Vedtægter for Indian-Danish Forum

Transkript

1 Vedtægter for Indian-Danish Forum 1. FORENINGENS NAVN, FORMÅL OG HJEMSTED 1.1 Foreningens navn er Indian-Danish Forum (herefter benævnt Foreningen ). 1.2 Foreningens indtægter består udelukkende af medlemskontingenter. 1.3 Foreningens formål er at fremme samhandelen mellem Danmark og Indien, styrke de kulturelle bånd mellem de to lande samt at fungere som et eksklusivt forum for virksomheder, organisationer og personer, der kan og vil styrke Danmarks position i Indien. I forbindelse hermed kan Foreningen, når det er relevant og muligt, blandt andet: (i) arrangere og promovere aktiviteter med henblik på medlemmers udveksling af viden og erfaringer af relevans for succes på det relevante marked (danske eller indiske), samt øge medlemmernes viden om relevante faktorer, der kan være medvirkende til en sådan succes, (ii) med jævne mellemrum udgive informationsmateriale om mulighederne i Danmark og/eller med danske virksomheder og om mulighederne set fra et dansk perspektiv i Indien eller med indiske virksomheder til distribution i relevante danske og/eller indiske professionelle netværk, indiske handelskamre mv., (iii) arbejde for at skabe optimale transportmuligheder imellem de to lande, (iv) arbejde for at få smidiggjort sagsbehandlingen af erhvervsrelaterede visumansøgninger de to lande imellem, (v) arrangere og promovore målrettede udvekslingsrejser for danske virksomheder til Indien samt indiske virksomheder til Danmark, herunder via lokale indiske handelskamre, (vi) skabe forbedret fodfæste for medlemmerne i Indien, herunder om muligt via medvirken til etablering af en indisk søsterforening, (vii) udføre sådanne øvrige aktiviteter, der måtte være beslægtede hermed. 1.4 Foreningens hjemsted er i København, Danmark. 1

2 2. MEDLEMMER 2.1 Virksomheder, organisationer, foreninger og personer, der har interesse for og vil arbejde for Foreningens formål, kan optages som medlem af Foreningen. 2.2 Foreningens medlemmer er opdelt i følgende medlemstyper: (a) Almindelige Medlemmer. (b) PLUS-Medlemmer. (c) Stiftende Medlemmer. (d) Associerede Medlemmer. Til hver form for medlemsskab er knyttet rettigheder, pligter og eventuelt adgangskriterier som nærmere fastlagt i punkt 3 nedenfor. 2.3 Indmeldelse sker skriftligt ved henvendelse til Foreningens sekretariat samt ved betaling af relevant kontingent. Sekretariatet kan stille krav om udfyldelse af medlemsblanket og indeståelse for ansøgerens opfyldelse af medlemsbetingelserne. Medlemsansøgninger skal besvares inden for 30 dage. 2.4 Indmeldelse kan nægtes, hvis særlige grunde taler herfor, og hvis 2/3 af bestyrelsens medlemmer stemmer for nægtelsen. Ønsker den afviste stadig indmeldelse, skal nægtelsen prøves ved førstkommende generalforsamling. 2.5 Udmeldelse finder sted ved skriftlig henvendelse til sekretariatet med tre måneders varsel til udløbet af en kontingentperiode. 2.6 Ved udløbet af en kontingentperiode er der mulighed for at skifte medlemsform ved skriftlig henvendelse til sekretariatet med tre måneders varsel til udløbet af kontingentperioden. 3. MEDLEMMERS RETTIGHEDER OG PLIGTER 3.1 Medlemmerne er forpligtede til at overholde Foreningens love, regler og formålsbestemmelse. 3.2 Medlemmernes rettigheder og pligter afhænger af, hvilken medlemsform de tilhører, ligesom der til visse medlemsformer er knyttet særlige adgangskriterier, idet der gælder følgende: Almindelige Medlemmer har ret til at deltage på Foreningens generalforsamlinger, medlemsmøder, erhvervsarrangementer og studieture, og medlemmet har desuden ret til at modtage Foreningens nyhedsbreve; ret til at blive nævnt på Foreningens hjemmeside, dog ikke med egen profil;

3 3.2.2 PLUS-Medlemmer har samme rettigheder som Almindelige Medlemmer, jf. pkt , og i tillæg hertil: ret til at være vært ved Foreningens netværksarrangementer; ret til at oprette en profil på Foreningens hjemmeside med beskrivelse af medlemmets virksomhed og aktiviteter i Indien samt med link til medlemmets egen hjemmeside; ret til firmalogo på Foreningens hjemmeside samt i præsentationsmaterialer i det omfang, det praktisk lader sig gøre; invitationer til møder med særlige indiske delegationer og andre særlige begivenheder, der efter bestyrelsens beslutning skal være forbeholdt PLUS- Medlemmer; Stiftende Medlemmer er de medlemmer, som første gang har indbetalt kontingent efter punkt inden den 21. marts 2014, og som herefter betaler kontingent kontinuerligt efter punkt Bestyrelsen kan ved enstemmighed dispensere fra kontinuitetskravet, såfremt særlige tungtvejende grunde taler for det. Stiftende Medlemmer har samme rettigheder som PLUS-Medlemmer og i tillæg hertil ret til at omtale sig som og blive omtalt som Stiftende Medlem Associerede Medlemmer har samme rettigheder som Almindelige Medlemmer, jf. pkt , dog med den undtagelse at Associerede Medlemmer ikke har ret til at deltage og stemme på Foreningens generalforsamlinger Ved indmeldelse vælger medlemmerne frit mellem medlemsformerne, jf. dog pkt Det Associerede Medlemskab er kun tilgængeligt for særligt udvalgte samarbejdspartnere, som ifølge bestyrelsens afgørelse ikke egner sig til nogle af de øvrige medlemsformer, men som af tungtvejende strategiske grunde bør kunne blive Associeret Medlem, herunder eksempelvis fordi det Associerede Medlem giver Foreningen forøget synlighed eller faglig tyngde Medlemmernes repræsentanter i Foreningen samt øvrige relevante kontaktpersoner skal registreres hos Foreningen. Herudover skal det registreres hos Foreningen, hvem som er berettiget til at repræsentere medlemmerne på Foreningens generalforsamlinger. 4. KONTINGENT 4.1 Prisen for medlemskab udgøres af et indtrædelseskontingent og et årligt kontingent og afhænger af medlemskabet og af omsætningen hos medlemmet. For

4 indtrædelseskontingentet er det alene omsætningen ved indtrædelsen, der er relevant. Indtrædelseskontingentet for Stiftende Medlemmer er ikke opkrævet for medlemmer, der tidligere har indbetalt indtrædelseskontingent til den frivillige forening Indian Forum i år Kontingentperioden er kalenderåret, og kontingentet betales årligt forud i februar måned medmindre andet vedtages af bestyrelsen og meddeles medlemmerne. Manglende betaling inden for fristen indebærer, at medlemsskabet sættes i bero, indtil betaling er sket, og at medlemmet derfor ikke kan udøve sine rettigheder. Indtræder et medlem i løbet af et kalenderår, betales kontingent forholdsmæssigt for resten af året. 4.3 Priserne for de enkelte medlemstyper er følgende: Almindelige Medlemmer: (a) Virksomheder med en årlig omsætning DKK 10 millioner Indtrædelseskontingent: kr ,- Kontingent: kr ,- (b) Virksomheder med en årlig omsætning > DKK 10 millioner Indtrædelseskontingent: kr ,- Kontingent: kr , PLUS-Medlemmer: (a) Virksomheder med en årlig omsætning kr. 40 millioner Indtrædelseskontingent: kr ,- Kontingent: kr ,- (b) Virksomheder med en årlig omsætning > kr. 40 millioner Indtrædelseskontingent: kr ,- Kontingent: kr , Stiftende Medlemmer: Indtrædelseskontingent: kr ,- Årligt kontingent: kr , Associerede Medlemmer: Indtrædelseskontingent: kr ,- Kontingent: kr ,-

5 5. BESTYRELSE OG SEKRETARIAT 5.1 Bestyrelsens opgave er at varetage den overordnede ledelse af Foreningen. 5.2 I forbindelse med sin stiftelse har Foreningen oprettet et sekretariat hos Johan Schlüter advokatfirma, Højbro Plads 10, 1200 København K, der skal varetage den daglige ledelse af Foreningen, herunder alle administrative forhold relateret til Foreningens virksomhed samt disse vedtægter. Sekretariatet er underlagt og kan opløses af bestyrelsen, idet bestyrelsen da selv overtager de administrative opgaver. Sekretariatet vælger selv sin leder, der udtadtil betegnes som direktør for Foreningen. Bestyrelsen kan tilknytte det nødvendige antal personer for at sikre Foreningens drift, herunder indirekte via ansættelse hos sekretariat. 5.3 Bestyrelsen består af 3-6 personer, der er valgbare efter pkt. 5.6, hvoraf et medlem kan udpeges i henhold til punkt 5.4 nedenfor, samt 0-2 medlemmer, der er valgbare efter pkt Formanden vælges for 2 år ad gangen, og øvrige bestyrelsesmedlemmer vælges for et år ad gangen. Genvalg er muligt. Generalforsamlingen kan desuden vælge en bestyrelsessuppleant. 5.4 Uagtet medlemsskab har Udenrigsministeriet ret til at udpege ét af de 3-6 bestyrelsesmedlemmer for op til to år ad gangen. Bestyrelsen kan desuden invitere den indiske ambassade til at have en repræsentant ved bestyrelsesmøderne som observatør med taleret. 5.5 Fratræder et eller flere bestyrelsesmedlemmer i løbet af valgperiode med det resultat, at bestyrelsen består af færre end 3 personer, har den tilbageværende bestyrelse ret til for den resterende del af valgperioden at udpege et eller flere nye bestyrelsesmedlemmer, der indtræder i stedet for de(t) netop fratrådte bestyrelsesmedlem(mer). 5.6 Valgbare til bestyrelsens 3-6 pladser er personer tilknyttet Foreningen og sekretariatet samt personer fra medlemmernes respektive organisationer. 5.7 Valgbare til bestyrelsens 0-2 pladser er personer, der er repræsenterer indiske virksomheder i Danmark. 5.8 Det påhviler bestyrelsen at konstituere sig efter generalforsamlingen med den valgte formand og menige bestyrelsesmedlemmer. 5.9 Medlemmer har alene adgang til bestyrelsesmøder efter bestyrelsens godkendelse. Repræsentanter fra sekretariatet har adgang til at deltage på bestyrelsesmøder Bestyrelsens møder indkaldes af formanden, når denne finder det fornødent, dog mindst én gang hvert halve år, eller når mindst 1/3 af bestyrelsens medlemmer

6 ønsker det. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, bestyrelsens aflønning samt lønninger til øvrige valgte og eventuelt ansatte Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af medlemmerne er til stede. Ved stemmelighed træffer formanden endelig afgørelse Bestyrelsen leder foreningen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger Bestyrelsens forhandlinger ledes af formanden eller i dennes fravær et bestyrelsesmedlem Formanden drager omsorg for, at der føres protokol over bestyrelsens forhandlinger/beslutninger Bestyrelsen kan udnævne ambassadører og protektorer, som kan promovere Indian-Danish Forum. 6. ORDINÆR GENERALFORSAMLING 6.1 Foreningens øverste myndighed er generalforsamlingen. 6.2 Den ordinære generalforsamlingen afholdes hvert år i 1. kvartal. 6.3 Indkaldelse skal ske skriftligt fra formanden til medlemmerne med mindst 3 ugers skriftlig varsel. Indkaldelsen skal sendes til de personer hos medlemmerne, der er registreret til at møde på Foreningens generalforsamlinger. 6.4 Ethvert medlem er mødeberettiget på generalforsamlingen, forudsat den person, der deltager, forudgående er blevet registreret hos Foreningen. 6.5 Indkaldelsen skal ud over oplysninger om hvilke personer, der er på valg til bestyrelsen, indeholde dagsorden med minimum følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Forelæggelse og godkendelse af årsregnskab. 4. Valg af ledelse, herunder a. Formand (på valg hvert andet år) b. Bestyrelsesmedlemmer (på valg hvert år) 5. Valg af en bestyrelsessuppleant. 6. Valg af revisor. 7. Fastlæggelse af kontingent. 8. Evt. valg/nedsættelse af udvalg.

7 9. Indkomne forslag. 10.Evt. 6.6 Generalforsamlingen er alene beslutningsdygtig, såfremt mindst halvdelen af de Almindelige Medlemmer, PLUS-Medlemmerne og de Stiftende Medlemmer er repræsenteret, enten ved fysisk fremmøde eller ved fuldmagt. Generalforsamlingen træffer beslutninger ved almindelig stemmeflerhed. 6.7 Hvert medlem, der møder på generalforsamlingen, samt hvert bestyrelsesmedlem, har én stemme. PLUS-Medlemmer og Stiftende Medlemmer, der møder på generalforsamlingen, har dog to stemmer hver. En fuldmagt er kun gyldig, såfremt den er skriftlig og hidrører fra en person, som er registreret hos Foreningen som berettiget til at deltage i generalforsamlingen og er afleveret til og godkendt af dirigenten ved generalforsamlingens begyndelse. 6.8 Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Dirigenten sørger for at generalforsamlingens beslutninger indføres i en protokol. 6.9 På generalforsamlingen aflægger bestyrelsen ved formanden beretning om foreningens virksomhed Medlemmer, som ønsker at stille forslag til afstemning uden for den udsendte dagsorden, skal indsende deres forslag 14 dage inden generalforsamlingen til formanden Afstemninger skal ske skriftligt, såfremt blot ét af de fremmødte medlemmer ytrer ønske herom. 7. EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING 7.1 Såfremt 1/3 af bestyrelsen eller flere end halvdelen af Stiftende Medlemmer, PLUS- Medlemmer og/eller Almindelige Medlemmer (uden hensyn til antallet af hvert af disse medlemmers stemmer) ønsker det, skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling. Begæring skal indgives til bestyrelsen med angivelse af, hvilke sager der ønskes behandles på generalforsamlingen. 7.2 Det overlades til den siddende bestyrelse at udarbejde og udsende mødeindkaldelse. Bestyrelsen skal endvidere berette om årsagen til den ekstraordinære indkaldelse. 8. REGNSKAB, FORMUE OG REVISION 8.1 Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Foreningens første regnskabsperiode løber dog fra den 22. februar 2013 til den 31. december 2013.

8 8.2 På den ordinære generalforsamling vælges én statsautoriseret eller registreret revisor for Foreningen for tiden indtil næste ordinære generalforsamling. Genvalg kan finde sted. 8.3 På hvert års ordinære generalforsamling fastsættes næste års kontingent af generalforsamlingen. 8.4 Det påhviler sekretariatet at indkassere indtægter og betale de af bestyrelsen godkendte udgifter. Indtægter og udgifter føres i kassebog. 8.5 Før den ordinære generalforsamling skal revisor have revideret regnskabet. Revision finder sted én gang årligt efter regnskabsårets afslutning. Det reviderede regnskab skal være tilgængeligt for medlemmerne senest en uge før den ordinære generalforsamlings afholdelse. 8.6 Uanmeldt kasseeftersyn kan finde sted, når revisor ønsker det. 8.7 Regnskab og status skal forsynes med revisionspåtegning af Foreningens revisor. 9. TEGNING OG HÆFTELSE 9.1 Foreningen forpligtes ved underskrift af sekretariatets leder og formanden i forening. Der kan meddeles enkeltpersoner prokura. 9.2 Foreningen hæfter alene med egen formue. Det påhviler ikke nogen af Foreningens medlemmer at hæfte personligt for påtagede forpligtelser. Dog finder de almindelige erstatnings- og foreningsretlige principper anvendelse. 10. STRIDIGHEDER 10.1 Det påhviler bestyrelsen i mindelighed at løse opståede stridigheder Kan stridigheder ikke løses i mindelighed, herunder om vedtagelsen og gyldigheden af disse vedtægter, skal stridigheden afgøres ved forenklet voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved voldgiftssagens anlæg. 11. EKSKLUSION 11.1 Et medlem, som ikke respekterer nærværende vedtægter, eller beslutninger, som er vedtaget af generalforsamlingen, eller som på anden måde handler til skade for foreningen, kan af bestyrelsen ekskluderes af foreningen. Minimum 2/3 af bestyrelsens medlemmer skal stemme for eksklusionen.

9 11.2 Eksklusionsbeslutningen kan appelleres til generalforsamlingen, der træffer den endelige beslutning. Stemmer minimum 2/3 af de fremmødte på generalforsamlingen for eksklusion, står den ved magt. 12. VEDTÆGTSÆNDRINGER 12.1 Vedtægtsændringer kan foretages, når mindst halvdelen af Foreningens Stiftende Medlemmer, PLUS-Medlemmer og Almindelige Medlemmer (uanset stemmevægt) er repræsenterede på generalforsamlingen, og med mindst 2/3 af stemmerne for de foreslåede vedtægtsændringer. 13. OPLØSNING 13.1 Til opløsning af Foreningen kræves vedtagelse på generalforsamling, hvor minimum 2/3 af Foreningens Stiftende Medlemmer, PLUS-Medlemmer og Almindelige Medlemmer (regnet pr. stemme) stemmer for opløsning Foreningens eventuelle nettoformue skal ved opløsning udloddes til almennyttige formål, der ligger naturlig i forlængelse af Foreningens formål, men som besluttes på den opløsende generalforsamling. --oo0oo--

10 Datering og underskrift Således vedtaget på den årlige generalforsamling den 26. marts Som dirigent: Advokat Søren Danelund Reipurth