Deltagere Vibeke Schrøder, afdelingssygeplejerske, Medicinsk afd. M, GLO (formand) Michael Thamdrup, leder af hjemmeplejen, Tårnby Kommune (formand)

Transkript

1 REFERAT Møde i: ERFA-gruppe Syd Somatik Dato: 18. januar 2019 Dato: 5. december 2018 Kl.: Sted: Taastrup Rådhus, Mødelokale D121 Bygaden Taastrup Deltagere Vibeke Schrøder, afdelingssygeplejerske, Medicinsk afd. M, GLO (formand) Michael Thamdrup, leder af hjemmeplejen, Tårnby Kommune (formand) Bente Johansen, koordinerende sygeplejerske, Ishøj Kommune Bettina Frithioff-Petersen, udskrivningskoordinator, Hvidovre Kommune Helle Falktoft, myndighedsleder, Københavns Kommune Helle Langberg, teamleder, Høje Taastrup kommune Lena Wivel, specialkonsulent, Patientforløb, AHH Lis Sørensen, samordningskonsulent, Patientforløb, AmH/GLO Louise Basse Friediger, sundhedsfaglig konsulent, Københavns Kommune Marie Engholm Hvitved, konsulent, Patientforløb, AHH (faglig sekretær) Nicoline van Riet, visitator, Albertslund Kommune Nina Hummelmose, udskrivningskoordinator, Københavns Kommune Afbud: Anita Blinkenberg, tværfaglig koordinator, Hvidovre Kommune Anne Andersen, områdeleder, Brøndby Kommune (orlov indtil ) Henriette Bager, specialkonsulent, Tværsektorielt samarbejde, Reg.adm. Louise Larsen, sygeplejekoordinator, Københavns Kommune Louise Søndergaard Ritzau, samordningskonsulent, Patientforløb, HvH Vibeke Hapiach Christensen, plejecenterchef, Københavns Kommune Laila Lavesen, områdeleder, Brøndby Kommune Helle Dahl, afdelingssygeplejerske, RH/GLO Maybrith Gronemann, rehabiliteringschef, Glostrup Kommune 1

2 Dagsorden 1. Velkomst med præsentationsrunde (inkl. valg af mødeleder) 2. Godkendelse af dagsorden 3. Punkt til drøftelse vedr. gensidig telefonisk tilgængelighed (fast punkt jf. kommissorium): Drøftelse med udgangspunkt i medlemmernes besvarelse af spørgeskema om kendte udfordringer og oplevet alvor: 1) Hvor ses der i særlig grad udfordringer og 2) forslag til konkrete tiltag med udgangspunkt i tidligere fremsendt notat fra regionsadm. (vedhæftet) 4. Punkt til drøftelse fra samordningskonsulenterne: Hjemmesygeplejen beder patienter bestille akuttid i ambulatoriet 5. Punkt til drøftelse fra samordningskonsulenterne: Hjemmesygeplejen anvender ikke redskabet Korrespondancemeddelelse, men giver i stedet patienterne en håndskrevet lap med 6. Udfordringer med brugen af kommunikationsaftalen på hospitalet og i kommunerne (fast punkt jf. kommissorium) 7. Gensidig videndeling og sparring siden sidst (fast punkt jf. kommissorium) fx vedr. yderligere koordinering, ændring af medicin, manuelle opdateringer og UTH 8. Status fra Den centrale koordinering 9. Status for implementering af CURA og Nexus i kommunerne i planområdet 10. Ny mødedato og sted for afholdelse (HUSK AT MEDBRINGE KALENDER TIL MØDET) 11. Eventuelt. 2

3 1. Velkomst og præsentationsrunde (og valg af mødeleder) Forventet varighed 5 minutter Mødet indledes med en kort præsentationsrunde bordet rundt. Herunder præsenteres konsulent Marie Engholm Hvitved, Patientforløb, AHH, der overtager sekretariatsfunktionen fra Lena Wivel, der har fået ekstra opgaver vedrørende almen praksis. Lena Wivel fortsætter som arbejdsgruppemedlem. Michael Thamdrup ledede mødet og bød velkommen. Derefter kort præsentationsrunde. Marie Engholm Hvitved, konsulent i Patientforløb, overtager sekretariatsfunktion af gruppen, og Lena Wivel indtræder som arbejdsgruppemedlem. 2. Godkendelse af dagsorden Forventet varighed 2 minutter Medlemmerne forespørges om kommentarer til dagsordenen. Bilag Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. 3. Gensidig telefonisk tilgængelighed (fast punkt jf. kommissorium) Forventet varighed 20 minutter Sundhedssekretariatet under Sundhedsaftalen skrev i juni 2018 til samordningsudvalgene i Region Hovedstaden og bad om, at udvalgene drøftede og implementerede en række initiativer i tilknytning til Kommunikationsaftalen. Ét af initiativerne vedrørte telefonisk tilgængelighed og er en opfølgning på en tidligere henvendelse til samordningsudvalgene (videregivet til ERFA-grupperne vedr. kommunikationsaftalen) om at sikre, at kommuner og hospitaler er telefonisk tilgængelige døgnet rundt, herunder at man møder en kvalificeret kontakt, uanset hvornår man henvender sig. 3

4 Aftalesekretariatet tog spørgsmålet om telefonisk tilgængelig op sidste år, men har valgt at tage emnet op igen, fordi der har været forlydender om, at der er stor forskel på, hvordan hospitaler og kommuner i regionen tolker telefonisk tilgængelighed. En arbejdsgruppe under sundhedsaftalesekretariatet har udarbejdet et notat, der beskriver de udfordringer med telefonisk tilgængelighed, som parterne har givet udtryk for, at de typisk oplever samt foreslår en række anbefalinger til, hvordan parterne kan sikre telefonisk tilgængelighed (se bilag). ERFA-gruppe Syd aftalte på denne baggrund på forrige møde via et spørgeskema at afdække de aktuelle udfordringer med telefonisk tilgængelighed, som opleves i Planområde Syd, hhv.: - Hvilke udfordringer parterne oplever - hvilke udfordringer, parterne finder særligt fremtrædende. Besvarelserne skal danne udgangspunkt for drøftelse i ERFA-gruppen på næste møde af 1) hvor ses der i særlig grad udfordringer og 2) forslag til konkrete tiltag. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd drøfter de indkomne status-besvarelser (deadline til Lena tirsdag den kl. 12) mhp. identifikation af de primære udfordringer med telefonisk tilgængelighed i hhv. hospital og kommuner - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd drøfter aftalesekretariatets forslag til konkrete tiltag (se bilag). Notat: Udfordringer og anbefalinger til at skabe telefonisk tilgængelighed. Michael Thamdrup indledte med at fortælle om baggrunden for punktet. Lena Wivel præsenterede tilbagemeldingerne fra kommuner og hospitaler. Se vedlagte bilag med sammenfatningen af tilbagemeldingerne fra ERFA-gruppens medlemmer. Disse tilbagemeldinger dannede baggrund for drøftelser af den telefoniske kontakt. Drøftelserne omhandlede både selve tilgængeligheden dvs. har vi let ved at få fat på hinanden? og også årsager til, at det kan være nødvendigt at benytte telefonisk kommunikation for eksempel forskellige fejl i udfyldning af dokumenter, it-systemfejl og nødvendighed pga. kompleksitet. De skriftlige tilbagemeldinger og drøftelserne afspejlede, at der stadig opleves fejl og plads til forbedringer både mht. selve tilgængeligheden og mht. indholdet i de meddelelser, der går på tværs af sektorer. Men der var samtidig en oplevelse af, at det går bedre end tidligere, hvilket også kan ses af de mange positive tilbagemeldinger. ERFA-gruppen var enige om, at den telefoniske kontakt fortsat er vigtigt, og aldrig vil kunne erstattes fuldt ud af elektronisk kommunikation. Især set i lyset af, at forløbene på hospitalerne bliver mere accelererede, og der derfor må forventes flere komplekse patienter udskrevet end tidligere. Men det er stadig væsentligt at se på, hvornår og hvordan den telefoniske kontakt bruges, så det bliver kvalificeret brug. 4

5 Louise Basse Friediger fortalte om, at man i Københavns Kommune har kørt et projektet Sikker sammenhæng med fokus på det tværsektorielle samarbejde. Dette har givet øget forståelse og kendskab mellem sektorer og har forbedret samarbejdet. Det blev drøftet, hvordan man kan bruge disse erfaringer i Planområde Syd, og der var et udbredt ønske om at igangsætte initiativer, der kan øge kendskabet til hinandens kompetencer og opgaver fx studiebesøg og introduktion af nye medarbejdere. Lena Wivel fortalte, at Samordningsudvalg Syd Somatik har igangsat et større forbedringsprojekt i Planområde Syd. Det vedrører det tværsektorielle samarbejde om indlæggelse og udskrivning. Foreløbig deltager AHH og 4 af optageområdets 10 kommuner. Som del heraf foretager parterne før jul audit af indlæggelser og udskrivelser med fokus på den elektroniske og telefoniske kommunikation mellem medarbejdere på hospital og i kommunerne. Denne audit vil give viden om udfordringer i samarbejdet. Som opfølgning herpå bliver der den 20. og 28. marts 2019 afholdt lærings-seminarer for medarbejdere fra begge sektorer. På baggrund af denne viden, der indhentes fra audit og seminarer, vil der blive igangsat forskellige initiativer. ERFA-gruppen afventer dette arbejde, inden der søsættes nye store initiativer til afhjælpning af udfordringer vedrørende telefonisk tilgængelighed. Det blev drøftet hvilke data, der kan bruges til at se på udviklingen i behovet for telefonisk kommunikation mellem kommuner og hospitaler, herunder formålet med data. En mulighed kunne for eksempel være at se på udviklingen i antallet af PFP er udfyldt med Behov for yderligere koordination fra primo 2017 og frem. Der ligger en masse data i Sundhedsplatformen, men udfordringen p.t. er at få overblik og ressourcer til at trække relevante data ud. Patientforløb undersøger mulighederne. For at forbedre samarbejdet, herunder telefonisk kontakt, er det en god ide at tage fat i problemstillingerne i de enkelte patientforløb, når det er muligt, så der fx gives feedback til hospitalet, når tidsfrister ikke overholdes. Bilag 1 Udfordringer og anbefalinger til at skabe telefonisk tilgængelighed blev drøftet kort. I dokumentet gives der anbefalinger til, hvordan den telefoniske tilgængelighed øges og kvalificeres, og der kan hentes inspiration til indsatser i den enkelte organisation. Det blev aftalt, at ERFA-gruppen på et senere tidspunkt gentager status-undersøgelsen, så udviklingen kan følges. 4. Hjemmesygeplejen beder patienter bestille akuttid i ambulatoriet Forventet varighed 10 minutter Kirurgisk ambulatorium oplever, at hjemmesygeplejerskerne beder patienterne om at ringe ind til ambulatoriet og få en akuttid (fx en patient, som får sårskifte af hjemmesygeplejersken, men er tilknyttet ambulatoriet). Imidlertid ved patienterne ofte ikke, hvad det er de skal med den akutte tid, når sygeplejersken på ambulatoriet spørger herom. 5

6 Personalet på ambulatoriet ønsker at det er hjemmesygeplejersken, som ringer ind på vegne af patienten således at det er muligt at vurdere, hvor akut behovet er også i relation til den generelle problemstilling, at parterne ikke kan bestille indsatser hos hinanden. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd drøfter problemstillingen. Bilag Samordningskonsulent Louise Ritzau, var ikke med til mødet, og kunne derfor ikke uddybe, hvor ofte det finder sted, og om det ofte er de samme kommuner. Der var en kort drøftelse, og kommunerne tager opfordringen med hjem. 5. Hjemmesygeplejen anvender ikke redskabet Korrespondancemeddelelse, men giver i stedet patienterne en håndskrevet lap med Forventet varighed 10 minutter Hospitalet ser uhyre sjældent en korrespondancemeddelelse fra hjemmesygeplejen i stedet bruger hjemmesygeplejen jævnligt at give patienten en håndskreven lap papir med, med budskabet. Men en håndskreven lap kan både være svær at læse og forsvinde undervejs. Det er dermed for usikker en kommunikationsform og ikke hensigtsmæssigt at ulejlige patienterne med at være budbringere af beskeder. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd drøfter problemstillingen. Bilag Sagen blev drøftet. Louise Friediger fra Københavns Kommune refererede igen til erfaringer fra projekt Sikker sammenhæng. Her har man haft opfølgning på CPR-niveau i alle patientforløb med oplevede fejl. Der blev derfor givet endnu en opfordring til, at der bliver taget direkte kontakt, når problemerne opstår. Hvidovre Kommune kunne fortælle, at de ansatte oplever en del usikkerhed omkring deres nye IT-systemet - både i forhold til, hvordan systemet bruges, og hvor beskeder lander. Derfor er der igangsat undervisning, der vil have fokus på både arbejdsgange og systemoplæring. 6

7 6. Udfordringer med brugen af kommunikationsaftalen på hospitalet og i kommunerne (fast punkt jf. kommissorium) Forventet varighed 15 minutter Fast punkt jf. beslutning i udvalget. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd drøfter, hvor vidt der opleves udfordringer med brug af kommunikationsaftalen på hospitalet og i kommunerne. Bilag Dette punkt blev slået sammen med punkt Gensidig videndeling og sparring siden sidst - fx vedr. yderligere koordinering, ændring af medicin, manuelle opdateringer og UTH (fast punkt jf. kommissorium) Forventet varighed 10 minutter Fast punkt, jf. aftale i udvalget. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd bordet rundt redegør for forhold vedr. yderligere koordinering, ændring af medicin, manuel opdatering og UTH mhp. videndeling og sparring. Ingen bilag. Yderligere koordinering blev drøftet under punkt 3. Medicin og manuelle opdateringer er et tilbagevendende fokuspunkter. Der er indgået nye aftaler på området, som vil indgå i den kommende e-læring se punkt Status fra Den centrale koordinering (fast punkt) Forventet varighed 5 minutter Kort orientering fra Den centrale koordinering siden sidst og sager i pipeline. - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd tager orienteringen til efterretning. 7

8 Ingen bilag. Michael Thamdrup orienterede om, at er er indgået nye aftaler/præciseringer til kommunikationsaftalen, der træder i kraft Disse omhandler: Yderligere koordinering, Udskrivning til plejehjem og E-læring. Kommunerne har fået den nye aftale tilsendt. Den havde en hård start med forkert trykte aftaler mm. Men det skulle der gerne være rettet op på. Michael Thamdrup har deltaget i et møde på regionsgården med fokus på de nye præciseringer/aftaler, hvor der blandt andet blev informeret om den kommende e-læring og nye elektroniske løsninger, der skal gøre aftalerne lettere tilgængelige. Onsdag den 12. december er udvalgte kommuner og hospitaler inviteret til Gentofte Hospital for at testkøre den nye e-læring. E-læringen vil blandt andet indeholde cases fx o/u 48 timer, med de udfordringer, der kan opstå i forløbene. Der vil yderligere blive udarbejdet materiale, som den enkelte medarbejder kan tilgå på mobile enheder. Her vil man kunne finde selve aftalen, lommekort, aftaler omkring medicin mm. Link til e-læring er efterfølgende sendt til ERFA-gruppens medlemmer. 9. Status for samarbejdet efter implementering af CURA og Nexus i kommunerne i planområdet Forventet varighed 10 minutter De sidste kommuner er kommet på de nye EOJ-systemer. Hvordan går det? Hvad oplever kommunerne? Og hvad oplever hospitalet? - at medlemmerne af ERFA-gruppe Syd udveksler erfaringer vedrørende samarbejdet efter implementering af ny EOJ-systemer. Ingen bilag. 13 kommuner (DSD kommunerne), heraf 2 fra Region Sjælland, er nu også kommet på Cura. Der er naturligvis udfordringer, da der både er tale om et nyt system og en ny måde at dokumentere på, fællessprog 3. Brøndby er kommet på Nexus, men det har været en hård opstart. Der var erfaringsudvekslinger kommunerne imellem. Nogle af udfordringerne er, at der skal læres nye arbejdsgange, at systemet er langsomt og ikke bygget til brug på stationære PC er, ligesom der savnes overblik i myndighedsfunktionen/visitationsdelen. 8

9 På Amager Hvidovre Hospital vil der 2. februar 2019 være en større opgradering af Sundhedsplatformen og overgang til LPR3 (Landspatientregister). Alt personale skal uddannes i løbet af januar. 10. Ny mødedato og sted for afholdelse (fast punkt) Forventet varighed 5 minutter Ny mødedato, tid og sted skal findes. - at ERFA-gruppe Syd aftaler nyt møde. Ingen bilag. Vibeke Schrøder tilbød, at næste møde kan holdes på Glostrup Hospital. Dato og tid: Torsdag den 14. marts kl Mødeindkaldelse er udsendt. 11. Eventuelt Ændring af midlertidige pladser Københavns Kommune I Københavns Kommune vil der ske en omstrukturering af de midlertidige pladser. Hver bydel har indtil nu haft midlertidige pladser, men fra 1. april 2019 vil der være to lokationer med midlertidige pladser. I Planområde Syd vil der fremover være midlertidige pladser på Vigerslevhus og i Byen vil det være Bystævneparken. Dette vil betyde færre pladser og mere accelererede forløb (fra gennemsnit på 4 uger til 2 uger). Dermed vil flere borgere komme direkte hjem efter indlæggelse. I kommunen vil man øge fokus på tryg hjemkomst, og ændringen vil betyde mere ensretning af kommunernes indsats i regionen. 9