Hurtig hop S294. Oprettelse af studerende - Fælles

Transkript

1 S294 Studerende Når studerende er optaget via KOT eller S313, vil personoplysninger blive overført til S294. Studerende vil derfor som hovedregel oprettes automatisk i SIS. Hurtig hop S294 Tryk på F7 for at fremsøge den studerende du skal arbejde med. Tast f.eks. navn, CPR nr. eller studienummer (studienummer skal tildeles manuelt) Se her for Grund og for EVU og tryk F8. Tjek om Udd.ordning, Studienummer og indskrivningsform bliver udfyldt korrekt. Brug F9 værdiliste til dette. Eksisterer denne studerende allerede i SIS, men på en anden udd.ordning tryk på da F6 og derefter F9 og vælg den nye udd.ordning, som den studerende skal ind under. Indskrivning af studerende på rigtige datoer Page 1

2 I nedenstående vil de forskellige felter forklares til brug ved indskrivning af studerende: Påbegyndt uddannelse Datoen i dette felt skal være den dato uddannelsen er begyndt uanset om det er på Metropol eller andre uddannelsessteder. Denne vil som hovedregel stemme overens med oprindelig studiestart. En uddannelse på Metropol modtager i september 2008 en studerende (overflytter) fra tilsvarende uddannelse på en anden institution. Den studerende er på sin tidligere institution startet sin uddannelse i februar I feltet "påbegyndt uddannelse" sættes den dato i februar 2006 hvor den studerende er startet. OBS: Dette felt vil automatisk foreslå den dato hvor du taster den studerende i SIS. Det skal du huske at rette til den rigtige dato. OBS: En dato skal her tastes dd-mm-åå. Forsøger man at taste et helt år f.eks. 2011, vil det automatisk omdannes til 2020, da det kun er de to første cifre der ses på. Der er desværre ingen automatisk advarsel. Studiestart på institution Datoen i dette felt skal være den dag hvor den studerende er påbegyndt uddannelsen på Metropol. Hvis vi følger eksemplet ovenfor skal der i feltet "studiestart på institution" stå den dato i september 2008 hvor den studerende er begyndt at læse på Metropol. OBS: Dette felt vil automatisk foreslå den dato som er tastet i feltet "påbegyndt uddannelse". Det skal du huske at rette til den rigtige dato, såfremt der er forskel på de to. OBS: En dato skal også her tastes dd-mm-åå. Forsøger man at taste et helt år f.eks. 2011, vil det automatisk omdannes til 2020, da det kun er de to første cifre der ses på. Der er desværre ingen automatisk advarsel. Studiestart på afdeling Datoen i dette felt er ikke aktuel for Metropol, da vi ikke udbyder flere af de samme uddannelser (som tidligere hvor vi havde sygeplejerske både i Herlev og i København). Feltet udfyldes automatisk som Studiestart på institution. Page 2

3 Aktuel studiestart Dette felt viser hvilken studiestart/årgang den studerende aktuelt følger. Feltet skal opdateres når der sker tidsforskydninger i den studerendes studieforløb f.eks. ved orlov, studieinaktivitet eller omgang af semester. For at fortsætte eksemplet med overflytteren, vil denne studerende få aktuel studiestart #februar 2006#, da der ingen tidsforskydning er i studieforløbet. Den studerende vil dimittere sammen med resten af dem som startede i februar 2006 selvom han/hun først er kommet til Metropol i Et andet eksempel: En studerende har været et år på barsel. Hun var oprindeligt begyndt at læse i september 2006 og havde ingen andre studieforskydende aktiviteter bag sig. Da hun gik på orlov var både oprindelig studiestart og aktuel studiestart #september 2006# (den kode i har valgt for den studiestart). Da hun kom tilbage var hun nu et år forsinket i sin uddannelse. Derfor skal den aktuelle studiestart ændres så den passer med den årgang hun nu følger. I dette tilfælde vil det være #september 2007#. OBS: Feltet må ikke misforstås, så det er den måned/år personen vender tilbage til uddannelsen der fremgår. Aktuel studiestart er et kodefelt hentet fra billede S113, hvor du tidligere har defineret en eller flere studiestarter under et optag. Koden i dette felt vil referere til den dato der i S113 er tilknyttet netop denne studiestart. Hvis "aktuel studiestart" er den samme som "oprindelig studiestart" (se mere nedenfor), vil denne dato fremgå nedenunder disse felter i feltet "studiestart ved indberetning". Datoen indeholder kun måned og år f.eks (februar 2009). Oprindelig studiestart Dette felt angiver den studiestart/årgang den studerende er startet med. Som hovedregel må man aldrig ændre i dette felt, når den studerende først er blevet optagsindberettet (1/3 eller 1/ 10 efter studiestart). Såfremt en studerende går ud fra en uddannelse og optages på ny et andet år, må man altså ikke skrive en ny oprindelig studiestart. For endnu engang at fortsætte eksemplet med overflytteren, vil denne studerende få oprindelig studiestart #februar 2006#, da det var på dette tidspunkt at den studerende startede sin uddannelse. Denne studerende har derfor den samme oprindelige studiestart som aktuelle studiestart hvilket også er rigtigt, da personen forventes at gennemføre sin uddannelse på normeret tid. Page 3

4 Et andet eksempel: Den studerende som gik på orlov, og kom tilbage, fik en ny aktuel studiestart. Den oprindelige studiestart blev ikke ændret. Du kan her se hvor stor en forskydning orlovsperioden har betydet for hendes gennemførelse af uddannelsen. Hvis "oprindelig studiestart" er forskellig fra "aktuel studiestart", vil det være oprindelig studiestart der fremgår nedenunder i feltet "studiestart ved indberetning". Datoen indeholder kun måned og år f.eks (februar 2009). OBS: Data fra oprindelig studiestart indberettes med optags og STÅ-indberetingerne. OBS: Her vil automatisk blive foreslået den samme som aktuel studiestart. Dette skal du huske at rette såfremt det er relevant. Forventet afslutning Dette felt skal udfyldes så data om studerendes forventede afslutningstidspunkt kan sendes SU. Læs mere i vejledningen om SU her: su Indskrivningsform Her vælges indskrivningsform efter gældende regler. Studerende der er optaget gennem KOT, vil automatisk blive tildelt indskrivningsformen Overflyttere skal dog have indskrivningsformen Af hensyn til STÅ-indberetningen er det vigtig at den rigtige indskrivningsform bruges. Læs mere om indskrivningsformer i PH-instruksen fra dette link: m/13827/l/ links Studerendes arbejdssted (Tastes kun ved Åben uddanelse) Studerendes arbejdssted (Tastes kun ved Åben uddanelse) Under Fanen: Andet Studerendes arbejdssted (og evt. betaler) tastes under fanen Andet i adresseboksen. Tryk på F9 i Primær ansættelsessted og find det rette ansættelsessted. HUSK at man ikke må vælge en overinstitution (står som C), men skal bruge dem, der er oprettet som L. Hvis en studerende er tilknyttet et arbejdssted, men det er en anden som skal betale (f.eks. kommuner med mange EAN-numre), skal betale tilknyttes som primært ansættelsessted, og den fysiske arbejdsplads som sekundært ansættelsessted. For at gemme tryk på F10. Page 4

5 Studerende optaget uden om optagelsesbilledet Tryk på F6 for at oprette ny studerende. Udfyld oplysninger på den studerende, cpr-nr., navn, adresse. Derudover er det vigtigt at Udd.ordning, Studienummer og indskrivningsform bliver udfyldt. Brug F9 værdiliste til dette. Eksisterer denne studerende allerede i SIS, men på en anden udd.ordning tryk på da F6 og derefter F9 og vælg den nye udd.ordning, som den studerende skal ind under. Billeder bagved S294 Der findes en lang række billeder bag ved S294. Disse kan alle hentes ved at højreklikke (et tilfældigt sted) når du har fremsøgt den studerende du skal arbejde med. Nedenfor gennemgås nogle af de mest brugte billeder. Gruppeplaceringer (A705) Her kan du få overblik over, hvilke grupper/aktiviteter den studerende er eller har været medlem af, samt hvilke grupper/aktiviteter den studerende skal deltage på fremadrettet. Page 5

6 Noter (A588) Højreklik i vinduet S294 og vælg i rullegardinet Noter. Stil dig i feltet Notetype og tryk F9, så fremkommer værdiliste med mulige notetyper. Tryk F10 for at gemme. Kontakter (A586) Højreklik i det grå felt, og klik derefter på Kontakter for at tilføje kontakt muligheder (tlf., mail, m.m.). Rekvirenter (S304) Hvis den studerende har tilknyttet en rekvirent, højreklik i grå felt, og klik derefter på for at tilføje revalideringsperiode og tilknytning af jobcenter/kommune m.m. Den studerende skal ikke have oplyst en arbejdsgiver og må IKKE faktureres almindeligt. Vejledningen er udarbjdet af: HEIC/STST Juli Revideret af MKRI og HESK juli 2016 Page 6