Det Tredje Øje-rapport NYT OUH. Rapportering for 1. kvartal Uvildig risikovurdering og anbefalinger. DTØ-rapport

Transkript

1 Det Tredje Øje-rapport NYT OUH Rapportering for 1. kvartal 2017 Uvildig risikovurdering og anbefalinger DTØ-rapport

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 Orientering om Det Tredje Øjes funktion og arbejdsmetodik 3 Fokusområder i 1. kvartal Resumé 4 Struktur for rapport 5 2. Statusrapportering 6 Økonomi 6 Udbud 7 Risikostyring 10 Kompetencer Opsummering af anbefalinger Opfølgning på Det Tredje Øjes anbefalinger Bilag: Rapportgrundlag 40

3 1. Indledning Orientering om Det Tredje Øjes funktion og arbejdsmetodik Deloitte er med underrådgiver Gottlieb Paludan Architects A/S blevet udpeget af Region Syddanmark til at varetage funktionen som Det Tredje Øje (DTØ) i forbindelse med kvalitetsfondsprojektet NYT OUH. På vegne af Region Syddanmark vil DTØ løbende foretage en aktiv og uvildig gennemgang af projektets fremdrift og udvikling med kompetencer, der dækker byggeri, projektstyring, risikostyring og økonomistyring samt revisionsmæssige kompetencer. DTØ kombinerer hermed uvildig risikovurdering samt overvågningsopgaver, der typisk udføres af DTØ, og sikrer samtidig synergier til revisionen af kvartalsrapporten. Arbejdsmetodikken er bygget op omkring en række faste arbejdsgange og fokusområder. Arbejdet udføres ved løbende at modtage og vurdere rapporter, for eksempel rapporter fra totalrådgiver, bygherrerådgiver, projektledelsesgruppe, mødereferater, styremødereferater samt referater fra byggemøder. DTØ deltager ligeledes i risikomøder samt foretager interviews med projektledelse, bygherrerådgiver og totalrådgiver. DTØ har ligeledes adgang til det anvendte Project Web for at kunne orientere sig om underliggende projektmateriale, der er relevant i forhold til aktuelle fokusområder. Fokusområderne for DTØ s analyse og vurdering er særlig styret af projektets fase og stade. Fokusområderne afstemmes med Region Syddanmark og projektets ledelse. I de følgende kvartaler vil DTØ særligt fokusere på at vurdere projektets fundament ved at foretage gennemgang af governance, organisering, risikostyring, økonomistyring, controlling samt samarbejdsmodel. Fokus vil tillige være på at følge op på DTØ s observationer og anbefalinger i form af tematiske deep dives. 3 Det Tredje Øje Nyt OUH

4 Fokusområder i 1. kvartal 2017 I 3. kvartal 2016 var DTØ s fokus at vurdere projektets fundament, det vil sige governance, organisering mv. Dette førte til 20 anbefalinger fra DTØ. I 4. kvartal 2016 gav DTØ en orientering på fremdrift i anbefalingerne samt gennemgang af den opdaterede styringsmanual. Nyt OUH har i indeværende kvartal haft fortsat fokus på at forberede udbud af byggeriet, herunder udarbejde udbudsmateriale og afholde møder med potentielle tilbudsgivere vedrørende totalentreprise. Nyt OUH har i denne forbindelse arbejdet på at beskrive den byggetekniske optimering af projektforslaget. Nyt OUH har haft fokus på at sikre, at projektorganisationens sammensætning og kompetencer afspejler, at projektet har fokus på udbud og udførelse. Derfor er der blandt andet tilknyttet kompetencer fra øvrige kvalitetsfondsprojekter i regionen. Nyt OUH har påbegyndt en revidering af den eksisterende model for risikostyring, herunder organisering og processen for identificering af risici, for at sikre at processen reflekterer, at projektet påbegynder en ny fase med udførelse af byggeriet. I indeværende kvartal har DTØ fokus, været på at vurdere udbudsarbejdet, risikostyring samt kompetencer. Der har været afholdt møde med Nyt OUH s projektledelse og vi har således valgt ikke at været i dialog med rådgivere mv. grundet projektets stadie. Vi har tillige gennemgået seneste månedsrapporter fra totalrådgiver samt tidsplan for udbudsprocessen. Materialelisten fremgår af afsnit 5. Resumé Vi har i dette kvartal fokuseret på at gennemgå Nyt OUH arbejdet med udbuddet, risikostyring samt kompetencer. Anbefalingerne uddybes i afsnit 3. Rapporten indeholder ligeledes status på de anbefalinger, som DTØ har givet i 3. og 4. kvartal Det Tredje Øje Nyt OUH

5 Struktur for rapport Observationerne afrapporteres i nærværende rapportformat, der sammenfatter observationer og anbefalinger. Rapporteringen foregår kvartalsvis. Denne rapport vil sammenfatte forhold, der generelt ses omfattet af rapport om 1) Uvildig risikovurdering, 2) Tredje Øje-funktion og 3) Deloittes servicebreve. Rapporteringen fokuserer på de forhold, som vurderes at afvige fra opstillede og godkendte planer, styringsmanual og rammer, samt forhold der vurderes at have potentiale til forøget værdiskabelse for projektet. Denne rapport består af følgende afsnit: 2. Statusrapportering: I dette afsnit kommenterer Det Tredje Øje på den nuværende status fra BH på projektet, og hvilke anbefalinger og observationer dette giver anledning til. 3. Opsummering på anbefalinger: Opsummerer observationer samt vurdering af prioritering for de respektive observationer. 4. Opfølgning på Det Tredje Øjes anbefalinger: Afsnittet følger op på Det Tredje Øjes anbefalinger fra forrige kvartal. Der tilføjes feedback fra projektorganisationen hos Nyt OUH suppleret med vores kommentarer vedrørende status. 5. Bilag: Rapportgrundlag: Indeholder en liste over de dokumenter samt interviews, der ligger til grund for vores gennemgang og rapportering. København, den 28. april 2017 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Morten Egelund partner 5 Det Tredje Øje Nyt OUH

6 2. Statusrapportering Med udgangspunkt i projektets status anfører vi i dette afsnit vores observationer og anbefalinger Økonomi DTØ har i 1. kvartal 2017 ikke haft fokus på forbrug eller økonomistyring. Nedenstående forbrugsoversigt er udelukkende indeholdt for at vise niveauet for den aktivitet, der hidtil har været i projektet i de seneste kvartaler og samlet. Beløb angivet i tusinde kroner Beskrivelse Total NytOUH - Bygge og anlæg, DP NytOUH - Bygge og anlæg, DP NytOUH - Bygherre NytOUH - Grund NytOUH - Inventar og apparatur, Teknisk rådgivning NytOUH - Inventar og apparatur, Udviklingsprojekte NytOUH - Totalrådgivning TOTAL Forbruget er trukket 31. marts Vi har fået oplyst, at stigningen i forbrug på linjen Totalrådgivning skyldes, at der er afregnet to a conto betalinger på samlet 9 mio. kr. for det arbejde som er videreført af totalrådgiver. Dette forbrug skal sammenholdes med tidligere kvartaler som har været baseret på ratebetalinger. Det skal bemærkes, at forbruget for 1. kvartal 2017 er uden opgjorte periodiseringer og omposteringer. Erfaringen er endvidere, at der ved afslutningen af måneden foretages en del anvisninger. Forbruget er således helt naturligt belagt med usikkerhed. For god ordens skyld skal oplyses, at forbruget ikke er revideret. Revisionen foretages senere som en del af revisionen af kvartalsrapporten. 6 Det Tredje Øje Nyt OUH

7 Udbud Fortsat fokus på byggeteknisk optimering Som nævnt i 4. kvartal 2016 har der været fokus på byggetekniske optimeringer for at sikre et mere robust design samt en lavere anlægsomkostning. I 1. kvartal 2017 er det besluttet, at apoteket kan samles på 2. etage af byggeriet. Vi er blevet oplyst om, at dette medfører en besparelse, idet der ikke oprettes klyngeapoteker. Nyt OUH oplyser ligeledes, at der har været bygget 1:1 modeller af sengestuerne for at sikre brugeraccept af indretningen af sengestuerne. Det er Nyt OUH s opfattelse, at brugerne er tilgodeset, og at de planlagte projektændringer ikke giver anledning til uhåndterbare problemer for brugerne. Nyt OUH har ligeledes haft en indledende drøftelse med Odense Kommune om de ændringer, som projektoptimeringerne medfører. Nyt OUH har oplyst at Odense Kommune er positive i forhold til ændringerne. Detaljeniveau for projektoptimeringer i udbudsmateriale I rapporten for 4. kvartal 2016 var DTØ s anbefaling, at projektoptimeringerne til projektforslaget skulle beskrives tilstrækkeligt i udbudsmaterialet. Nyt OUH oplyser, at man i indeværende kvartal har udarbejdet tegningsudlæg og beskrivelser, som kommer til at indgå som rettelsesbilag til det godkendte projektforslag. Nyt OUH har oplyst, at detaljeniveauet i rettelsesbilagene vil være på diagramniveau for bygningsdisponeringen. Det økonomiske overslag for projektoptimeringerne er udarbejdet med udgangspunkt i det godkendte projektforslag. Den efterfølgende projektoptimering og viderebearbejdning er i videst muligt omfang udført, så det imødekommer, at udbud nu sker i konkurrencepræget dialog. Et lavere detaljeringsniveau øger risikoen for at ydelsen ikke svarer til bygherres ønsker og forventninger. Tidsplan for udbudsproces DTØ har fået udleveret hovedtidsplanen, der vedrører processen op til udbudsbekendtgørelsen ultimo april Nyt OUH har oplyst, at tidsplanen følges. Ifølge Nyt OUH s tidsplan skal udbudsbekendtgørelsen og kontraktuelle udbudsdokumenter være klar til udbud ultimo april Totalrådgiver arbejder med de ovennævnte projektoptimeringer frem til udbuddet og skal herefter aflevere sidste rettelsesblad senest d. 30. juni Udbuddet af klyngerne i byggeriet udbydes 4 måneder forskudt. I forhold til tidsplanen vil 7 Det Tredje Øje Nyt OUH

8 der i januar 2018 indgås betinget kontrakt med totalentreprenører, og i august 2018 indgås endelig kontrakt med totalentreprenørerne. Nyt OUH oplyser, at der er afholdt møder med samt vist interesse fra såvel potentielle udenlandske som danske tilbudsgivere. Interessen for information om byggeriet er dog ikke ensbetydende med sikkerhed for, at der efterfølgende modtages et bud på projektet. Nyt OUH kan med fordel overveje, om det er relevant at stille krav i udbudsmaterialet om, at Totalentreprenøren løbende skal levere data ind i fx et datawarehouse el. lign. i takt med at byggeprocessen skrider frem. Formålet er at give Nyt OUH et indblik i status og fremskridt ift. byggeprojektet, samt at give nyt OUH et fundament for at drøfte optimeringer og prisen på ændringsønsker til byggeriet. Yderligere er formålet også at give Nyt OUH et indblik i de væsentligste omkostningsdrivere samt drivere ift. tidsplanens overholdelse. Ydermere bør Nyt OUH også på dette stadie igangsætte overvejelser om, hvorledes den løbende projektrapporteringen bør udformes, hvilke KPI er der skal rapporteres i forhold til og hvorledes en ensartet rapportering sikres på tværs af delprojekter? Anbefaling vedr. detaljeniveau i optimeret projektmateriale Nyt OUH har oplyst, at der arbejdes med et revideret projektmateriale, hvor bygningsdisponeringen er på funktionsniveau og det økonomiske overslag er baseret på dispositionsplansniveau. Nyt OUH oplyser, at dette detaljeniveau for projektmaterialet også giver mulighed for, at tilbudsgiverne kan komme med løsninger og forslag inden for de rammer, der er givet. Det er DTØ s vurdering, at detaljeniveauet i det reviderede projektmateriale kan udgøre en risiko for projektudviklingen, fordi det reviderede projektmateriale ikke på alle områder er så detaljeret, som det der er beskrevet i det godkendte projektforslag. Nyt OUH har oplyst, at i fald der er forskelle i detaljeringsniveau, sikres entydighed i materialet. Dette kan føre til, at udførelsen af byggeriet bliver forsinket eller bliver dyrere, fordi der kan være forskellige opfattelser af, hvordan bygningsdisponeringen skal udmøntes konkret. Som nævnt i tidligere DTØ-rapport bør Nyt OUH derfor vurdere, hvordan man imødegår disse risici ift. projektudviklingen. Henset til muligheden for at skabe interesse fra potentielle internationale 8 Det Tredje Øje Nyt OUH

9 tilbudsgivere bør Nyt OUH ligeledes overveje, om det udbudte projektmateriale skal være på flere sprog. Anbefalinger vedrørende KPIer i udbudsmaterialet Nyt OUH bør på dette stadie overveje, om der skal stilles krav i udbudsmaterialet om, at totalentreprenøren skal levere data relateret til projektets fremdrift ind i et data warehouse el. lign., som Nyt OUH har adgang til. Yderligere bør nyt OUH overveje hvilke relevante KPI er, som projektets fremdrift skal måles i forhold til, og hvorledes disse KPI er skal rapporteres. I forlængelse heraf bør det også overvejes, hvilke krav der skal stilles til rapportering omkring projektets fremdrift, herunder hvordan der sikres en tværgående rapportering på tværs af projektets mange forskellige aktører. Anbefaling vedr. samarbejdsmodel med totalentreprenør Nyt OUH har valgt at udbyde projektet som 1 til 3 totalentrepriser, som betyder, at en entreprenør står for projektering og udførelse frem til byggeriets færdiggørelse. For at sikre handlemuligheder i samarbejdet med totalentreprenøren og at de rette kompetencer tilknyttes projektet, bør Nyt OUH overveje forskellige modeller/muligheder for sammensætning af totalentreprenøren. Anbefaling vedr. grænseflader mellem klyngerne og øvrige delprojekter Nyt OUH ønsker at udbyde klyngerne i byggeriet 4 måneder forskudt fra de øvrige delprojekter. Dette kan medføre en risiko for, at der er uklarhed omkring, hvem der har ansvaret for at udføre arbejdet på de områder, hvor der er snitflader mellem klyngerne og de øvrige delprojekter. Nyt OUH bør i denne forbindelse sikre, at der er beskrevet en proces og løsningsmodel for, hvordan der sikres klare grænseflader mellem planlægningen og byggeriet i klyngerne og de øvrige delprojekter. 9 Det Tredje Øje Nyt OUH

10 Risikostyring Vurdering af aktuelt risikobillede Det er overordnet DTØ s vurdering, at risikostyringsprocessen mere eller mindre har været sat i bero siden afleveringen af projektforslaget, hvilket vi finder utilfredsstillende. Nyt OUH har oplyst, at det næste møde i risikogruppen er planlagt til afholdelse i maj 2017 med en række fokusområder: Anlægsøkonomi, tidsmæssige risici, projektmateriale samt organisering, herunder grænseflader og samarbejde. Vi er ligeledes blevet orienteret om, at risikohåndbogen fortsat er under opdatering. I forbindelse med Nyt OUH orientering om risikoarbejdet blev det oplyst, at alle identificerede risici skal være dokumenteret, så det kan udsendes sammen med det opdaterede projektmateriale d. 30 juni Nyt OUH overvejelser vedrørende proces for risikostyring Nyt OUH har givet DTØ en overordnet beskrivelse af udkastet til den fremadrettede proces for risikostyring. På tidspunktet for præsentationen er modellen ikke godkendt af projektledelsen. Udkastet til den opdaterede proces indbefatter, at der for hvert område i byggeriet er opmærksomhedslister/aktionslister, som opsamler risici i delprojekterne og driften og sender risici videre til en risikogruppe i projektorganisationen. Risiciene behandles herefter af ledelsesgruppen i de respektive områder, før de sendes til projektets overordnede risikogruppe. Organisering af risikogruppe fremadrettet Nyt OUH har orienteret DTØ om overvejelser vedrørende sammensætningen af risikogruppen i forbindelse med udførelsesfasen af byggeriet. Det er blevet oplyst fra Nyt OUH, at der tilknyttes byggefaglige kompetencer fra Regionens byggeafdeling, samt at der kommer input til risikoarbejdet fra de respektive delprojekter ved udførelsen af byggeriet. Nyt OUH overvejer blandt andet, om totalentreprenøren i de enkelte delprojekter skal deltage i risikogruppen. Det vurderes, at totalentreprenørens deltagelse kan resultere i interessekonflikter, fordi de risici, som totalentreprenøren anser for vigtige, kan resultere i løsninger eller fokusområder, som ikke nødvendigvis anses på samme måde af/er til gavn for projektorganisationen. 10 Det Tredje Øje Nyt OUH

11 DTØ vurderer, at Nyt OUH s fokus på interessekonflikter i risikogruppen vidner om, at Nyt OUH er opmærksom på de udfordringer, der kan være ved sammensætning af risikogruppen. Anbefalinger vedrørende opprioritering af risikoarbejdet I takt med at projektet nu er i faser med fokus på udbud samt udførelse, er der samtidig nye risikoområder, som kræver fokus. DTØ har i tidligere rapporter påpeget vigtigheden af at revurdere risikobilledet i takt med projektets fremdrift, herunder den valgte udbudsform. Ud fra den orientering vi har modtaget fra Nyt OUH i indeværende kvartal, er det vores vurdering, at der ikke har været en formaliseret risikovurdering af skift af udbudsform samt ændringer i samarbejde med totalrådgiver. Det er ligeledes vores vurdering, at det formelle risikoarbejde med risikomøder, opmærksomhedslister mv. har været sat i bero i forbindelse med udførelsen af udbudsmaterialet. Prioriteringen af risikoarbejdet er særligt vigtigt på dette stade, fordi det skal hjælpe med at kortlægge, hvilke kompetencer og virkemidler der kræves til det fremadrettede arbejde samt sikre, at projektet på forkant søger at afdække udfordringer, før udførelsesfasen påbegynder. Såfremt risikoarbejdet først formaliseres igen ved start på udførelsesfasen, sættes projektorganisationen under stort pres, fordi der er risiko for, at man ikke har tilstrækkelige kompetencer, og fordi der kan udestå en konkret plan for håndtering af risici og problemstillinger. Det er vores anbefaling, at Nyt OUH bør opprioritere risikoarbejdet og sikre en systematisk gennemgang og dokumentation af, hvilke risici man ser forbundet med såvel udbudsproces som udførelse af byggeri. I denne forbindelse bør Nyt OUH særligt fokusere på: Hvilke risici der kan opstå ift. den valgte udbudsform (totalentreprise) samt, hvilke risici der kan opstå vedrørende afslutningen af den nuværende totalrådgivning. I 4. kvartal 2016 anbefalede DTØ Nyt OUH at vurdere, hvilke alternativer og muligheder der er, såfremt totalentreprise udbud ikke gennemføres tilfredsstillende. Nyt OUH bør sikre, at der sker en vurdering og intern dokumentation af disse muligheder og overvejelser, således at man så vidt muligt søger at hindre en kontrakt, som ikke er på tilfredsstillende vilkår for Nyt OUH. 11 Det Tredje Øje Nyt OUH

12 Anbefalinger vedrørende fremadrettet proces og procedurer for risikoarbejde Nyt OUH bør ud fra de planlagte ændringer i organiseringen af risikostyringen sikre følgende: Der bør sikres en konstant og fast frekvens for risikomøderne med identificering og vurdering af risici Nyt OUH udarbejder og beskriver en plan for hvordan den opdaterede proces for risikoidentificering og risikovurdering rent praktisk skal foregå. Den beskrevne proces for risikostyring skal udmøntes i konkrete aktiviteter, herunder procedurer for tilsyn med risikoarbejde hos totalentreprenør. I arbejdet med risikostyringen bør Nyt OUH generelt tage udgangspunkt i konklusionerne fra Rigsrevisionens beretning om Region Midtjyllands styring af risici og reserver i to sengehusbyggerier, februar Herunder bør Nyt OUH have særlig fokus på afsnit i beretningen vedrørende risikoidentificering samt værdiansættelsen af de enkelte risici. 12 Det Tredje Øje Nyt OUH

13 Kompetencer Projektovergang fra projektforslag til udbud og udførelse DTØ har ved gennemgangen spurgt ind til projektets procedurer for overvågning af, om der er tilstrækkelige og relevante kompetencer til rådighed for NYT OUH-organisationen og tilsvarende, hvilken behovsafklaring der foretages for tilsvarende at sikre, at organisationen også i fremtiden har tilstrækkelige og relevante kompetencer til rådighed under hensyn til, at behovet løbende ændres afhængig af entreprise form og projektets fase. Henset til at projektet er i udbudsfasen samt bevæger sig mod udførelsesfasen, er det vigtigt, at projektorganisationen sikrer de rette kompetencer til de udfordringer, som disse faser kræver. Dette er særligt vigtigt, fordi projektets kommende arbejde medfører en overgang fra planlægning af projektet til udførelse af byggeri. Der er dermed tale om en markant ændring i de leverancer og arbejdsområder, som projektorganisationen skal dække og være gearet til. Projektorganisationen skal forholde sig til risici, som kan medføre, at projektet forsinkes eller bliver udfordret økonomisk og kvalitetsmæssigt. F.eks. vil projektet i den kommende udførelsesfase modtage flere fakturaer i forbindelse med udførelsen af arbejdet. Der er med andre ord behov for at vurdere behovet for, hvem og hvor mange der skal udføre gennemgang og controlling vedrørende de fakturaer, som modtages i byggefasen. Det er ligeledes en risiko, at der er juridiske problemstillinger vedrørende byggeriets udførelse, der skal drøftes med totalentreprenøren. Forholdene stiller store krav til, at der er kompetencer i projektorganisationen, som f.eks. har viden om byggestyring og økonomistyring ift. totalentreprise, herunder kompetencer relateret til krav vedrørende drift og opfyldelse af brugerbehov, Status på kortlægning af kompetencer i projektorganisationen Projektorganisationen har oplyst, at man er i løbende dialog med Medic OUH I/S vedrørende de kompetencer, der tilknyttes arbejdet inden for hospitalsringen og uden for hospitalsringen, herunder sikre at Nyt OUH har adgang til alt digitalt projektmateriale. Der er ligeledes indgået aftale om, at der tilknyttes ressourcer fra andre kvalitetsfondsprojekter i regionen. NYT OUH ønsker ligeledes at tilknytte en projektchef til projektet. Vi er blevet orienteret om, at Nyt OUH er i gang med kortlægge behovet for kompetencer i Nyt OUH s projektorganisation. DTØ er ved gennemgangen ikke blevet forelagt specifik dokumentation ift., kompetenceafdækning, og hvilken strategi der er for at tiltrække tilstrækkelige kompetencer til projektorganisationen. DTØ har såle- 13 Det Tredje Øje Nyt OUH

14 des ikke et grundlag til at vurdere, hvor parat organisationen for NYT OUH reelt er i forhold til kompetenceafklaring og afdækning både på kort og lang sigt. Anbefaling fra Det Tredje Øje vedrørende kompetencer i organisationen Det nuværende fokus på udbud og udførelse kræver, at Nyt OUH fortsat reviderer, hvilke ressourcer der er behov for, og hvilke specifikke kompetencer der skal tilknyttes. Det er centralt at sikre en række fælles parametre og succeskriterier for denne proces, således at projektorganisationen nøje beskriver og vurderer, hvilke kompetencer og behov der er ift. projektet. Vi anbefaler, at Nyt OUH vurderer kompetencer vedrørende følgende: Nyt OUH skal tage stilling til hvordan man påtænker at lede og organisere en markant større projektorganisation, herunder at sikre rettidig og effektiv beslutningstagning gennem den rette ledelses- og organisationsstruktur. Faglige kompetencer i projektorganisationen: Vurdering og dokumentation af de specifikke kompetencer, der kræves i projektorganisationen i udbuds- og udførelsesfasen. Kortlægning og vurdering af kompetencer bør sikre, at der tages højde for de risici, som man ser ift. udbud samt udførelsesprocessen. Dette skal sikre, at kompetencerne i projektorganisationen modsvarer de risici, som projektet står over for. Vurderingen af kompetencer kan f.eks. udføres ved at lave en oversigt over nuværende kompetencer ift. byggestyring, økonomistyring, risikostyring samt rapportering og opfølgning. For hvert af disse områder bør Nyt OUH skrive, hvilke specifikke arbejdsområder der skal dækkes. Oversigten bør vise en vurdering af nuværende samt ønskede kompetencer, f.eks. ved angivelse af en score for nuværende modenhed på de nævnte områder. Oversigten er således et værktøj til målrettet at udarbejde en udtømmende liste over kompetenceområder. Oversigten vil ligeledes bidrage med en ensartet struktur for at vurdere kompetencer samt dokumentere, hvad der danner grundlag for projektorganisationens beslutninger. Analyseværktøjer: I tillæg til de faglige kompetencer der skal tilknyttes bør Nyt OUH ligeledes undersøge hvilke muligheder der er for at implementere analyseværktøjer som kan skabe lettilgængelig overblik over udfordringer samt 14 Det Tredje Øje Nyt OUH

15 understøtte beslutningerne i projektet. Eksempelvis kan analyseværktøjer bidrage med at skabe overblik over omkostninger og styrke forecasting; understøtte kontraktstyring ved at skabe overblik over kontrakter i et system; analyse af produktivitet (fx beslutninger om ændringer og analyse af ændringens konsekvens for sygehusets drift- og vedligehold, utilsigtet stop i byggeriet håndteres med alternative arbejdsopgaver/ rækkefølge) samt ressourceudfordringer for at mindske forsinkelser i byggeriet. 15 Det Tredje Øje Nyt OUH

16 3. Opsummering af anbefalinger Prioriterede anbefalinger Anbefalinger fra rapporten opsamles i nedenstående oversigt og med angivelse af et af nedenstående tre prioritetsniveauer: 1. Er af væsentlig betydning for styring af projektet Forholdet er af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Syddanmark hurtigst muligt har særligt fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling, herunder træffer beslutning om evt. iværksættelse af nødvendige foranstaltninger til opfølgning på anbefalingen. Forholdet bør forelægges styregruppen. 2. Kan være af væsentlig betydning Forholdet kan være af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Syddanmark i indeværende kvartal har fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling. Der skal ske en overvejelse af, om forholdet har en karakter, der medfører, at styregruppen skal orienteres. 3. Mindre væsentlig betydning Forholdet er af mindre væsentlig betydning. Det anbefales, at Region Syddanmark i indeværende kvartal drøfter og vurderer, om den anførte anbefaling skal efterkommes. 16 Det Tredje Øje Nyt OUH

17 Nr. Prioritering Anbefaling Udbud 1 1 Det er DTØ s vurdering, at detaljeniveauet i det reviderede projektmateriale kan udgøre en risiko for projektudviklingen, fordi det reviderede projektmateriale ikke er så detaljeret, som det der er beskrevet i det godkendte projektforslag. Dette kan føre til, at udførelsen af byggeriet bliver forsinket eller bliver dyrere, fordi der kan være forskellige opfattelser af, hvordan bygningsdisponeringen skal udmøntes konkret. Som nævnt i tidligere DTØ-rapport bør Nyt OUH derfor vurdere, hvordan man imødegår disse risici ift. projektudviklingen. Henset til muligheden for at skabe interesse fra potentielle internationale tilbudsgivere, bør Nyt OUH overveje, om det udbudte projektmateriale skal være på flere sprog. Feedback fra Nyt OUH: Det økonomiske ramme for projektoptimeringerne er udarbejdet med udgangspunkt i det godkendte projektforslag. Den efterfølgende projektoptimering og viderebearbejdning er i videst muligt omfang udført, så det imødekommer, at udbud nu sker i konkurrencepræget dialog. Det er Nyt OUH s vurdering, at detaljeniveauet i projektoptimeringerne er tilstrækkeligt til offentliggørelse af PQ. I den efterfølgende periode frem til det endelige udbud vil arbejdet med detaljeringsgraden i bilagene fortsætte med et særligt fokus på de områder hvori det vurderes, at der ligger en risiko, herunder bygningsdisponeringen. Dette understøttes af, at der i dialogfasen og frem mod kontraktunderskrivelse udarbejdes en disponering svarende til minimum dispositionsplanniveau for det optimerede projekt. For at sikre interesse fra potentielle udenlandske tilbudsgivere vil dele af udbudsmaterialet blive udarbejdet på engelsk. Der er allerede på nuværende tidspunkt afholdt flere drøftelser med markedet med såvel danske som udenlandske bydere. Drøftelserne med såvel indenlandske som udenlandske bydere har givet stor inspiration til udarbejdelse af udbudsmaterialet, og dele af denne inspiration er indarbejdet i udbudsmaterialet. 17 Det Tredje Øje Nyt OUH

18 Nr. Prioritering Anbefaling 2 1 Nyt OUH bør på dette stadie overveje, om der skal stilles krav i udbudsmaterialet om, at totalentreprenøren skal levere data relateret til projektets fremdrift ind i et data warehouse el. lign., som Nyt OUH har adgang til. Yderligere bør nyt OUH overveje hvilke relevante KPI er, som projektets fremdrift skal måles i forhold til, og hvorledes disse KPI er skal rapporteres. I forlængelse heraf bør det også overvejes, hvilke krav der skal stilles til rapportering omkring projektets fremdrift, herunder hvordan der sikres en tværgående rapportering på tværs af projektets mange forskellige aktører. Feedback fra Nyt OUH: Nyt OUH er enig heri, og der pågår i øjeblikket en proces for at justere økonomistyringen, så den tager højde for den ændrede udbudsform. Indlejret i dette arbejde er overvejelserne om krav til entreprenører om datadeling, økonomistyring samt rapportering på KPI-niveau. Dette vil blive indarbejdet i den endelige kontrakt med de vindende parter. 3 1 Nyt OUH har valgt at udbyde projektet som 1 til 3 totalentrepriser, som betyder, at en entreprenør står for projektering og udførelse frem til byggeriets færdiggørelse. For at sikre handlemuligheder i samarbejdet med totalentreprenøren og at de rette kompetencer tilknyttes projektet, bør Nyt OUH overveje forskellige modeller/muligheder for sammensætning af totalentreprenøren. Feedback fra Nyt OUH: I forbindelse med prækvalifikationen vurderes der, udover totalentreprenørens økonomiske robusthed, i alt væsentlighed på om byderen har den nødvendige arkitektoniske og tekniske kompetence til at gennemføre projekter af denne størrelse. Et yderligere krav er om de bydende har en organisation og knowhow til at styre og gennemføre et sådant komplekst projekt, herunder om de råder over de rette folk, der kan sikre denne gennemførelse og som kan indgå i et mangeårigt samarbejde med bygherren. Dette for at sikre, at de nødvendige kompetencer kontinuerligt tilknyttes projektet. I den endelige kontrakt søges det sikret, at der arbejdes med åbne bøger, 18 Det Tredje Øje Nyt OUH

19 Nr. Prioritering Anbefaling således at bygherren sikres den nødvendige indsigt, herunder i anvendelsen af underleverandører. 4 2 Nyt OUH bør i forbindelse med det forskudte udbud af klyngerne sikre at der er beskrevet en proces og løsningsmodel for, hvordan der sikres klare grænseflader mellem planlægningen og byggeriet i klyngerne og de øvrige delprojekter. Feedback fra Nyt OUH: Nyt OUH er enige i, at fokus kontinuerligt i forbindelse med løbende og forskudte udbud af delprojekter bør være på, at skabe klare grænseflader mellem delprojekterne. Netop de valgte udbudsområder er med til at reducere grænsefladeproblemstillingerne. Byderne på de to første udbud kan give bud på de to udbudsområder hver for sig eller byde på begge to. Vælges den samme på begge, vil det reducere grænsefladeproblemerne væsentligt. Grænsefladeproblematikken er også en del af vurderingen af omfanget af bygherreleverancer. Tidsforskydningen på 4 måneder på udbuddet af klynger har også den positive konsekvens, at man på det tidspunkt har et bedre og mere detaljeret overblik over de grænsefladeproblematikker som vil kunne opstå, samtidig med at man har gjort sig de indledende erfaringer på udbudsformer og de indlejrede problematikker. Grænsefladeproblematikken indgår også i forbindelse med udarbejdelse af reservestrategien. Risikostyring 5 1 Nyt OUH bør opprioritere risikoarbejdet ift. identificering af risici i udbuds- og udførelsesfasen. Herunder bør Nyt OUH tage stilling til og dokumentere hvilke risici, der kan opstå ift. den valgte udbudsform (totalentreprise) samt hvilke risici der kan opstå vedrørende afslutningen af den oprindelige totalrådgiverkontrakt. DTØ har anbefalet Nyt OUH i forrige DTØ kvartalsrapport, 4. kvartal 2016, at vurdere hvilke alternativer og mulighe- 19 Det Tredje Øje Nyt OUH

20 Nr. Prioritering Anbefaling der der er såfremt totalentreprise udbuddet ikke ender ud med tilfredsstillende bud. Nyt OUH bør sikre, at der sker en vurdering og intern dokumentation af disse muligheder og overvejelser, således at man så vidt muligt, søger at hindre en kontrakt som ikke er på tilfredsstillende vilkår for Nyt OUH. Feedback fra NYT OUH: Regionsrådets beslutning af 24. oktober 2016 om at igangsætte optimeringen af projektforslaget og efterfølgende udbyde Nyt OUH i totalentreprise havde netop det formål at sikre økonomiens robusthed for at kunne overholde anlægsoverslaget. Ændringen af udbudsformen ses derfor af Nyt OUH netop som et aktivt risikominimerende tiltag. Der har dermed allerede i forbindelse med beslutningen om ændring af udbudsform være foretaget en vurdering af de forskellige udbudsformer. Det er blandt andet på baggrund af denne vurdering, at udbudsformen ændres til totalentrepriser, idet denne udbudsstrategi giver mulighed for, at der kan ske udbud i andre størrelser. Dette vil dog være alternativer som ikke er så attraktive for bygherre. De foreløbige tilbagemeldinger fra markedet (markedsdialogen) understøtter valget af udbudsform. Risikoarbejdet i relation til ovenstående systematiseres og dokumenteres i den kommende periode henimod underskrivelsen af den betingede kontrakt. Processen vil således bidrage positivt i forhold til, at få identificeret de forbundne risici. 6 2 Der bør sikres en fast frekvens for risikomøderne med identificering og vurdering af risici Nyt OUH anbefales, at udarbejder og beskriver en plan for, hvordan den opdaterede proces for risikoidentificering og risikovurdering rent praktisk skal foregå. Den beskrevne proces for risikostyring skal udmøntes i konkrete aktiviteter, herunder procedurer for tilsyn med risikoarbejde hos totalentreprenør. 20 Det Tredje Øje Nyt OUH

21 Nr. Prioritering Anbefaling Feedback fra NYT OUH: Der har gennem hele kvartalet været afholdt risikomøder med fokus på de aktuelle risici i forhold til et kommende udbud og markedsforhold. Nyt OUH er i gang med at udarbejde en opdatering af risikohåndbogen. Første udkast er nu udarbejdet og indeholder en beskrivelse af processer og procedurer. Risikogruppen vil blive reorganiseret, så der kan drages nytte af de kompetencer som findes dels internt i organisationen, dels eksternt hos blandt andet totalentreprenører, (bygherre)rådgivere samt driftsorganisationen. Dette forventes afsluttet i 2. kvartal af 2017 incl. afholdelse af workshop om risikostyringen set i forhold til de kommende udbud og forhandlinger i dialogfasen. Kompetencer 7 1 Vi anbefaler, at Nyt OUH arbejder med kortlægning af kompetencer ift. følgende: Nyt OUH skal tage stilling til hvordan man påtænker at lede og organisere en markant større projektorganisation, herunder at sikre rettidig og effektiv beslutningstagning gennem den rette ledelses- og organisationsstruktur Faglige kompetencer i projektorganisationen Nyt OUH bør vurdere og dokumentere de specifikke kompetencer der kræves i udbudsprocessen samt i udførelsesfasen. Dette kan udmøntes i en oversigt som er et værktøj til at sikre at der arbejdes målrettet med at udarbejde en udtømmende liste af kompetenceområder. Oversigten vil ligeledes bidrage med en ensartet struktur for at vurdere kompetencer samt dokumentere, hvad der danner grundlag for projektorganisationens beslutninger. 21 Det Tredje Øje Nyt OUH

22 Nr. Prioritering Anbefaling Analyseværktøjer: Nyt OUH bør ligeledes undersøge hvilke muligheder der er for at implementere analyseværktøjer som kan skabe lettilgængelig overblik over udfordringer samt understøtte beslutningerne i projektet. Feedback fra NYT OUH: - Organisering Nyt OUH er enig i anbefalingen og arbejdet pågår. Organisationen blev ændret pr. 1. februar 2017 bl.a. med en styrkelse af det rent byggemæssige m.h.p. den kommende udbudsstrategi. Den overordnede struktur er således fastlagt. Denne vil blive yderligere konkretiseret i løbet af maj/juni Emnet vil f. eks. blive drøftet på et ledelsesmøde ultimo maj 2017 med henblik på, at få beskrevet og fastlagt den mere detaljerede organisering. - Faglige kompetencer i projektorganisationen Nyt OUH er enig heri. I projektorganisationen findes der allerede nu mange af de kompetencer som er nødvendige i udbudsfasen og i udførelsesfasen. Ud fra en vurdering af de eksisterende kompetencer er der allerede på nuværende tidspunkt sket en indhentning af nødvendige kompetencer gennem en rekruttering af medarbejdere dels centralt fra regionen, dels decentralt fra andre kvalitetsfondsprojekter. Arbejdet henimod en kortlægning af eksisterende kompetencer og nødvendige kompetencer fortsættes. Det er i den sammenhæng vigtigt, at kompetencerne i periferien af projektet hos f.eks. bygherrerådgiver og entreprenører bringes i spil, men samtidig matches af interne kompetencer. Ligeledes er der fokus på de nødvendige kompetencer i driftsorganisationen, der kan understøtte det fremadrettede arbejde, også på andre området end det byggetekniske. - Analyseværktøjer Der foregår løbende en optimering af blandt andet økonomistyringen for at tilvejebringe analyseværktøjer som kan understøtte beslutningsprocessen på såvel det operationelle som strategiske niveau. Endelig er der fokus på kontrakt- og aftalestyring. 22 Det Tredje Øje Nyt OUH

23 4. Opfølgning på Det Tredje Øjes anbefalinger I nedenstående vises en oversigt over Nyt OUH s feedback vedrørende anbefalinger i Det Tredje Øjes rapport fra 3. og 4. kvartal Vi har suppleret med bemærkninger vedrørende status på de nævnte anbefalinger. Vi angiver, om vi vurderer et punkt kan lukkes, kan delvis lukkes, eller om punktet er åbent. Punkter, der lukkes i et kvartal, vil udgå i den næste kvartalsrapport. Nr. Prioritering Anbefaling Status Projektforslag 1 1 Vi vurderer, at de byggetekniske optimeringer medfører en række omfattende ændringer i forhold til det godkendte projektforslag. Projektorganisationen skal sikre, at tilpasningerne er tilstrækkeligt beskrevet og opdateret i det kommende udbudsmateriale. Beskrivelserne og opdateringerne skal bidrage til, at Nyt OUH opnår den ønskede robusthed og forventede besparelse samt sikre, at der skabes et entydigt og fuldstændigt udbudsmateriale. Nyt OUH bør ligeledes sikre, at eventuelle fremadrettede tilføjelser/ændringer i forhold til byggeriet adresseres både ud fra funktionaliteten i forhold til eksisterende byggeri samt eventuel økonomisk påvirkning som følge af ændringer/optimeringer. Feedback fra Nyt OUH: Nyt OUH er enig heri, og tager højde for dette i udarbejdelsen af udbudsmaterialet, der forventes udsendt i prækvalifikation ultimo april Status pr. 1. maj 2017 er, at der er taget højde for det udbudsmateriale, der udsen- 23 Det Tredje Øje Nyt OUH

24 Nr. Prioritering Anbefaling Status des i PQ primo maj 2017 og de suppleringer, der kan foregå under dialogfasen. Projektøkonomi 2 1 Vi anbefaler, at tiltag i form af besparelser (kvalitative og kvantitative), den konkrete anvendelse af regnskabsvejledningens valgmuligheder, overgang til driftsfinansiering mv., til justering af projektforslaget, nøje granskes og vurderes i forhold til tiltagenes mulighed for at kunne gennemføres. Status: Forslagene er drøftet med Sundheds- og Ældreministeriet og tiltrådt af Regionsrådet den 24. oktober Delvis lukket Status pr. 1. maj er, at Regionsrådets beslutninger er indarbejdet i budgettet ved Regionsrådets behandling den 24. januar Optimeringerne af projektforslaget vil have en ikke ubetydelig indvirkning på anlægsprisen, hvilket nødvendiggør en genberegning af denne. Vi anbefaler, at anlægsbudgettet verificeres med udgangspunkt i ændringerne, som den foretagne projektoptimering medfører. Vi vurderer også, at denne gennemgang vil være værdifuld at anvende i kommende forhandlinger med en totalentreprenør. Feedback fra Nyt OUH: Regionsrådets beslutning af 24. oktober 2016 om at igangsætte optimeringen af projektforslaget og efterfølgende udbyde Nyt OUH i totalentreprise har netop det formål at robustgøre økonomien for at sikre overholdelse af anlægsoverslaget. Anlægsoverslaget vil således blive opdelt i relevante targetbudgetter inden udbud i prækvalifikation. Status pr. 1. maj Budgettet er blevet verificeret og tiltrådt i Regionsrådet den 24. januar Det anbefales, at det sikres, at de priser, som er benyttet i TE-budget, er tilpasset entrepriseformen og ikke blot er PF-priser, som er baseret på stor- /hovedentrepriser. TE-priser er erfaringsmæssigt højere end stor-/fagentrepriser på grund af øget risiko og 24 Det Tredje Øje Nyt OUH

25 Nr. Prioritering Anbefaling Status arbejde for entreprenøren. Herunder skal der også indregnes ekstra økonomi, hvis der ønskes en høj grad af involvering af BH og nuværende TR i TE's projekteringsproces. Feedback fra NYT OUH: Det samlede projekt vil blive holdt inden for den givne bevilling. Projektet bliver ikke dyrere, men omkostningsfordelingen/- profilen bliver en anden ved totalentreprise end ved fag- og storentrepriser. Således vil dele af rådgiverhonoraret også blive en del af den samlede pris i forbindelse med en totalentreprise. Den valgte udbudsform med udbud med forhandling gør, at man kender den endelige pris inden kontraktunderskrivelse, idet der inden indgåelse af den endelige kontrakt er taget højde for en række risici, som man ellers ikke ville have gjort. Status pr. 1. maj Udbudsformen er totalentreprise med konkurrencepræget dialog. Anlægsrammen er blevet opdelt i relevante targetbudgetter inden udbud i prækvalifikation, hvor der er taget højde for at der sker udbud i totalentreprise. Organisation og samarbejdsmodel 5 2 Vi anbefaler, at der vedtages en governance-struktur for, hvem, der har prokura til at træffe hvilke beslutninger. Samarbejdet med en evt. totalentreprenør kræver hurtig beslutningstagning og svar fra BH for at sikre projektets fremdrift. Det er derfor centralt, at der er meget klare procedurer hos BH i forhold til arbejdsgange for beslutningstagning, og hvordan beslutninger forberedes i det politiske bagland. Status: Projektorganisationen hos Nyt OUH er i gang med at udarbejde prokurastrukturen, som forventes færdiggjort inden udgangen af januar Status pr. 1. maj 2017: Der er på styregruppemødet den 24. april 2017 truffet beslutning om prokura for projektorganisationen, der sikrer, at der kan træffes de nødvendige beslutninger på rette tidspunkt. 25 Det Tredje Øje Nyt OUH

26 Nr. Prioritering Anbefaling Status 6 2 Vi anbefaler, at der udarbejdes en samlet kompetencematrix, hvor kompetencebehovet identificeres, hvis flere opgaver flyttes fra TR og BHR til BH, blandt andet ved anvendelse af regionens byggeafdeling. Behovet skal matches i forhold til de kompetencer, der er til rådighed (under hensyn til medarbejdernes øvrige opgaver). Vurderingen skal yderligere foretages under hensyn til, at TR s evt. reducerede rolle og involvering kan medføre et stort tab af viden vedrørende projektet. Feedback fra Nyt OUH: Enig i, at der udarbejdes en samlet kompetencematrix, hvori kompetencebehov identificeres både set i lyset af totalrådgivers ændrede opgavefelt, samt at bygherrens rolle/og opgaver og kompetencer er anderledes i forhold til totalentreprise. Anbefalingen forventes gennemført senest i 1. kvartal Bygherren skal dog kunne håndtere alle udbudsformerne, selv om tyngden er flyttet mod totalentreprise. Status pr. 1. maj Udførelsen af anbefalingen er rykket til 2. kvartal 2017 da den endelige fremtidige samarbejdsrelation til TR først nu kendes, og der dermed nu forefindes et mere komplet billede af kompetencer og kompetencebehov. 7 2 De offentliggjorte ændringer hos totalrådgiver bevirker en række centrale ændringer i, hvem der er tilknyttet arbejdet inden for hospitalsringen, samt hvordan totalrådgivers rolle bliver i forhold til kommende samarbejde med totalentreprenøren, som stiller med et rådgiverhold fra sin side. Vi vurderer derfor, at der i denne proces og overgangsfase er en risiko for tab af viden hos totalrådgiver og udfordringer i forhold til at sikre et godt samarbejde med totalentreprenøren og totalrådgiver. Vi anbefaler derfor, at Nyt OUH nøje overvejer, hvordan man fastholder viden og opnår størst mulig værdi i den kommende rådgivningsproces, herunder hvordan der opnås et for Nyt OUH værdiskabende samarbejde mellem TR og en kommende totalentreprenør. 26 Det Tredje Øje Nyt OUH

27 Nr. Prioritering Anbefaling Status Feedback fra NYT OUH: Anbefalingen er et stort opmærksomhedspunkt hos Projektorganisationen, og den af TR anbefalede model med henblik på optimering og overgang til totalentreprise er netop et udtryk for vigtigheden af, at fastholde den nødvendige viden i projektet hos totalrådgiver. Herudover er samarbejdsformen og samarbejdet mellem bygherre og rådgiver et vigtigt fokuspunkt for begge parter i det igangværende arbejde. Status pr. 1. maj Konsekvensen af ændringen i samarbejdsformen med TR er et stort opmærksomhedspunkt hos Projektorganisationen. 8 2 Vi anbefaler, at der udarbejdes en klar plan for forandringerne i projektorganisationens ledelse, således der sikres en hensigtsmæssig overgang og overførsel af viden. Det bør herunder sikres, at organisationen klædes godt på og sikrer forhandlingskompetencer i forhold til udbudsstrategien og de tilbudsgivere, som der indledes dialog med. Delvist lukket Feedback fra NYT OUH: Den netop gennemførte organisationsændring har haft til sigte at sikre og styrke organisationen i den kommende udbudsproces. Samtidig sikres det gennem organisationsændringen og aftalerne med totalrådgiver, at viden i størst mulig omfang bibeholdes til at kunne understøtte processerne. Organisationsændringen er således gennemført med virkning fra 1. februar Status pr. 1. maj Næste step i organisationsændringen træder i kraft i løbet af 2. kvartal 2017 og vil betyde en yderligere styrkelse af projektorganisationens bygge- og projektmæssige- samt forhandlingsmæssige kompetencer. Disse kan medvirke i de kommende dialogfaser og forhandlinger med totalrådgiverne. Udbudsstrategi 9 1 Udbudsmaterialet og udbudsprocessen danner fundamentet for samarbejdet mellem totalentreprenøren og BH. Dette medfører blandt andet, at en totalentreprenør skal påtage sig en række risici, der ellers primært var hos BH. BH bør nøje afveje strukturering af TE's tilbud, herunder pris, tid, kvalitet og organisation, særlige incitamentsstrukturer eller om entreprenøren skal arbejde 27 Det Tredje Øje Nyt OUH

28 Nr. Prioritering Anbefaling Status med en på forhånd aftalt procentmæssig indtjening på alle ydelser og leverancer. Feedback fra NYT OUH: Enig i anbefalingen, og de nævnte opmærksomhedspunkter vil indgå i tildelingskriterierne i forbindelse med udbuddene. Status pr. 1. maj De nævnte forhold indgår alle som elementer i det kommende udbudsmateriale Den foreslåede udbudsstrategi indeholder en række væsentlige risici og muligheder. Eksekveringen af udbudsstrategien er helt afgørende for konkurrencesituationen samt kvalitet og økonomi i de modtagne tilbud. Vi anbefaler, at projektet investerer de nødvendige ressourcer til at udarbejde udbudsmateriale, der balancerer risici, incitamenter, KPI-er, profit, konkurrence mv., blandt andet ved analyser af fordele og ulemper ved de valg der foretages. Herunder skal budget ligeledes tilpasses den valgte udbudsstrategi. 28 Det Tredje Øje Nyt OUH

29 Nr. Prioritering Anbefaling Status Feedback fra NYT OUH: Enig i bekymringerne og i anbefalingerne. Der vil blive taget højde for dette i tilpasningen af projektorganisationen til de kommende faser. Der søges om bevilling til næste fase i forbindelse med Regionsrådets møde i januar Ligeledes vil udarbejdelsen af udbudsmaterialet i 1. kvartal 2017 tage højde for de nævnte forhold. Der har været gennemført undersøgelser af markedet, og de vil i den kommende tid blive intensiveret sammen med totalrådgiver efter, at der nu er valgt udbudsstrategi. Status pr. 1. maj Prækvalifikationsmaterialet, udbudsmaterialet samt udvælgelseskriterier og tildelingskriterier er udarbejdet på en sådan måde, at de tager højde for ovenstående. Ligeledes er grænsefladerne analyseret m.h.p. at sikre det bedst mulige udgangspunkt for risikohåndteringen. Der har i april måned været gennemført en dialog med markedet, hvor ovenstående risici er taget i betragtning, og materialet er blevet tilpasset ud fra denne dialog. Ligeledes er udbudsområderne blevet ændret, som følge af dialogen med markedet Det fremgår af notatet "Nyt OUH - Udkast til procesbeskrivelse for totalentreprise" af 15. august 2016, at det overvejes at benytte sig af omvendt licitation til dele af projektet. Det anbefales, at det nøje overvejes, om omvendt licitation er hensigtsmæssig at anvende i projekter med denne kompleksitet og omfang. Det skyldes, at ved omvendt licitation lægges prisen fast, og så ser man hvor meget byggeri/kvalitet man kan få for pengene. Dette gør det vanskeligt at sammenligne tilbuddene. Herunder skal det overvejes, hvordan tildelingskriterier, som ikke vedrører økonomi, konkret skal vurderes i processen, og hvem, som i så fald besidder de nødvendige kompetencer og indblik i projektet til at kunne varetage denne vurdering. 29 Det Tredje Øje Nyt OUH

30 Nr. Prioritering Anbefaling Status Feedback fra NYT OUH: Udbud i totalentreprise gennemføres inden for et fast budget, der er fikseret gennem statens tilsagnsskrivelse. I forbindelse med forhandlingerne kan det blive nødvendigt at tage change-request-listen i anvendelsen med henblik på at overholde bevillingen ved den givne kvalitet. Change-request-listen vedtages af Regionsrådet forventeligt foråret I forbindelse med vurdering af tilbud op imod tildelingskriterierne vil der blive inddraget den nødvendige og relevante ekspertise. Status pr. 1. maj Udvælgelses- og tildelingskriterier er blevet tilpasset ud fra markedsdialog og med væsentligst fokus på at konkurrere på arkitektonisk og teknisk kapacitet samt organisation og ledelse. Projektorganisationen besidder erfaring og kompetence til at kunne indgå i disse drøftelser. Ligeledes er bygherren undervejs og i dialogmøderne understøttet af bygherrerådgiver, der udgøres af to af de største bygherrerådgivere inden for arkitektur og ingeniørviden samt projektets advokat, der har erfaring med lignende projekter/forhandlinger Det anbefales, at de generelle overvejelser om totalentreprisens fordele og ulemper suppleres med konkrete risici og løsningsmuligheder i forhold til projektets nuværende stade og kontraktuelle forhold. I lyset af dette kan de projektspecifikke fordele og ulemper præciseres i forhold til økonomi, tid og kvalitet/bygherrens indflydelse. Herunder kan det f.eks. overvejes, hvordan viden omkring kvalitet, funktioner mv. overdrages og videreføres ved en evt. overgang til totalentreprise efter projektforslag, hvordan man forestiller sig, at nuværende TR skal involveres i TEholdenes arbejde. Det må forventes, at TR i givet fald vil være TE's underrådgiver og ikke BH's rådgiver. Det bemærkes, at så vidt vides, er der ikke erfaringer med TE som entrepriseform i projekter af sammenligneligt omfang og kompleksitet i Danmark. 30 Det Tredje Øje Nyt OUH