Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 11. marts Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen

Transkript

1 Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 11. marts. Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Mødepunkt 1 Foreløbig driftsramme for budget 2015 (Ingen bilag på dagsorden) Den foreløbige driftsramme for 2015 udmeldes med en stigning på 1 % i forhold til budget. Menighedsrådene bør ganske særligt være opmærksomme på at budgettere indtægterne med de forventede stigninger på indtægter på kirkegårdene. Ud over driftsrammen skal menighedsrådet selv indtaste det faktiske beløb for finansielle poster i Derudover kan der efter ansøgning bevilges en yderligere velbegrundet stigning i driftsudgifterne, Menighedsrådene bedes, både for egen og for PUs skyld, sørge for anlægsoversigter for samtlige eksisterende anlægsprojekter og -opsparinger, når budgetterne afleveres. 2 Stiftsbidraget for 2015 Sag: Budget 2015 (905) Fremlagt. Stiftsbidraget for 2015 I brev af har Helsingør Stift udmeldt stiftsbidraget for 2015: Halsnæs kommune kr ,03 Gribskov kommune kr ,38 3 PUK regnskab 2013 PUK regnskab 2013 fremlægges for provstiudvalget til godkendelse. (Ingen bilag på dagsorden) Referat, Side: 1

2 4 Annisse MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Annisse MR- Ansøgninger ved prohibering m.m. (737) - Annisse Sogn Annisse MR - Ansøger overførsel af anlægsmidler fra 2013 til Annisse MR ansøger i brev af om overførsel af kr. fra 2013 til. kr kistetrækkervogn anskaffet i Handlelen er endnu ikke afsluttet, derfor videreføres beløbet. kr projekteringen udvidelse af kirkegården er ej igangsat endnu da behov for flere gravpladser er ud i fremtid. kr Allerede anskaffede AV midler til Huseti 2013 pengene er budgetteret i, derfor negativt beløb! Ubrugte anlægsmidler der ønskes overført er totalt kr Dertil kommer negativt beløb kr I alt til overførsel kr Gilleleje MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Gilleleje MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (712) - Gilleleje Sogn Birgit Sommer deltog ikke under behandling af dette punkt. Gilleleje MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Gilleleje MR ansøger i mail af om videreførsel af anlægsbeløb fra 2013 til. kr Kloakomlægning gl.kirkegård kr Flisegang fase 3 kr Forplads indkørsel, kgd. Kr Flisegang til nyt kapel Kr Kirken: Isolering af loft Kr Sognegården: gulvvaskemask Kr Kgd: Reparation hegn/mur Kr Præstegård: Rep. murværk I alt kr ønskes overført. Referat, Side: 2

3 6 Helsinge MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Helsinge MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (715) - Helsinge Sogn Ejvind Hartmund deltog ikke under behandling af dette punkt. Helsinge MR - Ansøger overførsel af anlægsmidler fra 2013 til Helsinge MR ansøger i mail af om overførsel af ubrugte anlægsmidler fra 2013 til. kr Fra Renovering af NØ hjørne af kirkegård ønskes overført. 7 Mårum MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Mårum Mr - Ansøgninger ved prohibering m.m. (740) - Mårum Sogn Godkendt til overførsel kr Øvrige beløb overføres til driften. Mårum MR_Ansøger overførsel fra 2013 til Mårum MR ansøger i brev af , fremsendt i mail af om videreførsel af uforbrugte anlægsmidler fra 2013 til. kr Hovedbjælker i tagrum i kirken. Arbejdet afv. tilbagemelding fra den kongelige bygningsinspektør. kr Rep. bindingsværk sognestuen. kr Redskabshus v. præstebolig. I alt kr ansøges overført til. Referat, Side: 3

4 8 Ramløse MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Ramløse MR- Ansøgninger ved prohibering m.m. (736) - Ramløse Sogn Godkendt, dog med undtagelse af kr samt kr , som godkendes når ansøgning om konvertering modtages. Ramløse MR - Ansøger overførsel af anlægsmidler fra 2013 til Ramløse MR ansøger i brev af om overførsel af kr fra anlægsbudgettet 2013 til. kr Garagetaget blev tækket i februar. kr Lapidarium (+ elektroniske kirkegårdskort) er en del af kirkegårdens renoveringsprojekt, som er igangsat. kr Graverens skur blev til gengæld istandsat i 2013 (er budgetteret i ), hvorfor der overføres et negativt beløb. kr Elektronisk kirkegårdskort (+ Lapidarium) er en del af kirkegårdens renoveringsprojekt, som er igangsat. Ubrugte anlægsmidler der i så fald skal overføres er totalt kr Dertil kommer negativt beløb kr I alt kr Der oplyses ikke hvad Ramløse MR ønsker mht. overskud på hhv. kr /ubrugt bevilling kr /overskud fra oprindelig bevilling på kr Søborg MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Søborg MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (688) - Søborg Sogn Søborg MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Søborg MR ansøger i mail af om overførsel af diverse anlægsarbejder fra 2013 til. Kirkekassen bedes fremover anvende skemaet Styring anlægsaktiviteter. Birgit Hasselager deltog ikke under behandling af dette punkt. Der ansøges overført arbejder for i alt kr Referat, Side: 4

5 10 Villingerød MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Villingerød MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (686) - Villingerød Sogn Villingerød MR_Ansøger overførsel fra 2013 til Villingerød MR ansøger i mail af om overførsel af anlægsarbejder fra 2013 til. Kirkekassen bedes fremover anvende skemaet Styring anlægsaktiviteter. Else Korsholm deltog ikke under behandling af dette punkt. kr /Hække omkring gravsteder (færdiggørelse) kr /Kirkegård. Restaurering (færdiggørelse) kr /Kirkegård. Hækkeindkøb m.m. (færdiggørelse) I alt kr Frederiksværk-Vinderød - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Frederiksværk-Vinderød MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (764) - Frederiksværk Sogn Bent Peetz deltog ikke under behandling af dette punkt. FrVærk-Vinderød_Ansøger overførsel fra 2013 til Frederiksværk-Vinderød MR ansøger i brev af om videreførsel af anlægsmidler fra 2013 til, samt anvendelse af samlet overskud på udførte arbejder. Afsluttede arbejder: kr ,34 - Altertavle FrVærk kirke kr ,00 - Altertæpe FrVærk kirke kr ,00 - Handicap adgang FrVærk kirke kr ,00 - Inventar kirkekontor kr ,00 - Adg.forhold Heilmannsvej kr ,00 - Adg. til spir FrVærk kirke I alt kr ,34 som ønskes videreført til. Samlet overskud på afsluttede arbejder kr ,48 ønskes overført til anvendelse på "Renovering altertavle". Referat, Side: 5

6 12 Torup MR - Ansøger overførsel fra 2013 til Sag: Torup MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (701) - Torup Sogn Der godkendes videreførsel af ubrugte midler kr Derudover godkendes overskud fra afsluttede projekter, overført til andre projekter, i alt kr Torup MR_Ansøger overførsel fra 2013 til I brev af ansøger Torup MR om videreførsel af ubrugte midler. Skemaet Styring anlægsaktiviteter 2013 er medsendt. Der ønskes videreførsel af ubrugte midler for følgende anlægsarbejder.: kr Inventar/maskiner kirkegårdene kr Tag Lynæs kirke kr Opvaskemaskine Strandgården kr Nyt oliefyr Torup kirke I alt kr Desuden ønskes følgende overskud fra afsluttede projekter, overført til andre projekter.: Kr fra Udskift tærede vandrør - til Projektoplæg Lynæs kirkegård. kr fra Digitaliserede kort Lynæs kg. - til Projektoplæg Lynæs kirkegård. kr fra HTF vogn til kg. - til Inventar/maskiner kirkegårdene. I alt kr Øvrige afsluttede projekter overføres iflg. styringsoversigten til MRs frie midler. Over-/underskud på Katafalk Lynæs og Katafalk supplement skal ses sammen og giver et overskud på godt kr Over-/underskud på Tilslutning til kloak og Dræn ved toilet skal ses sammen og giver et overskud på godt kr Forklaring til ansøgning om overførsel fra2013 til Referat, Side: 6

7 13 Esbønderup MR - Ansøger brug af opsparinger Sag: Esbønderup MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (687) - Esbønderup Sogn Else Korsholm deltog ikke under behandling af dette punkt. Esbønderup MR - Ansøger brug af opsparinger Esbønderup MR ansøger v/brev i mail af om anvendelse af opsparinger. Kr er opsparet til "Mindesmærke" (dækkende det fælles urnegraveområde), som ønskes anvendt til renovering omkring kapel, kirkemur samt fælles urnegraveområde. Totalpris ca. kr Det manglende beløb dækkes af driften. Kr er opsparet til "Renovering præstegård", hvoraf ca. kr ønskes anvendt til udskiftning af løse/knækkede klinker på præstegårdens for- og bagtrappe. Tilbud vedr. optagning/lægning af brosten, samt tilbud på renovering af trapper er vedlagt ansøgningen. 14 Søborg MR - 7a ansøgning - Reparation af skorsten på menighedshus Sag: 5% midler Søborg MR (825) - Søborg Sogn Søborg MR - 7a ansøgning_ reparation af skorsten på menighedshus Søborg MR ansøger i brev af om midler via 7a stk. 2 til dækning af uforudset reparation af menighedshusets skorsten grundet forvitring som ikke var opdaget ved det årlige syn. Reparation var nødvendig, idet bygningen huser en børnehave. Kr ,30 overføres til kirkekassen. Birgit Hasselager deltog ikke under behandling af dette punkt. Faktura fra Erik Andersen ApS for udført arbejde på i alt kr ,30 er vedlagt ansøgningen. Referat, Side: 7

8 15 Blistrup MR - Bygherrerådgivning til istandsættelse af kirken Sag: Blistrup Kirke - kirkeistandsættelse (774) - Blistrup Sogn Der skal tages stilling til bygherrerådgivning til Blistrup MR, foranlediget af provstiudvalget, og forestået af provstiets bygningssagkyndige Jørgen Gert Nielsen - i forbindelse med istandsættelsen af Blistrup kirke. Provstiudvalget ansætter arkitekt Jørgen Gert Nielsen som bygherrerådgiver ved Blistrup menighedsråds renovering af kirken. Der indhentes tilbud fra Jørgen Gert Nielsen på opgaven, som behandles på næste PU møde. PU skal tage stilling til ramme for pris og tidsforbrug. PU skal tage stilling til ydelsernes omfang/begrænsning. Telefon notat - ifm. bygherrerådgiver til Blistrup MR 16 Melby MR - Udskift af kirkens tag. Revideret økonomisk vurdering Sag: Melby kirke - Stormskade på Melby Kirkes tag (862) - Melby Sogn Godkendt som fremsendt. Provstiudvalget gør opmærksom på, at projektet skal sendes i udbud. Melby MR sender revideret økonomisk overslag vedr. kirkens tag Melby MR fremsender i mail af revideret økonomisk overslag vedr. udskift af Melby kirkes tag, ifm. stormskade iht. beslutning fra PU møde d Idet PU ikke kunne accepteret honorar til arkitekt på 17,5 % af de samlede håndværkerudgifter, når allerede afholdte honorarer og omkostninger blev medregnet, er der modtaget ny økonomisk vurdering fra arkitekt Krogh Hansens Tegnestue af februar. Den nye økonomiske vurdering på i alt kr inkl. moms, er med reducerede ydelser, som hvis behovet opstår vil blive afregnet pr. time. Desuden er allerede afholdte honorarer og omkostninger ikke medregnet. 17 PU Visionsdag - Opfølgning Vedr.: Sagsnr. 888 Foreløbig dato er tirsdag d. 19. august kl Fastlæggelse af næste PU Visionsdag, som opfølgningsdag efter mødet d (Ingen bilag på dagsorden) Referat, Side: 8

9 18 GIAS/Kirkegårdstakster - Mødet d Sag: Kirkegårdstakster - Provstiets takster fra (782) GIAS/Kirkegårdstakster - Efterbehandling fra mødet d i Gilleleje. (Ingen bilag på dagsorden) Evt. nye ydelser til provstiets ydelseskatalog behandles på næste PU møde. Der indhentes eksempler på tidligere anvendte ydelser og priser for hovedkatalogets ydelsesnr til 9404, "Benyttelse af kirke, kapel, kølerum" og "Organist, kirkesanger, kor". Til PU og Konsulent - Dagsorden GIAS møde d Kregme MR - Ekstraordinært provstesyn på Kregme præstebolig Sag: Kregme og Ølsted MR - Renovering af tjenestebolig i Kregme (663) - Kregme Sogn Kregme MR ønsker ekstraordinært provstesyn på Kregme præstebolig PU bevilger kr til foreløbig renovering af præsteboligen i Kregme. Beløbet kan midlertidigt tages fra opsparing til mandskabsbygning, idet der senere reguleres ved optagelse af stiftslån. Som opfølgning på Kregmes præstegårdsmøde d , hvor PUs formand og næstformand deltog, har Kregme præstegårdsudvalg i mail af fremsendt ønske om dato for ekstraordinært provstesyn på Kregme præstebolig jf. referat fra d , pkt. 5 og 6. Rapport vedr. skimmelrenovering og analyse samt resultat af kloak inspektion fremsendes til PU så snar den foreligger. 20 Blistrup MR - Leje/Leasing af orgel (Sagsnr Leje- og leasingaftaler - Blistrup MR) (Vedr. desuden Sagsnr Blistrup kirke - Orgel) Udsættes, da materiale til behandling endnu ikke er modtaget. Blistrup MR er ej enig med PU vedr. leje/leasing af orgel. På møde med Blistrup MR d oplyste PU at lejeaftale som Blistrup MR har indgået ikke er blevet godkendt af PU. (Ingen bilag på dagsorden - medbringes til mødet) Referat, Side: 9

10 Orientering 21 Kirkegårdstakster og GIAS - ERFA-grupper - Indledende møde Sag: Kirkegårdstakster og GIAS ERFAgrupper (906) Efter GIAS mødet d er kirkegårdsledere og gravere indkaldt til møde d , med henblik på oprettelse af ERFA-grupper. Indkaldelse til møde Opstart af GIAS ERFAgrupper Regnskab Provstirevisor oplyser regnskabsførerne om regnskabssyn Sag: Regnskab 2013 (901) Fra Provstirevisor til regnskabsførerne om regnskabssyn før aflevering Provstirevisor har i mail af til provstiets regnskabsførere oplyst om muligheden for at få årsregnskabet gennemgået inden den endelige aflevering. Sammen med mail er fremsendt materialeliste samt diverse hjælpe-skemaer. 23 Mårum MR - Modernisering af kirkens apsis Sag: Mårum kirke - Modernisering af apsis (763) - Mårum Sogn Mårum MR har til HS og PU fremsendt forslag til modernisering af Mårum kirkes apsis. I brev af anmoder HS om PUs bemærkninger, hvortil HS i mail af er oplyst om, at Mårum MR er gjort opmærksom på, at såfremt projektet skal heleller delvis finansieres via ligningsmidlerne, skal det synsudsættes, inden PU kan foretage sin første behandling af projektet. Mårum MRs forslag til modernisering af apsis vil være med ved behandling af synsrapporter d , såfremt arbejdet synsudsættes. PU til HS - modernisering af apsis skal synsudsættes Referat, Side: 10

11 Orientering 24 Melby MR - HS godkender rep. af dræn og pumpebrønd i kirken Sag: Melby kirke - Indvendig istandsættelse (689) - Melby Sogn HS godkender rep. af dræn og pumpebrønd ifm. indv. renov. af Melby kirke Stiftsøvrigheden godkender i brev til Melby MR af , Dok.nr /14, at afløbet fra kirkens sakristi udbedres samt at der etableres pumpebrønd, og at der hvis det er påkrævet jf. konsulenterklæringerne, etableres dræn. Det er en forudsætning for godkendelsen, at arbejderne udføres i overensstemmelse med konsulenternes anvisninger. 25 Torup MR - HS godkender udarbejdelse af detailprojekt f/lynæs kirkes tag Sag: Lynæs kirke - Rådskader i tagkonstruktion samt utæt tag (876) - Torup Sogn HS godkender udarbejdelse af detailprojekt vedr. Lynæs Kirkes tag Stiftsøvrigheden godkender i brev af , Dok.nr /14, til Torup MR, at en kirkekyndig arkitekt eller anden kirkekyndig rådgiver på grundlag af det foreliggende materiale udarbejder et detailprojekt vedrørende udbedring af skaderne på Lynæs Kirkes tagkonstruktion. Detailprojektet imødeses fremsendt med henblik på stiftsøvrighedens godkendelse, inden arbejderne udføres. 26 Annisse MR - HS godkender pilotprojekt m. isolering af hvælv i kirken Sag: Annisse kirke - Isolering og forsatsvinduer til Annisse Kirke (843) - Annisse Sogn HS godkender forsøg m. isolering af hvælv i Annisse kirke Stiftsøvrigheden har i brev af til Annisse MR godkendt forsøg med isolering af murede hvælv i Annisse kirke. Referat, Side: 11

12 Orientering 27 Frederiksværk-Vinderød MR - Brev til HS om Vinderød kapels maleri Sag: FrVærk-Vinderød MR - Renovering af Vinderød kapels maleri (904) - Vinderød Sogn Brevet er med provstens anbefaling videresendt til stiftsøvrighedens videre behandling/stillingtagen. FrVærk-Vinderød MR - Brev til HS vedr. maleri på kapel i Vinderød Frederiksværk-Vinderød MR fremsender i brev af til stiftsøvrigheden ad tjenestevejen, anmodning om stiftets stillingtagen til inddragelse af Nationalmuseet i forbindelse med renovering af maleri over indgang til Vinderød kirkegårds kapel. 28 Gilleleje MR - Vedr. lån til sognegården Sag: Gilleleje MR - Ansøgninger ved prohibering m.m. (712) - Gilleleje Sogn (Ingen bilag på dagsorden) HS til MR - godkender afdragsfri termin juni på lån til sognegården Mødet sluttede kl.: Birgit Hasselager Bent Peetz Birgit Sommer Peter Søndergaard Ejvind Hartmund Else Korsholm Referat, Side: 12