final ok, men kan hælde mere til opvisning. UIG: Deltager meget gerne og med Winners Final efter eget ønske. Samarbejder gerne med alle hvor redskabslogistikken giver mening. Fleksibel med hensyn til antal af discipliner. UTT: Positiv overfor fælles-konceptet. Gerne med i Winners Final, men kun på egne præmisser (8 deltagere). Gerne kompromis på discipliner. Samarbejder naturligvis med Tumbling. AJA henstiller til at de foreninger der skal indgå i arrangementet som entreprenører, sikres fornuftig økonomi og at dato meldes hurtigt ud. JST drager konklusioner af aftenenes drøftelser og udsender dokument forud for næste bestyrelsesmøde, hvor endelig beslutning træffes.

6 Herefter afsluttedes bestyrelsesmødet i respekt for mødets bagkant kl Nedsættelse af arbejdsgruppe til analysering af DGF s politiske og administrative elite og talentstruktur Sager til orientering: Punktet udsat til 3. februar. 14. Formandens orientering om aktuelle emner Orientering udsendes med referat. FKN og JDO har haft dialogmøde med Tine Teilmann (DGF s kontaktperson i DIF s bestyrelse og Martin Borch (DGF s kontaktperson i DIF s udviklingsafdeling). DIF afholder en gang om året dialogmøde med specialforbundenes formand og direktør. På mødet drøftedes status på udviklingsprojektet og ikke mindst perspektiverne for, under en eller anden form, at fortsætte projektet efter projektperiodens udløb ultimo DIF arbejder med mulighed for en udviklingspulje, men kriterierne er endnu ikke klarlagt. Der arbejdes også på en undersøgelse af den nuværende udviklingskonsulentordning og det kan ikke udelukkes, der skal bindes sløjfer mellem disse områder. DGF appellerede på mødet kraftigt til en hurtig udmelding af hensyn til de nuværende projektansatte konsulenters skæbne efter den nuværende projektperiodes udløb. DGF henstillede endvidere til at puljen blev anvendt mere målrettet i et samarbejde med de forbund der har volumenpotentialet og ikke, skyde for meget med spredehagl(antal forbund). DGF gav udtrykt for, DIF s bestyrelse snarest bør forholde sig til udviklingspuljen og strategi for dennes anvendelse. Emnet omkring kulturministeriets kommissorium for udredning af idrættens økonomi og struktur i Danmark blev kort berørt. (Kommissoriet er efterfølgende blevet offentliggjort og vedhæftes referatet). 15. GYMFIT projekt + 25 (000) Orientering udsendes med referat. Der er pr. d.d. rekrutteret 60 nye foreninger i Disse foreninger tæller i alt ca medlemmer. Det foreløbige rekrutteringsresultat er betydeligt over delmålet på 25 nye foreninger med medlemmer. Det er dog for tidligt at have armene i vejret i forhold til nettobundlinjen, idet vi først kender samtlige foreningernes medlemsregistrering primo Uanset hvad, ændrer det dog ikke ved selve rekrutteringsindsatsen 16. Projekt IT Orientering udsendes med referat Aftale med ekstern projektleder om fase 2 er ved at blive effektueret. Den hidtidige procesleder har lavet et godt grundarbejde med fase 1. 6

7 Repræsentanter fra alle interessentgrupper forventes involveret primo 2013 i form af work shops m.v. 17 Eventuelt JDO orienterede om personalesituationen med midlertidige konsekvenser for serviceringsgraden af respektive miljøer. 7