Dansk Orienterings-Forbund Repræsentantskabet. Love for Dansk Orienterings-Forbund. 1. Navn og hjemsted

Transkript

1 Dansk Orienterings-Forbund Repræsentantskabet Love for Dansk Orienterings-Forbund 1. Navn og hjemsted 1.1 Forbundets navn er Dansk Orienterings-Forbund (DOF). 1.2 Forbundet er stiftet den 3. december Dets hjemsted er København. 1.4 Forbundet er medlem af Danmarks Idrætsforbund (DIF). 2. Formål 2.1 Forbundets formål er som bindeled mellem danske orienteringsklubber at fremme interessen for og udviklingen af orienteringsidrætten i Danmark og at lede dennes repræsentation i udlandet. 3. Medlemmer 3.1 Som fuldgyldigt medlem af forbundet kan optages enhver dansk idrætsklub, der har orienteringsidræt på sit program, og som opfylder de til enhver tid gældende regler i Danmarks Idrætsforbunds lovregulativ I. Ved klub forstås en selvstændig orienteringsklub eller en afdeling i en flersporet idrætsforening. Enhver selvstændig juridisk person, der ønsker tilknytning til orienteringsidrætten, men som ikke opfylder betingelserne for fuldgyldigt medlemskab, kan via en partnerskabsaftale med forbundet få status som associeret medlem. 3.2 Ansøgning om optagelse som medlem af forbundet indsendes til forbundets sekretariat. Ansøgningen skal ske på særlig blanket, og der vedlægges et eksemplar af klubbens love. Hovedbestyrelsen træffer på sit førstkommende møde, under ansvar overfor repræsentantskabet, afgørelse om optagelse. 3.3 Personer, der gennem en årrække har ydet en særlig fortjenstfuld indsats for orienteringsidrætten, kan af repræsentantskabet - efter hovedbestyrelsens indstilling - udnævnes til æresmedlemmer. 3.4 Udmeldelse skal ske skriftligt med mindst 1 måneds varsel til udgangen af forbundets regnskabsår. Love Side 1 af

2 4. Kontingenter og afgifter 4.1 En klub betaler hvert år til forbundet et af repræsentantskabet vedtaget klubkontingent, hvis størrelse beregnes på et af repræsentantskabet godkendt grundlag, hvori klubbens medlemstal indgår som et element. 4.2 Ved medlem i 4.1 forstås enhver person, der er registreret og kontingentpligtig hos klubben, uanset kontingentets størrelse og medlemskabets betegnelse, som aktiv, passiv, motionist etc. 4.3 Hovedbestyrelsen kan i forbindelse med budgetlægningen for det førstkommende regnskabsår - til sikring af forbundets selvfinansiering - vedtage afgifter i overensstemmelse med en af repræsentantskabet forud vedtaget afgiftspolitik. 4.4 Nye klubber, der optages i forbundet efter den 1. juli, betaler ved optagelsen halvt klubkontingent. 4.5 Klubkontingentet forfalder til betaling den 1. april hvert år. Indbetalingen sker til forbundets sekretariat. For nye klubber forfalder kontingentet til betaling 14 dage efter, klubben har modtaget forbundets meddelelse om optagelsen. 4.6 Er kontingentet ikke forbundets sekretariat i hænde inden udgangen af juni, træffer hovedbestyrelsen bestemmelse om, hvorvidt klubben skal udelukkes af forbundet på grund af restance. Klubber i restance ud over 6 måneder fra forfaldsdag har ikke stemmeret ved forbundets repræsentantskabsmøde eller et klubledermøde. 5. Klubbernes og deres medlemmers forpligtelser 5.1 Forbundets klubber og deres medlemmer er forpligtet til: a) at overholde forbundets love, reglementer og vedtagelser, således som de er fastsat af forbundets repræsentantskab og hovedbestyrelse eller efter bemyndigelse herfra og b) at overholde enhver beslutning, som træffes af forbundets organer i overensstemmelse med lovene. 5.2 Forbundets klubber er endvidere forpligtet til: a) i klubbens love, på klubbens brevpapir, på hjemmesiden, i klubbladet etc. at tilkendegive, at klubben er medlem af Dansk Orienterings-Forbund under Danmarks Idrætsforbund, b) at yde forbundet enhver bistand, der måtte forlanges til gennemførelse af pålagte hverv eller til tilvejebringelse af oplysninger, c) at give forbundets hovedbestyrelse, kreds- og fagudvalg samt forbundets Appeludvalg, DIF-idrættens Højeste Appelinstans og Anti Doping Danmark adgang til at overvære og kontrollere alle orienteringskonkurrencer og -arrangementer, d) ikke at afholde andre mesterskaber end klubmesterskaber uden godkendelse fra det pågældende kredsudvalg. Love Side 2 af

3 6. Lovovertrædelser og sanktioner 6.1 Ethvert brud på gældende love, reglementer, dopingregler, vedtagelser og beslutninger samt ethvert spørgsmål om krænkelse af forbundets eller andre medlemmers anseelse kan pådømmes af forbundets Appeludvalg - enten efter påtale fra hovedbestyrelsen eller den krænkede part. Appeludvalget kan - alt efter overtrædelsens art og grovhed - idømme såvel klubber som enkelte medlemmer sanktioner i form af advarsler, tidsbestemt karantæne eller hel eller delvis udelukkelse. Eksklusion af en klub skal efterfølgende forelægges for repræsentantskabet til godkendelse. I økonomiske anliggender kan der idømmes bøder op til kr. for en enkelt overtrædelse. 6.2 Appeludvalgets afgørelse kan inden for en frist på 4 uger indankes for DIF-idrættens Højeste Appelinstans. 7. Forbundets ledelse 7.1 Forbundets øverste ledelse varetages af repræsentantskabet. 7.2 Repræsentantskabet vælger til hovedbestyrelsen: Formanden og 3 øvrige medlemmer Hovedbestyrelsen består tillige af 3 kredsrepræsentanter valgt regionalt på klubledermøderne. 7.3 Hovedbestyrelsen ansætter diretøren som daglig leder. 7.4 Det daglige arbejde i DOF udføres indenfor et antal indsatsområder og støtteområder som repræsentantskabet vedtager i den til enhver tid gældende strategi. Indsatsområderne og støtteområderne kan debatteres og tillige ændres på det årlige repræsentantskabsmøde. For alle områder vælger repræsentantskabet en ansvarlig. I den følgende tekst benævnes indsatsområder og støtteområder under fællesbenævnelsen områder. 8. Repræsentantskabet 8.1 Forbundets repræsentantskab, der mødes til ordinært møde hvert år i februar eller marts måned, er forbundets øverste myndighed. 8.2 Repræsentantskabsmødet indkaldes skriftligt med mindst 3 ugers varsel. Indkaldelsen, der kan ske i elektronisk form via eller på forbundets hjemmeside, skal indeholde oplysning om tid, sted og dagsorden for mødet. 8.3 Repræsentantskabet består af medlemsklubbernes repræsentanter, herunder repræsentanter for de associerede medlemmer, samt af alle medlemmer af hovedbestyrelse, appeludvalg, kredsbestyrelser og områder. Dirigenten kan give andre end de nævnte taleret. Love Side 3 af

4 8.4 Kun repræsentanterne fra klubber, der er fuldgyldige medlemmer, har stemmeret ved repræsentantskabsmødet. Hver klub har 2 stemmer. 8.5 En klub kan kun give stemmefuldmagt til egne repræsentanter. En klub kan give en repræsentant skriftlig fuldmagt til at disponere over begge klubbens stemmer. 8.6 For at være stemmeberettiget skal en klubs skriftlige anmeldelse af antal repræsentanter være forbundets sekretariat i hænde senest 5 dage før repræsentantskabsmødet. 8.7 Stemmeret er endvidere betinget af, at navneanmeldelse sker skriftligt senest ved registreringen af de fremmødte stemmer ved indledningen af repræsentantskabsmødet. 8.8 Dagsordenen for repræsentantskabsmødet skal indeholde følgende punkter: a) Valg af dirigent og referent, b) Foredrag eller teknisk indlæg, c) Beretning om forbundets virksomhed ved formanden og ansvarlige for områderne, d) Regnskab og budget, 1. Forelæggelse og eventuel godkendelse af det reviderede regnskab, 2. Forelæggelse af budget for indeværende år, herunder godkendelse af de af hovedbestyrelsen vedtagne afgifter, 3. Forelæggelse af budgetskitse for det efterfølgende kalenderår, e) Behandling af hovedbestyrelsens forslag til klubkontingent, f) Behandling af andre indkomne forslag, g) Valg af nedennævnte personer for en 2-årig periode: 1. Formand (lige år), 2. 1 hovedbestyrelsesmedlem (lige år), 3. 2 hovedbestyrelses medlemmer (ulige år)formand for Planudvalget (lige år), 4. 1 suppleant til hovedhovedbestyrelsen (ulige år), 5. Områdeansvarlige i henhold til gældende strategi. I det år, hvor nærværende vedtægter træder i kraft, nyvælges alle område-ansvarlige. I hvert af de følgende år er halvdelen af de område-ansvarlige på valg efter indstilling fra HB. Det tilstræbes, at områdeansvarlige er valgt for en 2-årig periode. h) Valg af nedennævnte personer for en 1-årig periode: 1. 3 revisorer, heraf 1 statsautoriseret, 2. 1 revisorsuppleant, i) Valg af nedennævnte personer for en 1-årig periode: 1. Formand for Appeludvalget, 2. 2 medlemmer til Appeludvalget, 3. 2 suppleanter til Appeludvalget, j) Orientering om klubledermødernes valg af kredsformænd, repræsentanter til hovedbestyrelsen, stedfortrædere samt eventuelle medlemmer af de nedsatte områder, k) Eventuelt, herunder meddelelse om tid og sted for det kommende års repræsentantskabsmøde. 8.9 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde: a) Hovedbestyrelsen kan til enhver tid indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde med 8 dages skriftligt varsel. Indkaldelsen, der kan ske i elektronisk form via eller på forbundets hjemmeside, skal indeholde oplysning om tid, sted og dagsorden. b) Hovedbestyrelsen er forpligtet til at indkalde til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde, når mindst 8 klubber begærer det. Love Side 4 af

5 c) Skriftlig begæring i henhold til 8.9.b om afholdelse af ekstraordinært repræsentantskabsmøde indsendes til forbundets sekretariat med angivelse af forhandlingsemne(r). Ekstraordinært repræsentantskabsmøde skal afholdes snarest efter begæringens modtagelse og senest inden 3 måneder. d) Kun emner, der er optaget på den udsendte dagsorden, kan behandles på det ekstraordinære repræsentantskabsmøde Forslag til det ordinære repræsentantskabsmøde skal være forbundets sekretariat i hænde senest den 2. januar. Dog kan forslag, der senere er fremsat på og fremmet af et regionalt klubledermøde optages på dagsordenen, hvis det indsendes til forbundets sekretariat senest en uge efter klubledermødet. Indkomne forslag offentliggøres snarest muligt på forbundets hjemmeside De personer, der af repræsentantskabet vælges som dirigent og sekretær, må ikke være et valgt medlem af hovedbestyrelsen. Dirigenten og sekretæren affatter i forening det officielle referat Beslutninger på repræsentantskabsmøder træffes ved simpelt stemmeflertal. Beslutning om forbundets opløsning kan dog kun ske med kvalificeret flertal, jf. 14. Forandringer i love, eksklusion af en klub samt ændringer i amatørbestemmelserne kræver dog 2/3 af de på mødet repræsenterede stemmer Såfremt 5 af de stemmeberettigede forlanger det, skal en afstemning foregå skriftligt og hemmeligt. 9. Hovedbestyrelsen 9.1 Hovedbestyrelsen består af 7 medlemmer: a) Formand, b) 3 valgte medlemmer, c) En repræsentant fra hver af de tre kredse valgt på klubledermøderne. Direktøren er tilknyttet hovedbestyrelsen uden stemmeret. Hovedbestyrelsen konstituerer sig med næstformand som indtræder i formandens sted, hvis denne skulle få forfald. 9.2 Et af repræsentantskabet valgt medlem til hovedbestyrelsen kan ikke samtidig være valgt medlem af hovedbestyrelsen gennem en kreds. 9.3 Såfremt den af kredsen valgte repræsentant i hovedbestyrelsen bliver forhindret i at møde til et eller flere hovedbestyrelsesmøder, indtræder den af klubledermødet valgte stedfortræder med samme rettigheder som kredsrepræsentanten. 9.4 Hovedbestyrelsens møder indkaldes af formanden, og denne er forpligtet til at indkalde til sådanne, når mindst 3 hovedbestyrelsesmedlemmer forlanger det. 9.5 Efter oplæg fra direktøren udarbejder formanden dagsordenen og tilrettelægger møderne. Indkaldelse, dagsorden og bilag udsendes med mail inden mødet til hovedbestyrelsen. Love Side 5 af

6 9.6 Hovedbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget. 9.7 Hovedbestyrelsen fastsætter en fælles forretningsorden, gældende for arbejdet i hovedbestyrelsen, alle områder samt projektgrupper. 9.8 Der udfærdiges et referat af hvert hovedbestyrelsesmøde. Referatet udsendes snarest efter mødets afholdelse til hovedbestyrelsens medlemmer med mail og offentliggøres på forbundets hjemmeside. 9.9 Det påhviler hovedbestyrelsen at a) udføre repræsentantskabets beslutninger, b) være den overordnede daglige politiske ledelse af forbundet, c) sikre forbundet indflydelse eksternt via repræsentationer, d) øge forbundets synlighed via landsholdet, markedsføring, sponsorer og partnerskaber, e) udføre strategisk planlægning og sikre udvikling af aktiviteterne, f) udarbejde budget og regnskab og forvalte forbundets midler, g) opkræve kontingenter og medlemsbidrag, h) udforme politikker, reglementer og vedtagelser, i) fastlægge forbundets organisationsplan og fælles forretningsorden, j) være part i adfærdssager, k) godkende ind- og udmeldelse af klubber, l) foretage tildeling af forbundets ærestegn og fremkomme med indstilling af æresmedlemmer til repræsentantskabet, m) afvikle repræsentantskabsmøder, n) koordinere og følge op på arbejdet i områderne via rammestyring, o) igangsætte og godkende nye projekter og følge op på projekter og områder, p) udgive medlemsblad og vedligeholde forbundets hjemmeside, q) udforme stillingsbeskrivelser og personalepolitik, r) ansætte og afskedige direktøren og s) at drive sekretariatet Hovedbestyrelsen kan nedsætte projektgrupper til at løse særlige eller tværgående opgaver inden for beskrevne rammer i tid og resurser. Projektgrupper ledes af en formand, udpeget af hovedbestyrelsen. Der knyttes en ansat til hver projektgruppe Forbundets regnskabsår er kalenderåret Forbundets regnskab skal være revisorerne i hænde senest den 20. januar Revisionen skal være afsluttet inden udgangen af januar måned, og revisorerne er pligtige at konstatere tilstedeværelsen af kassebeholdningen og formuen Revisorerne har til enhver tid adgang til at kontrollere forbundets bøger, regnskabsbilag og formue. 10. Samarbejde og koordinering med områderne 10.1 Love Side 6 af

7 Hovedhovedbestyrelsen sikrer koordination mellem områderne. Dette indebærer, at hovedhovedbestyrelsen følger arbejdet i disse områder tæt og understøtter, at de opstillede mål og budgetter følges Arbejdet i områderne ledes af den på repræsentantskabsmødet valgte ansvarlige eller i dennes fravær af en af området valgt stedfortræder. Hvert af de 3 regionale klubledermøder har ret men ikke pligt til at vælge et medlem til hvert af disse områder, som desuden selv kan udpege medlemmer. Alle udpegninger skal godkendes senest på næstfølgende hovedbestyrelsesmøde. Til hvert område knyttes en af de i forbundet ansatte Arbejdet i de regionale kredsbestyrelser ledes af den på klubledermødet valgte kredsformand, eller i dennes fravær af den valgte stedfortræder. Kredsbestyrelserne kan herudover selv udpege faste medlemmer og kan frit tilknytte sig de af klubledermødet valgte regionale medlemmer af DOF s nedsatte områder Alle områder arbejder efter den af hovedbestyrelsen vedtagne organisationsplan, strategi og handlingsplaner for hvert område, budget samt den fælles forretningsorden. 11. Kredse 11.1 Landet inddeles geografisk i 3 kredse. Inddelingen følger regionsgrænserne, idet de 3 kredse udgøres af: a) Nordkredsen, Region Nordjylland og Region Midtjylland, b) Sydkredsen, Region Syddanmark, c) Østkredsen, Region Sjælland og Region Hovedstad inkl. Bornholm I hver kreds indkaldes klublederne mindst 3 gange årligt til klubledermøder. Det sker i januar, juni og november måned. Klubledermøderne indkaldes og ledes af kredsudvalgsformanden og i dennes fravær af stedfortræderen. Klubledermødet vedtager selv sin dagsorden. Klubledermødet kan vedtage udtalelser og henstillinger samt rejse og fremme sager til afgørelse i repræsentantskabet jf. 8.10, 2. pkt. Klubledermødet kan tillige træffe afgørelser vedrørende midler og drift i en eventuel kredsfond og formidle aftaler om klubsamarbejder Klubledermødet i januar er forberedende til repræsentantskabsmødet. I lige år vælger klubledermødet i januar en kredsformand og en repræsentant til DOF s hovedbestyrelse. I ulige år vælges en stedfortræder. Samtidig kan klubledermødet i januar for en periode af 2 år vælge et medlem til hvert af forbundets områder Klubledermøderne i juni og november bør indeholde punkter med koordinering og evaluering af stævner i kredsen, og bør indeholde punkter med information og dialog til og fra hovedbestyrelsen, områder, ansatte og projektgrupper For klubledermøderne gælder 8.2, 8.4, 8.5, 8.12 første sætning og 8.13, idet ordet: repræsentantskabsmødet, erstattes af klubledermødet. 12 Appeludvalg 12.1 Love Side 7 af

8 Appeludvalget vælges af repræsentantskabet og består af en formand og 2 andre medlemmer samt 2 suppleanter Udvalgets medlemmer og suppleanter kan ikke samtidig være medlem af hovedbestyrelsen Udvalget bestemmer selv, hvem der i formandens forfald skal fungere som formand. Udvalget bestemmer selv sin forretningsorden. Ingen kan deltage i behandlingen af en sag, når den pågældende selv er part i sagen eller interesseret i dens udfald Udvalgets medlemmer og suppleanter har ret til at overvære forbundets repræsentantskabsmøde og udvalgets formand tillige hovedbestyrelsens møder Udvalget er beslutningsdygtigt, når 2 medlemmer er til stede. I tilfælde af stemmelighed gør formandens stemme udslaget Udvalgets opgaver er: a) at afgøre alle sager om anvendelsen af amatør-, ordens- og udelukkelsesbestemmelser, om overtrædelse af love, reglementer og lign. eller om usportslig eller usømmelig adfærd. Sager om diskvalifikation eller annullering i medfør af løbsreglementet, og hvori indgår et konkret dommerskøn, kan dog ikke indbringes for Appeludvalget, men skal forhåndsafvises, b) som voldgiftsret at afgøre stridigheder mellem organisationer eller personer under DOF, når de stridende parter er enige om at begære en sådan afgørelse, og udvalget finder at burde påtage sig afgørelsen Appeludvalget kan tildele organisationer eller personer under forbundet advarsler eller irettesættelser eller træffe bestemmelse om deres - midlertidige eller endelige - udelukkelse fra enkelte eller alle konkurrencer eller organisationer under forbundet Ligeledes kan udvalget, når en sag er rejst, træffe midlertidig bestemmelse om udelukkelse, indtil endelig afgørelse i sagen er truffet De af udvalget besluttede udelukkelser kan efter andragende hæves af udvalget, når dette finder tilstrækkelig anledning dertil Enhver henvendelse til udvalget skal ske skriftligt gennem forbundets sekretariat, der varetager sekretariatsfunktionen for udvalget Udvalget skal - forinden afgørelse træffes - opfordre alle parter i sagen til, hvis de ønsker det, at fremkomme med skriftlige indlæg i sagen. Såvel forbundet som klubber og/eller enkeltmedlemmer skal, uanset om de er direkte implicerede i sagen, besvare forespørgsler fra udvalget inden den frist, som udvalget måtte fastsætte Skriftlige indlæg og bilag, fremlagt af den ene part, skal i genpart af forbundets sekretariat tilsendes den anden part Love Side 8 af

9 Hver af parterne kan forlange, at der gives parterne lejlighed til over for udvalget at begrunde deres påstande. Mundtlig forhandling af en sag skal endvidere finde sted, når et af udvalgets medlemmer ønsker det Udvalgets afgørelse, som meddeles sagens parter gennem forbundets sekretariat, skal indeholde oplysning om, at den inden en frist på 4 uger kan indankes for DIF-idrættens Højeste Appelinstans. 13 Tegningsregel 13.1 Forbundet forpligtes ved tegning af formanden og næstformanden i forening Dog kræves til køb, salg eller pantsætning af fast ejendom underskrift af samtlige hovedbestyrelsesmedlemmer Hovedbestyrelsen kan meddele prokura. 14 Forbundets opløsning 14.1 Til forbundets opløsning kræves, at mindst 3/4 af de repræsenterede stemmer på repræsentantskabsmødet stemmer derfor, og at disse 3/4 udgør mindst 2/3 af forbundets samlede repræsentantantal. Samtidig med bestemmelsen om forbundets opløsning skal der træffes beslutning om, hvorledes man skal forholde sig med dets eventuelle formue og øvrige ejendele, herunder fondsmidler. Vedtagelse Ændret senest på repræsentantskabsmøde den 7. marts Love Side 9 af