Udbud af driften på vej og parkområdet i Solrød Kommune

Transkript

1 SOLRØD KOMMUNE Udbudsbetingelser Udbud af driften på vej og parkområdet i Solrød Kommune Begrænset udbud Tilbudsfrist: 15. maj 2013 kl. 12

2 Indholdsfortegnelser 1. Indledning Solrød Kommune Den udbudte opgave Virksomhedsoverdragelse Prisloft Kontraktperiode Afgrænsning Udbudsform Den ordregivende myndighed og kontaktperson Fremvisning af kommunens materielgård Solrød Kommunes maskiner, materiel, mv Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Overdragelse af kontrakten Aktindsigt Underleverandører Sammenslutning / konsortium Forbehold og alternative bud Tildelingskriterium Kvalitet (50%) Pris (40 %) Implementeringsplan og virksomhedsoverdragelse (10%) Orientering om resultatet af udbudsforretningen Udbyders forbehold Tidsplan Disposition for tilbud Side 1

3 1. Indledning Solrød Kommune udbyder hermed varetagelse af drift og vedligeholdelsesopgaver på vej og parkområdet samt udførelsesopgaven vedrørende vintertjeneste. Opgaverne er nærmere beskrevet i kontraktbilag 1, 2 og 3. Kommunen har valgt at fastlægge et prisloft for den udbudte opgave. Tilbydes en pris, der ligger over prisloftet, anses tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Samtidig beskriver kommunen krav til styrings- og samarbejdsform, herunder formkrav til dokumentation af den leverede opgaveløsning. Dette fremgår af kontraktbilag 4, 5 og 6. Der er et stort ønske om, at den kommende leverandør tænker udvikling ind i driften. Solrød Kommune har udvalgt 4 geografiske områder, hvor tilbudsgiverne kan byde ind med forslag til kvalitetsløft. Beskrivelserne vil indgå i evalueringen af tilbuddene. De fleste af Solrød Kommunes nuværende medarbejdere i Vej og Park virksomhedsoverdrages i forbindelse med indgåelse af kontrakten. Nærmere specifikation fremgår af kontraktbilag Solrød Kommune Solrød Kommune er 40 km 2 og ligger 30 km. syd for København. Kommunen har ca indbyggere med fortsatte boligudbygningsplaner i både strand- og landområdet. Som forstadskommune har kommunen mange pendlere, som benytter de gode trafikale forbindelser, ligesom mange gør brug af hovedstadens og nærliggende købstæders kulturelle tilbud. Kommunen har et rigt varieret idræts- og fritidsliv. Der findes en blanding af koncentreret boligudbygning langs stranden til Køge Bugt, stationsbyen Havdrup og de fem middelalderlandsbyer Gammel Havdrup, Jersie, Solrød, Karlstrup og Kirke Skensved. Endelig er der en varieret befolkningssammensætning fordelt på især familier med børn og yngre ældre, som er ressourcestærke og velorganiserede i kommunens foreningsliv. Side 2

4 3. Den udbudte opgave Solrød Kommune udbyder som begrænset udbud 4 delaftaler vedrørende drift af kommunens vej- og parkområder samt vintertjenesten. Tilbudsgiver SKAL afgive tilbud på alle delaftaler. Der vælges kun én leverandør. Delaftale 1 (hovedleverance): Drift, vedligeholdelse og renhold af kommunens grønne områder og veje, pleje af beskyttede naturområder og en række opgaver vedrørende vandløb samt en række akutopgaver og øvrige serviceopgaver, jf.kontraktbilag 1 og GIS. Delaftale 2 (Vintertjeneste) Udførelsesopgaven vedrørende vintertjeneste, jf. kontraktbilag 2 og GIS Delaftale 3 (option, kommunens bygninger): Grønne områder omkring kommunens bygninger, jf. kontraktbilag 3 og GIS. Delaftale 4 (option, idrætsanlæg): Grønne områder og boldbaner på idrætsanlæg, jf. kontraktbilag 3 og GIS. Delaftale 3 og 4 udgør optioner i den forstand, at Solrød Kommune kan vælge at benytte delaftalerne helt eller delvist eller vælge slet ikke at benytte de to aftaler. Det er vigtigt for Solrød Kommune, at kontrakten med den kommende leverandør er kendetegnet ved konstruktivt samarbejde, hvor begge parter forventer og arbejder for, at der skabes gode resultater til glæde for borgerne. Det er vigtigt, at den kommende leverandør udviser ejerskab og drifter området med initiativer og virkelyst der viser, at opgaveløsningen ses gennem borgernes og Solrød Kommunes øjne. Tilbudsgiver skal ved afgivelse af tilbud tage højde for, at medarbejderne i marken skal have ressourcer og kompetencer til at tage ejerskab og skabe de bedst mulige løsninger inden for de ressourcer, som de har til rådighed. Der er et stort politisk ønske og forventning om kvalitetsløft på angivne områder, og at dette sker ved at tænke udvikling ind i driftsopgaven. Dette afspejler sig i tildelingskriteriet, som har den væsentligste vægt på evnen til at skabe fornyelse og kvalitetsløft på nærmere angivne geografiske områder og indenfor den givne økonomisk ramme. Kommunen opretter i forbindelse med kontraktindgåelse en koordinationsenhed for samarbejdet. Den udbudte opgave udbydes dels til udførelseskrav og dels til tilstandskrav. Ved udførelseskrav forstås, at der er særlige krav til opgavens udførelse. Ved tilstandskrav forstås, at opgaven løses på tilbudsgivers egen foranledning, således at det fastsatte kvalitetskrav til enhver tid er overholdt. Tilstandskravene tilkendegives på en skala fra 1-5 med tekst og billeder, jf. kontraktbilag Virksomhedsoverdragelse I forbindelse med udbuddet virksomhedsoverdrages medarbejderne fra kommunes vej og park afdeling. Der er p.t. 16 fastansatte medarbejdere i vej og park. Nærmere oplysning om medarbejdere, vilkår mv. fremgår af kontraktbilag 7. Side 3

5 5. Prisloft Kommunen afgiver ikke eget bud, men har foretaget beregninger på, hvad opgaverne i dag koster at løse i kommunalt regi. Denne beregning er brugt til at definere et prisloft for henholdsvis delaftale 1 og delaftale 2. Tilbud bliver anset for ukonditionsmæssige, hvis tilbud på delaftale 1 og 2 ligger over de nævnte prislofter. Prisloftet for delaftale 1 er kr pr. år eksklusive moms, men inklusiv materialer og deponeringsomkostninger mv. Der henvises til kontraktbilag 1, hvor det nærmere beskrives, hvilke materialer der er tale om og det erfaringsbaserede omfang. Prisloftet for delaftale 2 om vintertjenesten er beregnet på baggrund af det antal ruter og det antal timer, som blev anvendt til vintertjeneste i 2011, og det er dette antal ruter og timer, der lægges til grund for beregningen af tilbudsgivernes tilbudssum, f.s.v.a. vintertjeneste. Prisloftet udgør kr pr. år eksklusive moms og salt. Tilbudsgiver kan således maksimalt give et bud på kr pr. år eksklusive moms, hvoraf højst kr pr. år vedrører omkostninger til vinter. Overstiger tilbuddet på delaftale 1 og 2 de angivne prislofter bliver tilbuddet ukonditionsmæssigt. Ved vurderingen af om prisloftet for delaftale 2 (vintertjeneste) overholdes benytter Solrød Kommune tilbudsgivers pris for kørsel med Solrød Kommunes materiel med undtagelse af entreprise nr. 5, 6, 7, 8, 9, 10 og 12, hvor det er prisen for kørsel med tilbudsgivers materiel, der tages med i beregningen. Denne fordeling afspejler den nuværende kørsel med/uden i Solrød Kommune, hvor delvist anvendes eksterne leverandører. Beregningen vil fremgå af kontraktbilag 11, fanen Delaftale 2, vintertjeneste under tilbudssum 1. Prisloftet betyder, at kommunen har valgt ikke at bruge flere økonomiske midler til drift og vedligeholdelse i forhold til delaftale 1 end hvad der fremgår af prisloftet. F.s.v.a. delaftale 2 kan den reelle pris for kommende vintre variere i såvel opadgående som nedadgående retning afhængig af, om der køres flere eller færre kørsler sammenlignet med vinteren i kalenderår Kommunen forpligter sig således ikke til at betale kr pr. år såfremt vinteren kræver færre udkald end det fremgår af kontraktbilag 11. Udvikling, forbedringer og løbende omprioriteringer skal ske indenfor den økonomiske ramme. 6. Kontraktperiode Kontraktperioden forventes at være fra den 1. oktober 2013 til den 30. september 2016 med option på forlængelse i 2 år regnet fra den 1. oktober En forudsætning for forlængelse vil være, at tilbudsgiver har udvist ejerskab i forhold til opgaven og samarbejdet har været konstruktivt. 7. Afgrænsning Kommunen forbeholder sig ret til at anvende andre leverandører f.s.v.a. delaftale 3 og 4 (optionerne) samt på øvrige opgaver, der vedrører drift af vej- og park området, men som ligger uden for denne kontrakt. Tilbudsgiver skal medvirke til et konstruktivt samarbejde i relevant omfang (snitflader, koordinering mv.) med disse andre leverandører. Det drejer sig eksempelvis om snitflader til Side 4

6 opgaverne vedrørende samlet slidlagsarbejde på asfalt, grødeskæring i vandløb og slamsugning af vejbrønde. Blandt andet skal tilbudsgiver medvirke til at give kommunen tilbagemeldinger om eventuelle indsatsområder i forhold til ovenstående opgaver. 8. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbsaftaler, offentlige tjenesteydelsesaftaler og offentlige bygge- og anlægsaftaler. Solrød Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Solrød Kommune bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. 9. Den ordregivende myndighed og kontaktperson Den ordregivende myndighed er: Solrød Kommune Solrød Center Solrød Strand Internetadresse: Kontaktperson for udbuddet er udbudskonsulent i Økonomiafdelingen Helene Bang Liebst Tlf.: Fax: oekonomi@solrod.dk Alle henvendelser, herunder spørgsmål, mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes skriftligt til Solrød Kommune med attention til Helene Bang Liebst, oekonomi@solrod.dk. 10. Fremvisning af kommunens materielgård Ejegården er i dag kommunens materielgård. Her er mulighed for opbevaring af maskiner, materiel, materialer, herunder salt. Der er foretaget en vurdering af markedslejen. Den kommende leverandør kan vælge at leje Solrød Kommunes materielgård. Leverandøren skal acceptere, at kravene i lokalplanen overholdes for benyttelse af Solrød Kommunes materielgård. Såfremt den kommende leverandør vælger ikke at benytte Solrød Kommunes materielgård, skal leverandøren finde en anden løsning, som ikke bringer kontraktens korrekte opfyldelse i Side 5

7 fare, og som sikrer, at responstiden i forhold til vintertjenesten kan overholdes. Tilbudsgiver skal angive i tilbuddet, om tilbudsgiver påtænker at leje Solrød Kommunes materielgård. Denne oplysning bliver ikke genstand for evaluering i forbindelse med tildelingen af kontrakten. Solrød Kommune laver en fælles fremvisning af materielgården og det vintermateriel der stilles til rådighed for den kommende leverandør, jf. nedenfor, den 16. april 2013 efter arbejdstids ophør. Tilmelding til fælles fremvisning skal ske ved henvendelse til Helene Bang Liebst på e- mail: hbli@solrod.dk. Spørgsmål, der opstår spørgsmål under fremvisningen, skal spørgeren notere ned og sende på til hbli@liebst.dk. Der vil ikke blive en fremvisning af øvrige arealer omfattet af kontrakten. Tilbudsgiver har selv ansvaret for at gøre sig bekendt med arealerne og de forventede tilstandskrav via GIS og egen besigtigelse. Såfremt leverandøren besigtiger arealer må kommunens vej og park medarbejdere ikke kontaktes. 11. Solrød Kommunes maskiner, materiel, mv. Solrød Kommune har fået vurderet de maskiner og materiel, mv. som Solrød Kommune ønsker at sælge, når opgaverne omfattet af denne kontrakt overgår til den kommende leverandør. Oversigt over vurderingsmetode, priser, maskiner og materiel, mv. fremgår af kontraktbilag 8. Den kommende leverandør har mulighed for at købe det angivne materiel samlet og til den på forhånd fastsatte pris. Eftersom maskiner og materiel. mv. benyttes af Solrød Kommune indtil kontrakten træder i kraft vil der kunne forekomme ændringer i det materiel, der er angivet i kontraktbilag 8, grundet udskiftning, nedslidning, mv. Købet reguleres ved selvstændig kontrakt. Tilbudsgiver skal angive i tilbuddet, om tilbudsgiver påtænker at købe Solrød Kommunes materiel angivet i kontraktbilag 8. Denne oplysning bliver ikke genstand for evaluering i forbindelse med tildelingen af kontrakten. Vintermateriel i form af saltblander, sneplove og saltspredere sælges ikke, idet Solrød Kommune fastholder ejerskabet til dette. Oversigt over Solrød Kommunes vintermateriel fremgår af kontraktbilag 2. Dette materiel stilles til rådighed for tilbudsgiver. Leverandøren skal selv til enhver tid være i stand til at stille alt nødvendigt materiel, mv. til rådighed for at kunne udføre opgaven. Uanset om tilbudsgiver vælger at benytte Solrød Kommunes materiel er det et krav, at tilbudsgiver opbevarer og vedligeholder materiellet i kontraktperioden. 12. Spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål i anonymiseret form og skriftlige svar herpå fremsendes til alle, der er blevet prækvalificeret. Alle spørgsmål, der fremsendes senest 6.maj 2013 kan påregnes besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter denne frist, vil blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt vil ikke blive besvaret. Såfremt tilbudsgiver - efter udløbet af fristen - bliver opmærksom på uklarheder, skal tilbudsgiver i tilbuddet angive, hvilke forudsætninger, der er lagt til grund. Side 6

8 Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og sendes pr. til Desuden skal oplyses kontaktdata på spørger. 13. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er onsdag den 15. maj 2013 kl Tilbud skal afgives i 1 underskrevet eksemplar samt 4 kopier. Endvidere skal tilbud afgives elektronisk pr. mail til Helene Bang Liebst på mailadresse oekonomi@solrod.dk. Det bemærkes, at det er den fysiske originale version som er den gældende, hvad angår indhold og fremkomst inden tilbudsfristens udløb kl. 12. Det er vigtigt, at tilbudsgiver besvarer alle punkter i forbindelse med tilbudsafgivelse, idet udbyder kun i meget begrænset omfang har mulighed for at indhente supplerende oplysninger. Tilbuddet skal sendes til/afleveres på adressen angivet i afsnit 9 med attention Økonomiafdelingen, Helene Bang Liebst og på mail til: oekonomi@solrod.dk. Tilbud skal tydeligt mærkes Fortroligt - må ikke åbnes i poståbningen. Tilbud, der modtages efter den angivne tilbudsfrist vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afgives på dansk. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som udbyders ejendom og vil ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. 14. Vedståelsesfrist Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås i 7 måneder efter tilbudsafgivelse. 15. Overdragelse af kontrakten Kontrakten kan ikke overdrages hverken helt eller delvist uden Solrød Kommunes forudgående skriftlige accept. 16. Aktindsigt Solrød Kommune er underlagt de forvaltningsmæssige regler, herunder reglerne om aktindsigt i Offentligheds- og Forvaltningsloven. 17. Underleverandører Ønsker tilbudsgiver at benytte underleverandører til løsning af den udbudte opgave, skal dette oplyses i tilbuddet. I givet fald skal underleverandørerne identificeres, og det skal oplyses, hvilke dele af kontrakten tilbudsgiver ønsker at lade udføre ved hvilke underleverandører. Tilbudsgiver indestår for, at underleverandøren kan leve op til de krav, der er stillet i udbuddet. Tilbudsgiver er 100 % ansvarlig for alle underleverandørers leverancer, som havde Side 7

9 tilbudsgiver selv leveret dem og tilbudsgiver hæfter for eventuelle underleverandørers forhold på ganske samme måde som for egne forhold. Anvendelse af underleverandører kan således ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under eventuel kontrakt. Leverandøren skal bemande opgaver under kontrakten med medarbejdere, der kan kommunikere på dansk på et niveau, så de er i stand til at være i dialog med kommunens borgere og kommunens Samarbejdskoordinator og vintervagt på dansk og følge de arbejdsplaner, instruktioner, data/sikkerhedsblade m.m., der er nødvendige for arbejdets gennemførelse. Undtaget herfra er, hvis medarbejderen indgår i en gruppe, hvor en eller flere andre medarbejdere opfylder kravet til kommunikation. Dette krav gælder også for underleverandører og deres medarbejdere. Såfremt leverandøren i løbet af kontraktperioden ønsker at benytte andre underleverandører, end de der er angivet i tilbuddet, skal disse godkendes af kommunen. 18. Sammenslutning / konsortium Flere tilbudsgivere kan i fællesskab vælge at gå sammen i et konsortium eller anden sammenslutning med henblik på at afgive tilbud. De i sammenslutningen deltagende juridiske personer skal hver især angives klart og entydigt. Sammenslutningens medlemmer skal hæfte solidarisk ved afgivelse af tilbud samt i hele kontraktperioden. Sammenslutningen skal udpege en beslutningsdygtig repræsentant blandt sine medlemmer, der med bindende virkning kan indgå aftaler på vegne af sammenslutningen samt forestå kontakten til kommunen i forbindelse med udbudsproceduren og i den efterfølgende kontraktperiode. 19. Forbehold og alternative bud Forbehold over for grundlæggende krav modtages ikke. Øvrige forbehold kan accepteres såfremt det er muligt for Solrød Kommune at prissætte forbeholdet. Tilbudsgiverne kan ikke i deres tilbud gøre indsigelse i forhold til de fastlagte tilstandskrav jf. kontraktbilag 1 samt GIS. Indsigelser vil blive betragtet som forbehold over for grundlæggende krav, hvilket medfører, at tilbuddet vil blive anset for ukonditionsmæssigt. Det er derfor en god ide, at tilbudsgivere hvis de mener, at det konkret angivne kvalitetsniveau i kontraktbilag 1 og GIS ikke stemmer overens med virkeligheden - gør opmærksom på sådanne uoverensstemmelser i spørgsmål / svar perioden. Hvis Solrød Kommune er enig i tilbudsgiveres eventuelle indsigelser, vil der blive udgivet et rettelsesblad. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Udbyder opfordrer tilbudsgiver til at stille spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. 20. Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Side 8

10 Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Kvalitet 50 % Pris 40 % Implementeringsplan og virksomhedsoverdragelse, 10 % 20.1 Kvalitet (50%) Kommunen har udvalgt 4 geografiske områder, hvor tilbudsgiver - inden for rammer defineret i kontraktbilag 10 - kan byde ind med et forslag til kvalitetsløft. Disse 4 områder er: 1. Strandvejen 2. Solrød Center, Solrød Rådhus og biblioteket 3. Tåstrupvej 4. Havdrup Center og stationsplads. Tilbudsgiver skal i kontraktbilag 10 beskrive løsningsforslag for det/de områder, hvor tilbudsgiver tilbyder et kvalitetsløft. Den/de tilbudte løsninger vurderes samlet på baggrund af følgende delkriterier, der er opstillet i prioriteret rækkefølge: 1. Time- og materialeforbrug, herunder omkostninger til afledt drift (år 1-3) 2. Det faglige kvalitetsløft (faglig beskrivelse af løsningsforslag samt angivelse ved tal af eventuelt ændret fremtidigt tilstandsniveau) (år 1-3). 3. Det visuelle og æstetiske indtryk set med borgerøjne af den/de foreslåede løsninger (år 1-3) 4. Leverandørens forslag til aktivitets- og handleplan Oplysningerne angives i kontraktbilag 10. Kommunen tillægger det positiv vægt, hvis beskrivelserne i bilag 10 er konkrete og viser, at tilbudsgiver tager udgangspunkt i forholdene i Solrød Kommune. Udgifter til kvalitetsløft skal være indeholdt i tilbudssummen for delaftale 1, jf. kontraktbilag 1. Der er således tale om en effektivisering ved brug af den eksisterende økonomiske ramme Pris (40 %) Pris evalueres på baggrund af følgende delkriterier: 1. Samlet pris for delaftale 1 og 2 (35%) 2. Pris for delaftale 3 option (2,5 %) 3. Pris for delaftale 4 option (2,5%) Priserne angives i kontraktbilag 11. Ad pris for delaftale 1: Tilbudsgiver skal f.s.v.a. delaftale 1 opdele prisen på en række på forhånd angivne opgavetyper. Der skal endvidere pr. opgavetype angives antal timer / timepriser eller antal elementer / elementpriser, der forventes anvendt inden for den enkelte opgavetype. Der evalueres ikke på oplysningerne om antal timer eller antal elementer. Oplysningerne vedr. timepriser og elementpriser anvendes i situationer, hvor der er behov for justering af kontrakten. Det er alene oplysningen om den samlede årlige pris for delaftale 1, der indgår i evalueringen. Side 9

11 For en række af opgaverne i delaftale 1 er der på forhånd defineret et antal timer, som Leverandøren skal kunne levere. Dette gælder opgaven vedrørende vandløb (500 timer) og opgaven vedrørende beskyttede naturområder, hvor Leverandøren skal tilbyde timer. Alle tilbudsgivers udgifter til delaftale 1 skal fremgå under de i kontraktbilag 11, fanen Delaftale 1, hovedleverancen angivne opgavetyper, således at den samlede pris tager højde for alle dele af opgaven, herunder men ikke begrænset til udgifter til administration, og udgifter til fornødne biydelser til arbejdets færdiggørelse såsom oprydning, fjernelse af affald og overskydende materialer og renholdelse. Ad pris for delaftale 2: Vintertjenesten er opdelt i 25 entrepriser fordelt på 9 tilbudslister i kontraktbilag 11. Tilbudsgiver skal i hver af de 9 tilbudslister angive de efterspurgte enhedspriser (pris pr. rute / pris pr. time). Det er forventningen, at Solrød Kommunes materiel vil blive benyttet til hovedparten af entrepriserne. Dog er der visse entrepriser, hvor det er forventningen, at det er tilbudsgivers materiel, der anvendes, idet Solrød Kommune ikke selv besidder tilstrækkeligt materiel til at dække alle entrepriser. Af denne grund skal tilbudsgiver angive to forskellige enhedspriser for hver entreprise, én for kørsel med Solrød Kommunes materiel og en anden for kørsel med tilbudsgivers eget materiel. Derudover skal angives et beredskabshonorar pr. entreprise. Hvad dette beredskabshonorar dækker over, fremgår af kontraktbilag 2, pkt Den samlede pris for hver entreprise findes ved - ud over beredskabshonoraret - at gange tilbudsgivers enhedspris med det antal ruter og timer pr. entreprise, der blev anvendt i vinteren 2011, og som også er angivet i kontraktbilag 11. De samlede priser for hver entreprise overføres til henholdsvis en tilbudssum 1 og en tilbudssum 2 i kontraktbilag 11. Tilbudssum 1 består hovedsageligt af de samlede priser for hver entreprise med anvendelse af Solrød Kommunes materiel, på nær entreprise 5, 6, 7, 8, 9, 10 og 12, hvor det er den samlede pris pr. entreprise med anvendelse af tilbudsgivers materiel, der overføres til tilbudssummen. Tilbudssum 1 afspejler fordelingen af kørsel med og uden Solrød Kommunes materiel i vinteren 2011 / Tilbudssum 2 består af de samlede priser for hver entreprise med anvendelse af tilbudsgivers materiel. Tilbudssum 1 vægter 80 %, idet det er Solrød Kommunes forventning, at tilbudssum 1 i store træk afspejler den prissætning, som vil finde sted fremadrettet. Tilbudssum 2 vægter 20 %. Baggrunden for, at Solrød Kommune generelt ønsker at vægte priser med anvendelse af tilbudsgivers materiel er, at slid og nedbrud i Solrød Kommunes materiel fremadrettet kan medføre, at det er priserne med anvendelse af tilbudsgivers materiel, der skal finde anvendelse. Ad pris for delaftale 3 og 4: Tilbudsgiver skal angive en timepris for nærmere angivne opgavetyper. Denne timepris ganges med de i bilaget anførte timer pr. opgave. Side 10

12 20.3 Implementeringsplan og virksomhedsoverdragelse (10%) Tilbudsgiver skal i kontraktbilag 12 pkt og 12.3 beskrive tilbudsgivers implementeringsplan og tilbudsgivers plan for virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. Planerne skal vedrøre perioden fra kontraktunderskrivelsen til 2 måneder efter kontraktstart. Det fremår af kontraktbilag 12, hvilke forhold der tillægges vægt ved evalueringen. 21. Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt, modtager samtlige tilbudsgivere snarest muligt efter tilbudsfristens udløb samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver kommunen har til hensigt at indgå kontrakt med. Svar forventes ikke at kunne gives før efter den 25.juni 2013, hvor evalueringen af tilbuddene efter planen har været genstand for politisk behandling. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om, at ville indgå kontrakt med tilbudsgiver. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom udbyder først anser udbuddet for afsluttet på dette tidspunkt. Den tilbudsgiver, der bliver valgt, skal påregne at indgå i et planlægnings- og implementeringsarbejde i tiden op til opstartsdatoen. Der tænkes blandt andet på udpegning af medlemmer til styringsgruppe og samarbejdsgruppe. Tilbudsgiver vederlægges ikke særskilt for dette planlægnings- og implementeringsarbejde. 22. Udbyders forbehold Udbyder tager forbehold for kommunalbestyrelsernes fortsatte bevilling til området, og udbyder tager forbehold for lovgivningsmæssige og administrative beslutninger, som vedrører det udbudte område. Udbyder tager forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som nedadgående retning. Tilbudsgiver skal tåle en variation på + / - 25 %. 23. Tidsplan Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentligste tidsfrister. 2. april 2013 Opfordring til at afgive tilbud og udsendelse af udbudsmateriale 17. april 2013 Besigtigelse af materielgård 6. maj 2013 Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet senest denne dag 8. maj 2013 Sidste dag udbyder besvarer spørgsmål 15. maj 2013 kl Sidste frist for modtagelse af tilbud 15. maj maj 2013 Evaluering af de indkomne tilbud Side 11

13 31. maj 2013 Frist for indstilling til Byrådet vedrørende tildeling 24. juni 2013 Byrådsmøde 25. juni 2013 Underretning om tildeling 6. juli 2013 Stand still periode slut 8. juli -12. juli 2013 Forventet kontraktindgåelse 1. oktober 2013 Kontraktstart 24. Disposition for tilbud For at afgive et konditionsmæssigt tilbud SKAL tilbudsgiver: 1. Udfylde kontraktbilag 10 (såfremt tilbudsgiver tilbyder at udvikle et eller flere af de områder der er nævnt i kontraktbilag 10) 2. Udfylde kontraktbilag 11 om priser. Der skal gives tilbud på alle delaftaler og entrepriser 3. Udfylde kontraktbilag 12 om implementeringsplan og virksomhedsoverdragelse 4. Ikke have taget forbehold om grundlæggende elementer Derudover vil Solrød Kommune gerne have oplyst: 5. Hvorvidt tilbudsgiver påtænker at leje Solrød Kommunes materielgård på de angivne vilkår i kontraktbilag 9 6. Hvorvidt tilbudsgiver påtænker at købe maskiner og materiel oplistet til den angivne vurderingspris i kontraktbilag 8. Side 12