Generalforsamling i Virum-Sorgenfri Tennisklub

Transkript

1 Generalforsamling i Virum-Sorgenfri Tennisklub Ordinær generalforsamling torsdag den 21. marts 2013 kl i klublokalet, Boelvej 10, 2830 Virum. Dagsorden ifølge vedtægternes 11: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning for Det reviderede regnskab for Budget for VST og VSTC 2013 og fastsættelse af kontingenter og indskud. 5. Forslag fra bestyrelse og medlemmer. 6. Valg af kasserer. 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. 8. Valg af revisor og revisorsuppleant. 9. Eventuelt. Bestyrelsen for Virum-Sorgenfri Tennisklub er samtidig bestyrelse for Virum-Sorgenfri Tenniscenter (VSTC). Køreplan: ad 1 Søren Bagger blev valgt som dirigent Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen var rettidigt indkaldt, da han observerede, at indkaldelsen var på klubbens hjemmeside ultimo februar måned og i klubbladet, der udkom 6. marts. Generalforsamlingen var dermed indkaldt med minimum 2 ugers varsel som vedtægternes paragraf 10 tilsiger og indenfor den krævede periode marts og dermed lovlig indkaldt. ad 2 Bestyrelsens beretning for 2012 ved formand Per Hillebrandt Klubmodul og hjemmesiden Ved starten af udendørssæsonens 2012 gik klubben over til et nyt tilmeldings- og administrationssystem, Klubmodul. Det har bestemt ikke været uden udfordringer, men jeg synes nu, hvor systemet er ved at være kørt ind, at det begynder at vise sine mange fordele. I samarbejde med leverandøren arbejder vi løbende på at forbedre systemet. Hvis der er medlemmer, som har behov for assistance med oprettelser, tilmeldinger o.l., står Per Tuft på kontoret til rådighed med hjælp. Vi foretog også nogle justeringer af vores hjemmeside, inklusive en bedre integration mellem hjemmesiden, Klubmodulet og banebooking-systemet. I den forbindelse vil jeg gerne benytte lejligheden til at sige Anne Sofie Sørbø en stor tak for at have designet vores hjemmeside og i flere år fungeret som webredaktør.

2 Medlemstallet VST havde i 2012 en tilbagegang i medlemstallet på 52 personer, modsvarende 6%, til 837. Vi tror, at en stor del af forklaringen på medlemstilbagegangen skal findes i overgangen til Klubmodul, hvor alle medlemmer jo aktivt skulle oprette sig i systemet og dermed tage stilling til deres medlemskab. Andre klubber der er overgået til Klubmodul har oplevet samme udvikling. Bestyrelsen er naturligvis ikke tilfredse med at opleve medlemstilbagegang. Vi iværksætter derfor en hvervekampagne i forbindelse med standerhejsningen den 28. april, hvor vi blandt andet har tilsluttet os Danske Tennisforbunds voksenintroduktionssatsning. Fordelingen på medlemskategorier er følgende: 364 (345) juniorer under 18 år 20 (20) ungseniorer mellem 18 og 25 år 453 (524) seniorer Hertil kommer 20 (59) passive medlemmer Sportslige resultater På det sportslige plan blev 2012 sæsonen rigtig god for VST. Mange af vore spillere vandt turneringer og mesterskaber rundt omkring i landet. Klubbens mange hold klarede sig også meget flot. På juniorsiden vandt de små U10 drenge deres række, U12 drengene blev nr. 2 i deres række, U14 pigerne sluttede ligeledes som nr. 2, U14 drengene med en godkendt 4. plads og U16/18 pigerne klarede sig også pænt. VST-spillerne på de to blandede divisionshold med Hørsholm-Rungsted i U16 og med Holte i U18 leverede også nogle flotte præstationer. U18 holdet vandt grundspillet og sikrede sig en sølvmedalje i slutspillet. På seniorplan vandt både 2. og 3. holdet deres respektive rækker, og 2. holdet vandt også puljefinalen suverænt. Begge vore veteran 45+ hold rykkede også op, og det samme gjorde 55+ holdet, og både sidstnævnte samt 45+ I vandt deres puljefinaler. Vore stærke 35+ hold sluttede som nr. 4 i Sjællandsserien. Begge klubbens motionisthold sluttede på flotte 3. pladser. Den store kontinuitet, vi har haft i vores trænerteam i de senere år, er meget værdifuld og begynder nu for alvor at bære frugt, ikke mindst med stor fremgang hos vores mange dygtige juniorspillere. Flere af disse udgør nu grundstammen på vores 1. hold. I kombination med nogle af de rutinerede spillere er de stærkt medvirkende til holdets fremgang. I indendørssæsonen 2011/12 sluttede holdet således midt i 3. division, i udendørssæsonen blev holdet nr. 3, og her i den netop afsluttede indendørssæson har vi set en foreløbig kulmination med en flot 1. plads og dermed oprykning. Fra den kommende sæson går danske tennis over til rene dame og herrehold i alle divisionsrækkerne. Ud fra rent sportslige betragtninger er det sikkert et fornuftigt tiltag, men det vil utvivlsomt være negativt for de sociale aspekter i en i forvejen meget individuel sport. Jeg glæder mig til at følge begge vores hold og er sikker på, at de vil fortsætte fremgangen, og at der er flere oprykninger i vente. Stort tillykke til alle spillere og trænere med de flotte resultater.

3 Klubudvikling Det ligger bestyrelsen meget på sinde til stadighed at varetage en balanceret udvikling af VST med en fair og fornuftig fordeling af ressourcerne på alle medlemskategorier. Det er vores holdning, at klubben skal have en vis egenudviklet elite, bl.a. for at kunne fastholde og tiltrække dygtige trænere, som kommer alle til glæde lige fra de helt unge tennisskoleelever til os ældre motionister. Efter i flere år at have haft meget fokus på bredden har bestyrelsen på det seneste fundet det rimeligt at rette blikket mere mod vores bedste spillere med henblik på at udvikle klubben sportsligt samt fastholde vores mange dygtige ældre juniorspillere og ungseniorer. For at kunne udvikle og fastholde spillere på et højere niveau finder vi det nødvendigt med både krav og tilbud om en større træningsmængde, end VST hidtil har etableret. Dette gælder i særdeleshed i indendørssæsonen. De unge menneskers skoletider ofte frem til kl. 16 gør, at de kun kan træne begrænset, da juniortræningstiden slutter kl Bestyrelsen besluttede derfor inden den igangværende indendørssæson at anvende et øget antal haltimer i hverdagene til træning af vore bedste spillere. Dette betød beklageligvis, at klubben ikke kunne tilbyde alle indendørsspillere den samme haltime, som man disponerede over sidste år. Dette var naturligvis ikke nogen populær beslutning blandt dem, som måtte afgive eller flytte deres haltid. Det er dog bestyrelsens klare vurdering, at det er det, der skal til for at give VST et sportsligt løft til gavn for hele klubben og for interessen for tennissporten i Virum. Jeg vil gerne slå fast, at tennishallen ejes af VST og disponeres af klubbens bestyrelse. Uagtet hvor længe man har haft spilleret til den samme haltime, giver dette ikke en permanent ret til denne bane. Bestyrelsen forventer fremover i mere aktiv grad at gøre brug af vores dispositionsret over tennishallen og fordelingen af haltiderne. Det vil vi gøre for at sikre en rimelig og fair fordeling af specielt de mest attraktive haltimer og dermed også medvirke til at så mange medlemmer som muligt får gavn af klubbens tenniscenter. Tak for indsatsen Jeg vil gerne takke Per Tuft for en meget ihærdig indsats i årets løb, ikke mindst med at få Klubmodul til at fungere, men også for som altid at sørge for, at hele klubbens anlæg er pænt og velfungerende. Også en stor tak til hele trænerteamet med Claus Løppke i spidsen for en engageret, systematisk og kompetent indsats. Som jeg allerede har nævnt er det meget værdifuldt med den store kontinuitet, vi har haft i trænergruppen i de seneste år. Til sidst vil jeg takke alle øvrige ansatte, klubbens sponsorer samt alle frivillige, der deltager med deres arbejdskraft i bestyrelse, udvalg, som holdkaptajner, madtjanser o.l. samt takke bestyrelsen for et godt samarbejde i det forløbne år.

4 Spørgsmål fra deltagerne til beretningen: Årsagen til medlemstilbagegangen? Bestyrelsen har ikke andre forklaringer, end at det skyldes overgangen til Klubmodul. Kan Klubmodul gøres med familievenligt så det er muligt at betale for flere medlemmer på én gang? Bestyrelsen har en længere ønskeliste til forbedringer af Klubmodul inklusive dette, men det vides ikke om og hvornår, disse ønsker eventuelt kan implementeres. I hvilket omfang kan det forventes, at bestyrelsen vil gøre brug af sin ret til at omfordele indendørsbanerne, og skal der tilgå endnu flere timer til eliten? Bestyrelsen har ikke for nærværende planer om at allokere flere indendørsbaner til eliten. Hvis der omfordeles flere baner, bliver det for at få en mere fair fordeling, hvor de medlemmer, som ikke har baner, får tildelt på bekostning af dem som har flere baner i de gode tider, eller som sjældent anvender deres bane. Det blev endvidere oplyst, at den omfordeling, som blev gennemført inden indendørssæsonen, var rimeligt begrænset, og kun to eller tre hold vintermedlemmer blev ikke tildelt nye banetider eller var ikke tilfreds med de tider, de blev tildelt. Det blev oplyst, at et udvalg fortsat arbejder med en mulig boblehal på bane 9 og 10, men at der ikke er noget nyt at berette om dette projekt. Der var forslag fra en deltager om at genindføre mulighed for at bytte baner på et møde før indendørssæsonen. Årsagen til, at der i år er så meget smulder på banen fra gulvtæppet? Der har ikke været ansat nogen banemand i indendørssæsonen, så der er blevet støvsuget mindre end sidste år. Bestyrelsen vil sørge for, at støvsugningen opgraderes igen Beretningen blev herefter godkendt af generalforsamlingen. ad 3 Det reviderede regnskab for 2012 for VST og VSTC ved kasserer Poul Horup Regnskabsberetning 2012 Indledningsvis skal jeg oplyse, at regnskabet for VST og VSTC vil blive gennemgået med udgangspunkt i den i Centre Court offentliggjorte summariske opstilling, men at de mere detaljerede regnskabsrapporter kan udleveres på anmodning. Endvidere skal jeg præsentere statsaut. revisor Svend Halberg, der har underskrevet vore regnskaber. Svend Halberg repræsenterer PricewaterhouseCoopers, der har revideret regnskaberne. Regnskabsopstillingerne er baseret på det bogholderi, som i det daglige varetages af vor halinspektør Per Tuft. Regnskaberne for VST og VSTC skal ses i sammenhæng, idet VST er ejer af VSTC, og endvidere lejer hallen af sidstnævnte for efterfølgende at videreudleje banetimerne til sine medlemmer.

5 Hallejen fra VST til VSTC fastsættes i et niveau, som stort set betyder, at VSTC s driftsregnskab balancerer. Ved gennemgangen af regnskabstallene vil jeg forsøge dels at skabe en sammenhæng til regnskabet og kommentere med baggrund i dette og budgettet for Den korte version af regnskabsgennemgangen lyder, at vi samlet for VST og VSTC har realiseret et positivt og tilfredsstillende resultat i 2012 noget over det budgetterede og dette endda selvom vi desværre har oplevet nogen medlemstilbagegang og dermed også reduktion i kontingentindtægterne! VST Tennisklubbens resultat for 2012 er kr., hvilket sammenligner med et resultat i 2011 på ca. 22 tkr. og et budgetteret resultat på 65 tkr. Indtægtssiden i VST s regnskab, der omfatter medlemskontingenter, baneleje, aktivitetsindtægter, tilskud samt andre indtægter er over 100 tkr. under det budgetterede og næsten 100 tkr. under det i 2011 realiserede. Kontingentindtægterne er på tkr., hvilket er 90 tkr. under 2011, og også væsentligt under det budgetterede. Den negative afvigelse skyldes en medlemsnedgang fra 889 medlemmer ultimo 2011 til 837 medlemmer ultimo 2012, primært på seniorområdet en medlemsnedgang vi i et vist omfang tilskriver, at nogle medlemmer ved overgang til Klubmodulet ifm. kontingentbetalingen for 2012 tog deres fortsatte medlemskab op til vurdering. Positivt er det imidlertid, at indtægten fra juniorområdet har været stigende, idet antallet af juniorer er steget til 364 ultimo 2012 mod 345 ultimo 2011, ligesom også det forhøjede gebyr til 500 kr. for vinterspillere afspejler sig. Indtægter fra hallen er 614 tkr., hvilket er lidt under det budgetterede, men noget under det i 2011 realiserede. Dette reflekterer, at antallet af udlejede timer er reduceret for at kunne give plads til flere træningstimer til vore bedste junior- og seniorspillere. Baneleje-timesatserne i 2012 har været uændrede ift. de foregående år og udlejningsprocenten er fortsat tilfredsstillende - var i sæsonen 2011/ %. Aktivitetsindtægterne der omfatter sponsorindtægter og deltagerbetaling til arrangementer er med 272 tkr. over det budgetterede og også over det i 2011 realiserede, idet indtægterne på juniorområdet har vist en stigende tendens, mens motionistindtægterne er reduceret marginalt. Tilskuddet fra kommunen, omfattende driftstilskud til tennisanlægget og medlems- og trænertilskud til juniorer og ungseniorer, er samlet 432 tkr., næsten 30 tkr. lavere end i 2011, idet kommunens tilskud til juniorer og ungseniorer er reduceret. Andre indtægter er 38 tkr. Reduktionen på godt 10 tkr. ift skyldes, at klubben ikke længere selv står automatsalget.

6 På udgiftssiden ses at de samlede driftsomkostninger er på tkr., hvilket er omkring 150 tkr. lavere end i 2011 og tilsvarende under det budgetterede. Største reduktion ses i baneomkostningerne, idet klubben i 2011 anvendte 178 tkr. på omlægning af bane 1 til grus, men også hal-omkostningerne er reduceret med 26 tkr. pga. lavere vedligeholdelsesudgifter. Omkostninger til hal inkluderer klubbens leje af hallen fra VSTC, gage til halinspektør samt diverse reparationsarbejder. Aktivitetsomkostningerne omfatter væsentligst gage/lønninger til staben af trænere med cheftræner Claus Løppke i spidsen, men også en række poster såsom kontingenter til DTF, SLTU mfl., turneringsgebyrer samt rekvisitter fx bolde. Aktivitetsomkostningerne er foreningens største udgiftspost og er på tkr. i 2012, hvilket er en forøgelse på 45 tkr. ift men en mindre besparelse ift. det budgetterede. Forøgelsen modsvares af forøgelsen i aktivitetsindtægterne. Omkostninger til administration, primært telefon, IT og revision, er 170 tkr. i 2012, en mindre besparelse ift. 2011, og 27 tkr. under det budgetterede, idet omlægningen til Klubmodul viste sig billigere end forventet. Resultatet før finansielle poster blev på dette grundlag et positivt resultat på 80 tkr., hvor der i budgettet var forventet et overskud på 42 tkr., mens resultatet i 2011 var 16 tkr. Finansielle poster er med 6 tkr. på niveau med 2011, men noget under det budgetterede. Finansieringen sker samlet for VST og VSTC, idet sidstnævnte bærer hovedparten af finansieringsudgiften. Ved udgangen af 2010 var de samlede hensættelser til vedligeholdelse, herunder udskiftning af tæppet i hallen, på 800 tkr. Dette vurderes på nuværende tidspunkt tilstrækkeligt, og der er derfor heller ikke i 2012 foretaget yderligere hensættelser. Hermed nås frem til årets tilfredsstillende resultat på kr. På balancesiden noteres under aktiverne startindskuddet i VSTC på 1 mio. kr., der også er et udtryk for værdiansættelsen i VST s regnskab af ejerskabet af VSTC. Endvidere fremgår, at mellemregningen med VSTC er forøget til 2,4 mio. kr., samtidig med at de likvide beholdninger er reduceret med 127 tkr. hvilket dog blot er udtryk for den interne likviditetsplacering mellem VST og VSTC. Som tidligere nævnt skal VST og VSTC s nettolåntagning ses under et denne er ultimo 2012 reduceret med over 300 tkr. til tkr., samtidig hermed er der dog sket en mindre forøgelse i forudbetalinger og anden gæld. Et mere sigende udtryk for gælden er, at den gennemsnitlige låntagning i VST og VSTC set over året er 2,1 mio. kr. en reduktion fra 2,3 mio. kr. i 2011, som udtryk for at klubben og VSTC samlet har genereret et positivt cashflow i På passivsiden/finansieringssiden noteres en egenkapital på over 1,95 mio. kr., hensættelser på føromtalte 800 tkr. og kortfristet gæld på 714 tkr.

7 VSTC Tenniscentrets resultat for 2012 er et overskud på kr. sammenlignet med et budget på 12 tkr. og et realiseret resultat i 2011 på 33 tkr. Sammenhængen mellem klubben og centret fremgår af posten lejeindtægter, som er betaling for klubbens leje af hallen fratrukket moms. Beløbet er forøget til 304 tkr. i 2011 efter afløftning af moms. Reklameindtægter hidrører fra sponsorreklamer i hallen og omklædningsrum mv. Posten nedenfor vedr. reklameudgifter er reklamekonsulentens honorar for hans indsats. Reklameindtægterne er steget til 75 tkr. fra 65 tkr. i Driftstilskuddet til hallen fra kommunen er uændret på ca. 240 tkr. i 2012, hvilket ift. tidligere er udtryk for en betydelig reduktion, idet kommunen reviderede fordelingsmodellen til fordel for Lyngby Tennisklub med virkning fra Ejendomsomkostningerne på 227 tkr. er primært udgifter til varme (gas), el og vand, idet vedligeholdelse/-nyinvesteringer i tenniscentret er afholdt over klubbens regnskab. Energiomkostningerne er noget lavere end det budgetterede, men udviser en mindre stigning ift Andre omkostninger omfatter primært forsikring og revision. De finansielle udgifter var i tkr. en reduktion fra 186 tkr. i 2011, idet det gennemsnitlige låneniveau som tidligere nævnt er reduceret over 200 tkr. ift Afskrivningerne på tenniscentret er som tidligere år 50 tkr. På balancesiden ses, at hallen er bogført til den nedskrevne opførelsesværdi og p.t. står opført til 8,1 mio. kr., hvilket sammenligner med en offentlig vurdering på over 20 mio. kr. Finansieringen/passiverne udgøres af den af klubben indskudte grundkapital på 1 mio. kr. tillagt akkumuleret overskud på 0,7 mio. kr. Hertil kommer det stående, uforrentede tilskud/lån fra Lyngby-Taarbæk Kommune på 2,0 mio. kr. samt kassekreditten i Jyske Bank på 2,2 mio. kr. Herudover udgøres finansieringen af mellemregningen med VST på 2,4 mio. kr. Den samlede balance er på kr. Sammenfattende for VST og VSTC er billedet således - på trods af et reduceret medlemstal, men med en tilfredsstillende belægning i hallen at der pga. reducerede omkostninger er realiseret et tilfredsstillende, positivt resultat på 159 tkr. Med ovenstående beretning indstilles regnskabet til generalforsamlingens godkendelse. Spørgsmål fra deltagerne: Hvad dækker hensættelse på kr.?

8 Poul Horup oplyste, at det er en generel hensættelse til vedligeholdelse af anlægget og hallen, men at den primært er tiltænkt udskiftning af tæppet i hallen. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at det er en regnskabsmæssig hensættelse, og at der skal skaffes finansiering til f.eks. en udskiftning af tæppet. Hvornår påtænkes tæppet udskiftet og hvad koster det? Bestyrelsen har ingen plan for, hvornår tæppet skal udskiftes, men der tages stilling fra år til år. En total udskiftning koster sandsynligvis nogenlunde det, som er hensat, men der kan også tænkes en delvis udskiftning, eller et andet underlag kan også komme på tale. Er taget utæt, siden der kommer vand på banerne? Det skyldes fygesne, som kommer ind under tagpladerne - et problem, som det ikke er muligt at gøre noget ved. Generalforsamlingen godkendte herefter regnskabet for ad 4 Budget 2013 for VST og VSTC ved kasserer Poul Horup og motivation for bestyrelsen forslag om stigning i kontingentsatserne. Fremlæggelse af budget 2012 for VST og VSTC Som man vil kunne bemærke er der for såvel VST som VSTC opstillet budgetter for 2013 med positive resultater - nemlig VST på 26 tkr. og VSTC på 74 tkr. VST Ser vi nærmere på VST, fremgår det, at vi via en intensiv indsats ifm. standerhejsningen forventer på ny at kunne øge antallet af medlemmer. Samtidig foreslås jvf. senere at øge kontingentsatserne. Halindtægter, aktivitetsindtægter og tilskud er budgetteret på niveau med det i 2012 realiserede. De samlede indtægter budgetteres hermed til 3,009 mio. kr. De samlede driftsomkostninger budgetteres en smule lavere end indtægterne til 2,983 mio. kr., hvilket for såvel bane som hal er en mindre stigning ift Det forventede årsresultat for VST budgetteres herefter til 26 tkr. i overskud. VSTC For centret budgetteres som nævnt med et overskud på 74 tkr. Indtægtssiden omfattende lejeindtægter, reklameindtægter og tilskud forventes samlet på 623 tkr. på niveau med 2012, idet den interne leje fastholdes på 304 tkr. (excl. moms). Driftsomkostningerne og også de finansielle udgifter forventes ligeledes uændrede ift. 2012, hvilket samlet betyder et uændret budgetteret resultat ift

9 Med de usikkerhedsfaktorer, der pr. definition omgærder budgetlægning, håber vi fra bestyrelsens side at kunne realisere det fremlagte budget. Indstilling vedr. kontingenter for medlemsåret 2013 Det bemærkes indledningsvist, at medlemsåret med baggrund i vedtægtsændringen vedtaget i september 2011 nu er kalenderåret. Bestyrelsen indstiller, at kontingenterne for medlemsåret 2013 efter senest at være øget i tennisåret som følge af stigende udgifter og reducerede tilskud foreslås hævet som følger: o For senior (og motionist) 100 kr. til kr. pr. år o For junior, ungsenior og formiddagsmedlem 75 kr. til kr. pr. år. Den i 2010 indførte familiekontingent-ordning foreslås bibeholdt. Kontingentbetalingen foretages fremadrettet efter ibrugtagning af Klubmodulet som dankortbetaling, og betalingsfristen er 31. marts. Spørgsmål fra deltagerne: På trods af stigningen sidste år fra 200 kr. til 500 kr. synes prisen for et vintermedlemskab fortsat for lavt? Bestyrelsen har pt. ikke planlagt yderligere stigninger i satsen for vintermedlemskab. Har VST behov for at have vintermedlemmer? Det blev oplyst, at flere vintermedlemmer har baner om formiddagen som ikke kan sælges til klubbens fuldtidsmedlemmer. Det kan diskuteres, om det er hensigtsmæssigt, at vintermedlemmer har adgang til prime time timerne. Generalforsamlingen godkendte herefter det fremlagte budget og de nye kontingentsatser. ad 5 Indkomne forslag Dirigenten konstaterede, at der ikke var indkommet forslag ad 6 Valg af kasserer for 2 år. Poul Horup Sørensen blev genvalgt ad 7 Valg af bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Thomas Petersen, Ann-Birgitte Holm Gregersen og Thomas Klinkby blev alle genvalgt til bestyrelsen. Gitte Salomon og Torsten Foersom blev valgt som suppleanter.

10 ad 8 Valg af revisor og revisorsuppleant. Statsautoriseret revisor Sven Halberg blev genvalgt som revisor og PricewaterhouseCoopers Statsautoriseret Revisionspartnerselskab (PwC) blev genvalgt som revisorsuppleant. ad 9 Eventuelt På forespørgsel blev det foreløbige program for 60 års jubilæumsfesten den 1. juni 2013 gennemgået. Det blev foreslået at holde en reception på selve jubilæumsdagen, den 17. august 2013, hvilket bestyrelsen tilsluttede sig. Det blev foreslået at forbedre hygiejnen i køkkenet og få det opgraderet lidt. Det blev drøftet, om der skal gøres noget aktivt for at begrænse antallet af fodspillere, som passerer anlægget for at komme over på banerne på Virumgårds jorde. Kl sluttede generalforsamlingen. Per Hillebrandt Referent