Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 25. oktober 2016, kl i Medborgerhuset, Lille sal., Taastrup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde tirsdag den 25. oktober 2016, kl i Medborgerhuset, Lille sal., Taastrup Til stede: Gæst: Formand Berit Breiner, næstformand Jan Carstensen, Claus Mitchell Andersen, Jens-Ole Larsen-Nielsen Dan Schuwendt, formand for afdeling 3603, Thorsgård Administrationen: Kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen Revision: Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab v. statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Afbud: Dan Schuwendt, formand for afdeling 3603, Thorsgård, driftschef Jan Ole Madsen 1/29

2 Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen fra organisationsbestyrelsesmødet den 2. juni Revisionsprotokol Meddelelser Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 SAGER TIL BESLUTNING Regnskab for boligorganisation og afdelinger samt organisationsbestyrelsens årsberetning Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Forvaltningsrevision 2015/ Nye normalvedtægter Bestyrelsesvederlag Pas på huslejen 360 analyse af driften nyt byggeprojekt i Trekroner deltagelse i fællesudbudsforretninger generelt Afdeling 3601, Raadhushaven fysisk helhedsplan Afdeling 3606, Engvadgård - ombygning af ejendomskontor First Agenda Endeligt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme til repræsentantskabet om valg af revisor Valg af to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab SAGER TIL ORIENTERING Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab 2014/ Vedligeholdelseskampagne i status nyt fra afdelingerne Afdeling 3602, Kallerupvang altaner orientering Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Udbudsloven og decentrale enheder Mødekalender Fortroligt punkt Eventuelt /29

3 Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokol... 4 Bilag 3: Regnskab for boligorganisation og afdelinger... 7 Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning Bilag 5: Driftsbudget pr. den 1. juni Bilag 6: Læsevejledning til nøgletal... 9 Bilag 7: Forvaltningsrevision... 9 Bilag 8: Vedtægter for Bilag 9: Udkast til vedtægtsændring for Bilag 10: Nye normalvedtægter med rettelser Bilag 11: soplæg Bilag 12: Tilbudssammenligning Bilag 13: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab /29

4 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Gældende forretningsorden vedtaget den 23. oktober 2014 er vedlagt som bilag. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Taget til efterretning. 2. fra organisationsbestyrelsesmødet den 2. juni 2016 et fra organisationsbestyrelsesmødet den 2. juni 2016 er fremsendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 17. juni Der er ikke fremkommet kommentarer til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. et blev godkendt og underskrevet af formanden. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Bilag 2: Revisionsprotokol Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 4/29

5 Revisionsprotokollatet blev godkendt. 4. Meddelelser Kundechef Marie-Louise Bruun orienterede om, at de kommende studieture i KAB i 2017 går til Belgien og foregår i dagene maj 2017 og oktober Organisationsbestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Berit Breiner Kallerupvang 2017 Næstformand Jan Carstensen Rådhushaven 2016 Bestyrelsesmedlem Jens-Ole Larsen-Nielsen Fløngvangen 2016 Bestyrelsesmedlem Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2016 Bestyrelsesmedlem Vakant Thorsgård 2017 Suppleanter Suppleant for Afdeling Kurt Christensen Berit Breiner Kallerupvang 2016 Jens Mazanti-Andersen Jan Carstensen Rådhushaven 2016 Vakant Vakant Fløngvangen 2016 Mogens Piil Claus Mitchell Andersen Engvadgård 2016 Vakant Vakant Thorsgård 2016 SAGER TIL BESLUTNING 6. Regnskab for boligorganisation og afdelinger samt organisationsbestyrelsens årsberetning Som bilag fremlægges et hæfte, der indeholder boligorganisationens og afdelingernes driftsregnskaber for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 samt status pr. sidstnævnte dato. Alle regnskaber er enkeltvist opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for og Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for boligorganisationen og afdelingerne. 5/29

6 Boligorganisationens regnskab Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og dispositionsfonden udgør, inklusive renter, bidrag fra afdelingerne og ydelser fra udamortiserede lån kr. Den disponible saldo pr. den 31. maj 2016 er kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Boligorganisationen har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 31. maj 2016 er kr. efter fradrag af den bundne del på kr. Afdeling 3601, Rådhushaven Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3602, Kallerupvang Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges kr. til nedsættelse af egenfinansiering og kr. overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3603, Thorsgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. Afdeling 3605, Fløngvangen Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der bruges til nedsættelse af egenfinansiering. Status balancerer med kr. Afdeling 3606, Engvadgård Driftsregnskabet for den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr. Status balancerer med kr. 6/29

7 Begivenheder efter regnskabsårets udløb Der er fra balancedagen og frem til i dag ikke indtrådt forhold, som forrykker vurderingen af årsregnskabet for boligorganisationen og dens afdelinger. Bilag 3: Regnskab for boligorganisation og afdelinger Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender - boligorganisationens regnskab, således at regnskabet efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde til godkendelse, - afdelingernes regnskaber, - årsberetningen, således at årsberetningen efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde til godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte og indstillede - boligorganisationens regnskab til godkendelse til det efterfølgende repræsentantskabsmøde, - årsberetningen til godkendelse til det efterfølgende repræsentantskabsmøde, - organisationsbestyrelsen anmodede administrationen om udsendelse af regnskaber til afdelingsbestyrelserne i god tid inden organisationsbestyrelsesmødet. Organisationsbestyrelsen godkendte endvidere afdelingernes regnskaber. 7. Boligorganisationens driftsbudget pr. 1. juni Driftsbudgettet er opstillet, således at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af noter til budgettet. Driftsbudgettet fra den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Lokalbidraget til boligorganisationen fra afdelingerne er 916 kr. pr. lejemålsenhed og afdelingernes grundbidrag udgør 425 kr. pr. lejemålsenhed. 7/29

8 Bilag 5: Driftsbudget pr. den 1. juni 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde til godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet, og indstillede budgettet til godkendelse på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 8. Forvaltningsrevision 2015/2016 Forvaltningsrevisionen er en del af den årlige tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Der gøres opmærksom på, at: I nøgletallet for tab ved fraflytning (konto 130) indgår kældre/lagerrum m.v. således ikke i antal lejemålsenheder. I nøgletallet for henlæggelsesniveauet indgår erhvervslejemål således ikke i kr./m². Henlæggelser (tabel 3) Henlæggelsesniveauet ser fornuftigt ud i alle afdelinger. Som udgangspunkt anbefales det, at henlæggelserne på konto 401, opsamlet henlæggelser, er to til tre gange indbetalingen på konto 120. I Fløngvangen er det 6 gange så stort, mens det i Thorsgård er 4,4 gange så stort, i Raadhushaven er det 4,7 gange så stort, i Engvadgård er det 2,8 gange så stort og i Kallerupvang er det 2,1 gange så stort. Det høje henlæggelsesniveau i afdelingerne i skyldes, at små afdelinger er mere sårbare overfor store pludselige udgifter, og har derfor et større henlæggelsesbehov pr. m². Tab ved fraflytning (tabel 4) Posten Tab ved fraflytninger svinger meget fra år til år set over de seneste tre år. Siden sidste regnskabsår er udgifterne på konto 130 faldet i afdelingerne Raadhushaven og Kallerupvang, i afdelingerne Thorsgård og Engvadgård er udgifterne steget. I Fløngvangen er udgifterne nul kr. ligesom sidste regnskabsår. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen, at der skulle være fokus på afdelingernes huslejeudvikling samt tab ved fraflytninger. 8/29

9 Bilag 6: Læsevejledning til nøgletal Bilag 7: Forvaltningsrevision Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for Administrationen kunne på mødet oplyse om, at der fra den 1. januar oktober 2016 er udsendt 108 rykkere for manglende huslejebetalinger. Heraf er der efterfølgende sendt 24 ophævelser. 8 beboere er sendt i fogedretten, og fogeden har udsat en beboer på grund af manglende huslejebetaling. Organisationsbestyrelsen tog forvaltningsrevisionen til efterretning og besluttede, at der også i 2017 skulle være fokus på henlæggelser (tabel 3) samt tab ved fraflytninger (tabel 4). 9. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. den 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Ud over en række mindre præciseringer omfatter de væsentligste ændringer: - Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. - Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, om det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Ifølge driftsbekendtgørelsen 7, stk. 1, kan repræsentantskabet delegere den kompetence, der er nævnt i boligselskabets vedtægter 4, stk. 5, til organisationsbestyrelsen. 9/29

10 De områder der ifølge de nye vedtægters 4, stk. 5 kan uddelegeres til organisationsbestyrelse er: 4, Stk. 5: Repræsentantskabet godkender endvidere afdelingernes regnskaber og træffer beslutning om følgende forhold vedrørende almene boligorganisationer og serviceafdelinger: 1) Erhvervelse eller salg af afdelingernes ejendomme. 2) Overgang af en afdeling fra boligorganisation til en anden. 3) Opdeling eller sammenlægning af afdelinger. 4) Væsentlig forandring af afdelingernes ejendomme. 5) Grundkøb. 6) Iværksættelse af nyt byggeri. 7) Pantsætning af afdelingernes ejendom. 8) Fælles afdelingsmøde og fælles afdelingsbestyrelse for flere afdelinger. I bilag 9 er rettelserne ifølge de nye normalvedtægter indskrevet med grønt og den udgående tekst skrevet med rødt. Bilag 8: Vedtægter for Bilag 9: Udkast til vedtægtsændring for Bilag 10: Nye normalvedtægter med rettelser Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen beslutter om der ønskes delegation af repræsentantskabets kompetence og i givet fald hvilke - til organisationsbestyrelsen, - at indstille til repræsentantskabet, at delegere disse kompetencer til organisationsbestyrelsen, - at indstille til repræsentantskabet, at godkende vedtægtsændringerne. Organisationsbestyrelsen besluttede, at indstille til repræsentantskabet at delegere kompetence fra vedtægternes 4, stk. 5 nr. 3, 4, 7 og 8 til organisationsbestyrelsen og at godkende vedtægtsændringerne. 10/29

11 10. Bestyrelsesvederlag Ministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juni Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 78,29 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,97 kr. pr. lejemålsenhed. Organisationsbestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 27. oktober 2013 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt mellem medlemmerne således, at alle medlemmer modtager kr. hver. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Godkendt. 11. Pas på huslejen 360 analyse af driften På organisationsbestyrelsens arbejdsmøde i april, og senere på organisationsbestyrelsesmødet i juni 2016 blev det, med baggrund i de krav om besparelser der er på vej fra regeringen til den almene sektor vedtaget, at få hjælp til en 360 analyse af driften i for herved at finde eventuelle besparelsesmuligheder. Rapporterne er nu udarbejdet og analyserne peger på flere besparelsesmuligheder. Der er overordnet seks anbefalinger til besparelsespotentialer som boligorganisationen bør arbejde med. De seks anbefalinger er: 11/29

12 - Effektiv og professionel drift herunder driftsfællesskaber med andre boligorganisationer. - At holde udgifterne nede tænk i stordriftsfordele. - Mere effektiv beboerservice anvende smarte værktøjer til beboerkontakt og service. - Bedre udnyttelse af arbejdstiden det anbefales at der indkøbes robotplæneklipper - Bedre udnyttelse af maskinparken. - At hæve beboerindskuddene, hvilket vil medføre mindre tab ved fraflytninger. På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev det aftalt, at der til det videre arbejde med ovennævnte analyse skulle udarbejdes en gennemsnitsberegning over afdelingernes beboerindskud: Det kan oplyses, at beboerindskuddet maksimalt kan hæves til 232 kr. pr. m² (2016 tal). Ønskes beløbet forhøjet herudover skal der ansøges særskilt herom til kommunalbestyrelsen. Afdeling Boligareal i m² Konto 409 beboer- indskud Konto 414 forhøjede indskud Indskud pr. m² 3601 Raadhushaven 3175, , Kallerupvang 5604, , Thorsgård 2538, , Fløngvangen 1045, , Engvadgård 7753, ,09 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter det videre arbejde med 360 analyserne, samt indstiller til repræsentantskabet at delegere beslutningskompetence i forbindelse hermed til organisationsbestyrelsen. Administrationen oplyste på mødet, at organisationsbestyrelsen tidligere har besluttet, med virkning fra den 1. januar 2012, at samtlige indskud fremadrette skulle være på 200 kr. pr. m 2. 12/29

13 Organisationsbestyrelsen besluttede, at indstille til repræsentantskabet at delegere kompetencen til organisationsbestyrelsen i forbindelse med det videre arbejde med 360 analyserne. Organisationsbestyrelsen planlagde det kommende arbejdsmøde til den 10. januar 2017 kl Mødet finder sted i Kallerupvang. Organisationsbestyrelsen besluttede yderligere, at indskuddet fremadrettet fra den 1. januar 2017 i alle afdelinger skal være 220 kr. pr. m² nyt byggeprojekt i Trekroner På seneste organisationsbestyrelsesmøde blev et nyt byggeprojekt i Trekroner, Roskilde præsenteret for organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tilkendegav stor interesse for projektet men havde flere spørgsmål hertil. Specielt blev der udtrykt usikkerhed vedrørende størrelsen på lejemålene og i den forbindelse spørgsmål til den kommende beboersammensætning m.m. Der har efterfølgende været afholdt møde mellem organisationsbestyrelsen og Center for Byggeri, hvor alle spørgsmål og tvivl blev behandlet. Projektet indeholder opførelse af 60 almene boliger i Trekroner, heraf skal 17 bygges som små boliger på ca. 30 m², 13 boliger på ca. 45 m², og 30 familieboliger på m 2. Det foreløbige forslag til byggeriet er, at de 30 familieboliger bygges efter Almen Bolig + konceptet mens de resterende boliger som udgangspunkt skal være driftsbetjente. Organisationsbestyrelsen tilkendegav efter det afholdte møde, at der var ønske om at arbejde videre med projektet. Det indstilles, - at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning, - at indstille til repræsentantskabet, at godkende projektet, - at indstille til repræsentantskabet, at organisationsbestyrelsen får delegeret kompetencen til at varetage boligorganisationens interesser i denne sag - herunder godkendelse af endelig projekt samt grundkøb med mere. 13/29

14 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og indstillede, til repræsentantskabet, at godkende projektet samt indstille til repræsentantskabet, at organisationsbestyrelsen får delegeret kompetencen til at varetage boligorganisationens interesser i denne sag herunder godkendelse af endeligt projekt samt grundkøb med mere deltagelse i fællesudbudsforretninger generelt Med baggrund i en konkret sag om energimærkning fra afdeling Rådhushaven ønsker formandskabet en diskussion om fælles deltagelse i udbudsforretninger i KAB-fællesskabet. I 2012 tilsluttede selskabet sig fællesudbuddet for energirapporter, der på daværende tidspunkt var blevet lovpligtige for almene boligorganisationer. I den refererede sag har afdelingen ikke tilkøbt EVK-ydelser (energi og varmekonsulent ydelser) fra KAB, hvorfor den udfærdigede energirapport fremstår mangelfuld. Formandskabet ønsker en principiel drøftelse af deltagelse i fællesudbud, hvor det ønskes indskærpet over for KAB, at alle nødvendige forudsætninger er til stede ved arbejdernes udførelse samt at det bestilte arbejde bliver udført på en sådan måde, at det er tilpasset den enkelte afdeling. De indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter deltagelsen i fællesudbud i KAB samt indstiller til administrationen at sikre det nødvendige beslutningsgrundlag før bestilling af arbejdet. Organisationsbestyrelsen udtalte kritik af selve udførelsen af arbejdet med energimærkning. Herunder at selskabet har tilsluttet sig udbuddet men ikke selve udførelsen. Det blev påtalt, at der manglede orientering herom til de enkelte afdelingsbestyrelser før udførelsen. 14. Afdeling 3601, Raadhushaven fysisk helhedsplan Byggesagen blev afleveret den 18. november 2014, og der er afholdt 1-års gennemgangsmøde den 25. november Generelt kan udeståender i mangelafhjælpningen inddeles i fem punkter, og sagerne har nu følgende status: 14/29

15 1. Trækgener i tilbygninger Vestervej Beboere på Vestervej har oplevet trækgener fra de nye tilbygninger. Rambøll har udarbejdet et notat af marts 2016 vedrørende tilbygninger på Vestervej, hvori der på baggrund af termograferinger vurderes, at der er stor sandsynlighed for, at der er manglende omhyggelighed med stopning/fugning langs det store vindue. Det er aftalt med B. Nygaard Sørensen A/S (BNS), at der skal udføres et antal repræsentative destruktive stikprøver i fugen, for at af- eller bekræfte, hvorvidt Rambølls påstand er korrekt. Forsøgene vil blive udført snarest af lokal håndværker og med deltagelse af Rambøll. Endvidere konkluderer Rambøll, at trækgenerne også kan skyldes, at radiatoren i tilbygningen ikke er placeret under vinduet, som de mener, ikke er i overensstemmelse med almindelig god byggeskik. KAB vil snarest indkalde rådgiver til en nærmere afklaring/beslutning. 2. Renovering af udvendige betontrapper ikke udført tilfredsstillende Generelt Rambøll har i notat af marts 2016 vedrørende udvendige trapper vurderet, at revner, afskalninger og net-revner sandsynligvis skyldes, at BNS ikke har fulgt rådgivers beskrivelse omhyggeligt nok. BNS har afvist anklagen og henviser til, at de under byggesagen skriftligt har taget forbehold for det bygbare. Hvorvidt det ene eller det andet er korrekt, kan afklares i et syn og skøn. Påbegyndelse af syn og skøn er dog en temmelig dyr og ressourcekrævende proces. Alternativt kan afdelingen få udført to-tre nye prøvetrapper af anden entreprenør for at bekræfte skyldsspørgsmålet. Dette koster ca kr. pr. trappe inkl. rådgivertilsyn (inkl. moms). Denne fremgangsmåde vil blive afklaret senere med afdelingsbestyrelsen. KAB har i samråd med afdelingsbestyrelsen dog besluttet, at indkalde sagens parter til et evt. økonomisk forlig uden afklaring af skyld. Som udgangspunkt har afdelingen ikke fået de nyrenoverede trapper, som de har betalt for. I tilbudslisten er dette beløb opgjort til kr. det vil være oplagt, at BNS og rådgiver tilbagebetaler beløbet ligeligt, dog kan en evt. mindre andel indgå for afdelingen. Ved denne løsning har alle en fordel ved at undgå et juridisk efterspil, der oftest er både dyrt og meget tidskrævende for alle parter. Mødet afholdes i starten af november Trækgener i kviste Espenvænge Beboerne på Espenvænge har oplevet utætte og kolde badekviste. Rambølls notat af marts 2016 har ved hjælp af termografering registreret, at der er kuldebro under vaskeskabe, manglende fugning ved toiletgennemføring og ved overgang gulv/ydervæg (skunkens opbygning). Dette betyder, at det under særlige kulde og vindforhold ikke vil være muligt at opretholde en tæt konstruktion, og Rambøll skønner, at en løsning af forholdet ikke er lige for. 15/29

16 BNS kan også her skriftligt dokumentere, at de har taget forbehold for den bygbare rådgiverløsning. BNS har dog pr. kulance indvilget i at eftergå fugning bag toiletter samtidig med, at de drifter de nye vinduer og døre efter gældende vedligeholdelsesanvisninger. KAB har anmeldt forholdet til Byggeskadefonden i juni 2016, som konstruktive svigt og skader. Byggeskadefonden har en behandlingstid på ca. 6 måneder. 4. Vand i kælder Gasværksvej 29 Siden byggesagens afslutning har der i perioder været mindre områder med vand i kælderen på Gasværksvej 29. Problemet er ikke entydigt, men KAB har bedt rådgiver om at redegøre for en række spørgsmål og at genoprette tegningsmaterialet dette pågår. Samtidig er afdelingen, for at afhjælpe skader i kælderen, i gang med at indhente to priser på etablering af en pumpebrønd i kælderen (måske som en permanent løsning). Den ene pris er på kr. (inkl. moms), dertil må beregnes rådgiverprojektering og tilsyn på kr. (inkl. moms), i alt ca kr. Tilbud nr. to afventes. Udgiften til denne afhjælpning kan dækkes ind under det afsatte eftersynsbeløb i byggeregnskabet, hvorefter denne konto er tom. Afdelingen må derfor senere være indstillet på at skulle afsætte midler til den administrative gennemførelse af 5-års eftersynet, som ikke er en del af den gældende forretningsførerkontrakt. Dette afklares senere af afdelingsbestyrelsen. 5. Status på beboermangellister Generelt Der er udsendt færdigmeldinger på beboernes indvendig og udvendige mangellister til kommentering hos beboerne samt en beboerinformation vedrørende status på de ovenstående punkter. KAB skønner, at der kan blive behov for yderligere en mindre udbedringsgennemgang herefter burde mangelafhjælpningerne være afsluttet. I denne sag har afdelingsbestyrelsen/følgegruppen ytret ønske om, at få tillagt beslutningskompetencen i forbindelse med de igangværende reklamationer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt beslutter, at afdelingsbestyrelsen tillægges beslutningskompetence i forbindelse med de igangværende reklamationer. 16/29

17 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at afdelingsbestyrelsen tillægges beslutningskompetence i forbindelse med afslutningen af igangværende reklamationer. Betingelsen herfor er, at der sendes fra afdelingsbestyrelsen til organisationsbestyrelsen inden endelige beslutninger træffes. 15. Afdeling 3606, Engvadgård - ombygning af ejendomskontor I forbindelse med afslutningen på energirenoveringen af Engvadgård udestår ombygningen og istandsættelse af det lokale ejendomskontor. Planlægningen heraf er så småt gået i gang. I forbindelse med udarbejdelse af boligselskabets 360 graders analyser, blev det anbefalet, at der oprettes et til to fælles ejendomskontorer i alt i selskabet, og at det ene eventuelt kunne ligge i Engvadgård. Afdelingsbestyrelsesformanden for Engvadgård har i den forbindelse foreslået, at der ved ombygningen og istandsættelsen af ejendomskontoret tænkes langsigtet, således at fremtidige stor- driftsfordele, som er foreslået i 360 graders analysen, tænkes ind i projektet. Afdelingsbestyrelsesformanden foreslår i den forbindelse, at organisationsbestyrelsen træffer principbeslutning om at støtte den langsigtede strategi for ejendomskontoret samt principbeslutter, om boligselskabet vil medvirke økonomisk til omdannelsen heraf. Der vil på et kommende organisationsbestyrelsesmøde blive fremlagt budget over istandsættelsen, således at det endelige økonomiske tilskud fra boligorganisationen kan besluttes. Det indstilles at organisationsbestyrelsen principbeslutter at støtte den langsigtede strategi for ejendomskontoret i Engvadgård, og principbeslutter om der på et senere tidspunkt kan ansøges om økonomisk tilskud hertil fra boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at afdelingsbestyrelsen skal arbejde med færdiggørelse af nuværende projekt. Der bliver udformet to projekter som forelægges organisationsbestyrelsen, og organisationsbestyrelsen beslutter herefter om der kan bidrages økonomisk hertil. 17/29

18 16. First Agenda Flere boligorganisationer i KAB-fællesskabet har afprøvet det elektroniske møderedskab First Agenda med succes. Der er nu muligt for alle boligorganisationer frit at benytte dagsordensprogrammet, i det KAB har købt en fælles licens til First Agenda. Programmet First Agenda samler al mødemateriale såvel dagsordener og bilag. Det vil altid være det senest opdaterede materiale, der er tilgængeligt. Mødedeltagerne kan hente materialet, når det passer dem, og materialet er også tilgængeligt offline. Det er muligt at tage noter, skrive kommentarer og udveksle dem med andre mødedeltagere, hvis det ønskes. Dagsordensprogrammet sikrer, at organisationsbestyrelsesmedlemmer har let adgang til mødematerialet og gør det enklere og hurtigere at modtage dagsordener og mødemateriale. Den fungerer på samme tid som arkiv for boligorganisationen. Programmet er meget brugervenligt, så det kan benyttes uden særlige it-kundskaber. First Agenda kan tilgås fra en tablet/ipad eller pc, men brugerfladen er lettest at arbejde med på en ipad. IPads (ipad Pro 9,7 32 GB 4G) kan købes gennem KAB til halv pris til udgangen af Prisen for en ipad i 2016 og 2017 er ca kr. ekskl. moms. Derudover koster den løbende drift kr. ekskl. moms om året. Den løbende drift indeholder et datakort (årsabonnement og installation) og en tabletpakke (installation, introduktion til ipad ved det første møde samt support). KAB underviser også i generel brug af ipad ved KAB Aftenskole. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, at fremtidigt mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøder fremsendes med brug af First Agenda, og at der indkøbes ipads, datakort og tabletpakke til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Organisationsbestyrelsen besluttede fremadrettet at bruge First Agenda samt at der indkøbes ipads, datakort og tabletpakket til alle organisationsbestyrelsesmedlemmer. Administrationen blev bedt om at undersøge, om der i forbindelse hermed bliver oprettet individuelle KAB . Det oplyses, at hvert organisationsbestyrelsesmedlem får sin egen KAB . 18/29

19 17. Endeligt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme På organisationsbestyrelsens møde den 2. juni 2016 besluttede, at tilslutte sig det samlede forsikringsudbud for de af KAB administrerede boligorganisationer. Udbuddet er nu afsluttet og vundet af Gjensidige forsikringsselskab. Forsikringer for motorkøretøjer er dog placeret hos Codan. Boligorganisationen har i alt sparet kr. ved at skifte til Gjensidige, og den fulde forsikringssum udgør kr. Som udgangspunkt er der ingen selvrisiko, dog vil der f.eks. ved rørskader blive gjort brug af almindelig værdiforringelse ved udregningen af forsikringssummen. På seneste organisationsbestyrelsesmøde fik kundechefen mandat til at underskrive aftalen på vegne af boligselskabet og den nye aftale er tiltrådt den 1. oktober Bilag 11: soplæg Bilag 12: Tilbudssammenligning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 18. til repræsentantskabet om valg af revisor Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. Organisationsbestyrelsen indstillede til repræsentantskabet at Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, vælges til revisor. 19/29

20 19. Valg af to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab På mødet den 22. oktober 2015 blev følgende valgt til medlemmer af KAB s repræsentantskab: Begge er på valg. Jan Carstensen Berit Breiner Følgende suppleanter blev valgt til KAB s repræsentantskab: Claus Mitchell Andersen Vakant Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer og to suppleanter til KAB s repræsentantskab. Formand Berit Breiner og næstformand Jan Carstensen blev valgt til medlemmer af KAB s repræsentantskab. Som suppleanter blev Claus Michell Andersen og Jens-Ole Larsen Nielsen valgt. SAGER TIL ORIENTERING 20. Styringsdialog og kommunal godkendelse af årsregnskab 2014/2015 Administrationen har den 14. juli 2016 modtaget nedenstående brev fra Høje Taastrup Kommune vedrørende styringsdialogmøder og godkendelse af årsregnskab for : Byrådet har i marts måned 2016 godkendt en differentieret styringsdialog med boligorganisationerne, således at styringsdialogmøderne hvert andet år afholdes som fællesmøder mellem kommunen og alle boligselskaber. 20/29

21 De år, hvor der gennemføres fælles dialogmøder vil administrator gennemgå boligorganisationernes regnskabsmateriale fra boligorganisationerne og eventuelle spørgsmål hertil vil blive afklaret skriftligt og om nødvendigt på separate møder. Der afholdes fælles dialogmøde i 2016, og administrationen har således gennemgået årsregnskabet for 2014/2015 for boligselskabet Høje Taastrup Boligselskab og de 5 afdelinger i Høje Taastrup kommune. Vi skal oplyse at regnskabet er taget til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21. Vedligeholdelseskampagne i status På organisationsbestyrelsesmødet den 22. oktober 2015 besluttede organisationsbestyrelsen, at igangsætte en række tiltag for at højne standarden af lejemålenes vedligeholdelsesstand. I februar 2016 blev der udsendt et personligt brev til samtlige beboere med oplysning om saldoen på deres vedligeholdelseskonto, og hvad den kan bruges til. Som et led i kampagnen blev det aftalt, at beboere med mere end kr. på deres vedligeholdelseskonto også skulle ringes op. Det blev aftalt, at starte med afdelingerne Rådhushaven og Engvadgård. På organisationsbestyrelsesmødet den 2. juni 2016 blev det besluttet, at for afdelingerne Fløngvangen, Thorsgård og Kallerupvang skulle beboere med mere end kr. ringes op. Det drejer sig om i alt 14 beboere, hvoraf det ikke har været muligt at skaffe telefonnummer på otte beboere. Af de resterende seks er det lykkedes at få kontakt med fem beboere. Telefonopkaldene er foretaget mellem kl og kl Alle har givet udtryk for, at informationen om hvad vedligeholdelseskontoen kan bruges til, var god og flere overvejede at gøre brug af denne fremover. Der er samlet set brugt 18,5 konsulenttimer á 802,16 kr. ekskl. moms, (svarende til kr. inkl. moms) hvoraf de 6,5 er brugt på telefonopkald samt indhentning af telefonnumre. 21/29

22 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og besluttede, at den samlede udgift skal afholdes at selskabets arbejdskapital. 22. nyt fra afdelingerne Rådhushaven Høje-Taastrup Kommune er fortsat opmærksom på opførte udestuer i de enkelte boliger, og har således været på uanmeldt besøg i afdelingen. Afdelingen indgå en aftale med SSG om vagtordning og vagtudkald. Kallerupvang Altan-projektet skrider planmæssigt frem, og det forventes at alle altaner er etableret inden udgangen af Det har været drøftet at indkøbe en robot til græsslåning. Thorsgård Der har endnu ikke været dialog med den nyvalgte afdelingsbestyrelse. Der er ønske om deltagelse i den kommende budgetplanlægning. Fløngvang I foråret blev der lagt ny asfalt omkring afdelingen. Engvadgård Der er ansat ny driftsleder i afdelingen. Driftslederen kommer fra en tilsvarende stilling i KAB-fællesskabet. Driftslederen er kommet rigtigt godt fra start og har fået styr på området samt et fint samarbejde med beboere og afdelingsbestyrelse. På KAB s repræsentantskabsmøde i foråret vandt Engvadgård Bæredygtighedsprisen. Prisen blev givet med bagrund i den store energirenovering afdelingen har været igennem. Prisen udgør i alt kr. som skal anvendes i afdelingen. I forlængelse heraf planlægger afdelingen en julefrokost for beboerne i Fløng Hallen. 22/29

23 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 23. Afdeling 3602, Kallerupvang altaner orientering På ekstraordinært afdelingsmøde den 29. oktober 2015 har beboerne vedtaget at gennemføre projektet med etablering af 46 altaner på 1. sals boligerne. På Nøddebovej, Birkevej og Hedetoften monteres altanerne ved eksisterende franske altaner, det vil sige mod havesiden. På Vesterkøb etableres nye altandøre i boligerne, og der monteres altaner mod havesiden. Altanerne udføres med synlig fastgørelse med lakerede stålprofiler på facaden. Den bærende ramme og øvrige ståldele udføres af lakerede profiler. På altanbunden lægges gulv af komposit terrassebrædder skruet fra overside med synlige skruer. På undersiden af altanbunden monteres en lys plade. Gelænder udføres i lakerede stålprofiler med lodrette balustre og med håndliste beklædt med hårdt træ. Ved de fleste altaner monteres en sideskærm i lamineret glas, så indblik fra naboer begrænses. Der etableres en vand-rende på altanernes forkant, hvorfra vandet løber til udspyer med regnkæde i den ene ende. Finansiering Følgende finansiering blev fremlagt og godkendt på det ekstra ordinære afdelingsmøde: Håndværkerudgifter inkl. 10 % til uforudsete udgifter: kr. Administrative omkostninger inkl. teknikerhonorar: kr. Samlede udgifter: kr. Finansiering Realkredit lån over 30 år kr. LBF egen trækningsret kr. 23/29

24 Samlet lejestigning kr. Huslejekonsekvens, kr. pr. måned pr. lejemål kr. Tid Byggepladsen etableres i uge 43, 2016, og der er forventet aflevering af samtlige altaner og følgearbejder i uge 51, Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 24. Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sit oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr et har indskudt kr. og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 13: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 24/29

25 25. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. Ny lønmodel Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. 25/29

26 Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation: Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 26. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: - Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed 26/29

27 til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. - I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 27. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, der allerede anvendes i KAB-fællesskabet, som tidligere udsendt i dagsordenspunkt af 31. august 2010 Udbudsreglerne og KAB s indkøbspolitik. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27/29

28 Taget til efterretning. 28. Mødekalender 2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen planlægger datoer for organisationsbestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde i Det blev aftalt at holde følgende møder i 2017: Tirsdag den 10. januar 2017 Formandsmøde Kl i Kallerupvang Tirsdag den 30. oktober 2017 Kl organisationsbestyrelsesmøde Kl repræsentantskabsmøde. Tid og sted kommer senere. 29. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. 28/29

29 30. Eventuelt Der var intet til dette punkt. 29/29