Bilag A Tilbudsevalueringen

Transkript

1 Bilag A Tilbudsevalueringen 1. TILDELINGSKRITERIET Tildelingskriteriet er bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Kvalitet 45 % Bedømt på grundlag af følgende: Tilbudsgiver bør beskrive, hvordan de tilbudte instrumenter lever op til de i kravspecifikationens (bilag 1) punkt 2.2, 2.3, 2.4 og 2.5 anførte krav. Tilbudsgiver bør endvidere beskrive hvordan instrumenterne løbende kan vedligeholdes af Kunden, herunder hvordan den akustiske doppler kan af- og påmonteres i forbindelse med vedligeholdelse. Tilbudsgiver bør også beskrive, hvordan de tilbudte instrumenter overholder de i kravspecifikationens (bilag 1) punkt 3 anførte krav vedrørende IT og kommunikation med software. Endeligt bør tilbudsgiver oplyse, i hvilket omfang tilbudsgiver tilbyder en garantiperiode, der rækker udover de to år, der følger af hovedkontraktens punkt Ved evalueringen lægges der vægt på i hvor høj grad de tilbudte instrumenter lever op til de i kravspecifikationens punkt 2.2, 2.3, 2.4 og 2.5 opstillerede kvalitetskrav. Der lægges i den forbindelse særlig vægt på overholdelse af de i kravspecifikationen punkt 2.2 og 2.3 anførte krav. Endvidere lægges der vægt på, at de tilbudte instrumenter har et design der tilgodeser en brugervenlig og effektiv vedligeholdelse. Herunder lægges der vægt på, at de akustiske dopplere kan monteres og afmonteres på en enkelt og let måde således, at doppleren i forbindelse med vedligeholdelse, kan placeres i samme vandniveau som før afmontering. Der lægges også vægt på i hvor høj grad de tilbudte instrumenter lever op til de i kravspecifikationens punkt 3 opstillede krav vedrørende IT og kommunikation med software. Endeligt lægges der vægt på, at der tilbydes en så lang garantiperiode som muligt udover den i hovedkontraktens punkt 10.2 anførte. Der foretages en samlet vurdering af den tilbudte kvalitet. 2) Teknisk Support og uddannelsesworkshop 30 % Tilbudsgiver bør beskrive de tilbudte supportmedarbejdere der skal yde teknisk support ved Dopplerstationerne samt beskrive de medarbejdere, der gennemføre uddannelsesworkshop-

2 pen. Tilbudsgiver skal herunder angive medarbejdernes kompetencer og praktisk erfaring med de tilbudte Dopplerinstrumenter, samt beskrive, hvordan disse kompetencer og evner nyttiggøres i forhold til den udbudte opgave. Ved evalueringen lægges der vægt på tilbudsgivers tilbudte medarbejdere, der stilles til rådighed for support ved Dopplerstationerne og i forbindelse med uddannelsesworkshoppen, idet der lægges vægt på, hvordan tilbudsgiver samlede gruppe af medarbejdere via sin profil, kompetencer og viden vil kunne bidrage og nyttiggøres i forhold til hurtig og effektivt at håndtere tekniske fejl og uregelmæssigheder. 3) Pris 25 % Ved vurdering af underkriteriet Pris beregnes en evalueringsteknisk pris. Den evalueringstekniske pris beregnes på baggrund af de i bilag 4 anførte priser baseret på følgende delpriselementer: - I relation til Leverance A beregnes på baggrund af de anførte enhedspriser den samlede pris for 10 Dopplerinstrumenter til Dopplerstationer med sidemonterede akustiske dopplere af Type 1 og prisen for to Dopplerinstrumenter til Type 2, dvs. Dopplerinstrumenter til i alt 12 Dopplerstationer. - I relation til Leverance B beregnes på baggrund af de anførte enhedspriser den samlede pris for Dopplerinstrumenter til seks Dopplerstationer med bundmonterede akustiske dopplere. - Timeprisen for teknisk support ved Dopplerstationerne. I relation til leverancen vedrørende de sidemonterede akustiske dopplere (Leverance A) multipliceres den anførte timepris med 125. I relation til leverancen vedrørende de bundmonterede akustiske dopplere (Leverance B) multipliceres den anførte timepris med 75. Det bemærkes, at der alene er tale om evalueringstekniske beregninger, og tilbudsgiver er således ikke garanteret et salg der afspejler dette. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers vægt i tilbudsevalueringen. Nedenfor i punkt 2 fremgår evalueringsmetoden, imens der af punkt 3 nedenfor er nærmere beskrevet, hvordan evalueringen af de sideordnede tilbud foregår. 2. EVALUERINGSMETODE FORSKELSMODELLEN Med henblik på at vurdere, hvilket tilbud der har det bedste forhold mellem pris og kvalitet, benytter ordregiver en forskelsmodel til sammenstilling af underkriterierne Kvalitet, Teknisk support og Pris. Forskelsmodellen er beskrevet nærmere nedenfor. Til brug herfor anvender ordregiver følgende sproglige skala: - Særdeles tilfredsstillende (5 point) - Meget tilfredsstillende (4 point) - Tilfredsstillende (3 point)

3 - Mindre tilfredsstillende (2 point) - Ikke tilfredsstillende (1 point) Ordregiver anvender skalaen ved at tildele point for hvert underkriterie baseret på den tilbudte kravopfyldelse for hvert af de kvalitative underkriterier Kvalitet samt Teknisk support. Ordregiver kan også tildele halve point mellem 1-5 (dvs. 1,5, 2,5, 3,5 og 4,5). Til brug for sammenstillingen af underkriteriet Pris og den samlede kvalitative vurdering af underkriterierne Kvalitet og Teknisk Support og uddannelsesworkshop udregnes en samlet kvalitetsscore for hver tilbudsgiver baseret på den indbyrdes vægtning mellem de kvalitative underkriterier ved brug af følgende formel: Point for Kvalitet Point for Teknisk Support og uddannelsesworkshop ( ) + ( ) 45 % 30 % Kvalitetsscore = Summen af vægtene af underkriterierne Kvalitet og Teknisk support og uddannelsesworkshop (75 %) Tilbuddene sammenstilles to og to i henhold til den i punkt 3. nedenfor nærmere anførte proces med henblik på at vurdere tilbuddenes fordele i relation til de angivne evalueringskriterier. Ved sammenstillingen af to tilbud vurderes tilbuddenes fordele i forhold til det af de to tilbud, der har opnået den laveste samlede kvalitetsscore. Dette betyder, at ved sammenstillingen af de to tilbud, hvor den procentvise forskel på tilbuddene beregnes ved følgende formel %-forskel = (y-x)/x, og hvor x og y repræsenterer de sammenstillede tilbuds respektive pointscorer eller tilbudspriser afhængigt af det aktuelle evalueringskriterium, vil x repræsentere det af de to tilbud, der har opnået den laveste samlede kvalitetsscore. Dette gælder også, når x repræsenterer tilbudsprisen for det pågældende tilbud, og uanset om y er større end x i sammenstillingen på Pris. Hvis to tilbud, der sammenholdes, har identisk kvalitetsscore, vil x ovenfor erstattes af den dyreste tilbudspris af de to tilbud, der sammenholdes. Dette vil ikke ændre metoden ovenfor, når tilbuddene sammenstilles med andre tilbud, hvor der ikke er identisk kvalitetsscore. Her vil x derfor fortsat være det af de to tilbud, der har opnået den laveste kvalitetsscore. Såfremt den vægtede procentvise forskel på de kvalitative evalueringskriterier for et tilbud overstiger den vægtede procentvise forskel på pris, vil det tilbud, der har tilbudt den bedste kvalitet af de to sammenstillede tilbud, anses for at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Såfremt den vægtede procentvise forskel på de kvalitative evalueringskriterier for et tilbud ikke overstiger den vægtede procentvise forskel på pris, vil det tilbud, der har tilbudt den laveste pris af to sammenstillede tilbud, anses for at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet. Såfremt det ene af de to sammenstillede tilbud vurderes at være både bedre og billigere i relation til de respektive evalueringskriterier, anses dette tilbud for at have det bedste forhold mellem pris og kvalitet.

4 Ved sammenstillingen af de procentvise forskelle på kvalitet og pris er procentangivelser afrundet til to decimaler. F.eks. er 5, % afrundet til 5,54 %, og 18, afrundes til 18,77 %. Se beregningseksempler nedenfor. Eksempel 1: Underkriterier LEV 1 LEV 2 Kvalitet 4,00 3,00 (45 %) Teknisk support og uddannelsesworkshop (30 %) 3,50 4,00 Pris (25 %) Kr Kr Udregning af kvalitetsscore LEV 1 Kvalitetsscore = (4 45 %) + (3,5 30 %) = 3,80 point 75 % LEV 2 Kvalitetsscore = (3 45 %) + (4 30 %) = 3,40 point 75 % LEV 1 har en kvalitetsscore, der er 11,76 % bedre end LEV 2 ((3,80-3,40)/3,40) = 0,1176 = 11,76 %), svarende til en vægtet forskel på 8,82 %. LEV 1 har derimod tilbudt en pris, der er 30,00 % dyrere end LEV 2 (( )/ = 0,3 = 30,00 %), svarende til en vægtet forskel i prisen på 6,00 %. Henset til, at LEV 1 har opnået en kvalitetsscore, der er 8,82 % bedre end LEV, 2 og har tilbudt en pris, der kun er 6,00 % dyrere, har LEV 1 tilbudt det bedste forhold mellem Pris og de kvalitative kriterier. Eksempel 2: Underkriterier LEV 1 LEV 2 Kvalitet 4,00 4,00 (45 %) Teknisk support og uddannelsesworkshop (30 %) 4,50 4,00

5 Pris (25 %) Kr Kr Udregning af kvalitetsscore LEV 1 Kvalitetsscore = (4 45 %) + (4,5 30 %) = 4,20 point 75 % LEV 2 Kvalitetsscore = (4 45 %) + (4 30 %) = 4,00 point 75 % LEV 1 har en kvalitetsscore, der er 5,00 % bedre end LEV 2 ((4,2-4,00)/4,00) = 0,05 = 5,00 % ), svarende til en vægtet forskel på 3,75 %. LEV 1 har tilbudt en pris, der er 30,00 % dyrere end LEV 2 (( )/ = 0,30 = 30,00 %), svarende til en vægtet forskel i prisen på 6,00 %. Henset til, at LEV 1 har opnået en kvalitetsscore, der er 3,75 % bedre end LEV 2, men har tilbudt en pris, der er 6,00 % dyrere, har LEV 2 tilbudt det bedste forhold mellem pris og de kvalitative kriterier. 3. GENNEMFØRELSE AF EVALUERING MELLEM VALG AF TO SINGLE LEVERANCER PÅ DEN ENE SIDE OG EN SAMLET LEVERANCE PÅ DEN ANDEN SIDE 3.1 Tværgående evalueringsmodel Evalueringen af om der skal vælges to single leverancer (sidemonteret hhv. bundmonteret) på den ene side eller en samlet leverance på den anden side gennemføres i fem runder på følgende måde: 1. Vurdering af samtlige indkomne tilbud, opdelt på leverancer, med tildeling af point. 2. Valg af evalueringsteknisk vinder for leveranceaftale vedrørende sidemonterede dopplere hhv. leveranceaftalen vedrørende bundmonterede dopplere. 3. Fastsættelse af det samlede antal point for det evalueringstekniske konsortium bestående af vinderen vedrørende sidemonterede dopplere hhv. leveranceaftalen vedrørende bundmonterede dopplere. 4. Valg af evalueringsteknisk vinder af en samlet leverance. 5. Udvælgelse af de(n) endelige vinder(e) af tilbuddet mellem det evalueringstekniske konsortium, jf. punkt. 3 og den evalueringstekniske vinder af en samlet leverance, jf. punkt 4. Såfremt der alene indkommer ét eller flere tilbud på single leverancer, vil valget af leverandør alene ske på baggrund af runde 1 og 2 ovenfor. Indkommer der alene tilbud på enten leverance A eller leverance B, kan ordregiver fortage tildeling på baggrund heraf og annullere den anden leverance.

6 Såfremt der alene indkommer tilbud på en samlet leverance, vil valget af leverandør alene ske på baggrund af runde 1 og 4 ovenfor. Såfremt der indkommer et eller flere tilbud på en samlet leverance, og der kun indkommer ét tilbud på single leverance (enten leverance A eller leverance B) vil valget af leverandør alene ske på baggrund af runde 1 og 4 ovenfor, og tilbuddet vedrørende single leverance vil ikke indgå i evalueringen, da det ikke vil være muligt at sammensætte et evalueringsteknisk konsortium, og ordregiver herved ikke får opfyldt sit samlede leverancebehov. 3.2 Evalueringens fem runder Vurdering af samtlige indkomne tilbud Udbuddet omfatter i følgende to hovedleverancer: Leverance A: Levering til Dopplerstationer med sidemonterede akustiske dopplere Leverance B: Levering til Dopplerstationer med bundmonterede akustiske dopplere Tilbudsgiver kan efter eget valg afgive tilbud på én af de to hovedleverancer eller på en samlet aftale for begge leverancer. Samlet set kan der således afgives tilbud på følgende varianter: Leverance A som single leverance, Leverance B som single leverance eller Leverance A og B som samlet leverance Såfremt tilbuddet med bedste forhold mellem pris og kvalitet er en samlet leverance frem for adskilte single leverancer, vil kontrakten blive tildelt som en samlet leverance og vice versa. Kontrakterne indgås således enten som to selvstændige single leverancer eller som en samlet leverance med én leverandør. Nedenfor redegøres nærmere for, hvorledes de indkomne tilbud vil blive evalueret på tværs af hinanden. Evalueringens gennemførelse Evalueringen gennemføres i 5 runder på følgende måde: 1. Vurdering af samtlige indkomne tilbud, opdelt på leverancer, med tildeling af point. 2. Valg af evalueringsteknisk vinder for Leveranceaftale A og B 3. Fastsættelse af det samlede antal point for det evalueringstekniske konsortium bestående af vinderen af Leveranceaftale A og B.

7 4. Valg af evalueringsteknisk vinder af en samlet leverance. 5. Udvælgelse af de(n) endelige vinder(e) af tilbuddet mellem det evalueringstekniske konsortium, jf. punkt. 3 og den evalueringstekniske vinder af en samlet leverance, jf. punkt 4. Ad. runde 1) Vurdering af samtlige indkomne tilbud, opdelt på leveranceaftaler, med tildeling af point: (A) Tilbuddene på Leverance A tildeles point på de kvalitative underkriterier. (B) Tilbuddene på Leverance B tildeles point på de kvalitative underkriterier. (C) Tilbuddene på samlet leverance af både Leverance A og Leverance B tildeles point på de kvalitative underkriterier. Selvom der er tale om en samlet leverance, foretages der en pointtildeling for hhv. Leverance A og Leverance B. Ad. runde 2) Valg af evalueringsteknisk vinder for leverance A og B. (A) Tilbuddene på Leverance A som single leverance evalueres over for hinanden som nærmere beskrevet i punkt 2 ovenfor. Dette sker på baggrund af de tildelte point under runde 1. Der findes en foreløbig vinder af Leverance A. Dette foreløbige resultat meddeles ikke tilbudsgiveren, da der kun er tale om en evalueringsteknisk mellemregning. (B) Tilbuddene på Leverance B som single leverance evalueres over for hinanden som nærmere beskrevet i punkt 2. Dette sker på baggrund af de tildelte point under runde 1. Der findes en foreløbig vinder af Leverance B. Dette foreløbige resultat meddeles ikke tilbudsgiveren, da der kun er tale om en evalueringsteknisk mellemregning. Ad. runde 3) Fastsættelse af det samlede antal point for det evalueringstekniske konsortium bestående af vinderne af Leverance A og B. Der opstilles et evalueringsteknisk konsortium bestående af vindere af Leverance A og Leverance B, jf. runde 2 ovenfor. Det samlede antal point vedrørende de kvalitative underkriterier for det evalueringstekniske konsortium fastlægges. Den kvalitative score for Leverance A vægter i den forbindelse med 63 % imens den kvalitative score for Leverance B vægter med 37 %. Ad. runde 4) Valg af evalueringsteknisk vinder af en samlet leverance. Tilbuddene på den samlede leverance evalueres overfor hinanden på baggrund af de point, som blev tildelt på de enkelte Leveranceaftale under runde 1, og i henhold til den i punkt 2 ovenfor anførte metode. Der anvendes den samme vægtning i forbindelse med beregningen af den kvalitative score, som blev benyttet i forbindelse med beregningen af det samlede antal point til det evalueringstekniske konsortium, jf.

8 runde 3 ovenfor. Der findes en foreløbig vinder. Dette foreløbige resultat meddeles ikke tilbudsgiveren, da der kun er tale om en evalueringsteknisk mellemregning. Ad. runde 5) Udvælgelse af de(n) endelige vinder(e) af tilbuddet mellem det evalueringstekniske konsortium, jf. runde 3, og den evalueringstekniske vinder af en samlet leverance, jf. runde 4. Der foretages en sammenligning i henhold til den i punkt 2 ovenfor anførte metode mellem det evalueringstekniske konsortium, jf. runde 3, og den evalueringstekniske vinder for samlede leverance, jf. runde 4. Formålet med denne runde er endeligt at finde det eller de tilbud, der har afgivet det bedste forhold mellem pris og kvalitet.