Spørgsmål og svar vedr. udbud af myndighedsopgaver indenfor jernbanesikkerhed:

Transkript

1 Edvard Thomsens Vej København S Telefon Fax Notat Spørgsmål og svar vedr. udbud af myndighedsopgaver indenfor jernbanesikkerhed: Nr. Spørgsmål Svar: 1 Er der tale om en rammeaftale? Der er ikke tale om en rammeaftale som f.eks. SKI. Der vil for hvert udbud blive indgået en kontrakt mellem én tilbudsgiver og Trafikstyrelsen, hvori alle de til ansættelsesforholdet relevante forhold vil fremgå. Ramme-elementet består i, at kontraktsummen ikke kan garanteres udløst i sit hele, da arbejdet udføres efter regning og arbejdets omfang i særlig grad defineres af projektaktiviteten hos infrastrukturforvaltere. 2 Kan tilbudsgiver takke nej til opgaver? Tilbudsgiver er som udgangspunkt forpligtet til at varetage løsningen af de opgaver, som Trafikstyrelsen videregiver. Der kan dog være særlige tilfælde, hvor Trafikstyrelsen accepterer, at tilbudsgiver af den ene eller anden grund ikke ønsker at varetage løsningen af en given opgave. 3 Er tilbudsgivers virksomhed afskåret fra at byde på fremtidige opgaver? Nej, en aftale med Trafikstyrelsen betyder ikke, at tilbudsgiver er afskåret fra at byde ind på fremtidige projekter som f.eks. projekterende, validator eller assessor. Ved fase eller etapeopdelte projekter, hvor rådgiver allerede arbejder for Trafikstyrelsen forventes det dog, at rådgiver overvejer det nøje, før rådgiver byder ind som f.eks. rådgiver, validator Side 1 (5)

2 eller assessor på senere faser/etaper af projektet, idet det må forventes at afskære rådgivers samarbejde med Trafikstyrelsen om det konkrete projekt. 4 Kan repræsentanter fra tilbudsgivers virksomhed også være rådgiver og assessor i det samme projekt? 5 Er rådgiver ansvarlig for habilitet? Nej, rådgivers virksomhed kan ikke agere som assessor i det samme projekt, som rådgiver varetager opgaver på for Trafikstyrelsen. Nej, Trafikstyrelsen træffer afgørelse om, hvorvidt rådgiver overholder kravene til habilitet. Rådgiver har pligt til at informere Trafikstyrelsen om tilfælde, hvor det er rådgivers vurdering, at der kan rejses tvivl om rådgivers habilitet. Hvis Trafikstyrelsen vurderer, at rådgiver er inhabil i forhold til et konkret projekt, vil rådgiveren ikke blive bedt om sparring i forhold til myndighedsbehandlingen af det pågældende projekt. 6 Hvad indebærer en 80 % s rådighedsforpligtelse? 7 Kan afstand være et problem, hvis rådgiver i sit daglige virke sidder i Århus? 8 Er der krav til at rådgiver skal kunne tale dansk? 80 % rådighedsforpligtelse betyder, at rådgiver skal være til rådighed under de givne omstændigheder, (dvs. reagere indenfor de tidsrum, som fremgår af udbudsmaterialet afsnit 5.4), for mindre opgaver, i forhold til 80 % af de opgaver, som rådgiver varetager for Trafikstyrelsen. Dette giver et vist råderum for rådgiver i forhold til sygdom, ferie og andre forhold, der kan påvirke rådgivers reaktionstid. Som udgangspunkt er dette ikke et problem. Det afgørende for Trafikstyrelsen er, at rådgiver kan reagere indenfor de tidsrum, som fremgår af udbudsmaterialet afsnit 5.4. Det er ikke et krav, at rådgiver skal kunne tale flydende dansk. Det er dog et krav, at rådgiver kan læse materiale på dansk og kan formidle sin viden på en let forståelig måde. 9 Er det en fejl, at kendskab til Kendskab til TSI er kan anses som en del Side 2 (5)

3 TSI er og specielt TSIinfrastruktur ikke er nævnt i afsnittet i udbudsmaterialet om krav til rådgivernes faglighed? af relevante sikkerhedsregler indenfor fagområderne spor, konstruktioner, geoteknik og elektrificering. fagområdet spor er TSI-infrastruktur relevant. 10 Er det en fejl at udbudspakken vedr. risikovurdering skal mærkes Center for Jernbane Udbud af rådgivning og bistand spor, sikring og software - Må ikke åbnes Att.: Caroline Tastesen? fagområderne geoteknik og konstruktioner er TSI-infrastruktur relevant. fagområdet elektrificering er TSI-energy relevant. Ja, det er en fejl. Udbudspakken vedr. risikovurdering skal selvfølgelig mærkes: Center for Jernbane Udbud af rådgivning og bistand risikovurdering - Må ikke åbnes Att.: Caroline Tastesen. 11 Hvad er forskellen på større og mindre opgaver? Udgangspunktet er, at mindre opgaver kan være opgaver, der f.eks. kan besvares skriftligt ved eller mundtligt med et telefonopkald og, hvor arbejdstiden varierer mellem en halv time til en hel arbejdsdag. Ved større opgaver varierer arbejdstiden typisk fra 2 arbejdsdage og opefter. Styrelsen vil i dialog med rådgiver løbende foretage en konkret vurdering af de enkelte opgaver, særligt i de tilfælde hvor en given opgaves omfang ændrer sig og viser sig større end først antaget. 12 Er der noget til hinder for at en enkeltmandsvirksomhed byder på en opgave? 13 Er det muligt at give et tilbud på kun et enkelt fagområde i en pakke, hvori flere fagområder er samlet? Nej, der ikke noget til hinder for, at en enkeltmandsvirksomhed afgiver et tilbud. Nej, tilbudsgiver kan kun afgive tilbud på en hel udbudspakke. Hvis en virksomhed alene er interesseret i afgive et tilbud på et fagområde, som er samlet med andre fagområder, som den pågældende virksomhed ikke ønsker at afgive tilbud på, må virksomheden undersøge, hvorvidt Side 3 (5)

4 der kan indgås en aftale med andre tilbudsgivere om at give et tilbud sammen, der dækker alle relevante områder i den givne udbudspakke. I praksis vil det dog kun være én virksomhed, der afgiver tilbuddet, og som kontraherer med Trafikstyrelsen. Forholdet mellem de to virksomheder vil være et aftaleretligt anliggende mellem disse to virksomheder. 14 Hvor og hvordan offentliggøres svar på spørgsmål og eventuelle rettelser til udbudsmaterialet? Vil Trafikstyrelsen kunne sende informationerne direkte til tilbudsgiverne? Spørgsmål og svar offentliggøres på Trafikstyrelsens hjemmeside i den nyhed, hvor alt udbudsmaterialet i øvrigt ligger. Nyheden er offentliggjort d. 14. juni 2013, og titlen er: Offentliggørelse af udbud Myndighedsopgaver inden for jernbanesikkerhed. Der vil eventuelle tilføjelser også komme til at ligge senest 6 dage før udløb af fristen for afgivelse af tilbud. Nej. Udbuddet er offentligt og Trafikstyrelsen ved følgeligt ikke, hvem der agter at afgive tilbud, hvorfor informationerne ikke vil kunne sendes direkte til tilbudsgiverne før fristen for afgivelse af tilbud er udløbet. 15 Hvad er tilstrækkeligt til at opfylde kravet om finansiel formåen? Kravet er uklart formuleret. Kopi af erhvervsansvarsforsikring er tilstrækkeligt til at opfylde kravet om finansiel formåen. I udbudsmaterialet fremgår det at: Tilbudsgiver skal vedlægge erklæring fra bank eller erhvervsansvarsforsikring, hvoraf det fremgår, at tilbudsgiver er solvent samt er i besiddelse af en gyldig erhvervsansvarsforsikring. Er det tilstrækkeligt at vedlægge kopi af erhvervsansvarsforsikring? Side 4 (5)

5 16 I udbudsmaterialet fremgår det at: Hvis ydelsen løftes af flere rådgivere, og timeprisen for disse varierer, vil den ikkevægtede gennemsnitlige timepris blive lagt til grund. Er det den ikke-vægtede gennemsnitlige timepris, der indskrives som timerate i kontrakten uanset, hvilken person der løser en aktuel opgave? Ja, det vil være den ikke-vægtede timepris, der vil blive lagt til grund. 17 Hvad er tilstrækkeligt til at opfylde kravet om finansiel formåen? Skal tilbudsgivers bank underskrive en erklæring og ikke tilbudsgivers revisor? Kravet er formuleret uklart. Det vil være tilstrækkeligt at vedlægge kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring. Ja, det er korrekt forstået, at tilbudsgivers rådgivere vil agere under Trafikstyrelsens Ledelse, Ansvar og Kvalitetssikring. Vil en erklæring fra tilbudsgivers revisor kunne godtages? Arbejder tilbudsgivers rådgivere under Trafikstyrelsens Ledelse, Ansvar og Kvalitetssikring? 18 I forhold til kravet om finansiel formåen, kræves der både dokumentation for solvens og gyldig ansvarsforsikring? Kravet er formuleret uklart. Det vil være tilstrækkeligt at vedlægge kopi af gyldig erhvervsansvarsforsikring. Hvilken form for dokumentation kræves for, at der kan dokumenteres solvens i tilbuddet? Side 5 (5)