Å R S A F S L U T N I N G I N D H O L D S F O R T E G N E L S E

Transkript

1 I N D H O L D S F O R T E G N E L S E ÅRSAFSLUTNING... 2 ÅRSAFSLUTNINGENS FORLØB... 4 EFTERPOSTERINGER... 5 EFTERPOSTERINGERS FORLØB... 6 BOGFØRING I FLERE REGNSKABSÅR... 6

2 Tiden for årsafslutning nærmer sig for de flestes vedkommende endnu en gang, hvorfor det er smart at have nærværende vejledning ved hånden, når årsafslutningen foretages. ÅRSAFSLUTNING 1. STAMOPLYSNINGER Kontoplaner ( ): Check, at driftskonti - i første kontogruppe - er placeret i grupperne og statuskonti i grupperne Summen af samtlige driftskonti vil blive posteret på årsafslutningskontoen i det regnskabsår, der åbnes. Årsafslutningskontoen er den konto, der i Firmaer ( ) er angivet under "Konto drift". For så vidt angår firma 0 - Klientbogen - skal bemærkes, at alle konti/ saldi uanset gruppeangivelse vil blive overført til næste år. 2

3 Firmaer ( ): Check, at "Konto drift" (årsafslutningskontoen) er korrekt angivet. Check, at "Periodeantal", "Start per/år" samt "Slut per/år" er korrekt angivet. I firmaerne 0 og 1 SKAL disse oplysninger være identiske. Det eneste firma, der ikke skal have en "Konto drift" angivet, er firma 0 - Klientbogen. 2. UDSKRIFTER ALLE Saldobalance ( ): Finanskontokort ( ): Drifts-/Statusregnskab (9.1.4): Saldobalance bør udskrives forinden årsafslutning gennemføres. Check, at saldoen nederst ved I alt er 0 (nul) i kolonnen Udg. saldo. Finanskontokort differentierer på perioder og årstal, og kan derfor udskrives efter årsafslutningen. Drifts-/Statusregnskab differentierer ligeledes på perioder og årstal, og kan således også udskrives efter årsafslutning. Husk, at regnskabet i øvrigt kan vælges overført til regneark under Print ved at vælge funktion Regneark. 3

4 ADVOKATER Klientliste (9.8.3): Sagsliste (9.8.4): Tilsvarsregulering ( ): Klientlisten udviser tilsvar/udlæg på klientniveau, og en fuldstændig liste bør derfor udskrives umiddelbart inden årsafslutningen foretages. Det bemærkes, at tilsvars- /udlægsbeløbene altid er pr. udskrivningstidspunktet. Det er derfor IKKE muligt på et senere tidspunkt at udskrive klientlisten pr Dog kan saldobalance for firma 0 - Klientbogen - pr udskrives på et senere tidspunkt, som så kan være en erstatning for klientlisten. Sagslisten udviser tilsvar/udlæg på sagsniveau, og er således den specificerede liste over tilsvars-/udlægsoplysninger. Denne liste afspejler ligeledes den aktuelle saldo, og skal derfor udskrives samtidig med klientlisten. Kan med fordel udskrives som en type 1, der er en komplet opgørelse med een linie pr. klient, totaler pr. gruppe samt resume. ÅRSAFSLUTNINGENS FORLØB Saldo på årsafslutningskontoen SKAL være 0, inden årsafslutning foretages. Såfremt saldoen ikke er 0, skal saldoen bogføres væk på en anden konto, inden årsafslutning foretages. 1. Årsafslutningen vælges via a. 2. Firmanummer indtastes. Særligt for firma 0 - Klientbogen - og firma 1 - Advokatfirmaet - gælder, at årsafslutning SKAL foretages samtidig. Start med firma 1. I firma 0 er der ikke mulighed for at tage stilling til nedennævnte spørgsmål, idet alle saldi automatisk overføres til det ny år. 3. Årsafslutningens betingelser: Overfør kontoplan (J/N) Såfremt kontoplanen ønskes overført, svares J. I modsat fald skal ny kontoplan oprettes /kopieres i det ny år. Hvis dette er tilfældet, skal du være opmærksom på, at funktionen E (Efterpostering) - ikke kan benyttes, såfremt der posteres i gammelt år på konti, der ikke findes i det ny regnskabsår. De efterfølgende valg er ligeledes ikke mulige. 4

5 Overfør statussaldi (J/N) Nyt budget (J/N) Bilagsnr. år Godkend betingelser (J/N) Såfremt statussaldi ønskes overført som åbningssaldi, svares J. Posteringerne vil have følgende tekst: "Åbningssaldo fra sidste år". På årsafslutningskontoen er teksten: Driftsresultat fra sidste år. Hvis statussaldi ikke overføres, skal åbningstal i det ny år bogføres manuelt med en bilagstype 00. Eventuelt kan funktionen E (Efterpostering) benyttes, se herom senere. Der er to muligheder for opdatering af det ny budget, enten ved at overføre nuværende budget til kommende budget, eller ved at overføre driftssaldi til det ny budget. Såfremt budget ikke ønskes overført, vælges N. Systemet foreslår en afrunding på eventuelle budgettal på kr ellers kan vælges kr. 1, kr. 10 eller kr Du skal angive, hvorfra den automatiske bilagsnummerering skal starte. Hvis du skriver 0 i feltet, vil første bilagsnummer i det nye regnskabsår starte med 1. Når alle spørgsmål er besvaret, godkendes betingelserne. Vent herefter på meldingen "Årsafslutningen korrekt". EFTERPOSTERINGER Betingelser: Funktionen Efterpostering kan ikke benyttes, såfremt åbningstal indtastes manuelt i det nye regnskabsår. Efterposteringer må ikke foretages på klienter og sager. Det vil sige, ej heller i firmaer - underliggende sagsregnskaber - der har mellemregning med klientbogen, idet der i henhold til regler om klienttilsvar ikke må forekomme efterposteringer, der påvirker tilsvar/udlæg. Altså, EFTERPOSTERINGER MÅ IKKE FORETAGES, HVIS DET PÅ NOGEN MÅDE PÅVIRKER FIRMA 0. I forbindelse med ejendomsadministrationsregnskaber med mellemregning til klientbogen kan det være nødvendigt at foretage efterposteringer. I den forbindelse skal disse efterposteringer bogføres på en efterposteringskonto indenfor ejendommens eget 5

6 regnskab, og efterfølgende reguleres i det ny regnskabsår, idet der ikke må forekomme efterposteringer, der påvirker tilsvar på tværs af regnskabsårene. Efterposteringer omfatter alene posteringer til finans (firma 1) eller posteringer, der bogføres indenfor et selvstændigt regnskab, uden at de bevirker bogføring på mellemregningskontoen og dermed påvirker tilsvaret. Registrering/opdatering foretages på vanlig vis. Registreringen skal ske i foregående regnskabsår. Husk ved registreringen at angive korrekt regnskabsår/periode/posteringsdato (gammelt regnskabsår/periode/posteringsdato). Når der skal foretages efterposteringer, kan funktion Efterpostering i registreringsbilledet med fordel anvendes, da du i så fald slipper for beskeden om, at du bogfører udenfor indeværende regnskabsår. EFTERPOSTERINGERS FORLØB 1. Vælg funktion "E" for Efterpostering. 2. Angiv nummeret på det firma, til hvilket efterposteringerne skal overføres. Check, at det er det korrekte firma. 3. Efter godkendelse vil systemet gennemlæse alle konti i det afsluttede regnskab samt kontrollere alle udgående saldi i det gamle regnskab med indgående saldi i det ny regnskab. 4. Differencer på statuskonti efterposteres direkte med teksten Efterpost. til åbningssaldo. 5. Differencer på driftskonti efterposteres på årsafslutningskontoen i det ny regnskabsår med teksten Efterpost. til driftsresultat. 6. Efterposteringer vil altid blive bogført i periode 01 som indgående saldo i indeværende regnskabsår under bilag nr. 1. BOGFØRING I FLERE REGNSKABSÅR Såfremt der foretages bogføring i to forskellige regnskabsår, skal registrering og opdatering til de forskellige regnskabsår foretages for eet år ad gangen. Der kan således ikke opdateres posteringer til to forskellige regnskabsår samtidig. 6