UDBUDSBETINGELSER - kort og godt

Transkript

1 PROJEKT UNIVERSITETSHOSPITAL KØGE UDBUDSBETINGELSER - kort og godt ADRESSE COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby TLF FAX WWW cowi.dk 1 Baggrund En revideret udbudsstrategi blev godkendt i Regionsrådet d. 23. marts Heraf fremgår at byggeetape TE01 udbydes i konkurrencepræget dialog i totalentreprise med en budgetmæssig begrænsning. Der er efter godkendelsen af udbudsstrategien gennemført en markedsdialog, hvor der er afholdt møder med relevante danske og udenlandske entreprenører. 2 Udbudsstrategien Formålet med udbudsstrategi for Projekt Universitetshospital Køge er at sikre, at projektet kan gennemføres indenfor de givne rammeforudsætninger. Udbudsstrategien sigter mod at opnå fem overordnede mål: At fremme samarbejdsvilkårene og minimere konflikter ved inddragelse af entreprenører allerede under projektering af hovedprojektet. Minimere risikoen for overskridelser af budgettet i udførelsesfasen ved som led i den tidlige inddragelse af entreprenører at identificere særlige risici og indgå aftaler med incitamentsstrukturer. Øget fokus på kvalitet og bygbarhed i projektet ved at bringe entreprenørens faglige kompetencer ind i projekteringsfasen. Sikring af et arealeffektivt byggeri med henblik på at få mest muligt ud af pengene Hurtig afklaring af økonomi og risiko, samt effektiv styring på disse parametre. Dialogen med danske og udenlandske entreprenører bekræfter interessen for en to-faset model, der giver totalentreprenøren en betinget totalentreprisekontrakt efter tildelingen af opgaven. Indgåelse af endelig totalentreprisekontrakt forudsætter, at totalentreprenøren kan verificere den budgetmæssige begrænsede PROJEKTNR. DOKUMENTNR. VERSION UDGIVELSESDATO BESKRIVELSE UDARBEJDET KONTROLLERET GODKENDT ESWO AGBR/ RBPN ESWO

2 2 UDBUDSSTRATEGI TE01 entreprisesum i forbindelse med aflevering af projektforslag og myndighedsprojekt. Især de danske entreprenører finder dette relevant på baggrund af detaljeringsniveauet i det foreliggende materiale (dispositionsforslagsniveau). 3 Procesplan for TE01 Procesplanen for udbuddet og efterfølgende fase 1 og fase 2 uddybes i nærværende kapitel med en beskrivelse af indholdet i de enkelte deltrin i processen. De konkrete forslag til udvælgelse og tildeling behandles i separate afsnit efterfølgende. Det samlede overblik over udbudsforløb og fase 1 og 2 fremgår af figur sidst i denne dokument. 3.1 Udbudsprocessen TE01 udbydes i et begrænset udbud i konkurrencepræget dialog i totalentreprise. TE01 udbydes med en budgetmæssig begrænsning, der ikke kan overskrides Forhåndsmeddelelse Da projektet er i skarp konkurrence med andre attraktive projekter i Danmark, er det væsentligt, at udbuddet forhåndsannonceres således de bydende prioriterer Projekt Universitetshospital Køge. Forhåndsmeddelelsen blev derfor udsendt d. 8. juni Der blev i forhåndsmeddelelsen informeret om den to-fasede totalentreprisemodel samt lagt vægt på, at der gerne ses teams med kompetence til at styre store komplekse projekter Prækvalifikation Igangsættelse af prækvalifikationen forudsætter regionsrådets godkendelse af udbudsmateriale samt udvælgelses- og tildelingskriterier på regionsrådsmødet d. 22. august Efterfølgende igangsættes prækvalifikationen ved udsendelse af udbudsbekendtgørelsen, det beskrivende dokument samt udkast til udbudsmaterialet. Udbuddet gennemføres via Byggeweb. Der afsættes 5 ugers frist for ansøgning om prækvalifikation. Længden af prækvalifikationsfasen er drøftet i markedsdialogen. De bydende vil formodentlig skulle forlægge sagen til beslutning i deres bestyrelse, men forhåndsmeddelelsen giver ekstra forberedelsestid til denne proces. I Prækvalifikationsfasen lægges et orienteringsmøde (d. 5. september 2017) hvor udbudsmaterialet præsenteres, herunder introduktion til bygherrens visionen og succeskriterier for projektet.

3 UDBUDSSTRATEGI TE Udvælgelseskriterier De bydende, som søger prækvalifikation, skal have faglige kompetencer og evne til at samarbejde. Dette er særligt væsentligt i fase 1, hvor de i fællesskab med bygherre endeligt fastsætter kravspecifikationen for projektet. Herudover foretages en vurdering af totalentreprenørens økonomiske og finansielle kapacitet i forhold til entreprisesummens størrelse. Følgende mindstekrav til ansøgningerne er en forudsætning for at kunne prækvalificeres: Økonomisk og finansiel kapacitet: Ansøgeren skal inden for hvert af de seneste 3 tilgængelige regnskabsår som minimum have en samlet årlig omsætning på DKK 3 mia. Ansøgeren skal inden for hvert af de seneste tilgængelige regnskabsår have en soliditetsgrad, der står i et rimeligt forhold til ansøgerens omsætning. Med rimeligt forhold menes følgende: Såfremt ansøgeren har en omsætning på 10 mia. dkk eller mindre skal ansøgeren som minimum have en soliditetsgrad på 15% og såfremt ansøgeren har en omsætning på DKK 30 mia. eller mere skal ansøgeren som minimum have en soliditetsgrad på 10%. Såfremt ansøgeren har en omsætning der ligger mellem Dkk 10 mia. og 30 mia. interpoleres lineært mellem yderpunkterne mhp. at bestemme soliditetsgraden. Ansøgerens skal indtaste både omsætning, samlede aktiver og den beregnede soliditetsgrad. Ansøgeren skal inden for hvert af de seneste 3 tilgængelige regnskabsår som minimum have en egenkapital på DKK 200 mio. Teknisk og faglig kapacitet: Ansøgeren skal inden for de seneste 10 år som minimum have udført 3 lignende byggerier i totalentreprise, hvor ansøgeren har været bygherrens kontraktpart. Følgende udvælgelseskriterier vil blive anvendt i prioriteret rækkefølge: hvilke ansøgere, der baseret på karakteren, størrelsen og kompleksiteten af den udbudte opgave, har de mest relevante referencer om referencer vedrører opgaver, hvor ansøger har været bygherrens kontraktpart hvilke ansøgere, der økonomisk og finansielt er bedst rustede til at gennemføre projektet baseret på en vurdering af de regnskabsoplysninger og nøgletal, som ansøger skal indleverer til brug for bedømmelse af mindstekrav til økonomisk og finansiel kapacitet. På baggrund af overstående prækvalificeres 3-4 bydende.

4 4 UDBUDSSTRATEGI TE Dialogfasen (Uge 42-49) Dialogfasen gennemføres som udgangspunkt med to møder der afholdes individuelt med de prækvalificerede. Forinden vil tilbudsgiverne blive bedt om at sende eventuelle spørgsmål vedrørende punkterne på dagsordenen. De to dialogmøder afholdes med to ugers mellemrum. Der vil blive holdt et møde om dagen fra , hvorefter der kan opsamles og skrives referat i umiddelbar forlængelse af mødet. Møde 1: Omkostningsdrivende elementer og risici i kontraktgrundlaget. Formålet med mødet er, at få totalentreprenøren til at identificere særlige omkostningsdrivende elementer og risici, som ikke giver værdi for projektet. Afsættet for dialogen er totalentreprisekontrakten, ABT 93 med Region Sjællands tilføjelser og Byggesagsbeskrivelsen. Tilbudsgiveren anmodes om skriftligt dialogoplæg med beskrivelse af, hvad de vurderer som de væsentligste omkostningsdrivende elementer i kontraktgrundlaget og de 5-10 vigtigste risici i kontraktgrundlaget. Møde 2: Omkostningsdrivende elementer i projektet samt samarbejde Formålet med mødet er, dels at få totalentreprenøren til at identificere særlige omkostningsdrivende projektelementer og drøfte muligheder for at eliminere disse uden at kompromittere funktionaliteten og dels at drøfte samarbejdsformer og processer bygherre og totalentreprenør imellem. Afsættet for dialogen er det samlede tekniske udbudsmateriale. Tilbudsgiveren anmodes om skriftligt dialogoplæg med beskrivelse af, hvad de vurderer som de væsentligste omkostningsdrivende projektelementer og forslag til eliminering heraf, tilbudsgivernes forslag til konstruktivt koncept, facadekoncept og andre koncepter for byggeriet, som tilbudsgiver finder relevant at drøfte. Derudover en beskrivelse af hvad der i tilbudsgivernes optik er mest afgørende for opnåelse af den bedst mulige kvalitet i byggeriet, herunder funktion/program, byggeteknik, arkitektur, redundans mv. Desuden anmodes tilbudsgiverne om at beskrive, hvordan de vil tilrettelægge samarbejdet med Region Sjælland i fase 1 og 2, bl.a. med hensyn til inddragelse ved udarbejdelse af beslutningsgrundlag og gennemførelse af projektændringer. I dialogmøderne er Region Sjælland repræsenteret ved Programledelsen for Projekt Universitetshospital Køge, evt. suppleret med øvrige regionale faglige kompetencer foruden bygherrerådgiver og juridisk rådgiver. Det vil være muligt at indkalde til yderligere et møde i uge 47/ , hvis dialogen ved de to foregående møder ikke synes udtømt Samlet udbudsmaterialet Udbudsmaterialet med supplement samt eventuelle tilretninger afledt af dialogfasen godkendes i Styregruppen forud for endelig udsendelse ultimo december 2017.

5 UDBUDSSTRATEGI TE Tilbudsfasen I tilbudsfasen udarbejder tilbudsgiverne deres tilbud til Region Sjælland. Grundet den to-fasede totalentreprisemodel giver totalentreprenøren ikke et endeligt pristilbud på projektet (TE01), men i stedet på omkostningsprocenten, som tillægges de egentlige håndværkerudgifter samt beskrivelse af organisation og samarbejde foruden beskrivelse af arkitektur og koncepter. Den endelige prissætning foretages som afslutning på fase 1. Tilbuddet skal bestå af følgende dokumenter: Korrekt udfyldt tilbudsliste indeholdende totalentreprenørens omkostningsprocent. Tilbudsbilag 1: Organisation og samarbejde Samarbejdsbeskrivelse for fase 1 Samarbejdsbeskrivelse for fase 2 Organisationsdiagram og cv er Tidsplaner, herunder hovedtidsplan på niveau 1 og deltidsplaner for fase 1. Tilbudsbilag 2: Projekt Beskrivelse af arkitektur og koncepter Facadevisualiseringer som redegør for det arkitektoniske udtryk Evaluering af tilbud I forbindelse med evaluering af indkommende tilbud fra totalentreprenøren forslås følgende tildelingskriterier og vægtning: Organisation og samarbejde (40%) Økonomi (35%) Projekt (25%) De overvejelser som ligger til grund for tildelingskriterierne er følgende: Organisation og samarbejde (40 %) Ved evalueringen af samarbejdsbeskrivelsen for fase 1 vægter det positivt: at beskrivelsen indeholder en samarbejdsmodel, som på en overbevisende måde dokumenterer, hvorledes tilbudsgiveren vil inddrage ordregiveren i de enkelte delfaser i fase 1 på en konstruktiv måde, og som sikrer en løbende dialog med ordregiver, hospitalets organisation og myndighederne i processen at beskrivelsen demonstrerer, at tilbudsgiver har forståelse for projektets kompleksitet og de risici, der er forbundet med projektets gennemførelse samt, at tilbudsgiveren på en klar og overbevisende måde beskriver de korrigerende handlinger og forebyggende tiltag, der vil blive taget for at imødegå de identificerede risici at beskrivelsen på en klar og overbevisende måde demonstrerer, hvorledes tilbudsgiver vil sikre, at kravspecifikationerne overholdes

6 6 UDBUDSSTRATEGI TE01 at tilbudsgiveren i beskrivelsen har anvist flere relevante og konkrete styringsredskaber, der kan sikre verifikation af, at prisloftet kan overholdes ved afslutningen af fase 1 at beskrivelsen indeholder en veldisponeret plan for inddragelse af eventuelle underleverandører, -entreprenører og rådgivere og/eller anvendelse af egne interne ressourcer, der viser, at tilbudsgiveren har forståelse for projektets størrelse og kompleksitet at der er sammenhæng mellem de tilbudte omkostninger til organisationen og den tilbudte organisation. Ved evalueringen af samarbejdsbeskrivelsen for fase 2 vægter det positiv: at beskrivelsen anviser en metode for fastholdelse af viden fra fase 1 i gennemførelsen af fase 2, der fremstår effektiv og hensigtsmæssig at beskrivelsen indeholder en samarbejdsmodel, som på en overbevisende og tydelig måde sikrer konstruktiv inddragelse af ordregiveren samt sikrer løbende dialog med ordregiver, hospitalets organisation og myndighederne at beskrivelsen på en klar og overbevisende måde demonstrerer, hvorledes tilbudsgiveren vil sikre, at kravspecifikationerne overholdes at tilbudsgiveren i beskrivelsen har anvist konkrete og relevante styringsredskaber, der kan sikre overholdelse af det fastsatte prisloft i udførelsesfasen at tilbudsgiveren i beskrivelsen har anvist konkrete og relevante styringsredskaber, der kan sikre overholdelse af de fastsatte tidsfrister at beskrivelsen indeholder en veldisponeret plan for inddragelse af eventuelle underleverandører, -entreprenører og rådgivere og/eller anvendelse af egne interne ressourcer, der viser, at tilbudsgiveren har forståelse for projektets størrelse og kompleksitet at beskrivelsen af, hvordan tilbudsgiveren vil sikre koordinering og samarbejde med entreprenørerne på tilgrænsende entrepriser fremstår så hensigtsmæssig som mulig i forhold til at håndtere grænsefladespørgsmål og undgå konflikter Ved evalueringen af organisationsdiagrammet og CV er vægter det positivt: at organisationens sammensætning og bemanding er tilpasset kapacitetsog kompetencebehovet i de enkelte faser af byggeriet at organisationen har tydelige kommunikationsveje og ansvarsområder at organisationen understøtter et godt samarbejde mellem de enkelte faggrupper og medarbejdere at organisationen understøtter, at der kan ske effektiv overdragelse af viden ved udskiftning af nøglemedarbejdere at organisationen understøtter et godt samarbejde med ordregiver og andre interessenter at nøglemedarbejderne har størst mulig erfaring med varetagelse af den funktion, som de skal varetage ved udførelsen af kontrakten

7 UDBUDSSTRATEGI TE01 7 Ved evalueringen af hovedtidsplanen vægter det positivt: at tidsplanen fremstår realistisk og robust at tidsplanen afspejler, at tilbudsgiveren har forståelse for takten i byggeriet at tidsplanen tager højde for, at byggeriet skal koordineres med et hospital, der er i drift Ved evalueringen af detailtidsplanen vægter det positivt: at tidsplanen fremstår realistisk og robust at tidsplanen tager højde for ordregivers godkendelsesprocedurer at tidsplanen tager højde for samarbejdsprocessen med ordregiver og myndigheder Økonomi (35 %) Ved evalueringen af prisoplysningerne i tilbudslisten vægter det positivt: at den tilbudte procentsats for det samlede totalentreprisetillæg er så lav som muligt Projekt (25 %) Ved evalueringen af beskrivelsen af arkitektur og koncepter vægter det positivt: at tilbudsgiveren viser en visionær og kreativ tilgang til projektet inden for rammerne af kravene til den funktionelle infrastruktur og inden for en realistisk økonomi Ved evalueringen af facadevisualiseringer vægter det positivt: at facadevisualiseringer understøtter beskrivelsen af arkitektur og koncepter at facadevisualiseringer materialemæssigt hænger sammen med en realistisk økonomi for projektets udførelse Konkurrencehonorar Der gives et vederlag pr. team på DKK ekskl. moms til udbetaling ved aflevering af konditionsmæssigt tilbud for at sikre en seriøs deltagelse i dialogfasen. 3.2 Totalentreprisefasen Den præcise gennemførelse af fase 1 og 2 er afhængig af den tilgang totalentreprenøren vælger i sit tilbud.

8 8 UDBUDSSTRATEGI TE Fase 1 Fase 1 er grundlæggende en fase hvor totalentreprenøren i samarbejde med bygherren fastlægger projektet både i forhold til endelig disponering og fastlæggelse af funktions- og tekniske krav som kan opnås inden for den økonomiske ramme og i udbuddet fastlagte prisloft. Fase 1 består af følgende delfaser: Verificering og/ eller justering af dispositionsforslag Projektforslag og mock ups Myndighedsprojekt Endelig prissætning af totalentreprisen Ved hver faseaflevering skal totalentreprenøren aflevere kalkulation af entreprisesummen sammen med projektpakken. Faseafleveringen skal godkendes af bygherren. Såfremt bygherren ikke kan godkende fasen kan samarbejdet afbrydes. Den sidste afgørende kalkulation skal leveres tilstrækkeligt præcist til at økonomien kan granskes til bunds. Det skal bl.a. sikre at entreprenøren overholder de omkostningsprocentsatser de har tilbudt. For at mindske risikoen for at fase 1 afsluttes uden at indgå en endelig totalentrepriseaftale honoreres som følgende, til udbetaling når fasen er godkendt af bygherre: Fase Løbende honorering af totalentreprenør Samlet honorar ved stop efter fasen Dispositionsforslag 2 mio. kroner 2 mio. kr. Projektforslag 8 mio. kroner 10 mio. kr. Myndighedsprojekt inkl. kalkulation 10 mio. kroner 20 mio. kr. Den successive betaling modregnes i totalentreprisesummen ved overgang til fase 2. Den endelige totalentreprisekontrakt udløses af en tilfredsstillende gennemført fase 1 der muliggør en totalentreprisekontrakt indenfor det budgetmæssig begrænsning. Herudover at det er sikret, at totalentreprenørens tilbud er overholdt mht. omkostningsprocentsatser Fase 2 Fase 2 gennemføres som en normal totalentreprise hvor totalentreprenøren med sine underrådgivere og underentreprenører færdigprojekterer projektet og udfører byggeriet.

9 UDBUDSSTRATEGI TE01 9 Procesplan: