STARKs Leverandør manual

Transkript

1 STARKs Leverandør manual Logistik samarbejde mellem STARK og leverandør 2 A. IT 3 1. Elektronisk dokumenthåndtering 3 2. STARK forventer EDI samarbejde på følgende områder 3 B. Administration 4 1. Levetid 4 2. Varenummer & EAN nummer 4 3. Krav til dokumenter & informationer 4 4. Erstatningsvarer og reservedele 6 5. Kampagner og specialtilbud 6 6. Ukurante varer 7 7. Returnering af varer 7 8. Etableringer, reetableringer, ombygninger og sortimentsændringer 7 9. Salgsopbakning 7 C. Logistik Parametre 8 1. Leveringer 8 2. Fragtgrænser 8 3. Colli størrelser 8 D. Leverancer 9 1. Leverancer til STARKs forretninger 9 2. Direkte leverancer til STARKs kunder 9 3. Leverancer til STARKs Fælleslager 9 E. Paller og pakning af gods Generelle oplysninger vedrørende paller Pallegebyrer EUR-palle Engangspaller Levering på lægter Pakning af paller Pallens højde Pallebånd 13 F. Fælleslageret Pakkeliste Pakkeinstruktioner Levering i containere eller i hele vognlæs 15 Bilag 1 - Emballeringsniveauer 16 Bilag 2 - Information til brug for returneringer 17 1

2 Logistik samarbejde mellem STARK og leverandør Opdateret Februar 2019 Formålet med dette informationsmateriale er at fastsætte retningslinjer for levering af varer til STARKs forretninger og til STARKs Fælleslager til glæde og gavn for alle. STARK sætter Kunden i centrum og derfor skal disponering af varer være så effektivt som muligt. Retningslinjerne i denne leverandørmanual sikrer, at vi kan optimere vores varedisponeringer og sikrer, at vi kan håndtere varen forsvarligt og levere varen til kunden til tiden. STARK har et automatisk disponeringssystem som disponerer i forhold til de parametre, vi aftaler med vores leverandør. Derfor skal disse parametre være korrekte og vedligeholdes løbende. Med denne leverandør manual vil vi sammen nå i mål med den opgave. Det er vigtigt, at materialet er kendt af alle de grene af leverandørens virksomhed, som er i berøring med og kan påvirke logistikken. Hvis der er spørgsmål til de beskrevne retningslinjer, kontakt logistik afdelingen. Bassim Ghoneim TLF : Mail: bag@stark.dk Venlig hilsen STARK Lars Nielsen Jepsen Peter Foss Bassim Ghoneim Sourcing Direktør Supply Chain Director Supply Chain Manager 2

3 A. IT 1. Elektronisk dokumenthåndtering Det er Leverandørens ansvar at sikre, at al dokumentation udveksles elektronisk. Alle leverandører skal bruge EDI over for STARK. Kontakt STARKs EDI afdeling på: Telefon: STARK forventer EDI samarbejde på følgende områder Rekvisitioner fra STARK Ordrebekræftelser Følgesedler Faktura 3

4 B. Administration 1. Levetid Hvis der er aftalt et fast sortiment med leverandøren, forventer STARK at leverandøren kan levere det aftalte sortiment i mindst 6 måneder, efter det er implementeret i STARKs sortiment. Såfremt leverandøren ikke kan overholde dette, har STARK ret til at returnere sit restlager, mod at leverandøren betaler hele købsprisen samt eventuelle tilknyttede udgifter. Hvis en vare udmeldes fra sortiment af leverandøren og STARKs lager ikke dækker frem til næste sortimentsskift, der fortages ca. hvert halvår, forpligter leverandør sig til at betale hele købsprisen samt evt. tilknyttet udgifter i forbindelse med genkøb af anden vare. 2. Varenummer & EAN-nummer Alle varer skal mærkes med et DB-nummer og registreres i DB-systemet. Hvert enkelt varenummer skal mærkes med EAN-nummer og eventuelt STARKs varenummer. STARK kræver 100 % EAN-mærkning på salgsenheden, se bilag 1. Der kan aftales afvigelse omkring EANnummer på udvalgte varegrupper, hvor mærkningen er svær at udføre. Enhver ændring af et EANeller varenummer skal meddeles, så snart leverandøren bliver opmærksom på det og senest én måned før, en sådan ændring træder i kraft. Hvis salgsenheden ikke er EAN-mærket med læsbar stregkode, eller er mærket med en ikke-aftalt EAN-kode, forbeholder STARK sig ret til at opkræve et gebyr på DKK 1.000,- pr. forkert mærket varenummer samt opkræve omkostningen til ommærkning hos leverandøren. Leverandøren skal overholde de nedenstående mål for at gøre det muligt at aflæse stregkoderne. 3. Krav til dokumenter & informationer Samhandlen mellem STARK og vore leverandører baseres i høj grad på anvendelse af struktureret information om varen og dens logistiske egenskaber. Dette sker i såvel varebestilling som i forbindelse med modtagelse af varerne i vores butikker og på Fælleslagret. Derfor er det meget vigtigt, at informationen fra leverandøren er fuldstændig korrekt og komplet på de ønskede områder. Alle detaljerede oplysninger på alle dokumenter, der hører til en ordre, skal stemme overens med købsordren og være opstillet i samme rækkefølge. Hvis Leverandøren ikke er i stand til at levere en vare, skal varen markeres med et 0, varelinjen må ikke slettes. Alle produktinformationer skal tilpasses til STARK Group PIM standard. 4

5 3.1 Krav til ordrebekræftelse. Sendes som EDI Parterne er blevet enige om, at følgende oplysninger skal medtages i ordrebekræftelsen. Ordrebehandler, adresse, hvis muligt (ref. hos leverandøren) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrebehandler, adresse hvis muligt (ref. hos STARK) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrenummer + slutbrugers ordrenummer Dato Beskrivelse af de bestilte varer Produkt (EAN- & varenummer) Enheder i henhold til ordren Mængde Enhedspris og valuta Leveringstid Leveringssted Incoterms 2018 Rabat Fragt og forsikring, hvis det er aftalt med STARK Samlet købspris Henvisning til aftalen, hvis relevant Leverandør med træ baserede varer skal derudover medsende COC nr. og certificeringsstatus. Ordrebekræftelsen skal klart angive alt, hvad leverandøren har til hensigt at fakturere med nøjagtig mængdeangivelse. Ordrebekræftelsen skal være STARK i hænde inden for 24 timer efter afgivelse af ordren, hvis den er afgivet elektronisk. I tilfælde af ændringer, skal der sendes en ny ordrebekræftelse til STARK. 3.2 Krav til følgeseddel Sendes som EDI følgeseddel. Ved levering til forretning eller fælleslager, skal der fremlægges følgeseddel og specifikation. Parterne er blevet enige om, at følgende oplysninger skal medtages på følgesedlen: Ordrebehandler, adresse, hvis muligt (ref. hos leverandøren) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrebehandler, adresse hvis muligt (ref. hos STARK) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrenummer + slutbrugers ordrenummer Dato Beskrivelse af de bestilte varer Produkt (EAN- & varenummer) Enheder i henhold til ordren Mængde Fragt og forsikring, hvis det er aftalt med STARK Henvisning til aftalen, hvis relevant Leverandør med træ baserede varer skal derudover medsende COC nr. og certificeringsstatus. 5

6 3.3 Krav til faktura Sendes som EDI til Shared Service Center. Den fakturerede pris skal svare til prisen angivet på ordren. Enhver afvigelse i indholdet af ordren og leverandørens faktura skal afklares mellem leverandør og STARK, inden der sendes en faktura til STARK. Det er ikke tilladt at pålægge STARK et faktureringsgebyr eller lignende gebyrer. Fakturaen må ikke dateres, før vareleveringen har fundet sted. Det er kun tilladt at udstede én faktura pr. købsordre. Parterne er blevet enige om, at følgende oplysninger skal medtages i fakturaen: Ordrebehandler, adresse, hvis muligt (ref. hos leverandøren) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrebehandler, adresse hvis muligt (ref. hos STARK) inkl. moms-nr. hvis relevant Ordrenummer + slutbrugers ordrenummer Dato Beskrivelse af de bestilte varer Produkt (EAN- & varenummer) Enheder i henhold til ordren Mængde Enhedspriser og valuta Leveringstid Leveringssted Incoterms 2018 Rabat Fragt og forsikring, hvis det er aftalt med STARK Samlet købspris Henvisning til aftalen, hvis relevant Leverandør med træ baserede varer skal derudover medsende COC nr. og certificeringsstatus. 4. Erstatningsvarer og reservedele Leverandøren skal fortsætte med at tilbyde vedligeholdelse og reservedele i 36 måneder efter varsel om produkter, der udgår. 5. Kampagner og specialtilbud Leverandøren skal skriftligt bekræfte kampagnepriser via den kampagnebekræftelse, der sendes fra STARK til leverandør. Kampagnevarer over STARKs fælleslager skal leveres 3 uger inden kampagnestart. Kampagnevarer leveret direkte til forretningerne skal leveres 1 uge inden kampagnestart. Leverandøren skal sende en ordrebekræftelse for alle ordrer. 6

7 6. Overlager varer I henhold til samhandelsaftalens punkt 7.2 defineres ukurante varer som et overlager af produkter, hvor lageret til rådighed i styk er større end det årlige salg i styk. 7. Returneringsaftale Med henblik på at undgå nedskrivninger af varelageret, så er STARK berettiget til over for leverandøren mindst en gang pr. halvår at konkretisere overlager og at returnere disse til leverandøren. Specialfremstillede og sæsonvarer kan ikke sendes retur, medmindre andet aftales. Returvarer skal være klar til videre salg, og salgsenheden skal så vidt muligt være i original emballage (Den emballage varen transporters hjem til kunden i), medmindre andet aftales. Returfragten betales af STARK, medmindre andet aftales. Udfyld Bilag 2 8. Etableringer, reetableringer, butiksombygninger og sortimentsændringer Leverandøren er forpligtet til at stille personale til rådighed til etablering, reetablering, butiksombygning og ændringer i sortimentet eller til at afholde udgifterne hertil. STARK må bruge en ekstern virksomhed hertil og lade sidstnævnte fakturere leverandøren i henhold til forudgående aftale. Med hensyn til ombygning og reetablering af eksisterende STARK forretninger samt etablering af nye STARK forretninger, skal leverandøren udstille produkterne i henhold til tegninger og planogrammer specificeret af STARK. I tilfælde af afvigelser, skal leverandøren afhjælpe situationen for egen regning. Leverandøren er forpligtet til at følge relevante sorteringsvejledninger i forbindelse med håndtering af affald. Leverandøren er forpligtet til aktivt at deltage i produktrelateret træning af STARKs medarbejdere. 9. Salgsopbakning STARK ser gerne leverandøren i forretningen. Besøget skal være koncentreret omkring etablering af et flot varespejl, ved at fylde varer op og rykke frem. Vi ønsker, at leverandører følger de samme sikkerhedsregler, som vores egne ansatte, når de færdes i vores forretninger. Det betyder, at der bæres synlighedsvest, hvor der er kørende trafik med truck eller biler, og der anvendes sikkerhedssko ved tunge løft og ved anvendelse af tekniske hjælpemidler - f.eks. palleløftere. Leverandører skal altid sikre, at udstillede produkter ikke udgør en risiko for kunder og andre, der færdes i butikken. Det betyder bl.a., at maskiner med bevægelige dele, der kan udgøre en risiko for personskade, ikke må efterlades med batterier eller tilsluttet anden strømforsyning. Udstillingsstativer og lignende skal være forsvarligt sikret mod væltning. Det er ikke tilladt at hjælpe med at lægge ordre eller på anden måde påvirke basisdisponeringerne. 7

8 C. Logistik Parametre 1. Leveringer 1.1. Leveringstid Leverandør skal fremsende en oversigt over antal dage det tager fra ordre modtagelse til levering i STARKs forretning per forretning til STARKs logistikafdeling. 1.2 Leveringsdato Den leveringsdato STARK angiver på rekvisitionen, er den dato, varen skal leveres i forretningen. 1.3 Restordrer, leveringer til lager. STARK arbejder ikke med restordrer, med mindre der ligger en skriftlig aftale med STARK. STARK skal have besked om delleverancer umiddelbart efter, at leverandøren bliver bekendt hermed. Forretningen kontaktes og informeres om produktdetaljer, mængde og forventet leveringsdato. Dette skal kunne dokumenteres. 1.4 Midlertidigt udsolgte varer Varer, der i en periode (mere end 5 dage) ikke kan leveres, skal STARK informeres herom via til STARKs ansvarlige produktchef. 2. Fragtgrænser 2.1 Basis varer Varer til lager skal levers på en af følgende måder: 1. Fragtfri levering / fast uge levering 2. Ved minimumsordre, skal grænserne differentieres i forhold til STARKs aftræk i forretningerne Skaffevarer (Varer købt specielt hjem til en kunde) Varer udenfor STARKs forretningens faste sortiment ved leverandøren, skal kunne leveres med levering af basis varer uden ekstra omkostninger. Leveringer udenfor aftalt leveringssetup, kan pålægges fragt. 3. Colli størrelser / bestillings minimum STARK har en ambition om at øge omsætningshastigheden i STARKs forretninger, bestillings minimum må som udgangspunkt ikke være større end det gennemsnitlige årlige salg i STARKs 15 mindste enheder. Det skal sikre, at bestillings minimum ikke er med til at give overlager, og sænke omsætningshastigheden. 8

9 D. Leverancer 1. Leverancer til STARKs forretninger Hvis de leverede varer eller mængder ikke er i overensstemmelse med de fakturerede varer eller mængder, skal STARK sende en faktura til leverandøren og automatisk trække beløbet fra betalingen. I tilfælde af forsinkelse skal STARKs forretning informeres, så snart leverandøren får kendskab herom. Hvis forsinkelsen rammer alle forretninger, skal STARKs ansvarlige produktchef informeres via , så snart leverandøren bliver bekendt med forsinkelsen. Hvis forsinkelsen ikke kan accepteres af STARK, har STARK ret til at annullere ordren. Ved levering til STARK forretninger skal der fremlægges følgeseddel og specifikation. Enhver levering til forretningerne skal være i overensstemmelse med følgende åbningstider: Mandag - torsdag: til Fredag: til Alle forretninger er lukkede for levering på nationale offentlige helligdage. STARK kan afvise levering, hvis den finder sted uden for ovennævnte tidsramme. Leverandøren skal have en skriftlig aftale med STARK, hvis levering skal finde sted på tidspunkter, der ikke er angivet ovenfor. STARK forbeholder sig ret til at sende en leverance retur, hvis lasten ikke kan håndteres forsvarligt med truck. 2. Direkte leverancer til STARKs kunder Ved levering af varer direkte til STARKs kunder ifølge aftale med STARK, skal følgesedlen fremsendes til den forretning, som afgav ordren. Ved levering skal leverandøren advisere STARK en dag i forvejen. Hvis leveringstiden ikke kan opgives, skal STARKs kunde informeres herom efterfølgende pr. telefon eller sms. I tilfælde af forsinkelser skal leverandøren advisere STARKs kunde pr. telefon, og hvis det ikke er muligt at få fat i STARKs kunde, skal leverandøren advisere den forretning, som afgav ordren. 3. Leverancer til STARKs Fælleslager Hvis de leverede varer eller mængder ikke er i overensstemmelse med de fakturerede varer eller mængder, skal STARK sende en faktura til leverandøren og automatisk trække beløbet fra betalingen. I tilfælde af forsinkelse skal STARKs Fælleslager informeres, så snart leverandøren får kendskab herom. Hvis forsinkelsen rammer alle forretninger, skal STARKs ansvarlige produktchef informeres via , så snart leverandøren bliver bekendt med forsinkelsen. Hvis forsinkelsen ikke kan accepteres af STARK, har STARK ret til at annullere ordren. 9

10 Ved levering til Fælleslageret skal der fremlægges følgeseddel og specifikation. 3.1 Leveringsadresse til fælleslager STARK FÆLLESLAGER HEDENSTED LØSNINGVEJ 30 DK-8722 HEDENSTED DANMARK Kontakt: Ketil Lindskjold Kontakt: Linus Andreasen Telefon: Telefon: klt.ccvejle@stark.dk lba@stark.dk STARK FÆLLESLAGER HORSENS THORSVEJ 12 DK-8700 HORSENS DANMARK Kontakt: Torben Rindom Kontakt: Hans Ole Olsen Telefon: Telefon: trm@stark.dk hoo@stark.dk Enhver levering til Fælleslageret skal være i overensstemmelse med følgende åbningstider: STARK Horsens Fælleslager Mandag torsdag Fredag Hedensted Fælleslager Mandag torsdag Fredag Der er lukket på alle nationale helligdage. Leveringer udenfor åbningstiden har STARK ret til at afvise, medmindre leverandøren kan fremvise en skriftlig aftale med STARK omkring leveringer udenfor åbningstiden. Alle leveringer skal adviseres via mail senest 24 timer før levering. Adviseringen skal indeholde købsrekvisitionsnummer, lastbil eller container nummer. I tillæg til ovenstående skal alt Sø- & Luftfragt bekendtgøres 4 uger før ETA. Hvis følgesedlen ikke stemmer overens med ordrer / ordrebekræftelsen, skal STARK informeres pr seneste 24 timer før om købs-rekvisitionsnummer, lastbil eller container nummer. 10

11 E. Paller og pakning af gods 1. Generelle oplysninger vedrørende paller Leverandøren skal sikre, at pallerne er stærke nok til at kunne bære varelasten og, at pallerne kan holde til transporten og den derefter følgende håndtering i logistikkæden. Hvis varerne er pakket på en måde, der ikke overholder dette, har STARK ret til at fakturere Leverandøren for eventuelle beskadigede varer som følge heraf. Produkter, der pakkes på paller, skal være pakket på en måde, så de ikke bliver beskadiget under transport. 2. Pallegebyrer STARK skal ikke faktureres for paller af Leverandøren. Hvis Leverandøren anmoder om det, vil denne kunne få udvekslet EUR-paller. 3. EUR-palle Bredde: 800 mm. Dybde: 1200 mm. 4. Engangspaller Det er tilladt at anvende engangspaller, når der importeres varer fra lande uden for Europa, så længe de overholder følgende mål: 1. Pallens mål skal være mindre end EUR-pallens, således at engangspallen kan anbringes oven på en EUR-palle ved ankomst til lageret. 2. Pallen skal have et mellemrum fra gulvniveau og op til bunden af pallen på mindst 100 mm, og hullerne til gaffelstableren skal være mindst 200 mm brede. 3. Pallerne skal være lavet af pap, plastik eller træ. Træpaller skal opfylde IPPCs standarder. Læs mere på 11

12 5. Levering på lægter Kravene til levering af varer, der er pakket på lægter, er specificeret nedenfor. 6. Pakning af paller Alle varer, der skal pakkes på paller, skal pakkes således, at de holder sig inden for pallen. Pallen skal pakkes på en måde, så vægten er jævnt fordelt på pallen i både vandret og lodret retning. For at give en optimal lagring og transport af varerne, bør pakkestørrelsen tilpasses følgende mål, når det er muligt: 200 mm, 400 mm, 600 mm, 800 mm og 1200 mm. Alle paller skal pakkes ind i pallefilm for at stabilisere pallen under transport og for at beskytte den mod støv. Etiketten på den yderste emballage skal være synlig. Hvis der pakkes flere paller med kun én slags vare, skal der være det samme antal varer på hver palle. Rigtigt Forkert 12

13 7. Pallens højde Yderkasser, der vejer mere en 11 kg, må ikke anbringes på en palle i en højde over 1500 mm. Pallens maksimale højde er 1800 mm (se billede 1). Hvis der anbringes en palle imellem to lag kasser (se billede 2), er den maksimale højde 2600 mm. Billede 1 Billede 2 8. Pallebånd Alle paller skal forsynes med pallebånd for at gøre dem stabile under transport. Når der anvendes pallebånd, skal der også benyttes kantbeskyttere, så pallebåndet ikke skærer sig ind i kasserne. Pallebåndene skal være lavet af plastik. 13

14 F. Fælleslageret 1. Pakliste Paklisten skal indeholde: Købsordrenummer EAN-nummer Varenummer Enheder (stk.) i henhold til købsordren Antal yderkasser for hver vare Indhold i hver yderkasse Indhold i hver inderkasse Yder- og inderkassernes mål Lastvognens eller containerens nummer Vægt pr. yder- og inderkasse Samlet vægt pr. lastvogn eller container Leverandør med træ baserede varer skal derudover medsende COC nr. og certificeringsstatus. 2. Pakkeinstruktioner, 2.1 Pakkemærkning og krav til pakning Hvis Leverandøren ikke overholder de angivne pakkekrav og den angivne pakkemærkning, har STARK ret til at afkræve betaling af Leverandøren for udgifterne til ommærkning og ompakning. EAN- og varenummer Hver enkelt inder- og yderkasse skal være tydeligt mærket med EAN-nummer og eventuelt STARK varenummer. EAN-nummeret skal placeres på inderkassen således, at det er let at se og let at scanne. Alle varer skal leveres således, at der kun er ét varenummer pr. modtaget enhed (hhv. hel-, halv- eller kvartpalle). Hver enkelt købsordre skal være pakket særskilt. 2.2 Krav til kasserne Yder- og inderkasserne skal til tilpasses varens størrelse, for at forhindre, at varen bliver beskadiget, når den transporteres eller lægges på lager. Alt efter behov skal der benyttes et fyldmateriale, således at yderkassen, inderkassen og varen ikke bliver beskadiget. Pappet skal være af en sådan kvalitet, at kasserne kan holde til at blive stablet under transport og oplagring, så varen beskyttes optimalt. Yderkasserne skal kunne holde til at blive stablet op til 1,5 m højde på hylder, og skal kunne holde til at blive stablet i blokke på gulvet op til 5 m højde, pallen medregnet, uden at varen eller yderkassen tager skade. 14

15 2.3 Vægt Hvis en enhed vejer mere end 12 kg eller fylder mere end 1m 3, skal enheden være udstyret med løftehuller. Løftehullerne skal måle 100 x 30 mm. Hvis enheden vejer mere end 20 kg, må den ikke løftes af en enkelt person, og den skal derfor have flere løftehuller langs med kassens sider. Vægten skal fremgå tydeligt på emballagen eller varen. 2.4 Etiketten på yder- og inderkasserne Vægten skal fremgå tydeligt af etiketten. 3. Levering i containere eller i hele vognlæs Varerne skal være stablet og ordentligt sikret/spændt fast, samtidig med, at der tages hensyn til varernes og emballagens art. Hvis en lastbil/container indeholder flere varenumre, skal hvert enkelt varenummer være pakket sammen, og det skal være tydeligt markeret, hvor det næste varenummer begynder. Varer, der leveres i lastbil, skal være pakket på paller eller lægter, således at varerne kan læsses af med en gaffelstabler eller en palleløfter. Varer, der leveres i en container, skal helst være pakket på slip-sheet s, paller eller lægter for at gøre det let at læsse varerne af. Hvis containeren er blevet gasset eller udsat for en lignende behandling, skal dette være tydeligt angivet på konnossementet eller containerdørene. Dato: På vegne af leverandøren Dato: På vegne af STARK 15

16 Bilag 1 Emballeringsniveauer Emballeringsniveau Salgsenhed Definition En salgsenhed er den enhed, der gennem en udgangskasse scannes og sælges til forbrugeren. Eksempel: Ét dørgreb Inner-kolli En inner-kolli indeholder et antal forbrugerenheder og udgør normalt det emballeringsniveau, hvorpå samhandelen mellem STARK, butikkerne og leverandøren finder sted. Eksempel: 12 dørgreb pakket i én kasse. Salgsklare displays er i princippet også inner-kolli, der kan indeholde én eller flere typer salgsenheder. Det samme gælder for salgsklare kvart-, halv- og helpaller. STARK bestiller som hovedregel varer hos leverandørerne på dette niveau. Antal salgsenheder i inner-kolli skal altid ske efter aftale med STARKkæden. Yder-kolli Benyttes kun ved levering til STARK Centrallager Yder-kolli anvendes som regel til at holde sammen på et antal innerkolli, der på grund af størrelse eller sårbarhed ikke kan stables, som de er. Yder-kolli anvendes KUN i forhold til bestillinger til STARK Centrallager 16

17 Bilag 2 Information til brug for returnering Angiv adresse for returleveringer Adresse Post nummer 17