Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Guldborgsund Kommune

Transkript

1 Beskrivende dokument for udbud på vejbelysning i Guldborgsund Kommune Version januar 2019 D E T T E D O K U M E N T E R D Y N A M I S K, O G V I L B L I V E O P D A T E R E T I G E N N E M D I A L O G P R O C E S S E N. V Æ R D E R F O R O P M Æ R K S O M P Å V E R S I O N S N U M M E R E T.

2 INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning, baggrund og formål med udbud Særligt om prækvalifikation Tidsplan for prækvalifikation: Betingelser for deltagelse: I ESPD del II skal ansøger udfylde følgende afsnit: I ESPD del III skal ansøger udfylde følgende afsnit: I ESPD del IV skal ansøger udfylde følgende afsnit: Spørgsmål og svar i prækvalifikationsfasen Frist for anmodning om prækvalifikation Generelle bemærkninger om prækvalifikationsprocessen Ansøgning som konsortium/anden kapacitet Dialogmaterialet Den udbudte kontrakts omfang Ordregivers forhold Den juridiske person Kontaktperson Organisation i dialogfase og tilbudsfasen Rådgiverne Tilbudsgivers forhold Prækvalificerede virksomheder/konsortier Udbudsprocessen Beskrivelse af udbudsprocessen Tidsplan for udbudsprocessen Annullation Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Formål med udbud Dialogtema vedrørende opgaveløsningen Rammebetingelser for Guldborgsund Kommune Lyspunkterne og elforsyningen Forventet anlægsøkonomi Forventet driftsøkonomi Dialogfasen Dialogmøde Formål Dagsorden Side 2

3 Forberedelse Dialogmøde Formål Dagsorden Forberedelse Afslutning på dialogfasen Tilbudsfasen Aflevering af tilbud Tildeling af kontrakt Aktindsigt Vedståelsesfrist Ejendomsret Fortrolighed hos tilbudsgiver Tilbuddets indhold og omfang Oversigt over indhold i tilbuddet Identifikation af tilbudsgiver Innovation Samarbejdsorganisation Tilbudsliste Dokumentation for tilbudte armaturer Forsikring Garantier Vederlag Tildeling/tilbudsvurdering Bedømmelse af tilbud Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe Tildelingskriterier Pris (60 %) Innovation (XX %) Samarbejdsorganisation (XX %) Underskrivelse af kontrakt Forbehold for endelig godkendelse Side 3

4 Indledning, baggrund og formål med udbud Guldborgsund Kommune har igennem en årrække haft en aftale med SEAS-NVE om varetagelse af opgaven med drift- og vedligehold af vejbelysning i Guldborgsund Kommune. Kommunen har opsagt parternes aftale til udløb den 31. december SEAS-NVE er fortsat ansvarlige for drift og vedligehold i kalenderåret 2019, og parterne vil foretage en grundig anlægsgennemgang i løbet af 2019, så anlægget kan overdrages til kommunen uden fejl og mangler. Ansvaret for drift og vedligehold påhviler Guldborgsund Kommune pr. 1. januar Guldborgsund Kommune ønsker på baggrund af ovenstående at udbyde vejbelysningsopgaven i kommunen med kontraktstart 1. januar Udbuddet omfatter drift og vedligehold, samt hvad der ellers måtte fremkomme af relevante opgaver der bidrager til en bedre totaløkonomi for kommunen, som følge af dialogprocessen. El-leverancer er som udgangspunkt ikke omfattet af udbuddet. Innovation gennem konkurrencepræget dialog Det er Guldborgsund Kommunes ønske at inddrage markedets viden og kendskab med henblik på at finde den mest effektive løsning fremadrettet, herunder at definere kontraktens indhold og omfang, samt at finde gode løsninger på aftalens finansielle og juridiske forhold. Dette mål kan opnås gennem anvendelsen af udbudsformen konkurrencepræget dialog. Formålet med den konkurrenceprægede dialog vil være at tilvejebringe en effektiv drift og vedligehold af vejbelysningen som ansvarlig vejmyndighed, samt hvad der derudover måtte blive fastlagt som relevante opgaver i denne forbindelse som følge af dialogen med de udvalgte tilbudsgivere. Guldborgsund Kommune vil som ordregiver i et tæt samarbejde med kommunens juridiske og tekniske rådgivere Elmann advokatpartnerselskab og Exlumi, facilitere en konkurrencepræget dialog. I det følgende anvendes begrebet Ordregiver som betegnelse for såvel Guldborgsund Kommune, som kommunens rådgivere. Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små- og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med henblik på at finde den bedste løsning for kommunen fremadrettet. Dette Side 4

5 afspejles i vilkårene for prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om deltagelse. Ordregiver agter således at indbyde op til 5 ansøgere/konsortier med kompetencer inden for drift- og vedligehold af vejbelysning, til som del af den konkurrenceprægede dialog at fastlægge de mest efficiente metoder til drift og vedligehold, samt andre opgaver der med fordel kan løses i forbindelse hermed, og bidrage til den bedst mulige totaløkonomiske løsning for kommunen. Dialogfasen vil bestå af en række dialogmøder med fokus på dialog mellem de prækvalificerede konsortier/ansøgere, ordregiver og dennes rådgivere. Det er således Ordregivers forventning, at der i løbet af dialogen med de udvalgte ansøgere/konsortier vil ske en synliggørelse af skjulte potentialer inden for drift og vedligehold af vejbelysning, ligesom nye metoder og forretningsmodeller vil blive kortlagt i dialogen mellem Ordregiver og de udvalgte ansøgere/konsortier. Dialogen vil således resultere i Ordregivers fastlæggelse af de endelige specifikationer, som skal danne grundlag for tilbudsgivningen og de udvalgte ansøgere/konsortiers afgivelse af endeligt tilbud efter afsluttet dialogfase. Oplysninger om det eksisterende anlæg Det eksisterende vejbelysningsanlæg i Guldborgsund Kommune består af forskellige typer af lyskilder. Ca. 9 % af anlægget er nyere armaturer med LED lyskilder. Ca. 61 % er kompaktlysrør som overvejende er mellem 2 og 20 år gamle. Ca. 20 % er metalhalogen og højtryksnatrium armaturer, alder 5-25 år. Ca. 5 % er Kviksølvsarmaturer (lyskilder er udfaset), alder typisk år. Ca. 5 % er gamle lysstofrørsarmaturer og sparepærer, alder år Den eksisterende lysstyring i Guldborgsund Kommune sker via Amplex lysstyringsskabe, som giver mulighed for let overvågning af anlægget samt tilpasning af tænd/sluk tider via fjernadgang over GSM nettet. Disse skabe er generelt kendetegnet ved en stabil drift. I dag er der natslukning på ca. 90% af anlægget i Kommunen mellem kl. 01 og 05. Der henvises endvidere indledningsvis til Bilag A til prækvalifikationen. Dette bilag vil senere i forløbet suppleres med teknisk anlægskartotek i excel-form. Side 5

6 Processuelt Udbudsproceduren gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til udbudslovens (lov nr af 15. december 2015) 67-72, og i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2019/S offentliggjort den 22. januar 2019 i EU-tidende/TED Databasen. Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at deltage i dialogprocessen og afgive endeligt tilbud. Nærværende dokument med tilhørende bilag er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og den endelige tilbudsfase. Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de nytilkomne bilag, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på udarbejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning. Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Ordregiver agter at indgå kontrakt med den tilbudsgiver, som har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på de kriterier, som er defineret i det endelige udbudsmateriale, herunder i det beskrivende dokument. Der gøres opmærksom på, at udbudsprocessen i sin helhed gennemføres på dansk, ligesom samtlige dialogmøder vil foregå på dansk. Guldborgsund Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende tilbud. 1. Særligt om prækvalifikation Prækvalifikationsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse nr. 2019/S offentliggjort i EU-tidende den 22. januar 2019 Nærværende dokuments indhold vedrørende prækvalifikation, samt: Bilag A: Nærmere om vejbelysningsanlægget i Guldborgsund Kommune Bilag B: Elektronisk ESPD (skal udfyldes af ansøger/alle konsortiedeltagere) Side 6

7 Betingelserne for at blive prækvalificeret er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå i dialogen for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i antallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til op til 5. Se nærmere nedenfor. Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation, skal leve op til de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens , imens kun enkelte af de frivillige udelukkelsesgrunde i 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante. Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund. Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft en samlet årlig omsætning på mindst kr. i det senest disponible regnskabsår. Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital for det senest disponible regnskabsår. Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumentation for prækvalifikationsansøgerens egnethed. Som endelig dokumentation for overholdelse af mindstekrav skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge revisorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret erklæring, som dokumenterer den krævede omsætning og den krævede positive egenkapital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til dokumentation for overholdelse af udelukkelsesgrundene. Derudover skal tilbudsgivere, der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til minimum 2 referencer, for arbejde inden for enten drift, vedligehold, modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet arbejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedst egnede deltagere til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan vedlægge op til 3 referencer. Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner eller andre offentlige myndigheder, vedrørende drift og vedligehold af vejbelysning, samt om omfanget af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Guldborgsund Kommune. Side 7

8 1.1 Tidsplan for prækvalifikation: Aktivitet Tidspunkt Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 18. januar 2019 Informationsmøde 31. januar 2019 Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation 22. februar 2019 Projektgruppen evaluerer Fra 22. februar til 28. februar 2019 Meddelelse om prækvalifikation 1. marts Betingelser for deltagelse: Alene de økonomiske aktører der har ansøgt om prækvalifikation under iagttagelse af de opstillede minimumskrav og er blevet prækvalificeret samt har deltaget i dialogfasen, vil blive opfordret til at afgive tilbud på den udbudte opgave. Opnåelse af prækvalifikation forudsætter, at ansøgeren opfylder de krav som fremgår nedenfor af afsnit og dermed vurderes som egnet. De betingelser for deltagelse som fremgår af udbudsbekendtgørelsen, jf. udbudsbekendtgørelsen pkt. III.1 skal udfyldes i ESPD dokumentet. Ansøger skal udfylde og vedlægge den elektroniske version af det fælleseuropæiske udbudsdokument betegnet ESPD. ESPD dokumentet skal ikke underskrives, men blot afleveres i udfyldt form. Tilbudsgiverne erklærer ved udfyldelsen af ESPD ets del IV, at alle afgivne informationer er korrekte. Elektronisk ESPD er vedlagt som bilag B til nærværende dokument, i et xmlformat. ESPD et skal udfyldes elektronisk af tilbudsgiveren, og afgives som en udfyldt xml-fil, sammen med prækvalifikationsanmodningen. Guide til hvorledes ESPD et udfyldes af en økonomisk aktør, kan findes i en rapport fra Konkurrence- og forbrugerstyrelsen, på følgende adresse: Bemærk at det er rapportens kapitel 3 der er relevant for ansøger/tilbudsgiver. Ansøger/tilbudsgiver skal, som også nævnt i rapporten der linkes til ovenfor, udfylde ESPD et elektronisk. Dette kan gøres via EU s ESPD-portal på følgende adresse: Side 8

9 ESPD et har karakter af en egen-erklæring, der udgør foreløbigt bevis for, at ansøger opfylder de i udbudsbekendtgørelsen fastsatte kriterier med hensyn til udelukkelse, egnethed og udvælgelse. Ved endelig udvælgelse af vindende tilbudsgiver efter dialogfasens afslutning, vil vindende tilbudsgiver skulle fremlægge dokumentation på det i ESPD et anførte. Dette kan eksempelvis gøres via en serviceattest, for danske virksomheder, eller anden sammenlignelig pålidelig dokumentation, for udenlandske tilbudsgivere. Hvis muligt, kan ESPD også udfyldes gennem EU-supply I ESPD del II skal ansøger udfylde følgende afsnit: Del II A: Oplysning om den økonomiske aktør Det bemærkes, at Del II.A om den økonomiske aktørs optagelse på officielle lister skal besvares med Ikke relevant, da en sådan liste ikke findes i Danmark. Ansøger skal under afsnittet Deltagelsesform oplyse, hvorvidt ansøger deltager som del af en sammenslutning som eksempelvis et konsortium eller et joint venture. I bekræftende fald skal virksomheden oplyse sin rolle i sammenslutningen, samt navn på de øvrige deltagende virksomheder. Del II B: Oplysning om den økonomiske aktørs repræsentanter I dette afsnit angives den eller de personer, som har beføjelse til at repræsentere tilbudsgiveren under udbudsproceduren. Der skal således her angives de konkrete personer der vil deltage i dialogen, samt underskrive det endelige tilbud, efter dialogen er afsluttet. Del II C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet I dette afsnit angives, om ansøger baserer sig på andre enheders formåen for at opfylde de fastsatte udvælgelseskriterier i Del IV, samt de objektive og ikkediskriminerende kriterier for begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere i Del V. Sættes kryds i nej, kan ansøger gå videre til Del III. Sættes kryds i ja, skal denne støtte være beskrevet de relevante steder i Del IV: Udvælgelseskriterier, samt Del V: Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere. Del II D: Oplysning om underleverandør, hvis kapacitet ansøger ikke støtter sig på Dette afsnit er ikke relevant, da Ordregiver ikke anmoder om nærmere oplysninger om underleverandører som ansøger ikke baserer sin kapacitet på. Afsnit skal ikke udfyldes af ansøger. Side 9

10 1.2.2 I ESPD del III skal ansøger udfylde følgende afsnit: Del III: Udelukkelsesgrunde Obligatoriske udelukkelsesgrunde Ansøger skal overholde alle de obligatoriske udelukkelsesgrunde, som fremgår af udbudslovens 135. Ansøger skal ved sin udfyldelse af ESPD del III.C være opmærksom på, at visse frivillige udelukkelsesgrunde i udbudsdirektivet (2014/24/EU) er gjort obligatoriske i medfør af den danske udbudslov, hvorfor ansøger tillige skal overholde de obligatoriske udelukkelsesgrunde, der fremgår af udbudslovens 136. Det drejer sig om udelukkelsesgrundene: Interessekonflikter, jf. 136, nr. 1, Konkurrencefordrejning som følge af virksomhedens forudgående inddragelse i forberedelsen af udbudsproceduren, jf. 136, nr. 2, Virksomheden har givet groft urigtige oplysninger, har tilbageholdt oplysninger eller ikke er i stand til at fremsende dokumentationen, jf. 136, nr. 3. Frivillige udelukkelsesgrunde Den frivillige udelukkelsesgrund i udbudslovens 137 stk. 1, nr. 2 vedrørende ansøgers konkurs eller insolvens er ligeledes relevant for nærværende udbud. Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil ordregiver give ansøger mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at ansøger ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden (self-cleaning). Del III A: Udelukkelsesgrunde vedrørende straffedomme I dette afsnit angives, om ansøger er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ansøger er omfattet, hvis virksomheden eller et medlem af virksomhedens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd ved endelig dom er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for en handling, der er nævnt i udbudslovens 135, stk. 1, nr Hvis ansøger ikke er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund, sættes kryds i nej. Hvis ansøger er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund, sættes kryds i ja. Er dokumentation tilgængelig via adgang til en national database, kan dette Side 10

11 oplyses. Endvidere oplyses dato for dom eller bødeforlæg, hvilken udelukkelsesgrund der er tale om, hvem der er blevet dømt eller har vedtaget bødeforlæg, og evt. varighed af udelukkelsesperioden. Har ansøger truffet foranstaltninger for at påvise sin pålidelighed efter udbudslovens 138, kan ansøger beskrive disse foranstaltninger nærmere. Del III B: Udelukkelsesgrunde vedrørende betaling af skatter og afgifter samt sociale sikringsordninger I dette afsnit angives, om ansøger har ubetalt forfalden gæld til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter og sociale sikringsordninger jf. udbudslovens 135, stk. 3. Hvis ansøger sætter kryds i ja, skal der endvidere oplyses om land, gældens størrelse, hvordan gæld er konstateret, dato for evt. afgørelse, samt oplysning om afgørelse er bindende. Er dokumentation tilgængelig via adgang til en national database, kan dette oplyses. Del III C: Udelukkelsesgrunde vedrørende insolvens, interessekonflikt eller forsømmelse ved udøvelse af erhverv Det skal angives, om ansøger er involveret i en interessekonflikt i forhold til det aktuelle udbud jf. udbudsloven 136, stk. 1, nr. 1), idet denne udelukkelsesgrund er gjort obligatorisk i udbudsloven. Endvidere skal det angives, hvorvidt ansøger har været involveret i forberedelsen af udbudsproceduren, idet en forudgående inddragelse som indebærer en konkurrencefordrejning udgør en obligatorisk udelukkelsesgrund jf. udbudslovens 136, stk. 1, nr. 2). Det skal angives, om ansøger kan bekræfte ikke at have afgivet groft urigtige oplysninger eller tilbageholdt oplysninger vedrørende udelukkelsesgrundene, som er en obligatorisk udelukkelsesgrund jf. udbudslovens 136, stk. 1, nr. 3). Bemærk at ansøger skal sætte kryds i ja, hvis ansøger ikke mener, at virksomheden er omfattet af denne udelukkelsesgrund. Det skal angives om en ansøger kan bekræfte ikke at være erklæret konkurs eller under insolvens- eller likvidationsbehandling, samt at dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, ikke at være under tvangsakkord, at tilbudsgivers erhvervsvirksomhed ikke er blevet indstillet, eller at tilbudsgiver befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende, jf. udbudslovens 137, stk. 1, nr. 2). Side 11

12 Bemærk at ansøgeren skal krydse af i 6 forskellige felter, vedrørende ovenstående udelukkelsesgrund. Der skal således afkrydses i felterne Konkurs, Insolvens, Tvangsakkord udenfor konkurs, En situation der svarer til konkurs i henhold til national ret, Aktiver der administreres af en kurator og Erhvervsvirksomheden er indstillet. Det er vigtigt at ansøgeren afkrydser korrekt (i nej), således at det fremgår at virksomheden ikke er omfattet af nogen af de nævnte udelukkelsesgrunde. De øvrige afsnit skal ikke udfyldes, da disse frivillige udelukkelsesgrunde ikke er relevante for det aktuelle udbud. Del III D: Andre nationale udelukkelsesgrunde Dette afsnit er ikke relevant, da der ikke er fastsat andre udelukkelsesgrunde i udbudsloven. Ansøger skal derfor ikke udfylde dette afsnit I ESPD del IV skal ansøger udfylde følgende afsnit: Udvælgelseskriterier Del IV A: Egnethed Dette afsnit er ikke relevant, da ordregiver ikke har stillet krav om ansøgers optagelse i relevant register eller besiddelse af bestemt autorisation. Ansøger skal derfor ikke udfylde dette afsnit. Del IV B: Økonomisk og finansiel formåen Det er et mindstekrav, at ansøger har haft en samlet årlig omsætning på mindst 1,5 mio. kr. i det senest disponible regnskabsår. Der skal her udfyldes i feltet Samlet årsomsætning. Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger har en egenkapital der er positiv, for det senest disponible regnskabsår. Der skal her udfyldes i feltet Finansielle nøgletal. Som endelig dokumentation for overholdelse af mindstekrav, skal den vindende tilbudsgiver fremlægge revisorattesteret dokumentation (enten årsrapport eller erklæring), som dokumenterer den krævede omsætning, samt den krævede positive egenkapital. Kontrakten kan kun indgås, såfremt den vindende tilbudsgiver kan endeligt dokumentere at leve op til mindstekravene for egnethed. Såfremt ansøger støtter sig på en anden økonomisk aktørs kapacitet, skal der vedlægges et særskilt ESPD, jf. bilag B, for denne aktør. Side 12

13 Såfremt ansøger er en sammenslutning af økonomiske aktører skal der vedlægges et separat ESPD, jf. bilag B, for hver aktør i sammenslutningen Del IV C: Teknisk og faglig formåen Det er et mindstekrav, at ansøger har udført mindst 2 opgaver med relation til drift og vedligehold af vejbelysning, modernisering, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet arbejde, indenfor de seneste 3 år. Som dokumentation for overholdelse af mindstekravet, skal ansøger vedlægge en liste over som minimum 2, og maksimum 3 af de betydeligste leveringer af ovennævnte tjenesteydelser, udført inden for de seneste 3 år ( referenceliste ). Referencelisten skal allerede vedlægges i anmodningen, idet referencer danner grundlag for udvælgelse af de bedste egnede ansøgere, blandt alle dem der lever op til minimumskravene. Ordregiver ser gerne, at ansøger ud for hver reference oplyser følgende: a. Hvordan opgaven ligner den udbudte opgave med klar angivelse af om opgaven omhandler drift og vedligehold, modernisering, udvikling, anlæg af, eller andet, samt evt. en kombination af de foregående nævnte områder. b. De innovative elementer i opgaven c. Hvad ansøger specifikt har leveret under referencen d. Kontraktperiode e. Oplysning om kunde, samt kontaktoplysninger Ansøger kan max. angive 3 referencer, og referencer herudover vil ikke blive taget i betragtning. Det maksimale antal referencer er også gældende for ansøgere som består af et konsortium, eller såfremt ansøger baserer sin tekniske formåen på en underleverandør. Såfremt en ansøgning indeholder flere end 3 referencer, lægges der vægt på de første 3 angivne referencer. Ordregiver forbeholder sig retten til at tage kontakt til de oplyste kunder, med henblik på at verificere, at ansøger har udført den pågældende reference for kunden med et indhold som beskrevet i ansøgningen. Del IV C: Oplysning om underleverandør Ansøger skal oplyse, hvilke dele af kontrakten, virksomheden eventuelt har til hensigt at give til en underleverandør. Side 13

14 1.3 Spørgsmål og svar i prækvalifikationsfasen Såfremt ansøgeren ønsker at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, skal dette ske skriftligt til den under pkt. 4 i nedenfor angivne kontaktperson. Alle spørgsmål og svar vil blive formidlet til samtlige ansøgere, i anonymiseret form. Alle spørgsmål skal stilles skriftligt og bør starte med en entydig reference til hvilket eller hvilke afsnit i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål skal være afgivet senest 10 dage inden endelig frist for anmodning om prækvalifikation, via EU-supply s spørgsmål/svar modul. Svar offentliggøres senest 6 dage inden endelig frist for anmodning om prækvalifikation. 1.4 Frist for anmodning om prækvalifikation Fristen for at anmode om prækvalifikation er: 22. februar 2019 kl. 12:00. Anmodningen sendes gennem EU-supply. Alt tilgængeligt materiale i forbindelse med prækvalifikation og den senere dialogproces kan hentes via EU-supply på adressen: BORGSUND ESPD dokumentet der afsendes i forbindelse med anmodning om prækvalifikation, er fortsat gældende i tilbudsfasen. 1.5 Generelle bemærkninger om prækvalifikationsprocessen Der afholdes et informationsmøde forud for fristen for at anmode om prækvalifikation. Informationsmødet afholdes følgende sted: Fredag den 31. januar kl. 15:30 hos Guldborgsund Kommune, Parkvej nr Nykøbing Falster. Side 14

15 På mødet vil det være muligt at høre nærmere om processen konkurrencepræget dialog og om hvordan man korrekt udfylder det elektroniske ESPD. Derudover vil det være muligt at møde andre potentielle ansøgere, og drøfte konsortiedannelse eller hoved/underleverandøraftaler. Såfremt en ansøgning ikke indeholder de krævede oplysninger og dokumentation, er der en risiko for at ansøgningen afvises som ikke-konditionsmæssig med den konsekvens, at ansøgningen ikke tages i betragtning i forbindelse med prækvalifikationen. Som nærmere beskrevet i nærværende dokument, kan udførelse af den udbudte opgave forudsætte at ansøger har en teknisk kapacitet, der er bredt funderet og sammensat af meget forskelligartede kompetencer. Det er derfor ordregivers forventning, at ansøgere kan bestå af såvel større multikapable virksomheder såvel som sammenslutninger af virksomheder, idet et sådant samarbejde eksempelvis kan organiseres som et konsortium, forstået som en sammenslutning af solidarisk hæftende virksomheder. En anden mulig organisering er, at ansøger består af en hovedkontraktsholder, hvorunder der er tilknyttet en række underleverandører Ansøgning som konsortium/anden kapacitet Der kræves ingen særlig retlig form til organisering af en ansøger, idet ansøger kan bestå af et konsortium, forstået som en sammenslutning af flere virksomheder. Samtlige deltagere i et konsortium skal hæfte direkte, solidarisk og ubegrænset for tilbuddet, og opfyldelse af den tildelte kontrakt. Der skal udpeges en fælles befuldmægtiget blandt de solidarisk hæftende deltagere. Ansøger skal her udfylde ESPD del II. Ansøger kan basere sig på andre enheders økonomiske og finansielle og/eller tekniske og faglige formåen, jf. udbudsloven 144, uanset den retlige forbindelse mellem ansøger og disse andre enheder. Såfremt den økonomiske aktør har besluttet at give en del af kontrakten i underleverance og baserer sig på underleverandørens kapacitet til at udføre denne del i forhold til opfyldelse af de angivne mindstekrav for udvælgelse, skal ansøgning vedlægges en separat ESPD for denne underleverandør med udfyldelse af de oplysninger, der fremgår af del II.A: Oplysninger om den økonomiske aktør, del II.B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter samt del III: Udelukkelsesgrunde. Såfremt ansøger baserer sig på andre enheders formåen, er ansøger jf. udbudsloven 144, stk. 3, forpligtet til at sikre, at de relevante dele af kontrakten rent Side 15

16 faktisk udføres af den støttende enhed. Såfremt ansøger benytter en underleverandør, som ansøger ikke baserer sin formåen på, skal oplysninger i ESPD en Del II og Del III ikke afgives for sådanne underleverandører. 2. Dialogmaterialet Kontrakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning: Kontraktopbygning Kontrakt Bilag 1a og 1b: Bilag 2: Bilag 3a og 3b: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Beskrivelse af udelysanlægget/anlægsdata i excelform/shape Særlig Arbejdsbeskrivelse (SAB) Prisbilag (Tilbudsliste og Tilbuds- og afregningsgrundlag) (TBL & TAG) Leverandørens samlede tilbud Politisk bestemt arbejds- og uddannelsesklausul Garantioverførsel for armaturer Det samlede dialogmateriale vil blive fremsendt til alle deltagere i dialogen via EU-supply, samt være tilgængeligt på udbuddets side på EU-supply portalen. Link til materialet på EU-supply er følgende: Det samlede dialogmateriale består af nærværende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkastet vil være genstand for drøftelse, og bliver fremstillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, hvorfor det tilgår senere. BORGSUND De interesserede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dialogmaterialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette. 3. Den udbudte kontrakts omfang Gennem dialogfasen ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt vedrørende drift- og vedligehold af vejbelysning endeligt. Omfanget og indholdet af kontrakten vil derfor afhænge af resultatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i dialogfasen. Side 16

17 Den udbudte kontrakts løbetid er 4 år, plus 2 optioner af 12 måneder. Kontraktens samlede løbetid er således maksimalt 6 år. 4. Ordregivers forhold Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver. 4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Guldborgsund Kommune Parkvej Nykøbing Falster (herefter omtalt Ordregiver ). Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine rådgivere, Elmann advokatpartnerselskab, og Exlumi. 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den udpegede kontaktperson, der er: Advokat, Partner Henrik Græsdal Elmann advokatpartnerselskab Stockholmsgade København Ø Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Johannes Baad Michelsen jbm@elmann.dk Tlf.: Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsforretning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes på dansk. Henvendelser skal ske skriftligt via EU-supply. Side 17

18 Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, vil de skriftlige angivelser have forrang. 4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle relevante kompetencer hos Ordregiver. Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af udbudsprocessen, jf. nedenfor pkt Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen. Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces. Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle er relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompetencerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen gennem sparring vedrørende udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv Rådgivere Rådgivere assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbudsprocessen, herunder dialogfasen. Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab som juridiskprocessuel rådgiver og Exlumi consulting, som teknisk rådgiver. 5. Tilbudsgivers forhold Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold. 5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier Op til 5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at deltage i den konkurrenceprægede dialog. Guldborgsund Kommune har udvalgt følgende ansøgere til deltagelse: Tilbudsgiver A Tilbudsgiver B Tilbudsgiver C Tilbudsgiver D Tilbudsgiver E Side 18

19 De prækvalificerede aktører (tilbudsgivere) skal under hele udbudsprocessen være den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomiske aktører, skal det være netop disse juridiske personer hverken færre eller flere der afgiver endeligt tilbud. Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med forpligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse angives. Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt, bør dette oplyses. Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud forudgående tillades skriftligt af Ordregiver. 6. Udbudsprocessen Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækvalifikation har fundet sted. 6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en tilbudsfase. Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave, og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, der revideres som følge af, hvad der frembringes under dialogen. På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Side 19

20 6.2 Tidsplan for udbudsprocessen Nedenstående skema sammenfatter Ordregivers forventninger til tidsplanen for den fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen i dialogfasen, m.m. Aktivitet Udsendelse af dialogmateriale (Opdateret beskrivende dokument efter gennemført prækvalifikation) Tidspunkt Primo marts 2019 Indkaldelse til 1. dialogmøde udsendes Primo marts Dialogmøde med tilbudsgiver A-E (separate møder) Den 27. og 28. marts 2019 Indkaldelse til 2. dialogmøde udsendes Medio april Dialogmøde med tilbudsgiver A-E (separate møder) Den 6. maj og 7. maj 2019 Udsendelse af endeligt udbudsmateriale Primo juni 2019 Frist for tilbudsafgivelse 12. september 2019 kl. 12:00 Evalueringsperiode Fra 13. til 24. september Møde den 18. september. Deadline for politisk indstilling til udvalg (TME) 30. september 2019 Politisk behandling i udvalg 21. oktober 2019 Evt. Politisk godkendelse Byråd Meddelelse om tildeling 22. oktober 2019 Stand-still periode Fra 22. oktober til 1. november 2019 Kontraktindgåelse tidligst 8. november 2019 Forventet kontraktstart 1. januar 2019 Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samtidig. Side 20

21 6.3 Annullation Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette findes nødvendigt, og Ordregiver har en saglig annullationsgrund. Udbuddet kan også annulleres, såfremt det vindende tilbud ikke kan godkendes politisk. 7. Spørgsmål til dialog- og udbudsmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til det samlede udbudsmateriale eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave. Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål, skal sådanne spørgsmål fremsættes skriftligt via EU-supplys spørgsmål/svar modul. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende svar, vil blive fremsendt samtidig til alle tilbudsgivere, samt gjort tilgængelige via Kommunens hjemmeside. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand. 8.1 Formål med udbud Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold af vejbelysningen, samt hvad der under dialogen måtte fremkomme som opgaver der bør varetages i den forbindelse, gennem proceduren konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markedsmuligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED og styringsteknologi til at opnå drift- og el-besparelser fremadrettet, samt give optimerede løsninger der sænker kommunens driftsudgifter. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer arbejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de teknologiske muligheder. Side 21

22 8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De konkrete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dialogtemaer. Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet: a) Dialogtema 1: Drift- og vedligehold. Driftsmodeller og organisering af driftsopgaver, med fokus på optimering, herunder garanti under drift, kontraktperiode, niveau for skadevoldersager, rengøring af armaturer b) Dialogtema 2: Andre relevante opgaver. I hvilket omfang er det hensigtsmæssigt at lade anlægsopgaven indgå i den udbudte kontrakt? c) Dialogtema 3: Valg af fremtidige armaturer, design og styringsløsninger, herunder smart city løsninger, garantiforhold og LED løsninger Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfordringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløsningen. a) Uddybende beskrivelse af dialogtema 1 Dialogtema 1 vedrører drift- og vedligehold. Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold med udgangspunkt i det nuværende anlæg. Hvilke dele af drift og vedligeholdelse vil det være mest hensigtsmæssigt at lade omfatte af udbuddet? Hvordan kan driften optimeres og udvikles, således at den bliver mest omkostningsefficient fremadrettet, herunder hvilke vilkår der skal være for energioptimering af anlægget, punkt/serieudskiftninger, udrykketider mv.? Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder vedrørende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt fra single point of contact, simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger og giv et praj løsninger. Side 22

23 b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2 Dialogtema 2 vedrører andre relevante opgaver der bør inkluderes i kontrakten. I tilfælde hvor der skal udføres andre opgaver i tilknytning til vejbelysningsanlægget i Guldborgsund Kommune, kan disse, såfremt det vurderes som fordelagtigt for kommunen i totaløkonomisk øjemed og såfremt de kan beskrives med tilstrækkelig nøjagtighed, inkluderes i den endelige kontrakt, således at opgaven varetages af den driftsentreprenør der også ender med kontrakten på drift- og vedligeholdelsesopgaven. Her tænkes der eksempelvis på modernisering og nyanlæg, men andre opgaver kan også være relevante. Hvilken samlet løsning er mest hensigtsmæssig for kommunen, set i et totaløkonomisk perspektiv? c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3 Dialogtema 3 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger, herunder garantier for LED-armaturer. Armaturteknologien udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne udvikles løbende. Kommunen ønsker at drøfte optimalt valg af armaturer, således at der både tænkes på design (objektivt designudtryk såvel som teknisk design), driftsoptimering, energiomkostninger og totalomkostninger i levetiden. Garantien fra armaturproducenterne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange garanterede levetid på op imod timer ønskes input til at fastlægge den optimale garantiperiode og optimal fordeling af risiko. Valget af teknologi herunder armaturer, lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed driftsomkostninger. Kommunen ønsker hvordan man bedst optimerer energibesparelser uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. 9. Rammebetingelser for Guldborgsund Kommune Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven. 9.1 Lyspunkterne og elforsyningen Information som selve anlægget er offentliggjort som bilag A til prækvalifikationsmaterialet. Dette bilag vil udgøre bilag 1a til den endelige kontrakt. Derud- Side 23

24 over vil der i processen tilgå dialogdeltagerne et anlægskartotek over det eksisterende anlæg i excel-form. El vil blive indkøbt separat af Kommunen, og elleverancer er således ikke en del af udbuddet. 9.2 Forventet anlægsøkonomi Som udgangspunkt angår udbuddet drift- og vedligehold. Afhængig af hvad der fremkommer i dialogen, kan andre opgaver, herunder eventuelt anlægsopgaver i forbindelse med anlægget også blive inkluderet i udbuddet. Hvis dette er tilfældet, vil det forventede anlægsniveau blive oplyst. 9.3 Forventet driftsøkonomi Disse udgifter vil være afhængige af omfanget af opgaver i den samlede kontrakt der udbydes. Den nuværende driftsøkonomi vil forventeligvis blive oplyst til deltagerne i dialogfasen. Det forventes, at den fremtidige driftsøkonomi vil være i et mindre leje end den nuværende efter konkurrenceudsættelsen. Kommunen har i gennemsnit haft mellem skadevoldersager om året. Heraf ca. 20% med kendt skadevolder. Sagernes art er ikke specificeret, men i hovedtræk et miks af nyt armatur og/eller mast alt inklusive (eksempelvis efter påkørsel) Tilbudsgiverne henvises yderligere til det i bilag 2 (SAB) s bestemmelser om hærværk og skadevoldersager, samt kontraktens bestemmelser om dette, når disse dokumenter foreligger i processen. 10. Dialogfasen Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbudsformen er beskrevet i Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger inden for såvel ejerskab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes. Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbudsprocessen. Side 24

25 Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialogen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder. Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen. Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet. Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete forhold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver. Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysninger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom. Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betydning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle beregninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring eventuelle justeringer af dialogmaterialet. Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbudsgrundlaget. Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver. Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne orientere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Ordregivers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmøderne. Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt. Side 25

26 Dialogmøderne vil blive afholdt hos Guldborgsund Kommune, eller på et af kommunen udpeget sted. Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk. Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til disponering af mødet, jf. nedenfor pkt Der henvises i øvrigt til den nærmere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor Dialogmøde På mødet stiller ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af sine rådgivere Formål Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede virksomheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af det på tidspunktet offentliggjorte dialogmateriale Dagsorden 1. Introduktion Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold. Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet, samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet. 2. Tilbudsgivers input til dialogtema a), b) og c) som anført under pkt. 8. Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt. 8.2 for sine tanker omkring hvordan drift- og vedligehold mest omkostningseffektivt kan udføres fremadrettet. Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt. 8.2 for sine tanker vedrørende hvorvidt andre opgaver med naturlig tilknytning til drifts- og vedligeholdelsesopgaven bør inkluderes i den udbudte kontrakt, og hvilken forventet effekt dette vil have på samlet omkostningsniveau for kommunen. Side 26

27 Tilbudsgiver redegør med udgangspunkt i de relevante dialogtemaer i pkt. 8.2 for sine tanker vedrørende valg af armaturer og styringsløsninger. 3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet Tilbudsgiver har mulighed for at fremkomme med spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. 4. Opsamling på dagens drøftelser Forberedelse Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt følgende: Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis tilbudsgiver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes problematiske, forventes disse at være udpeget. Tilbudsgiver kan vælge at fremsende sit oplæg skriftligt til ordregiver inden mødet, så ordregivers mødedeltagere har mulighed for at sætte sig ind i oplægget inden mødet. Dette er dog ikke et krav Dialogmøde På mødet stiller ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af sine rådgivere. Inden mødet fremsendes ordregivers udkast til kontrakt med bilag, som tilbudsgiverne kan orientere sig i Formål Formålet med andet dialogmøde er, at ordregiver præsenteres for et mere konkret løsningsforslag fra de prækvalificerede virksomheder, samt at drøfte ordregivers udkast til kontrakt. Desuden samles der op på drøftelserne fra første dialogmøde. For så vidt angår andet dialogmøde er det ordregivers overordnede forventning, at tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger. Side 27

28 Dagsorden 1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorledes dialogmødet vil blive disponeret. 2. Drift og vedligehold Tilbudsgivers opsamlende kommentarer 3. Eventuelle andre opgaver der skal inkluderes i den samlede kontrakt Tilbudsgivers opsamlende kommentarer 4. Valg af fremtidige armaturer og styringsløsninger Tilbudsgivers opsamlende kommentarer 5. Økonomi og jura, herunder a) Drøftelse af kontraktudkast og indhold Tilbudsgivers forslag til optimering b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og omfang 6. Opsamling på dagens drøftelser Forberedelse Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende skriftlige materiale: Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis tilbudsgiver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes problematiske, forventes disse at være udpeget. Tilbudsgiver kan vælge at fremsende sit oplæg skriftligt til ordregiver inden mødet, så ordregivers mødedeltagere har mulighed for at sætte sig ind i oplægget inden mødet. Dette er dog ikke et krav Afslutning på dialogfasen Efter sidste dialogmøde, indarbejder Ordregiver inputs fra dialogmøderne i det endelige udbudsmateriale, og udbudsprocessen går over i en tilbudsfase. Dette Side 28

29 sker ved, at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også muligheden for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede virksomheder - er slut. Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt. Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskellige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger principperne og reglerne for et begrænset udbud. 11. Tilbudsfasen Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase, efter afsluttet dialog Aflevering af tilbud Ordregiver skal have modtaget det endelige tilbud senest torsdag den 12. september 2019, kl Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der sendes via EU-supply løsningen, ligesom det skal afleveres i 4 fysiske eksemplarer på Ordregivers adresse, som angivet under pkt. 5. Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående formater: Tekstfiler Regneark Øvrige dokumenter og tegninger Tidsplaner Organisationsdiagrammer Word eller pdf Excel Autocad, microstation eller pdf Project eller pdf PowerPoint eller pdf Lysberegninger og anden dokumentation for opfyldelse af tekniske mindstekrav for armaturer skal følge det i bilag 2 (SAB) anførte Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse af Kommunalbestyrelsen i Guldborgsund. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter. Side 29