Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 30. maj 2018, kl KAB, mødelokale 2, Studiestræde sal, København K

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 30. maj 2018, kl KAB, mødelokale 2, Studiestræde sal, København K Bestyrelsen Bjørn Petersen, Mikkel Warming, Daniel A. Mangold, Helle Marianne Rasmussen, Henning Andersen, Omar Abachri og Rasmus Riley KAB Gæster fra KAB Revision Afbud Kundedirektør Sanne Kjær, kundechef Jonas M. Cohen, chefkonsulent Ulrik Hjort og chefkonsulent Morten Hellsten Økonomisk konsulent Thomas Ulrich Larsen Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab v/ René Hattens Jette Bergenholz Bautrup og Simone Bille 1/21

2 Indholdsfortegnelse 1. Protokollat fra møde den 10. april 2018, udsendt den 24. april Revisionsprotokol Meddelelser Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen... 4 SAGER TIL BESLUTNING... 4 Nybyggeri Grønttorvet Etageboliger... 5 Renovering og fremtidssikring Afdeling 10-55, Maribovej og afdeling 42-8, Aalholmhjemmet - Udgifter til vejvedligehold i grundejerforening... 9 Økonomi Eurocard til Ejendomsledere Administration Afdeling 10-48, Lundtoftegade - Fondsmiddelansøgning:Vi passer børn - fritidsjob til unge høring vedrørende godkendelse af ansøgning om puljemidler SAGER TIL DISKUSSION Økonomi Regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og forvaltningsrevision Budget 2019 for boligorganisationen Henlæggelsespolitik Administration Status på handleplan SAGER TIL ORIENTERING Renovering og fremtidssikring Ekspropriering af cykelsti gennem afdeling 10-29, Frederiksholm, karré OB-BLOGGEN Emner til næste blog Repræsentantskabsmøde Indkomne forslag Indstilling til repræsentantskabet om valg af 1 bestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig interesse Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor /21

3 Bilag 1: Grønttorvet præsentation... 8 Bilag 2: Ansøgning Oak Foundation, Danmark Bilag 3: Ansøgning Novo Nordisk Fonden Bilag 4: Tidligere fremsendt samlet oplæg Bilag 5: Ansøgning Kvartershuset Bilag 6: Ansøgning Nørrebro Bilag 7: Ansøgning Lundtoftegade Bilag 8.a-c: Regnskabsoversigt; graf 1, 2 og Bilag 9: Regnskab 2017 for boligorganisationen Bilag 10: Revisionsprotokollat Bilag 11: Budget Bilag 12: Henlæggelsespolitik for boligorganisationen AKB, København Bilag 13: Udskrift af forhandlingsprotokollen for ekspropriationskommissionen Bilag 14: Forslag Bilag 15: Forslag /21

4 1. Protokollat fra møde den 10. april 2018, udsendt den 24. april 2018 Protokollat fra møde den 10. april 2018 blev godkendt uden bemærkninger. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden sidste møde. 3. Meddelelser Der blev orienteret om at 3B s repræsentantskab havde besluttet, at blive en del af KAB fællesskabet, organisationsbestyrelsen byder 3B velkommen. Bestyrelsesmedlem Omar Abachri oplyste, at han var udtrådt af afdelingsbestyrelsen for afdeling Grøndalsvænge. Bestyrelsesmedlem Rasmus Riley kritiserede KAB for, at have fremsendt varmeregnskaber for sent ud til flere afdelinger på Nørrebro og kritiserede desuden KAB for, at flere af ham bekendte ledige lejemål ikke var blevet rettidigt udlejet. Formand for organisationsbestyrelsen Bjørn Petersen understregede, at et eventuelt lejetab som følge af fejl begået af KAB ikke må medføre økonomisk tab for de enkelte boligafdelinger. Ejendomsledere og driftschefer vil blive orienteret om, at de skal være særligt opmærksomme på eventuelt lejetab ved ikke rettidig genudlejning. Rasmus Riley bad organisationsbestyrelsen om tilladelse til, at KAB på vegne af Rasmus Riley, måtte fremsende en invitation til formænd for afdelingsbestyrelser i AKB, Københavns afdelinger på Nørrebro, til at deltage i et orienteringsmøde vedrørende Nørrebros Lokaludvalgs arbejde. Der var ingen indvendinger imod dette. Bestyrelsesmedlem Henning Andersen ønskede, at høre KAB s holdning og stillingtagen til radonproblematikken. Han spurgte desuden ind til om KAB var vidende om et særligt affugtningssystem der potentielt kunne anvendes i afdeling Adam Guldhorn. KAB vil undersøge begge spørgsmål nærmere og vende tilbage med svar. 4. Mundtlig orientering fra BL s 1. kreds v/bjørn Petersen Der blev orienteret om, at der havde været afholdt repræsentantskabsmøde i BL s 1. kreds. Organisationsbestyrelsen drøftede det forhold, at afdeling Lundtoftegade og Sjælør Boulevard var kommet på ghettolisten og det blev besluttet, at der skulle fremsendes en beboerorientering herom. SAGER TIL BESLUTNING Nybyggeri 4/21

5 5. Grønttorvet Etageboliger Status på projektet Seneste orientering til AKB, Københavns organisationsbestyrelse den 31. oktober Efter lange forhandlinger med FB Gruppen er det endelig lykkedes at lande en aftale omkring opførelsen af SAB/AKB, Københavns etageboliger på Grønttorvet. Aftalen er en totalentrepriseaftale med en fast pris, baseret på FB Gruppens lignende byggerier på Grønttorvet. Grundet FB Gruppens produktionsrækkefølge, er der lagt op til kort og effektiv beslutningsproces. FB Gruppen har betinget, at der skal underskrives en totalentrepriseaftale senest den 1. juni Med en fast totalentreprise-pris på kr. pr. m², og de mange udgifter der har været afholdt til tidligere projektudarbejdelse, udbudsrunder og forventede liggeomkostninger, forventes budgettet overskredet med kr. Volumenstudie FB Gruppen har udarbejdet et volumenstudie på projektet, som tager udgangspunkt i deres produktionsmetoder og arkitektur. Følgegruppen har været på besigtigelse på Grønttorvet, hvor de blev præsenteret for FB Gruppens referencebyggeri. Følgegruppen fandt byggeriet tilfredsstillende og ønsker et samarbejde med FB Gruppen. FB Gruppens nuværende volumenstudie fordeles som følgende: Samvirkende Boligselskaber m² 36 boliger m² 37 boliger Den endelige opdeling af byggeriet mellem SAB og AKB, København er p.t. ikke endeligt fastlagt, da det kræver mere projektering. Opdelingen kan ændre ved lejlighedsantallet og m²-fordelingen mellem SAB og AKB, København. Bebyggelsen Samlet etageareal (AKB, København/SAB) på byggefeltet m² Etageareal, boligforening A: m² Etageareal, boligforening B: m² Boligareal, i alt: m² Heraf opgangsareal: m² (11 %) Fælleslokale, opvarmet: m² Fællesareal, uopvarmet væksthus (ca. 1 %): m² 5/21

6 Boligtyperne udgør p.t. følgende: Antal boliger, i alt: 73 stk. Antal små boliger (max 35 m²):... 9 stk. (12,3 %) Antal små boliger (max 50 m²):... 8 stk. (11,0 %) Antal familieboliger (50-70 m²): stk. (15,0 %) Antal familieboliger (max 115 m²): stk. (61,6 %) De store familieboliger fordeles som følgende: 2V: 1 stk. 3V: 25 stk. 4V: 19 stk. Kælder Kælderareal i alt m² Depotrum Depotrum i kælder: Cykelparkering i kælder 73 stk. 292 stk. (4 pr. bolig) Friareal Tagterrasse: 259 m² Økonomi og skema B-budget Resultatet af forhandlingerne med FB Gruppen har betydet, at store dele af byggesagens risikoelementer vil ligge hos FB Gruppen som totalentreprenør. Totalentreprisens aftalte m²-pris på kr. indeholder følgende: Opførelse af byggeriet (nøglefærdigt) Byggepladsomkostninger Vinterforanstaltning og byggestrøm Indeksering Uforudsete udgifter til byggeriet Tryk af tegninger/byggeweb Landinspektør Geo og jordbundsundersøgelse samt evt. oprensning Byggetilladelsesgebyr Entrepriseforsikringer Spadestik/rejsegilde 6/21

7 At ovenstående elementer fastlægges i totalentreprisekontrakten, medfører en væsentlig mindre udførelsesmæssig risiko for SAB og AKB, København. Da byggeriet opføres som nøglefærdigt byggeri og med udgangspunkt i et færdigt opført referencebyggeri, er behovet for en bygherrerådgiver væsentligt reduceret. Den tidligere bygherrerådgiver har vurderet, at det vil være fornuftigt med et mindre tilsyn i udførelsesperioden samt ved aflevering. Derfor er teknikerhonoraret reduceret til kr., så der samlet for SAB og AKB, København er kr. til ekstern rådgivning. Skema B-budget Grundudgifter... Entrepriseudgifter... Administrative omkostninger... Gebyrer... Samlet anskaffelsessum... Finansiering Kommunalt bidrag 10 %... Beboerindskud 2 %... Lån 88 %... Huslejeberegning Ydelse på lån 2,80 % af anskaffelsessum... Ydelse på lån 0,27 % af lån... Driftsudgifter... Samlet årlig leje... Årlig ydelse pr. m²... Årlige driftsudgifter pr. m²... Samlet årlig leje ekskl. forbrug pr. m² kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. 821 kr. 443 kr kr. Med totalentreprisens fastprisaftale, forventes budgettet overskredet med ca kr., hvilket er i strid med støttebekendtgørelsen. Havde en økonomisk overskridelse af budgettet vist sig efter at byggeriet var færdigt, så skulle organisationen finde pengene i dispositionsfonden. At sætte et byggeri i gang, vel vidende at budgettet overskrides, kan i denne situation forsvares, fordi konsekvensen ved at lukke sagen vil påføre organisationen et endnu større økonomisk tab. Hvis sagen skulle lukkes ned på nuværende tidspunkt, ville SAB/AKB, København skulle afholde følgende omkostninger: Risikovillig kapital (etageboliger)... Tidligere MOE/Vandkunsten projekt kr kr. 7/21

8 Jordbundsundersøgelser... Andre projektomkostninger... Advokatomkostning... Sum kr kr kr kr. Dertil kan der forventes et krav på liggeomkostninger fra FB Gruppen på ca. 1,5 mio. kr., grundet den lange proces med de tidligere projekter som ikke kunne realiseres. Proces Såfremt AKB, København går videre med projektet, vil den kommende proces blive kort og effektiv: Projekteringsstart 1. maj 2018 Hensigtserklæring 4. maj 2018 (er indgået) Aftaleindgåelse 1. juni 2018 Byggeandragende 30. juni 2018 Skema B ansøgning 30. juni 2018 Byggetilladelse 1. november 2018 Byggestart 1. december 2018 Aflevering 1. december 2019 Indflytning 1. januar 2020 Formandsskabet for AKB, København er orienteret og anbefaler, at organisationsbestyrelsen godkender indstillingen. Bilag 1: Grønttorvet præsentation Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender at: - ovennævnte skema B-budget forhøjes med kr. - dispositionsfonden/arbejdskapital dækker forhøjelsen - der indsendes skema B på ovennævnte grundlag - der indgås kontrakt med FB gruppen, på betingelse af skema B-godkendelse - grundkøbsaftalen med skema B-godkendelsen bliver endelig, og at projektet hermed igangsættes. Såfremt der i forbindelse med den videre projektering sker væsentlige ændringer af projektet og skema B-budgettet, vil disse ændringer naturligvis blive forelagt AKB, Københavns organisationsbestyrelse. 8/21

9 Godkendt. Renovering og fremtidssikring 6. Afdeling 10-55, Maribovej og afdeling 42-8, Aalholmhjemmet - Udgifter til vejvedligehold i grundejerforening Baggrund Afdelingerne Aalholmhjemmet og Maribovej bidrager med 25 % af udgifterne til vejvedligeholdelsen i de to nabo-grundejerforeninger G/F Nordre Hanssted og G/F Søndre Hanssted. Bidraget blev fastlagt i forbindelse med etableringen af afdelingerne. Dette var et kompromis mellem AKB, København og grundejerforeningerne for at imødekomme grundejernes bekymring over de vedligeholdsudgifter, den øgede transport på vejene ville medføre. Grundejerforeningen G/F Nordre Hanssted har for nylig varslet opstart af et omfattende vejvedligeholdelsesprojekt, som indeholder ny belægning på vejene, løftede vejkryds i dele af kvarteret samt en omlægning af kantsten og fortove. Projektet udføres i perioden maj til september 2018 og medfører en udgift for Aalholmhjemmet og Maribovej på samlet set 1,74 mio. kr. inkl. moms i indeværende år. Fordelingsnøglen mellem de to afdelinger er på 37,55 % til Aalholmhjemmet og 62,45 % til Maribovej. Efter fordeling svarer dette til en udgift på kr. inkl. moms til Aalholmhjemmet og kr. inkl. moms til Maribovej. Afdelingerne har ikke budgetteret med udgiften, hvorfor projektet vil medføre betydelige underskud for begge parter. Økonomi Aalholmhjemmet består af 32 plejeboliger med et huslejeniveau på 1.443,46 kr. pr. m 2. Vejprojektet vil resultere i en huslejestigning på 20,49 %, svarende til 295,75 kr. pr. m 2. Den månedlige husleje vil derved stige fra 1.443,46 kr. pr. m 2 til 1.739,20 kr. pr. m 2. Maribovej består af 56 rækkehuse med et huslejeniveau på 992,12 kr. pr. m 2. Vejprojektet vil resultere i en huslejestigning på 20,48 %, svarende til 203,18 kr. pr. m 2. Den månedlige husleje pr. m 2 vil derved stige fra 992,12 kr. pr. m 2 til 1.195,30 kr. pr. m 2. Huslejeniveauet for begge afdelinger vil overstige et acceptabelt niveau. Det anbefales derfor, at AKB, Københavns dispositionsfond yder et tilskud i form af et rente- og afdragsfrit lån på 1,74 mio. kr. Lånet søges afviklet, hvis det på et tidspunkt vurderes, at afdelingernes økonomi tillader det - eller hvis afdelingerne senere beslutter helt eller delvis salg af boligerne. 9/21

10 Organisationsbestyrelsen har tidligere haft fokus på det høje huslejeniveau på Maribovej, og afdelingen lider i høj grad under den procentuelle fordelingsnøgle af de samlede 25 %. Derudover betjenes Aalholmhjemmet dagligt af langt tungere transport end Maribovej, da plejeboligerne er afhængige af blandt andet madleverancer udefra samt busser til ældretransport. På baggrund af dette søges fordelingsnøglen ændret mellem de to afdelinger, således at det fremadrettet vil være Maribovej, som afholder de 37,55 % af udgifterne, og Aalholmhjemmet som afholder de 62,45 %. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender - at yde afdelingerne et tilskud i form af et rente- og afdragsfrit lån fra dispositionsfonden på 1,74 mio. kr. til dækning af indeværende års vejvedligeholdsprojekt i G/F Nordre Hanssted - at en ændring af fordelingsnøglen de to afdelinger imellem ændres fremadrettet, således at Maribovej afholder 37,55 %, og Aalholmhjemmet afholder 62,45 % af grundejerforeningernes vejvedligeholdsudgifter. Godkendt. Økonomi 7. Eurocard til Ejendomsledere I forbindelse med implementeringen af Acubiz som en del af digitaliseringsstrategien, er det nu muligt for ejendomsledere at få et Eurocard til at dække mindre udlæg, som opstår i hverdagen, som en naturlig del af deres arbejde. Fordelen ved at anvende Eurocard er, at afregningerne herfor kan ske via Acubiz og derfor ikke kræver, at den enkelte ejendomsleder skal foretage et udlæg af egen lomme. Kortet har desuden en stor udbredelse blandt butikkerne. Der er forbundet en økonomisk risiko ved at give den enkelte ejendomsleder et Eurocard. Set i forhold til de relativt store beløb som ejendomslederen dagligt håndterer via driftsbudgettet, er denne del ubetydelig. Det er muligt at differentiere grænsen for kreditloftet på det enkelte kort. Ved misbrug af kortet eller ved overtræk, er det boligorganisationen, som i sidste ende vil skulle dække et eventuelt økonomisk tab. 10/21

11 Man bestiller et Eurocard ved at udfylde blanketten, som ligger på KAB s intranet. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender, at ejendomslederne anvender Eurocard. Godkendt. Administration 8. Afdeling 10-48, Lundtoftegade - Fondsmiddelansøgning:Vi passer børn - fritidsjob til unge Helhedsplanen Nørrebrobyggerne har ansøgt to fonde. Vi Passer Børn er et treårigt udviklingsprojekt, der skal sikre unge piger mellem år et fritidsjob som børnepassere hos ressourcestærke børnefamilier i deres eget lokalområde. Projektet er baseret på erfaringerne fra et mindre pilotprojekt, som Fritidsakademiet (FRAK) gennemførte i 2017, hvor de matchede otte ressourcestærke børnefamilier med et pasningsbehov med otte unge piger fra ressourcesvage familier. Vi, i den boligsociale helhedsplan Nørrebrobyggerne, er blevet inspireret af pilotprojektet og har sat os i spidsen for at videreudvikle og udvide projektet. Det vil vi gøre i et tæt samarbejde med bl.a. FRAK, Københavns Ungdomsskole og den boligsociale helhedsplan Os fra Mimersgade. Nørrebrobyggerne har ansøgt to fonde: Novo Nordisk Fonden og Oak Foundation, Danmark om henholdsvis kr. og kr. Vi afventer svar fra begge fonde. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret, så snart der kommer svar fra fondene. Bilag 2: Ansøgning Oak Foundation, Danmark Bilag 3: Ansøgning Novo Nordisk Fonden Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender ansøgningerne til Novo Nordisk Fonden og Oak Foundation, Danmark 11/21

12 Godkendt. 9. høring vedrørende godkendelse af ansøgning om puljemidler Organisationsbestyrelsen godkendte, i mailhøring foretaget den 26. april 2018, tre ansøgninger om puljemidler til hhv. Kvartershuset, Jagtvej og Lundtoftegade/Titanparken. Bilag 4: Tidligere fremsendt samlet oplæg Bilag 5: Ansøgning Kvartershuset Bilag 6: Ansøgning Nørrebro Bilag 7: Ansøgning Lundtoftegade Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen bekræfter deres godkendelse truffet i forhold til mailhøring af den 26. april 2018 jf. bilag 4, 5, 6, og 7. Organisationsbestyrelsen bekræftede deres tidligere godkendelse. SAGER TIL DISKUSSION Økonomi 10. Regnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og forvaltningsrevision Årsregnskab 2017 med tilhørende revisionsprotokollat er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. Boligorganisationen Boligorganisationens regnskab viser et overskud på kr., der overføres til konto arbejdskapital. I regnskabet er der en række mer- eller mindreudgifter, hvoraf kan nævnes følgende: Konto 502 Møde, kursus og kontingenter viser en mindreudgift på kr. Mindreudgift på tilskud højskoler, seminar og kurser. Konto 513 Kontorholdsudgifter viser en mindreudgift på kr. 12/21

13 Mindreudgift på eksterne konsulenter Konto 521 Revision viser en mindreudgift på kr. Nye arbejdsgange for udarbejdelse af regnskaber. Endvidere har der været en nettorenteindtægt på kr. mod et budget på kr. eller en merindtægt på kr. Efter overførsel af årets overskud på kr. og henlæggelse til arbejdskapital på kr. udgør arbejdskapitalen kr., hvoraf de kr. er disponible. Dispositionsfonden udgør kr., hvoraf den disponible del udgør kr., og den bundne del udgør kr. I 2017 udgør tilgangen til dispositionsfonden vedrørende henlæggelser og udamortiserede lån kr., hvoraf kr. overføres til Landsbyggefonden. Selskabet har pr omsætningsaktiver for i alt kr., hvilket skal sammenholdes med den kortfristede gæld på i alt kr. Forskellen betyder, at boligorganisationen har en tilfredsstillende likviditet. Selskabet balancerer med kr. Boligselskabernes Landsforening, 1. kreds, og Københavns Kommune har i marts 2000 indgået aftale om afvikling af tinglyste klausuler om tilbagekøbsret på ejendomme i Boligselskabet AKB, København. Repræsentantskabet har tiltrådt aftalen på møde i april Finansieringen af beløbet sker ved, at de berørte afdelinger optager realkreditlån svarende til de enkelte afdelingers andel af kompensationsbeløbet. Ydelsen skal principielt betales af de berørte afdelinger. Afdelingerne skal dog maksimalt betale 30 kr. pr. m² årligt, fordelt med maksimalt 10 kr. pr. m² pr. år i årene Beløbet reguleres årligt. Eventuel merydelse udlægges af dispositionsfonden. Det forudsættes, at den disponible del af dispositionsfonden forinden påbegyndelsen af ydelsesbetalingen bringes op på minimumskravet, svarende til ca kr. pr. lejemålsenhed, i år 2016 niveau. Der gøres opmærksom på, - at der er indgået forretningsføreraftale med KAB, der indeholder et opsigelsesvarsel på 1 år - at boligorganisationen har modtaget dispensation for at dække tab ved fraflytning og tab ved lejeledighed indtil 31. december /21

14 - at der er eventualforpligtigelser vedrørende nybyggerierne for afdelingerne Arenagrunden, Sundbygård og Sundbyvang på i alt kr. - at boligorganisationens repræsentantskab i september 2017 som et led i den udøvede økonomistyring har vedtaget Handleplan for AKB, København , indeholdende tiltag til besparelser i driften - at boligorganisationsbestyrelsen i 2017 som et led i den udøvede økonomistyring har fået udarbejdet 360 analyser af boligorganisationens afdelinger for at skabe overblik over mulige effektiviseringer af driften frem mod Handleplanen og 360 rapporterne danner tilsammen fundamentet for de 4-årige effektiviseringsmål for boligorganisationen og de enkelte afdelinger i boligorganisationen. Målet er, at der samlet set kan spares 8,2 % på de samlede driftsomkostninger med udgangen af I forbindelse med forretningsførers omfattende digitalisering er der, for at fremme boligorganisationens egenkontrol, igangsat en gennemgang af boligorganisationens væsentlige administrative forretningsgange for at konstatere om alle arbejdsgange er tilrettelagt mest effektivt. Afdelingerne generelt Regnskabet for 2017 gav et tilfredsstillende regnskabsresultat i de fleste af afdelingerne, særligt på grund af den høje rentetilskrivning på 2,46 % samt besparelse på renovation, almindelig vedligeholdelse og diverse udgifter. I 2017 er der underskud i 10 afdelinger på i alt kr., hvor der i 2016 var underskud i 14 afdelinger på i alt kr. I alle øvrige afdelinger er der overskud på i alt kr. Der er 9 afdelinger med underskudssaldo på i alt kr., hvoraf der er 2 afdelinger med en underskudssaldo på mere end kr. I 2016 var der 10 afdelinger med en samlet underskudssaldo på kr. Underskuddene afvikles som udgangspunkt over maksimalt 3 år. Dog er der enkelte afdelinger, der afvikler underskuddet i op til 10 år for at holde huslejen nede og øge henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser. I samtlige afdelinger er der et tilgodehavende hos fraflyttede til inkasso på kr. mod kr. i Afdelingernes henlæggelser til imødegåelse af tab på fraflyttere udgør i alt kr. mod kr. i Det må forventes, at en stor del af de fordringer, der er overgivet til inkasso, må afskrives som uerholdelige. Loven foreskriver, at der skal foretages passende henlæggelser til tab ved fraflytning, og der er indgået aftale med revisionen om, at dette indebærer, at der skal være henlæggelser svarende til 75 % af beløbet, der er til inkasso. Boligorganisationen har modtaget forlængelse af dispensationen fra krav om dækning af tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning indtil udgangen af /21

15 KAB vil, i samarbejde med afdelingsbestyrelserne, sikre, at der fortsat i forbindelse med udarbejdelse af driftsbudgetterne for 2019 tages højde for eventuelle besparelser som følge af årets overskud og heraf følgende overskudsdisponeringer. Der vil i alle afdelinger blive foretaget en vurdering af behovet for henlæggelser til imødegåelse af tab ved fraflytning for at sikre, at afdelingerne har tilstrækkelige midler til dækning af tab. Endelig vil der i afdelinger med for lave henlæggelser til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse fortsat blive forsøgt indarbejdet forhøjelse af henlæggelserne. Afdelingsbestyrelserne har godkendt regnskaberne. I de afdelinger, hvor det er vedtaget at afholde regnskabsmøde, er regnskaberne indstillet til afdelingsmødernes godkendelse. I de afdelinger, hvor der ikke er en fungerende afdelingsbestyrelse, indstilles regnskaberne til organisationsbestyrelsens godkendelse. I alle afdelingerne sker henlæggelserne til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse i henhold til afdelingens 16-årige vedligeholdelsesplan. Afdelingerne specifikt Der er valgt at fokusere på følgende punkter: Underskud, overskud og udvalgte udgifter. Vi har ikke medtaget servicearealerne i opgørelserne. Se Graf 1 i Regnskabsoversigt, bilag 8.a - Afdelinger med underskud i Der er i alt 10 afdelinger med underskud på 0,32 kr. op til 97,41 kr. pr. m². Der bliver kommenteret på de 6 afdelinger med det højeste underskud pr. m². Der har i 2017 været højere rentetilskrivning på deres indestående midler og en mindre udgift til ejendomsskat og renovation, hvilket har gjort, at de fleste afdelinger er kommet ud med overskud. Af de 10 afdelinger, der har haft underskud i 2017, skyldes det manglende indtægt for afvikling af akkumuleret overskud (underskud i 2016), korrektioner for tidligere år, genberegnet rentesikring og merforbrug på almindelig vedligeholdelse Som udgangspunkt har afdelingerne en robust økonomi med tilstrækkelige henlæggelser til planlagte og periodiske vedligeholdelser og fornyelser samt til imødegåelse af udgifter til tab ved lejeledighed og fraflytning. Afdeling Thomas Laubs Gade, Lynghuset og Musvågevej Afdelingerne har i 2017 haft et underskud på kr. for Thomas Laubs Gade, kr. for Lynghuset og for Musvågevej. Underskuddet skyldes hovedsagligt tidligere års underskud, der har nedbragt afdelingernes akkumulerede overskud, således at de ikke kunne dække den budgetterede indtægt på afvikling af overskud. Desuden har Thomas Laubs 15/21

16 Gade haft en udgift til udskiftning af ABA-anlæg på ca kr. Musvågevej har haft forøgede udgifter til renter, almindelig vedligeholdelse og vandforbrug tidligere år. Thomas Laubs Gade har pr et akkumuleret underskud på kr. og Lynghuset har kr. i akkumuleret underskud. Hvis underskuddene afvikles over 3 år i budget 2019, giver det en huslejestigning på 2,96 % eller 41 kr. pr. m² for Thomas Laubs Gade og 2,52 % eller 39 kr. pr. m² for Lynghuset. Afvikles de over 5 år, vil det betyde en stigning pr. m² for Thomas Laubs Gade på 28 kr. og ligeledes 28 kr. for Lynghuset. Musvågevejs budget er tilrettet i 2018, hvor det er godkendt, at de afskriver underskuddet over 10 år. Det indstilles, at underskuddene afvikles over 5 år for afdelingerne Thomas Laubs Gade og Lynghuset. Afdeling Aftensol Plejeboliger Afdelingen har i 2017 haft et underskud på kr. som hovedsagligt skyldes, at der i forbindelse med opkrævning af negativ rentesikring først er modtaget opkrævning ultimo 2017 på kr. Da dette ikke var indregnet i budget 2017, har det medført et underskud. Den negative rentesikring var heller ikke medtaget i budget 2018, hvilket vil medføre en huslejestigning i 2019 på 96 kr. pr. m² og yderligere 31 kr. pr. m² i 2020, hvis underskuddet afvikles over 3 år. Ved afvikling over 5 år vil det betyde 93 kr. pr. m² i 2019 og 19 kr. pr. m² i Det indstilles, at underskuddet afvikles over 5 år. Afdeling Prinsessegade Afdelingen har i 2017 haft et underskud på kr., hvilket efter afvikling af underskud på kr. giver et akkumuleret underskud på kr. Underskuddet skyldes hovedsagligt større udgifter til renholdelse og almindelig vedligeholdelse end budgetteret. Afdelingen budgetterer allerede med afvikling af underskud over 10 år. Det anbefales, at man bibeholder afviklingen af underskud over 10 år. Afdeling Sundbygård Plejeboliger Afdelingen har i 2017 haft et underskud på kr. Underskuddet skyldes manglende renteindtægter, da afdelingen endnu ikke har fået den endelige finansiering på plads og dermed har en negativ mellemregning med renteudgifter til følge. Det forventes, at finansieringen kommer på plads i Afdelingen har haft underskud de sidste 3 år, hvilket betyder, at det akkumulerede overskud vil blive endeligt afviklet i 2018, hvilket vil give afdelingen en huslejestigning i 2019 på 22 kr. pr. m². Se Graf 2 i Regnskabsoversigt, bilag 8.b overskud pr. m² i /21

17 I regnskab 2017 har næsten 90 % af afdelingerne haft overskud, hvilket hovedsagligt skyldes højere rentetilskrivning. I 2017 havde afdelingerne med overskud et samlet overskud på kr., hvoraf de kr. skyldes renteindtægter, hvilket er ca kr. mere end det budgetterede 0,81 %. Størrelsen af overskud hænger sammen med renteindtægten men også afsatte beløb til blandt andet almindelig vedligeholdelse, konsulentassistance, advokatbistand samt bestyrelsens udgifter. Flere afdelinger har store akkumulerede overskud, hvor der hvert år indtægtsføres betragtelige beløb. Disse beløb anvendes som udgangspunkt til at hæve henlæggelserne hvor henlæggelsesniveauet er lavt. Enkelte afdelinger overskrider den anbefalede buffer på 2-3 gange årets henlæggelser, ved udløb af planlægningsperioden. I disse afdelinger bør en nedsættelse af huslejen overvejes. Se Graf 3 i Regnskabsoversigt, bilag 8.c udvalgte udgifter pr. m² i I forhold til aftalen om effektivisering frem mod 2020, hvor den almene sektor samlet skal spare 8,2 % på udvalgte udgifter, er der her taget udgangspunkt i de totale udgifter i boligorganisationen for udgifterne renovation, renholdelse og almindelig vedligeholdelse, med 2014 som startår. I 2014 var udgiften på 159,26 kr. pr. m² og efter en stigning i 2015 på 3,55 % er udgifterne faldet indtil 2017 til 154,06 kr. pr. m² eller et fald i forhold til 2014 på 3,27 %. Hvis man fremskriver udgiften i 2014 med inflationen (nettoprisindekset 3,04 %), vil besparelsen være på 6,12 %, hvilket er tæt på målet. Derudover er der i Handleplan for AKB, København yderligere tiltag til besparelser. Bilag 8.a-c: Regnskabsoversigt; graf 1, 2 og3 Bilag 9: Regnskab 2017 for boligorganisationen Bilag 10: Revisionsprotokollat Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsregnskab 2017 for boligorganisationen og afdelingerne og overskudsanvendelser samt tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning til efterfølgende godkendelse på repræsentantskabsmødet. Det indstilles endvidere, at organisationsbestyrelsen godkender nærværende oplæg som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i organisationen og dens afdelinger jævnfør bestemmelserne i Vejledning om drift af almene boliger m.v. Endelig indstilles det, at bestyrelsen godkender, at KAB indsender regnskab for afdelingerne og selskabet til Landsbyggefonden. 17/21

18 Godkendt og revisionsprotokollat taget til efterretning 11. Budget 2019 for boligorganisationen Med fokus på Pas på huslejen er der fundet besparelser på budgettet for 2019, således at administrationsbidraget til nedsættes med 59 kr. fra 465 kr. pr. forvaltningsenhed pr. år i 2019 mod 524 kr. i Heraf udgør udgifter til revision 91 kr. pr. forvaltningsenhed. Administrationsbidraget for 2019 til forretningsførerselskabet opkræves med grundbidrag på kr. pr. afdeling, kr. (stor pakke) samt kr. (stor pakke med ejendomsleder) og kr. (lille pakke) årligt pr. forvaltningsenhed vedrørende basisydelser. Derudover er der udgifter vedrørende obligatoriske ydelser og tilvalgsydelser jævnfør ydelseskataloget og tilhørende prisblad. På KAB s repræsentantskabsmøde i november 2018 godkendes priser for I budgettet er der indregnet en stigning på 2 %, der således kan ændre sig efter repræsentantskabsmødet. Bilag 11: Budget 2019 Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budget 2019 for boligorganisationen og indstiller det til repræsentantskabets godkendelse. Godkendt. 12. Henlæggelsespolitik Som bekendt indeholder Handleplan for AKB, København tiltag vedrørende økonomisk planlægning. Her fremgår det, at fokus på henlæggelser skal øges, samt at retningslinjer for brugen af og forholdet mellem konto 115 og konto 116 skal tydeliggøres og en ensrettet praksis implementeres i hele AKB, København i For at fremme dette formål, bedes organisationsbestyrelsen diskutere og godkende Henlæggelsespolitik for AKB, København (bilag 12). Bilag 12: Henlæggelsespolitik for boligorganisationen AKB, København 18/21

19 Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den fremlagte henlæggelsespolitik for AKB, København. Godkendt. Administration 13. Status på handleplan I forbindelse med handleplanen er der igangsat sideløbende processer for de enkelte tiltag. For at sikre et overblik gennem hele forløbet, vil der så vidt muligt være en statusoversigt på hvert organisationsbestyrelsesmøde. Der vil på mødet blive fremlagt en kort status over de enkelte tiltag samt et samlet procesoverblik. Herudover vil der være mulighed for at stille uddybende spørgsmål til arbejdet med de enkelte tiltag. Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager status på handleplanen til efterretning. Oplægget er taget til efterretning. SAGER TIL ORIENTERING Renovering og fremtidssikring 14. Ekspropriering af cykelsti gennem afdeling 10-29, Frederiksholm, karré 17 I forbindelse med det kommende Metrobyggeri på Mozarts Plads i Frederiksholm har Metroselskabet i samarbejde med Københavns Kommune fået ekspropriationskommissionen til at tage stilling til at oprette en cykelsti gennem karré 17, mens Metroarbejdet står på. I den forbindelse har ekspropriationskommissionen været på besigtigelse i afdelingen. På baggrund af denne besigtigelse er der blevet truffet beslutning om, at Københavns Kommune godt må etablere en cykelsti, hvis der bliver behov for dette. 19/21

20 I deres afgørelse lægger de dog op til en grundig dialog mellem Københavns Kommune og administrationen inden en eventuel cykelrute etableres. Dette gør kommissionen, fordi de overordnet set frygter, at der kan være en nærliggende risiko for, at de trafikmæssige problemer samlet set ikke forbedres, men blot flyttes ind i gården i karré 17. Hvis cykelstien skal etableres, er det Københavns Kommunes ansvar, at det bliver planlagt og etableret med stor fokus på trafiksikkerheden. Alle omkostninger i forbindelse med etableringen og den efterfølgende drift er også Københavns Kommunes ansvar. Bilag 13: Udskrift af forhandlingsprotokollen for ekspropriationskommissionen Indstilling Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager ekspropriationskommissionens afgørelse til efterretning. Ekspropriationskommissionens afgørelse er taget til efterretning. OB-BLOGGEN 15. Emner til næste blog Under dette punkt besluttes hvilke emner, der skal på OB-bloggen. - Uddrag af formandens beretning Repræsentantskabsmøde 16. Indkomne forslag Der er indkommet to forslag. Bilag 14: Forslag 1 Bilag 15: Forslag Indstilling til repræsentantskabet om valg af 1 bestyrelsesmedlem med bred samfundsmæssig interesse På valg er Jette Bergenholz Bautrup. 20/21

21 Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille Jette Bergenholz Bautrup som medlem af organisationsbestyrelsen med bred samfundsmæssig interesse. 18. Indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor På valg er Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab /v. René Hattens Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab som revisor på det efterfølgende repræsentantskabsmøde. 21/21