Beskrivende dokument. Version 1.2

Transkript

1 Beskrivende dokument Version oktober 2017

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning Særligt om prækvalifikation Dialogmaterialet Den udbudte kontrakts omfang Ordregivers forhold Den juridiske person Kontaktperson Organisation i dialogfase og tilbudsfasen Rådgiverne Tilbudsgivers forhold Prækvalificerede virksomheder/konsortier Udbudsprocessen Beskrivelse af udbudsprocessen Tidsplan for udbudsprocessen Annullation Spørgsmål til dialogmaterialet Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Formål med udbud Dialogtema vedrørende opgaveløsningen Rammebetingelser Sorø Kommune Lyspunkterne og elforsyningen Forventet anlægsøkonomi Dialogfasen Dialogmøde Formål Dagsorden Forberedelse Dialogmøde Formål Dagsorden Side 2

3 Forberedelse Afslutning på dialogfasen Tilbudsfasen Aflevering af tilbud Tildeling af kontrakt Aktindsigt Vedståelsesfrist Ejendomsret Fortrolighed Tilbuddets indhold og omfang Oversigt over indhold i tilbuddet Identifikation af tilbudsgiver Evt. ejerskab Pris Tilbudsliste Finansielle forhold Forbehold Sprog og tilbudspriser Vederlag Tildeling/tilbudsvurdering Bedømmelse af tilbud Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe Tildelingskriterier Pris (40 %) vægt Design af den samlede løsning (30 %) Innovation (10 %) Samarbejdsorganisation (20 %) Underskrivelse af kontrakt Forbehold for endelig godkendelse Side 3

4 1. Indledning På nuværende tidspunkt ligger Sorø Kommune i tvist/forhandling med SEAS- NVE, vedrørende drift og ejerskab af Kommunens nuværende belysningsløsning. Tvisten har medført at kommunen har set sig nødsaget til at lade samarbejdet ophøre. Kommunen ønsker derfor at identificere og under kontraktperioden udvikle en ny og mere effektiv model, for drift og ejerskab. Den konkurrenceprægede dialog vil derfor kunne omhandle en bred vifte af løsninger, både med kommunalt ejerskab, og uden. Sorø Kommune er meget fokuserede på at et bredt udsnit af markedet, herunder særligt små- og mellemstore virksomheder, skal have forbedret adgang til konkurrencen om offentlige kontrakter i kommunen. Dette afspejles således i vilkårene for prækvalifikation, der giver en flerhed af mindre aktører mulighed for anmode om deltagelse. Det bemærkes, at da tvisten stadig er pågående, forbeholder Sorø Kommune sig ret til at annullere udbuddet, alt efter udfaldet af tvisten. Sorø Kommune koordinerer og forestår udbudsprocessen. I det følgende anvendes begrebet Ordregiver som betegnelse for såvel Sorø Kommune, som deres rådgiver. Det er Ordregivers ambition, at en bredde af markedsaktører, inklusiv lokale små- og mellemstore virksomheder, skal have mulighed for at deltage i dialogen, med henblik på at finde den bedste løsning fremadrettet. Dette afspejles i vilkårene for prækvalifikation, der giver en flerhed af aktører mulighed for anmode om deltagelse. Ifølge tilgængelige anlægsdata, omfatter Sorø Kommunes belysningsanlæg på nuværende tidspunkt armaturer, 8 trafikanlæg og i alt lyskilder, idet nogle armaturer er bestykket med flere lyskilder. Den geografiske fordeling af armaturer og lyskilder er som følger: Armaturer Lyskilder Sorø Kommune Dianalund Sorø Stenlille Hele Kommunen Typerne fordeler sig på nuværende tidspunkt primært i følgende syv grupper: Kviksølv Lysstofrør Side 4

5 Kompaktlysstofrør Øvrige højtryksnatrium Metalhalogen Glødelamper LED 7 % af det samlede antal lyskilder er kviksølvlyskilder (444), mens antallet af lysrør svarer til ca. 2 % (130). Lysstofrør af typen 1-pulver er udfaset i EU fra 2010 og kviksølv lyskilder er udfaset i 2015 og må ikke længere markedsføres. Det betyder, at armaturer med kviksølvlyskilder og 1-pulverrør skal udskiftes inden for en meget kort årrække. Disse typer er ikke særligt energieffektive og har et stort energibesparelsespotentiale. 7 % af armaturerne er bestykket med højtryksnatrium og ca. 18 % med metalhalogen. Størstedelen af disse lyskilder har en rimelig eller god energieffektivitet. 52 % af armaturerne er bestykket med kompaktlystofrør, hvis energieffektivitet er rimelig. Ca. 13 % af armaturerne er bestykket med LED og 1 % er glødelamper. Det er som udgangspunkt Ordregivers forestilling, at udskiftning kun bør ske, såfremt det giver økonomisk og/eller miljømæssig mening. Den offentlige procedure gennemføres som en konkurrencepræget dialog i henhold til udbudsloven (lov nr af 15. december 2015). Den konkurrenceprægede dialog vil omhandle udbud af drift, udvikling, nyanlæg og evt. ejerskab til vejbelysningsløsningen i Sorø Kommune, efter udbudslovens i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S offentliggjort den i EU-tidende/TED Databasen. Den valgte udbudsform indebærer, at kun prækvalificerede tilbudsgivere har ret til at komme med dialogoplæg og eventuelt afgive endeligt tilbud. Nærværende dokument samt udkastet til kontrakt med de øvrige tilhørende bilag og appendikser er grundlaget for prækvalifikationen, dialogfasen og hermed for udarbejdelse af de løsningsforslag, som de prækvalificerede aktører ønsker at præsentere og drøfte i dialogfasen. Side 5

6 Dette dokument vil gennem den konkurrenceprægede dialog blive suppleret af de notater, rettelsesblade m.v. som udsendes som led i dialogen med henblik på udarbejdelsen af et endeligt udbudsmateriale ved dialogens afslutning. Det bemærkes, at der pågår en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE om overtagelsen af det eksisterende vejbelysningsanlæg, herunder anlægssummens størrelse. Det kan derfor være nødvendigt at udsætte ikrafttrædelsestidspunktet. I så fald vil alle aftalte priser i kontrakten blive prisreguleret. Dette aspekt vil indgå i dialogen. Denne tvist kan i øvrigt indbefatte, at der skal overtages medarbejdere. Dette vil indgå i drøftelserne i dialogfasen. Formålet med nærværende dokument er således som defineret i pkt. 4, at tilvejebringe grundlaget for dialog med tilbudsgiver, med henblik på, at Ordregiver kan få de nødvendige oplysninger til at kunne tilvejebringe fyldestgørende grundlag for tilbudsgiverne til at afgive endeligt tilbud. Udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU s udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende tilbud. 1. Særligt om prækvalifikation Prækvalifikationsbetingelser er uddybet i et selvstændigt dokument. Prækvalifikationsbetingelserne er fastlagt med det formål at åbne muligheden for at indgå i dialogen, for såvel lokale, som nationale aktører. Dette afspejles blandt andet i antallet af ønskede prækvalificerede, som fastsættes til 5. Tilbudsgivere der anmoder om prækvalifikation skal leve op til de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudslovens , imens kun enkelte af de frivillige udelukkelsesgrunde i 137 vedrørende tilbudsgivere under konkurs, er relevante. Der vil i overensstemmelse med loven gives mulighed for self-cleaning, såfremt en tilbudsgiver viser sig at være omfattet af en udelukkelsesgrund. Det vil være et mindstekrav for at opnå prækvalifikation, at tilbudsgiver har haft en samlet årlig omsætning på mindst kr. i det senest disponible regnskabsår. Side 6

7 Det er endvidere et mindstekrav, at ansøger kan fremvise en positiv egenkapital for det senest disponible regnskabsår. Det fælleseuropæiske udbudsdokument ESPD vil tjene som indledende dokumentation for prækvalifikationsanmoderens egnethed. Som endelig dokumentation for overholdelse af mindstekrav, skal den vindende tilbudsgiver kunne fremlægge revisorattesteret dokumentation i form af enten årsrapport eller anden attesteret erklæring, som dokumenterer den krævede omsætning samt den krævede positive egenkapital, samt serviceattest eller anden lignende relevant information, til dokumentation for overholdelse af udelukkelsesgrundene. Derudover skal tilbudsgivere der ønsker at blive prækvalificeret, vedlægge op til minimum 2 tilsvarende referencer, for arbejde indenfor enten drift, vedligehold, modernisering af vejbelysning, udvikling, anlæg af, eller på anden vis til vejbelysning knyttet arbejde. Referencerne vil danne grundlag for udvælgelsen af de bedste egnede deltagere, til dialogfasen. 2 referencer er minimumskrav, men tilbudsgiver kan vedlægge op til 3 referencer. Der vil blive lagt vægt på om referencerne vedrører opgaver for kommuner, drift og vedligehold af vejbelysning, modernisering af vejbelysning samt om omfanget af referenceopgaverne er af tilsvarende omfang, som er aktuelt i Sorø Kommune. Tidsplan for prækvalifikation. Aktivitet Tidspunkt Indsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 12. oktober 2017 Frist for indsendelse af anmodning om prækvalifikation 14. november Projektgruppen evaluerer Fra 14. november til 17. november 2017 Meddelelse om prækvalifikation 17. november Dialogmaterialet Det samlede dialogmateriale vil bestå af prækvalifikationsmaterialet, samt nærværende beskrivende dokument med tilhørende bilag. Kontraktudkast vil blive fremstillet på baggrund af det under dialogen fremkomne, og tilgår således. Det Beskrivende Dokument inkl. appendiks Appendiks 1 Nærmere om Vejbelysningen på udbudstidspunktet. Side 7

8 (Anlægsdata) Kontraktudkastet udarbejdes med afsæt i det på dialogmøderne fremkomne. Kontrakten vil som udgangspunkt følge nedenstående opbygning: Kontrakt inkl. bilag Kontrakt Bilag 1: Tilbudsliste med kriterier Bilag 2: Den tilbudte løsning (tilbud som afgivet efter endt dialog) Bilag 3: Eventuelle politisk bestemte bilag (eks. CSR/arbejdsklausul mv.) Bilag 4: Garanti (stilles ved kontraktens underskrivelse) Bilag 5: Appendiks 1-X Det samlede dialogmateriale gøres tilgængeligt via den elektroniske platform EUsupply, og på Kommunens hjemmeside. Link til materialet er følgende: De prækvalificerede tilbudsgivere opfordres til straks ved offentliggørelsen af dialogmaterialet at sikre sig, at der er fuld og uhindret adgang til dette. 3. Den udbudte kontrakts omfang Gennem dialogfasen, ønsker Ordregiver at definere den fremtidige kontrakt vedrørende Vejbelysning endeligt. Omfanget af kontrakten vil derfor afhænge af resultatet af dialogfasen. Der fremlægges således et kontraktudkast til drøftelse i dialogfasen. 4. Ordregivers forhold Nedenfor er angivet oplysninger om Ordregiver. 4.1 Den juridiske person Ordregiver under dette udbud er: Sorø Kommune Rådhusvej Sorø Side 8

9 (herefter omtalt Ordregiver ). Ordregiver assisteres ved udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse af sine rådgivere, Elmann advokatpartnerselskab, og ÅF lighting. 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til den udpegede kontaktperson, der er: Advokat, Partner Henrik Græsdal Elmann advokatpartnerselskab Stockholmsgade København Ø Ved Erhvervsjuridisk fuldmægtig Johannes Baad Michelsen Tlf.: Enhver dialog mellem ansøgere og Ordregiver omkring nærværende udbudsforretning skal foregå på dansk, ligesom spørgsmål til dialogmaterialet skal affattes på dansk. Henvendelser skal ske skriftligt via til ovenstående adresse. Opstår der uoverensstemmelser mellem skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, vil de skriftlige angivelser have forrang. 4.3 Organisation i dialogfase og tilbudsfasen Ordregiver har dannet en projektgruppe, der sikrer rettidig inddragelse af alle relevante kompetencer hos Ordregiver. Ordregiver bistås ligeledes af rådgivere i forbindelse med gennemførelsen af udbudsprocessen, jf. nedenfor pkt Projektgruppen har det daglige ansvar for gennemførelsen af udbudsprocessen. Projektgruppen følger udbudsprocessen på tætteste hold, og deltager aktivt i alle projektets faser for at sikre implementeringen af en succesfuld proces. Deltagerne i projektgruppen repræsenterer en bred vifte af kompetencer, der alle er relevante i forbindelse med gennemførelse af det fremtidige projekt. Kompe- Side 9

10 tencerne bliver i høj grad inddraget i udbudsprocessen gennem sparring vedrørende udarbejdelse af udbudsmateriale, besvarelse af spørgsmål mv Rådgiverne Rådgiveren assisterer projektgruppen ved tilrettelæggelsen og gennemførelsen af udbudsprocessen, herunder dialogfasen. Ordregiverrådgiverne består af Elmann advokatpartnersselskab, BDO revisionsselskab og ÅF Lighting som teknisk rådgiver. 5. Tilbudsgivers forhold Nedenfor er angivet informationer om tilbudsgivers forhold. 5.1 Prækvalificerede virksomheder/konsortier 5 ansøgere bliver efter den forudgående prækvalifikation udvalgt til at deltage i den konkurrenceprægede dialog: Tilbudsgiver A Tilbudsgiver B Tilbudsgiver C Tilbudsgiver D Tilbudsgiver E Den prækvalificerede aktør (tilbudsgiver) skal under hele udbudsprocessen være den/de prækvalificerede juridiske person(er). Den prækvalificerede aktør kan ikke lade sig erstatte af en anden juridisk person, og dette gælder også eventuelle koncernforbundne virksomheder. Hvis prækvalifikationen har omfattet et konsortium bestående af flere økonomiske aktører, skal det være netop disse juridiske personer hverken færre eller flere der afgiver endeligt tilbud. Såfremt den prækvalificerede aktør agter at anvende underleverandører med forpligtende deltagelse, skal dette og det aftaleretlige grundlag med disse, angives. Såfremt der er eller vil blive oprettet et selskab eller anden juridisk enhed af den prækvalificerede tilbudsgiver med hvem Ordregiver forventes at indgå kontrakt, bør dette oplyses. Side 10

11 Inden for udbudsreglernes rammer kan Ordregiver i visse særlige tilfælde tillade forandringer hos den, eller de, prækvalificerede. Ordregiver er aldrig forpligtet til at tillade forandringer, og eventuel forandring skal før afgivelse af endeligt tilbud forudgående tillades skriftligt af Ordregiver. 6. Udbudsprocessen Nedenfor er angivet oplysninger om udbudsprocessen for dialogen, efter prækvalifikation har fundet sted. 6.1 Beskrivelse af udbudsprocessen Ordregiver vil gennemføre en udbudsproces, der er opdelt i en dialogfase og en tilbudsfase. Dialogfasen har til formål at give mulighed for en drøftelse af den udbudte opgave, og mulige løsninger med de prækvalificerede tilbudsgivere. Dialogfasen afsluttes ved, at de prækvalificerede aktører opfordres til at afgive tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, der revideres som følge af hvad der frembringes under dialogen. På baggrund af en evaluering af de afgivne tilbud, vil Ordregiver tildele kontrakten til den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 6.2 Tidsplan for udbudsprocessen Nedenstående skema sammenfatter Ordregiver forventninger til tidsplanen for den fremtidige udbudsproces. Tidsplanen kan revideres, afhængig af udviklingen i dialogfasen, m.m. Aktivitet Tidspunkt Udsendelse af dialogmateriale 17. november 2017 Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 1. dialogmøde 6. december Dialogmøde med tilbudsgiver A-E (separate møder) Fra 11. december til 15. december 2017 Deadline for tilbudsgivers fremsendelse af skriftligt oplæg til 2. dialogmøde 8. januar Dialogmøde med tilbudsgiver A-E (separate møder) Fra 15. til 19. januar 2018 Side 11

12 Udsendelse af endeligt udbudsmateriale 1. februar 2018 Frist for tilbudsafgivelse 1. marts 2018 Endeligt valg af tilbud 16. marts 2018 Standstill Fra 17. til 26. marts 2018 Kontraktindgåelse tidligst 27. marts 2018 Forventet kontraktstart 1. april (kan udsættes) Såfremt tidsplanen ændres, vil det blive skriftlig meddelt samtlige aktører samtidig. 7.3 Annullation Ordregiver er til enhver tid berettiget til at annullere udbuddet, såfremt dette findes nødvendigt, med henvisning til den verserende tvist, eller såfremt Ordregiver har anden saglig annullationsgrund. 7. Spørgsmål til dialogmaterialet Tilbudsgiverne har mulighed for at stille spørgsmål til dialogmaterialet eller anmode om yderligere oplysninger vedrørende den udbudte opgave. Af hensyn til ensartet behandling af eventuelle spørgsmål, skal sådanne spørgsmål fremsættes skriftligt til den af Ordregiver udpegede kontaktperson, som angivet under pkt Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Det må dog påregnes, at svartiden vil afhænge af spørgsmålenes antal og kompleksitet. Spørgsmålene med tilhørende svar, vil blive gjort tilgængelige for alle tilbudsgiverne via EU-supply. Alle spørgsmål, der modtages senest 10 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. 8. Overordnet beskrivelse af den udbudte opgave Nedenfor følger en overordnet beskrivelse af udbuddets genstand. 8.1 Formål med udbud Side 12

13 Formålet er at gennemføre udbud af drift og vedligehold og modernisering af vejbelysningen i en konkurrencepræget dialog. Dialogen skal give indblik i markedsmuligheder og i hvorledes drift og anlægsopgaven kan udnytte den seneste LED og styringsteknologi til at opnå drift- og elbesparelser, og give mere optimale løsninger. Da udviklingen inden for LED- og styringsteknologi samtidig ændrer arbejdsopgaverne, er det målet med dialogen at diskutere nye smarte teknologivalg og hvordan garantiperioder og kontraktlængde kan samstemmes med de teknologiske muligheder. 8.2 Dialogtema vedrørende opgaveløsningen Kontrakten vil blive tildelt tilbudsgiveren med det økonomisk mest fordelagtige tilbud, ud fra en samlet vurdering af opfyldelsen af tildelingskriterierne. De konkrete opgaver der skal varetages, vil blive kortlagt under de nedenfor anførte dialogtemaer. Krav til processen er udtrykt gennem udbudsmaterialet. Ordregiver har identificeret følgende udfordringer og innovationskriterier, som de udvalgte ansøgere/konsortier skal fokusere på at løse under udbuddet: a) Dialogtema 1: Driftsomkostninger, driftsmodeller og organisering af driftsopgaver b) Dialogtema 2: Valg af armaturer design og styringsløsninger herunder smart city løsninger c) Dialogtema 3: Energibesparelser og incitamentsmodeller d) Dialogtema 4 Garantiforhold og levetid af LED løsninger Nedenfor følger Ordregivers indledende overvejelser om indholdet af disse udfordringer. Udvikling af mulige løsninger til udfordringerne vil ske i dialogen mellem Ordregiver og de prækvalificerede ansøgere/konsortier under dialogfasen. Der vil igennem hele projektet være et gennemgående fokus på innovation i opgaveløsningen. a) Uddybende beskrivelse af dialogtema 1 Reduktion af driftsomkostninger er i fokus. Kommunen er derfor interesseret i bud på forskellige modeller for omfanget af drift og vedligehold samt udrykningstider. Det forventes, at der leveres forskellige bud på omfang af driftsopgaver som Side 13

14 kommunen kan vælge imellem, alternativt selv udføre fra all-inclusive løsninger, til løsninger hvor al risiko ligger hos kommunen. Håndtering af borgerhenvendelser og indmeldinger fra øvrige myndigheder vedrørende fejl og mangler ønskes der også forskellige løsninger for. Det kan være alt fra simple telefonsystemer til apps, hjemmesideløsninger og giv et praj løsninger. Modellerne skal prissættes, så kommunen kan vælge den mest optimale løsning. b) Uddybende beskrivelse af dialogtema 2 Dialogtema 2 vedrører valg af armaturer og styringsløsninger. Armaturteknologien udvikler sig meget hurtigt, og effektiviteten, designet og styringsløsningerne udvikles løbende. Kommunen ønsker forskellige modeller for valg af armaturer, således at der både tænkes på design, driftsoptimering, energiomkostninger og totalomkostninger i levetiden. Vedrørende energibesparelser ønskes input til incitamentsmodeller således at der sammen med leverandøren kan opnås ekstra besparelser, og optimere valget af løsninger, samt eventuelt investere i teknologiske løsninger der giver ekstra besparelser. c) Uddybende beskrivelse af dialogtema 3 Dialogtema 3 vedrører energibesparelser. Valget af teknologi herunder armaturer, lysstyring og sensorstyring, giver forskelligt energiforbrug, og dermed driftsomkostninger. Kommunen ønsker bud på kriterier til at optimere energibesparelser uden det går ud over levetid, design eller de lystekniske egenskaber. Samtidig ønskes dialog om incitamentsmodeller for opnåelse af større besparelser, hvor muligheden eksisterer. d) Uddybende beskrivelse af dialogtema 4 Dialogtema 4 vedrører garanti for LED armaturer. Garantien fra armaturproducenterne er løbende udviklet i løbet af de seneste år, og med den lange garanterede levetid på op imod timer ønskes input til forskellige garantimodeller, hvor prisen for forskellige garantilængder indgår. Samtidig ønskes input til hvorledes omkostningerne til fejludbedring og udskiftning af armaturer inden for garantien kan beskrives og prissættes. 9. Rammebetingelser for Sorø Kommune Nedenfor fremgår oplysninger om rammebetingelserne for løsningen af opgaven. Side 14

15 9.1 Lyspunkterne og elforsyningen Denne information tilgår. 9.2 Forventet anlægsøkonomi Det forventes, at nyanlæg i forbindelse med projektet kan gennemføres indenfor en bestemt anlægsbudgetramme. Denne ramme vil skal kunne dække samtlige udgifter, vederlag, geotekniske undersøgelser mv., og vil tilgå, i tilknytning til at der ligeledes tilgår antal af armaturer, skabe og master der skal udskiftes eller nyopføres. Kravene der fremgår af de udarbejdede funktionsbeskrivelser, vurderes til at holde sig indenfor denne anlægsramme. Ud over anlægsudgifterne er der udgifter til driftskontrakten. Disse udgifter vil være afhængige af den samlede kontrakt. 10. Dialogfasen Den konkurrenceprægede dialog gennemføres i henhold til udbudsloven. Udbudsformen er beskrevet i Den konkurrenceprægede dialog har til formål at indkredse og fastslå, hvorledes Ordregivers behov bedst opfyldes. En flerhed af løsninger indenfor såvel ejerskab/leasing, anlæg og nyudvikling kan drøftes. Nærværende beskrivende dokument udgør grundlaget for dialogen og udbudsprocessen. Der er planlagt i alt 2 dialogmøder med hver tilbudsgiver. Hvis der i løbet af dialogen opstår behov for yderligere dialogmøder, vil disse søges afholdt inden for de eksisterende tidsrammer. Ordregiver kan vælge at afholde flere eller færre møder. Der vil ikke ske successiv begrænsning af antallet af deltagere i dialogfasen. Ordregiver har som oplæg til dialogen udarbejdet de nedenfor anførte udkast til dagsorden for hvert af de to planlagte dialogmøder. Dagsordenerne er at betragte som oplæg, der kan kvalificeres og tilpasses. Det er op til den enkelte tilbudsgiver at disponere dialogmøderne, og Ordregiver forventer, at den enkelte tilbudsgiver ved begyndelsen af hvert dialogmøde redegør for sin disponering af mødet. Side 15

16 Ordregiver udarbejder et referat fra hvert enkelt møde omhandlende konkrete forhold, som sendes til den pågældende tilbudsgiver. Såfremt der i forbindelse med dialogmøderne fremkommer forhold eller oplysninger, som er af generel interesse for alle tilbudsgivere, vil alle tilbudsgivere blive orienteret herom. Det er vigtigt, at tilbudsgivernes input i dialogen er konkrete, hvormed menes, at tilbudsgiver skal have forholdt sig til den økonomiske, juridiske og tekniske betydning af forslagene. Dokumentation i form af forudsætninger for eventuelle beregninger eller forslag, vil være et fordelagtigt udgangspunkt for dialogen omkring eventuelle justeringer af dialogmaterialet. Ordregiver vil løbende bestræbe sig på at meddele tilbudsgiver, hvis der er forhold i løsningsforslagene, der klart afviger fra, hvad der ud fra tildelingskriteriet med tilhørende underkriterier vil kunne komme i betragtning, men tilbudsgiver bærer dog selv risikoen for, om det endelige tilbud er i overensstemmelse med tilbudsgrundlaget. Dialogmøderne forventes at have en varighed på op til 2 timer hver. Af planlægningsmæssige hensyn bedes tilbudsgiver forud for dialogmøderne orientere Ordregiver om, hvor mange deltagere tilbudsgiver stiller med. Det er Ordregivers forventning, at tilbudsgiver møder med max. 10 personer til dialogmøderne. Det bemærkes, at der kan blive indkaldt til ad-hoc møder undervejs i dialogfasen, såfremt dette skønnes hensigtsmæssigt. Dialogmøderne vil blive afholdt hos Sorø Kommune. Dialogen forventes som udgangspunkt at foregå på dansk. Forud for første og andet dialogmøde bedes tilbudsgiver komme med forslag til disponering af mødet, jf. nedenfor pkt Der henvises i øvrigt til den nærmere beskrivelse af dialogmødernes formål m.v. nedenfor Dialogmøde På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregiverrådgiver. Side 16

17 Formål Formålet med første dialogmøde er at modtage og drøfte de prækvalificerede virksomheders spørgsmål og kommentarer til de væsentligste dele af udbudsmaterialet Dagsorden 1. Introduktion Ordregiver præsenterer indledningsvist sit dialoghold. Tilbudsgiver præsenterer sin organisation og deltagerne i dialogmødet, samt oplyser hvorledes tilbudsgiver har tænkt sig at disponere mødet. 2. Drift og modernisering 3. Spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet Drøftelse af tilbudsgivers overordnede spørgsmål og kommentarer, med særlig fokus på de funktionsbaserede krav. Herunder muligheden af ejerskab. 4. Opsamling på dagens drøftelser Forberedelse Tilbudsgiver forventes til brug for mødet at have fremsendt følgende: Overordnede spørgsmål og kommentarer til dialogmaterialet. Hvis tilbudsgiver mener at, der er centrale elementer i materialet, der synes problematiske, forventes disse at være udpeget Dialogmøde På mødet stiller Ordregiver med repræsentanter, der bl.a. besidder kompetencer af teknisk, økonomisk og juridisk karakter. Ordregiver vil være suppleret af Ordregiverrådgiver Formål Formålet med andet dialogmøde er, at Ordregiver præsenteres for de prækvalificerede virksomheders løsningsforslag. Desuden samles der op på drøftelserne fra første dialogmøde. Side 17

18 For så vidt angår andet dialogmøde er det Ordregivers overordnede forventning, at tilbudsgiver præsenterer Ordregiver for hovedløsninger Dagsorden 1. Opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde Overordnet indledende opsamling på drøftelserne fra forrige dialogmøde samt skitsering af indholdet af dialogmødet. Tilbudsgiver oplyser, hvorledes dialogmødet vil blive disponeret. 2. Udvikling 3. Drift og vedligehold 4. Ejerskab 5. Økonomi og jura 6. Eventuelt Ejerskab a) Drøftelse af kontraktindhold Opfølgning på drøftelserne og tilbagemelding fra forrige dialogmøde. Drøftelse af eventuelle yderligere kommentarer fra de prækvalificerede deltagere. b) Gennemgang af forventninger til det endelige tilbuds indhold og omfang c) Opsamling på dagens drøftelser Forberedelse Til brug for 2. dialogmøde, forventes tilbudsgiver at have fremsendt følgende skriftlige materiale: Drift og udvikling, samt evt. ejerskab: En oversigt over hvilke driftselementer tilbudsgiver finder relevant at byde på, og en beskrivelse af organisationen af disse. Beskrivelse af de udviklingstiltag tilbudsgiver forestiller sig under kontraktperioden. En over- Side 18

19 ordnet plan for hvorledes ejerskabet placeres i kontraktperioden, og ved ophør af kontrakt Økonomi, finansiering og kontrakt: En specifikation af det forventede niveau for kontraktsum for drift og vedligehold og modernisering for de forskellige delelementer tilbudsgiver ønsker at inkludere i sit tilbud Kommentarer til et eventuelt revideret kontraktudkast 10.3 Afslutning på dialogfasen Efter sidste dialogmøde, går udbudsprocessen over i en tilbudsfase. Dette sker ved, at Ordregiver meddeler tilbudsgiverne, at dialogfasen - og dermed også muligheden for at drøfte løsningen af den udbudte opgave med de prækvalificerede virksomheder - er slut. Det kan være at der afholdes flere møder end to, hvis det er formålstjenstligt. Dialogfasen og den efterfølgende tilbudsfase er således indholdsmæssigt forskellige derved, at der i dialogfasen er en mulighed for at drøfte opgaveløsningen samt omfanget af dette, mens den efterfølgende tilbudsfase i det store hele følger principperne og reglerne for et begrænset udbud. 11. Tilbudsfasen Nedenfor følger oplysninger om den endelige tilbudsfase, efter afsluttet dialog Aflevering af tilbud Ordregiver skal have modtaget tilbuddet senest den 1. marts kl Tilbuddet skal afleveres i en elektronisk udgave, der kan uploades via EU-supply, ligesom det skal afleveres i 6 fysiske eksemplarer på Ordregivers adresse, som angivet under pkt. 5. Vedhæftede filer skal have beskrivende navne, og udarbejdes i nedenstående formater: Tekstfiler Regneark Øvrige dokumenter og tegninger Tidsplaner Word eller pdf Excel Autocad, microstation eller pdf Project eller pdf Side 19

20 Organisationsdiagrammer PowerPoint eller pdf 11.2 Tildeling af kontrakt Tildeling af kontrakten er betinget af endelig politisk godkendelse af Kommunalbestyrelsen i Sorø. Endelig og bindende aftale anses ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle parter Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Ordregiver er således forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der gøres opmærksom på, at det er Ordregivers opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger mv. der kan gives aktindsigt i. Ved aktindsigtsanmodning, vil Ordregiver således tage kontakt til tilbudsgiverne, med det formål at få afklaret hvorvidt der er informationer i tilbuddene, der ønskes undtaget fra aktindsigt, med konkret hjemmel i offentlighedsloven Vedståelsesfrist Tilbudsgiveren skal vedstå sit tilbud i 180 dage fra fristen for aflevering af endeligt tilbud. Dette skyldes som nævnt i indledningen, at der på udbudstidspunktet består en tvist mellem Sorø Kommune og SEAS-NVE, som kan have indflydelse på hvilket tidspunkt opgaven kan overtages fra. Dialogoplæg har ikke karakter af tilbud, og der gælder derfor ikke vedståelsesfrister herfor. Ordregiver forbeholder sig ret til at tildele kontrakten til næstbedste tilbudsgiver, såfremt den vindende tilbudsgiver ikke vedstår sit tilbud, eller såfremt kontrakten med denne tilbudsgiver af andre årsager ikke indgås som forudsat Ejendomsret Det udleverede dialog- og efterfølgende udbudsmateriale - og de heri indeholdte informationer - er Ordregivers ejendom og skal behandles fortroligt. Side 20

21 Materialet må ikke bruges i andre sammenhænge end denne udbudsforretning uden Ordregivers forudgående skriftlige samtykke. De afgivne tilbud vil ikke blive tilbageleveret til tilbudsgiver Fortrolighed Tilbudsgiver, herunder tilbudsgivers personale, rådgivere mv. er forpligtede til at iagttage ubetinget tavshed og fortrolighed over for tredjemand med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, som måtte komme til tilbudsgivers kundskab i forbindelse med udbudsforretningen, og som efter sin karakter må betragtes som værende fortrolig. 12. Tilbuddets indhold og omfang Efter afslutningen af dialogfasen opfordres de tilbageværende tilbudsgivere til at afgive endeligt tilbud, der evalueres af Ordregiver ved angivelse af de i pkt. 15 fastsatte tildelingskriterier Oversigt over indhold i tilbuddet For at give et ensartet overblik over de indkomne tilbud skal tilbuddet struktureres i overensstemmelse med nedenstående struktur: 1. Sammenfatning af tilbuddet 2. Identifikation af tilbudsgiver 3. Evt. modellen for ejerskab 4. Driftselementernes varetagelse 5. Udfyldt tilbudsliste 6. Forsikringer 7. Finansielle forhold 8. Bekræftelser 9. Forbehold. Tilbuddets indehold skal desuden overholde og indeholde de i pkt oplistede krav Identifikation af tilbudsgiver For at kunne identificere tilbudsgiver bedes følgende inkluderet i tilbuddet: Oplysninger om Tilbudsgivers navn, firma, adresse, telefonnummer og e- mailadresse samt kontaktpersoner. Side 21

22 Beskrivelse af de deltagende virksomheder, herunder samtlige underleverandører og rådgivere, deres organisation og koncernforhold, forretningsområder og roller i projektet. Beskrivelse af forventet selskabs- eller konsortiekonstruktion, herunder ejerforhold. Beskrivelse af, hvorledes deltagerne hæfter i forhold til hinanden. Den endelige kontraktpart kan være et selskab eller anden juridisk person, der i samarbejde med tilbudsgiver vil skulle forestå opfyldelsen af kontrakten Evt. ejerskab Ordregiver ønsker tilbudsgivers forslag til ejerskab, herunder risikofordeling, for så vidt angår alle delelementer Pris Ordregiver ønsker et kendskab til tilbudsgivers forventede økonomi i projektet Tilbudsliste Tilbudsgiver skal udfylde bilag 1. Priserne dækker alle leverandørens udgifter i forbindelse med de i udbudsmaterialet fastsatte opgaver Finansielle forhold Ved kontraktens underskrift skal leverandøren stille en garanti, jf. kontrakten til sikkerhed for alle krav, Ordregiver måtte have mod leverandøren i tilfælde af leverandørens væsentlige misligholdelse. Garantien skal udarbejdes i overensstemmelse med Ordregivers instruks. Garantien kan stilles af et af Ordregiver godkendt pengeinstitut, og er på anfordringsvilkår. Når delopgaver er afleveret frigives garantien Forbehold Forbehold over for Ordregiver krav skal angives særskilt under overskriften "Forbehold". Forbehold skal være specifikke, og skal så vidt muligt referere til konkrete bestemmelser i udbudsmaterialet. Side 22

23 Tilbudsgivers opmærksomhed henledes i den forbindelse på, at Ordregiver vil være forpligtet til at afvise tilbud, som indeholder forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Ordregiver er desuden berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, eller alternativt søge sådanne forbehold prissat. Ordregiver forbeholder sig - uanset ovennævnte - adgang til at afvise tilbud indeholdende forbehold. Tilbudsgiver opfordres således til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål, således at forbehold i videst muligt omfang undgås Sprog og tilbudspriser Tilbuddet og dialogoplæg skal afgives skriftligt på dansk, og beløbsangivelser skal være i danske kroner, ekskl. moms (DKK). 13. Vederlag Der ydes et vederlag for hvert konditionsmæssigt og gennemarbejdet tilbud på kr excl. moms. Dette gælder ikke for det vindende tilbud. 14. Tildeling/tilbudsvurdering Nedenfor følger information om hvorledes de endelige tilbud vil blive vurderet, og endelig tildeling vil finde sted Bedømmelse af tilbud Alle konditionsmæssige tilbud vil indgå i Ordregivers evaluering af hvilken tilbudsgiver, der skal tildeles opgaven. Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud, og evalueringen vil ske på baggrund af de nedenfor i pkt anførte underkriterier. Det økonomisk mest fordelagtige bud vil ske på baggrund af det bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens 162, stk. 1, nr. 3. Det er evnen til innovation/nytænkning på området, der er styrende for udvælgelse af den vindende tilbudsgiver eller konsortium. Den vindende tilbudsgivers udvikling af nye metoder eller modeller for, drift og vedligehold, udvikling mv. for vejbelysningsopgaven, vil således sammen med Side 23

24 prisen, være afgørende for hvilken tilbudsgiver der afgiver det økonomisk mest fordelagtige tilbud Bedømmelsesudvalg - Projektgruppe I forbindelse med udbuddet er der nedsat et en projektgruppe, hvis opgave er at foretage evaluering af de modtagne tilbud Projektgruppen udarbejder en evalueringsrapport, der indeholder en indstilling om, hvilken tilbudsgiver der skal tildeles opgaven. Bedømmelsesudvalgets medlemmer består af folk fra Sorø Kommune, og kommunens rådgivere Tildelingskriterier Ved afgørelsen af, hvilken tilbudsgiver der skal indgås kontrakt med, vil Ordregiver lægge vægt på følgende underkriterier: Tildelingskriterium Vægtning Pris 40% Design af den samlede løsning 30% Innovation 10% Samarbejdsorganisation 20% Ordregiver forventer at lægge sig endelig fast på vægtningen af det enkelte underkriterium samt kriteriets endelige indhold i forbindelse med udsendelsen af det endelige udbudsmateriale. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 1 til nærværende dokument. Det udfyldte tilbudsark vil indgå som bilag kontrakten Pris (40 %) vægt Under dette kriterium lægges vægt på den samlede vægtede pris, for de enkelte delelementer der skal afgives tilbud på, jf. det endelige udbudsmateriale. Ordregivers umiddelbare oplæg til vægtningen er følgende: Pris for drift og vedligehold (70 % vægt) Pris for modernisering (30 % vægt) Design af den samlede løsning (30 %) Under dette kriterium lægges der vægt på design. Det er Ordregivers ønske, at der tilbydes armaturer, som skaber en sammenhæng mellem områder, hvor der både er større trafikveje, lokalveje og pladser, samt byrum. Side 24

25 Ordregiver vil med underkriteriet "Design" lægge vægt på, at: De tilbudte armaturer lever op til Kommunens overordnede krav til design Der er sammenhæng mellem de tilbudte armaturer og Ordregivers eksisterende armaturer således, at de eksisterende armaturer og de tilbudte armaturer tilsammen giver et ensartet udtryk. Der er et ensartet, enkelt og sammenhængende udtryk i de tilbudte armaturer på tværs af anvendelse/funktion og størrelse. Der er en harmonisk overgang mellem armatur og mast/mastearm. De tilbudte armaturers proportioner harmonerer med proportionerne af mast/mastearm. De tilbudte armaturers design er i tråd med skandinavisk designtradition og kan indgå i Kommunens bymiljø. Ovenstående delkriterier vægter ved evalueringen lige, og Ordregiver foretager en samlet vurdering af de tilbudte armaturer inden for de specificerede vejprofiler Innovation (10 %). Der lægges vægt på at tilbudsgiver er i stand til at fremkomme med nye innovative modeller for de elementer der udbydes i det endelige udbudsmateriale. Der vurderes på tilbudsgivers evne til at gå dialog med kommunen om fremtidige forhold og de tilgængelige kompetencer og gennemførte pilotprojekter for lignende opgaver Samarbejdsorganisation (20 %) Herunder foretages en samlet evaluering af tilbudsgivers beskrevne organisation i relation til de udbudte opgaver. Herunder håndtering af indmelding af fejl, borgerhenvendelser, udførelse af driftsopgaver og gennemførelse af moderniseringsopgaven. Der vil i den forbindelse blive lagt vægt på, at tilbudsgiver demonstrerer og beskriver en effektiv organisation, entydige kommandoveje, entydig ansvarsfordeling internt hos tilbudsgiver, samt viser hvordan man vil sikre kommunikationen mellem tilbudsgivers serviceleder (single point of contact) og Ordregivers personale i den daglige driftsorganisation. Side 25

26 15. Underskrivelse af kontrakt Den vindende tilbudsgiver skal før kontraktens underskrivelse meddele Ordregiver, hvilken form for sikkerhedsstillelse, der stilles i forbindelse med kontrakten. Dokumentation for kontraktmæssig garantistillelse skal foreligge på tidspunktet for kontraktens underskrivelse. 16. Forbehold for endelig godkendelse Sorø Kommune tager forbehold for endelig politisk godkendelse af det vindende tilbud. Ved manglende godkendelse, er kommunen berettiget til at annullere udbuddet. Tilbudsgiveres godtgørelse vil i en sådan situation alene bestå af vederlaget for deltagelse i dialogen. Side 26