Offentliggørelse af udbud: Myndighedsopgaver indenfor jernbanesikkerhed på fagområdet: elektrificering. Side 1 af 11.

Transkript

1 Offentliggørelse af udbud: Myndighedsopgaver indenfor jernbanesikkerhed på fagområdet: elektrificering Side 1 af 11.

2 Indledning Trafikstyrelsen inviterer hermed alle interesserede og kvalificerede leverandører til at afgive tilbud på rådgiverydelser på fagområdet elektrificering. Baggrund Trafikstyrelsens Center for Jernbane skal i de kommende år behandle ansøgninger om ibrugtagningstilladelse til flere store infrastrukturprojekter som f.eks. Metro Cityringen, Femern landanlæg, Femern kyst-kyst, København-Ringsted, Elektrificeringsprojektet samt flere hastighedsopgraderingsprojekter. Disse projekter betyder, at Trafikstyrelsen har behov for supplerende ekspertise indenfor fagene: elektrificering, sikring, software, spor, risikovurdering, geoteknik og konstruktioner. Tilsvarende har Trafikstyrelsen behov for at kunne trække på tekniske eksperter indenfor elektrificering i forbindelse med behandlingen af ansøgninger om ibrugtagningstilladelse til øvrige komplekse infrastrukturprojekter. Endeligt har Trafikstyrelsen behov for ekstern ekspertise for til stadighed at kvalificere den faglige viden hos Trafikstyrelsens medarbejdere i relation til behandling af ansøgninger om ibrugtagningstilladelse til elektrificering. Formål og målgruppe Formålet med at tilføre kompetence indenfor fagområdet elektrificering er til stadighed at yde kompetent og faglig kvalificeret behandling af ansøgninger om ibrugtagningstilladelser til komplekse og større infrastrukturprojekter. Udbudsbetingelser Disse udbudsbetingelser gælder for Trafikstyrelsens udbud af kontrakt om anskaffelse af rådgiverydelser på fagområdet elektrificering efter udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort d i TED-databasen. Trafikstyrelsen er ansvarlig for, at udbuddet gennemføres i overensstemmelse med EU's udbudsregler, herunder at de grundlæggende principper om gennemsigtighed og ligebehandling respekteres under udbudsprocessen. Tilbudsgiver må derfor påregne, at Trafikstyrelsen vil afvise tilbud, der er fejlbehæftet eller mangelfuldt. Det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med EU's udbudsregler. Side 2 af 11.

3 1. Ordregivende myndighed Ordregiver under dette udbud er: Trafikstyrelsen Edvard Thomsensvej 14, 2300 København S Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, dokumentation mv. skal rettes til Trafikstyrelsen udpegede kontaktperson, som er: Caroline Tastesen Edvard Thomsensvej 14, 2300 København S cate@trafikstyrelsen.dk 2. Udbudsmaterialets indhold Ud over nærværende udbudsbetingelser udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: Bilag A: Kontraktudkast (Aftale om rådgivning og bistand Myndighedsopgaver indenfor jernbanesikkerhed) Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. 3. Udbudsform Udbuddet gennemføres som offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver har ret til at afgive tilbud. 4. Forudsætninger for afgivelse af tilbud 4.1 Personlige forhold Tilbudsgiver skal dokumentere ikke at være omfattet af de udelukkelsesgrunde, der er anført i Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 1 og stk. 2, litra a, b, c, e og f. Dvs. bl.a. udelukkelsesgrunde om konkurs og strafbare forhold. Tilbudsgiver skal som dokumentation herfor fremsende: Side 3 af 11.

4 Udfyldt Tro og love-erklæring vedr. gæld til det offentlige på over kr., jf. bekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997, og at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i art. 45, stk. 1 og stk. 2. En Tro- og love erklæring kan downloades fra Udbudsportalens hjemmeside. ( Den/de vindende tilbudsgivere skal desuden på tidspunktet for kontraktunderskrivelse, jf. tidsplan have følgende dokumentation: En kopi af Serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen eller lignende dokumentation udstedt af relevante myndigheder. Serviceattesten må højst være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Serviceattesten kan rekvireres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: ( Der gøres opmærksom på, at Erhvervsstyrelsen kan have en sagsbehandlingstid på ca. 2 uger. 4.2 Finansiel formåen Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring fra bank eller erhvervsansvarsforsikring, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver er solvent samt er i besiddelse af en gyldig erhvervsansvarsforsikring. 5. Kravspecifikation 5.1 Krav til rådgiverens faglighed Rådgiveren skal yde en tidsvarende og konkret sparring til brug for Trafikstyrelsens myndighedsbehandling i forbindelse med opgaverne nævnt i afsnit 5.4. Rådgiveren skal derudover kunne bistå med stadig kvalificering af Trafikstyrelsens medarbejderes tekniske kompetence. Rådgiveren skal mindst have følgende kompetencer: Kompetencer Vægtning Tekniske anlæg/systemer inden for 40 % fagområdet Relevante sikkerhedsregler inden for 20 % fagområdet Sikkerhedsstyring jf. relevante anerkendte 25 % standarder Skriftlig og mundtlig formidling 15 % Side 4 af 11.

5 Ved tekniske anlæg/systemer inden for fagområdet elektrificering forstås: kørestrømsanlæg og sikringsanlæg samt deres vekselvirkning med omgivelserne. Ved relevante sikkerhedsregler inden for fagområdet elektrificering forstås: TSI Energy CR, TSI Energy HS samt andre tekniske standarder, som er relevante i forhold til f.eks. Banedanmarks elektrificeringsprojekt. Ved sikkerhedsstyring jf. relevante anerkendte standarder forstås: sikkerhedsstyring i henhold til almindeligt anerkendte normer som f.eks. EN50126, EN50128, EN50129, EuroCodes, banenormer mv. Ved skriftlig og mundtlig formidling forstås: at viderebringe viden eller erfaring på en letforståelig og pædagogisk måde. 5.2 Rammerne for rådgivningen Rådgiveren vil forvaltningsretsligt udføre sine opgaver på vegne af Trafikstyrelsen. Det betyder, at rådgiveren har pligt til ved driften af rådgivningsindsatsen at overholde de almindelige forvaltningsretslige regler og grundsætninger, der gælder for offentlige myndigheder. Rådgiveren vil ikke skulle træffe afgørelse i afgørelsessager efter forvaltningsloven på Trafikstyrelsens vegne. 5.3 Organisation og drift af rådgivningsindsatsen Den enkelte rådgiver skal i udgangspunktet kunne løse sine opgaver selvstændigt. Rådgiveren kan dog, såfremt det i konkrete tilfælde skønnes nødvendigt for rådgivningens udførelse anvende underrådgivere, specialbistand mv. efter aftale med Trafikstyrelsen. Udskiftning af de enkelte rådgivere, tilknyttet opgaveløsningen, kan alene ske efter forudgående skiftlig godkendelse fra Trafikstyrelsen. 5.4 Opgaveporteføljen Rådgiveren skal primært yde bistand i forbindelse med løsningen af følgende myndighedsopgaver: godkendelse af assessorteams, tilsyn med virksomheder og assessorer, udstedelse af ibrugtagningstilladelser, anmodninger om forhåndsdialog samt tilkendegivelser. Rådgiverne skal løse mindre og større opgaver i form af ad hoc rådgivning og sparring mundtligt såvel som skriftligt samt deltage i møder under godkendelsesprocessen for ibrugtagningstilladelser. For håndtering af mindre opgaver gælder at: Side 5 af 11.

6 min. 80 % af telefoniske henvendelser skal være besvaret indenfor 24 timer. min. 80 % af skriftlige henvendelser være besvaret indenfor 5 arbejdsdage min 80 % af mødedeltagelse skal være muligt med et varsel på mindst 4 arbejdsdage. For håndtering af større opgaver skal rådgiverne adviseres forud, og der skal aftales en tidsplan for løsningen af den enkelte opgave. 5.5 Samarbejde med Trafikstyrelsen Ved løsning af opgaver af en til flere dages varighed skal rådgiveren forvente, at opgaveløsningen finder sted på Trafikstyrelsens adresse. Rådgiverens svar skal på forlangende af Trafikstyrelsen være skriftligt. I så fald skal svaret være i elektronisk form ved brug af gængse filformater. Ved løsning af større opgaver eller dele heraf skal rådgiveren ved anmodning fremkomme med et overslag i tid. Hvis der er risiko for, at et overslag eller dele heraf vil blive overskredet, skal rådgiverne straks give besked til Trafikstyrelsen. 5.6 Habilitet Det er styrelsens forventning, at rådgiverne kan blive inhabile. Da rådgiverne er underlagt forvaltningslovens regler og principper følger det, at rådgiverne er inhabile i forhold til en bestemt sag/ projekt i følgende tilfælde: hvis vedkommende selv har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald, eller er eller tidligere i samme sag/projekt har været repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, hvis vedkommendes ægtefælle, beslægtede eller besvogrede i op- eller nedstigende linie eller i sidelinien, så nær som søskendebørn eller andre nærstående, har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald eller er repræsentant for nogen, der har en sådan interesse, hvis vedkommende deltager i ledelsen af eller i øvrigt har en nær tilknytning til et selskab, en forening eller en anden privat juridisk person, der har en særlig interesse i sagens udfald, eller hvis der i øvrigt foreligger omstændigheder, som er egnede til at vække tvivl om vedkommendes upartiskhed. Rådgiverne har pligt til at informere Trafikstyrelsen om tilfælde, hvor det er rådgivers vurdering, at der kan rejses tvivl om rådgivers habilitet. Spørgsmålet om inhabilitet afgøres af Trafikstyrelsen. Styrelsen vil altid foretage en konkret vurdering af den pågældende interesses karakter og styrke, sagens karakter eller den pågældendes funktioner i forbindelse med sagsbehandlingen/projektet. Side 6 af 11.

7 Hvis Trafikstyrelsen vurderer, at rådgiver er inhabil, vil rådgiveren ikke blive bedt om sparring i det pågældende konkrete tilfælde. 6. Tildelingskriterium 6.1 Underkriterier Tilbudsgivere, der lever op til mindstekravene, og som i øvrigt har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, vil blive taget i betragtning. Tildeling af kontrakten vil ske ud fra kriteriet "økonomisk mest fordelagtige tilbud". Tilbuddene vil blive vurderet ud fra følgende underkriterier og vægtning: Underkriterier Vægt i % Kompetence 70 Pris 30 Ved kompetence forstås en vurdering af: Hvordan og i hvilket omfang tilbudsgiver vil sikre, at de pågældende rådgivere i tilstrækkelig grad besidder de nødvendige faglige kompetencer. Som baggrund for vurderingen af kompetencekriteriet vil Trafikstyrelsen tage udgangspunkt i nedenstående niveauinddelinger: 1) At kunne: den pågældende person har personlige kvalifikationer og kan udføre de aktuelle opgaver inden for det pågældende fag. Den pågældende har et tilstrækkeligt indgående kendskab til det daglige arbejde, at der kun af og til er behov for støtte. 2) At beherske: den pågældende person har personlige kvalifikationer og kan udføre de aktuelle opgaver inden for det pågældende fag. Den pågældende har et tilstrækkeligt indgående kendskab til det daglige arbejde, at der kun meget sjældent er behov for støtte. 3) At mestre: den pågældende person har personlige kvalifikationer og kan udføre de aktuelle opgaver inden for det pågældende fag. Den pågældende kender reglerne på området i sådan en grad, at der ikke er behov for støtte/overvågning. Den pågældende kan herudover vejlede personer i sit fagområde. Dette gælder både til personer med begrænset kendskab til fagområde samt til personer med indgående kendskab til fagområde. Endeligt kan den pågældende betragtes som ekspert inden for de pågældende fagområder. Ved pris forstås en vurdering af: Side 7 af 11.

8 I hvor høj grad tilbudsgiver kan tilbyde den mest fordelagtige pris set i forhold til rådgivernes faglige kompetence jf. afsnit 5.1. Hvis ydelsen løftes af flere rådgivere og timeprisen for disse varierer, vil den ikke vægtede gennemsnitlige timepris blive lagt til grund. 7. Kontraktvilkår Der indgås en kontrakt for en periode på 2 år med option for forlængelse med 2 år. Det vil sige, at den maksimale kontraktperiode er 4 år. Kontrakten indgås på grundlag af det kontraktudkast, der indgår som bilag A til udbudsmaterialet. En endelig aftale er først indgået, når en skriftlig kontrakt er underskrevet af begge parter. 8. Økonomisk ramme Det forudsættes at rådgiverne holder sig fagligt opdateret, hvorfor rådgivernes omkostninger hertil afholdes for egen regning. Rådgiverne honoreres efter regning på baggrund af det opgjorte timeforbrug. Den økonomiske ramme for rådgivningsindsatsen er op til kr. pr. år eksklusiv moms. Trafikstyrelsen vurderer, at der mindst vil blive behov for rådgivning for et beløb svarende til kr. pr. år. Rådgiveren betales dog efter regning og er ikke sikret et mindstebeløb. 9. Aflevering af tilbud. Frist for modtagelse af tilbud er den 19. august 2013 kl Tilbuddet skal være skriftligt og sendes til/afleveres på følgende adresse: Trafikstyrelsen Att.: Center for Jernbane- Caroline Tastesen Edvard Thomsensvej 14, 2300 København S 9.1 Formkrav Følgende forudsætninger er gældende i forbindelse med afgivelse af tilbud: Tilbudsgiver skal oplyse om uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos de personer, der skal udføre ydelserne (jf. art. 48, stk. 2, litra e i direktiv 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter). Side 8 af 11.

9 Tilbudsgiver bedes fremsende målrettede CV er med relevante oplysninger om de påkrævede kompetencer for de rådgivere, som tilbudsgiver ønsker at stille til rådighed for løsning af ovenstående rådgiverydelser. CV erne må maksimalt være på 8 sider. Tilbuddet bedes afleveret i én papirbaseret underskrevet original, en papirbaseret kopi samt en elektronisk version på usb-stick. Tilbuddet skal udarbejdes på dansk. Tilbuddets priser skal være i danske kroner og ekskl. moms. Tilbuddet skal være mærket: Center for Jernbane Udbud af rådgivning og bistand spor, sikring og software - Må ikke åbnes Att.: Caroline Tastesen 10. Orienteringsmøde og spørgsmål Der afholdes orienteringsmøde fredag d. 28. juni 2013, kl i Trafikstyrelsen på adressen: Edward Thomsensvej 14, 2300 København S. Mødet afholdes i møderum D på 4. sal. Spørgsmål stillet indtil 6 dage før tilbudsfristen, vil blive besvaret. Dette betyder, at spørgsmål fremsendt senest tirsdag d. 13. august 2013 kl vil blive besvaret skriftligt senest d. 16. august Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Trafikstyrelsens hjemmeside og sendt samtidigt til alle tilbudsgivere fredag d. 16. august Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til nedenstående tidsplan: Aktivitet Dato Offentliggørelse fredag den 14. juni 2013 Orienteringsmøde fredag d. 28. juni 2013 Frist for indsendelse af spørgsmål tirsdag den 13. august 2013 Tilbudsfrist mandag den 19. august 2013 Orientering om det vindende tilbud onsdag den 28. august 2013 Kontraktunderskrivelse Forventes i uge 37 Side 9 af 11. (9.-13.september 2013)

10 Der gøres opmærksom på, at der kan ske afvigelser fra den forventede tidsplan. Større afvigelser vil blive meddelt tilbudsgiverne. 12. Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold, jf. udbudsdirektivets art Vedståelsesperiode Tilbuddet er bindende for tilbudsgiver og skal vedstås 40 arbejdsdage efter tilbudsfristens udløb for afgivelse af det endelige tilbud. 14. Mulighed for alternative tilbud eller afgivelse af mere end et tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud, dvs. tilbud der afviger fra den beskrevne opgave. Der kan ikke afgives mere end et tilbud på samme ydelse, dvs. at samme juridiske enhed indgiver flere tilbud med forskellige underleverandører. 15. Bestemmelse om forbehold Enhver tilsigtet eller utilsigtet uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet og tilbuddet har karakter af forbehold, herunder uoverensstemmelser i form af manglende opfyldelse eller besvarelse af krav ifølge kravspecifikationen eller kontraktudkastet. Trafikstyrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Trafikstyrelsen er forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet eller andre forbehold, der ikke af ordregiver kan prissættes med den fornødne sikkerhed eller er bagatelagtigt. Mindstekrav anses altid for grundlæggende elementer, hvorfor tilbud med forbehold over for mindstekrav afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebære betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Side 10 af 11.

11 16. Omkostninger og tilbudsvederlag Tilbudsgiver kan ikke få tilbud tilbageleveret fra Trafikstyrelsen, der til gengæld er uberettiget til at anvende tilbuddet i andre sammenhænge end i forhold vedrørende nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med at afgive tilbud under nærværende udbud er Trafikstyrelsen uvedkommende. 17. Annullering Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Trafikstyrelsen kunne annulleres, hvis Trafikstyrelsen har saglig grund til annullering. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Såfremt der alene modtages ét tilbud, vil dette tilbud tages i betragtning såfremt tilbuddet er konditionsmæssigt. 18. Aktindsigt Der gøres opmærksom på, at offentlige myndigheder er omfattet af lov om offentlighed i forvaltningen. Resultatet af udbuddet vil alene og i anonymiseret form blive videreformidlet til tilbudsgivere, hvis tilbud er konditionsmæssige. Trafikstyrelsen er dog forpligtet til, på baggrund af evt. anmodning om aktindsigt i den konkrete udbudssag, at foretage en vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives aktindsigt i. Der kan evt. gives afslag om aktindsigt i konkrete tilbud eller dele heraf, såfremt det vurderes, at der er begrundelse herfor. Der kan eksempelvis gives afslag på aktindsigt, hvis tilbuddet indeholder oplysninger, som kompromitterer tilbudsgivers forretningshemmeligheder eller lignende. Tilbudsgiver bedes på forhånd angive, hvilke dele af tilbuddet, som anses som forretningshemmeligheder og derfor ikke ønskes omfattet af aktindsigt samt begrundelser herfor. Der gøres opmærksom på, at det er Trafikstyrelsens opgave, bl.a. på baggrund af retspraksis, at beslutte, hvilke oplysninger m.v. der kan gives aktindsigt i. Grundet offentlighedsreglernes indretning kan der ikke på forhånd gives garanti for, at tilbudsgivers ønske om at undlade informationer for aktindsigt kan følges. Der gøres endvidere opmærksom på, at der ved en eventuel klagesag eller andre myndigheders behandling af dette udbud ikke kan garanteres beskyttelse af oplysninger. Side 11 af 11.