Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg. PU møde 6. september Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen. Fraværende med afbud:

Transkript

1 Referat for: Frederiksværk Provstiudvalg PU møde 6. september Kl Mødested: Søborg præstegård, Konfirmandstuen Fraværende med afbud: Birgit Sommer Mødepunkt 1 Budget Fastsættelse af ligningsbeløb (1066) På baggrund af beslutninger efter de offentlige budgetsamråd fastsættes ligningsbeløb for 2017 for kirkekasserne i Halsnæs og Gribskov kommuner. Brev med bevilget ligning vil efterfølgende blive udsendt til hver kirkekasse. Prognose for Halsnæs - af og Er uændret: Garanteret udskrivningsgrundlag kr Beregnet kirkeskatteprovenu (ved 0,85%) kr Forventet tilgodehavende primo 2017 kr (i kirkens favør) Behandlet og ligningsbeløb fastsat. Vedr. ligning i Gribskov: Overskydende rådighed forventes delvist anvendt på - ønske om nedsættelse af kirkeskatten med 0,02% - renovering af Søborg præstegård - afvikling af gæld Vedr. ligning i Halsnæs: Overskydende rådighed disponeres primært til afvikling af gæld. Prognose for Gribskov - NY modt. pr : Udskrivningsgrundlag kr Kirkeskatteprovenu (ved 0,90%) kr Forventet tilgodehavende primo 2017 kr (i kirkens favør) (Ingen bilag) 2 PUK Budget 2017 (1066) 1) Med henvisning til provstirevisors bemærkning i revisionsprotokollat 2014, gentaget i revisionsprotokollat 2015, skal udregning af "Dispositionsbeløb ikke udnyttet" da ændres? Vedr regnskabet, ville revisor tage kontakt til KM for afklaring af, hvordan provstiet skal forholde sig til 5% midlernes størrelse pr. 31/12. Provstiet har endnu ikke modtaget tilbagemelding. 1) Revisors svar afventes. 2) Til forventede udgifter i områderne tillægges PUKbudgettet; - kr. 3,2 mio i Gribskov - kr. 1,9 mio i Halsnæs PUK budget 2017 fastlagt. 2) Eventuelt som skal tilføjes/rettes i PUK budgettet i forbindelse med samarbejdsaftaler om fælles personalekonsulent, Referat, Side: 1

2 Mødepunkt provstikoordinerende plejehjemspræst/projektleder og fælles udbud ifm. energimærkning. (ingen bilag) 3 PUK kvartalsrapport - 2. kvt (1152) Forelagt og taget til efterretning. (bilag er udsendt separat) 4 MR kvartalsrapporter - 2. kvt (1152) VEJ nr af Vejledning omkirke- og provstiudvalgskassernes budget, regnskab og revision. Afsnit 5.2. Bogholderi og rapportering: Et eksemplar af kvartalsrapporten sendes til provstiudvalget/stiftsøvrigheden senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Provstiudvalget/stiftsøvrigheden kan beslutte at sende et eksemplar af kvartalsrapporten til provstirevisor senest 2 måneder efter kvartalets udløb. Kvartalsrapporten kan danne grundlag for provstiudvalgets/stiftsøvrighedens forvaltningstilsyn og provstirevisors forvaltningsrevision. Udsættes til næste møde da ikke alle har afleveret kvartalsrapporten rettidigt. Kvartalsrapporterne skal være provstikontoret i hænde senest 14 dage før Provstiudvalgets behandling. (bilag er udsendt separat) 5 Energimærkning i 2016 Sag: Energimærkning af folkekirkens bygninger 2016 (1143) På budgetsamrådene d. 23. og 25. august 2016 blev besluttet fælles udbud for hele provstiet ifm. energimærkning i (ingen bilag - materiale er tidligere udsendt separat) Arkitekt Jørgen Nielsen tilbydes at udarbejde udbudsmateriale og indhente tilbud på energimærkning af provstiets bygninger i henhold til Kirkeministeriets udsendte materiale. Provstiudvalget ønsker en overslagspris på ovenstående opgave fra arkitekt senest d Fra PU vedr. fælles energimærkning i Blistrups regnskab Afklaring ifm. kirkerenoveringen Sag: Regnskab 2015 (1075) Vedr. PUs beslutning af Ejvind Hartmund henvender sig til provstirevisor for yderligere afklaring. Revisors konklusion efter bistand til Blistrups regnskab 2015 Mail af fra provstirevisor som fremsender sin orientering efter bistand til Blistrup MRs regnskab 2015, vedr. afklaring af hvad der er bevilget, hhv. forbrugt ifm. projekt kirkerenovering. Referat, Side: 2

3 Mødepunkt 7 Kregme MR - 7a ansøgning opdatering/oplæring kg.system Sag: 5% midler Kregme MR (910) - Kregme Sogn Bevilget. Kr overføres til kirkekassen. Kregme MR - 7a ansøgning vedr. kg.system inkl. kvt.rapport I mail fremsender Kregme MR 7a ansøgning vedr. kirkegårdssystem samt kvartalsrapport til genbehandling iht. provstiudvaglets beslutning d Melby MR - Ansøger konvertering ifm afsynet projekt Sag: Melby MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (710) - Melby Sogn Bemærkning: Kalkning af kirkegårdsmur ses ikke synsudsat i løbet af den sidste del år. Godkendt. Melby MR - Ansøger konvertering ifm afsynet projekt I mail af ansøger Melby MR om konvertering kr afsat i B2016 til Isolering over hanebånd i Præstegården. På provstesyn i 2015 blev arbejdet synsudsat. Iflg. medsendt synsrapport fra 2016 fremgår at arbejdet er afsynet grundet manglende plads på loftet til isolering. Beløbet ansøges konverteret til kalkning af kirkegårdsmuren. 9 Søborg MR - Ansøger konvertering samt anvendelse af overskud Sag: Søborg MR - Ansøgninger ved anlægsarbejder - vedr. budget - regnskab - prohibering m.m. (688) - Søborg Sogn Godkendt. Birgit Hasselager deltog ikke under behandlingen. Søborg MR ansøger konvertering samt anvendelse af overskud I 2 x brev af ansøger Søborg MR om konvertering samt anvendelse af overskud. Fra Udskiftning af maskiner/ kr ønskes kr konverteret til Renovering af stensætning. Overskud på diverse projekter, i alt kr , ønskes overført til projekt Etablering af pillefyr. Heraf er kr allerede bevilget overført til projektet på PU møde d Søborg MR - Yderligere oplysninger ifm. pillefyr Sag: Søborg kirke - Bygning til pillefyrsanlæg (1006) - Søborg Sogn Projektet fremsendes til Stiftsøvrigheden med anbefaling. Birgit Hasselager deltog ikke under behandlingen. Referat, Side: 3

4 Mødepunkt I brev af fremsender Søborg menighedsråd ny ansøgning om etablering af pillefyr med tilhørende bygning ved Søborg kirke. Supplerende materiale er fremsendt iht. Stiftsøvrighedens brev af , dok.nr /15. (De yderligere oplysninger/bilag udsendes separat) HS til Søborg MR om yderligere materiale for pillefyrsanlæg ved kirken HS returnerere ansøgningen til Søborg MR, med ønske om yderligere materiale. 11 Ølsted MR - Bemærkninger til besigtigelsen vedr. graverbygning Sag: Ølsted MR - Ny graverbygning (1114) - Ølsted Sogn Provstiudvalget tager Ølsted menighedsråds bemærkninger til efterretning, men ønsker fortsat en arkitekts vurdering af muligheden for etablering af mandskabsfaciliteter i eksisterende bygninger. Ølsted MRs bemærkninger til besigtigelsen vedr. graverbygning 12 Kregme MR - planforslag og økonomisk opstilling ny sognegård/mandskabsrum Sag: Kregme MR - Ny sognegårdmandskabsrum ved kirkegården (867) - Kregme Sogn Provstiudvalget henstiller til Kregme menighedsråd at de snarest får etablerer tilfredsstillende mandskabsfaciliteter. Projekt bedes udfærdiget. Provstiudvalget ser ingen mulighed for etablering af nybygget sognegård foreløbig. Kregme MR - planforslag og økonomisk opstilling ny sognegård/mandskabsrum I brev af anmoder Kregme MR om provstiudvalgets stillingtagen til fremsendt planforslag og økonomisk opstilling for ny sognegård og mandskabsrum ved Kregme kirke. Projekttegninger er vedlagt. 13 Halsnæs kommunes kirkegårdes brev til Kirkeministeriet angående ubemidlede Sag: Ubemidledes gravsted og -vedligeholdelse i Halsnæs kommune (1162) Fremsendes ad tjenestevejen med understregning af vigtigheden. Halsnæs kommunes kirkegårdes brev til Kirkeministeriet angående ubemidlede Mail af , med brev til Kirkeministeriet fra Halsnæs kommunes kirkegårde angående kommunens manglende betaling for ubemidlede. Kirkegårdene forespørger til hvorledes de skal forholde sig til den manglende betaling. Referat, Side: 4

5 Mødepunkt 14 Eksternt provstikontor (Sag 1130) Drøftelse af besigtigelse af lokaler. (ingen bilag) 15 Provsteskifte i 2017 Eventuelle tiltag forud for provsteskiftet i Provstiudvalget er interesseret i at indgå lejeaftale på Frederiksborgvej 4 i Helsinge. Endelig beslutning afventer arkitekts skitseforslag. Der planlægges møde i foråret 2017 om provstiets fremdtidige muligheder og opgaver. (bilag udsendt separat) Referat, Side: 5

6 Orientering 16 Fælles personalekonsulent Sag: Fælles Personalekonsulent Frederiksværk Provsti (1054) På mødet skal bl.a. behandles KMs ønske om konkrete oplysninger om MRs forslag til passende Lønniveau og ansættelsesvilkår, samt arbejdsbeskrivelse for personalekonsulent, som skal fremsendes ad tjenestevejen. Mødeindkaldelse personalekonsulentbestyrelsen til d Provst indkalder bestyrelsen for provstisamarbejdet Personalekonsulent til sit første møde d kl Fælles Koordinerende plejehjemspræst Sag: Fælles Koordinerende Plejehjemspræst - Pilotprojekt (952) Intet nyt fra Helsingør stift, som har sagen til behandling _v1_Kvitteringsbrev(1) 18 Fra HS - Endelig godkendelse af varmeanlæg i Melby Kirke Sag: Melby kirke - Indvendig istandsættelse (689) - Melby Sogn Fra HS - Endelig godkendelse af varmeanlæg i Melby Kirke I brev af , Dok.nr /16, har HS fremsendt sin endelige godkendelse af varmeanlægget i Melby kirke, på baggrund af rapport med 1 års målinger. 19 HS Godkender opsættelse af lamper på Melby Kirkegård Sag: Melby kirkegård - Handicapvenlig sti til kirken (1030) - Melby Sogn HS Godkender opsættelse af lamper på Melby Kirkegård I brev af , Dok.nr /16, godkender Stiftsøvrigheden opsættelse af lamper på Melby kirkegård. 20 HS godkender stiftsmiddellån til Ny sognegård i Frederiksværk Sag: Frederiksværk-Vinderød - Ny Sognegård (1019) - Frederiksværk-Vinderød Sogn Referat, Side: 6

7 Orientering HS godkender stiftsmiddellån til Ny sognegård i Frederiksværk HS godkender i brev af , dok.nr , stiftsmiddellån kr til Ny sognegård i Frederiksværk, med løbetid 22 år og de første 2 år afdragsfrie. Afdrag jun. og dec. termin, første gang juni Lånet forrentes med den rentesats, der til enhver tid er fastsat af Stiftsrådet. 21 Nationalmuseet - Gilleleje kirke - arkæologisk rapport Sag: Gilleleje kirke - Adgangsvej til kapel (805) - Gilleleje Sogn Nationalmuseet - Gilleleje kirke - arkæologisk rapport 22 Nationalmuseets notat - Udvendig kalkning af Annisse kirke af Sag: Annisse kirke - Udvendig kalkning (1167) - Annisse Sogn Nationalmuseets notat - Udvendig kalkning af Annisse kirke af I mail af har HS fremsendt Nationalmuseets notat til Annisse MR vedr. udvendig kalkning af Annisse kirke NM j.nr. 16/00909 af til provstiudvalgets orientering. 23 Refusion for børnekonfirmandhold - Torup Sag: Børnekonfirmandhold - Refusion ifm. afviklede hold (1083) Refusion for børnekonfirmandhold - Torup Torup MR har i mail af fremsendt opgørelse over udgifter til 2 x afviklet børnekonfirmandhold. Refusion er overført til kirkekassen. Mødet sluttede kl.: Referat, Side: 7

8 Underskrifter vedr. møde d Birgit Jakobsen Hasselager Bent Peetz Birgit Jakobsen Hasselager Birgit Sommer Ejvind Hartmund Else Rosenlund Korsholm Peter Søndergaard Poul Erik Kandrup Referat, Side: 8