Ordinær generalforsamling torsdag den 22. marts 2012 kl i klublokalet, Boelvej 10, 2830 Virum

Transkript

1 Referat af ordinær generalforsamling i Virum-Sorgenfri Tennisklub Ordinær generalforsamling torsdag den 22. marts 2012 kl i klublokalet, Boelvej 10, 2830 Virum Dagsorden ifølge vedtægternes 11: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for Det reviderede regnskab for Budget for VST og VSTC 2012 og fastsættelse af kontingenter og indskud. 5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer. 6. Valg af formand. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. Bestyrelsen for Virum-Sorgenfri Tennisklub er samtidig bestyrelse for Virum-Sorgenfri Tenniscenter (VSTC). Ad 1. Søren Bagger blev valgt som dirigent Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt, da han observerede, at indkaldelsen var på klubbens hjemmeside ultimo februar måned og i klubbladet, der udkom primo marts. Generalforsamlingen var dermed indkaldt med minimum 2 ugers varsel, som vedtægternes paragraf 10 tilsiger, og indenfor den krævede periode marts. Ad 2. Bestyrelsens beretning for 2011 fremlagt af formand Per Hillebrandt 2011 blev endnu et rigtig fint år for VST med mange aktiviteter for alle medlemsgrupper, gode sportslige resultater, velfungerende træning og et godt socialt liv i klubben. Igen i 2011 fik vi sat udendørssæsonen i gang med en standerhejsning i rigtigt flot vejr og med mange fremmødte. Anlægget Det var dog ikke et tegn på, at vejrguderne skulle være udendørssæsonen venligt stemt. Som bekendt havde vi en usædvanlig våd sommer. Vore grusbaner er heldigvis blevet gode til at klare den megen regn, og Per Tuft og vores banemand, Jacob, ydede som sædvanlig en meget stor indsats for at holde banerne spilleklar. Når vi er ved anlægget, vil jeg også nævne, at bane 1 i det sene efterår er blevet omlagt til grusbane. Det vil øge banekapaciteten til turneringer og træning, og ikke mindst give mulighed for en mere smidig afvikling af de mange holdkampe i de mest belastede weekender. Også i hallen foretog vi sidste år nogle forbedringer. For at undgå at lyset står tændt i hallen, når banerne ikke benyttes, genindførte vi systemet med, at lyset i hallen skal tændes ved at sætte en nøgle (brikken) på kontakten inde i hallen. Vi fik også installeret lysfølere til lyset i 1

2 omklædningsrummene og klublokalet. Endvidere blev omklædningsrum og andre lokaler malet i løbet af sommeren. Jeg vil også nævne, at vi fik opfyldt et stort ønske fra mange medlemmer om en ny automat med diverse fødevarer samt en ny drikkevareautomat. Jeg synes, at vi både har et udendørsanlæg og en tennishal, vi kan være ganske tilfredse med. På baggrund af mine kommentarer i sidste års beretning samt den efterfølgende debat besluttede bestyrelsen at lade en gruppe af frivillige arbejde med et nyt oplæg til en boblehal. Gruppen har i løbet af året arbejdet grundigt med et nyt samlet oplæg, men er endnu ikke klar med en præsentation. I april måned er der møde med repræsentanter fra kommunen både planafdelingen og idræts- samt fritidsforvaltning - så vi kan få en mere konkret ide om, hvordan de ser på projektet. Vi må nok samtidigt konstatere, at finansieringen af en boblehal er en stor og måske uløselig udfordring med den tilbageholdenhed, bankerne udviser med udlån. Sportslige resultater Vore mange hold klarede sig også rigtig godt i 2011-sæsonen. På seniorsiden vandt både vores 2. og 3. hold deres rækker, det samme gjorde begge vore 40/45+ veteranhold og det ene af vore motionisthold, mens vores stærke 35+ hold blev nr. 2 i Sjællandserien. Vores 1. hold i 3. division havde en vanskelig udendørssæson med mange skadede spillere, men da det spidsede til, trådte holdet i karakter og vandt de sidste to kampe og sikrede dermed sin forbliven i rækken. I den netop afsluttede indendørssæson sluttede holdet på en fin 4. plads i en meget jævnbyrdig række, hvor kun få point skilte nr. 3 og nr. næst sidst. Kombinationen af god tennis og fantastisk beværtning har betydet, at 1. holdets hjemmekampe er ved at blive et stort tilløbsstykke med liv og god stemning i hallen og klublokalet. Stor tak til spillerne, holdkaptajnen Marc Møller og hans familie - mor Anne Mette, far Thomas og lillesøster Anna - for den forrygende beværtning af både spillere og tilskuere. På juniorsiden havde vi et blandet hold med Lyngby i u14 divisionen og et med Hørsholm- Rungsted i u16 divisionen. Begge hold kvalificerede sig til slutspillet og blev henholdsvis nr. 2 og nr. 4 meget flot. Vore mange rene VST juniorhold gjorde det også rigtigt godt, og både u12 drengeholdet og u18 pigeholdet vandt deres rækker. På det individuelle plan opnåede vore mange dygtige juniorer også en række fine placeringer, som jeg gerne vil ønske tillykke med. Sportslige målsætninger I de seneste år har vi fokuseret meget på at opgradere kvaliteten og kvantiteten af breddetræningen for både voksne motionister og børnene i tennisskolen, hvilket vi er lykkedes godt med. I de sidste par sæsoner har således ca. 100 motionister deltaget i træning. Bestyrelsen valgte derfor i 2011 at vende blikket mod klubbens bedste spillere, og vi igangsatte et arbejde med at definere klubbens sportslige målsætninger samt hvilke midler og tiltag, der kræves for at nå disse. Vi har også drøftet, hvad vi kan gøre for at fastholde flere af ungseniorerne i klubben. Dette arbejde pågår fortsat, men har allerede i denne sæson medført nye tiltag overfor klubbens bedste spillere, og flere vil følge i år. 2

3 Bestyrelsen besluttede endvidere at forsøge at opgradere træningen indendørs for børnene ved at tilbyde lidt færre børn lidt mere træning. Før denne indendørssæson besluttede bestyrelsen derfor, den begrænsede indendørs banekapacitet taget i betragtning, at vi ønskede at reducere antallet af børn, som vi tilbyder træning med ca. 50. Vi ønskede dog ikke at sige nej til børn, som allerede fik træning udendørs, og da der ikke var ret mange som ikke ønskede at fortsætte med træningen blev den ønskede reduktion ikke opnået. Men det er en strategi, at vi indendørs ønsker lidt færre børn som til gengæld kan få lidt mere træning det er næsten umuligt at lære at spille tennis, hvis du kun har en lektion á 45 minutter om ugen. Bestyrelsen forsøger at varetage en balanceret klubudvikling med udgangspunktet: ingen elite uden bredde og ingen bredde uden elite. Trænerteamet Sæson 2011 var den første med Claus Løppke ved roret som sportschef og cheftræner. Jeg synes, at Claus har fået sammensat et rigtigt godt og engageret trænerteam, som giver en god og kvalificeret træning til alle medlemsgrupper. Både Claus og de øvrige trænere er med til at skabe en god VST ånd, præget af engagement, sjov og glæde ved spillet. Man er ikke kun i klubben for at spille tennis men også for at hygge sig. Trænerteamet har været gode til at dyrke klubbens banehajer, som sidder på spring for at kaste sig over en ledig bane i hallen. I har også i teamet været gode til at få de bedste spillere til træne på de ydertimer, hvor der er ledige baner i hallen, f.eks. meget tidligt om morgenen. Endelig synes jeg, at det er meget positivt, at mange af vores trænere er i gang med at videre uddanne sig på diverse af Forbundets trænerkurser. Selv den fysiske træning har teamet sammen med juniorudvalget fået gjort til et stort tilløbsstykke. Jeg synes, det er en ren fornøjelse at kommer i klubben en mandag aften og opleve den aktivitet der er med styrketræning i klublokalet og løbeture ude i det fri. Efter den fysiske træning er der fællesspisning af lækker mad, lavet på skift af forældrene og hygge. Jeg vil gerne udtrykke en stor tak til både Claus og alle øvrige trænere for jeres indsats i Nye aktiviteter Flere nye aktiviteter kom til i En ny aktivitet, som jeg gerne vil fremhæve, er minitennisstævnerne for de yngste børn. Børnene spille med bløde bold på minitennisbaner i puljer à 4 spillere, som trænerne har udvalgt. Det giver børnene en fin mulighed for at få afprøvet deres kamp-parathed. Mere end 40 børn deltog i hvert af de tre stævner, der blev afholdt i Som ekstra krydderi er der en bod i klublokalet, hvor forældre og børn kan forsyne sig med bagels, muffins og god hjemmebrygget kaffe. Af andre nye aktiviteter, som kom til i 2011, vil jeg nævne videotræning samt foredrag og aktiviteter om skadesforebyggelse. Udviklingen i medlemstallet Samlet set oplevede VST i 2011 en fremgang i medlemstallet på 1 person til i alt 889 medlemmer. Det er bestyrelsen faktisk ganske godt tilfreds med. Efter medlemsfremgangen på 44 personer i 2010 har vi haft mere fokus på at få de mange nye medlemmer integreret i klubben frem for at 3

4 skaffe flere nye medlemmer. Endvidere stoppede vi før indendørssæsonen, som tidligere nævnt, tilgangen af nye juniorer. Fordelingen på medlemskategorier er følgende: 345 juniorer under 18 år 20 ungseniorer mellem 18 og 25 år 524 seniorer Hertil kommer 59 passive medlemmer Tak for indsatsen Jeg vil slutte med en stor tak til: Per Tuft for på bedste vis at styre administration og anlæg Alle de frivillige, som deltager i udvalgene eller hjælper og assistere ved diverse arrangementer. Klubbens sponsorer, som støtter os økonomisk, og Hugo Mathiesen for et ihærdigt arbejde med at tegne sponsorater. Bestyrelsen for en god og engageret indsats og et godt samarbejde i det forløbne år. Ad 3. Det reviderede regnskab for 2011 for VST og VSTC fremlagt af kasserer Poul Horup Indledningsvis oplyste Poul, at regnskabet for VST og VSTC ville blive gennemgået med udgangspunkt i den i Centre Court offentliggjorte summariske opstilling, men at de mere detaljerede regnskabsrapporter kan udleveres på anmodning. Endvidere præsenterede Poul statsaut. revisor Svend Halberg, der har underskrevet vore regnskaber. Svend Halberg repræsenterer PricewaterhouseCoopers, der har revideret regnskaberne. Grant Thornton, som tidligere reviderede vore regnskaber, og før det Svend Halbergs eget revisionsfirma, er nu fusioneret/opslugt af PricewaterhouseCoopers. Regnskabsopstillingerne er baseret på det bogholderi, som i det daglige varetages af halinspektør Per Tuft. Regnskaberne for VST og VSTC skal ses i sammenhæng, idet VST er ejer af VSTC og endvidere lejer hallen af sidstnævnte for efterfølgende at videreudleje banetimerne til sine medlemmer. Hallejen fra VST til VSTC fastsættes i et niveau, som stort set betyder, at VSTC s driftsregnskab balancerer. Ved gennemgangen af regnskabstallene skabte Poul en sammenhæng til 2010-regnskabet og dels at kommentere med baggrund i dette og budgettet for

5 Den korte version af regnskabsgennemgangen lyder, at vi samlet for VST og VSTC har realiseret et positivt og tilfredsstillende resultat i 2011 som budgetteret hvilket også er bestyrelsens hensigt! VST Tennisklubbens resultat for 2011 er kr., hvilket sammenligner med et resultat i 2010 på ca kr. og et budgetteret resultat på kr. Indtægtssiden i VST s regnskab, der omfatter medlemskontingenter, baneleje, aktivitetsindtægter, tilskud samt andre indtægter er over 100 tkr. over det budgetterede og samlet kr. over det realiserede i Kontingentindtægterne er på kr., hvilket er kr. over 2010, og også væsentligt over det budgetterede. Den positive afvigelse er ikke udtryk for medlemsfremgang, idet antallet af aktive medlemmer ultimo 2011 var 889 mod 888 på samme tidspunkt i 2010, men da medlemsantallet voksede med ca. 45 i løbet af 2010, har vi i hele 2011 haft fornøjelse af de mange medlemmer. Derudover har gebyrerne ved træning af børn og juniorer været væsentlig større i 2011 end tidligere, da vi, med en mindre reduktion i træningsgebyret pr. time, er gået fra 2 til 3 årlige betalingssæsoner. Indtægter fra hallen er kr., hvilket er præcist som budgetteret og realiseret i Banelejetimesatserne i 2011 har været uændrede ift. 2010, og udlejningsprocenten er fortsat tilfredsstillende - var i sæsonen 2010/ %, men synes dog lidt for nedadgående til 82% i indeværende sæson 2011/2012. Aktivitetsindtægterne der omfatter sponsorindtægter og deltagerbetaling til arrangementer er med kr. på niveau med 2010 og marginalt under budget, idet vi har set en lille tilbagegang i indtægterne fra motionistaktiviteterne. Tilskuddet fra kommunen, omfattende driftstilskud til tennisanlægget og medlems- og trænertilskud til juniorer og ungseniorer, er samlet kr. Det samlede tilskud er øget med kr. ift og også lidt over budgetteret. Andre indtægter er kr., ca kr. under 2010 og under budget, idet vi i løbet af 2011 besluttede at udlicitere automatsalget mod at få installeret nye automater med flere varemuligheder og overdragelse af udgiftsansvar for vedligeholdelse. På udgiftssiden ses, at de samlede driftsomkostninger er på kr., hvilket er kr. højere end i 2010 og også væsentligt over det budgetterede. Årsagen skal findes i baneomkostningerne, der omfatter udgifter til banemand og almindelig banevedligeholdelse, og er på kr., hvilket er kr. over 2010 og også langt over budgetteret. Det skyldes, at bestyrelsen, da den positive udvikling på indtægtssiden blev klar mod slutningen af året, besluttede at opfylde et ønske om omlægning af bane 1 til grus, hvilket øger banekapaciteten og er af betydning, især på weekends med mange holdkampe. Omlægningen har kostet kr. 5

6 Omkostninger til hal inkluderer klubbens leje af hallen fra VSTC, gage til halinspektør samt diverse reparationsarbejder. De samlede omkostninger er på niveau med budget, men knap kr. over 2010, hvilket bl.a. skyldes afholdelse af omkostninger til udskiftning af pladerne på gavlen ud mod banerne og også en del plader og tagrender på siden ud mod fodboldbanerne. Aktivitetsomkostningerne, omfatter væsentligst gage/lønninger til staben af trænere med cheftræner Claus Løppke i spidsen, men også en række poster såsom kontingenter til DTF, SLTU mfl., turneringsgebyrer samt rekvisitter fx bolde. Aktivitetsomkostningerne er foreningens største udgiftspost og er på kr. i 2011, hvilket er en reduktion på kr. ift en besparelse, som hidrører fra et både budgetteret og realiseret fald i personaleudgifterne. Omkostninger til administration, primært telefon, IT og revision, er kr. i 2011, en besparelse på kr. ift. 2010, hvor der blev investeret i nyt økonomisystem og nye computere. Resultatet før finansielle poster blev på dette grundlag et positivt resultat på kr., hvor der i budgettet var forventet et overskud på kr. og i 2010 et overskud på kr. Finansielle poster er kr. sammenlignet med kr. i Finansieringen sker samlet for VST og VSTC, idet sidstnævnte bærer hovedparten af finansieringsudgiften. Ved udgangen af 2010 var de samlede hensættelser til vedligeholdelse, herunder udskiftning af tæppet i hallen, på kr., Dette vurderes på nuværende tidspunkt tilstrækkeligt og der er derfor ikke foretaget yderligere hensættelser i Hermed nås frem til årets tilfredsstillende resultat på kr. På balancesiden noteres under aktiverne startindskuddet i VSTC på 1 mio. kr., der også er et udtryk for værdiansættelsen i VST s regnskab af ejerskabet af VSTC. Endvidere fremgår, at mellemregningen med VSTC er reduceret til 2,1 mio. kr., samtidig med at de likvide beholdninger er forøget til kr. hvilket dog blot er udtryk for den interne likviditetsplacering mellem VST og VSTC. Som tidligere nævnt skal VST og VSTC s nettolåntagning ses under et denne er ultimo 2011 øget til kr. mod kr. ultimo 2010, samtidig hermed er der dog sket en reduktion i forudbetalinger og anden gæld. Et mere sigende udtryk for gælden er, at den gennemsnitlige låntagning i VST og VSTC set over året er 2,3 mio. kr. uændret ift og udtryk for at klubben og centret i 2011 ikke har genereret positivt cashflow. På passivsiden/finansieringssiden noteres en egenkapital på over 1,8 mio. kr., hensættelser på føromtalte kr. og kortfristet gæld på kr. VSTC Tenniscentrets resultat for 2011 er et overskud på kr. noget bedre end det budgetterede, og også over 2010-resultatet. Sammenhængen mellem klubben og centret fremgår af posten lejeindtægter, som er betaling for klubbens leje af hallen fratrukket moms. Beløbet er som i kr. efter afløftning af moms. 6

7 Reklameindtægter hidrører fra sponsorreklamer i hallen og omklædningsrum mv. Posten nedenfor vedr. reklameudgifter er reklamekonsulentens honorar for sin indsats. Vi har desværre set en vigende tendens i reklameindtægterne over en årrække! Driftstilskuddet til hallen fra kommunen er uændret på ca kr. i 2011, hvilket ift. tidligere er udtryk for en betydelig reduktion, idet kommunen reviderede fordelingsmodellen til fordel for Lyngby Tennisklub med virkning fra Ejendomsomkostningerne på kr. er primært udgifter til varme (gas), el og vand, idet vedligeholdelse/nyinvesteringer i tenniscentret er afholdt over klubbens regnskab. Energiomkostningerne er noget lavere end det budgetterede og udviser et fald ift Andre omkostninger omfatter primært forsikring og revision. De finansielle udgifter var i 2011 på kr. lidt over realiseret i 2010 og også noget over budgetteret, idet vi har set en stigning i renterne i 2011, mens det gennemsnitlige låneniveau, som tidligere nævnt, er uændret ift Afskrivningerne på tenniscentret er som tidligere år kr. På balancesiden ses, at hallen er bogført til den nedskrevne opførelsesværdi og p.t. står opført til 8,2 mio. kr., hvilket sammenligner med en offentlig vurdering i 2010 på 23,8 mio. kr. Finansieringen/passiverne udgøres af den af klubben indskudte grundkapital på 1 mio. kr. tillagt akkumuleret overskud på 0,6 mio. kr. Lånet i Danske Andelskassers Bank er endeligt afviklet i Hertil kommer det stående, uforrentede tilskud/lån fra Lyngby-Taarbæk Kommune på 2,0 mio. kr. samt kassekreditten i Jyske Bank på 2,6 mio. kr. Herudover udgøres finansieringen af mellemregningen med VST på 2,1 mio. kr. Den samlede balance er på kr. Sammenfattende for VST og VSTC er billedet således - på baggrund af et uændret medlemstal og en tilfredsstillende belægning i hallen og i et år, hvor der er afholdt et betydeligt beløb til omlægning af bane 1 til grus, at der er opnået et tilfredsstillende, positivt og uændret resultat ift. 2010, på kr. Med ovenstående beretning indstilles regnskabet til generalforsamlingens godkendelse. Ad 4. Budget 2012 for VST og VSTC, fremlagt af kasserer Poul Horup, og indstilling om uændret kontingent og indskud Som man vil kunne bemærke, er der for såvel VST som VSTC opstillet budgetter for 2012 med positive resultater - nemlig VST på kr. og VSTC på kr. 7

8 VST Ser vi nærmere på VST, fremgår det, at vi, med uændrede kontingent- og banelejesatser samt medlemsantal, fastholder den stigning, vi så i indtægterne i Således budgetteres kun mindre afvigelser ift. det i 2011 realiserede det gælder kontingentindtægter, halindtægter, aktivitetsindtægter og tilskud. De samlede indtægter budgetteres hermed til 3,044 mio. kr. De samlede driftsomkostninger budgetteres en smule lavere end indtægterne, og uændret ift Samlede udgifter budgetteres til 3,002 mio. kr. Baneomkostningerne reduceres til kr. væsentligt lavere end realiseret i 2011, idet 2011 indeholdt omlægning af bane 1 til grus. Omkostninger til hallen forventes at stige med kr. vi hæver den interne halleje fra 350 til kr. Aktivitetsomkostningerne stiger ca kr. og administrationsomkostningerne stiger kr., men samlet altså uændrede driftsomkostninger ift Det forventede årsresultat for VST budgetteres herefter til kr. i overskud. VSTC For centret budgetteres som nævnt med et mindre overskud på kr. Indtægtssiden omfattende lejeindtægter, reklameindtægter og tilskud forventes samlet på kr. stigende ift. 2011, idet den interne leje, som tidligere nævnt forhøjes til kr. (excl. moms). Driftsomkostningerne forventes som følge af fortsat stigende energiomkostninger at stige med kr., mens de finansielle poster pga. en mindre reduktion i belåningen forventes at falde svagt. Med de usikkerhedsfaktorer, der pr. definition omgærder budgetlægning, håber vi fra bestyrelsens side at kunne realisere det fremlagte budget. Indstilling vedr. kontingenter for medlemsåret 2012 Det bemærkes indledningsvist, at medlemsåret med baggrund i vedtægtsændringen vedtaget i september 2011 nu er kalenderåret. Bestyrelsen indstiller, at kontingenterne for medlemsåret 2012 fastholdes på uændret niveau, hvilket vil sige o Senior (og motionister) o Junior, ungsenior og formiddagsmedlemmer kr. pr. år 950 kr. pr. år. Den i 2010 indførte familiekontingent-ordning foreslås ligeledes bibeholdt. Kontingentbetalingen foretages fremadrettet efter ibrugtagning af Klubmodulet som dankortbetaling, og betalingsfristen er 31. marts. 8

9 Ad 5. Indkomne forslag Dirigenten konstaterede, at der ikke var indkommet forslag til behandling på generalforsamlingen Ad 6. Valg af formand for 2 år. Per Hillebrandt blev genvalgt Ad 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Mette Qvist ønskede at udtræde af bestyrelsen. Kirstine Andersen udtrådte af bestyrelsen i december Henriette Urne Rørdam og Trine Rørdam blev nyvalgt til bestyrelsen. Gitte Salomon og Torsten Foersom blev valgt som suppleanter. Ad 8. Valg af revisor og revisorsuppleant Statsautoriseret revisor Sven Halberg blev genvalgt som revisor og PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (PwC) valgt som revisorsuppleant. Ad 9. Eventuelt Stig Johansen overrakte klubben det oprindelige skilt fra den isbod, som blev opstillet i klubben i 1955, med Hellerup Is. Poul Horup gennemgik kort KLUBMODUL og opfordrede alle til hurtigst muligt at oprette sig i systemet og opfordre andre medlemmer til at gøre det samme. VST har valgt KLUBMODUL som sit fremtidige system til styring af alle medlemsaktiviteter og regnskab. Systemet er et "Alt i ét system", idet alt fra kontingentopkrævning, banebooking og - udlejning, tennisskole, holdtræning samt oprettelse og tilmelding til arrangementer til bogføring og regnskab kan håndteres i systemet Per Hillebrandt afsluttede generalforsamling kl med at takke de afgående bestyrelsesmedlemmer og byde de nye medlemmer velkommen samt takke dirigenten, revisoren og alle fremmødte. Referent: Per Hillebrandt 1. april