Visma Løn Overgangsordning til ny ferielov - hvad skal ændres i Visma Løn

Transkript

1 Visma Løn Overgangsordning til ny ferielov - hvad skal ændres i Visma Løn

2 Indledning 4 Feriepengegodtgørelse 4 Ferietillæg 4 Feriedage 4 Ekstra ferietillæg 5 Opret lønart på stillingskategori 5 Opret Ekstra ferietillæg procent på resultattabel 5 Opret Ekstra ferietillæg procent på medarbejderen 5 Visning af ekstra ferietillæg på lønseddel 6 Udbetaling af ekstra ferietillæg 6 Oprettelse af lønart på stillingskategorier 6 Oprettelse af ikrafttrædelseskode 6 Bogføring af udbetaling af ekstra ferietillæg 7 Oprettelse af kontonumre på udbetalingslønart 7 Korrektion af lønart til ekstra ferietillæg 7 Oprettelse af variabel lønart 7 Forhøjet feriepengegodtgørelsesprocent 7 Fritvalgskonto som forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent 8 Oprettelse af lønart på stillingskategorier 8 Oprettelse af fast lønart 8 Opret sats - Fritvalgskontoen 8 Oprettelse af procent til Fritvalgskonto på resultattabel 8 Oprettelse af procent til Fritvalgskonto på medarbejderen 9 Udbetaling af Fritvalgskontoen 9 Oprettelse af fast lønart 9 Oprettelse af variabel lønart 9 Bogføring af udbetaling fra Fritvalgskontoen 9 Oprettelse af kontonummer på udbetalingslønart 10 Saldooversigt Fritvalgskonto 10 Forhøjet antal feriedage 10 Tildeling af feriefridage 10 Oprettelse af variabel lønart 10 Oprettelse af fast lønart 10 Afholdelse af feriefridage 11 Opsætning af lønart på fraværskode 11 Udbetaling af feriefridage 11 Oprettelse af variabel lønart 12 Bogføring af udbetalte Feriefridage 12 Visma Løn, Side 2

3 Oprettelse af kontonummer på udbetalingslønart 12 Saldooversigt Feriefridage 12 Aftalefridage 13 Tildeling af Aftalefridage 13 Oprettelse af variabel lønart 13 Afholdelse af Aftalefridage 13 Opsætning af lønart på fraværskode 13 Saldooversigt Aftalefridage 13 Omsorgsdage 14 Tildeling af Omsorgsdage 14 Oprettelse af variabel lønart 14 Afholdelse af Omsorgsdage 14 Opsætning af lønart på fraværskode 14 Saldooversigt Omsorgdage 14 SH overført til Feriekort/Feriekonto 15 Oprettelse af variabel lønart 15 Oprettelse af kontonumre på udbetalingslønart 15 Visma Løn, Side 3

4 1. Indledning Denne vejledning vil hjælpe dig til at sikre, at din opsætning i Visma Løn er korrekt i forbindelse med overgangsordning til ny ferielov. I den mail du modtog sammen med denne vejledning, er der beskrevet, hvilke områder du skal være særlig opmærksom på. Det er en god idé at tjekke din opsætning efter nedenstående punkter. Du kan også få hjælp af en konsulent fra Visma ved at kontakte hotline på tlf Feriepengegodtgørelse Tjek følgende resultattabel/personlige sats: Resultattabel Feriepengegodtgørelse % Som standard anvender Visma Løn 12,5 %, men hvis du har en forhøjet feriepengeprocent, vil der på denne tabel fremgå en anden sats. Personligsats Feriepengegodtgørelse % Såfremt medarbejderen har en personlig feriepengegodtgørelsesprocent, vil det fremgå af den personlige lønart. 3. Ferietillæg Tjek følgende resultattabel/personlige sats: Resultattabel Ferietillæg % Som standard anvender Visma Løn 1 %, men hvis du har forhøjet ferietillæg, vil der på denne tabel fremgå en anden sats. Personlig sats Ferietillæg Såfremt medarbejderen har en personlig ferietillægsprocent, vil det fremgå af den personlige lønart. 4. Feriedage Tjek følgende resultattabel: Resultattabel Feriedage Som standard optjener Visma Løn 2,08 feriedag pr. måned, men hvis I optjener flere feriedage pr. måned, vil det fremgå af denne tabel. Visma Løn, Side 4

5 Såfremt at en eller flere af ovenstående resultattabeller eller personlige lønarter skal ændres, er det vigtigt, at du foretager en periodisering af de forskellige opsætninger, så ændringerne først træder i kraft på det tidspunkt, som du ønsker. 5. Ekstra ferietillæg Da det lovpligtige ferietillæg ikke længere optjenes fra den , kan virksomheden vælge at give medarbejderne det lovpligtige ferietillæg som et ekstra ferietillæg. Det ekstra ferietillæg udbetales automatisk ved fratrædelse. For at kunne opspare, afregne og vise ekstra ferietillæg særskilt på lønsedlen, skal nedenstående oprettes på de stillingskategorier, I anvender: Automatisk optjening af ekstra ferietillæg sker via stillingskategori lønart Opret lønart på stillingskategori 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori f.eks I højremenuen vælges Lønoplysninger 6. Udfyld felterne Lønart = 4035, startdato f.eks og evt. slutdato Procenten for optjening af ekstra ferietillæg kan enten oprettes på resultattabel Ekstra ferietillæg procent gældende for en hel løngruppe, eller hvis det kun er udvalgte medarbejdere, der har ekstra ferietillæg, kan procenten oprettes på medarbejderen under personlige satser lønart Ekstra ferietillæg procent. Opret Ekstra ferietillæg procent på resultattabel 1. Vælg Opsætning, Resultattabel 2. Angiv resultattabel Klik på knappen Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig 6. Klik på knappen OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på knappen Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsatsen for den pågældende aflønningsform 10. Klik på knappen Gem Opret Ekstra ferietillæg procent på medarbejderen 1. Vælg Medarbejder, Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på knappen Ny Visma Løn, Side 5

6 4. Udfyld felterne Periode og Lønart Klik på knappen OK Visning af ekstra ferietillæg på lønseddel For at få vist det Ekstra ferietillæg på lønsedlen, skal du ændre lønseddels type til 9. Opsparingen vises i feltet OK ferietillæg. 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori f.eks I Feltet Lønseddel angiver du 9 5. Klik på Gem Udbetaling af ekstra ferietillæg Ekstra ferietillæg udbetales på samme måde som det lovpligtige ferietillæg. Det kræver at en af følgende lønarter oprettes på de relevante stillingskategorier: Stillingskategori lønart 3915 udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår og reducerer tilsvarende i de opsparede feriepenge ved fratrædelse. Stillingskategori lønart 3925 udbetaler ekstra ferietillæg opsparet i sidste kalenderår men reducerer ikke i de opsparede feriepenge ved fratrædelse. Oprettelse af lønart på stillingskategorier 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 6. Udfyld felterne Lønart f.eks. 3925, startdato f.eks og evt. slutdato Udbetalingen aktiveres på den pågældende kørselsordre for lønperioden via kørselsselektion, hvor du opretter ikrafttrædelseskoden T. Oprettelse af ikrafttrædelseskode 1. Vælg Lønadministration, Kørselsselektion 2. Angiv den ønskede kørselsordre, hvor det ekstra ferietillæg ønskes udbetalt 4. I højremenuen vælges Ikrafttrædelseskode 6. Udfyld feltet Ikrafttrædelskode med T 7. Klik på knappen OK Visma Løn, Side 6

7 Bogføring af udbetaling af ekstra ferietillæg Når udbetalingen af ekstra ferietillæg sker, skal beløbet bogføres. Alt efter hvilken lønart, der er brugt til udbetaling, oprettes lønarten til bogføring på følgende måde: Oprettelse af kontonumre på udbetalingslønart 1. Klik på Opsætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Vælg din kontoplan 4. I højremenuen vælges Kontoplanlinie 6. Udfyld felterne 7. Klik på knappen OK Korrektion af lønart til ekstra ferietillæg Har du behov for at korrigere det ekstra ferietillæg eller oprette en saldo, kan det gøres under variable lønoplysninger på lønart Saldokorrektion af ekstra ferietillæg i år. Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart og Beløb 6. Forhøjet feriepengegodtgørelsesprocent Nogle virksomheder har i dag valgt at forhøjet deres feriepengegodtgørelsesprocent til deres medarbejdere. Fra vil den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent blive overført til Feriefonden og bliver indefrosset. Ønsker du ikke, at medarbejderne skal have den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent indefrosset, har du følgende valgmuligheder i Visma Løn: Opret differencen mellem den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent og standard feriepengegodtgørelsesprocent på 12,5% som optjening til fritvalgskontoen Opret differencen mellem den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent og standard feriepengegodtgørelsesprocent på 12,5% som et ekstra ferietillæg. Eksempel: I dag optjenes 15 % i feriepenge, som er oprettet på resultattabel Træk de 12,5 % (standard jf. ferieloven) fra de 15 %, det vil sige 2,5 %, som du Visma Løn, Side 7

8 opretter som et ekstra ferietillæg (se afsnit 5) eller som optjening til fritvalgskontoen (se nedenstående). Fritvalgskonto som forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent Du kan vælge en af følgende to muligheder for at overføre den forhøjede feriepengegodtgørelsesprocent: For grupper af medarbejdere skal du på de pågældende stillingskategorier oprette stillingskategorilønart Fritvalgskonto opsparing. På udvalgte medarbejdere skal du oprette en fast lønart Fritvalgskonto opsparing. Oprettelse af lønart på stillingskategorier 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori 4. I højremenuen vælges Lønoplysninger 6. Udfyld felterne Lønart f.eks. 4400, startdato f.eks og evt. slutdato Oprettelse af fast lønart 1. Vælg Medarbejder, Faste lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart Opret sats - Fritvalgskontoen Ved hver lønkørsel beregner systemet en procentdel af medarbejderens ferieberettigede løn til fritvalgskontoen. Procenten kan oprettes på: Resultattabel 4401 Fritvalgskonto firma pct hvis det gælder for en løngruppe Personlige satser på lønart Egen pct. Fritvalgskontoen hvis satsen er individuel for medarbejderen Oprettelse af procent til Fritvalgskonto på resultattabel 1. Vælg Opsætning, Resultattabel 2. Angiv resultattabel Klik på knappen Ny periode 5. Udfyld feltet Gyldig Visma Løn, Side 8

9 6. Klik på knappen OK 7. I højremenuen vælges Resultattrin 8. Klik på knappen Ny 9. Vælg løngruppe og skriv procentsats for aflønningsform 10. Klik på knappen Gem Oprettelse af procent til Fritvalgskonto på medarbejderen 1. Vælg Medarbejder, Ansættelsesforhold 2. I højremenuen vælges Personlige satser 3. Klik på knappen Ny 4. Udfyld felterne Periode, Lønart 9911 og procent 5. Klik på knappen OK Udbetaling af Fritvalgskontoen Udbetaling af fritvalgskonto kan ske på flere måder: Fast lønart Fritvalgskonto udbetaling. Lønarten udbetaler hver lønperiode det optjente fritvalgsbeløb. Variabel lønart Fritvalgskonto udbetaling. Lønarten tømmer alt, der er optjent på fritvalgskontoen. Variabel lønart Fritvalgskonto udbetaling - med saldokontrol. På lønarten oprettes det beløb, medarbejderen ønsker udbetalt. Denkan dog max udbetale saldoen. Oprettelse af fast lønart 1. Vælg Medarbejder, Faste lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart og Beløb Bogføring af udbetaling fra Fritvalgskontoen Når der sker udbetaling fra Fritvalgskontoen, skal beløbet bogføres. Alt efter hvilken lønart, der er anvendt til udbetaling, opsættes lønarten til bogføring på følgende måde: Visma Løn, Side 9

10 Oprettelse af kontonummer på udbetalingslønart 1. Klik på Opsætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Vælg den kontoplan, hvor lønarten skal konteres 4. I højremenuen vælges Kontoplanlinie 6. Udfyld felterne Kontonr m.fl. 7. Klik på knappen OK Saldooversigt Fritvalgskonto Efter hver lønkørsel kan du på rapporten Medarbejder til gode (År til dato) se saldoen for Fritvalgskontoen på hver enkelt medarbejder. Ønsker du mere viden om Fritvalgskontoen, kan du læse vejledning Fritvalgskonto på vores Community. 7. Forhøjet antal feriedage Har virksomheden givet jeres medarbejdere f.eks. 30 dages ferie, og vil fortsætte med det fra den , så vil vi anbefale, at I opretter de ekstra feriedage som f.eks. feriefridage, aftalefridage eller omsorgsdage. Tildeling af feriefridage Du kan tildele feriefridage i Visma Løn ved brug af variabel lønart Feriefridag. Lønarten opskriver saldoen for feriefridage med det antal, du opretter på lønarten. Ønsker du at tildele feriefridagene på et senere tidspunkt, kan du benytte den faste lønart Feriefridage. Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart 3800, Antal Oprettelse af fast lønart 1. Vælg Medarbejder, Faste lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart 3802, Antal Visma Løn, Side 10

11 Afholdelse af feriefridage Ved afholdelse af feriefridage findes der nedenstående muligheder: 1. Fraværskode 60 fraværslønart 3810 afholdte feriefridage nedskrives i den tildelte saldo. 2. Fraværskode 62 fraværslønart 3818 afholdte feriefridage udbetales til en sats pr. dag. 3. Fraværskode 60 fraværslønart 3829 afholdte feriefridage nedskrives i den tildelte saldo og den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8 %. 4. Fraværskode 60 fraværslønart 3846 Afholdte feriefridage nedskrives i den tildelte saldo. Den ferieberettigede løn nedskrives med 4,8 % pr. feriefridag og feriefridagene udbetales til en timesats. Feriefridagene omregnes til timer på følgende måde: Afholdte feriefridage ganges med normtimer pr. dag, som ganges med timelønnen. Normtimer hentes fra et af følgende: Personlig sats lønart 9918 Resultattabel TRTIM 7,4 time. Opsætning af lønart på fraværskode 1. Klik på knappen OK. 2. Vælg Opsætning, Stillingskategori 3. Angiv den ønskede stillingskategori 4. Klik på knappen Find 5. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 6. Dobbeltklik på Fraværskoden 7. Udfyld feltet lønart med den ønskede lønart 8. Klik på knappen OK. Udbetaling af feriefridage Feriefridage kan udbetales som en variabel lønoplysning, men der sker IKKE en registrering i fraværssystemet. Du kan bruge en af følgende variable lønarter: Lønart Udbetaling af feriefritimer. Angiv timer og lønarten henter den personlige timeløn lønart 9905 eller satsen fra resultattabel Lønart Udbetaling af feriefritimer. Angiv timer og sats som ganges med hinanden. Visma Løn, Side 11

12 Lønart Udbetaling af feriefridage. Angiv dage og sats som ganges med hinanden. Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart, Antal Bogføring af udbetalte Feriefridage Når der sker udbetaling af Feriefridagene, skal beløbet bogføres. Alt efter hvilken lønart, der er anvendt til udbetaling, opsættes lønarten til bogføring på følgende måde: Oprettelse af kontonummer på udbetalingslønart 1. Klik på Opsætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Vælg den kontoplan, hvor lønarten skal konteres 4. I højremenuen vælges Kontoplanlinie 6. Udfyld felterne Kontonr m.fl. 7. Klik på knappen OK Saldooversigt Feriefridage Efter hver lønkørsel kan du på rapporten Medarbejder til gode (År til dato) se saldoen for feriefridage på hver enkelt medarbejder. Ønsker du mere viden om Feriefridage, kan du læse vores vejledning Feriefri på vores Community. Visma Løn, Side 12

13 8. Aftalefridage Tildeling af Aftalefridage Du kan tildele Aftalefridage i Visma Løn ved brug af variabel lønart Aftalefridage. Lønarten opskriver saldoen for Aftalefridage med det antal, du opretter på lønarten. Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart, Antal Afholdelse af Aftalefridage Når medarbejderen holder Aftalefridage, anvender du Fraværskode 44 fraværslønart 3405 Opsætning af lønart på fraværskode 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori 4. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 5. Klik på Ny 6. Udfyld feltet fraværskode med 44 og lønart Klik på knappen OK. Saldooversigt Aftalefridage Efter hver lønkørsel kan du på rapporten Medarbejder til gode (År til dato) se saldoen for Aftalefridage på hver enkelt medarbejder. Visma Løn, Side 13

14 9. Omsorgsdage Tildeling af Omsorgsdage Du kan tildele Omsorgsdage i Visma Løn ved brug af variabel lønart Omsorgsdage. Lønarten opskriver saldoen for Omsorgsdage med det antal, du opretter på lønarten. Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart, Antal Afholdelse af Omsorgsdage Når medarbejderen holder Omsorgsdage, bruger du: Fraværskode 70 fraværslønart 3305 Opsætning af lønart på fraværskode 1. Vælg Opsætning, Stillingskategori 2. Angiv den ønskede stillingskategori 4. I højremenuen vælges Tilladte fraværskoder 5. Dobbeltklik på fraværskoden 6. Udfyld feltet lønart med den ønskede lønart 7. Klik på knappen OK. Saldooversigt Omsorgdage Efter hver lønkørsel kan du på rapporten Medarbejder til gode (År til dato) se saldoen for Omsorgsdage på hver enkelt medarbejder. Visma Løn, Side 14

15 10. SH overført til Feriekort/Feriekonto Feriefonden ønsker kun at få overført 12,5% i feriepenge, og SH skal dermed ikke overføres til Feriekort eller FerieKonto. Vi anbefaler, at rest-sh udbetales i sidste lønkørsel i året på en af følgende variable lønarter: SH-restsaldo udbetaling (modregner negativ saldo) SH-restsaldo udbet.m/saldotjek (tømmer saldo) Oprettelse af variabel lønart 1. Vælg Medarbejder, Variable lønoplysninger 3. Udfyld felterne Dato, Medarbejder, Lønart Oprettelse af kontonumre på udbetalingslønart 1. Klik på Opsætning, Kontoplan og Kontoplan 2. Vælg den kontoplan, hvor lønarten skal konteres 4. I højremenuen vælges Kontoplanlinie 6. Udfyld felterne Kontonr m.fl. 7. Klik på knappen OK Visma Løn, Side 15