Forslag til Partnerskabsaftale

Transkript

1 Notat Haderslev Kommune CS Udviklingsafdelingen Hansborggade Haderslev Tlf Fax post@haderslev.dk december 2012 Sagsident: 11/31004 Sagsbehandler: Jørn Mejer Dir. tlf. jmha@haderslev.dk Forslag til Partnerskabsaftale Kultur og Fritid er anmodet om at fremkomme med forslag til en model for, hvordan samarbejdet mellem en kommune og et lokalområde kan udvikles. Der tages udgangspunkt i en partnerskabsaftale, der beskriver det aktuelle geografiske område, anlæg, bygninger m.m., parternes engagement og ansvar, hvordan samarbejdet skal ske, gensidige vilkår o.s.v. Eksempel: Aftalens parter: Mellem Haderslev Kommune og xxxx landsbyforening er indgået følgende aftale: Haderslev Kommune overdrager i perioden til ansvaret for drift og vedligehold af xxxx bygning beliggende på matr. nr. xxx xxx sogn. Endvidere matr. nr. xxxxxx (boldbane og øvrige arealer) Ved overdragelse af ansvaret påtager lokalområdet sig ansvaret for fortsat drift af de nævnte områder, og får samtidigt mulighed for at udvikle på anvendelsen af disse. Formål: Formålet er at sikre fortsat drift, vedligeholdelse og udvikling af faciliteterne til gavn for lokalområdets borgere og foreninger. Formålet er endvidere at give lokalområdet øget indflydelse på driften og muligheder for udvikling af nye aktiviteter på kultur- fritids- og sundhedsområdet. Aftalen omfatter: Bygning a: (nedlagt skole med tilhørende bygninger, skure og p. pladser) Bygning B: (klubhus) Bygning c: (tidl. Pedelbolig) Areal matr. nr. xxxx (Boldbaner med sidearealer) Areal matr. nr. xxxx (legeplads) Alle bygninger og arealer stilles vederlagsfrit til rådighed for lokalområdets borgere og foreninger, således at forpligtelser i.f.t. Folkeoplysningsloven kan overholdes. Udearealer stilles frit til rådighed, dog således at lokalområdet passer og plejer arealerne, og ikke foretager væsentlige ændringer i.f.t. parkerings- og adgangsforhold uden forudgående tilladelse fra Haderslev Kommune. 1/6

2 Ved væsentlige lokaleændringer skal offentlige myndigheder ansøges og inddrages, og der skal lokalt være enighed om ændringerne. Ved overdragelsen er følgende foreninger m.m. på forhånd sikret fast plads i faste lokaler: Ungdomsklubben i lokalerne i kælderen o (eksisterende klub i bygning a) Xxx Forening o ( eksisterende foreningslokale i midterfløjen Bygning a) Xxx idrætsforenings klubhus bygning b) Lokalhistorisk Arkiv o (eksisterende lokaler i tidl. bibliotek, køkken og lærerværelse) Lokaler og arealers anvendelse: Ved overtagelsen aftales der overtagelsessyn på bygninger og arealer. Der udarbejdes et fælles overtagelsesdokument. Herefter gennemføres én gang årligt et fælles bygnings- og arealsyn med deltagelse af relevante serviceområder/afdelinger i Haderslev Kommune. Lokalerne kan anvendes til aktiviteter i henhold til Folkeoplysningsloven. Lokalerne må ikke anvendes til private fester. Lokalerne kan fremlejes til almennyttige formål, men ikke kommercielle formål. Sådanne aftaler skal forinden aftaleindgåelse godkendes af Udvalget for Kultur og Fritid. Lokalerne kan endvidere anvendes til frivilligt socialt arbejde såvel som andre fælles projekter aftalt mellem Haderslev Kommune og det lokale foreningsliv Xxx landsbyforening udpeger en ansvarlig kontaktgruppe/ kontaktperson, der kan stå for det daglige tilsyn samt booking/ styring af lokalerne. Organisatorisk: xxx landsbyforening udarbejder vedtægter for en fælles organisation/ forening der driver bygninger og anlæg. Vedtægterne vedlægges denne aftale. Vedtægterne godkendes af Haderslev Kommune/ Udvalget for Kultur og Fritid. Xxx landsbyforening forpligter sig til hvert år at indsende referat af organisationens årsmøde suppleret med en årsberetning og regnskab. Økonomi: Haderslev Kommune yder i aftaleperioden et årligt driftstilskud til xxx landsbyforening på xxxx kr. Alle tilskud fastsat med budgetvedtagelsen for 2013 med virkning fra pr Tilskuddet udbetales halvårligt forud med 50 % 1. januar og 50 % 1. juli. Tilskuddet fremskrives efter Kommunernes Landsforenings normale fremskrivning. Tilskuddet dækker alle forbrugsudgifter, udgifter til alarminstallationer, udgifter til drift og vedligehold af bygninger (Indvendig) og arealer. Haderslev Kommune er ansvarlig for den udvendige vedligeholdelse af bygningerne (Tag/ fag/klimaskærm) 2/6

3 Driften af bygninger og anlæg kan suppleres med foreningernes egne bidrag samt eksterne tilskud og sponsorater. Haderslev Kommune stiller ved overtagelsen følgende inventar til rådighed: Alt eksisterende inventar i bygning A En traktorplæneklipper mrk. Texas xxx En sneslynge mrk xxx En hækkeklipper mrk. Bosch xxx En buskrydder mrk. Bosch xxx Aftaleændring, genforhandling og ophør: Denne aftale gælder for hele aftaleperioden. Driftsaftalen udløber den , hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der senest 1. januar 2015 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen med henblik på, at forhandlingerne herom skal afsluttes senest 1. maj Misligholdelse af aftalen: Dansk rets almindelige regler om misligholdelse af aftaler gælder for denne aftale. Det betragtes eksempelvis som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis xxx landsbyforening ikke indsender årsregnskab og årsberetning. Dato og underskrift: For Haderslev Kommune Jens Chr. Gjesing borgmester Willy Feddersen kommunaldirektør For xxx landsbyforening formand kasserer Bilag: tegninger, vedtægter m.m. 3/6

4 Eksempel på partnerskabsaftale: Aftalens parter og overskrifter: Mellem Haderslev Kommune og xxxx forening/ institution/ organisation er indgået følgende aftale: Haderslev Kommune overdrager i perioden til ansvaret for budget, regnskab, formidling og udvikling af kommunens midler til frivilligt og socialt arbejde til xxxx forening/ institution/ organisation. Formålet er i en 3 årig forsøgsperiode at udvikle det frivillige sociale arbejde og udvikle nye metoder til inddragelse af civilsamfundet. I partnerskabet lægges vægt på et gensidigt engagement og en fælles forståelse for mål og midler. Formål: Formålet med partnerskabet er at skabe liv og aktivitet i lokalområderne, med fokus på udvikling af frivilligt socialt, kulturelt og idrætsligt arbejde blandt ældre i hele Haderslev kommune, Mål og målgrupper: Følgende mål er gældende for partnerskabet. Styrke seniorers netværk på tværs af (lokal-) samfundet, herunder også aktørernes netværk Udvikle, formidle og gennemføre aktiviteter, der fremmer livskvaliteten og sundheden blandt alle ældre Bidrage til at alle seniorer hjælpes til og styrkes i at tage ansvar for eget liv, således at der rekrutteres flere ydere end nydere Medvirke til at lokalcentrene får en mere aktiv rolle i lokalsamfundet osv. Opfyldelse af mål sker bl.a. ved at borgerne inviteres til - og styrkes i - selv at deltage aktivt i udvikling af egne og af lokalområdets muligheder. Partnerskabet tager udgangspunkt i Haderslev Kommunes poltikker indenfor xxxx og xxx. Aftalen omfatter: Lokaler og arealers anvendelse: Organisatorisk: xxxx forening/ institution/ organisation udarbejder organisationsplan for projektet. Denne forelægges og godkendes af Haderslev Kommune/ xxx udvalg. Økonomi: Haderslev Kommune yder i aftaleperioden et årligt tilskud til xxxx forening/ institution/ organisation på xxx kr. Alle tilskud fastsat med budgetvedtagelsen for 2013 med virkning fra pr Tilskuddet udbetales halvårligt forud med 50 % 1. januar og 50 % 1. juli. Tilskuddet fremskrives efter Kommunernes Landsforenings normale fremskrivning. xxxx forening/ institution/ organisation forpligter sig til hvert år at indsende en årsberetning og regnskab. 4/6

5 Aftaleændring, genforhandling og ophør: Denne aftale gælder for hele aftaleperioden. Aftalen udløber den , hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der senest 1. januar 2015 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen med henblik på, at forhandlingerne herom skal afsluttes senest 1. maj Misligholdelse af aftalen: Dansk rets almindelige regler om misligholdelse af aftaler gælder for denne aftale. Dato og underskrift: For Haderslev Kommune Jens Chr. Gjesing borgmester Willy Feddersen kommunaldirektør For xxxx forening/ institution/ organisation formand kasserer Bilag: tegninger, vedtægter m.m. 5/6

6 Forslag til manual/ disposition ved dialog med lokalområder/organisationer: Planmæssige forhold: Landdistrikternes udviklingsplaner (bilag) Planstartegiens anbefalinger (udvikling af medborgerskabet) Kommuneplanen (medborgerskab, bosætning, levesteder, trafiksikkerhed etc.) Sektorplaner (Kultur- og fritidsplan, Folkeoplysningspolitik, sundhedspolitik m.fl.) Lokalplaner Demografi: Geografisk afgrænsning (hvad er et sogn- et boligområde et landdistrikt?) Befolkningsantal og sammensætning (sammenhæng mellem aktiviteter, offentlige tilbud, økonomi m.m.) Foreninger, organisationer, ildsjæle m.m.(hvem bærer lokalsamfundet?) Aktiviteter: Foreningsliv Selvorganiserede aktiviteter Erhverv og offentlige institutioner Fysiske forhold: Landskab Bygninger Anlæg Økonomi: Serviceområdernes engagement i lokalområdet Lokaleområdets egne midler og muligheder Jura: Kommunalfuldmagten Folkeoplysningsloven Aftaler (Juridisk team anbefaler at vi først afklarer hvad der ønskes mellem kommunen og lokale interessenter. Derefter undersøges grænsefladerne i.f.t. jura.) Forsikringer: Undersøgelser af forsikringsforhold Sikkerhedsarbejde Skematik: Eksisterende aftaler til inspiration Husk: Ikke alt for meget bureaukrati og revision! 6/6