Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 31. maj 2016, kl KAB, Mødelokale 2, Studiestræde 38, København K

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 31. maj 2016, kl KAB, Mødelokale 2, Studiestræde 38, København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Karen Levin Nielsen, Daniel A. Mangold, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Jette Bergenholz Bautrup, Mikkel Warming, Omar Abachri og Rasmus Riley KAB Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Jonas M. Cohen og chefkonsulent Ulrik Hjort Gæster fra KAB Økonomisk konsulent Thomas Ulrich Larsen Revision Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab v/ René Hattens Afbud Karen Levin Nielsen Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 12. april Revisionsprotokollat Meddelelser Mundtlig orientering fra BLs 1. kreds v/bjørn Petersen... 3 SAGER TIL BESLUTNING /23

2 Nybyggeri... 3 Renovering og fremtidssikring Afdeling 1041 Øbrohus Vand og afløbsinstallationer - A Afdeling 1043 Kirsteinsgade - Den frodige Lomme B Afdeling 1067 Guldbergs Have Ventilationsprojekt B... 7 Økonomi Regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og forvaltningsrevision - A Budget 2017 for boligorganisationen A Afdeling 1041 Øbrohus - sag om Center for Døve - A Administration Kvartalsstatus på masterplanen - B Nyt partnerskab med boligforeningen 3B - B Boligplacering af flygtninge - B Repræsentantskabsmøde Indkomne forslag A Indstilling til repræsentantskabet om valg af 1 bestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig interesse - A Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor - A Bilag 1: Projektbeskrivelse afdeling Bilag 2: Tegning afdeling Bilag 3: Regnskabsoversigt; graf 1, 2 og Bilag 4: Regnskab 2015 for boligorganisationen Bilag 5: Revisionsprotokollat Bilag 6: Forvaltningsrevision Bilag 7: Læsevejledning til nøgletal Bilag 8: Budget Bilag 9: Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor Bilag 10: Konkrete boliginitiativer for flygtninge Bilag 11: Små og billige boliger med perspektiv Bilag 12: Gode råd till organisationsbestyrelser i KAB fællesskabet Bilag 13: Indkommet forslag til repræsentantskabsmødet /23

3 1. Protokollat fra møde den 12. april 2016 udsendt den 26. april 2016 Der blev gjort opmærksom på en fejl i referat af organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 16. februar Under punkt 13 stod der, at afdelingsbestyrelserne vil blive interviewet i forbindelse med 360 analyserne. Dette er ikke korrekt. Protokollat fra organisationsbestyrelsesmødet den 12. april 2016 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokollat Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. 3. Meddelelser Der blev orienteret om at ejendomsleder Martin Stenz fratrådte sin stilling pr. den 1. juni De tre afdelinger Martin Stenz havde ansvaret vil blive varetaget af andre ejendomsledere frem til den 1. september Det blev meddelt at Ane Gerken pr. den 1. juni 2016 var blevet ansat som ny konsulent i Kundecenter D. 4. Mundtlig orientering fra BLs 1. kreds v/bjørn Petersen SAGER TIL BESLUTNING Nybyggeri Renovering og fremtidssikring 5. Afdeling 1041 Øbrohus Vand og afløbsinstallationer - A Tidligere behandling af projektet i Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsen har den 29. juni 2015 godkendt et udlæg på kr. inkl. moms til registreringer og forundersøgelser. Udgifter til forundersøgelser vil indgå i den endelige byggesag. Skulle projektet ikke blive godkendt, afholdes udgifterne til forundersøgelserne af afdelingen. Godkender organisationsbestyrelsen projektet vil det snarest muligt blive fremlagt på et ekstraordinært afdelingsmøde. 3/23

4 Projektet Da de oprindelige vand- og afløbsinstallationer i afdelingen er i meget dårlig stand, og der løbende er store udgifter til vedligehold, er der et akut behov for en total renovering af installationerne. Rådgiveren Gaihede har undersøgt bygningsdelene og har foreslået at igangsætte et minimum af arbejder som det fremgår af projektbeskrivelsen skal igangsættes (se bilag 1) Helhedsplan I 2013 har afdelingen indsendt en helhedsplan til Landsbyggefonden (LBF). LBF har udmeldt, at de ikke støtter installationsarbejderne. Derfor har afdelingsbestyrelsen besluttet at igangsætte nærværende projekt forud for helhedsplanen, både pga. udmeldinger fra LBF og fordi afdelingen har store udgifter til vedligehold af installationer, inkl. følgeskader år efter år. Driften har årlige udgifter på ca kr. kun til vedligeholdelse og reparationer af vandog afløbsinstallationer, hvilket beløber sig til kr. pr. lejemål pr. år. Til orientering afholdes der besigtigelse den 24. maj 2016, hvor repræsentanter fra Landsbyggefonden kommer ud og ser afdelingen og hører om de arbejder, som er indeholdt i helhedsplanen. Herefter vil dialogen om det videre arbejde med Helhedsplanen fortsætte. Ved besigtigelsen vil der ligeledes blive fremvist et badeværelse. Følgegruppe og status Der er nedsat en følgegruppe, som siden foråret 2015 har fulgt projektet. Gaihede A/S er rådgivere og har udført forundersøgelser/registreringer henover sommeren/efteråret Den 30. juni 2015 blev der afholdt et ekstraordinært afdelingsmøde, hvor igangsættelse af forundersøgelser blev godkendt. På baggrund af rådgivers undersøgelser og overslag kan følgende 3 finansieringsforslag opstilles: Budget 1: Entrepriseudgifter kr. Administrationsomkostninger kr. Gebyrer kr. Samlet anskaffelsessum kr. Finansieringsforslag 1: Låneoptagelse, 30 år kr. Frie henlæggelsesmidler kr. LBF egen trækningsret kr. Anskaffelsessum kr. Årlige besparelser til henlæggelser er på kr. 4/23

5 Den nuværende gennemsnitlige husleje pr. m² pr. år er 901 kr. (1. januar 2016). Bemærk at huslejen spænder fra 822 kr. pr. m². (ungdomsboliger) til 962 kr. pr. m² (familieboliger). Finansieringsforslag 1 vil medføre en huslejestigning på 4,1 % svarende til 37 kr. pr. m² pr. år. Dette betyder en ny gennemsnitlig husleje på i alt 938 kr. pr. m² pr. år. Budget 2: Entrepriseudgifter kr. Administrationsomkostninger kr. Gebyrer kr. Samlet anskaffelsessum kr. Finansieringsforslag 2: Låneoptagelse, 30 år kr. Frie henlæggelsesmidler kr. LBF egen trækningsret kr. Samlet anskaffelsessum kr. Årlige besparelser til henlæggelser er på kr. Den nuværende gennemsnitlige husleje pr. m² pr. år er 901 kr. (1. januar 2016). Bemærk at, huslejen spænder fra 822 kr. pr. m². (ungdomsboliger) til 962 kr. pr. m² (familieboliger). Finansieringsforslag 2 vil medføre en huslejestigning på 9,0 % svarende til 81,2 kr. pr. m² pr. år. Dette betyder en ny gennemsnitlig husleje på i alt 982 kr. pr. m² pr. år. Budget 3: Entrepriseudgifter kr. Administrationsomkostninger kr. Gebyrer kr. Samlet anskaffelsessum kr. Finansieringsforslag 3: Låneoptagelse, 30 år kr. Frie henlæggelsesmidler kr. LBF egen trækningsret... 0 kr. Samlet anskaffelsessum kr. Årlige besparelser til henlæggelser er på kr. Gebyrer omfatter udgifter til byggetilladelse samt bidrag til Byggeskadefonden (1 % af anskaffelsessum). 5/23

6 Den nuværende gennemsnitlige husleje pr. m² pr. år er 901 kr. (1. januar 2016). Bemærk at, huslejen spænder fra 822 kr. pr. m². (ungdomsboliger) til 962 kr. pr. m² (familieboliger). Finansieringsforslag 3 vil medføre en huslejestigning på 16,1 % svarende til 144,8 kr. pr. m² pr. år. Dette betyder en ny gennemsnitlig husleje på i alt kr. pr. m² pr. år. Anbefaling Det anbefales, at finansieringsforslag 2 godkendes af Organisationsbestyrelsen. Forslaget indeholder egen trækningsret på kr. samt en huslejestigning på 9 %. Til orientering er den gennemsnitlige husleje for lignende bygninger i 2014 på 900 kr. pr. m², jf. KAB-statistikken. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelse godkender projekt og finansieringsforslag 2, som indeholder egen trækningsretsmidler på kr. inkl. moms. Beslutning Projektet godkendes og med afdelingens generelle økonomiske situation og besparelser på henlæggelser taget i betragtning besluttede organisationsbestyrelsen, at tildele projektet 10 mio. kr. i egen trækningsretsmidler. Afdelingens egne trækningsretsmidler anvendes først og det resterende beløb tildeles fra trækningsrettens fælles pulje. Bilag 1: Projektbeskrivelse afdeling Afdeling 1043 Kirsteinsgade - Den frodige Lomme B Forslaget vedrører bestyrelsens ønske om en frodigere baggård med bedre mulighed for ophold, såvel som et mere attraktivt indgangsparti. Der er ønske om at asfaltbelægningen ændres til klinkebelægning i samme tone som bygningen. Klinkerne lægges i sildebensmønster. Gårdens skur og hegn males sort. Dette vil skabe et sammenhængende og ensartet udtryk og fremhæve den grønne beplantning. Økonomi Fra afdelingens langtidsbudget konto 116(Rydning af asfalt). Egen trækningsret årigt kreditlån... I alt kr kr kr kr. 6/23

7 Forslaget er godkendt på beboermøde i afdelingen d. 26 april 2016 og medfører en huslejestigning på 5,89 kr. pr. m² pr. år. Organisationsbestyrelsen har på mødet afholdt godkendt de bevilligede trækningsretsmidler. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projektet og dets finansiering. Beslutning Godkendt Bilag 2: Tegning afdeling Afdeling 1067 Guldbergs Have Ventilationsprojekt B Afdelingen er udstyret med et ventilationsanlæg fra , hvor hele afdelingen blev renoveret. I de seneste år har ventilationssystemet opført sig ustabilt, hvorfor afdelingen fik en ingeniør til at gennemgå ventilationssystemet. Han konkluderede, at samtlige ventilationsmotorer og styringer burde udskiftes eller renoveres. Det betyder, at afdelingen skal udskifte alle 38 ventilations- og styringssystemer samtidigt i stedet for den periodiske udskiftning, der var tiltænkt. For at sikre den optimale effekt af ventilationsanlægget har konsulenten anbefalet, at også emhætterne opgraderes. På afdelingsmødet den 16.september 2014 besluttede beboerne, at igangsætte en samlet renovering af ventilationsanlægget forudsat at dette kan gøres indenfor rammerne af den oplyste økonomi. For at finansiere renoveringen ansøger afdelingen om lov til at optage et 30-årigt annuitetslån på maximalt kr kr. hvilket blev godkendt af organisationsbestyrelsen. Efterfølgende har rådgiver ved en gennemregning konstateret at dette beløb ikke er tilstrækkeligt. Det vil kræve en merudgift på kr. at fuldføre projektet, hvilket betyder en samlet huslejestigning for hele projektet på 1,45 %. På det ekstraordinære afdelingsmøde 1.marts 2016 godkendte beboerne administrationens indstilling til at forhøje budgetrammen, og hermed lånet, med kr. så man ender på en samlet projektudgift på kr. Dette under forudsætning af organisationsbestyrelsens godkendelse. Budget: Entrepriseudgift inkl. emfang... Administrative omkostninger: kr. 7/23

8 Teknikerhonorar kr. Byggesagshonorar kr. 1 års eftersyn kr. Stiftelsesprovision, renter: Omkostninger kr. Administration kr. Byggeskadefonden kr. Samlet udgift kr. Tidligere godkendt udgift kr. Merudgift kr. Den samlede udgift på kr. vil betyde en lejestigning på 1,45 % i stedet for den udmeldte stigning på 0,97 %. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projekt og dets finansiering. Beslutning Godkendt Økonomi 8. Regnskab 2015 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og forvaltningsrevision - A Årsregnskab 2015 med tilhørende revisionsprotokollat er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab viser et underskud på kr., der overføres til konto arbejdskapital. I regnskabet er der en række mer- eller mindreudgifter, hvoraf kan nævnes følgende: Konto 502 Møde, kursus og kontingenter viser en mindreudgift på kr. Mindreudgift på tilskud højskoler og kurser. Konto 511 Personaleudgifter viser en mindreudgift på kr. Konto 513 Kontorholdsudgifter viser en mindreudgift på kr. Mindreudgift på eksterne konsulenter og branding Konto 516 Særlige aktiviteter viser en merudgift på kr. 8/23

9 Masterplan og målsætningsprogram Konto 521 Revision viser en merudgift på kr. Nye afdelinger m.v. Endvidere har der været en nettorenteudgift på kr. mod et budget på kr. eller en mindreindtægt på kr. Efter overførsel af årets underskud på kr. og henlæggelse til arbejdskapital på kr. udgør arbejdskapitalen kr. hvoraf de kr. er disponible. Dispositionsfonden udgør kr., hvoraf den disponible del udgør kr. og den bundne del udgør kr. I 2015 udgør tilgangen til dispositionsfonden vedrørende henlæggelser og udamortiserede lån kr., hvoraf kr. overføres til Landbyggefonden. Selskabet har pr omsætningsaktiver for i alt kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Selskabet balancerer med kr. Boligselskabernes Landsforening, 1. kreds, og Københavns Kommune har i marts 2000 indgået aftale om afvikling af tinglyste klausuler om tilbagekøbsret på ejendomme i Boligselskabet AKB, København. Repræsentantskabet har tiltrådt aftalen på møde i april Finansieringen af beløbet sker ved, at de berørte afdelinger optager realkreditlån svarende til de enkelte afdelingers andel af kompensationsbeløbet. Ydelsen skal principielt betales af de berørte afdelinger. Afdelingerne skal dog maksimalt betale 30 kr. pr. m² årligt, fordelt med maksimalt 10 kr. pr. m² pr. år i årene Beløbet reguleres årligt. Eventuel merydelse udlægges af dispositionsfonden. Det forudsættes, at den disponible del af dispositionsfonden forinden påbegyndelsen af ydelsesbetalingen bringes op på minimumskravet, svarende til ca kr. pr. lejemålsenhed, i år 2015 niveau. Forretningsførerens påtegning gør opmærksom på, - at der er indgået forretningsføreraftale med KAB, der indeholder et opsigelsesvarsel på 1 år. - at der i øvrigt henvises til forretningsførerens påtegning i de respektive afdelinger. - at boligorganisationen har modtaget dispensation for at dække tab ved fraflytning og tab ved lejeledighed indtil 31. december /23

10 Afdelingerne generelt Regnskabet for 2015 gav på trods af en negativ rentetilskrivning på 0,01 % et tilfredsstillende regnskabsresultat i 70 % af afdelingerne. De gode resultater skyldes hovedsagligt, at afdelingerne har haft besparelser på diverse udgifter, el- og vandforbrug m.v. Manglende renteindtægt er grunden til, at der har været underskud i 30 % af afdelingerne. I 2015 er der underskud i 23 afdelinger på i alt kr., hvor der i 2014 var underskud i 5 afdelinger på i alt kr. I alle øvrige afdelinger er der overskud. Der er 13 afdelinger med underskudssaldo på i alt kr. hvoraf der er 3 afdelinger med en underskudssaldo på mere end kr. I 2014 var der 10 afdelinger med en samlet underskudssaldo på kr. Underskuddene afvikles budgetmæssigt som udgangspunkt over maksimalt 3 år. Derudover er der 1 afdeling med underfinansiering på i alt kr. Afvikling af underfinansiering i afdelingen forventes at blive bragt på plads i Der henvises til spørgeskemaet i boligorganisationens regnskab. I samtlige afdelinger er der et tilgodehavende hos fraflyttede til inkasso på kr. mod kr. i Afdelingernes henlæggelser til imødegåelse af tab på fraflyttere udgør i alt kr. mod kr. i Det må forventes, at en stor del af de fordringer, der er overgivet til inkasso, må afskrives som uerholdelige. Loven foreskriver, at der skal foretages passende henlæggelser til tab ved fraflytning, og der er indgået aftale med revisionen om, at dette indebærer, at der skal være henlæggelser svarende til 75 % af beløbet, der er til inkasso. Der er kommet en ny lov, hvor det pålægges Boligorganisationernes dispositionsfond at dække tab ved fraflytning og tab ved lejeledighed i afdelingerne. Boligselskabet AKB, København har fritagelse for at dække tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning indtil udgangen af Administrationen vil, i samarbejde med afdelingsbestyrelserne, sikre, at der i forbindelse med udarbejdelse af driftsbudgetterne for 2017 tages højde for eventuelle besparelser som følge af årets overskud og heraf følgende overskudsdisponeringer, og der vil i alle afdelinger blive foretaget en vurdering af behovet for henlæggelser til imødegåelse af tab ved fraflytning for at sikre, at afdelingerne har tilstrækkelige midler til dækning af tab. Endelig vil der i afdelinger med for små henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse fortsat blive forsøgt indarbejdet forhøjelse af henlæggelserne. Afdelingsbestyrelserne har godkendt regnskaberne. I de afdelinger hvor det er vedtaget at afholde regnskabsmøde, er regnskaberne indstillet til afdelingsmødernes godkendelse. I de 10/23

11 afdelinger hvor der ikke er en fungerende afdelingsbestyrelse, indstilles regnskaberne til organisationsbestyrelsens godkendelse. I alle afdelingerne sker henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i henhold til afdelingens 16-årige vedligeholdelsesplan. Afdelingerne specifikt De punkter som der er valgt at fokusere på er: Underskud/opsamlet underskud, henlæggelser samt renholdelse. Vi har ikke medtaget servicearealerne i opgørelserne. Se Graf 1 i Regnskabsoversigt, bilag 3 - Afdelinger med underskudssaldi i Der er kun kommenteret på afdelinger, der har et akkumuleret underskud på mere end 10 kr. pr. m². På trods af at afdelingerne ikke har haft nogen rentetilskrivning på deres indestående midler, så er det kun ca. 30 % af afdelingerne, der har haft underskud i Som udgangspunkt har afdelingerne en robust økonomi med gode henlæggelser til planlagte og periodiske vedligeholdelser og fornyelser samt til imødegåelse af udgifter til tab ved lejeledighed og fraflytning. Det er helt klart beboernes intention, at de skal have sunde og bæredygtige afdelinger. Dog er der også enkelte afdelinger, der stikker ud i forhold til flertallet. Afdeling Prinsessegade Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket efter afvikling af underskud på kr. giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes hovedsagligt, at der er brugt kr. mere til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser end afdelingen havde henlæggelser til. Afdelingen har for lave henlæggelser, 89 kr. pr. m² i 2015 og 100 kr. pr. m² i Afdelingen har store udgifter til service og vedligeholdelse af elevator og burde hæve henlæggelserne betydeligt fra 2017, hvilket dog vil gøre den gennemsnitlige husleje på kr. pr. m² endnu højere. Man kan evt. lade afdelingen afvikle underskud over 5-10 år, hvorved der frigives huslejekroner til at hæve henlæggelserne med. Afdeling Emaljehaven Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket efter afvikling af underskud på kr. giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes hovedsagligt, at der er brugt kr. mere til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser end afdelingen havde henlæggelser til. Afdelingen har for lave henlæggelser, 103 kr. pr. m² i 2015 og de er uændrede i Afdelingen har en gennemsnitlig husleje på kr. pr. m² og 11/23

12 afvikler allerede underskuddet over 5 år med kr. Hvis afdelingen stadig kan afskrive underskuddet over 5 år kan henlæggelserne hæves. Afdeling Titanparken Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes hovedsagligt, at der er brugt kr. mere end budgetteret til almindelig vedligeholdelse. Det anbefales at afdelingen afvikler underskuddet over 5 år i stedet for 3 år. Afdelingen har en gennemsnitlig husleje på kr. pr. m² og afvikler i øjeblikket kr. på akkumuleret underskud. Afdeling Øbrohus Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes dels manglende renteindtægter samt at et af deres erhvervslejemål har stået tomt det meste af Erhvervslejemålet står stadig tomt og giver ca kr. i lejetab pr. måned indtil det bliver lejet ud. Det anbefales at afvikle underskuddet over 5 år og samtidig hæve henlæggelser til tab ved lejeledighed med forskellen. Der arbejdes hårdt på at få udlejet erhvervslejemålet, så afdelingen ikke længere genererer lejetab. Afdelingen betaler i øjeblikket 900 kr. pr. m² i husleje. Afdeling Engholmen Nord Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes stigende udgifter til rengøring af beboerlokaler og gæstebolig samt øgede udgifter til el og vand. Afdelingen betaler i øjeblikket kr. pr. m² i husleje og her mangler der at blive budgetteret med den ekstra rengøring af beboerlokalerne og gæsteboligen. Der er allerede budgetteret med afvikling af underskud med kr. og hvis man vælger at afvikle det over 5 år kan man bibeholde afviklingen i budget Afdeling Bellahøj Afdelingen har i 2015 haft et underskud på kr., hvilket giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes manglende renteindtægter. Afdelingen afvikler i kr., så underskuddet burde stort set være afviklet med udgangen af Det anbefales at administrationen har mulighed for at afvikle underskuddene over 5 år i stedet for 3 år, hvor det måtte være nødvendigt for at bibeholde en rimelig husleje. Se Graf 2 i Regnskabsoversigt, bilag 3 henlæggelsesniveau /23

13 Afdelinger med høj husleje pr. m² Der er i alt 16 afdelinger, hvor henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser er mindre end 2 gange af årets henlæggelser. Vi har taget udgangspunkt i de 3 afdelinger med den højeste og de 3 afdelinger med den laveste husleje. Der er 4 afdelinger, der kun har årets henlæggelse stående som henlæggelse i alt pr. 31. december 2015, hvilket betyder at de har brugt mere end de havde stående pr. 31. december af de afdelinger er også dem med den højeste husleje, hvorfor det kan være svært at hæve henlæggelserne. Afdeling Musvågevej Afdelingen har i 2015 brugt kr. mere end de havde stående pr. 31. december Afdelingen har herefter kr. stående pr. 31. december Der er budgetteret med kr. i udgifter i 2016, hvorfor der mangler kr. Afdelingen har allerede hævet henlæggelserne til kr. i 2016, hvilket kun har kunnet lade sig gøre, da de har en stor indtægt som følge af afvikling af overskud. Når dette bortfalder, vil afdelingen få en huslejestigning, hvis de ikke kan sætte henlæggelserne ned. Afdelingen betaler i øjeblikket kr. pr. m² og heraf har de en indtægt lagt ind på kr. til afvikling af overskud. Langtidsbudgettet kan hænge sammen med en årlig henlæggelse fra 2017 på kr., hvilket betyder at afdelingen mangler kr. i indtægt når overskuddet er afviklet. Afdelingen henlægger i kr. pr. m² Afdeling Emaljehaven Som tidligere nævnt har afdelingen brugt kr. mere end der var henlagt pr. 31. december Afdelingen er med i Ejerforeningen Emaljehaven hvorfra størstedelen af udgifterne kommer ligesom der er begyndt at komme mange udgifter til reparation og udskiftning af hårde hvidevarer. I øjeblikket hænger langtidsplanen sammen, men med de merudgifter der har været i 2015 og også vil komme fremover vil der hurtigt blive behov for øgede henlæggelser med heraf følgende huslejeforhøjelse til følge. Afdelingen har i øjeblikket en husleje på kr. pr. m² og henlægger 103 kr. pr. m², hvilket er godt under gennemsnittet og det anbefalede fra Københavns Kommune. Afdeling Prinsessegade Afdelingen har i 2015 brugt kr. mere end de havde henlagt pr. 31. december 2014 og henlægger i kr. pr. m². Afdelingen har i 2016 budgetteret med udgifter på kr. men har kun kr. stående pr. 31. december Der betales kr. pr. m² i 2016 og afdelingen har også et stort akkumuleret underskud, hvilket gør at huslejen bliver endnu højere, hvis der både skal afvikles underskud samt foretages en forøgelse af henlæggelserne. Huslejeniveauet er ved at nærme sig et niveau, hvor der kan være problemer med udlejning, så der skal tænkes alternativt evt. med afvikling af underskud over en længere periode, hvorved man kan hæve henlæggelserne. 13/23

14 Afdelinger med lav husleje p. m² Afdeling Vigerslevgård Afdelingen har været igennem en helhedsplan hvor der har været brugt en del af henlæggelserne og langtidsbudgettet går derfor i minus i 2017, hvorfor henlæggelserne bør hæves fra de nuværende 103 kr. pr. m². Afdelingen har i øjeblikket en husleje på 866 kr. pr. m² Afdeling Guldberg Afdelingen har pr. 31. december kr. i henlæggelser, hvilket er kr. mere end årets henlæggelser. Afdelingen har hævet henlæggelserne til kr. i 2016, hvilket gør at langtidsbudgettet hænger sammen indtil 2030, hvor der skal skiftes tag. Afdelingen henlægger i kr. pr. m², hvilket er over gennemsnittet, men der er brug for midler til imødegå udgifterne over de næste 16 år, så man burde hæve henlæggelserne yderligere, hvilket der også er grundlag for med den forholdsmæssige lave husleje på 812 kr. pr. m² i 2016 Afdeling Kanslergården Afdelingen har holdt henlæggelserne på 121 kr. pr. m², hvilket er under gennemsnittet. Afdelingen har ikke tilstrækkelige midler til de planlagte arbejder henover de næste 16 år. Der bør derfor lægges op til at henlæggelserne bliver hævet med minimum 10 kr. pr. m². Afdelingen har i 2016 en husleje på 573 kr. pr. m² Der vil generelt i forbindelse med budgetlægningen for budget 2017 blive lagt mere vægt på at få henlæggelserne op på et rimeligt niveau i forhold til budgetterede udgifter i langtidsbudgettet. Se Graf 3 i Regnskabsoversigt, bilag 3 - Renholdelse Graf 3 viser de afdelinger, der har den højeste udgift til renholdelse pr. m² og udgiften er opdelt i lønninger og øvrige udgifter til renholdelse. Ideen med at vise renholdelse er at vise om der er nogen afdelinger, hvor det kan give besparelser at indgå et driftssamarbejde. Den gennemsnitlige udgift til renhold er 117,43 kr. pr. m² og indeholder udgifter til lønninger på kontorerne og i driften, rengøring, snerydning, skadedyrsbekæmpelse og drift af ejendoms- og lokalkontorer. Afdeling Frederiksholm Karré 11 Afdelingen har en samlet udgift til renhold på 168,12 kr. pr. m², hvoraf lønudgiften udgør 123,97 kr. Afdelingen er en del af EK11, Mozarts Plads, der er 169 lejemål og et erhvervslejemål, der bliver betjent af 1 varmemester og 1 ejendomsfunktionær ligesom afdelingen tilkøber trappevask og vinduespolering. I Sydhavnen ligger afdelingerne meget tæt og der er der- 14/23

15 for gode muligheder for at indgå driftsaftaler, hvor man måske deles om en varmemester eller ejendomsfunktionær samt maskinpark m.v. I afdelinger med under 200 lejemål er det ofte for lidt med 1 medarbejder og for meget med 2, hvorved lønudgiften ofte bliver for høj. Afdeling Musvågevej Afdelingen har en samlet udgift på 173,83 kr. pr. m², hvoraf lønudgiften udgør 154,87 kr. Afdelingen er en del af EK21, Nygårdsvej samt Ejerforeningen Musvågevej og består af 50 ældreboliger. Kommunen har ansat en medarbejder, som bliver fordelt mellem Ejerforeningen og Musvågevej. Der er ansat en medarbejder til 50 lejemål og her var der måske mulighed for at man kunne dele en medarbejder i samme størrelse. Afdelingen har ingen udgifter til trapperengøring mens udgifterne til skadedyrsbekæmpelse har været lidt højere end budgetteret. Afdeling Spontinisvej Afdelingens udgift til renholdelse på 176,42 kr. pr. m² er stort set kun lønudgifter. Afdelingen er en lille afdeling med 8 lejemål og de får hjælp af personalet fra Frederiksholm Karré 8, der står for vedligeholdelse af de grønne områder m.v. Tidligere var det sådan at de folk der var ansat af kommunen var med til at aktivere beboerne, der derved kunne klare en del af opgaverne selv, hvorved afdelingen kunne spare på lønudgifterne. Det vil være en opgave sammen med kommunen at få beboerne til at deltage mere aktivt i dagens opgaver, hvilket også er en del af konceptet for De skæve boliger. Afdeling Engholmen Nord Her har vi endnu en ældreboligafdeling med 128 lejemål som har en udgift til renholdelse på 197,08 kr. pr. m² hvoraf lønnen udgør 152,54 kr. Afdelingen er del af EK16, Valby, hvor der betales for ejendomsleder, kontorassistance samt ejendomsfunktionærelev endvidere er der tilknyttet 1 varmemester, 1 ejendomsfunktionær og ½ ejendomsfunktionær med tilskud(er ikke længere ansat) samt 1½ beboerrådgiver. Det er mange ansatte og her kunne det være en fordel, hvis afdelingen indgik i samarbejde med andre afdelinger i nærheden omkring drift og evt. maskinparker. Afdeling Øbrohus Afdelingen består af 228 familieboliger og 22 ungdomsboliger og 7 erhvervslejemål som har en udgift til renholdelse på 198,19 kr. pr. m² hvoraf lønnen udgør 160,26 kr. Afdelingen er tilknyttet EK75 Øbrohus, hvor der er udgifter til ejendomsleder, kontorassistance og ejendomsfunktionærelev, herudover er der ansat en driftsleder og 2 ejendomsfunktionærer ligesom der er tilknyttet en beboerrådgiver. Der kan med fordel arbejdes med en løsning med et driftsfællesskab mellem afdelingerne tilknyttet det fælles ejendomskontor. Således at der fremfor for en driftsleder i hver enkelt afdeling etableres fælles driftsledere og eventuelt fælles maskinpark. 15/23

16 Afdeling Kirstensgade Afdelingen består af 59 familieboliger og 2 ungdomsboliger og 1 erhvervslejemål som har en udgift til renholdelse på 233,84 kr. pr. m² hvoraf lønnen udgør 170,96 kr. samt at der har været udgifter til bekæmpelse af væggelus på 40,47 kr. Afdelingen er tilknyttet EK75 Øbrohus, hvor der er udgifter til ejendomsleder, kontorassistance og ejendomsfunktionærelev, herudover er der ansat en driftsleder. Der kan med fordel arbejdes med en løsning med et driftsfællesskab mellem afdelingerne tilknyttet det fælles ejendomskontor. Således at der fremfor for en driftsleder i hver enkelt afdeling etableres fælles driftsledere og eventuelt fælles maskinpark. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskab 2015 for boligorganisationen og afdelingerne og overskudsanvendelser samt tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning til efterfølgende godkendelse på repræsentantskabsmødet. Beslutning Godkendt. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen godkender nærværende oplæg som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i organisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i Vejledning om drift af almene boliger m.v. Beslutning Godkendt. Endelig indstilles det, at bestyrelsen godkender, at administrationen indsender regnskab for afdelingerne og selskabet. Bilag 3: Regnskabsoversigt; graf 1, 2 og 3 Bilag 4: Regnskab 2015 for boligorganisationen Bilag 5: Revisionsprotokollat Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver bestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Afdeling Aftensol mangler vedligeholdelsesplan, organisationsbestyrelsen bad administrationen om at sørge for dette. 16/23

17 Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør boligorganisationens forvaltningsrevision. Indstilling Det indstilles at bestyrelsen tager rapport Nøgletal for forvaltningsrevision for Boligselskabet AKB, København 2015 til efterretning, og at bestyrelsen beslutter, om der skal være særligt fokus på udvalgte emner fra rapporten. Beslutning Taget til efterretning. Administrationen udarbejder indstilling vedrørende afvikling af underskud over mere end 3 år for de relevante afdelinger. Bilag 6: Forvaltningsrevision 2015 Bilag 7: Læsevejledning til nøgletal 9. Budget 2017 for boligorganisationen A Boligorganisationens budget viser et nødvendigt administrationsbidrag til Boligselskabet AKB, København på 536 kr. pr. forvaltningsenhed pr. år mod 530 kr. i Heraf udgør udgifter til revision 118 kr. pr. forvaltningsenhed Administrationsbidraget for 2017 til forretningsførerselskabet opkræves med grundbidrag på kr. pr. afdeling, kr. (stor pakke) samt kr. (stor pakke med ejendomsleder) og kr. (lille pakke) årligt pr. forvaltningsenhed vedrørende basisydelser. Derudover er der udgifter vedrørende obligatoriske ydelser og tilvalgsydelser jævnfør ydelseskataloget og tilhørende prisblad. På KAB`s repræsentantskabsmøde i november 2016 godkendes priser for I budgettet er der indregnet en stigning på 2 %, der således kan ændre sig efter repræsentantskabsmødet. Bilag 8: Budget 2017 Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2017 for boligorganisationen og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse. Beslutning Godkendt. 17/23

18 10. Afdeling 1041 Øbrohus - sag om Center for Døve - A Som det er organisationsbestyrelsen bekendt anlagde en erhverslejer i januar 2014 sag an mod boligorganisationen angående nedslag i huslejen som følge af støjgener fra det igangværende metrobyggeri på pladsen foran lejemålet, Jagtvej 223, København Ø. Sagsøger nedlagde påstand om, at boligorganisationen skulle betale kr. med tillæg af procesrente. Den 7. april 2015 afsagde Københavns Byret dom i sagen, der gav sagsøger delvist medhold således at boligorganisationen skulle betale kr. til sagsøgte samt kr. i sagsomkostninger. Der var desuden udgifter til egen advokat på i alt kr. To ud af tre dommere fandt, at der forelå en mangel ved det lejede da det var udlejet som kontorbygning og at støjen fra metrobyggeriet havde forringet brugsværdien da en del af det lejede ikke kunnet benyttes som kontor på grund af støjen. De to dommere fandt det bevist, at en del af lejemålet har været uanvendeligt for lejeren og at udlejer var nærmest til at bære risikoen for denne mangel. En ud af de tre dommere mente ikke, at der var tale om en mangel i retsforholdet mellem lejer og udlejer da manglen ikke vedrørte ejendommen og stemte derfor for frifindelse af lejer. Efter modtagelsen af byretsdommen besluttede formandsskabet den 20. april 2015, at anke dommen. Den 1. februar 2016 stadfæstede Østre Landsret byrettens dom. Sagsomkostningerne beløb sig til i alt ,50 kr. inklusiv udgifter til egen advokat. Bestyrelsen blev orienteret om landsrettens afgørelse på bestyrelsesmøde afholdt den 12. april 2016, hvor det også blev besluttet, at anmode advokatfirmaet Lett om at foretage en procesvurdering af om sagen burde forelægges ekspropriationskommissionen med henblik på at få kendt Metroselskabet ansvarlig. Konklusionen af vurderingen fra Lett Advokater er at Metroselskabet formentlig ville blive frifundet hvis sagen blev anlagt ved ekspropriationskommissionen. Advokaten forklarer, at i modsætning til retssagen mellem boligorganisationen og lejer hvor det var de lejeretlige principper der er gældende er det mellem boligorganisationen og Metroselskabet den naboretlige tålegrænse der skal være overskredet og det vurderes i den pågældende sag ikke at være tilfældet. Advokaten referer til en tidligere sag, hvor støjniveauet havde været højere end i den aktuelle sag og hvor udlejer havde tabt sagen. Så advokatfirmaet Lett kan ikke anbefale at gå videre med sagen. Det er desuden oplyst, at såfremt sagen ønskes forelagt ekspropriationskommissionen skal man forvente sagsomkostninger på ikke mindre end kr. 18/23

19 Indstilling Det indstilles at organisationsbestyrelsen beslutter, at boligorganisationen betaler de samlede sagsomkostninger på i alt ,50 kr. hvilket dækkes via arbejdskapitalen. Boligafdelingen dækker selv udgiften til nedslag i lejen på i alt kr. At bestyrelsen beslutter, at følge procesvurderingens anbefaling og ikke anlægge sagen ved ekspropriationskommissionen. Beslutning Godkendt. Administration 11. Kvartalsstatus på masterplanen - B Status for første kvartal 2016 Design af lokale kontorer Facade design Udrulningen af det nye facadedesign kører efter planen. Lokalkontorene, der var første prioritet, har alle et godkendt design. Skilte og folie er sat op. Dette dog med undtagelse af Guldbergs Have, der venter på en godkendelse fra afdelingsbestyrelsen i forbindelse med udvidelse af kontoret, og Jagtvej der venter på udskiftning af vinduer. Ejendomskontorene er også i fuld gang, og der er en overordentlig positiv stemning blandt de ansatte for implementeringen af det nye design. Indretning Der er efter besøg af en indretningsarkitekt på alle AKB, Københavns 44 lokale kontorer, som redegjort for i statussen for andet og tredje kvartal 2015, udviklet en indretningsguide. Guiden tager udgangspunkt i de lokale ønsker og krav, både i forhold til slid, behov og økonomi. De fleste kontorer er ved at implementere tre elementer fra indretningsguiden, og rigtig mange har allerede lavet den synlige blå væg, der som det eneste er et fælles krav. Ligeledes arbejdes der på en ensartet facadebelysning. Vi laver den første bestilling af møbler m. m. som et fælles indkøb for at opnå mængderabat. Dette arbejde forventes færdig i slutningen af maj. 19/23

20 Beboerdemokrati Det beboerdemokratiske forløb, med den eksterne konsulent fra Ingerfair, der blev igangsat på strategidag# i de to afdelingsbestyrelser Nørrebro Vænge og Jagtvej, karré 1 fortsætter frem til juni Nørrebro Vænge har dog afsluttet deres forløb, og der bliver i september lavet en 'eftermåling'. Det ekstra fokus på beboerdemokratiet forsættes, hvilket blandt andet kan ses på Facebook, AKB Københavns hjemmeside og i andre medier. Ligeledes fortsættes igangværende projekter: Børnedemokrati - der søges stadig midler til opstart forår AKB, København in Transition Bestyrelseshåndbogen er fortsat under udvikling. Temaaften Forløb i to afdelingsbestyrelser Beboernære artikler Herudover er bestyrelsen i Langgadehus ved at lave en værdiafklaring for afdelingen. Afklaringen skal give retning og legitimitet til afdelingsbestyrelsens arbejde. Der vil være en værdiproces på næstkommende afdelingsmøde (maj 2016). Arbejdet sker med hjælp fra konsulenterne i Kundecenter D2. Strategidag Strategidagen blev afholdt den 27. februar. Der er efterfølgende samlet op på input, og der arbejdes videre med dem i forbindelse med udarbejdelse af en strategi for bæredygtighed. Strategi for bæredygtighed Strategien for bæredygtighed var i første omgang planlagt klar til godkendelse i andet kvartal Dette har ikke været tidsmæssigt muligt, og der er nu lagt op til afholdelse af første møde med arbejdsgruppen ultimo maj eller primo juni. Mødet vil blive faciliteret af Growing pathways der arbejder med udvikling og implementering af bæredygtighedsstrategier. Skabeloner Da der har været en stigende antal henvendelser, fra lokal og ejendomskontorer, angående hjælp til opslag og andet informationsmateriale til beboerne og lokalaviser, er der udarbejdet en skabelon til annoncer, invitationer, opslag og flyers. De kan alle let benyttes lokalt. Udover at lette arbejdet med udarbejdelse af informationsmateriale lokalt, vil det også sikre en visuel kvalitet og ensartethed i materiale med AKB, København som afsender. 20/23

21 Der arbejdes også på at finde en løsning til et design på AKB, Københavns officielle brevpapir. KAB`s skabelon ændres og det er ikke længere er muligt at have både menneskesilhuetter og logo i sidehovedet som tidligere. Skabelonerne fremlægges ved næste organisationsbestyrelsesmøde. Plan for 2. og 3. kvartal 2016 Designmanual Implementeringen af indretning og design af lokale kontorer samt design af facader fortsættes. Der vil i august / september blive lavet en status for at sikre at alle lokale kontorer har implementeret krav til såvel indretning af kontorer som til facadedesign. Beboerdemokrati Der arbejder videre med følgende: Børnedemokrati. Der søges midler til opstart forår AKB, København in Transition Bestyrelseshåndbogen er i forsat under udvikling. Temaaften Forløb i to afdelingsbestyrelser Beboernære artikler Bestyrelsesforløb for afdelingsbestyrelser. Strategi for bæredygtighed Processen sættes i gang med de relevante organisationsbestyrelsesmedlemmer og ambitionsniveauet findes. Relevante medarbejdere fra KAB og AKB, København inddrages efter behov. Tidsplan for strategien besluttes på første møde. Status på målsætningsprogrammet Den ønskede halvvejsstatus på målsætningsprogrammet vil blive iværksat og afsluttet i løbet af tredje kvartal Evaluering af indeklimakortet Der er etableret et samarbejde med Tryg forsikring og Image Link med henblik på en fælles evaluering af indeklimakortet. Kampagne Udarbejdelse og planlægning af en minikampagne om bæredygtighed i efteråret. 21/23

22 Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen om status på masterplan kvartal samt plan for 2. og 3. kvartal til efterretning. 12. Nyt partnerskab med boligforeningen 3B - B KAB har pr. 1. april 2016 indgået en strategisk partnerskabsaftale med boligforeningen 3B under overskriften Fælles investeringer, fælles udvikling og fælles gevinster. 3B er en boligorganisation med boliger, hvoraf størsteparten er beliggende i København, men 3B har også en stærk position i hovedstadsområdet, og er eksempelvis det største boligselskab i Herlev Kommune. Beslutningen om at formalisere samarbejdet kommer efter flere års godt samarbejde især omkring nybyggeri. Erfaringerne fra dette samarbejde udvides nu til også at gælde større initiativer vedrørende digitalisering, metodeudvikling i forbindelse med byggeri og byudvikling samt bedre service til glæde for bestyrelser og beboere i KAB-fællesskabet og i 3B. Indstilling Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Bilag 9: Nyt stærkt partnerskab i den almene sektor 13. Boligplacering af flygtninge - B KL og regeringen har indgået en aftale om kommunernes mulighed for at finde boliger til flygtninge. I bilag 10 er en beskrivelse af aftalen. Aftalen skulle gøre det muligt samlet set at etablere i alt nye og midlertidige almene boliger. Konkrete initiativer for boligplacering af flygtninge Pjece Små og billige boliger med perspektiv Pjece Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB-fællesskabet Indstilling Det indstilles at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bilag 10: Konkrete boliginitiativer for flygtninge Bilag 11: Små og billige boliger med perspektiv Bilag 12: Gode råd til organisationsbestyrelser i KAB fællesskabet 22/23

23 Repræsentantskabsmøde 14. Indkomne forslag A Bilag 13: Indkommet forslag til repræsentantskabsmødet 15. Indstilling til repræsentantskabet om valg af 1 bestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig interesse - A På valg er Jette Bergenholz Bautrup Beslutning Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille Jette Bergenholz Bautrup som medlem af organisationsbestyrelsen med bred samfundsmæssig interesse for en 2-årig periode. 16. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor - A På valg er Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab /v. René Hattens Beslutning Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab som revisor på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 23/23