Spørgsmål og svar til udbud vedrørende udførelse af kloakservice for Aarhus Kommune. Udbudsbekendtgørelsesnummer:

Transkript

1 Spørgsmål og svar til udbud vedrørende udførelse af kloakservice for Udbudsbekendtgørelsesnummer: Skemaet indeholder alle, til dato, offentliggjort spørgsmål og svar. Alle spørgsmål og svar offentliggøres på aarhus.dk/udbud (hvor det aktuelle udbud vælges). For hver offentliggørelse indsættes en dato-overskrift for at sikre overskueligheden i dokumentet. 4. Udsendelse af svar på spørgsmål Tirsdag den 25. november 2014 Nr. Spørgsmål Svar 1 Ønske om prækvalifikation Min virksomhed vil gerne prækvalificeres, så vi kan afgive tilbud på udbuddet. Da der er tale om et offentligt udbud, jf. afsnit Udbudsform i udbudsmaterialet, kan alle interesserede aktører afgive tilbud. Der er således ingen prækvalifikation forbundet med dette udbud.

2 Tirsdag den 2. december 2014 Nr. Spørgsmål Svar 2 Ændring af dato for spørgemøde Jf. udbudsmaterialets kapitel 3. Spørgemøde onsdag d. 10. december 2014 er nødt til at ændre datoen for spørgemøde fra mandag den 8. december 2014 kl , lokale 390, Aarhus Rådhus, til onsdag d. 10. december 2014 kl , lokale 285, Aarhus Rådhus. Der skal ske tilmelding til vhc@aarhus.dk senest onsdag den med angivelse af tilbudsgivers firmanavn og antal deltagere. Nr. Spørgsmål Svar 3 Tilbudslisten, position 2.4 Strømpeforing eller anden form for relining Har tilbudsgiver forholdt sig til, at et ikke er mange kloakservicefirmaer, som udfører denne ydelse selv. Her vil kloakservicefirmaerne skulle Position 2.4 Strømpeforing eller anden form for relining optræder på tilbudslisten som en tillægsydelse - tillægsydelser indgår ikke i tilbudsvurderingen. Der er derfor ikke et krav, at tilbudsgiver angiver en pris

3 entrere med underleverandører for at kunne tilbyde denne ydelse. for strømpeforing eller anden form for relining for at blive taget i betragtning ved tilbudsevalueringen. 4 Udbudsmaterialets afsnit 4.5. Tildelingskriterium timepriser inkl. afgifter, tillæg mv. Kan ordregiver give en nærmere beskrivelse af, hvilke afgifter/tillæg der skal være indeholdt i timepriserne? F.eks. er det svært på forhånd at indregne deponeringsafgift i timepriserne, da tilbudsgiverne ikke kender deponeringsafgiftens størrelse ved tidspunktet for tilbudsafgivelse. Tillægsydelser er ydelser, som ordregiver efter aftaleindgåelse kan vælge at købe hos den vindende tilbudsgiver, hvis den vindende tilbudsgiver (evt. via underentreprenører) kan /vil levere den specifikke tillægsydelse. Jf. udbudsmaterialets afsnit 4.5. Tildelingskriterium og bilag 2 Tilbudsliste skal alle timepriser være inklusiv alle nødvendige udgifter i forbindelse med arbejdets udførelse, herunder administration, hjælpemidler, kvalitetskontrol, vagtplanlægning og forsikringer. Ligeledes skal miljøtillæg og olietillæg være inkluderet i timepriserne. Øvrige tillæg eller afgifter afregnes separat og i henhold til behørig dokumentation Tilbudsgiver skal i sit tilbud gøre rede for, i hvilke situationer eller på hvilke tidspunkter, skal betale eventuelle øvrige afgifter og tillæg. Miljøgebyr og deponeringsafgift forventes således ikke indeholdt i timepriserne, men afregnes separat og løbende i aftaleperioden efter modtagelse af en dokumenterende regning fra leverandøren, jf. pkt Priser i udkast til rammeaftale. betaler således den afgift, det koster at aflevere affald på godkendt deponi. Dog forbeholder

4 sig ret til at anvise et andet deponi i end Leverandørens normale deponi, såfremt der kan konstateres en afgiftsbesparelse herved. Obligatorisk rammeaftale Vil det være obligatorisk for kommunens institutioner at benytte den indgåede rammeaftale? Ja det vil være obligatorisk for kommunens institutioner at benytte den indgåede rammeaftale ved behov for udførelse af en kloakserviceydelse omfattet af rammeaftalen. 5 6 Eventuelle serviceaftaler Er der taget højde for, at nogen institutioner kan have tegnet serviceaftaler i relation til kloakservice herunder serviceaftaler med 2 års opsigelsesvarsel? I udbudsmaterialet har ordregiver således taget forbehold for nogle kloakserviceydelser, som ikke er omfattet af rammeaftalen, da de er dækket ind via en anden indkøbsaftale, via kommunens egen opgaveløsning (Magistratsafdelingen for Teknik og Miljø) el. lign.. Jf. således afsnit 1.1. ( Omfang ), 1.2. ( s fremtidige rammeaftale ), 5.1. ( Omfang ), kapitel 6 ( Udbyders forbehold ) i udbudsmaterialet samt punkt 2 ( Rammeaftalens omfang) i udkast til rammeaftale. Ordregiver har ikke kendskab til eksisterende serviceaftaler med 2 års opsigelsesvarsel. Udgangspunktet er, at alle eksisterende serviceaftaler er tegnet i forbindelse med og ophører samtidig med den overordnede rammeaftale indgået i 2011 (dvs. ophører pr. 31. marts 2015). Jf. kapitel 6 i udbudsmaterialet, Udbyders forbehold har ordregiver i forbindelse med forberedelsen af nærværende udbud undersøgt, om der i kommunens afde-

5 7 8 Datagrundlag opgaver som ordregiver i dag får løst/udført på kommunens institutioner Har ordregiver et overblik over, hvilke kloakservice-ydelser kommunens forskellige institutioner får udført i dag? Nærmere om indholdet af leverandørens rådgivning af kunden I hvilket omfang har leverandøren mulighed for at rådgive kunden til køb af forebyggende foranstaltninger frem for helbredende foranstaltninger - henset til at forebyggende foranstaltninger kan være dyrere end helbredende foranstaltninger? linger og institutioner forekommer lokalt indgåede aftaler (herunder serviceaftaler) med andre leverandører. Når udbudsforretningen er overstået og der er indgået en obligatorisk rammeaftale, vil eventuelle lokale aftaler, som på trods af ordregivers forberedende arbejde ikke er identificeret endnu, blive søgt afviklet i et samarbejde mellem og den valgte leverandør på området. Ordregiver har et solidt datagrundlag/overblik over, hvilke ydelser kommunens institutioner får løst i dag. Ved udformningen af udbudsmaterialet, herunder angivelse af anslået forbrug pr. år i tilbudslisten, har ordregiver således trukket på statistik fra kommunens nuværende kloakservice-leverandør samt på data fra kommunens økonomisystem. Ordregiver forventer, at leverandøren yder faglig kompetent rådgivning af kunden om den bedste løsning på en given problemstilling, jf. punkt 4.3. i udkast til rammeaftale om Leverandørens service til. Ordregiver skal dog gøre opmærksom på, at dispositionsretten ligger hos den enkelte institution/magistratsafdeling. Dvs. det er op til den enkelte institution/magistratsafdeling at afgøre, om man ønsker at betale for en forebyggende (ombygning/renovering) eller for en helbredende foranstaltning (afhjælpning/reparation).

6 Aftaleoverholdelse Iværksætter ordregiver foranstaltninger, hvis en eller flere af kommunens institutioner handler uden for den indgående rammeaftale på kloakservice? Leverandørens forbehold i forbindelse med tilbudsafgivelse I hvilket omfang har leverandøren mulighed for at tage forbehold over for udbudsmaterialet, herunder i forhold til udkast til rammeaftale? Foreligger der i dag en separat aftale vedr. TV-inspektion i Er der er en særskilt rammeaftale om kommunens køb af TV-inspektioner? Krav til udførelse af TV-inspektion Kan ordregiver give en nærmere beskrivelse af kravene til den udførte TV-inspektion? Ordregiver har stor fokus på aftaleoverholdelse/ compliance i forhold til kommunens indkøbsaftaler. Ordregiver har således en contract manager på alle indkøbsaftaler, herunder på rammeaftalen vedr. kloakservice, som løbende følger op på aftalen og iværksætter foranstaltninger, hvis der konstateres handel uden for aftalen (manglende compliance ). Vedrørende leverandørens forbehold i forbindelse med tilbudsafgivelse henvises til udbudsmaterialets afsnit Tilbudsgivers forbehold. Ordregiver opfordrer tilbudsgiverne til at søge eventuelle uklarheder/usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst mulige omfang kan undgås. Nej, der er ikke nogen separat rammeaftale om køb af TV-inspektion i. TV-inspektion er således en ydelse, som indgår i kommunens rammeaftale om kloakservice. Ordregiver vil ikke angive specifikke krav/standarder til den udførte TV-inspektion. Ordregiver forventer, at den udførte TV-inspektion er egnet til at konstatere, at der er et problem/et hul. Den udførte TV-inspektion skal således kunne vise, hvad der er galt den skal ikke give en målfast inspektion af,

7 Tilbudslisten, position 2.5 Lille spuler på larvefødder, 1 mand Hvad menes der med en lille spuler på larvefødder? Er der tale om en satellitspuler? hvad der nøjagtigt skal gøres for at afhjælpe problemet. Ordregiver forventer at kunne få udleveret materiale, herunder TV-rapport, på USB-stik efter udført TVinspektion, jf. besvarelsen af spørgsmål 20 nedenfor. Materialet, herunder TV-rapporten, skal kunne give den/de personer, der eventuelt skal løse problemet, et indledende overblik over problemet. Med position 2.5 Lille spuler på larvefødder menes en lille let maskine med larvefødder, jf. de to billeder/illustrationer nedenfor, som kan køre ind på boldbaner og spule dræn uden at gøre skade på plænen. 13 Billeder/illustration af lille spuler på larvefødder/satellitspuler:

8 14 Tilbudslisten, position 1.1. og position 1.2. Lille spuler Da disse to positioner afregnes pr. time, vil ordregiver så definere en lille spuler nærmere, f.eks. ved at angive en forventet størrelse på en lille spuler? Ordregiver specificerer begrebet lille spuler som følger: Med en lille spuler mener ordregiver en lille to-akslet slamsuger/spuler med en totalvægt på op til 18 tons. Position 1.3. og 1.4. Stor slamsuger/spuler med sugeog spuleudstyr vedrører dermed en slamsuger/spuler med en totalvægt på over 18 tons.

9 15 Tilbudslisten, position 1.12 Opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand uddybende beskrivelse af opgaven Kan ordregiver give en nærmere beskrivelse af, hvad denne opgave/position indebærer? Position 1.12 Opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand relaterer sig typisk til en af følgende to situationer: Når en kedel på varmeværk (satellitenhed) skal repareres og man skal have tømt fjernvarmevandet af, mens reparationen står på. Når reparationen er overstået, hældes fjernvarmevandet tilbage i kedlen. Når en større ledning skal tømmes for fjernvarmevand, fordi et stykke af ledningen skal repareres. Her kan man som alternativ til overpumpning på stedet vælge at køre fjernvarmevandet væk og aflevere det på deponi Deponering af fjernvarmevand I de situationer, hvor fjernvarmevand skal køres væk/afleveres til deponi, jf. besvarelsen af spørgsmål 15 ovenfor, hvor skal fjernvarmevandet så køres hen? Tilbudslisten, position 1.12 Opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand krav til tankstørrelse Vil ordregiver overveje at angive et minimumskrav i forhold til, hvor meget fjernvarmevand der skal kunne rummes i tanken? Da positionen afregnes pr. time vil timeforbruget til op- Position 1.12 på tilbudslisten relaterer sig typisk til planlagte opgaver, der bestilles i god tid. I de tilfælde, hvor fjernvarmevand skal køres væk/afleveres til deponi, skal det afleveres på rensningsanlæg. Ordregiver præciserer position 1.12 Opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand som følger: I forhold til planlagt opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand skal tanken kunne rumme 25m3. I forhold til ad hoc opsug/transport og aflæsning af fjernvarmevand skal tanken kunne rumme 10 m3.

10 sug/transport og aflæsning af fjernvarmevand således afhænge af, om der benyttes en tank med en lille hhv. en stor volumen? Langt de fleste opgaver vedr. opsug/transport og aflæsning af fjernevarmevand er planlagte, jf. besvarelsen af spørgsmål 15 ovenfor. 18 Tilbudslisten, position 1.10 Tillæg for hænger Da denne afregnes pr. time, vil ordregiver så definere en hænger nærmere, f.eks. ved at angive en forventet størrelse på hænger? Antal potentielle tilbudsgivere Hvor mange interesserede tilbudsgivere er der? Idet man anvender en hænger/kærre, når lasten ikke kan være på køretøjet alene, forudsætter ordregiver, at totalvægten for køretøj og hænger/kærre (vogntoget) er max. 48 tons. Der er således typisk tale om en stor hænger/kærre. Da der er tale om et offentligt udbud, jf. svar på spørgsmål 1 ovenfor, har ordregiver ingen mulighed for at kende antallet af interesserede tilbudsgivere Tilbudslisten, position 1.11 TVinspektionsvogn, 2 mand Vil ordregiver definere denne position nærmere? Vil det være tilstrækkeligt at byde ind med et køretøj, hvori der er et håndholdt kamera eller skal det være en decideret TV-inspektionsvogn? Implementering af rammeaftalen Hvordan vil den nye rammeaftale blive formidlet ud i ordregivers organisation? Alle potentielle/interesserede tilbudsgivere har fri mulighed for at hente udbudsmaterialet på ordregivers hjemmeside og har fri mulighed for at afgive tilbud frem til tilbudsfristen torsdag d. 15. januar 2015 kl Ordregiver ønsker, at der afgives tilbud på en decideret TV-inspektionsvogn, således at der efter udført TVinspektion kan udleveres materiale, inkl. TV-rapport, på USB-stik. Såvel ordregiver som den kommende leverandør vil skulle bidrage til implementering af den nye rammeaftale i. Ordregiver vil således formidle information om den indgåede rammeaftale vedr. udførelse af kloakservice til

11 Onsdag den 7. januar 2015 kommunens institutioner. Herudover vil der inden aftalens opstart pr. 1. april 2015 blive afholdt et opstartsmøde mellem ordregiver og den kommende leverandør, hvor parterne kan drøfte en nærmere implementerings/formidlingsplan Tilbudslisten, position 1.11 TVinspektionsvogn, 2 mand, DTVK-standard? Vil/kan ordregiver angive nærmere krav til den udførte TV-inspektion udover de i udbudsmaterialet omtalte? Mener ordregiver med TVinspektionsvogn en specifik TV-bil, som kan optage i DTVK-standard eller er det tilstrækkeligt med en spuler, som medbringer TV-udstyr og kan give en udefineret rapport på et USB-stik? Tilsendelse af spørgsmål-svar pr. mail Vil ordregiver sende spørgsmål-svar ud pr. mail, hvis en tilbudsgiver anmoder om det? Ordregiver har tidligere beskrevet, hvad ordregiver forstår ved positionen TV-inspektionsvogn, jf. besvarelsen af spørgsmål 12 og spørgsmål 20 ovenfor. Ordregiver kræver ikke DTVK-certificering. Den udførte TV-inspektion herunder rapporten, skal kunne give den/de personer, der eventuelt skal løse problemet, et indledende overblik over problemet. Hvis der i et konkret tilfælde, f.eks. af forsikringsmæssige hensyn, er behov for en målfast/kvalitetssikret TVinspektion i DTVK-standard eller tilsvarende, så vil ordregiver bestille en sådan kvalitetssikret TV-inspektion hos en leverandør, som er certificeret iht. DTVK eller tilsvarende. kører udbud af kloakservice som et offentligt udbud, hvor alle interesserede/potentielle tilbudsgivere kan hente udbudsmateriale herunder spørgsmål-svar på /udbud (hvor det

12 aktuelle udbud vælges). Ordregiver vil derfor ikke sende udbudsmateriale, herunder spørgsmål-svar, direkte pr. mail ud til udvalgte tilbudsgivere ordregiver ønsker således at behandle alle interesserede/potentielle tilbudsgivere ens.