Eksterne Flytninger. Studerende og kursister af alle uddannelsestyper uanset studiestatus.

Transkript

1 SIS Administrationsvejledning ADM Eksterne Flytninger Hvem kan flyttes? Hvor kan der flyttes til? Studerende og kursister af alle uddannelsestyper uanset studiestatus. Der kan flyttes til en vilkårlig anden institutionsafdeling udenfor egen database dvs. Professionshøjskole, Erhvervsakademi eller Maritim institution. Der gælder særlig procedure ved skift af uddannelsessted indenfor samme database; se særlig vejledning: Studerende Internt skift A599. Hvad flyttes med? Hvad sker der? Stamdata, Kontakter, Orlovsperioder, Praktikforløb og -merit, Semestergodkendelser, Noter, Karakterer og Meritter. Når data sendes til en anden institution, lægges de i nogle eksterne tabeller og kommer først rigtigt ind i SIS, når modtageren aktivt beder om det. Man kan se de eksterne data, inden man opretter den studerende. Det betyder bl.a., at man kan bruge flyttemodulet til blot at sende data til orientering. Data kan vedligeholdes både hos afsender og modtager, men det er altid modtager, der bestemmer, om de skal indlæses. Indhold Generelt inden ibrugtagning... 3 Adviseringsmodtager... 3 Oplysninger om afsenderen... 3 Medarbejder ved flytning... 4 På afsenderinstitutionen... 5 Afsende studerende... 5 Kontrollere afsendelse... 6 Inden dato for endelig flytning... 7 Afgangsmelde studerende... 7 Advisering til afsender på flyttedato... 7 Eftersende data på studerende... 7 På modtagerinstitutionen... 8 ADM_221_Eksterne_flytninger.docx, senest redigeret

2 Se advisering til modtager... 8 Se modtagne studerende... 8 Manglende modtagelse... 9 Oprette studerende... 9 Kontrollere oprettelse Kontrollere overførte data Stamdata Kontakter Eksterne noter Overførte noter Eksterne orlovsperioder Overført orlov Eksterne semestre (STÅ) Overførte semestre Eksterne karakterer Eksternt fagindhold Overførte karakterer Eksterne meritoverførsler (merit givet på afsenderinstitutionen) Overførte meritter Eksterne praktikforløb Overførte praktikforløb og -meritter Modtage eftersendte data på studerende Afvis studerende ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 2 / 23

3 Generelt inden ibrugtagning Adviseringsmodtager Når der modtages en flytning fra en anden institution, kommer der en advisering til en bestemt bruger. Det skal sættes op i SIS: Sti: System Adviseringer Adviseringsmodtager S398 Brug værdiliste F9 til at indsætte henholdsvis Adviseringstype, Flytning og Institution. Hvis man ikke vælger institution, får brugeren adviseringer fra alle institutionsafdelinger på databasen. Vælges der ikke bruger, går adviseringerne til administratorbrugeren ESASII Der kan oprettes flere adviseringsmodtagere pr. institutionsafdeling for hver adviseringstype. Oplysninger om afsenderen SIS medsender navn og telefonnummer på den SIS-bruger, der afsender den studerende. Oplysningerne findes i dette vindue: Sti: System Adgangskontrol Vedligehold Oracle brugere A555 Det er typisk kun IT-administrator, der har rettigheder til at rette i brugeroplysningerne; bed om at få dit telefonnummer skrevet ind. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 3 / 23

4 Medarbejder ved flytning Nogle af de data, der flyttes med den studerende, har tilknyttet medarbejderinitialer for den bruger, der har godkendt f. eks karakterer og praktikforløb. På modtagerinstitutionen bliver disse initialer erstattet med en pseudomedarbejder, -EF-, der er oprettet på alle institutioner i forvejen. Det vil fremgå under de enkelte punkter, om det efterfølgende er muligt at rette til en rigtig medarbejder på modtagerinstitutionen. Se evt.: Sti: Personale Stamdata Medarbejder A021 (resten af A021 er ikke udfyldt) ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 4 / 23

5 På afsenderinstitutionen Afsende studerende Sti: Studerende Flytning af studerende Flytning af studerende, afsendelse A216 Vinduet åbner parat til søgning. Fremsøg den studerende og tryk F8 Indtast: Det sekscifrede (afdelings)nummer på modtagerinstitutionen Den dato, hvor flytningen skal effektueres ( flyttedato ) Evt. initialer på den person, der skal have advisering hos jer selv på flyttedatoen Evt. kommentar til modtager Klik på knappen Flyt studerende, som sætter et batchjob i gang Den studerende kan sendes flere gange til samme institution ved opdateringer både før og efter flytningen. Kan også sendes til flere modtagere. Proceduren er helt den samme som ved første afsendelse. I blokken Tidligere flytninger kan man se, om der tidligere er afsendt data for den studerende og hvortil. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 5 / 23

6 Kontrollere afsendelse Sti: System Jobs Jobovervågning A103 Kontroller, at jobbet B210 Flytning af studerende afsendelse bliver færdigt. Sti: System Dataudveksling Overvågning af dataafsendelser A520 Fremsøg udvekslingstype EFF og kontroller at Status er A4, som betyder, at data er nået frem til modtageren ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 6 / 23

7 Inden dato for endelig flytning Afgangsmelde studerende Husk at den studerende skal være placeret på den STÅ-periode, I skal have hel eller delvis STÅ for. Godkendelsen kan godt ske senere. Sti: Studerende Studerende/kursister Studerende S294 NB! Man skal selv indtaste afgangsårsag og dato! Husk derfor altid at bede om advisering på flyttedatoen ved afsendelse. Hvis der er mere end en måned til flytningen, sættes brugerinitialer ind automatisk. Advisering til afsender på flyttedato Sti: System Advisering Adviseringer S091 (Eller fra SIS-åbningsbilledet 4. Adviseringer) Der kommer advisering for hver studerende, der flytter på en given dato, hvis man har bedt om det ved afsendelsen. Husk at eftersende data, hvis der er sket ændringer efter sidste sending. Når adviseringen er læst, skal man selv ændre status i feltet Læst Eftersende data på studerende Sti: Studerende Flytning af studerende Flytning af studerende, afsendelse A216 Proceduren er helt den samme som ved første afsendelse; se side 5. Det er muligt at sende data på en studerende, der allerede er afmeldt. Hvis den oprindelige flyttedato er overskredet, kan man f.eks. bruge dags dato som flyttedato. Skriv gerne i kommentarfeltet til modtageren, hvad der er ændret i forhold til sidste sending. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 7 / 23

8 På modtagerinstitutionen Se advisering til modtager Når der indløber data med en studerende fra en anden institution, kommer der en advisering til den bruger, der sat op i SIS (se punktet Adviseringsmodtager) Sti: System Advisering Adviseringer A091 (Eller fra SIS-åbningsbilledet knappen: 4. Adviseringer) Når adviseringen er læst, skal man selv ændre status i feltet Læst Se modtagne studerende Sti: Studerende Flytning af studerende Oversigt over flytning af studerende, modtagne A220 Tryk på F8 for at fremsøge studerende. Som standard søges der et halvt år tilbage i tiden; hvis man sletter søgekriteriet i feltet Start pr. dato fremsøges alle modtagne flytninger. Nu kan man vælge at oprette den studerende eller afvise, hvis det er en fejlsending En studerende kan modtages flere gange; i feltet Nr. kan man se om det er 1., gang osv. Hvis den studerende allerede har en uddannelse registreret hos jer, vil det fremgå af feltet Antal lok. Udd ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 8 / 23

9 Manglende modtagelse Tjek loglinjer for jobbet B220 i jobovervågningen og se efter om det er det Cpr-nr I mangler. En kendt fejlmeddelelse er denne: server_trin_afvikler : ELS-A3054:Der kan ikke oprettes mere end én primær kontakt pr. person Denne besked kan komme, hvis den studerende allerede findes på modtagerbasen og betyder, at der er forskel i kontaktoplysningerne, fx telefonnr, hos modtager og afsender Slet kontaktoplysninger og bed afsender sende igen. Oprette studerende NB! Specielt for danske gæstestuderende ved oprettelse! 1 Alle andre: Indtast den uddannelsesordning, den studerende skal have hos jer, brug evt. F9, værdiliste. Feltet Inst. afd. er allerede udfyldt, men kan ændres, brug evt. værdilisten, som indeholder de lovlige afdelinger for jeres lokale institutionshierarki. Tryk på knappen 1.Opret studerende Der startes et job, der overfører så mange som muligt af de medsendte data til de normale vinduer i rækkefølgen: Studerende, Orlovsperioder, Kontakter, Praktikmerit, Semestermerit og Noter. Efterhånden som data overføres, sætter systemet et flueben for overført i det tilhørende eksterne vindue. Status ændres til Oprettet næste gang man søger i vinduet, hvis alt er gået godt. Hvis status er Se loglinjer, kan det være fordi, der er data, der ikke kan overføres. Se punkterne Kontroller oprettelse og Kontroller overførte data nedenfor. 1 Man kan ikke vælge indskrivningsform ved oprettelsen, standarden er 1400, som udløser en SUhændelse. Det er vigtigt at få ændret indskrivningsformen i S294 til 4200 inden, der køres SUindberetning kl 18:00 hver dag. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 9 / 23

10 ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 10 / 23

11 Kontrollere oprettelse Sti: System Jobs Jobovervågning A103 Kontroller, at jobbet S278 Overfør tilflyttet studerende bliver færdigt, og se på loglinjerne om alt er OK: højreklik og vælg Loglinjer Jobnummeret kan ses på A220 Oversigt over flytning af studerende, modtagne Kontrollere overførte data De overførte data, udover stamdata, for den studerende ses i følgende eksterne vinduer: Eksterne orlovsperioder (S387) Eksterne semestre (S040) Eksterne karakterer (S162), højreklik for Eksternt fagindhold (S130) Eksterne meritoverførsler (S159) Eksterne noter (S161) Eksterne praktikforløb (S368) Stamdata Sti: Studerende Studerende/kursister Studerende S294 Påbegyndt uddannelse overføres fra afsenderinstitutionen Studiestart på institutionen sættes automatisk til flyttedatoen. Studiestatus ændres til Tilflytter på flyttedatoen. Indskrivningsform sættes til 1400 for tilflytter Man skal selv indsætte den aktuelle studiestart, som tilflytteren skal følge. Vær opmærksom på, om Oprindelig studiestart er i overensstemmelse med Påbegyndt uddannelse! Vigtigt ved indberetning til UVM. Adresse: Bemærk, at der ikke er flueben i feltet Medtag adresse på udskrifter, lige når den studerende bliver oprettet. Dvs. at der er hemmelig adresse. Det øjeblik Cpr-abonnementet træder i kraft, bliver det undersøgt i cpr-registret, om der rent faktisk er hemmelig adresse; hvis ikke bliver der automatisk sat flueben i feltet, så adressen kommer med i udskrifter. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 11 / 23

12 Kontakter Sti: Studerende Studerende/kursister Kontakter for studerende A586 Der er ikke et eksternt vindue til kontakter; de sættes direkte ind i A586. Dog vil eksisterende kontakter ikke blive overskrevet. Det vil stå i loglinjerne, hvis kontakten ikke kan overføres. Eksterne noter Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne noter S161 Noter kommer med i overflytningen, hvis de er af typen E for Ekstern. Noter overføres automatisk, hvis notetypen findes i forvejen hos jer. Hvis noterne ikke er overført: indtast uddannelsesordning og den notetype, der passer hos jer. Brug værdilisten F9. Tryk på knappen 1.Overfør noter ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 12 / 23

13 Overførte noter Overførte noter vises i det sædvanlige vindue Sti: Studerende Studerende/kursister Noter for studerende A588 Eksterne orlovsperioder Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne orlovsperioder S387 Orlovsperioder overføres automatisk. Hvis data ikke allerede er overført: indtast den uddannelsesordning, den studerende har hos jer, og klik på 1. Overfør orlov NB! Man kan ikke overføre en orlovsperiode, der overlapper eller ligger senere end flyttedatoen. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 13 / 23

14 Overført orlov Den overførte orlov ses i det sædvanlige vindue Sti: Studerende Orlov og afgang Orlovsperioder for studerende S001 Eksterne semestre (STÅ) Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne semestre S040 Hvis data ikke allerede er overført: indtast den uddannelsesordning, den studerende har hos jer, og klik på 1. Opret semestermerit ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 14 / 23

15 Overførte semestre Sti: Studerende STÅ Semestermerit for studerende S007 Når semestre overføres som semestermerit anvendes en standardmedarbejder, -EF-, og flyttedatoen sættes automatisk ind som bedømmelsesdato. Begge dele kan ændres efterfølgende. Lønnet praktik sættes med J i feltet. NB! 1. Der overføres kun hele semestre og man kan ikke se nedskrevet STÅ. (Dette vil komme i en senere opdatering af SIS). 2. Hvis der er tilføjet udenlandsk institution, vil der komme en besked i loglinjerne om at meritten skal oprettes manuelt. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 15 / 23

16 Eksterne karakterer Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne karakterer S162 Karakterer overføres ikke automatisk, men skal altid overføres én ad gangen med angivelse af uddannelsesordning, fagindhold og resultatform svarende til det, der er gældende hos jer selv. 1. KUN Diplomuddannelserne: brug Overfør som karakter. 2. Ordinære uddannelser: brug ALTID Overfør som merit for beståede karakterer. Hvis der er en karakter, vil den blive overført som Meritkarakter. Hvis man ønsker at overføre ikke beståede karakterer, skal man bruge Overfør som karakter. Hvis man overfører som karakter, skal den anvendte karakterskala være den samme. Hvis den ikke er det, kan man enten vælge at overføre som merit eller oprette karakteren manuelt i A471 Registrering af karakterer / Studerende. Næste gang man søger i vinduet, vil der stå K eller M i feltet Overført for henholdsvis Karakter og Merit. Er man kommet til at overføre som karakter, kan man gå ind i vinduet igen og overføre som merit. Herved ændres feltet Merit i vinduet A477 fra Nej til Ja. Og vice versa. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 16 / 23

17 Eksternt fagindhold Fra Eksterne karakterer kan man højreklikke for Eksternt fagindhold S130. Kan ses for hver enkelt karakter. Overførte karakterer Sti: Studerende Karakterer Karakterer og meritter A477 eller Sti: Studerende Karakterer Registrering af karakterer/ Studerende A471 Bedømmelsesdatoen sættes automatisk til flyttedatoen. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 17 / 23

19 Eksterne meritoverførsler (merit givet på afsenderinstitutionen) Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne meritoverførsler S159 Meritter overføres ikke automatisk, men skal altid overføres én ad gangen med angivelse af uddannelsesordning, fagindhold og evt. resultatform svarende til det, der er gældende hos jer selv. 1. Overfør merit Overførte meritter Sti: Studerende Karakterer Karakterer og merit A477 NB! Meritter uden karakter vises nederst i vinduet under Meritter. Eller, hvis der er karakter på meritten Sti: Studerende Karakterer Registrering af karakterer/ Studerende A471 Bedømmelsesdatoen sættes automatisk til flyttedato Godkendt af sættes til -EF-; det kan ikke ændres. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 19 / 23

21 Eksterne praktikforløb Sti: Studerende Flytning af studerende Eksterne praktikforløb, S368 Her vises både praktikforløb og praktikmerit opnået på andre institutioner end den afsendende. Hvis praktikforløbet ikke er overført: Vælg fanebladet for Praktikforløb og klik på knappen 1. Overfør praktikforløb for flytning Der kan være flere praktikforløb med i en sending. Sæt markøren i feltet Institution og tryk pil ned for at se evt. næste. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 21 / 23

22 Overførte praktikforløb og -meritter NB! De overførte praktikforløb kan ikke ses i det normale vindue S032 praktikforløb!!! Men i: Sti: Praktik Praktikmerit og praktikforløb ved flytning Praktikmerit og eksterne praktikforløb, S163 Meritgodk. sættes automatisk til Godkendt Bedømmelsesdato sættes til flyttedato Godkendt af sættes til medarbejderen EF-. Det kan ændres efterfølgende. Praktikinst. Sættes til navnet på praktikinstitutionen. Det er også muligt selv at skrive en kommentar til meritten. Og i Sti: Praktik Praktikforløb for studerende Praktikforløb studerende, S420 Meritterne ses her i blokken Samtlige praktikmeritter og eksterne praktikforløb For begge vinduer gælder, at Praktikforløb ved flytning er markeret med et flueben.. NB! Praktikforløb overføres ikke som merit og medtages da også i Bevis som andre forløb. Der imod udskrives de i Studiejournal under overskriften praktikmerit. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 22 / 23

23 Modtage eftersendte data på studerende Man vil kun få en advisering, hvis der rent faktisk er sket ændringer siden sidste sending. Ved eftersendelse af data skal man bruge Opret studerende igen (se side 9) Hvis der er tale om nye data i forhold til det sidst modtagne, vil de normalt blive overført uden videre. Hvis det er ændrede data, vises de i de pågældende eksterne vinduer, hvor man selv kan vælge at overføre. Afvis studerende Hvis man ikke ønsker at modtage den studerende, kan man slette forsendelsen : Tryk på knappen 2. Slet ekstern studerende Alle data i de eksterne vinduer slettes for den studerende. Der kommer en advarsel inden sletningen sættes i gang, så man kan nå at fortryde. Denne funktion kan ikke anvendes, hvis den studerende allerede er blevet oprettet. Dvs. at den kun bruges til at afvise studerende, der er blevet sendt til jer af en fejltagelse. ADM_221_Eksterne_flytninger.docx Side 23 / 23