Rapportering for 1. kvartal 2019 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg

Transkript

1 Rapportering for 1. kvartal 2019 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Visualisering af heliporten. Udarbejdet den 23. maj 2019

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Byggeriets fremdrift, Fase Projektets økonomi Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Projektets økonomi, Fase Risikovurdering Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Organisering Dagkirurgien og Projektafdlingen Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer Heliport stort løft Forsinkelse af tidsplan, Ny Sengebygning Indbrud i den nye sengebygning P-plads kapacitet Risici afklaret siden sidste rapportering Intet nyt Kvalitet og indhold Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Kvalitet og indhold, Fase Generelle principper Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift Bilag 2: Scoring af risici

3 1 Indledning Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus Esbjerg skal omdanne et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Planen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet 1. marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenligneligt hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus i lighed med kvalitetsfondsprojekterne en kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Sydvestjysk Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af en ambulatorie- og forskningsklynge, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består af opførelse af en ny sengebygning samt en heliport placeret på toppen af den nuværende sengebygning. Indeholder renovering og ombygning af den eksisterende administrationsbygning, etablering og samling af ambulatorier i blandt andet den eksisterende sengebygning, etablering af faciliteter til kandidatuddannelse i medicin samt en opgradering og modernisering af forholdene ved Dagkirurgisk Center. 3

4 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sandsynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau Etableringen af Fase 1 er afsluttet og lukket pr Fase 2 rummer etablering af en ny sengebygning med enestuer til 158 patienter samt etableringen af en helikopterlandeplads, som forventes taget i brug sammen med den nye sengebygning i første kvartal af Ny Sengebygning: Fokus lige nu er fortsat på afleveringsterminen, som i henhold til kontrakten med totalentreprenør er ultimo juni 2019 ekskl. vejrligsberettigede dage. Bygherretilsynet vurderer med afsæt i MTH s udførelsestidsplan, at det samlede projekt fortsat er op til 5-6 uger bagud på kompletterings- og installationsydelsesarbejder, hvilket er en forbedring i forhold til den seneste rapportering, hvor projektet var 7-8 uger forsinket. Entreprenøren har valgt at fokusere på at færdiggøre sengeetagerne for herefter at få arbejderne omkring stue, kælder og mellembygning færdiggjort. Restarbejder er nu derfor trukket ind i den del af tidsplanen, som oprindeligt var afsat til performancetest og fejlretning. Det er stadig en del af MTHs tidsplan med aflevering i henhold til kontrakten. Bygherretilsynet vurderer det fortsat realistisk, at MT Højgaard vil kunne indhente forsinkelsen inden kontrakttidsplanens udløb. Fase 3, som består af udvidelse og tilpasning af Dagkirurgisk Center i bygning 11 samt renovering af den nuværende sengebygning 02. Sidstnævnte er ved Regionsrådets beslutning 24. september 2018 udvidet, således økonomien nu omfatter samlet 3 etager i den nuværende sengebygning. Planlægningen (ideoplæg) er påbegyndt primo 2019, og renoveringen forventes igangsat primo 2020, når patienter og senge flyttes til den nye sengebygning. Renovering af dagkirurgien påbegyndes primo 2019, og arbejderne forventes afsluttet i medio Fremdriften i Generalplanen vurderes samlet set at forløbe tilfredsstillende. Endvidere vurderes den samlede overordnede økonomiske ramme for de frigivne anlægsopgaver i Generalplanen forsat som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer. Kvalitetsmål for de igangværende projekter fastholdes. 4

5 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit mellem to færdiggørelsestidspunkter: Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 3.1 Byggeriets fremdrift Figur Byggeriets samlede fremdrift. Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. Fase 1 er regnskabsmæssigt afsluttet med udgangen af december 2018 med et mindre overskud. I fase 2 arbejdes der på at afslutte kontrakten med totalentreprenøren til sommerferien Herefter resterer udsatte byggearbejder, kunst og klargøring til sygehusdrift i 3. og 4. kvartal Indflytningen gennemføres successivt i perioden november 2019 til marts Heliporten forventes idriftssat i samme periode. 5

6 I fase 3 igangsættes planlægningen af renoveringen af den eksisterende sengebygning, som tømmes, når den nye sengebygning ibrugtages. Planlægningen forventes indledningsvist gennemført som en overordnet samlet disponering, hvorefter detaljeret planlægningen gennemføres etapevist Byggeriets fremdrift, Fase 1 Projekterne er taget i brug og overdraget til driften og idriftsat. Mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation Byggeriets fremdrift, Fase 2 Fasen består af etableringen af en ny sengebygning med plads til 158 patienter, et ambulatorieafsnit rummende blodprøvetagning, reception, mødefaciliteter, auditorium samt etablering af en heliport. Førnævnte funktioner ekskl. heliport er i det efterfølgende benævnt under et samlet projekt: Ny Sengebygning. Redegørelse for etableringen af heliporten rapporteres særskilt i nærværende. Ny Sengebygning Totalentreprenøren MT Højgaard arbejder på færdiggørelse af kompletterings- og installationsarbejderne samt udvendig beklædning af facaderne. Arbejderne udføres tidsmæssigt forskudt etagevist, så håndværkerne kan arbejde naturligt i forlængelse af de enkelte delarbejder på etagerne. Sengeetagerne, som er længst, har fortsat en del mangler ift. færdigmelding. Stue- og kælderplan, mellembygning og udearealer, som entreprenøren har prioriteret at færdiggøre som det sidste, er de områder, hvor der nu er størst aktivitet på byggepladsen. Entreprenøren har på det seneste fastholdt antallet af medarbejdere til styring og administration, mens det kniber med at fastholde omfanget af ressourcer i de udførende fag herunder især indenfor især kompletterings- og installationsarbejder. Bygherretilsynet vurderer, med afsæt i totalentreprenørens egen udførelsestidsplan, at entreprenørens kompletterings- og installationsarbejder er 5-6 uger forsinket ift. denne. MT Højgaard fastholder forventet slut lig kontraktafleveringsterminen, som er ultimo juni 2019 (ekskl. berettigede vejrligsdage), hvilket kræver, at entreprenøren fortsat arbejder optimeret i udførelsen på især de tidskritiske arbejder i arbejdsplanerne. Imidlertid er byggeriet nu så fremskredent, at de sidste dele af byggeriet må udføres i kontrol- og fejlafhjælpningsperioden dog stadig inden kontraktafleveringsterminen. I forbindelse med bygherretilsynets gennemgang af MT Højgaards tilsynsplaner og materialer er der konstateret mangler. Manglerne har været af en sådan kvalitet og omfang, at bygherretilsynet har øget og skærpet kontrollen med entreprenøren og gennemført et tilbagehold i acontobegæringerne. Entreprenøren har foranlediget heraf tilført projektet yderligere styringsressourcer for få mængden af fejl nedbragt. Især er dokumentationen omkring kvalitetsledelse og styring, mærkning af installationer mm. mangelfuldt. Der har især været et stort fokus på sengeetagerne (1. sal 5. sal), mens stue- og kælderplan samt mellembygningen først starter på fejlretningen nu. Bygherrerådgiveren (teknisk) er, suppleret med juridisk assistance, sat til at sikre en god afslutning frem mod en fejlfri overdragelse/aflevering. For at sikre entreprenørens interesse i dette gennemføres der i henhold til kontrakt et tilbagehold (5%) ift. den samlede entreprisesum, som først udbetales, når mangelfrit projekt er opnået. 6

7 Afleveringen af byggeriet vil blive gennemført i et samlet hele. Byggeriet søges afleveret mangelfrit, for at sygehusets flytningsorganisation effektivt kan klargøre til flytningen, som indledes ultimo oktober Efter entreprenørens aflevering indledes tilpasning af byggeriet til sygehusdrift. Herunder hører forbedringer, kunst samt udsatte bygherreleverancer. Der er afsat 3 måneder til indbygning af bygherreleverancer såsom IT, medico og inventar, kunst og mindre tilpasninger i bygningen. Idriftsætning: Bygningen tiltænkes afleveret til sygehusdriften etagevist i etaper af senge pr. gang. Indflytningen forventes samlet set at tage ca. 16 uger. Indflytningen påbegyndes ultimo oktober 2019 og fortsætter henover nytåret 2019/2020, så fuld ibrugtagning opnås marts Denne succesive overdragelse forventes at imødekomme en mere sikker overdragelse af byggeriet til sygehusdriften fremfor 158 senge på en gang. Heliport Trafik-, Bygge og Boligstyrelsen og Esbjerg Kommune har begge givet tilsagn til projektet for så vidt angår etableringstilladelse og byggetilladelse til projektet på baggrund af planlægningsarbejde gennemført af rådgivere for fonden, A.P. Møller og Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal, der har støttet heliport-projektet med 10 mio. kr. Arbejdstilsynet har endvidere været koblet på til drøftelser for, hvorledes udførelsen bedst gennemføres af hensyn til sikkerheden undervejs for etablering. Der er gennemført besøg hos såvel Rigshospitalet og AAU(Skejby), som begge har driftserfaringer med heliport placeret over bygninger. Erfaringen fra førnævnte bruges til at sikre driftspersonalet et godt afsæt for i samarbejde med relevante myndigheder (Esbjerg Kommunes beredskab og Statens Luftfartsvæsen) og operatører (HEMS mfl.) at få sikret de nødvendige arbejdsgange, uddannelse og udstyr, som skal være på plads inden ibrugtagning af heliporten kan påbegyndes. De fysiske forberedende arbejder er påbegyndt i marts måned, da alle relevante tilladelser var på plads. Projektet etableres i overensstemmelse med tidsplanen i løbet af 2019, således at heliporten fremstår driftsklar sammen med ibrugtagningen af den nye sengebygning. Heliporten, modtagestationen samt den bærende stålkonstruktion produceres lige nu præfabrikeret hos leverandøren. Emnerne kan fragtes på landevej, og de ankommer til sygehuset medio 2019, hvorefter emnerne efter samling løftes på plads medio september Forberedende arbejder for etableringen af platformen ovenpå den nuværende sengebygning pågår og forventes klart iht. Tidsplanen. 7

8 Figur Byggeriets fremdrift. Test og afprøvning: I den eksisterende sygehusdrift gennemføres test og afprøvning af nye, kommende arbejdsgange og driftskoncepter. Dette for at forberede personalet så godt som muligt på de fremtidige arbejdsgange. Erfaringer fra tidligere projekter viser, at omfanget af arbejdsgangsændringer bliver for stort og uoverskueligt for personalet, hvis introduktionen til nye arbejdsgange først implementeres, når indflytningen er overstået. Vanerne og ejerskabet hos personalet søges derfor i videst muligt omfang at være introduceret og implementeret inden indflytningen. Dette muliggør, at ændringerne i arbejdsgange er kvalificerede og umiddelbare for den enkelte. Bespisningskoncept: Testforløbet gennemført på det medicinske afsnit 272 er afleveret til sygehusdriften, som har accepteret konceptet. Optimeringen af bespisningskonceptet, som er udviklet i samarbejde med sygehusets produktionskøkken, har muliggjort en opgradering af kvaliteten i bespisningen i form af et mellemmåltidsprodukt indenfor den nuværende økonomi Patientens minibar. Det forventes, at patienterne ved tilbuddet om mellemmåltider vil kunne indtage mere næring undervejs i patientforløbet og derved opnå et mere optimalt patientforløb. Sygehusdriften har allerede valgt at udbrede og implementere konceptet til den øvrige del af hospitalet inden flytning til ny sengebygning. Afledt heraf er produktionskøkkenets nuværende faciliteter blevet opgraderet for at kunne producere til det nye koncept. Denne opgradering er afsluttet ultimo 2018 sammen med sygehusets facaderenoverings etape 5 af 5. Konceptet afdækkes lige nu ift. mulighederne for at minimere omfanget af engangsmaterialer som kopper og skåle og dermed forbedre affaldshåndtering. 8

9 Behandlerstuen: Testen af stuen er tilendebragt. Logistikkoncept: Siden efteråret 2017 er der gennemført testforløb på afdeling 272 (medicinsk sengeafsnit) vedrørende et nyt varelogistikkoncept for den nye sengebygning. Formålet har været at afdække, hvilke forbrugsvarer, som med fordel kan placeres i umiddelbar nærhed af patienterne - i skabe på stuerne - og hvilke varer, der bedre placeres i depoter i den nye sengebygning. Konceptet er efterfølgende også testet og afprøvet på afdeling 251 (kirurgisk sengeafsnit). Dette har ført til en mindre justering af det fælles basissortimentet samt ændring af placering for enkelte varer, så konceptet nu optræder fælles for begge afdelinger. Reduktionen af varesortimentet er gennemført ved fælles møder mellem afdelinger, indkøb og forsyning. Herved er der opnået en væsentlig reduktion af varetyper, som på tværs af afdelingerne bliver opdelt basissortiment, som indrettes ensartet på alle afdelinger og specialesortiment, som standardiseres internt i afsnit. Reduktionen i varesortiment betyder, at der er plads til flere enheder af de varer, som nu indgår i sortimentet, hvilket muliggør en lavere forsyningsfrekvens. Ovennævnte vil ændre kravene til indhold i hoveddepoter på såvel selve etagerne som i selve varemodtagelsen, som inkluderes i planlægningen i foråret 2019, ligesom omfanget af skaffevarer forventes væsentligt reduceret. Skaffevarer er varer, som afdelingerne selv bestiller hjem udenom indkøbsafdelingen. Efter aftale med sygehuset bliver de sidste af de afdelinger, som står for at skulle flytte over i ny sengebygning, også inkluderet i vurderingerne af sortmentet inden flytning. Dette arbejde forventes tilendebragt inden sommerferien Rengøringskoncept: Der arbejdes med udviklingen af et standardiseret, behovsstyret rengøringskoncept for Ny Sengebygning. Der er et behov for at få rengøringsbehovet defineret i de forskellige zoner i forhold til såvel de nationale infektionshygiejniske retningslinier som for det generelle rengøringsniveau. Status er, at der indledningsvist er gennemført en screening af hvilke krav, rengøringen skal leve op til ift. både hygiejnisk- som almen rengøring. Projektet er fortsat i sin opstart og drives fremadrettet af sygehusets driftsorganisation. Medicinkoncept: Konceptet, som er en automatiseret medicinforsyning, testes lokalt af sygehusets driftsorganisation på afdeling 651 (lungemedicinsk afdeling) med bistand fra SVS Apotek/IT. Der er fortsat en del indkøringsvanskeligheder omkring især IT-integrationen. Tidsplanen er sådan, at implementering af dette koncept til alle relevante kliniske afsnit i resten af sengeafsnittene ikke nås inden indflytning. Medicinrummene i den nye sengebygning er fra planlægningens start forberedt til både forsyning via et automatiseret system, men også til at kunne fungere som traditionelle medicinrum. Sidstnævnte strategi implementeres nu i flytteplanerne, da den den automatiserede tilgang ikke vurderes tilstrækkeligt klar til indflytning i den nye sengebygning. 9

10 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Fase 3 omfatter etablering og tilpasning af ambulant og dagkirurgisk kapacitet i bygningerne 02, 11 og 12. Status: Ombygning af Dagkirurgisk Center Dagkirurgisk Center, DKC, tiltænkes fremadrettet at modtage flere elektive patienter end i dag. Dette gælder især selvhjulpne, elektive patienterne, der i dag også indledningsvist indlægges på stationære sengeafsnit og herved belaster sengekapaciteten. Udvidelsen og tilpasningen af DKC indeholder derfor en kapacitetsforøgelse i forhold til den oprindelige modtagelse. Projektet har opnået byggetilladelse fra Esbjerg Kommune. Projektet har netop været delvist udbudt i deletaperne 1 og 2 af i alt 3. Resultaterne er indenfor budget og forventes derfor igangsat medio maj Projekteringen af etape 3 er netop igangssat og forventes tilendebragt september 2019, hvorefter der gennemføres udbud heraf. Projektet forventes samlet set etableret og færdiggjort medio Renovering bygning 02:( nuværende sengebygning) De nuværende funktioner (stationære sengeafsnit) fraflytter ultimo/primo 2019/2020 til den nye sengebygning, hvorefter renoveringen reelt kan påbegyndes fra april De fraflyttede afsnit skal fremadrettet rumme flere formål som ambulatorieklynger, undervisning (fx kandidatuddannelse i medicin), forskning mv. Den indledningsvise planlægning af renoveringen (idegrundlaget) er påbegyndt. Planlægningen gennemføres fuldt ud frem til et overordnet dispositionsforslag for den samlede renovering. Herefter splittes projektet op i deletaper, som er imødekommende overfor den likviditsprofil, som indgår i det regionale anlægsbudget. Facaderenovering Projekterne under facaderenoveringen er afsluttet og facaderne er idriftsat. Mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, Projektafdelingen, sygehusets driftsorganisation og regionens bygningsafdeling. 10

11 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Evt. difference: budget og forventet Oprindelig Korrigeret Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende Forventet t budget budget forbrug samlet forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 271,3 271,3 0,0 0,0 271,3 0,0 100,0% 100,0% Fase 2 330,1 385,0 271,1 51,7 62,1 385,0 0,0 70,4% 70,4% Fase 3 124,4 161,6 2,5 0,0 159,0 161,5 0,0 1,6% 1,6% Projektorganisationen 0,0 33,2 22,2 0,0 11,0 33,2 0,0 66,8% 66,8% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 851,1 567,1 51,7 232,2 851,1 0,0 66,6% 66,6% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse Nye indeks for 2016 og fremadrettet er indarbejdet i ovenstående Projektets økonomi, Fase 1 Fase 1 er afsluttet regnskabsmæssigt ved årsskiftet ultimo Overskydende midler herfra anmodes overført til budgettet for Projektafdelingen. Indstilling til regionsrådet anbefalet af Anlægs- og Innovationsudvalget Projektets økonomi, Fase 2 Fase 2 er ved regionsrådets møde afholdt 24. september 2018 suppleret med yderligere 26,675 mio. kr. (indeks 141,6) og omfatter ydelser for etableringen af en helikopterlandeplads placeret ovenpå den nuværende sengebygning ved Sydvestjysk Sygehus i Esbjerg. Bevillingen er givet med delvis støtte fra A.P. Møller og Hustru Chastine Mc-Kinney Møllers Fond til almene Formaal. I nedenstående redegøres særskilt for hhv. den oprindelige bevilling, som omfatter arbejder for etablering af en ny sengebygning samt for tillægsbevillingen, der omfatter arbejder hidrørende etableringen af en helikopterlandeplads (heliport). Ny Sengebygning Projektet har samlet set tilkøbt ydelser hos totalentreprenøren for ca. 7,1 mio. kr. Herudover tilkøbes nødvendig supplerende bygherrerådgivning for at følge byggeriets kvalitet og fremdrift. Faktureringen fra entreprenørens side sker med afsæt i udførte arbejder. Omfanget heraf gennemgås løbende ved hver månedsafslutning med bygherrerådgiveren. Dette for at sikre, at fakturering gennemføres i enighed i forhold til ydelser og kontrakt. 11

12 Med afsæt i bygherrerådgiverens månedsrapportering vurderes det, at projektet, Ny Sengebygning, fortsat har en robust økonomi. Heliport Planlægningen af heliporten er gennemført i samarbejde med A.P. Møller Fonden og dennes rådgivere. Fonden har med afsæt heri nu indgået kontrakt om indkøb af selve platformen hos den eksterne leverandør, som også har leveret til fondens projekt i Skejby. Platformen er under produktion og forventes færdig umiddelbart inden sommeren Planlægningen er tilendebragt ultimo februar 2019 herunder også for de forberedende arbejder, som ligeledes etableres på matriklen fra foråret Planlægningen har endnu ikke afdækket væsentlige fejl eller mangler i projektforudsætningerne eller økonomivurderingerne, som alle forventes at holde sig indenfor de afsatte budgetrammer. Medio 2019 leverer leverandøren del-elementerne på SVS og færdiggør projektet til fuld færdiggørelse ultimo Bevillingen til heliport er indarbejdet i skemaerne under Fase Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Renovering af DKC: Der er samlet bevilget 25 mio. kr. til renoveringen af Dagkirurgisk Center fra anlægsbudgettet for fase 3. Herudover afsættes der midler til medicoteknisk udstyr og inventar, som finansieres af særskilt afsatte rammer hertil. Projektet har netop afholdt udbud på 2 af i alt 3 etaper. Tilbuddene lå indenfor de afsatte rammer, og arbejdet forventes derfor igangsat inden længe. Der er afsat et relativt lavt beløb til projektet, hvilket vil afkræve minitiøs disponering undervejs i samarbejde med styregruppen for Generealplanen. Renovering af nuværende sengebygning. I forbindelse med vedtagelse af regionens budget den 24. september 2018 blev der afsat yderligere 90 mio. kr. til projektet, hvilket er indarbejdet i skema 1 og 2 under Fase 3. Herved er der afsat midler til renovering af yderligere 2 etager i den nuværende sengebygning, således Generalplanen forudsætter samlet set renovering af 3 etager mod tidligere 1. For at sikre en planlægningsmæssig sammenhæng i den samlede renovering er der igangsat et rådgivningsmæssigt forløb i Planlægningen gennemføres således, at udbud og udførelse af håndværkerydelser kan gennemføres successivt i overensstemmelse med den likividitet, som er til rådighed for projektet i de regionale anlægsbudgetter. Samlet set forventes det fortsat, at økonomien for de bevilgede projekter i fase 3 er robuste. Projektafdelingen Projektafdelingen er udpeget til at varetage de omfattende ud- og ombygninger af Sydvestjysk Sygehus. Anlægs- og Innovationsudvalget har behandlet ansøgningen om fortsættelse af Projektafdelingen og anbefaler indstillingen overfor regionsrådet. 12

13 Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Årets priser I alt I alt Opr. Indeks Andel af total, pct. (121,7) Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,9 139,9 141,6 144,5 144,5 144,5 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,55 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 10,4-1,4 1,9 0,0 0,0 0,0 271,3 251,8 33,6% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 45,6 89,1 98,7 101,1 25,3 0,0 385,0 331,9 44,3% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,0 0,0 1,2 69,1 0,0 90,0 161,6 136,2 18,2% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,7 2,7 3,8 3,4 3,0 6,0 33,2 29,1 3,9% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 59,6 90,4 105,5 173,6 28,3 96,0 851,1 749,0 100,0% Generalplanens samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. 13

14 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projekternes problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Dvs. at tidligere emner kan være udgået som følge af, at de enten er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Den samlede risikoprofil vurderes siden sidste rapportering at være svarende til seneste rapportering. Figur 3: Projektets hovedrisici Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici. Derefter prioriterer udvalget passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Projektafdelingen har pt. afsat 1 person til dette formål. Løbende undersøges mulighederne for at optimere adskillelsen af hhv. byggeri- og sygehusdrift i egne driftsområder af hensyn til person- og driftssikkerheden. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, vurderes til ca. 3 mio. kr., hvilket er uændret siden forrige rapportering. Den økonomiske risiko er vurderet med afsæt i nye kommende byggerier, som er under forberedelse i nær tilknytning til sygehusdriften og skal gennemføres på kort sigt. Byggerierne har hver for sig brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod Udgifterne til afhjælpning består primært i enten øgede styringsressourcer, forceringsomkostninger, omlægning af installationer, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. 14

15 Status er, at afhjælpningstiltagene løbende vurderes og prioriteres for realistisk at kunne gennemføre projekterne i en snæver tidsramme, hvor projekternes indbyrdes afhængigheder har en tendens til løbende at udfordre en stram hovedtidsplan Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Projektet er programmeret i 2014 og 2015 og har derfor en risiko for at blive ramt af brugerkrav og ændringsønsker mhb. på opdatering. Tiltag: Styregruppen for Generalplanen præsenteres fremadrettet ved møder for ændringsønsker og skal tage stilling til nødvendighed og finansiering. Økonomi: Den økonomiske risiko skønnes til at udgøre kr. 2.3 mio. kr., da vi nærmer os indflytningen og omfanget af ønsker til ændringer og justeringer vil stige. Derfor er beløbet nu 1 mio. kr. højere end ved seneste rapportering. Status: Det vurderes, at omfanget af ændringsønsker vil stige frem mod og under indflytning Organisering Dagkirurgien og Projektafdlingen Til ombygning og optimering af dagkirurgien (DKC) har tidligere lægelig direktør Alan Kimper- Karl fungeret som projektejer. Efter dennes fratrædelse har der været et slip uden en projektejer fra driften. Tiltag: Administrerende sygehusdirektør Per Busk har overtaget rollen som projektejer på ombygning af DKC med bistand fra afdelingsledelsen fra afdelingen for operation og anæstesi, AOA. I samme periode har Projektafdelingen været udfordret på at finde de rette ressourcer og kompetencer til at drive sagen. Tiltag: Projektafdelingen benytter sig i højere grad af eksterne ressourcer, som købes ind efter behov. Økonomi: Den økonomiske risiko skønnes til at udgøre kr. 0.7 millioner Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer I forbindelse med indflytning i nye omgivelser i større projekter vil omfanget og introduktionen til de nye arbejdsgange kunne påvirke arbejdsmiljøet negativt. Tiltag: I samarbejde med sygehusdriften udføres en række pilotprojekter, der forventes at teste og afprøve især behandlerstuekonceptet (bedsidedokumentation), nyt bespisnings- og logistikkoncept samt overgangene mellem specialer og afdelinger. Det forventes, at pilotprojekterne vil synliggøre konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet og deraf muliggøre tilpasninger inden byggeriet afsluttes. Endvidere skal test give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede sygehuset til de nye driftsvilkår i perioden frem til 2019/2020. Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand af Projektafdelingen. 15

16 Den økonomiske konsekvens vurderes fortsat til kr. 3 mio. kr., såfremt risikoen for bespisnings- og logistikkoncepterne falder uheldigt ud for anlægsprojektet. Status: Testforløb vedrørende arbejdsgange på behandlerstue og bespisningskoncept er afsluttet med et for sygehusdriften tilfredsstillende resultat, som også er imødekommende overfor drifts- og anlægsforudsætningerne i den nye sengebygning. Testforløbet på afdeling 272/251 vedrørende varelogistik er næsten afsluttet med et for sygehusdriften tilfredsstillende resultat, som også er imødekommende overfor drifts- og anlægsforudsætningerne i den nye sengebygning. Endnu resterer områder som medicinkonceptet og linnedkonceptet. Hvis arbejdsgangene her ikke ændres, så de fremadrettet bedre matcher konditionerne i den nye sengebygning, skønnes det at få en større betydning for drifteffektiviseringen i forbindelse med projektet. I forbindelse med udviklingen af medicinkonceptet har Styregruppen for Generalplanen besluttet, at der skal være både en plan A og en plan B for medicinforsyningen af den nye sengebygning. Plan A betinger en automatiseret medicinlevering (robot) og plan B er en mere traditionel løsning, som rummer den situation, hvor en automatiseret tilgang ikke er mulig (nedetid). Pga. problemer med IT i plan A, køres der lige nu efter en plan B Heliport stort løft I forbindelse med etableringen af heliporten vil der blive et stort løft henover den eksisterende sengebygning, når heliporten skal løftes på plads, hvilket indebærer en risiko. Tiltag; Nødvendige forholdsregler gennemføres inden løftet i samarbejde med interessenterne, herunder også Arbejdstilsynet. De dele af bygningen, som kan tømmes inden løftet, tømmes. Dette betyder, at underliggende etage (kantine og mødefaciliteter), vil blive lukket/afspærret, mens løftet gennemføres henover en weekend. Dette medfører, at der vil være en fri etage mellem byggeriet og sygehusdriften, når løftet gennemføres, hvilket er det, Arbejdstilsynet anbefaler. Arbejdstilsynet vurderer desuden også, at det er mere sikkert med et stort og meget kontrolleret løft fremfor mange små løft af flere omgange. Økonomi: Det vurderes, at tiltagene vil betyde en ekstraudgift på kr. 1.1 mio. kr. til interime tiltag på sygehuset. Der er i selve projektet afsat penge til løftet og foranstaltninger til det, men her er også tænkt i de omkostninger, som vil være ved at flytte personale og patienter mv., når løftet skal foretages over et sygehus i drift Forsinkelse af tidsplan, Ny Sengebygning Bygherrerådgivere har løbende vurderet, at byggeriet af den ny sengebygning blev forsinket ift. oprindeligt planlagt i Forsinkelsen har betydet, at sygehusets indflytning er flyttet til gennemførsel henover nytåret 2019/2020 Dette for at sikre, at byggeriet fremstår færdigt med nye og effektive rammer for såvel patienter, pårørende og personale. 16

17 Konsekvenserne herved vurderes løbende. Det vil kunne komme på tale at lave midlertidige kompenserende tiltag for at afbøde effekten af udskydelsen fsva. arbejdsmiljø og patient- og pårørendekvalitet. Tiltag: Løbende opfølgning på entreprenørens arbejdstidsplaner og i fællesskab med denne afdække og søge mulighederne for en optimeret tilgang omkring udførelse. I yderste konsekvens vil der kunne blive tale om at varsle dagbod iht. kontrakt. Økonomi: Flere bygherrearbejder er udskudt til efter totalentreprenøren har afleveret byggeriet ligesom flytningen af selve afdelingerne lægges i forlængelse af heraf. Der vil derfor blive økonomi på styring og administration i en forlænget periode på yderligere 6 måneder svarende til 3 mio. kr Indbrud i den nye sengebygning I takt med at byggeriets afslutning nærmer sig, øges risikoen for indbrud. Eksempelvis vil kabeltyve eller tilsvarende kunne ødelægge for meget mere end den værdi, de kan stjæle. Konsekvensen vil være, at entreprenøren vil kunne påberåbe sig krav om tidsfristsforlængelse (Force Majeure), hvilket vil kunne udskyde indflytningen yderligere. Tiltag: Øget fokus på skalsikring og rundering i og omkring sengebygningen indtil byggeriet afleveres. Der er etableret video-overvågning på alle relevante adgangsveje til byggepladsen. Dele heraf genbruges efterfølgende i den permanente installation, der derved også bruges præventivt til sikring af bygningen i afslutningen af byggeperioden frem til indflytning. Økonomi: Den økonomiske risiko vurderes til kr. 1,2 mio. kr. til dækning af primært styringsudgifter, men ekskl. driftstab for sygehusets drift P-plads kapacitet Esbjerg Kommune har gennemført en undersøgelse af udnyttelsesgraderne af p-pladserne i områderne dækkende såvel indre by som området omkring sygehuset. Undersøgelsen udviser fuld udnyttetsesgrad på den nuværende kapacitet samt væsentlig grad af søgende trafik i området. Personalet, som møder vagtmæssigt i løbet af formiddagene, oplever nu ligesom patienter og pårørende problemer med at finde parkering i dagtiden. Et behov, som vurderes også at stige i takt med tilgang af lægeuddannelse, øget ambulant aktivitet og generelt flere biler pr. indbygger. Tiltag: I samarbejde med Esbjerg Kommune gennemføres dynamisk skiltning i adgangsvejene til sygehuset. Det forventes at dæmpe en del af den søgende trafik, men løser ikke problemet omkring den samlede p-pladskapacitet. Det vurderes, at antallet af p-pladser i området skal øges, for at få udnyttelsesgraden reduceret tilstrækkeligt til at kunne imødekomme omfanget af søgende trafik samt sikre rimelig tilgang til parkering for patienter og pårørende tæt ved sygehuset. I de næste måneder afdækkes behovet for yderligere p-pladser og muligheder for supplering heraf i et samarbejde med Esbjerg Kommune. 17

18 Økonomi: Dynamisk skiltning i gademiljøerne udgør ca. kr. 0,5 millioner. Hertil kommer udgifter på yderligere kr til undersøgelse af problemets størrelse, da behovet for en eventuel forøgelse af p-pladskapacitet endnu er ukendt. Risici afklaret siden sidste rapportering Intet nyt. 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 28. november Kvalitet og indhold, Fase 1 Den fælles akutmodtagelse, FAM, er udført med 63 enkeltstuemiljøer med direkte adgang til bad og toilet. Stuerne er indrettet som behandlerstuer, som muliggør, at det meste af patientens behandling kan gennemføres på stuen uden unødvendig flytning af den enkelte patient udover radiologiske undersøgelser. Regionsrådets beslutning omkring fastholdelse af intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og placering, og i stedet konvertere det nuværende sengeafsnit 242 til etablering af ambulatorier i umiddelbar sammenhæng med et forsknings- og læringsmiljø i nærheden af den fælles akutmodtagelse, forventes at muliggøre et smidigere, men mere accelereret patientforløb for især akutambulante patienter Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, er opført og testet i mock up versioner. Derved muliggøres test og afprøvning af de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik-, bespisnings-, behandlerstuekoncepter som på sigt forventes at fremme den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøforhold. Sygehusets ledelse får samtidigt sammen med personalet en mulighed for at træne og uddanne sig til en ny hverdag, til når den nye sengebygning er færdig. I forhold til bespisningskonceptet er det lykkedes at udvikle konceptet således, at man fremadrettet kan tilbyde bespisning, som tager et udvidet hensyn til de småt spisende, der vil kunne bidrage positivt til patientforløbet for de patienter, som har et længerevarende forløb. Der har været en opmærksomhed omkring opgradering af de decentrale opvaskeenheder, således køkkenpersonalet fremadrettet mere fleksibelt kan tilbyde anvendelse af både flergangs- som engangsservice. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM, fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning. Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne forventes derfor bedre at kunne følge med i, hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres pårørendeforhold, hvor der er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. 18

19 Endvidere er bad- og toiletforholdene, som udføres for hver stue/patient, indrettet således, at dette fremmer graden af selvhjulpenhed for patienterne, men stadig muliggør gode arbejdsforhold for personalet. Logistikkonceptet betyder, at der bliver tre skabe på hver patientstue: Et patientskab, et skab med specialevarer (ens på hver etage) og et skab med basisvarer (ens i hele sengebygningen). Desuden etableres et depot på hver afdeling samt et linneddepot. Indretningen af dette depot pågår lige nu en revision pga. ændringen i linnedtyper efter et regionalt udbud gennemført i foråret Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Dette stiller indledningsvist højere krav til basisindretningen. Gevinsten i fleksibiliteten vurderes som værende væsentlig for at sikre optimeret sygehusdrift Kvalitet og indhold, Fase 3 Udviklingen af projektet angående dagkirurgiske forløb, men også øvrige planlagte operationsforløb, vil give patienterne mere nutidige modtageforhold. Især er der fokus på at opnå en bedre diskretion i forbindelse med modtagelse, omklædning og tilbagemeldingerne efter operation. Herudover skal projektet søge at løse en mere standardiseret tilgang omkring operationer og opvågning lokalt i DKC, som vil muliggøre, at patientforløbene kan bookes og gennemføres mere fleksibelt. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Byggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 19

20 20

21 Bilag 2: Scoring af risici Vurdering af konsekvens Økonomi i %-sats af den samlede byggesum eks. afsluttede projekter/faser Tid %-sats af byggeperiode 0% 0,10% 0,40% 0,70% 0,70% Der er ingen ekstra udgift under kr. under 1,4 mio kr. under 2,5 mio. kr. over 2,5 mio. kr. 0% 3% 7% 12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Vurdering af sandsynlighed Under 5% Under 15% Under 25% Under 50% 50% - 100% 21