Afrapportering fra arbejdsgruppen Kontingentopkrævning

Transkript

1 Landsforeningen 38/13 Danmarks civile Hundeførerforening LANDSKASSEREREN Til Landsmødet 2013 Erik Hansen Klostervej 53, Tvis 7500 Holstebro Tlf.: Holstebro den Afrapportering fra arbejdsgruppen Kontingentopkrævning Baggrund for nedsættelse af arbejdsgruppen Kontingentopkrævning På landsmødet den 17. marts blev der fremsat en række forslag om ændring af kontingentbetaling til landsforeningen. Forslagene kan grupperes således: Rullende kontingent: o Kontingent til landsforeningen differentieres således, at der ved indmeldelse i løbet af året kun betales kontingent for det kvartal, hvor medlemmet indmeldes og efterfølgende kvartaler i regnskabsåret. (Vamdrup) o Kontingent til landsforeningen betales kun for det antal måneder man er medlem. (Østfyn) o Kontingentet forfalder til betaling i samme kalendermåned, som medlemmet blev indmeldt og skal være Landsforeningen i hænde senest d. 1. i efterfølgende måned. Landsforeningskontingent pr. medlem er løbende og betales for 12 måneder ad gangen. (Kreds 4) Dobbelt medlemskab: Såfremt et medlem af en lokalforening ønsker at være medlem af flere lokalforeninger samtidig, betales der kun for ét medlemskab til landsforeningen. Kursushold 3 måneders varighed: Kontingent ved kursushold af 3 måneders varighed forfalder til betaling i samme kalendermåned som medlemmet blev indmeldt og skal være Landsforeningen i hænde senest d. 1. i efterfølgende måned. Kontingentet udgør 25 % af årskontingentet til landsforeningen. Det blev på landsmødet besluttet at Hovedbestyrelsen skulle arbejde videre på tanken, og at der skulle nedsættes en arbejdsgruppe, der skal komme med et forslag til hvorledes rullende kontingent kan iværksættes, uden at det bliver en alt for stor administrativ belastning for lokalforeningerne. I forslaget skal indtænkes mulighed for en central opkrævning af både lands- og kredskontingent. Forslaget skal kunne fremlægges på næste landsmøde. Forslaget skal indeholde beskrivelse af løsningsmodeller samt priser på udvikling og drift. Arbejdsgruppens sammensætning I arbejdsgruppen deltog som repræsentanter fra hovedbestyrelsen forretningsfører Hans Tonsborg, og landskasserer Erik Hansen. Fra lokalforeningerne deltog Leif Mousten kasserer i DcH Ålborg, Birte Eriksen næstformand for DcH Herning, Steen Jørgensen kasserer i DcH Maribo og Bjørn Kyster formand for DcH Vamdrup. Sidstnævnte stoppede ret tidlig i forløbet. I løbet af året blev gruppen udvidet med yderligere 2 personer: Ruth Hald kasserer i DcH Ribe og Ejnar Vigsø ligeledes fra DcH Ribe. 1

2 Arbejdsgruppens tilbagemelding til landsmødet 2013 Arbejdsgruppens tilbagemelding indeholder dels en vurdering af udfordringerne ved de forskellige kontingentforslagsmodeller, dels de kontingentmæssige konsekvenser ved en gennemførelse af forslagene, og dels forslag til hvorledes rullende kontingent kan iværksættes, uden at det bliver en alt for stor administrativ belastning for lokalforeningerne. Arbejdsgruppens kommentarer til rullende kontingent Rullende kontingent er retfærdigt - men det er ikke nemt at administrere for kassererne. En omlægning til rullende kontingent vil stille store krav til en øget styringsproces på kontingentbetalingerne hos lokalforeningerne. Der var ingen umiddelbar løsning på spørgsmålet om hvem og hvordan rullende kontingent kan styres med de nuværende hjælpeværktøjer, uden at dette ville medføre en større opgave for kassererne. Det er væsentligt at sikre at kontingent for de enkelte medlemmer fornyes til tiden. Vi har ikke en database, der kan der bruges til dette formål, så der skal udvikles en ny. Alternativt skal lokalforeningskassererne etablere et system der kan styre medlemsskabets varighed for de enkelte medlemmer og som skal være til rådighed for landskassereren og kredskassererne. Det skal sikres at den reducerede kontingentbetaling for medlemmerne ikke misbruges f.eks. ved genindmeldelse inden for en periode på ca. et år efter udmeldelse af medlemmet. Der skal laves en beregning af de kontingentmæssige konsekvenser forslaget vil få for landsforeningens og kredsenes kontingentindtægter. Arbejdsgruppens kommentarer til dobbelt medlemskab Arbejdsgruppen går ind for afskaffelse af dobbelt medlemskab. Som en praktisk løsning foreslås følgende: At medlemsnumret, der tildeles i første forening, også bruges i den/de foreninger, hvor medlemmet ønsker at have dobbelt medlemsskab. I den første forening afregnes der kontingent til både landsforening og kredsen. I de efterfølgende foreninger betales der kun det for lokalforeningen gældende kontingentbeløb (excl. lands- og kredskontingent). Eventuel kontrolregistrering sker gennem sekretariatet. En visuel kontrolløsning kunne være, at landsforeningen udsteder et medlemskort til medlemmet fra den klub, hvor vedkommende er hovedmedlem, som angiver navn, medlemsnummer og gyldighedsperioderne. Det kan overvejes om der skal ske opkrævning af et ekspeditionsgebyr for kortudstedelsen til omkostningsdækning. Det er så op til underklubben at sikre sig oplysningerne fra medlemskortet. Der skal laves en beregning af de kontingentmæssige konsekvenser forslaget vil få for landsforeningens og kredsenes kontingentindtægter. Arbejdsgruppens kommentarer til kursushold af 3 måneders varighed En sådan løsning vil stille større krav til lokalforeningerne til en øget styringsproces på kontingentbetalingerne. Der var ingen umiddelbar løsning på spørgsmålet om hvem og hvordan rullende kontingent styres med de nuværende hjælpeværktøjer, uden at dette ville medføre en større opgave for kassererne. En af udfordringerne er spørgsmål om håndtering af ekstra opkrævning/afregning til landsforening og kredsen, hvis kursisten får lov til at fortsætte efter 3 måneder. Hvordan sikres det med de nuværende hjælpemidler, at der bliver betalt kontingent til landsforening og kredsen for alle der fortsætter? Der mangler en vurdering af, hvor meget merforbruget af tid dette vil kræve af kassererne. 2

3 Der skal laves en beregning af de kontingentmæssige konsekvenser forslaget vil få for landsforeningens og kredsenes kontingentindtægter. Såfremt der indføres et medlemskort, kan der opkræves et gebyr for udstedelse af dette - f.eks. 100 kr. Vi skal dog sikre os inden vi går videre - via en bindende forhåndsbesked fra SKAT - at lokalforeningerne ikke risikerer at kurserne bliver dømt kommercielle og at der så skal betales skat og moms. Løsningsmodeller til den administrative opgave Arbejdsgruppens generelle vurdering af de forskellige forslag er, at der kræves en bedre edbunderstøttelse. Den nuværende database ikke kan understøtte de ønskede ændringer til kontingentopkrævning. Ved valg af ny databasemodel skal der lægges særlig vægt på, at det administrative arbejde hos lokalforeningerne, i kredsene og i landsforeningen ikke øges men meget gerne reduceres. Ønsker til en anden kontingentopkrævning og konsekvens på kontingentindtægten 1. DcH Vamdrup: Landskontingent pr. medlem differentieres således, at der ved indmeldelse i løbet af året kun betales kontingent for det kvartal, hvor medlemmet indmeldes og efterfølgende kvartaler i regnskabsåret. a. Konsekvens: Landsforeningen får et årligt kontingenttab på kr. Analysen er baseret på medlemmer, der er indmeldt i Der er foretaget en kvartalsvis opdeling af indmeldelser og foretaget en beregning af kontingentreduktionen i overensstemmelse med forslaget. (Bilag 1) 2. DcH Østfyn: Der betales kun kontingent for det antal måneder man er medlem. a. Konsekvens: landsforeningen får et årligt kontingenttab på kr. Analysen er baseret på medlemsskabets varighed med udgangspunkt i afmeldte medlemmer, der var indmeldt i årene (Bilag 2) 3. Kreds 4 v/dch Vejen: Kontingentet forfalder til betaling i samme kalendermåned som medlemmet blev indmeldt og skal være Landsforeningen i hænde senest d. 1. i efterfølgende måned. Landsforeningskontingentet pr. medlem er løbende og betales for 12 måneder ad gangen. a. Konsekvens: Landsforeningen får et mindre årligt kontingenttab på kr. Analysen er baseret på medlemsskabets faktiske varighed sat i forhold til den nuværende opkrævning af kontingent der sker kalenderårsvis. Analysen er foretaget for medlemmer, der er indmeldt i 2009 og 2010 og som er afmeldt på analysetidspunktet (Bilag 3) 4. Dobbelt medlemskab: Arbejdsgruppen går ind for afskaffelse af dobbelt medlemskab. Som en praktisk løsning foreslås følgende: At medlemsnumret, der tildeles i første forening, også bruges i den/de foreninger, hvor medlemmet ønsker at have dobbelt medlemsskab. a. Konsekvens: En opgørelse af medlemmer med dobbelt medlemskab i 2011 viser at antallet er begrænset til omkring 62 medlemmer så kontingenttab for landsforeningen vil udgøre 3

4 omkring kr. årligt. Det er dog uvist hvor mange, der har dobbelt medlemskab uden at det er registreret. (Bilag 4) b. Praktisk gennemførelse: Som en praktisk løsning foreslås følgende: At medlemsnumret, der tildeles i første forening, også bruges i den/de foreninger, hvor medlemmet ønsker at have dobbelt medlemsskab. I den første forening afregnes der kontingent til både landsforening og kredsen. I de efterfølgende foreninger betales der kun det for lokalforeningen gældende kontingentbeløb (excl. lands- og kredskontingent). Eventuel kontrolregistrering sker gennem sekretariatet. En visuel kontrolløsning kunne være, at landsforeningen udsteder et medlemskort til medlemmet fra den klub, hvor vedkommende er hovedmedlem, som angiver navn, medlemsnummer og gyldighedsperioderne. Det kan overvejes om der skal ske opkrævning af et ekspeditionsgebyr for kortudstedelsen til omkostningsdækning. Det er så op til underklubben at sikre sig oplysningerne fra medlemskortet. 5. DcH Haderslev: Kontingent ved kursushold af 3 måneders varighed, forfalder til betaling i samme kalendermåned som medlemmet blev indmeldt og skal være Landsforeningen i hænde senest d. 1. i efterfølgende måned. Landsforeningskontingentet ved kursushold af 3 måneders varighed, er tilsvarende ¼ af årskontingentet pr. medlem, og er af samme størrelse, uanset ind- eller udmeldelsestidspunktet. a. Konsekvens: Antallet af kursushold af 3 måneders varighed kendes ikke. Hvis der tages udgangspunkt i medlemmer der har været medlem i en lokalforening i 4 måneder og derunder (gennemsnit af indmeldt i ) er tallet hvilket svarer til et årligt kontingenttab på kr. (Bilag 5) Regnskabsmæssig understøttelse af kontingentopkrævning mv. For at kunne administrere de foreslåede kontingentopkrævningsmetoder er det arbejdsgruppens anbefaling, at der findes frem til et system som dels understøtter kontingentopkrævningen hos lokalforeningerne, dels kan levere tidstro data til en fælles medlemsdatabase, som kan levere oplysninger til On-line tilmeldingssystemet m.fl. Arbejdsgruppen har drøftet krav til en ny database herunder hvor mange oplysninger der skal være obligatoriske på landsplan og hvilke oplysninger der kan tilpasses individuelt i de enkelte lokalforeninger. (Bilag 6). Placeringen af opgaven med kontingentopkrævning. Arbejdsgruppen har drøftet spørgsmålet om opgaven med kontingentopkrævning fortsat skal ligge hos lokalforeningerne eller om den skal ligge hos landsforeningen (udsendelse af opkrævning og kontrol med at betalingerne indgår). Det er arbejdsgruppens vurdering at denne opgave fortsat skal ligge lokalt, da man her er nærmest på medlemmet. Hvis opgaven bliver centraliseret mister man følingen med dette. Der vil være mere opmærksomhed på betalingen, når pengene går i klubbens egen kasse. Det er lokalforeningen som kender de enkelte medlemmer og lige kan gå hen og prikke til vedkommende der ikke har betalt. En kortbetaling via bank ved indmeldelse er en rigtig og tidssvarende løsning og giver samtidig mindre arbejde til kassereren. Lands-/kredskassererne kan evt. tjekke medlemstal mv. gennem databasen. Et enkelt medlem i arbejdsgruppen synes det vil være en god ide at samle indbetalingerne til kreds- og land. (Det var IKKE landskassereren). Forslag om at betaling af kredskontingent til kredsen sker via landsforeningen er drøftet. Der er dog ikke 4

5 taget konkret stilling til spørgsmålet. Færdige produkter på markedet Arbejdsgruppen har sonderet markedet for færdige produkter der kan bruges og fået præsenteret 2 produkter: dels Conventus, dels WinKAS Pro. Conventus Er et regnskabs- og administrationssystemer, der begge bruges af nogle lokalforeninger. I arbejdsgruppen deltog der 2 personer, der arbejder med Conventus og 2 personer, der arbejder med WinKAS Pro. Conventus indeholder et register med oplysninger om alle lokalforeningens medlemmer og brugere. Der kan laves udtræk fra registeret til bl.a. DGI og DIF. I Conventus kan der ske online tilmelding til hold via foreningens egen hjemmeside herved er det medlemmet, der opretter sig med alle de ønskede oplysninger. Betaling kan ske via Betalingsservice eller betalingskort ved tilmeldingen. Conventus indeholder et simpelt regnskabsprogram, som kun kan det nødvendige for at lave et foreningsregnskab. Regnskabet er integreret med medlemsdelen med automatisk bogføring af opkrævninger og indbetalinger fra Betalingsservice og kortbetalinger. DcH Herning og DcH Maribo bruger programmet Conventus. Programmet er specielt udviklet til foreninger under DGI. I Conventus kan der sendes /sms til de enkelte medlemmer eller til grupper. Ulempen ved brug af Conventus er, at kassereren manuelt sørger for oprettelse/afmeldelse i den nuværende DcH medlemsdatabase (vi skal ikke både have Conventus med database for lokalforeningens egne medlemmer og den nuværende landsdækkende medlemsdatabase.) Arbejdsgruppen har på et møde fået præsenteret Conventus og herunder stillet nogle spørgsmål om tilretningsmuligheder, herunder om Conventus kan sættes op til at understøtte vores medlems-nummerstruktur af hensyn til samspillet med vores on-line tilmeldingssystem. Der blev ligeledes stillet spørgsmål om der kan ske en tidstro samling af medlemsinformationer for de 123 lokalforeninger i en fælles medlemsdatabase. Mødet gav os et indblik i mulighederne i Conventus. Det var på mødetidspunktet ikke muligt med en tidstro opdatering af en fælles medlemsdatabase i forhold til lokalforeningernes medlemsregistrering men det er under udvikling. Det er efterfølgende blevet oplyst fra Conventus (Jimmy Damgaard): Vi har en del af jeres lokalforeninger i Conventus og jeg har forhørt mig her om der menes med medlemsnummerstruktur. Iflg. den beskrivelse jeg har fået kan vi ikke automatisk oprette nye medlemmer der opfylder disse krav. Conventus kan levere medlemsdata fra foreninger via et API til eksterne modtager som har fået foreningens tilladelse til dette, ved at få fremsendt den nøglekode som skal bruges ved afhentning af data. Den efterfølgende databehandling skal foregå i et andet system og det kan vi ikke udvikle, idet Conventus arbejder som standard system. Der er ikke noget problem i at hente data f.eks. hver nat og behandle disse et andet sted. Umiddelbart er det med i vores standard og koster dermed ikke yderligere. 5

6 WinKAS Pro Er et regnskabs- og administrationssystemer, der bruges af nogle lokalforeninger. I arbejdsgruppen deltog der 2 personer, der arbejder WinKAS Pro. WinKAS Pro kan indeholde et uendeligt antal medlemmer og et uendeligt antal felter i medlemskartoteket. WinKAS Pro indeholder et regnskabsprogram med uendelige antal finanskonti. Der er budgetteringsmodul. WinKAS Pro indeholder et Nets-modul, hvor der kan laves Nets opkrævninger. I WinKAS Pro kan medlemmerne ligeledes oprette sig selv via internettet. WinKAS Pro kan via en Datapumpe varetage en sikker udveksling af data mellem forskellige Win- KAS Pro installationer. Det er en usynlig tjeneste, som hele tiden kører i baggrunden hos den enkelte bruger (lokalforening) og som sørger for at distribuere aktuelle data (f.eks. medlemsnummer, navn og adresse mv.) fra lokalforeningerne til en fælles landsdækkende medlemsdatabase. Konklusion på Conventus og WinKAS Pro Efter gennemgangen af de to systemer er det gruppens opfattelse at det er WinKAS Pro vi vil satse på! Det er arbejdsgruppens vurdering at WinKAS Pro bedst understøtter lokalforeningernes og landsforeningens behov. Tilbud fra WinKAS Pro: Pris pr. lokalforening: 375 kr. pr måned samlet pris for alle lokalforeninger: kr. Support af datapumpe (database) pr. måned: 500 kr. svarer til kr. årligt. Opdatering/vedligeholdelsesabonnement af Mobil Apps: 350 kr. pr måned. (4.200 kr. årligt) (Selve Mobil Apps er gratis for landsforeningen) I alt en samlet årlig udgift på kr. Hertil kommer en etableringsudgift til opsætning/programmering af Datapumpen: kr. For at alle lokalforeninger kan være med, foreslås at udgiften afholdes af landsforeningen mod en kontingentforhøjelse. Tilbud fra Conventus: (Endnu ikke modtaget, men ud fra de tilgængelige priser vil det koste ca kr. årligt uden DGI rabat for 123 lokalforeninger. Hertil kommer etableringsudgifter det første år på kr.) Med venlig hilsen Erik Hansen 6