SKAB GODE FORBINDELSER TIL DIN MÅLGRUPPE MED ET LILLE STYKKE KODE EN API KAN DU SKABE AUTOMATISKE FORBINDELSER MELLEM DINE RESPONDENTER OG SURVEYXACT.

Transkript

1 #25 I JULI 2014 KUNDEMAGASIN FRA SURVEYXACT INSPIRATION OG GODE RÅD TIL DEN PROFESSIONELLE SURVEYXACT-BRUGER TEMA INDHOLD SKAB GODE FORBINDELSER TIL DIN MÅLGRUPPE MED ET LILLE STYKKE KODE EN API KAN DU SKABE AUTOMATISKE FORBINDELSER MELLEM DINE RESPONDENTER OG SURVEYXACT. 2 NYE DISTRIBUTIONSFORMER 4 TEMA: API AUTOMATISERER MÅLINGER 6 NY BRUGERFLADE PÅ VEJ 8 PLEJ DEN FRIVILLIGE ARBEJDSKRAFT SURVEYXACT ER EN DEL AF RAMBØLL

2 02 JULI 2014 SURVEYXPERT KÆRE LÆSER Tilfredshedsundersøgelser kan være en stor og kompleks opgave for mange typer af organisationer. Når f.eks. en forlystelsespark med mange daglige gæster vil have brugbar viden om gæsternes oplevelse, skal undersøgelserne være sammenlignelige og ramme respondenterne på det helt rigtige tidspunkt. I s motorrum arbejder vi konstant på at gøre det nemmere og mere automatiseret for vores brugere at udføre de værdifulde målinger, og derfor har vi nu gjort det muligt for dig som -bruger at benytte systemets API. API en er egentlig bare et stykke kode, som får for eksempel din medlemsdatabase til at tale sammen med. I København Zoo betyder det, at havens gæster helt automatisk får et spørgeskema tilsendt, mens deres besøg stadig er frisk i hukommelsen. NYE DISTRIBUTIONS- FORMER GIVER HØJERE SVARPROCENT SPØRGESKEMAER SKAL ALTID DISTRI- BUERES PÅ DEN MÅDE, DER BEDST PASSER RESPONDENTENS AKTUELLE SITUATION. DET GIVER DEN HØJESTE SVARPROCENT OG DE MEST VALIDE RESULTATER. DERFOR ARBEJDER VI I SURVEYXACT KONSTANT PÅ NYE DISTRI- BUTIONSFORMER, DER PASSER TIL DIN MÅLGRUPPES BRUG AF MEDIER. LÆS OM ET PAR AF DE NYESTE MULIGHEDER HER. Det kan du læse mere om i denne 25. udgave af SurveyXpert, hvor du også får en forsmag på, hvad s it-folk igennem længere tid har haft travlt med. Du kan godt begynde at glæde dig til en helt ny måde at oprette spørgeskemaer på. God læselyst! Flemming Lübker Cramer Business Manager i UDGIVER SURVEYXACT RAMBØLL REDAKTION FLEMMING LÜBKER CRAMER (ANSV.), MIA LÆRKE CHRISTENSEN, UFFE LYNGAAE OG CASPER SVOLDGAARD TEKST & LAYOUT PUBLICO - INEO DESIGNLAB - FOTOS KØBENHAVN ZOO OG SURVEYXACT OPLAG SURVEYXPERT UDKOMMER TO-FIRE GANGE ÅRLIGT I TRYKTE EKSEM- PLARER SAMT ELEKTRONISK TIL CIRKA SURVEYXACT-BRUGERE FORBEHOLD CITATER FRA SURVEYXPERT SKAL HAVE TYDELIG KILDE-ANGIVELSE.

3 JULI OFFLINE: INDFANG DEN SPONTANE REAKTION OGSÅ NÅR DER IKKE ER HUL IGENNEM Kontakt Ulrik Risbøl Lange KAM chef, Den første indskydelse er ofte den rigtige. Derfor opnår du ofte det bedste resultat ved at spørge dine respondenter umiddelbart efter en oplevelse eller en service. Men hvad nu, hvis der hverken er mobildataforbindelse eller wifi der, hvor det giver mest mening at spørge dem? lægger i øjeblikket sidste hånd på offline-indsamling, der gør det muligt at indfange det øjeblikkelige stemningsbillede, selv om der ikke er dækning. Det er f.eks. tilfældet i mange forlystelsesparker, butikker, hoteller, sygehuse osv., hvor kunder eller patienters tilfredshed bedst lader sig måle umiddelbart efter en oplevelse eller en service. Under dette års Classic Race Aarhus testede en lille specialudviklet app, der gjorde det muligt at lade besøgende give deres mening til kende i et offline-miljø. Den første test var en stor succes, så nu arbejder vi videre med at gøre offline-indsamling til en brugervenlig gør det selv-løsning, fortæller KAM chef i Ulrik Risbøl Lange. MED PANELIND- SAMLING KAN DU NEMT UDVÆLGE MÅLGRUPPEN Nu er det slut med uoverskuelige Excel-ark, hvor du forsøger at sortere i dine respondenter ud fra stamoplysninger. har nemlig integreret en særlig panel-brugerflade i systemet, så det er nemt at vælge et udsnit af dine respondenter ud fra specifikke stamoplysninger. Via kan du sende panel-invitationer ud, og de, der takker ja, indtaster samtidig deres stamoplysninger. Hvis du for eksempel arbejder i en kommune, kan du på den måde hurtig udvælge forældre med børn i vuggestuer som målgruppe til en tilfredshedsundersøgelser om pasningstilbud. Panelindsamling er et tilkøbsmodul. Kontakt, hvis du vil høre mere om panelmulighederne. Kontakt Michael Krei Ringgaard Managing Consultant, mir@ramboll.com NÅ UD TIL FLERE RESPONDENTER MED SMS Nu kan du snart direkte i sende spørgeskemaer ud til dine respondenter, selvom du ikke kender deres adresser. Med vores nye sms-løsninger kan nemlig distribuere dine målinger til mobilnumre. Så kan dine respondenter tilgå målingen direkte på deres smartphone. Og selv hvis du ikke kender dine respondenters mobilnumre, kan du få din måling ud via sms. Vi har nemlig gjort det muligt for dig at gøre brug af et servicenummer (et tre eller firecifret sms-nummer), som du kan kommunikere ud via flyers, plakater eller andet. Når dine respondenter sender en sms til nummeret, modtager de et link til din måling via sms. Teknikken blev testet ved dette års Classic Race i Aarhus, og resultaterne var overvældende med en meget høj svarprocent. Kontakt, hvis du vil høre mere om sms-løsningerne. Kontakt Ulrik Risbøl Lange KAM chef, url@ramboll.com

4 04 JULI 2014 SURVEYXPERT TEMA: REST API FULD AUTOMATIK PÅ SPØRGESKEMAER REST API-løsningen i Københavns Zoo er skabt i samarbejde med it-specialisten Navipartner, der står bag Københavns Zoos it-system. Se mere på MED ET LILLE STYKKE KODE EN REST API FRA SURVEYXACT KAN DU AUTOMATISK OVER- FØRE OPLYSNINGER FRA F.EKS. ET CRM- ELLER ERP-SYSTEM TIL SURVEYXACTS SPØRGESKEMAER. DET BETYDER MINDRE MANUELT ARBEJDE OG MERE VALIDE DATA. KØBENHAVN ZOO BRUGER LØSNINGEN, NÅR DE SKAL TAGE TEMPERATUREN PÅ GÆSTERNES OPLEVELSE I PARKEN. Som arrangementschef i København Zoo har Sami Widell ansvaret for, at havens gæster er glade for deres besøg. Og efter i flere år at have foretaget sporadiske publikumsundersøgelser valgte København Zoo i 2013 at sætte system i undersøgelserne med som partner. Vi havde brug for et system, der kunne håndtere en bred vifte af undersøgelser. Derudover skulle det køre automatisk, være let at tilpasse vores behov, give mulighed for at generere rapporter med de indsamlede data og have en overskuelig brugerflade. Det har vi fået med REST API-løsningen fra, siger Sami Widell. Integration med medlemsdatabase København Zoo foretager løbende seks til syv faste undersøgelser, der henvender sig til gæster i haven, gæster til særlige arrangementer som for eksempel bryllup, foredrag og børnefødselsdage og til læsere af deres medlemsblad. Det er de to første, der er interessante her. REST API-løsningen sikrer nemlig, at udvalgte gæster automatisk får en med link til et spørgeskema, et par dage efter de har besøgt haven. s REST API skaber integration med vores økonomistyringssystem, Navision, hvor vi også har vores medlemsdatabase. Når folk har besøgt os, står de her. Det betyder, at selv kan trække adresser herfra og sende en ud til gæsterne. Det eneste, vi skal sørge for, er at oprette spørgsmål og infomail i. Når først det er gjort, kører det hele på skinner, siger Sami Widell. Kontakt Flemming Lübker Cramer Business Manager fllc@ramboll.com

5 JULI Hvad er REST API? API står for Application Programming Interface, og REST betegner det "sprog", som s API benytter. Kort fortalt er det et stykke kode, der kan skabe integration mellem systemer. For eksempel kan et CRM, ERP-, økonomisystem eller et elektronisk patientjournalsystem (EPJ) integreres med, så systemerne udveksler udvalgte informationer eksempelvivs kontaktinfo og andre stamoplysninger. På den måde kan brugere automatisere udsendelsen af løbende og situations bestemte spørgeskemaundersøgelser, og kan sende data fra besvarelser tilbage til brugernes system. ERHVERVSAKADEMI AARHUS SÆTTER KONTRAKTER I SYSTEM Ulrik Pontoppidan Kvalitetsmedarbejder Erhvervsakademi Aarhus På Erhvervsakademi Aarhus går der mere end fuldtidsstuderende, der alle skal have en praktikplads. Med en REST API-løsning fra har skolen fået et system, der kan håndtere aftalen mellem eleven og praktikpladsen automatisk og digitalt. Før i tiden skulle eleven pendle mellem virksomheden og praktikvejlederen for at få godkendt og underskrevet sin kontrakt, og efterfølgende skulle den registreres i vores system. Med REST API-løsningen fra Survey- Xact udfylder eleven nu en onlineformular i skolens eget system, Fronter, som først sendes til virksomheden og bagefter ryger videre til praktikvejlederen, siger Ulrik Pontoppidan, kvalitetsmedarbejder hos Erhvervsakademi Aarhus. Han fortsætter: Når kontrakten er godkendt af alle, genererer systemet en flot pdf med skolens logo. Fordelene er, at vi sparer tid på at registrere papirer og altid har et opdateret overblik over elevernes praktiksituation. Derudover sikrer vi en ensartet og professionel kommunikation til virksomhederne, fordi vi selv kan formulere den , der ryger ud sammen med kontraktformularen. AS3 COMPANIES SPARER MANDETIMER Kim Christensen IT Development Manager AS3 Companies AS3 har specialiseret sig i at rådgive ledere, medarbejdere og jobsøgende i at håndtere arbejdsmæssige forandringer. Hvert år har virksomheden kontakt med kandidater i Norden. Løbende spørgeskemaevalueringer er en vigtig del af at sikre kvaliteten i AS3 rådgivning på tværs af seks forretningsenheder, der servicerer både private virksomheder og kommunale jobcentre. Evalueringer, som med en REST API-løsning fra nu er blevet mere strømlinet. Når vi opretter kunder i vores interne kandidatsystem, fortæller systemet os automatisk, hvilke og hvor mange evalueringer den nye kandidat skal igennem og hvornår. Via REST APIløsningen sendes oplysningerne nu direkte videre til SurveXact. Når tiden er inde til at evaluere, bliver den enkelte kandidat så notificeret i vores nye kandidatportal, hvor de kan klikke sig ind på deres personlige spørgeskema i et -miljø, siger Kim Christensen, IT Development Manager i AS3. Om fordelene siger han: Førhen havde vi flere evalueringsflow og løsninger. Mens nogle fik en , modtog andre et stykke papir med en kode og et link til et spørgeskema. Nu foregår det hele automatisk via kandidatportalen, hvilket giver vores kandidater og kunder en langt bedre oplevelse og er med til at hæve svarprocenten. I forhold til administration sparer vi med den nye løsning på den gode side af mandetimer om året på at håndtere vores evalueringer. Timer, vi kan bruge netop der, hvor vi er bedst på vores kandidater.

6 06 JULI 2014 SURVEYXPERT EN SMARTERE VEJ FRA TANKE TIL SPØRGSMÅL SURVEYXACT LANCERER SNART EN OPGRADERING AF BRUGER- FLADEN, HVOR VI HAR GENTÆNKT MÅDEN AT OPRETTE SPØRGE- SKEMAER PÅ. FORMÅLET ER AT KOGE SYSTEMETS TO NUVÆRENDE DESIGNERE NED TIL ÉN, SOM ER DÆKKENDE FOR BÅDE NYBEGYNDERE OG SUPERBRUGERE. Spørgeskemaer kan være komplekse, men udspringer altid af de samme basale overvejelser: Hvad vil vi gerne vide, og hvilke spørgsmål skal vi stille for at få den viden? Med en ny spørgeskemadesigner bliver det nu hurtigere, nemmere og mere intuitivt at komme fra indledende tanker til gode spørgsmål. Prototypen på den nye brugerflade er udviklet, og går alt som planlagt, er den klar til lancering i løbet af efteråret I dialogen på vores supporttelefon og på vores kurser hører vi løbende om brugernes oplevelse af. Vi kan se, at systemet på nogle måder er lidt rigidt, som det er i dag, hvor vi har to forskellige spørgeskemadesignere. Mange brugere er på hjemmebane i systemets Smart Designer, men har også behov for at lave nogle mere avancerede tilpasninger i Avanceret Designer. Andre arbejder udelukkende i Avanceret Designer. Nu lancerer vi en ny designer, der samler funktionerne fra de to, siger teknisk ansvarlig i Jacob Frølund. Lettere prioritering og en ny slider Foruden en sammenlægning af de to designere tilføjes der bl.a. to nye måder at besvare spørgsmål på. For det første bliver det nemmere at stille og analysere spørgsmål, hvor brugerne skal prioritere deres svar. Prioriteringen sker ved, at respondenterne trækker svarmulighederne rundt, så deres højeste prioriteter ender øverst. For det andet bliver det nu muligt at besvare spørgsmål ved at slide en markør hen til sit ønskede svar. Slideren giver et visuelt løft og en bedre oplevelse for respondenterne især på smartphones og tablets. Prioriteringen gør det nemmere at arbejde med de svar, man får ind. Af datasættet vil det blandt andet fremgå, hvor mange der har valgt de forskellige svarmuligheder som første prioritet, forklarer Jacob Frølund procent har nok i den nye designer Den nye spørgeskemadesigner vil i første omgang helt erstatte Smart Designer, mens Avanceret Designer vil forblive en del af systemet i hvert fald på kort sigt. Vores plan er, at også Avanceret Designer skal væk, men det vil være naivt at tro, at vi kan lancere en ny brugerflade, der fra dag ét kan opfylde alle superbrugernes behov. Jeg forestiller mig dog, at procent af vores brugere allerede fra lanceringsdagen vil kunne nøjes med at arbejde i den nye designer. Mit gæt er, at det i dag kun er omkring 50 procent, der kan nøjes med at arbejde i Smart Designer, siger Jacob Frølund. Om Jacob Frølund Jacob Frølund har siden 2013 været teknisk ansvarlig i. Han er uddannet datalog fra Aarhus Universitet og har været ansat i Rambøll siden Her har han tidligere siddet med andre af virksomhedens softwaresystemer til dataindsamling. Jacob Frølund er i spidsen for at udarbejde den nye brugerflade i.

7 JULI Brugertest for dummies Den nye brugerflade har både nybegyndere og superbrugere som målgruppe og vil derfor tilbyde to forskellige lag af funktioner, så begge grupper bliver tilgodeset. Lige nu er grundige brugertest i gang også blandt testpersoner, der slet ikke er vant til at arbejde i. De får et spørgeskema på papir, som de så skal sætte op i systemet. Vi videofilmer dem imens og beder dem om at sige højt, hver gang de møder en udfordring, som de ikke nemt kan løse, forklarer Jacob Frølund. Inden lanceringen vil tre uger gå med udelukkende at fejlsøge og finpudse. Desuden bliver den nye spørgeskemadesigner forklaret i brugerhåndbogen og kommunikeret til brugerne af. Også teknikken får et løft Når den nye brugerflade i lanceres, har den også tekniske forbedringer med sig. Fremover behøver brugerne ikke længere at have installeret Java på den computer, hvor de opsætter spørgeskemaerne. Systemet vil udelukkende være afhængigt af den almindelige internetbrowser, hvilket gør det hurtigere at arbejde i. SKABELONER TIL ENHVER SMAG (OG ENHED) Hvilket visuelt udtryk ønsker du på dine spørgeskemaer? har nu 15 forskellige layoutskabeloner på paletten, som du frit kan skifte mellem, når du opsætter dit skema. Skabelonerne er udarbejdet af to grafiske designbureauer, og hver skabelon tilbyder standardfarver og -fotos, som du nemt kan udskifte efter dit eget ønske. Se skemaet på forskellige enheder Alle layoutskabeloner har et responsivt design, så de automatisk tilpasser sig efter, om respondenten åbner spørgeskemaet på en stationær computer, en bærbar computer, en tablet eller en smartphone. I skabelonerne kan du se, præcis hvordan dit spørgeskema vil tage sig ud på de forskellige enheder. Blandt layoutskabelonerne findes også nogle hvide, neutrale varianter, som du selv kan tilpasse til din organisations visuelle identitet, men som stadig har den responsive funktion indbygget.

8 KORT NYT TRIVES JERES FRIVILLIGE ARBEJDSKRAFT? FRIVILLIG ARBEJDSKRAFT ER EN VIGTIG RESSOURCE I MANGE OFFENTLIGE INSTITUTIONER. DERFOR ER DET HELT AFGØRENDE AT HAVE LEDELSESMÆSSIGT FOKUS PÅ TRIVSLEN BLANDT DE FRIVILLIGE. Det skal give mening og passe i den enkeltes livssituation, hvis man vil gøre sig håb om at fastholde de frivillige medarbejdere. Nok får de ikke løn, men de lægger ikke kræfter i et projekt for deres blå øjnes skyld. Det er væsentligt at holde sig for øje, at den frivillige indsats giver mening for den enkelte og dermed matcher den konkrete interesse, livssituation og behov for at hjælpe, siger Torben Fridberg, der er seniorforsker ved SFI Det Nationale Forskningscenter for Velfærd. Han peger på, at regelmæssige trivselsundersøgelser blandt de frivillige kan være et effektivt ledelsesværktøj. Brugervenlig brugerhåndbog Vi er i fuld gang med at omskrive den meget detaljerede brugerhåndbog til, så den får mere karakter af en quick guide. I første omgang har vi koncentreret os om analyseafsnittet, og i løbet af det næste år til halvandet følger resten. Vi er selvfølgelig også klar ved telefonen hvis du har spørgsmål, du ikke kan finde svar på i brugerhåndbogen. Se den opdaterede brugerhåndbog her: Ledelsesmæssigt fokus Hadsten Idræts- og Kulturhus Sløjfen er en af de mange offentlige institutioner, der har glæde af frivillige kræfter, som hjælper til med forskellige gøremål i driften. Kulturhuset gennemførte i november 2013 en spørgeskemaundersøgelse blandt de frivillige medarbejdere. Undersøgelsen viste, at det sociale samvær og den personlige tilfredsstillelse ved at yde en indsats for fællesskabet er vigtige faktorer for lysten til at gøre en frivillig indsats, fortæller daglig leder af Hadsten Bibliotek Irene Bartholin Poulsen. Læs hele casen på Surveyxact.dk: Action=1 Gratis seminar om digital borgerkommunikation Den lovpligtige digitale postkasse åbner for helt nye muligheder for digital borgerkommunikation. Nu kan du, der er ansvarlig for/arbejder med dataindsamling via spørgeskemaer i en kommune eller i sundhedssektoren, få inspiration til digital borgerkommunikation i form af dataindsamling via spørgeskemaer. Rambøll afholder 1. september 2014 et gratis seminar i Aarhus. Læs mere, og tilmeld dig her: DU KAN LÆSE MERE OM SURVEYXACT VED AT BESØGE SURVEYXACT.DK Olof Palmes Allé 20 DK-8200 Aarhus N Salgs- og supporthotline: SURVEYXACT.DK