1. Baggrund. Oplæg til midlertidig organisering af Visit Mariagerfjord

Transkript

1 Oplæg til midlertidig organisering af Visit Mariagerfjord Økonomi Nordre Kajgade Hobro Tlf raadhus@mariagerfjord.dk Journalnummer: Ref.: Trine Juul Søndergaard Pedersen Direkte tlf trspe@mariagerfjord.dk Dato: Baggrund Hidtidig organisering og forslaget om et foreningsbaseret Turistråd fra foråret/ sommeren Forslag til midlertidig organisering gældende for mindst Faktorer, der aktuelt gør, at foreningsmodellen ikke kan iværksættes Anbefaling Model Baggrund Da Økonomiudvalget d. 29. september behandlede sagen omkring turistrådets økonomi, var beslutningen, at Turistrådet skulle nedlægge sit mandat, og lade Økonomiudvalget overtage ansvaret for turismeområdet frem til årsskiftet, herunder gennem inddragelse af eksterne rådgivere. Det er for perioden 29. september til udgangen af 2011 sket ved, at udpegede kommunale embedsmænd i samarbejde med medarbejderne i Visit Mariagerfjord har varetaget administrationen, herunder forsøgt at skabe klarhed og gennemsigtighed i aftaler, projekter, rettigheder og pligter. Kommunen har herudover sideløbende entreret med ekstern revision med henblik på gennemgang af budget 2011, økonomiopfølgning, oprydning i bogføringen samt til udarbejdelse af årsregnskab. Økonomiudvalget tilkendegav endvidere, at det er en forudsætning for tilskud i budget 2012, at kommunen overtager den organisatoriske styring af turismearbejdet, samt at den konkrete form for organisation tilstræbes aftalt senest ved udgangen af 1. kvartal Side 1 af 6

2 2. Hidtidig organisering og forslaget om et foreningsbaseret Turistråd fra foråret/ sommeren 2011 Forretningsudvalget og Turistrådet arbejdede henover foråret og sommeren 2011 med et udkast til en fornyet organisering af turistarbejdet, hvor der blev lagt op til en foreningsbaseret model i lighed med den organisering, som kendes fra Erhvervsrådet. Oplægget og udkast til vedtægter blev behandlet af byrådet i august. Den umiddelbare anbefaling fra administrationen er, at denne organisering stadig er sigtet for turistarbejdet i Mariagerfjord, men organiseringen kræver forudsætninger, der på nuværende tidspunkt ikke kan realiseres, hvorfor det er nødvendigt, at der tages stilling til en midlertidig organisering, mindst gældende for Som Turistrådet har været organiseret hidtil, er bestyrelsen den øverste myndighed i Turistrådet. Bestyrelsen består af 10 medlemmer. Alle pladser besættes ved udpegning, hvor turistforeningerne udpeger de 8 medlemmer og byrådet udpeger 2 medlemmer. Forretningsudvalget udgøres af 5 medlemmer udpeget af og blandt bestyrelsen. Bestyrelse Forretningsudvalg I den nye model var der taget udgangspunkt i samme grundorganisering som kommunens erhvervsråd. Den væsentligste forskel på at organisere Turistrådet som foreningsmodel i stedet for den nuværende model, er styrkelsen af medlemsdemokratiet. En foreningsmodel er meget flad, og som udgangspunkt kan man melde sig ind i en forening, såfremt man kan tilslutte sig foreningens formål og betaler et nærmere fastsat kontingent. Denne mulighed er ikke gældende i dag. For at opnå medlemskab af bestyrelsen i turistrådet i dag, er det nødvendigt, at man først indmelder sig i en turistforening og derefter får mulighed for at blive udpeget til Turistrådet. Denne struktur kan udelukke en interesse for at gøre sin indflydelse gældende i Turistrådets arbejde, idet det tidsmæssige element med medlemskab i to organisationer og den lokalt fysiske forankrede interesse gennem en turistforening, kan være faktorer, der ikke appellerer til en bred interessentgruppe. Side 2 af 6

3 Foreningsmodellen er således en oplagt model i forhold i forhold til ønsket om at give turisterhvervet, aktørerne og interessenterne mulighed for at få indflydelse på og ejerskab for udviklingen. Generalforsamling Repræsentantskab Bestyrelse 3. Forslag til midlertidig organisering gældende for mindst 2012 Som tidligere skrevet vil administrationen stadig anbefale, at der arbejdes hen mod foreningsmodellen, men af flere årsager vurderes det ikke realistisk pt.: 3.1 Faktorer, der aktuelt gør, at foreningsmodellen ikke kan iværksættes Foreningsmodellen kræver, at der er en proaktiv chef i spidsen for Visit Mariagerfjord, der kan promovere fordelene ved at tegne et medlemskab af foreningen der vurderes ikke at være ressourcer for nuværende til at løfte den opgave. Det godkendte budget 2012 for Visit Mariagerfjord er betinget af forudsætninger, der indtil videre gør budgettet usikkert, og er der tale om et stramt budget, hvis overholdelse kræver skarp opfølgning og fokus. Der er ikke inden for den nuværende ramme ressourcer til at ansætte en ny chef. Af udkastet til vedtægterne for den foreningsbaserede model er der vendt lidt rundt på det traditionelle årshjul for foreninger, således at generalforsamling afholdes i oktober. Dette for at tilpasse foreningsstrukturen til turismen, idet vurderes mere attraktivt og vedkommende for aktørerne. Der vil endvidere forud for den første generalforsamling Side 3 af 6

4 skulle foretages et stort opsøgende arbejde i medlemstegningen, hvorfor det med henvisning til såvel tid som økonomiske ressourcer ikke skønnes at være realistisk at afholde generalforsamling i oktober Anbefaling Det er administrationens anbefaling, at det arbejde, der er iværksat og dele af den linie, der er lagt for turismeindsatsen i kommunen skal bevares, sikres og videreudvikles det er væsentligt, at indsatsen fastholdes, at aktørerne bevarer tilliden samt at driftssituationen stabiliseres og videreudvikles på et bæredygtigt niveau. Ovenstående betragtninger sammenholdt med beslutningen om, at et tilskud i 2012 er betinget af en kommunal organisatorisk forankring giver anledning til at skitsere den model for en midlertidig organisering, der kan agere i 2012 og frem til en endelig organisationsstruktur falder på plads. Der er en faglighed og en vilje blandt de nuværende medarbejdere, der kan sikre, at de basisfunktioner, som turistfremmearbejdet hviler på, kan føres videre i 2012, dvs. turistbetjening gennem bureauerne og markedsføringen af turismen og hvor den nuværende midlertidige personalekoordinator i denne periode varetager den daglige personaleledelse og viderefører driften inden for aftaler med kommunen. Den økonomiske styring anbefales at være hos kommunen, således at kommunen fastsætter rammen og foretager den månedlige opfølgning i samarbejde med medarbejderne hos Visit Mariagerfjord. Det anbefales samtidig, at entrere med revisionsfirma omkring bogholderiopgaven i nuværende økonomi- og lønsystem (er iværksat), således at kontinuiteten fastholdes og sikres mhp. senere omdannelse til foreningsbaseret organisation eller anden selvstændig enhed. Endelig er anbefalingen, at den overordnede styring og udvikling fra 2012 henlægges til et midlertidigt udvalg i en periode frem til der er økonomisk stabilitet og overblik til at overgå til den foreningsbaserede organisation. Dette vil også give mulighed for i perioden at vurdere og analysere på, om den foreningsbaserede model er den, der reelt falder i tråd med den turismestrategi, der skal anlægges. 3.3 Model Der lægges op til, at midlertidige udvalg organiseres som illustreret i nedenstående. Side 4 af 6

5 Byråd ØK Udvalget for Kultur og Fritid Midlertidigt temaudvalg for Turisme 4 x politisk udpegede medlemmer 5 x turistforeningsudpegede medlemmer Suppleret med: 1 x repræ. fra Nordjyllands Historiske Museum 1 x repræ. fra oplevelsescentrene 1 x Rold Skov Natur- og Kulturcenter? x repræ. fra overnatning? x repræ. fra handelsstandsfore.? X repræ. - øvrige Udførende led Visit Mariagerfjord Opgaver for midlertidigt temaudvalg - Et udvalg uden mandat et indstillingsudvalg - Med udgangspunkt i de 3 oplevelsesrum: Mariager Fjord, Østkysten og Rold Skov skal udvalget evaluere og revidere turismestrategien , koble strategien sammen med kommunens planstrategi og politikker med henblik på at udarbejde og indstille ny turismestrategi for Afledt af strategien udarbejdes handleplan en del heraf vil udgøre forslag til organisering af turistfremme arbejdet. En organisering, som understøtter strategien. Økonomistyring og sektretariatsbetjening - Økonomistyring varetages af kommunens administration i samarbejde med revisionen. Der udarbejdes månedlige budgetopfølgninger. - Sekretariatsbetjening varetages af Trine Søndergaard Pedersen. Fungerende daglig personalekoordinator i Visit Mariagerfjord Mikkel Skovsbo og Kultur- og Fritidschef Joan Kamstrup deltager i møderne. Anbefalingen er, at det midlertidige udvalg først sammensættes med 4 politisk udpegede medlemmer og 5 medlemmer udpeget fra hver af turistforeningerne. Efter drøftelser i udvalget tænkes udvalget suppleret med yderligere aktører de i modellen skitserede er Side 5 af 6

6 oplagte aktører, men yderligere aktører kan ligeledes tænkes inddraget. Fordelen herved er, at de aktører, som foreningsmodellen indbød til at få ejerskab til Visit Mariagerfjord, kommer med i arbejdet og hermed også med til at arbejde hen mod en endelig turismestrategi og afledt heraf organiseringen af turistfremmeindsatsen. Der kan ikke tillægges temaudvalget en beslutningskompetence, men en indstillingsret. Den umiddelbare forvaltning af turismen ligger i dag hos Kultur og Fritid, jf. styrelsesvedtægten, hvorfor temaudvalget nødvendigvis også bør forankres her. At anbefalingen omkring den midlertidige organisering er en henlæggelse af kompetencen til et temaudvalg frem for Kultur- og Fritidsudvalget eller ØK skyldes muligheden for at kombinere turismeaktørernes sparring og medindflydelse direkte med det politiske led. Det er en anerkendelse af den drivkraft og knowhow, der er hos aktørerne sammenholdt med et ønske om at kombinere dette med en politisk beslutningskraft og en mulighed/forpligtelse til at koble turismestrategi sammen med den overordnede kommunale planlægning. Side 6 af 6