Det Tredje Øje rapport, Nyt OUH 2. kvartal August Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

Transkript

1 Det Tredje Øje rapport, Nyt OUH 2. kvartal 2017 August Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

2 Indhold 1. Indledning 3 2. Statusrapportering 5 3. Opsummering af anbefalinger Opfølgning på anbefalinger Bilag: Rapportgrundlag 30 2 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

3 1. Indledning Orientering om Det Tredje Øjes funktion og arbejdsmetodik Deloitte er med underrådgiver Gottlieb Paludan Architects A/S blevet udpeget af Region Syddanmark til at varetage funktionen som Det Tredje Øje (DTØ) i forbindelse med kvalitetsfondsprojektet NYT OUH. På vegne af Region Syddanmark vil DTØ løbende foretage en aktiv og uvildig gennemgang af projektets fremdrift og udvikling med kompetencer, der dækker byggeri, projektstyring, risikostyring og økonomistyring samt revisionsmæssige kompetencer. DTØ kombinerer hermed uvildig risikovurdering samt overvågningsopgaver, der typisk udføres af DTØ, og sikrer samtidig synergier til revisionen af kvartalsrapporten. Arbejdsmetodikken er bygget op omkring en række faste arbejdsgange og fokusområder. Arbejdet udføres ved løbende at modtage og vurdere rapporter, for eksempel rapporter fra totalrådgiver, bygherrerådgiver, projektledelsesgruppe, mødereferater, styremødereferater samt referater fra byggemøder. DTØ deltager ligeledes i risikomøder samt foretager interviews med projektledelse, bygherrerådgiver og totalrådgiver. DTØ har ligeledes adgang til det anvendte Project Web for at kunne orientere sig om underliggende projektmateriale, der er relevant i forhold til aktuelle fokusområder. Fokusområderne for DTØs analyse og vurdering er særlig styret af projektets fase og stade. Fokusområderne afstemmes med Region Syddanmark og projektets ledelse. I de følgende kvartaler vil DTØ særligt fokusere på at vurdere projektets fundament ved at foretage gennemgang af governance, organisering, risikostyring, økonomistyring, controlling samt samarbejdsmodel. Fokus vil tillige være på at følge op på DTØs observationer og anbefalinger i form af tematiske deep dives. Fokusområder i 2. kvartal 2017 Nyt OUH har i indeværende kvartal haft fokus på at færdiggøre og offentliggøre udbudsmateriale for DP03, Vidensaksen, og DP04, behandlings- og sengeafsnit, samt foretage prækvalifikation af tilbudsgivere. Der har ligeledes været fokus på at reorganisere projektorganisationen, således at der er tilknyttet yderligere byggefaglige kompetencer ift. den forestående udførelse af byggeriet. Der pågår ligeledes en opdatering af økonomistyringsmodellen og dertilhørende skabeloner og værktøjer. I indeværende kvartal har DTØ haft fokus på en vurdering af udbudsprocessen, herunder opfølgning på DTØs anbefalinger i forrige rapporter. DTØ har ligeledes haft fokus på økonomistyring, herunder prokura. Der har været afholdt møde med Nyt OUH s projektledelse og projektorganisation, og vi har således ikke i denne periode været i dialog med rådgivere mv. Vi har tillige gennemgået seneste månedsrapporter fra totalrådgiver samt materiale fra Nyt OUH vedrørende udbud og økonomistyring. Materialelisten fremgår af afsnit 5. Resumé Vi har i dette kvartal fokuseret på at gennemgå Nyt OUHs arbejde med udbud samt økonomistyring, herunder prokura. Anbefalingerne uddybes i afsnit 3. På grund af projektets faseovergang samt det igangværende udbud er status for en række af DTØs anbefalinger i forrige rapporter opdateret. Status fremgår af oversigten i afsnit 4. 3 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

4 Struktur for rapport Observationerne afrapporteres i nærværende rapportformat, der sammenfatter observationer og anbefalinger. Rapporteringen foregår kvartalsvis. Denne rapport vil sammenfatte forhold, der generelt ses omfattet af rapport om 1) Uvildig risikovurdering, 2) Tredje Øje-funktion og 3) Deloittes servicebreve. Rapporteringen fokuserer på de forhold, som vurderes at afvige fra opstillede og godkendte planer, styringsmanual og rammer, samt forhold der vurderes at have potentiale til forøget værdiskabelse for projektet. Denne rapport består af følgende afsnit: 2. Statusrapportering: I dette afsnit kommenterer Det Tredje Øje på den nuværende status fra BH på projektet, og hvilke anbefalinger og observationer dette giver anledning til. 3. Opsummering på anbefalinger: Opsummerer observationer samt vurdering af prioritering for de respektive observationer. 4. Opfølgning på anbefalinger: Afsnittet følger op på Det Tredje Øjes anbefalinger. Der tilføjes feedback fra projektorganisationen hos Nyt OUH. 5. Bilag: Rapportgrundlag: Indeholder en liste over de dokumenter samt interviews, der ligger til grund for vores gennemgang og rapportering. København, den 11. august 2017 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Morten Egelund partner 4 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

5 2. Statusrapportering Med udgangspunkt i projektets status anfører vi i dette afsnit vores observationer og anbefalinger Økonomi DTØ har i 2. kvartal 2017 ikke haft fokus på det økonomiske forbrug. Nedenstående forbrugsoversigt er udelukkende indeholdt for at vise niveauet for den aktivitet, der hidtil har været i projektet i de seneste kvartaler og samlet. Beløb angivet i tusinde kroner. Forbruget er trukket 30. juni Det skal bemærkes, at forbruget for 2. kvartal 2017 er uden opgjorte periodiseringer og omposteringer. Erfaringen er endvidere, at der ved afslutningen af måneden foretages en del anvisninger. Forbruget i den viste tabel er således helt naturligt belagt med usikkerhed. For god ordens skyld skal oplyses, at forbruget ikke er revideret. Revisionen foretages senere som en del af revisionen af kvartalsrapporten. Status på projekt og udbud Udbudsproces vedrørende DP03 og DP04 Projektorganisationen har siden sidste kvartal arbejdet med at færdiggøre og offentliggøre udbudsmateriale vedrørende DP03, Vidensaksen, og DP04, behandlings- og sengeafsnit. Prækvalifikationsprocessen er nu afsluttet, og der blev udsendt prækvalifikationsbrev den 26. juni Fire tilbudsgivere er blevet inviteret til at byde: MT Højgaard NCC/Bravida CMB/Itenera Comsa/Comsa Industriales I løbet af sidste halvdel af juli har den ene totalentreprenør spanske Comsa/Comsa Industriales trukket sig fra det videre forløb på grund af sprogbarrieren. Projektsproget er dansk, og konsortiet har meddelt, at det ikke har været muligt for dem at tilknytte en dansk partner. Efterfølgende er ENKA Insaat ve Sanayi A/S med underrådgiverne WHR/EYP (WHR Europe) og Tyréns AB indgået som den 4. prækvalificerede totalentreprenør. De prækvalificerede parter har således været i stand til at stille de fordrede ABT (Almindelige Betingelser Totalentreprise) garantier på 15% af entreprisesummen og leve op til krav om en årlig omsætning på 1 5 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

6 mia. dkk. Der indledes nu dialogrunder, hvorefter endeligt tilbud skal modtages fra tilbudsgivere den 1. december. Den 15. januar 2018 forventes der at blive skrevet betinget kontrakt med de valgte tilbudsgivere. Arbejdet følger den tidsplan, som blev præsenteret for DTØ i 1. kvartal Udbudsgrundlag og tildelingskriterier Projektet udbydes fortsat på et niveau der svarer til dispositionsforslag. Projektet er en omarbejdning af projektforslaget afsluttet ultimo Der har i 1. og 2. kvartal af 2017 været fokus på at imødekomme og afstemme brugerbehov til projektforslaget. Projektet udbydes som omvendt licitation, og der er valgt en række tildelingskriterier, som anvendes til vurdering af de enkelte tilbudsgivere. Tilbudsgiverens redegørelse for arbejdsproces og metode til håndtering af byggeriet vægter 40-50% i vurderingen. Organisation og bemanding i form af rette kompetencer og erfaring vægter 30-40%. Entreprenørens omkostninger og dækningsbidrag vægter 15-25% i vurderingen af de enkelte tilbud. Anlægsbudget Nyt OUH har ændret kalkulationsmetode for projektet fra en metode ved projektforslaget baseret på bygningsdelspriser til kvadratmeterpriser. Kvadratmeterpriserne for Nyt OUH svarer til erfaringstal fra DNU i Aarhus. De kalkulerede anlægsomkostninger svarer til de opstillede budgetter. Nyt OUH vil i de kommende faser selv arbejde med anlægsbudgettet. Reorganisering af projektorganisation Nyt OUH har gennemgået en reorganisering af projektorganisation for at imødekomme de faser, som projektet står over for. Den nye projektorganisation trådte i kraft pr. 1. februar 2017 og medfører, at projektorganisationen nu varetager blandt andet følgende opgaver: IKT (information- og kommunikationsteknologi), commissioning (ibrugtagning af huset og indkøring af tekniske anlæg), arbejdsmiljø i projekt og udførselsfasen, samt planlægning af tværgående teknik og arkitektur. Som en del af reorganiseringen er byggeorganisationen under Region Syddanmark blevet integreret i projektorganisationen på Nyt OUH, således at organisationen er klar til at varetage bygherrerollen under udbud af totalentreprise. Der er ligeledes blevet ansat en projektchef i projektorganisationen. Projektchefens overordnede opgave er at lede de 10 delprojekter, som det samlede Nye OUH består af. Hvert delprojekt vil blive ledet at en projektledelse på 1-2 personer. Ikke alle projektledere er endnu ansat. I forbindelse med udfasning af samarbejde med totalrådgiver, vil nøglepersoner fra totalrådgiver blive tilknyttet projektorganisationen. Der er ligeledes fokus på at sikre overdragelse af materiale, data og filer fra totalrådgiver. Projektorganisationen har fokus på at sikre overgang fra nuværende drift på OUH frem i mod ibrugtagning af Nyt OUH. Dette skal blandt andet sikres ved at funktionsplanlæggere rykkes fra projektorganisationen til OUH s organisation for at sikre synergi og tæt samarbejde. Bygherrerådgiverne NIRAS og CF Møller er fortsat tilknyttet projektet som bygherrerådgivere, og deltager uændret i projektets styregruppemøder. 6 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

7 Risikostyring Projektorganisationen arbejder med at opdatere styringsmanual samt risikohåndbog. Der er udarbejdet første udkast til en opdateret risikohåndbog, som nu behandles internt. Der udarbejdes ligeledes en opdateret risikolog, som forventes at være klar medio august Risikologgen udarbejdes blandt andet på baggrund af risikoworkshop den 26. juni Projektorganisationen har besluttet, at rollen som risiko manager placeres i projektorganisationen. Dette begrundes med, at man ønsker at sidde for bordenden både ved at have en intern bygherrerådgiver funktion, og ved at styre de risici, som projektet arbejder med. Region Syddanmark har drøftet Rigsrevisionens rapport vedrørende sygehusbyggerierne i Region Midtjylland. Rapporten lagde særligt vægt på anbefalinger vedrørende reserve- og risikostyring. På denne foranledning har projektorganisationen i sin opdatering af risikohåndbogen og styringsmanualen fokus på at adressere de punkter, som Rigsrevisionen har påpeget. Det forventes, at styregruppen godkender risikohåndbogen i september, og styringsmanualen godkendes i november. I forhold til stade ved udgangen af 1. kvartal 2017 er det positivt, at Nyt OUH er kommet godt i gang med totalentrepriseudbud og har fået seriøse henvendelser. Det må anses for sandsynligt, at Nyt OUH kommer igennem med totalentreprise modellen. Det er ligeledes positivt, at OUH har fået reorganiseret bygherre organisationen, således at den er bedre forberedt på de kommende opgaver. Håndtering af ovenstående forhold fjerner naturligvis en del risiko fra projektet, men det er fortsat væsentligt, at der er fokus på risikoarbejdet og at dette styrkes i de kommende faser. Risikobilledet for projektet er ændret, og kræver en fornyet tilgang, så de nye risici, der opstår i forlængelse af valg af totalentreprisen som udbudsform, håndteres. Anbefaling vedrørende udbudsproces Det anbefales, at Nyt OUH har fokus på at fastholde så mange entreprenører som muligt gennem hele udbudsforløbet frem til aflevering af tilbud. Det vil være meget ugunstigt for Nyt OUH, hvis en eller flere falder fra under processen. Ligeledes anbefales det, at Nyt OUH arbejder på at opnå et godt samarbejdsklima. Hvis der skal opnås et vellykket byggeri med den valgte udbudsmodel bliver samarbejdsklimaet mellem den vindende totalentreprenør og bygherre afgørende, hvorfor de kommende dialog møder også bør sikre, at der er fokus på disse områder. Anbefaling vedrørende udbudsgrundlag Vi vurderer, at der fortsat er en stor risiko forbundet med det begrænsede detaljeringsniveau i projektgrundlaget, som er på dispositionsforslagsniveau. Projektgrundlaget kan dermed fortolkes på mange måder og give anledning til forskellige opfattelser af hvad projektet faktisk indeholder, og dermed skabe usikkerhed om den endelige omkostning. Usikkerhed om detaljeringsniveauet kan også påføre projektet risici med hensyn til aftaler mellem totalentreprenør og bygherre, herunder hvad der er omfattet af projektet, og hvad der ikke er omfattet af projektet. Det anbefales derfor, at der er fokus på at adressere dette i drøftelser mellem bygherre og totalentreprenøren. Anbefaling vedrørende tildelingskriterier Vi har fået oplyst, at totalentreprenøren på tildelingstidspunktet er forpligtet på tildelingskriterierne: proces og metode, organisation og det samlede budget. Der kan derefter i samråd med totalentreprenøren gennemføres projekt tilpasninger, men disse vil kun i begrænset omfang blive konkurrence udsat. Erfaringsmæssigt kan totalentreprenørers forretningsmodel variere ift. de angive tildelingskriterier. Eksempelvis kan en entreprenør tilbyde et lavere dækningsbidrag, såfremt der kan opnås andre indtægter på f.eks. drift af organisation og byggeplads. Det anbefales derfor, at Nyt OUH afsætter de fornødne ressourcer til at analysere de tilbud og prismodeller, som modtages fra totalentreprenører. Herunder bør det vurderes, hvordan dækningsbidraget er afvejet ift. andre faktorer, der kan spille ind i de samlede omkostninger. 7 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

8 Anbefaling vedrørende anlægsbudget Nyt OUH har oplyst, at kvadratmeterpriser på projektet svarer til erfaringstal fra DNU i Aarhus. Det anbefales, at Nyt OUH fortsat har fokus på anlægsbudgettet, så Nyt OUH ikke overlader kommende kalkulationer til den valgte totalentreprenør, og dermed mister indblik i projektets økonomi, og muligheder. Erfaringsmæssigt er et solidt bygherre indblik i kalkulationer med til at sikre de opstillede budgetter. Anbefaling vedrørende reorganisering Ansættelse af nye projektledere til delprojekter er en stor opgave, som stiller krav til organisering og efterfølgende ledelse. I forbindelse med ansættelser og fortsat organisering anbefales det, at Nyt OUH har stor fokus på det kommercielle modspil, der må forventes fra totalentreprenøren fremadrettet. Der bør tages højde for, at totalentreprenøren kan forsøge at optimere sin forretningsmæssige situation ved fremsendelse af ekstrakrav eller avancerede afregningsmodeller. Det anbefales derfor, at Nyt OUH sikrer, at projektorganisationen har en god kommerciel forståelse, gode forhandlingsevner på dansk og engelsk (engelsk må forventes at blive de facto samarbejdssprog, hvis en international entreprenør vinder et udbud) og ikke mindst, at parterne er i stand til at skabe et godt samarbejdsklima, der kan sikre et godt og langvarigt samarbejde med gensidig respekt for hinandens respektive interesser og organisatoriske miljø. Anbefaling vedrørende risikostyring Det anbefales, at risikoarbejdet yderligere styrkes, men særligt anbefales det, at hele risikosituationen genvurderes, herunder med fokus på nedenstående forhold: Hvilke risici står projektet over for nu, hvor Totalrådgiver udskiftes med en totalentreprenør (TE)? Hvad er den mest gunstige organisering af risikoarbejdet og risikogruppen? Bør totalentreprenøren deltage i alt risikoarbejde? Hvordan skabes der sammenhæng mellem TE afregningsmodel og ekstra krav fra TE og risikomodellen? Det anbefales desuden, at der fortsat udarbejdes månedsrapporter, men at disse udarbejdes af Nyt OUH. 8 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

9 Økonomistyring I takt med projektets fremdrift og stade befinder projektet sig i en proces, hvor der arbejdes med at foretage de nødvendige opdateringer af økonomistyringsmodellen, således at modellen og de anvendte økonomistyringsværktøjer er gearet til de kommende faser. Der er ligeledes fokus på, hvordan økonomistyringen er gearet til at byggeriet udføres som totalentreprise. Det er således vigtigt at understrege, at vores gennemgang har haft fokus på at vurdere den nuværende proces for opdatering af økonomistyringsmodellen og de fokusområder, som projektorganisationen arbejder med. Vores gennemgang har haft fokus på visionen for økonomistyringen, planlægning af organisering og processer for økonomistyring samt værktøjer til bygge- og anlægsregnskaber. Der har ligeledes været fokus på de prokuraregler, som projektorganisationen har nedfældet. Vi vil uddybe status på de enkelte områder i de følgende afsnit. Organisering, roller og ansvar ift. økonomistyring Projektorganisationen har fokus på at skabe en central økonomifunktion, som understøtter projektledere og øvrige budgetansvarlige medarbejdere. Den centrale funktion skal have ansvar for at indsende anlægsregnskabet til Regnskab og Finansafdelingen, mens de budgetansvarlige medarbejdere har ansvar for at udmønte bevillingen ift. den enkelte anlægsbevilling. Projektledernes ansvar er at føre særskilt regnskab for det enkelte delprojekt. Organisationsdiagram og forretningsgange er under udarbejdelse. Opdatering af værktøjer til Bygge- og anlægsregnskaber Grundlaget for økonomistyringen er Region Syddanmarks skabeloner for anlægs- og byggeregnskaber, som er Excel-baseret. Der vil blive tilføjet en række funktionaliteter, således at værktøjerne er gearet til den kommende udførelsesfase, f.eks. lette håndteringen af aftalesedler samt delbudgetter. Særligt ift. aftalesedler ønsker projektorganisationen at gøre brug af et aftalemodul, som anvendes i en SharePoint løsning. Projektorganisationen har haft drøftelser med relevante projektledere ift. funktionalitet og inddraget eksterne konsulenter med erfaring inden for området. Projektorganisationen vil foretage de enkelte opdateringer med inddragelse af eksterne samarbejdspartnere samt de medarbejdere, som skal bruge systemerne i det daglige arbejde. Projektorganisationen forventer, at det opdaterede system kan anvendes fra starten af 2018, således det er på plads, når byggeriet på DP03 og DP04 påbegyndes. Projektorganisationen har udarbejdet et notat, der har fokus på en række opmærksomhedspunkter, der vedrører anvendelsen af en Excel-baseret løsning til økonomistyringen. Opmærksomhedspunkterne vedrører følgende: SharePoint anvendes som fælles platform til at gemme dokumenter; Versionsstyring fremgår af SharePoint, men forudsætter at brugerne af Excel versionen håndterer dokumenterne med en ensartet datadisciplin og procedurer for uploads til Sharepoint; Muligheden for at kunne redigere i de enkelte bygge- og anlægsregnskaber låses så vidt muligt; Tilføjelse af moduler, som har fokus på afstemning af aftalesedler samt disponering og estimeringer; Fokus på at lette processen for fakturagodkendelse samt overblik over fakturaer og aftalesedler; Rapporteringsværktøj, som både har værdi for den overordnede ledelsesrapportering samt skaber overblik for byggeregnskaberne. Prokura I takt med at projektet bevæger sig ind i en udførelsesfase har Nyt OUH opdateret regler for prokura. Der er nedfældet prokura særligt for projektdirektør, vicedirektører, byggechef, udstyr- samt logistik-chef. Der er ligeledes prokura, der kræver involvering af Region Syddanmarks koncerndirektør samt den administrerende direktør for OUH. Der er oprettet supplerende prokura for en række medarbejdere, der primært vedrører daglig drift i projektorganisation og på byggepladsen, samt prokura for ledelsestilsyn/budgetansvar på projektnumre og godkendelse af projektændringer. Reglerne for fakturagodkendelse følger Region Syddanmarks Regler for Økonomistyring og Registreringspraksis. Prokurareglerne følger ligeledes Region Syddanmarks krav om, at der før udbetaling af beløb over 5 mio. kr. skal være en godkendelse fra regionsdirektøren, koncerndirektørerne eller af en af de administrerende sygehusdirektører. Fakturaerne godkendes i Prisme-systemet og prokuranotatet samt tilhørende bilag er godkendt af styregruppen. 9 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

10 Anbefaling vedrørende økonomistyringsmodel Projektet befinder sig i en proces, hvor der arbejdes med opdatering af økonomistyringsmodellen. Der kan i processen være en risiko for, at relevante risici ikke vurderes, og at tidsplanen for implementering skrider. Risici kan vedrøre, at økonomistyringsværktøjerne ikke indeholder retvisende tal og information, eller at der ikke sker en tilstrækkelig udrulning af økonomistyringsmodellen i organisationen. Det anbefales, at der udarbejdes en klar vision for hvilken økonomistyringsmodel og setup man arbejder hen imod. Dette bør illustreres med en tidsplan frem mod implementering, der viser centrale aktiviteter og risici samt milepæle for det arbejde der pågår. Anbefaling vedrørende adgangsrettigheder i Prisme-systemet Godkendelse af fakturaer sker i Prisme-systemet. Ved oprettelse/opdatering af brugere i systemet kan der være en risiko for, at adgangsrettighederne overskrides, fordi medarbejderen tildeles adgang til projektnumre eller områder, som overskrider medarbejderens prokura. F.eks. bør det sikres, at fakturaer på medicoteknisk udstyr ikke udelukkende godkendes af en medarbejder fra Medicoteknik, men også godkendes af en person fra projektorganisationen. Det anbefales, at der udføres en kontrol af alle nuværende rettigheder i Prisme-systemet. Det anbefales ligeledes, at der udføres kvartalsvis controlling af adgangsrettigheder i Prisme. Anbefaling vedrørende controlling En opdatering af økonomistyringsmodellen vil også have effekt på den controlling, som udføres i projektet. Controllingen skal tilrettelægges med udgangspunkt i den valgte økonomistyringsmodel. Det fastlagte controlling set-up skal således på tilsvarende vis tilpasses, herunder også afdække controllingaf forbrug i de enkelte delprojekter. Opdateringen omfatter dels de fastlagte kontroller og dels frekvensen af kontrollerne samt kravene til dokumentationen. Anbefaling vedrørende kontraktstyring af aftalesedler Projektorganisationen arbejder specifikt med at implementere et modul/system til håndtering af aftalesedler. Der kan være betydelige risici forbundet med integrering af kontraktstyring. F.eks., at der udvælges et system, der besværliggør et lettilgængeligt overblik over kontrakter. Dette kan gøre det besværligt at fremkalde en kontrakt, og at søge efter kritiske kontraktbetingelser. Det anbefales derfor, at projektorganisationen vurderer, hvordan den valgte løsning giver mulighed for at søge blandt de enkelte kontrakter, og at systemet giver mulighed for at få alarmer vedrørende kritiske deadlines. Systemet bør ligeledes give mulighed for at danne et overblik over centrale kontraktbetingelser i den enkelte kontrakt. 10 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

11 3. Opsummering af anbefalinger Prioriterede anbefalinger Anbefalinger fra rapporten opsamles i nedenstående oversigt og med angivelse af et af nedenstående tre prioritetsniveauer: 1. Er af væsentlig betydning for styring af projektet Forholdet er af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Syddanmark hurtigst muligt har særligt fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling, herunder træffer beslutning om evt. iværksættelse af nødvendige foranstaltninger til opfølgning på anbefalingen. Forholdet bør forelægges styregruppen. 2. Kan være af væsentlig betydning Forholdet kan være af væsentlig betydning for styringen af projektet. Det anbefales, at Region Syddanmark i indeværende kvartal har fokus på og forholder sig til den anførte anbefaling. Der skal ske en overvejelse af om forholdet har en karakter, der medfører, at styregruppen skal orienteres. 3. Mindre væsentlig betydning Forholdet er af mindre væsentlig betydning. Det anbefales, at Region Syddanmark i indeværende kvartal drøfter og vurderer, om den anførte anbefaling skal efterkommes. 11 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

12 Nr. Prioritering Anbefaling Udbudsproces 1 1 Det anbefales, at Nyt OUH har fokus på at fastholde så mange entreprenører som muligt gennem hele udbudsforløbet frem til aflevering af tilbud. Det vil være meget ugunstigt for Nyt OUH, hvis en eller flere falder fra under processen. Ligeledes anbefales det, at Nyt OUH arbejder på at opnå et godt samarbejdsklima. Hvis der skal opnås et vellykket byggeri med den valgte udbudsmodel bliver samarbejdsklimaet mellem den vindende totalentreprenør og bygherre afgørende, hvorfor de kommende dialog møder bør sikre, at der også er fokus på disse områder. Feedback fra Nyt OUH: Processen med fastholdelse af entreprenørerne i udbudsfasen og i udførelsesfasen er påbegyndt. Der afholdes som første skridt i udbudsprocessen dialogmøder med de prækvalificerede totalentreprenører blandt andet med henblik på, at sikre et godt grundlag for et langt og tillidsbaseret samarbejde med totalentreprenør. Udbudsformen og den indlejrede incitamentsstruktur ligger op til, at samarbejdet foregår med åbne bøger og med en høj grad af gennemsigtighed i relationen mellem bygherre og totalentreprenør. Ligeledes betyder valget af udbudsstruktur og tidsplan på klyngerne, at det vil være muligt for valgte totalentreprenør, at byde på klyngerne i forskellige grader og efter at den foreløbige kontrakt på DP03 og DP04 er underskrevet. 2 1 Vi vurderer, at der fortsat er en stor risiko forbundet med det begrænsede detaljeringsniveau i projektgrundlaget, som er på dispositionsforslagsniveau. Projektgrundlaget kan dermed fortolkes på mange måder og give anledning til forskellige opfattelser af hvad projektet faktisk indeholder, og dermed skabe usikkerhed om den endelige omkostning. Usikkerhed om detaljeringsniveauet kan også påføre projektet risici med hensyn til aftaler mellem totalentreprenør og bygherre, herunder hvad der er omfattet af projektet, og hvad der ikke er omfattet af projektet. Det anbefales derfor, at der er fokus på at adressere dette i drøftelser mellem bygherre og totalentreprenøren. Feedback fra Nyt OUH: For aktivt at fjerne denne usikkerhed arbejder projektet på at udarbejde en plandisponering til totalentreprenøren, som entydig fastlægger rumfordelingen samt kapacitetsbehov og dermed eliminerer muligheden for at tolke på hvad projektet indeholder. For at sikre at så meget usikkerhed som muligt elimineres så tidligt i forløbet som muligt, arbejdes der på at totalentreprenørerne senest i november 2017 (i forbindelse med udsendelse af endeligt udbudsmaterialer) får en oversigt over indholdet af dispositionsforslaget samt udvalgte dele som eksemplificerer detaljeniveau og dispositionsforslagets indhold. Den endelige plandisponering foreligger primo januar 2018 inden endelig kontrakt underskrives. 3 1 Vi har fået oplyst, at totalentreprenøren på tildelingstidspunktet er forpligtet på tildelingskriterierne: proces og metode, organisation og det samlede budget. Der kan derefter i samråd med totalentreprenøren gennemføres projekt tilpasninger, men disse vil kun i begrænset omfang blive konkurrence udsat. Erfaringsmæssigt kan totalentreprenørers forretningsmodel variere ift. de angive til- 12 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

13 Nr. Prioritering Anbefaling delingskriterier. Eksempelvis kan en entreprenør tilbyde et lavere dækningsbidrag, såfremt der kan opnås andre indtægter på f.eks. drift af organisation og byggeplads. Det anbefales derfor, at Nyt OUH afsætter de fornødne ressourcer til at analysere de tilbud og prismodeller, som modtages fra totalentreprenører. Herunder bør det vurderes, hvordan dækningsbidraget er afvejet ift. andre faktorer, der kan spille ind i de samlede omkostninger. Feedback fra Nyt OUH: Efter den gennemførte styrkelse af projektorganisationen besidder denne de nødvendige kompetencer til at indgå i denne dialog. Herudover kan bygherrerådgiverorganisationen ved C.F. Møller A/S og Niras A/S samt advokat inddrages i nødvendigt omfang. 4 1 Nyt OUH har oplyst, at kvadratmeterpriser på projektet svarer til erfaringstal fra DNU i Aarhus. Det anbefales, at Nyt OUH fortsat har fokus på anlægsbudgettet, så Nyt OUH ikke overlader kommende kalkulationer til den valgte totalentreprenør, og dermed mister indblik i projektets økonomi, og muligheder. Erfaringsmæssigt er et solidt bygherre indblik i kalkulationer med til at sikre de opstillede budgetter. Feedback fra Nyt OUH: Totalentreprisen gennemføres med åbne bøger og derigennem sikres en gennemsigtighed i kalkulationerne. Derudover sikres muligheden for bygherres fortsatte indblik og involvering i anlægsøkonomien. Organisation og kompetencer 5 1 Ansættelse af nye projektledere til delprojekter er en stor opgave, som stiller krav til organisering og efterfølgende ledelse. I forbindelse med ansættelser og fortsat organisering anbefales det, at Nyt OUH har stor fokus på det kommercielle modspil, der må forventes fra totalentreprenøren fremadrettet. Der bør tages højde for, at totalentreprenøren kan forsøge at optimere sin forretningsmæssige situation ved fremsendelse af ekstrakrav eller avancerede afregningsmodeller. Det anbefales derfor, at Nyt OUH sikrer, at projektorganisationen har en god kommerciel forståelse, gode forhandlingsevner på dansk og engelsk (engelsk må forventes at blive de facto samarbejdssprog, hvis en international entreprenør vinder et udbud) og ikke mindst, at parterne er i stand til at skabe et godt samarbejdsklima, der kan sikre et godt og langvarigt samarbejde med gensidig respekt for hinandens respektive interesser og organisatoriske miljø. Feedback fra Nyt OUH: Efter den gennemførte styrkelse af projektorganisationen besidder denne de nødvendige kompetencer til at indgå i denne dialog. Herudover kan bygherrerådgiverorganisationen ved C.F. Møller A/S og Niras A/S samt advokat inddrages i nødvendigt omfang. Kontraktsproget er dansk, hvorfor der lægges stor vægt på, at den vindende entreprenør har indsigt i danske arbejdsmarkedsforhold og danske regelsæt. Fokus på samarbejdet er en del af dialogmøderne formål og dagsorden. 13 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

14 Nr. Prioritering Anbefaling Risikostyring 6 1 Det anbefales, at risikoarbejdet yderligere styrkes, men særligt anbefales det, at hele risikosituationen genvurderes, herunder med fokus på nedenstående forhold: Hvilke risici står projektet står over for nu, hvor Totalrådgiver udskiftes med en totalentreprenør (TE)? Hvad er den mest gunstige organisering af risikoarbejdet og risikogruppen? Bør totalentreprenøren deltage i alt risikoarbejde? Hvordan skabes der sammenhæng mellem TE afregningsmodel og ekstra krav fra TE og risikomodellen? Det anbefales desuden, at der fortsat udarbejdes månedsrapporter, men at disse udarbejdes af Nyt OUH. Feedback fra Nyt OUH: De nævnte forhold indgår allerede - sammen med en række andre forhold i vurderingerne i forbindelse med opdatering af risikoarbejdet/-organiseringen i forbindelse med overgangen til totalentreprisekontrakten. Økonomistyring 7 1 Projektet befinder sig i en proces, hvor der arbejdes med opdatering af økonomistyringsmodellen. Der kan i processen være en risiko for, at relevante risici ikke vurderes, og at tidsplanen for implementering skrider. Risici kan vedrøre, at økonomistyringsværktøjerne ikke indeholder retvisende tal og information, eller at der ikke sker en tilstrækkelig udrulning af økonomistyringsmodellen i organisationen. Det anbefales, at der udarbejdes en klar vision for hvilken økonomistyringsmodel og set-up man arbejder hen imod. Dette bør illustreres med en tidsplan frem mod implementering, der viser centrale aktiviteter og risici samt milepæle for det arbejde der pågår. Feedback fra Nyt OUH: Visionen og tidsplanen for økonomistyringsmodellen er udarbejdet og arbejdet med opbygningen af økonomistyringen pågår. 8 2 Godkendelse af fakturaer sker i Prisme-systemet. Ved oprettelse/opdatering af brugere i systemet kan der være en risiko for, at adgangsrettighederne overskrides, fordi medarbejderen tildeles adgang til projektnumre eller områder, som overskrider medarbejderens prokura. F.eks. bør det sikres, at fakturaer på medicoteknisk udstyr ikke udelukkende godkendes af en medarbejder fra Medicoteknik, men også godkendes af en person fra projektorganisationen. Det anbefales, at der udføres en kontrol af alle nuværende rettigheder i Prisme-systemet. Det anbefales ligeledes, at der udføres kvartalsvis controlling af adgangsrettigheder i Prisme. 14 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

15 Nr. Prioritering Anbefaling Feedback fra Nyt OUH: Denne kontrol udføres allerede på nuværende tidspunkt en gang årligt. Idet projektet nu overgår til udførelsesfasen og da der i øjeblikket foregår en reorganisering vil frekvensen fremadrettet ændres til kvartalsvise kontroller. Endelig sikrer ledelsestilsynet, at der sker en relevant kontrol af fakturaer også jf. kontrolprocedurerene. 9 2 En opdatering af økonomistyringsmodellen vil også have effekt på den controlling, som udføres i projektet. Controllingen skal tilrettelægges med udgangspunkt i den valgte økonomistyringsmodel. Det fastlagte controlling set-up skal således på tilsvarende vis tilpasses, herunder også afdække controlling af forbrug i de enkelte delprojekter. Opdateringen omfatter dels de fastlagte kontroller og dels frekvensen af kontrollerne samt kravene til dokumentationen. Feedback fra Nyt OUH: Når økonomistyringsmodel ændres har det naturligvis effekt på udførelse af controlling. Dette indgår også som en naturlig del af Projektorganisation for Sygehusbyggeriers kontrol-set up. Gennemgangen tilpasses ligeledes de faser byggeriet befinder sig i. I forbindelse med overgangen til udførelse øges hyppigheden for gennemgang til at være kvartalsvis. Endelig sikrer ledelsestilsynet, at der sker en relevant kontrol af fakturaer også jf. kontrolprocedurerene Projektorganisationen arbejder specifikt med at implementere et modul/system til håndtering af aftalesedler. Der kan være betydelige risici forbundet med integrering af kontraktstyring. F.eks., at der udvælges et system, der besværliggør et lettilgængeligt overblik over kontrakter. Dette kan gøre det besværligt at fremkalde en kontrakt, og at søge efter kritiske kontraktbetingelser. Det anbefales derfor, at projektorganisationen vurderer, hvordan den valgte løsning giver mulighed for at søge blandt de enkelte kontrakter, og at systemet giver mulighed for at få alarmer vedrørende kritiske deadlines. Systemet bør ligeledes give mulighed for at danne et overblik over centrale kontraktbetingelser i den enkelte kontrakt. Feedback fra NYT OUH: For nuværende foregår håndteringen i Sharepoint og Acadre. Det vurderes, at disse systemer kan levere det ønskede overblik og adviseringsmuligheder. Valget af et system til håndtering af kontrakter vil bygge på en afvejning af økonomi og værdiskabelse. Projektet vil få et forholdsvis begrænset antal kontrakter. 15 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

16 4. Opfølgning på anbefalinger I nedenstående vises en oversigt over Nyt OUH s feedback vedrørende anbefalinger i Det Tredje Øjes tidligere rapporter fra 3. kvartal 2016 til 1. kvartal Vi har suppleret med bemærkninger vedrørende status på de nævnte anbefalinger. Vi angiver, om vi vurderer et punkt kan lukkes, kan delvis lukkes, eller om punktet er åbent. Punkter, der lukkes i et kvartal, vil udgå i den næste kvartalsrapport. Nr. Prioritering Anbefaling Status Projektforslag 1 1 Vi vurderer, at de byggetekniske optimeringer medfører en række omfattende ændringer i forhold til det godkendte projektforslag. Projektorganisationen skal sikre, at tilpasningerne er tilstrækkeligt beskrevet og opdateret i det kommende udbudsmateriale. Beskrivelserne og opdateringerne skal bidrage til, at Nyt OUH opnår den ønskede robusthed og forventede besparelse samt sikre, at der skabes et entydigt og fuldstændigt udbudsmateriale. Nyt OUH bør ligeledes sikre, at eventuelle fremadrettede tilføjelser/ændringer i forhold til byggeriet adresseres både ud fra funktionaliteten i forhold til eksisterende byggeri samt eventuel økonomisk påvirkning som følge af ændringer/optimeringer. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Der er i udbudsmaterialet udsendt i forbindelse med PQ taget højde for dette. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. Projektøkonomi 2 1 Vi anbefaler, at tiltag i form af besparelser (kvalitative og kvantitative), den konkrete anvendelse af regnskabsvejledningens valgmuligheder, overgang til driftsfinansiering mv., til justering af projektforslaget, nøje granskes og vurderes i forhold til tiltagenes mulighed for at kunne gennemføres. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Ændringen i udbudsstrategien og konsekvenserne for økonomi og budget heraf er nu indarbejdet og forelagt styregruppen d. 29. juni Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. 3 1 Optimeringerne af projektforslaget vil have en ikke ubetydelig indvirkning på anlægsprisen, hvilket nødvendiggør en genberegning af denne. Vi anbefaler, at anlægsbudgettet verificeres med udgangspunkt i ændringerne, som den foretagne projektoptimering medfører. Vi vurderer også, at denne gennemgang vil være værdifuld at anvende i kommende forhandlinger med en totalentreprenør. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Som beskrevet ved status 1. maj 2017 er budgettet verificeret og tiltrådt i Regionsrådet d. 24. januar Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

17 Nr. Prioritering Anbefaling Status Der er ligeledes sket en gennemgang og tilretning af budget og økonomi som følge af den nye udbudsstrategi. Økonomien vurderes således fortsat at være på DNU-niveau. Denne er forelagt og godkendt i styregruppen d. 29. juni Det anbefales, at det sikres, at de priser, som er benyttet i TEbudget, er tilpasset entrepriseformen og ikke blot er PF-priser, som er baseret på stor-/hovedentrepriser. TE-priser er erfaringsmæssigt højere end stor-/fagentrepriser på grund af øget risiko og arbejde for entreprenøren. Herunder skal der også indregnes ekstra økonomi, hvis der ønskes en høj grad af involvering af BH og nuværende TR i TE's projekteringsproces. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Det samlede projekt vil blive holdt inden for den givne bevilling. Projektet bliver ikke dyrere, men omkostningsfordelingen/- profilen bliver en anden ved totalentreprise end ved fag- og storentrepriser. Således vil dele af rådgiverhonoraret også blive en del af den samlede pris i forbindelse med en totalentreprise. Den valgte udbudsform med udbud med forhandling gør, at man kender den endelige pris inden kontraktunderskrivelse, idet der inden indgåelse af den endelige kontrakt er taget højde for en række risici, som man ellers ikke ville have gjort. Udbudsformen er totalentreprise med konkurrencepræget dialog. Anlægsrammen er blevet opdelt i relevante targetbudgetter inden udbud i prækvalifikation, hvor der er taget højde for at der sker udbud i totalentreprise. Som beskrevet ved ovenstående anbefaling er budgetter nu tilrettet udbudsformen. Target-budgetterne tager højde for at der nu udbydes i totalentrepriser. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. Organisation og samarbejdsmodel 5 2 Vi anbefaler, at der vedtages en governance-struktur for, hvem, der har prokura til at træffe hvilke beslutninger. Samarbejdet med en evt. totalentreprenør kræver hurtig beslutningstagning og svar fra BH for at sikre projektets fremdrift. Det er derfor centralt, at der er meget klare procedurer hos BH i forhold til arbejdsgange for beslutningstagning, og hvordan beslutninger forberedes i det politiske bagland. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Jf. status pr. 1. maj 2017 er der nu truffet beslutning i styregruppen om prokura for projektorganisationen, dels på aftaleindgåelse, dels godkendelse af faktura. Beslutningen er nu implementeret i arbejdsgangene. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. Delvist lukket Kommentar fra DTØ: Vi har påset, at regler for prokura nu er designet og implementeret. For at sikre at den opdaterede governance er effektiv bør der ligeledes foretages en test af om de implementerede regler for prokura fungerer efter hensigten. Vi vurderer derfor, at anbefalingen er delvist lukket. 17 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

18 Nr. Prioritering Anbefaling Status 6 2 Vi anbefaler, at der udarbejdes en samlet kompetencematrix, hvor kompetencebehovet identificeres, hvis flere opgaver flyttes fra TR og BHR til BH, blandt andet ved anvendelse af regionens byggeafdeling. Behovet skal matches i forhold til de kompetencer, der er til rådighed (under hensyn til medarbejdernes øvrige opgaver). Vurderingen skal yderligere foretages under hensyn til, at TR s evt. reducerede rolle og involvering kan medføre et stort tab af viden vedrørende projektet. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Det foreligger nu en endelig aftale vedrørende fremtidigt samarbejde med TR, herunder overdragelse/udlån af medarbejdere fra TR. Der er i den forbindelse udarbejdet en ny fordeling af arbejdsopgaver i organisationen. Arbejdet med tilpasningen af organisationens kompetencer er en kontinuerlig proces, men nu forefindes der et fundament og overblik som løbende justeres. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. 7 2 De offentliggjorte ændringer hos totalrådgiver bevirker en række centrale ændringer i, hvem der er tilknyttet arbejdet inden for hospitalsringen, samt hvordan totalrådgivers rolle bliver i forhold til kommende samarbejde med totalentreprenøren, som stiller med et rådgiverhold fra sin side. Vi vurderer derfor, at der i denne proces og overgangsfase er en risiko for tab af viden hos totalrådgiver og udfordringer i forhold til at sikre et godt samarbejde med totalentreprenøren og totalrådgiver. Vi anbefaler derfor, at Nyt OUH nøje overvejer, hvordan man fastholder viden og opnår størst mulig værdi i den kommende rådgivningsproces, herunder hvordan der opnås et for Nyt OUH værdiskabende samarbejde mellem TR og en kommende totalentreprenør. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Der foreligger nu en endelige aftale med TR om det fremtidige samarbejde. Denne aftale sikre overdragelse og sikring af viden og kompetencer. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. 8 2 Nyt OUH bør i forbindelse med det forskudte udbud af klyngerne sikre at der er beskrevet en proces og løsningsmodel for, hvordan der sikres klare grænseflader mellem planlægningen og byggeriet i klyngerne og de øvrige delprojekter. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Dialogfasen for klyngerne påbegyndes umiddelbart efter at kontrakten på DP03 og DP04 er underskrevet. Denne planlægning tager højde for grænsefladeproblematikken. Det vil dermed være muligt at indarbejde de indledende erfaringer med udbudsformen og indlejrede problematikker. Idet tidsplanen tager hensyn til grænsefladeproblematikken og søger at minimere denne, så er det Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. Åben Kommentar fra DTØ: Vi vurderer, at der under udbudsprocessen for DP03 og DP04 kan opsamles værdifuld viden samt opstå forhold der har indflydelse på at sikre klare 18 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

19 Nr. Prioritering Anbefaling Status grænseflader. Vi vurderer derfor, at anbefalingen bør forblive åben under hele udbudsforløbet. 9 2 Vi anbefaler, at der udarbejdes en klar plan for forandringerne i projektorganisationens ledelse, således der sikres en hensigtsmæssig overgang og overførsel af viden. Det bør herunder sikres, at organisationen klædes godt på og sikrer forhandlingskompetencer i forhold til udbudsstrategien og de tilbudsgivere, som der indledes dialog med. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Der er taget hånd om dette i forbindelse med ændringer i organisationen. Der foreligger klare arbejdsfordelinger og ledelsesreferencer i forhold til projektorganisationens samlede opgavesæt. Ligeledes er der i løbet af 2. kvartal 2017, sket en tilgang af medarbejdere i såvel bygge-sporet (herunder forhandlingsmæssige kompetencer) som risiko- og økonomiarbejdet, samt en omorganisering af ansvaret for logistik, hvor logistik og it- udstyrssporet er lagt sammen. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. Udbudsstrategi 10 1 Udbudsmaterialet og udbudsprocessen danner fundamentet for samarbejdet mellem totalentreprenøren og BH. Dette medfører blandt andet, at en totalentreprenør skal påtage sig en række risici, der ellers primært var hos BH. BH bør nøje afveje strukturering af TE's tilbud, herunder pris, tid, kvalitet og organisation, særlige incitamentsstrukturer eller om entreprenøren skal arbejde med en på forhånd aftalt procentmæssig indtjening på alle ydelser og leverancer. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Idet de nævnte forhold indgår i udbudsmaterialet er det Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes Den foreslåede udbudsstrategi indeholder en række væsentlige risici og muligheder. Eksekveringen af udbudsstrategien er helt afgørende for konkurrencesituationen samt kvalitet og økonomi i de modtagne tilbud. Vi anbefaler, at projektet investerer de nødvendige ressourcer til at udarbejde udbudsmateriale, der balancerer risici, incitamenter, KPI-er, profit, konkurrence mv., blandt andet ved analyser af fordele og ulemper ved de valg der foretages. Herunder skal budget ligeledes tilpasses den valgte udbudsstrategi. 19 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

20 Nr. Prioritering Anbefaling Status Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Idet de nævnte forhold indgår i udbudsmaterialet er det Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes Det fremgår af notatet "Nyt OUH - Udkast til procesbeskrivelse for totalentreprise" af 15. august 2016, at det overvejes at benytte sig af omvendt licitation til dele af projektet. Det anbefales, at det nøje overvejes, om omvendt licitation er hensigtsmæssig at anvende i projekter med denne kompleksitet og omfang. Det skyldes, at ved omvendt licitation lægges prisen fast, og så ser man hvor meget byggeri/kvalitet man kan få for pengene. Dette gør det vanskeligt at sammenligne tilbuddene. Herunder skal det overvejes, hvordan tildelingskriterier, som ikke vedrører økonomi, konkret skal vurderes i processen, og hvem, som i så fald besidder de nødvendige kompetencer og indblik i projektet til at kunne varetage denne vurdering. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Udbud i totalentreprise gennemføres inden for et fast budget, der er fikseret gennem statens tilsagnsskrivelse. I forbindelse med forhandlingerne kan det blive nødvendigt at tage change-requestlisten i anvendelsen med henblik på at overholde bevillingen ved den givne kvalitet. I forbindelse med vurdering af tilbud op imod tildelingskriterierne vil der blive inddraget den nødvendige og relevante ekspertise. Udvælgelses- og tildelingskriterier er blevet tilpasset ud fra markedsdialog og med væsentligst fokus på at konkurrere på arkitektonisk og teknisk kapacitet samt organisation og ledelse. Projektorganisationen besidder erfaring og kompetence til at kunne indgå i disse drøftelser. Ligeledes er bygherren undervejs og i dialogmøderne understøttet af bygherrerådgiver, der udgøres af to af de største bygherrerådgivere inden for arkitektur og ingeniørviden samt projektets advokat, der har erfaring med lignende projekter/forhandlinger. Det er Nyt OUH s vurdering, at anbefalingen kan lukkes Det anbefales, at de generelle overvejelser om totalentreprisens fordele og ulemper suppleres med konkrete risici og løsningsmuligheder i forhold til projektets nuværende stade og kontraktuelle forhold. I lyset af dette kan de projektspecifikke fordele og ulemper præciseres i forhold til økonomi, tid og kvalitet/bygherrens indflydelse. Herunder kan det f.eks. overvejes, hvordan viden omkring kvalitet, funktioner mv. overdrages og videreføres ved en evt. overgang til totalentreprise efter projektforslag, hvordan man forestiller sig, at nuværende TR skal involveres i TE-holdenes arbejde. Det må forventes, at TR i givet fald vil være TE's underrådgiver og ikke BH's rådgiver. Det bemærkes, at så vidt vides, er der ikke erfaringer med TE som entrepriseform i projekter af sammenligneligt omfang og kompleksitet i Danmark. 20 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH

21 Nr. Prioritering Anbefaling Status Feedback fra Nyt OUH pr. 05. Juli 2017: Det er Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes, idet forholdet med TR er håndteret ifm. udlån af medarbejdere fra TR til BH. Den del af anbefalingen som vedrører TE håndteres i forbindelse med kontraktforhandlingerne For at styre udbudsprocessen anbefaler vi, at der udarbejdes en analyse af muligheder og risici i forhold til udbudsforløbet. Vi anbefaler, at Nyt OUH vurderer og opstiller, hvilke alternativer der er, hvis forløbet ikke går som planlagt, f.eks. i form af manglende tilbudsgivere eller at resultatet af udbuddet er utilfredsstillende. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Der er nu gennemført prækvalificering og der er prækvalificeret 4 bydende som kan byde på både entrepriserne stykvis af DP03 og DP04 og som samlet entreprise. Idet der er totalentreprenører som har vist interesse for projektet er det Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes Som en konsekvens af konkurrencesituationen vurderer vi, at det er essentielt for udbudsprocessen, at Nyt OUH sikrer, at der er nedfældet en klar strategi og et program med aktiviteter og milepæle for at tiltrække et tilstrækkeligt antal kvalificerede entreprenører i ind- og udland, som kan byde ind på og løse en opgave af denne størrelse og kompleksitet. Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Ud fra resultatet af prækvalifikationen og interessen herfor, er det Nyt OUH s vurdering at interessen er til stede såvel indenlands som udenlands for projektet. Det er derfor Nyt OUH s vurdering, at denne anbefaling kan lukkes. Udbudsmateriale 16 1 Nyt OUH bør være særlig opmærksom på at opstille kriterier for, hvordan opgaven tildeles til tilbudsgiverne, herunder hvordan risici mest hensigtsmæssigt fordeles mellem Totalentreprenør og Nyt OUH. Hvis opgaven eksempelvis tildeles med udgangspunkt i en fast pris, er det afgørende, at det kommende udbudsmateriale tager højde for projektoptimeringerne. Hvis opgaven tildeles ud fra andre kriterier, som f.eks. proces og dækningsbidrag, er det vigtigt, at der opstilles modeller der efterfølgende gør det attraktivt for entreprenøren at overholde den aftalte pris Feedback fra Nyt OUH pr. 5. juli 2017: Der er i udbudsmaterialet, kriterierne og den efterfølgende dialogfase og forhandling fokus på dette. Det er derfor Nyt OUH s vurdering at denne anbefaling kan lukkes. 21 Det Tredje Øje rapport, 2. kvartal 2017, Nyt OUH