Rapport om postlister i Nordjyllands Amt

Transkript

1 Rapport om postlister i Nordjyllands Amt. Rapport om postlister i Nordjyllands Amt Rapport om postlister i Nordjyllands Amt Indledning Deltagere i projektgruppen Postlistens historie Definition af post hvad kommer på postlisten Emnesager Klient- og personalesager Referater og dagsordener for udvalg Søgemuligheder i den nye sagsoversigt Andre forhold om elektronisk aktindsigt Konklusioner Bilag januar

2 Rapport om postlister i Nordjyllands Amt. 1. Indledning Nordjyllands Amt, Nordjyske Medier, DR Nordjylland og Dansk Institut for Computerstøttet Journalistik (DICAR) har gennem længere tid haft et indgående samarbejde om udveksling af erfaringer og idéer om åbne postlister i Nordjyllands Amt. Samarbejdet, der tidligere havde en generel karakter, blev i foråret 2002 udvidet til et mere konkret projekt om de postlister, der i dag produceres i Nordjyllands Amt. Der blev nedsat en projektgruppe til at undersøge og forbedre postlisterne samt se på andre spørgsmål inden for elektronisk aktindsigt. Projektarbejdet er et led i de projekter, DICAR er involveret i, som er støttet af Det Digitale Nordjylland og Den Europæiske Socialfond. Resultatet af projektarbejdet fremlægges i denne rapport. Vi håber, at den kan inspirere andre myndigheder og Offentlighedskommissionen, der blev nedsat i foråret 2002, og som et af sine punkter skal foreslå nye regler for elektronisk åbenhed. Januar januar

3 2. Deltagere i projektgruppen Projektleder: Journalleder Karin Termannsen, Nordjyllands Amt Projektdeltagere: Uffe Westerberg, Nordjyllands Amt Dave Fischer, Nordjyllands Amt Rikke Hyttel, Nordjyllands Amt Kirsten Rosted, Nordjyllands Amt Helle Bangsgaard Nielsen, Nordjyllands Amt Ph.d.-studerende Henriette Schjøth, Syddansk Universitet Samfundsredaktør Søren Wormslev, Nordjyske Medier Redaktionschef Bruno Ingemann, DR Nordjylland Direktør Nils Mulvad, Dansk Institut for Computerstøttet Journalistik Projektgruppen har i fællesskab ansvar for denne rapport. Afdelingsforstander Oluf Jørgensen, Danmarks Journalisthøjskole, har bistået med rådgivning. 3. Postlistens historie Der blev i 1997 truffet beslutning om, at Nordjyllands Amt ville offentliggøre åbne postlister i relation til indgående post, der journaliseres på emnesager. De åbne postlister for indgående post har derved været praktiseret i ca. fem år. De åbne postlister for udgående post har eksisteret et år. Juridisk Kontor i Nordjyllands Amt udarbejdede i 1997 retningslinier for indholdet af journalens dokumentresuméer til de åbne postlister for indgående post. Retningslinierne er med jævne mellemrum blevet tilpasset de ændringer som sker undervejs i amtets forretningsområde samt andre ting NJA er blevet klogere på i medens NJA har haft åbne postlister. Disse retningslinier er vedlagt som bilag. 20. januar

4 Fra mediernes side var der fra starten tilfredshed med amtets praksis. Hvor andre myndigheder enten havde lidt tilfældige regler for, hvad der kom på postlisten, var der i Nordjyllands Amt tale om klare regler. Andre myndigheder havde også regler, men nogle steder blev der kun lagt dokumenter på postlisten, hvis de på forhånd var fundet at opfylde offentlighedslovens regler. I Nordjyllands Amt var der tale om en hel anden indgang, nemlig Nordjyllands Amt vil være et åbent amt, og at alt derfor skulle på postlisten, bortset fra det, der af hensyn til tavshedsregler skulle undtages. Dvs. at amtet lagde mange dokumenter på listen, som man efterfølgende måtte sige nej til at videregive. Disse dokumenter var hos de fleste andre myndigheder slet ikke at finde på postlisten. Generelt har det vist sig, at medierne har haft stor glæde af postlisterne. Der er ikke i denne forbindelse lavet en optælling af de historier, der udspringer af postlisterne. Men der er enighed blandt de deltagende medier om, at postlisterne spiller en meget stor rolle i den daglige nyhedsdækning. På konferencer om elektronisk aktindsigt har repræsentanter for Nordjyllands Amt og de nordjyske medier da også ofte optrådt med deres erfaringer. Hos andre myndigheder har der ikke været de samme positive erfaringer med mediernes brug af postlister. Det kan ikke kun tilskrives postlisternes opbygning, at der er denne forskel. Medierne i Nordjylland har i mange år haft en omfattende brug af aktindsigtsregler og har været meget aktive med at opsøge egne historier via bl.a. postlister. Man kan derfor ikke umiddelbart slutte, at medierne andre steder ville gå i gang med samme omfattende brug af postlisterne som i Nordjylland, hvis myndighederne kopierede metoden. Formentlig vil der være tale om en proces over flere år, hvor myndigheder, medier og offentlighed skulle vænne sig til de nye muligheder. 4. Definition af post hvad kommer på postlisten Postlisten er et resultat af journalisering. Formålet med denne journalisering er ensartet datafangst, og at sagsbehandlere skal have adgang til alle de informationer, de har brug for. Journaliseringen skal desuden understøtte og forbedre sagsbehandlingen. Og den skal fungere som kontrol med sagsbehandlingstider. I projektgruppen udspandt der sig en længere diskussion om definitionen af journalmateriale. Definitionen fra amtets side er, at journalmateriale er noget, der gøres til genstand for direkte sagsbehandling i amtet. Andet skal ikke registreres i journalen. 20. januar

5 For eksempel betyder det, at referater fra Amtsrådsforeningen kun er journalmateriale, hvis de afføder en sagsbehandling i amtet. Ellers må åbenheden i den type materiale sikres et andet sted i dette tilfælde hos Amtsrådsforeningen. Journalister vil selvfølgelig gerne have en nem adgang til den slags dokumenter eller til for eksempel dokumenter fra institutioner under amtet. Alligevel tilsluttede de journalistiske repræsentanter sig synspunktet, at det afgørende kriterium er, om der sker en sagsbehandling i amtet. Er der tale om institutioner under amtet gælder samme kriterium, nemlig om et brev efterfølgende sagsbehandles i amtet. Gør det skal det på postlisten gør det ikke, skal det ikke. Her er der også spørgsmålet om amtsrådspolitikeres deltagelse i bestyrelser. Her er der i de fleste tilfælde kun en udpegningssag og ikke en løbende sag, og da er det kun udpegningen, der skal på listen. Oplysningerne må derefter findes som et punkt på de amtskommunale dagsordener/referater. Vi skal netop ikke have alt på postlisten. Der er enighed om, at det fortsat er tavshedspligten, der skal styre, hvad der ikke kommer på listen. Postlisten er således ikke en liste over dokumenter, der er aktindsigt i. Det er en liste over sendt og modtaget post, hvor der kun mangler oplysninger, som er nødvendige at fjerne på grund af tavshedspligten. På lang sigt bør det ifølge medie-repræsentanters synspunkt være en informationspligt for alle myndigheder at føre en postliste ud fra dette kriterium. Dvs. al post og kun begrænset af tavshedspligten. Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der skal udelades af postlisterne, er det relevant konkret at tage udgangspunkt i forvaltningslovens 27 om tavshedsbelagte oplysninger, forvaltningslovens 28 vedrørende oplysninger, der kun i begrænset omfang må videregives til anden forvaltningsmyndighed og endelig opregningen i Persondatalovens 7 og 8 af følsomme oplysninger. Der vil her være tale om fortrolige oplysninger eller om oplysninger, det er nødvendigt at hemmeligholde af hensyn til offentlige eller private interesser. og telefax bliver naturligvis betragtet som almindelig post og optræder derfor på postlisten på samme måde som al anden post. Indholdet i Journalsystemet (postlisten) omfatter emnesager, klientsager og personalesager. Disse tre typer af sager gennemgås efterfølgende. 20. januar

6 5. Emnesager Postlisten bestod ved projektgruppens start af al indgående og udgående post fra emnesagerne i Journalsystemet - dog undtaget de sager eller dele af sager, der indeholdt fortrolige oplysninger, som skal beskyttes. Undtaget er også de dokumenter, hvor Nordjyllands Amt ikke er den ansvarlige myndighed her kan eksempelvis nævnes Jordbrugskommissionen, Videnskabsetisk Komité mfl. En del af udvalgsarbejdet har drejet sig om at undersøge konkret, hvilke sager der undtages. Amtet har i den anledning foretaget en optælling af indgående og udgående post inden for emnesager i maj, juni og august Åben postliste Intern postliste Interne postliste som andel af samlet post (procent) Indgående Indgående Indgående Udgående Udgående Udgående I alt Maj Juni August Maj Juni August En optælling fra juni måned viser hvilke typer af post, der var at finde på den interne liste: Typer Antal indgående Antal udgående Fejl Aftaler/forhandling Udbud før tildeling 22 9 Arbejdsskader 38 5 Ansættelsessager 0 14 Breve sendt inden for huset januar

7 Fejloprettet 9 11 Annonceordrer Teknik & 0 35 Miljø Andet 5 7 I alt Der er en forskel i de to opgørelser i det samlede antal af interne breve i juni måned. Det skyldes, at der på den generelle oversigt også indgår testsager, som er sager, der ikke underkastes sagsbehandling. Projektgruppen gennemgik de forskellige typer. Vi fandt ud af, at de fleste sagstyper fra den interne liste kan flyttes over på den åbne postliste, dels kan fejl begrænses, dels kan sager anonymiseres. Ansættelsessager (indkaldelse til samtale) kommer på listen med det samme. Ikke alle annonceordrer kommer på, men de fleste gør. Endelig kan sager som udbud før tildeling offentliggøres efter et stykke tid. Dvs. de knyttes til journalnummeret, der efter den endelige afgørelse gøres åben. Omkring aftaler og forhandlinger nåede udvalget ikke en enig løsning. Her er amtets argument, at der kan køre flere sideløbende forhandlinger på samme sag. Administrativt vil det ikke være muligt at foretage en konkret vurdering i forhold til hvert enkelt dokument vedrørende forhandling om, hvorvidt dokumentet relaterer sig til en indgået eller ikke indgået aftale. Det vil derfor ikke være muligt at åbne automatisk for en sag efter endt forhandling, da det kan afsløre noget inden for andre og ikke færdiggjorte forhandlinger. Fra journalistisk side kan der omvendt være tale om, at man kan frygte, at en myndighed vil bruge dette til at skjule noget for eksempel som i Farum. Fra juridisk side blev det tilføjet, at oplysninger om forhandlinger forud for endelig aftale aldrig vil kunne figurere på postlisten - førend den endelige aftale foreligger. Under alle omstændigheder vil den endelige aftale, uanset politisk behandling eller ej, komme på postlisten hvorefter der vil kunne søges om aktindsigt i samtlige dokumenter i sagen. Dvs. at disse dokumenter forud for den endelige aftale fortsat er undtaget på postlisten. Med en sådan praksis, som nu indføres, skulle det meste post kunne ende på den åbne liste i hvert fald efter et stykke tid. Endelig konkluderer projektgruppen, at det vil være godt at holde et møde en gang årligt, hvor man i fællesskab gennemgår statistik og argumenter for de dokumenter, der 20. januar

8 kommer på den interne liste. Hensigten skal være at gennemgå begrundelserne for at prøve at få åbnet for så meget som muligt. 6. Klient- og personalesager Postlisten medtog ved projektstart ikke klientsager og personalesager. Både personalesager og sager i klientdelen af journalsystemet oprettes med såvel personnummer som med journalnumre. Hensigten i udvalgsarbejdet har været konkret at gennemgå disse sager for at se, hvilke der kan komme på den åbne postliste. Men efter diskussioner er det endt med, at økonomiudvalget i Nordjyllands Amt den 16. december besluttede generelt at lægge klient- og personalesager på den åbne postliste. Der vil selvfølgelig være undtagelser, men frem for at gætte sig til, hvad der kunne være tale om, er medlemmerne i projektgruppen blevet enige om, at man efter nogle måneder konkret vil gennemgå systematikken i behandlingen af disse sager efter akkurat samme tankegang som for emnesagerne, som er beskrevet ovenfor. Nordjyllands Amt har efterfølgende besluttet, at processen omkring afklaring af, hvilke informationer der skal offentliggøres på postlisten i forhold til klient- og personalesager, skal starte i de enkelte afdelinger og sektorer. Medarbejderne bliver dermed inddraget fra starten, dels fordi denne type sager er forskellig fra emnesager, dels fordi journalisering af klientsager foregår decentralt. Ikke mindst vil det skabe et ejerskab i organisationen til den nye metode. Princippet for, hvad der skal være i den åbne del af disse sager (både klient- og personalesager), er, at sagsnavn og afsender/modtager anonymiseres (fjernes), mens journalnummer og indhold bliver bevaret åbent. Med de nuværende bestemmelser i Offentlighedsloven om personalesager er der generelt store begrænsninger i indsigten. De bør justeres i forbindelse med en revision af offentlighedsloven. Der vil blive udarbejdet særskilte retningslinier for indholdet på postlisterne for klient- og personalesager. 7. Referater og dagsordener for udvalg Eftersom postlisten nu i langt højere grad bliver indgangen til amtets journalsystem, er der grund til at udvide den til andre dele af amtets virksomhed, så det helt generelt bliver lettere at få indsigt i sager. Derfor lægges dagsordener og referater for amtets udvalg ind 20. januar

9 i oversigtssystemet. Det gør det lettere at følge forløbet i sagerne, idet man ikke skal lede i to forskellige systemer. I praksis bygges søgemuligheder i referater og dagsordener op efter samme principper som i postlisten. Konceptet omkring dagsordener og referater er ikke helt færdigudviklet. Der arbejdes videre med færdigudviklingen i første halvdel af Søgemuligheder i den nye sagsoversigt I forbindelse med projektet har amtet ændret sit søgesystem til postlisten. I praksis bliver der tale om en teknisk løsning på konklusionerne om ny åbenhed, som projektgruppen er nået frem til. Systemet er færdigudviklet og er i øjeblikket ved at blive testet internt på amtet. Der ventes åbnet for offentlighedens adgang i 1. kvartal Frem for blot at være en postliste er det nye system en sagsoversigt. Følgende nye muligheder indføres: Det bliver muligt at få en oversigt over samtlige dokumenter i en sag, undtaget er dog interne notater. Dagsordener og referater fra udvalg, samt åbne bilag hertil, kommer forventeligt med fra begyndelsen giver god oversigt over en sag. Der kommer på et tidspunkt mulighed for at klikke en del dokumenter frem direkte på skærmen. Andre, hvor der er tvivl om aktindsigt, må man stadig bede om. Der bliver i løbet af 2003 åbnet for klient- og personalesager. Sagsbehandlere optræder med direkte telefon og på listen Folk kan lægge en søgning ind og få mail, når der sker mere i sagen, dvs. at der kommer et nyt dokument. Denne funktionalitet forventes i løbet af Amtets journalliste ligger elektronisk i systemet. Det gør det muligt at søge på bestemte typer af sager og få oversigt over dem. Der kan også søges på journalbegyndelsestal og dermed skaffes overblik over alle sager fra en forvaltning. Der kan veksles mellem kort og lang visning for både postlister og udvalg. Der kan søges i indgående postliste, udgående postliste, udvalgsdagsordener og -referater og alt på en gang. 20. januar

10 Der kan søges i alle bøjninger og endelser af et ord, for eksempel vil privathospital også give privathospitaler. Der kan søges efter dato og inden for en tidsperiode. Der kan laves fritekstsøgning og efter definerede emneord - så man kan søge efter foruddefinerede ord, som tilbydes, og som er identiske med de emneord, som amtet journaliserer efter. Eksempelvis grundvand og forurenede grunde. 9. Andre forhold om elektronisk aktindsigt I dag optræder notater ikke på postlisten, da disse bliver betegnet som interne. Baggrunden er, at notaters status og håndtering umiddelbart ikke synes ensartet i amtets forvaltning. Journalisterne udtrykte ønske om, at notater optræder på sagslisten. I DG Environment under EU-Kommissionen er der adgang til interne notater. Der er dog en vis skepsis mod den fra embedsmændenes side, fordi den har flyttet en del af politiklægningen over til mundtlige diskussioner. Journalister er dog generelt tilfredse med den i DG Environment. Projektgruppen mener, at der er behov for klare retningslinier om, hvad notater er, og hvordan de registreres. Herudfra bør man konkret se på, hvad der kan komme med på en postliste, og hvad der kan udleveres. Der var enighed om, at det pågældende system ser ud til at være en god generel indgang til myndighedernes sager etc. For at systemet giver en endnu bredere indgang til myndigheden, er der en ide i, at også databaser og lokalplaner på længere sigt kommer ind i systemet. Men det må afprøves og afklares i en senere sammenhæng. Endelig er der regnskab og regnskabsbilag. Muligvis kan det også komme ind i et tilsvarende system, men også det bør afklares i anden sammenhæng. 20. januar

11 10. Konklusioner Projektgruppens gennemgang af Nordjyllands Amts postliste er endt med en teknisk og juridisk model for elektronisk aktindsigt. Både embedsmænd, politikere, journalister samt pressejurister er enige i denne model. Den er en praktisk løsning på mange af de spørgsmål og muligheder, som den nye teknik giver. Der er dog stadig et par spørgsmål tilbage, som der ikke opnåedes enighed om. Det drejer sig om post om aftaler og forhandlinger. Vi nåede ikke at afklare interne notater, og vi besluttede at foretage en senere gennemgang af, hvad der rent faktisk undtages inden for klient- og personalesager. Men projektgruppen har løst spørgsmål om definition af post, alle andre undtagelser fra emnelisten end forhandlinger, at der skal findes en model for at åbne for klient- og personalesager, at få en oversigt over sager med sammenhæng til udvalgsbehandling, samt fået lagt medarbejderes direkte telefonnumre og -adresser ind i systemet. 11. Bilag Nordjyllands Amt Direktionssekretariatet Juridisk Kontor 10. januar 2003 Retningslinier for indholdet af postlisterne 1. Baggrund Der blev i 1997 truffet beslutning om, at Nordjyllands Amt ville offentliggøre åbne postlister i relation til indgående post, der journaliseres på emnesager. I 2002 blev postlisterne udvidet til også at omfatte udgående breve. 20. januar

12 Juridisk Kontor udarbejdede i 1997 retningslinier for indholdet af journalens dokumentresuméer til de åbne postlister for den indgående post. Retningslinierne blev allerede dengang udarbejdet med henblik på, at kunne tilbyde såvel indgående, som udgående postlister. Disse retningslinier er derfor stadig relevante. I mellemtiden er der sket lovændringer, samt indsamlet erfaringer ved håndteringen af både indgående og udgående postlister. Retningslinierne er derfor løbende blevet revideret. Retningslinierne er udarbejdet, så de kan anvendes i relation til alle dokumentresuméer, uanset om de produceres i journalen eller hos den enkelte sagsbehandler. Der er således taget højde for udeladelse af fortrolige oplysninger. 2. Formål Formålet med de åbne postlister er at skabe større synlighed, tilgængelighed, gennemsigtighed og tillid i forhold til amtets arbejde. Visionen er at borgerne i Nordjyllands Amt skal bo i det mest åbne amt. Amtets arbejde skal ved at være synligt og nærværende, motivere borgerne til aktivt at deltage i de regionale beslutningsprocesser, deres udførelse og kontrol, og således medvirke til at styrke demokratiet. Udgangspunktet er derfor, at så meget som muligt lægges på postlisterne. Amtet har samtidig en forpligtelse til at beskytte de borgere, om hvem, der er oplysninger, som ikke må eller ikke bør komme til offentlighedens kendskab. Der er også visse oplysninger, der er tavshedsbelagte af hensyn til offentlige interesser. Åbenheden må således ikke ske på bekostning af tavshedspligten om borgere, virksomheder og andres private og fortrolige forhold. På amtets hjemmeside angives, at borgeren har mulighed for at klage til Datatilsynet over de oplysninger, der vedrører den pågældende og som offentliggøres på postlisterne. Der er ikke pligt til at amtet i udgående breve oplyser, at der føres åbne postlister. Det vurderes, at det vil være uhensigtsmæssigt at oplyse dette i brevene. Begrundelsen er, at oplysningen rent faktisk kan få den modsatte effekt og skabe mere forvirring end være til gavn i forhold til den enkelte borger. 20. januar

13 Ved vurderingen af hvilke oplysninger der skal udelades af postlisterne, er det relevant at tage udgangspunkt i forvaltningslovens ' 27 om tavshedsbelagte oplysninger, forvaltningslovens ' 28 vedrørende oplysninger, der kun i begrænset omfang må videregives til anden forvaltningsmyndighed og endelig opregningen i Persondatalovens ' 7 og ' 8 af følsomme oplysninger. Der vil her være tale om fortrolige oplysninger eller om oplysninger, det er nødvendigt at hemmeligholde af hensyn til offentlige eller private interesser. 3. Sagstyper på postlisten 3.1. Emnesager Postlisten består af al indgående og udgående post fra emnesagerne i Journalsystemet - dog undtaget de sager eller dele af sager, der indeholder fortrolige oplysninger, som skal beskyttes Klientsager og personsager Postlisten medtager ikke klientsager og personsager. I december 2002 blev det politisk besluttet at udvide postlisterne til også at omfatte disse sagstyper. Udarbejdelse af retningslinier for klient- og personalesager påbegyndes i Fortrolige oplysninger En oplysning er fortrolig, når den er betegnet som sådan ved lov, eller når det i øvrigt er nødvendigt at hemmeligholde den, for at varetage væsentlige hensyn til offentlige eller private interesser. Fortrolige oplysninger skal altid udelades af postlisterne! 4.1 Interessebegrundet hemmeligholdelse Offentlige interesser Visse offentlige interesser kan begrunde hemmeligholdelse af oplysninger. En række eksempler herpå findes i forvaltningsloven, så når følgende offentlige interesser berøres, skal oplysningerne udelades af dokumentresuméet: $ rigets sikkerhed, forsvar og udenrigspolitiske interesser $ forebyggelse, efterforskning og forfølgelse af lovovertrædelser: 20. januar

14 Herunder hører eventuelle henvendelser til eller fra politiet, i sager hvor amtet har indgivet politianmeldelse for overtrædelse af særlovgivningen. $ offentlig kontrol-, regulerings- og planlægningsvirksomhed: Herunder hører politisk og økonomisk planlægning. - Nogle henvendelser til eller fra amtet i denne forbindelse skal udelades, - da den politiske blev offentliggjort på postlisten. Herunder hører ligeledes henvendelser fra offentlige instanser, som foretager kontrol. - Eksempelvis hvis skattevæsenet henvender sig til sygesikringen for at kontrollere indberetninger o.lign. Sådanne henvendelser bør anonymiseres,for at Skattevæsenet kan udøve en egentlig kontrol. $ offentlig økonomi og forretningsvirksomhed: Herunder hører oplysninger om: - Udbud og kontraktsindgåelse mv., det vil sige f.eks.: - køb og salg af fast ejendom eller løsøre - leje og udleje - tilbud i henhold til offentligt udbud/ EU-udbud. - forhandlinger om løn- og personaleforhold. Henvendelser fra faglige organisationer om generelle spørgsmål om personaleforhold bør blot angives som henvendelse fra en navngiven organisation, men uden nærmere angivelse af, hvad henvendelsen vedrører. - Når kontrakten er endeligt på plads, bør oplysninger om kontraktens indgåelse offentliggøres, medmindre det kan skade en fremtidig forhandlingsposition. Efter konkret skøn bør specielle kontraktsvilkår og evt. prisniveau dog i visse tilfælde ikke offentliggøres Private interesser Der er to kerneområder, hvor private interesser bliver berørt i en sådan grad, at hemmeligholdelse er påkrævet. Der kan være tale om personers eller selskabers rent private eller interne forhold. Derudover kan det være personers eller selskabers tekniske fremgangsmåder, drifts- eller forretningsforhold Personers eller selskabers private eller interne forhold Når der er tale om personers eller selskabers private eller interne forhold, er der en række oplysninger, som skal udelades af dokumentresuméerne: $ oplysninger om race, religion, hudfarve, om politiske, fagforeningsmæssige, andre foreningsmæssige, seksuelle eller strafbare forhold samt oplysninger om helbred, væsentlige sociale problemer eller misbrug skal altid udelades 20. januar

15 - For så vidt angår foreningsmæssige forhold, er tilknytning til mere hobbybetonede foreninger, som f.eks. idrætsforeninger ikke i almindelighed en fortrolig oplysning, men kun medlemskab af mere holdningsprægede/ holdningsdannende foreninger. $ oplysninger, der efter almindelig opfattelse i samfundet ikke bør komme til offentlighedens kendskab: Herunder hører eksempelvis oplysninger om: - Indtægts-, arbejds-, uddannelses- og ansættelsesmæssige forhold - Adresse, hvis denne afslører mere private forhold - eksempelvis hvis adressen er et hospital, fængsel el. lign. - Indirekte afslører et klientforhold. - Interne familieforhold. Herunder oplysninger om samlivsproblemer o.lign. - At en given person er ansøger til en opslået stilling. Det må ikke fremgå hvem ansøgeren er, men kun at der er tale om ansøgning til en given stilling. Fælles for alle eksempler er, at såfremt det er muligt at foretage tilstrækkelig anonymisering af oplysningerne, så man ikke kan identificere de enkeltpersoner, som dokumenterne indeholder fortrolige oplysninger om, vil dokumentet i anonymiseret form kunne lægges på postlisten Personers eller selskabers tekniske fremgangsmåder, drifts- eller forretningsforhold Hvis offentliggørelse medfører nærliggende risiko for økonomisk tab for den person, oplysningerne vedrører, bør oplysninger af denne karakter udelades. Der kan være tale om: $ oplysninger om nye og hidtil ukendte produktionsmetoder $ oplysninger, der på anden måde skader konkurrenceevnen eller afsætningsmuligheder -Der eksisterer specielle regler for hvilke oplysninger, der må offentliggøres i forbindelse med udbud og licitation. -Generelt kan det være svært at vurdere hvorvidt, der foreligger nogen risiko, og derfor bør oplysninger af sådan karakter udelades af dokumentresuméerne. 5. Generelt om særlige sagstyper Der er specifikke sagstyper, som skal beskrives med lempe. Der opstilles overordnede retningslinier for disse. Men det bør understreges, at de enkelte sager derudover konkret må vurderes i forhold til ovenfor anførte. 20. januar

16 5.1. Klagesager Der bør anvendes standarder for de postlister, der udarbejdes i forbindelse med klagesager. Klagesagens faktiske omstændigheder bør ikke angives nærmere i dokumentresuméet. For indgående post kan det angives: $ at der er indgivet en klage $ hvem der har klaget (part, anden borger, organisation/forening eller institution) - Klager i sociale sager kan dog ofte indeholde direkte eller indirekte fortrolige oplysninger, således at klagerens navn ikke bør fremgå af postlisten. F.eks. forældre, der klager over den institution, hvor deres barn er anbragt. - Klagesager på sundhedsområdet vil typisk indeholde direkte eller indirekte fortrolige oplysninger om helbredsforhold, således at klagerens navn ikke må fremgå af postlisten. $ hvem klagen er indgivet til (amtsborgmester, forvaltning eller institution) $ hvad klagen vedrører (politisk beslutning, sagsbehandling, drift eller andet) For udgående post kan det angives: $ at der er tale om svar på indgivet klage $ at der er givet helt/ delvist medhold, eller at klagen er imødegået 5.2. Udbuds- og licitationssager For denne type af sager henvises til særlige retningslinier for journalisering og forholdet til postlisterne, som er udarbejdet som et særskilt sæt retningslinier. Medarbejdere, der har behov de særlige retningslinier, vil få disse udleveret Ansøgningssager på sundheds- og socialområdet Mange ansøgningssager indenfor sundheds- og socialområdet findes i journalens klientdel og er derfor ikke omfattet af postlisterne. Derudover findes der generelle ansøgningssager blandt andet vedrørende tilskud fra offentlige puljer eller støtte til forskellige projekter, der journaliseres som emnesager, og som derfor kan angives på postlisterne Ansøgning om tilskud fra offentlige puljer Ved ansøgninger om tilskud fra offentlige puljer, vil ansøgerens identitet ikke blive hemmeligholdt, uanset om ansøgeren er en forening/ privatperson eller andet. 20. januar

17 For indgående post kan det angives: $ at der indgivet ansøgning $ hvem der har indgivet ansøgning $ hvilken forvaltning ansøgning er indgivet til $ hvad der er ansøgt om $ eventuelt i henhold til hvilken lovbestemmelse ansøgning er indgivet For udgående post kan det anføres: $ at der er tale om svar på ansøgning $ at ansøgning er efterkommet eller afslået -Begrundelse for amtets stillingtagen udelades Ansøgning om støtte til gennemførelse af projekter I visse tilfælde vil det være nødvendigt at hemmeligholde visse oplysninger i en ansøgningssag om støtte til gennemførelse af projektet, på grund af forretningsmæssige eller andre hensyn til projektets indehaver. Det kan således være nødvendigt at oplysninger om en ansøgers navn eller projektets navn/ indhold ikke fremgår af postlisten. For indgående post kan angives: $ at der er indgivet ansøgning $ eventuelt hvem der har ansøgt -Hvis et projekt ud fra f.eks. forretningsmæssige hensyn bør beskyttes imod offentlighedens kendskab, skal navnet på ansøgeren udelades. $ hvilken forvaltning ansøgning er indgivet til $ eventuelt hvad der er ansøgt om - Hvis det er nødvendigt ud fra ovennævnte hensyn at udelade visse oplysninger om ansøgers navn og projektets nærmere indhold kan ansøgningens karakter eventuelt beskrives generelt/ neutralt. $ eventuelt i henhold til hvilken lovbestemmelse ansøgning er indgivet For udgående post kan det anføres: $ at der er tale om svar på ansøgning $ at ansøgningen er efterkommet eller afslået - Begrundelse for amtets stillingtagen udelades. 20. januar

18 5.4. Sager hvori amtet har indgivet politianmeldelse Der er særlige hensyn at tage i sager, hvor amtet har indgivet politianmeldelse for overtrædelse af særlovgivningen, jfr. ovenfor pkt Der kan være tale om, at den anmeldelsen vedrører er eller vil blive sigtet, derfor må anmeldelsen kun optræde på postlisten i fuldstændig anonymiseret form. Dette indebærer, at både sagsnavn, afsender/modtager og journalnummer skal udelades. Der kan i en sådan sag være tale om en henvendelse til eller fra politiet vedr. efterforskningsmateriale etc. Da det ikke kan udelukkes, at der kan ske en vis form for identificering af den anmeldte person, hvis blot politikredsen anføres, bør det heller ikke fremgå hvilken politimester, anmeldelsen er tilsendt. Der må således af dokumentresuméet kun fremgå: $ at politiet har rettet henvendelse til den pågældende forvaltning eller omvendt i efterforskningsmæssig henseende 5.5. Civile retssager og voldgiftssager, hvor amtet er part i sagen Civile retssager og voldgiftssager, som amtet er involveret i, udelades ikke fra postlisterne. Som udgangspunkt kan breve i disse sager godt komme på postlisten. Dog kan der konkret være processuelle hensyn, f.eks. i forbindelse med amtets korrespondance med egen advokat. Hvor der er processuelle hensyn at tage, må kun fremgå: $ at der er tale om korrespondance mellem en advokat el.lign. og den pågældende forvaltning i forbindelse med civilt søgsmål eller voldgiftssag -Sagens nærmere omstændigheder, og hvad dokumentet konkret drejer sig om bør ikke fremgå af dokumentresuméet Ansættelsessager I forhold til ansættelsessager er der forskellige beskyttelseshensyn at varetage. Det er vigtigt, at det ikke fremgår af postlisten, hvem der har ansøgt om en opslået stilling. Beskyttelseshensynet er den enkelte ansøger, som f.eks. måtte være ansat i en anden stilling. Det samme hensyn gør sig gældende i forhold til afslag. Det er derfor nødvendigt at anonymisere ansøgeren. Kvitteringsskrivelser journaliseres p.t. ikke i journalen - der er imidlertid intet til hinder for, at man selv journaliserer disse. Hvis man vælger at journalisere kvitteringsskrivelserne, er det vigtigt at anonymisere afsender/modtager. 20. januar

19 For indgående post kan det angives: $ hvilken stilling der er tale om (sagsnavn) $ Indkaldelse til samtale (Afsender/modtager skal anonymiseres) $ at der er tale om en ansøgning (afsender/modtager skal anonymiseres) For udgående post kan det angives: $ hvilken stilling der er tale om (sagsnavn) $ stillingsopslaget/annonceskrivelsen til Andersen og Blæsbjerg $ antallet af kvitteringsskrivelser (såfremt disse journaliseres) $ antallet af afslag på ansøgninger ( afsender/modtager skal anonymiseres) 5.7 Aktindsigt i personalesager Breve i forbindelse med konkrete personalesager går ikke på de åbne postlister. Ved aktindsigt i personalesager skal der skelnes mellem aktindsigt i egen personalesag og aktindsigt i en anden persons personalesag. Aktindsigt i egen p-sag journaliseres på p-sagen, og kommer således ikke på postlisten Aktindsigt i en anden persons personalesag (p-sag) Henvendelser om aktindsigt i andres p-sager oprettes som en emnesag og kan som udgangspunkt godt komme på postlisten. Men da der kun vil være begrænset adgang til aktindsigt, og på grund af afgrænsningsmæssige vanskeligheder, bør identifikationsoplysninger om den ansatte, der ønskes oplysninger om og den ansattes stilling udelades. For den indgående post bør det derfor kun angives: $ hvem der anmoder om aktindsigt $ at der er tale om anmodning om aktindsigt i en personalesag For den udgående post kan det angives: $ hvem der anmoder om aktindsigt $ at anmodningen er helt/delvist imødekommet eller afslået. 20. januar

20 5.8. Forsikringssager For forsikringssager gælder det, at oplysninger om, at en navngiven person har pådraget sig en skade typisk vil indeholde fortrolige oplysninger. Generelt må postlisternes dokumenter med tilknytning til forsikringssager ikke indeholde oplysninger om navn. Standarderne er følgende: For indgående post kan det angives: $ hvilken institution forsikringsanmeldelsen er knyttet til $ hvilken skade der anmeldes For udgående post kan det angives: $ at der i en sag under behandling indhentes supplerende oplysninger eller udtalelse fra sagkyndige og lign. $ at der er tale om svar på en skadesanmeldelse $ om anmodning om forsikringsdækning er efterkommet eller afslået 5.9. Tilsynssager Amtet er forpligtet til at føre tilsyn med en række institutioner. Der føres tilsyn med såvel amtets egne institutioner, private institutioner og private institutioner, som amtet har driftsoverenskomst med. Der er ingen standarder for disse sager på postlisten. De fleste tilsynssager kan angives på postlisterne ved at formulere dokumentresuméet, så der ikke kommer følsomme oplysninger ud. Dokumentresuméet bør dog ikke formuleres så generelt, at det bliver intetsigende. Som udgangspunkt kan institutionens navn også angives på postlisterne. Ved vurderingen af, om institutionens navn skal fremgå af postlisterne, skal der ikke sondres mellem, om der er tale om en af amtets egne eller en privat institution. Der skal som hovedregel ikke tages hensyn til, hvem der ejer institutionen. Ved private institutioner kan der dog være økonomiske og forretningsmæssige hensyn til institutionen, der kan medføre, at institutionens navn eller dokumentresuméet bør anonymiseres. 20. januar

21 6. I øvrigt Om oplysninger er så følsomme, at de skal hemmeligholdes vil i øvrigt være afhængig af, i hvilken sammenhæng de fremkommer. De enkelte oplysningers karakter, skal altid ske ud fra en vurdering af den helhed, som oplysningen indgår i. 7. Dokumentresuméets rolle i postlisten Dokumentresuméet indgår i postlisterne sammen med oplysninger om jour.nr., registreringsdato, sagsnavn, afsender/ modtager og sagsbehandler. Postlisten genereres gennem journalsystemet efter journalisering af ind- og udgået post. Hensigten er, at de åbne postlister i vid udstrækning skal have en brugbar informationsværdi uden, at amtet derved bryder sin forpligtelse til at hemmeligholde fortrolige oplysninger. Formålet med dokumentresuméet er at give en kort information om, hvad posten omhandler. Resuméet skal være kort og præcist, og samtidig skal der tages højde for, at visse oplysninger ikke må/ ikke bør komme til offentlighedens kendskab. De fortrolige oplysninger beskyttes ved at udelade dem af dokumentresuméet f.eks. ved at formulere resuméet mere overordnet. Hvis ikke det er nok kan man udelade modtagers/ afsenders navn og adresse, eller sagsnavnet eller journalnummer eventuelt i kombination. Kun hvor det ikke kan lade sig gøre at Aanonymisere@ dokumentet i tilstrækkelig grad, må Afølsom@ post holdes helt udenfor postlisten. Så uanset, at der er fortrolige eller følsomme oplysninger i dokumentet, udelukker det ikke automatisk, at relevante deloplysninger i dokumentet kan offentliggøres på postlisten. Dokumentresuméet skal give en kort information om, hvad posten omhandler. Det er vigtigt, at resuméet fortæller, hvad den afsendte skrivelse handler om, "standardresuméer" bør så vidt muligt undgås. På den anden side bør man heller ikke sætte så mange oplysninger i resuméet, at det bliver nødvendigt at anonymisere resten af indholdet på postlisten. Valget står ikke mellem på den ene side et "neutralt" dokumentresumé uden anonymisering eller et fyldigt dokumentresumé, hvor anonymisering af alle øvrige oplysninger bliver en nødvendighed. Det vil i langt de fleste tilfælde være muligt at formulere sig ud af et Afølsomt@ dokumentresumé, så det stadig har en god informationsværdi, uden at det er nødvendigt at skulle anonymisere resten. 20. januar

22 Rapport om postlister i Nordjyllands Amt. Sprog og grammatik i dokumentresuméet bør tilstræbes at være korrekt, og oplysninger og formuleringer, der kan opfattes som stødende eller uetiske, bør ikke anvendes. 8. Negativ liste Nedenfor opremses en række oplysninger som i henhold til ovenstående aldrig må fremgå af postlisterne: $ sikkerheds-, forsvars- og udenrigspolitiske oplysninger $ navne og faktiske oplysninger i sager, hvor amtet har indgivet politianmeldelse $ faktiske oplysninger om udbud eller forhandlinger vedr. køb og salg af fast ejendom eller løsøre $ priser i forbindelse med køb og salg af fast ejendom før handlen er afsluttet $ faktiske oplysninger vedr. forhandlinger om leje/udleje $ priser i forbindelse med leje/udleje før kontrakten er endelig på plads $ prisoplysninger i forbindelse med offentligt udbud/ EU-udbud eller kontraktsindgåelse $ oplysninger om, hvem der har afgivet tilbud ved offentligt udbud/ EU-udbud eller i forbindelse med anden kontraktsindgåelse $ oplysninger om: -race -religion -hudfarve -politiske forhold -fagforeningsmæssige forhold -visse andre foreningsmæssige forhold -seksuelle forhold -strafbare forhold -helbred -væsentlige sociale problemer -misbrugsproblemer Listen er blot en tjek-liste, så man er helt sikker på at forkerte oplysninger ikke fremgår af postlisterne. Ud over denne liste kan som ovenfor beskrevet en række andre oplysninger konkret være så følsomme, at de ikke bør fremgå af postlisterne. 20. januar

23 Rapport om postlister i Nordjyllands Amt. Der skal ALTID foretages en konkret vurdering i hvert enkelt tilfælde for at sikre, at resuméet er i orden. 20. januar

24 Rapport om postlister i Nordjyllands Amt. Nordjyllands Amt Nr.: PL001 Titel: Postliste søgeside Der er sandsynligvis behov for god tekstuel forklaring (indhold) til brugerne om søgemulighederne, bla. forklaring til journalnummer-opbygning Udkast Logo Der foretages OG Postliste (AND) søgning. Søgeside Dvs hvis flere felter er udfyldt skal alle kriterier være opfyldt for at generere søgeresultater Der kan søges i datointerval. Felterne preudfyldes dato fra postliste-projektstart til dags dato. Om Datoformat er dd-mmyyyy. Kontakt Amtet Institutioner Indeks Forside Søg Serviceområder Seneste nyt Politik Selvbetjening Fakta og tal Søgning: Journalnummer Sagsnavn Afsender/modtager Indhold Postretning Sagsbehandler Sagsbehandlerafd. Reg. dato fra Brevdatering fra Alle Natur og miljø til til Søg i Simpel pop-up med kort forklaring om jornalnummeropbygning For de 4 første inputfelter gælder at resultater fremkommer hvis felt indeholder (contains) søgestreng. Drop-down viser: Alle (default) Indgående Udgående Dagsordenspunkt Listen fremkommer ved udtræk fra database over samtlige mulige afdelinger, som har registreret postlister Nordjyllands Amt tlf: E-post: nja@nja.dk Ved klik på Søg valideres datofelter: Korrekt format Fra-dato <= til-dato 25. oktober 2002 Netcompany IT and Business Consulting 1 Store Kongensgade 70 DK-1264 København K 20. januar